HUS

HUS

PALVELUKUVAUS

19.10.2021

Hankintapalvelut

1. Palvelun kuvaus

HUS Hankinnat toimii HUS-kuntayhtymän jäsenkunnille hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä. HUS Hankinnat toteuttaa laite-, tarvike- ja palveluhankintojen kilpailutuksia toimialueellaan, huolehtien niihin liittyvien sopimusten tekemisestä ja ylläpidosta.

Loviisa voi hankkia HUSin kilpailuttamia tuotteita HUSin tekemien sopimusten perusteella järjestämättä erillistä omaa tarjouskilpailua.

Logistinen prosessi sovitaan tarjouskilpailukohtaisesti erikseen.

HUSin rooli ja vastuut

1. HUS huolehtii kilpailutuksista alusta loppuun vastaten hankinnan suunnittelusta käyttäen omaa dokumentaatiota ja prosessia. HUS valmistelee ja allekirjoittaa tarjouspyyntöasiakirjat, hankintapäätökset, hankintasopimukset ja asiakasohjeet. HUS vastaa sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä, näihin liittyvistä prosesseista sekä asiakastiedottamisesta. HUS asettaa kilpailutushankkeelle tarvittavat resurssit sekä nimeää kullekin kilpailutukselle vastuuhenkilön ja kokoaa tarvittaessa asiakkaidensa nimeämistä edustajista asiantuntijatyöryhmän.

2. Mikäli tarjouskilpailuun osallistuva tavaran tai palvelun toimittaja hakee muutosta HUSin tekemään hankintapäätökseen ja tarjouskilpailu tämän johdosta keskeytyy, HUS järjestää hankinnoista väliaikaisratkaisun tekemällä voittaneen tarjoajan tai muun tarjoajan kanssa muutoksenhakuprosessin ajaksi esim. väliaikaisen puitesopimuksen.

3. HUS vastaa sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä ja vastaa kilpailutuksiin ja hankintasopimuksiin liittyvästä tiedottamisesta tarvittaessa yhteistyössä valittujen sopimustoimittajien kanssa. HUS Logistiikka huolehtii myös tuotereklamaatioiden käsittelystä.

4. HUS huolehtii hankintaan liittyvien alkuperäisten asiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista sekä vastaa siitä, että asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä noudatetaan.

Loviisan rooli ja vastuut

1. Loviisa on sopimuskauden alkaessa antanut valtuutuksen XXXxxxx tämän palvelukuvauksen liitteenä olevan tarvike- ja välinevalikoimaan sisältyvien kilpailutusten toteuttamisesta. Valtuutuksen mukaan HUS vastaa hankinnan toteuttamisesta, hankintapäätöksen tekemisestä ja hankintasopimuksen allekirjoittamisesta Loviisan lukuun.

HUS

PALVELUKUVAUS

19.10.2021

Mikäli Loviisa laajentaa tai pienentää HUSista hankkimaansa sopimusvalikoimaa, tulee tuoteryhmien osalta määritellä siirtymävaihe Loviisan omien sopimusvelvoitteiden päättämiseksi. Muutokset tulee sopia erikseen ja suunnitella hankintakokonaisuuskohtaisesti siten, että osallistuminen HUSin kilpailutukseen ja sopimukseen on mahdollista.

2. Loviisa tiedottaa tuotteita käyttäville yksiköilleen sopimuskokonaisuuksista ja uusista sopimuksista.

3. Loviisa ilmoittaa reklamaatioista HUSin koordinoiman prosessin mukaisesti.

4. Loviisa sitoutuu osallistumaan hankintoihin aina koko sopimuskauden ajaksi tai kirjallisesti erikseen sovituksi määräajaksi, tilaamalla sopimusten mukaisia tuotteita sekä olemalla tekemättä hankintojen kohteiden mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Loviisa voi perustellusta syystä tehdä pieniä määriä hankintoja muilta kuin valitulta toimittajalta, esimerkiksi täydennystarpeisiin tai yksittäisen asiakkaan erityistarpeisiin.

5. Loviisa toimittaa kaikki HUSin kilpailuttamiin hankintoihin liittyvät asiakirjapyynnöt ja mahdollisiin prosesseihin liittyvät sille toimitetut tietopyynnöt edelleen HUSille, joka vastaa siitä, että pyyntöihin vastataan ja asiakirjat sekä tiedot toimitetaan niitä pyytäneille liike- ja ammattisalaisuudet sekä muut julkisuusrajoitteet huomioon ottaen.

2. Palveluaika

Asiakaspalvelusta vastaavan HUS Logistiikan palveluaika logistiikkakeskuksessa ja asiakaspalvelussa on arkisin klo 8.00–16.00. Asiakaspalvelun yhteystiedot ovat: sähköposti xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx, puhelin 09 471 77 000.

3. Laatuvaatimukset

HUS huolehtii riittävästä resursoinnista ja siitä, että sillä on käytettävissään ammattitaitoista, pätevää ja palveluhenkistä henkilöstöä. HUS vastaa palvelun laadusta ja seuraa sitä aktiivisesti ja säännöllisesti.

4. Reklamaatiot

HUS Logistiikan ja HUS Hankintojen toimintaan kohdistuvat reklamaatiot ilmoitetaan HUS Logistiikan asiakaspalveluun sähköpostitse osoitteeseen xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Sähköpostiviesti tulee otsikoida otsikolla ”REKLAMAATIO” ja viestistä tulee käydä ilmi, mistä reklamoidaan ja kuka reklamoi.

Reklamaatioiden käsittely aloitetaan välittömästi ja tilaajaa tiedotetaan sekä asian etenemisestä että ratkaisusta kohtuullisessa ajassa. Vastaanotetut reklamaatiot käydään läpi HUS Logistiikassa

HUS

PALVELUKUVAUS

19.10.2021

kuukausittain. Tilaajalle raportoidaan vastaanotetuista ja käsitellyistä reklamaatioista yhteistyötapaamisissa ja tarvittaessa myös erikseen.

Tuotereklamaatio tehdään HUS Palveluportaalissa tuotereklamaatiot-osiossa. Tuotereklamaatio tulee tehdä välittömästi, kun viallinen tuote havaitaan. Mikäli tuotetta on käytetty potilaan hoidossa, tieto tulee merkitä reklamaatiolomakkeelle. Lisäksi viallinen tuote tulee säilyttää jatkotutkimuksia varten. HUS Palveluportaalin käyttöohjeet saa HUS Logistiikan asiakaspalvelusta.

Loviisan toimintaan kohdistuvat reklamaatiot ilmoitetaan Loviisan kaupungin sähköpostiosoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxx.xx ja yhteyshenkilöksi merkitään yhteistyösopimuksen yhteyshenkilö.

5. Palvelun seuranta ja kehittäminen

Xxxxxxxx toimivuutta ja sisältöä seurataan ja koordinoidaan Loviisan ja HUSin välisessä yhteistyösopimuksessa kuvatulla tavalla.

HUSille voi antaa palautetta HUSin internetsivuilta löytyvän palautelinkin kautta.

HUS

PALVELUKUVAUS

19.10.2021

Liite

Tuotevalikoima

Terveydenhuollossa käytettävät tuotteet ovat pääasiassa terveydenhuollon yksiköissä käytettäviä tavanomaisia tuotteita. Valikoimaan liittyvien tuoteryhmien sisällön laajuus voi vaihdella.

Valikoimasta ja hankinnan kohteen sisällöstä sovitaan Loviisan ja HUSin kanssa erikseen. Muihin kuin yhteistyösopimuksen liitteessä listattuihin tuotekokonaisuuksien kilpailtuuksiin Loviisa voi osallistua erillisellä valtakirjalla.

Yhteistyösopimus kattaa ilman erillistä sopimista alla kuvatut tuoteryhmäluokat. Jos kilpailutetusta sopimusvalikoimasta ei löydy etsimäänne tuotetta, voitte olla sähköpostitse yhteydessä HUS Logistiikan asiakaspalveluun.

PERUSTERVEYDENHUOLTO:

Diabeteksenhoitotarvikkeet (sis. erillinen glukoosinseuranta, insuliinipumput, verensokerimittarit ja liuskat)

Ensiaputarvikkeet

Haavanhoitotarvikkeet sis. haavan alipainehoitolaitteet ja tarvikkeet Henkilöhygieniatarvikkeet

Inkontinenssitarvikkeet Kipsaustarvikkeet Käsihuuhteet

Laitoshuollon pesu- ja puhdistusaineet Muovikalvotuotteet Perussairaanhoidon tarvikkeet Perusterveydenhuollon tarvikkeet Pienapuvälineet osastokäyttöön Sairaalakäsineet

Sidonta- ja lastoitustarvikkeet Siivous ja puhdistusaineet Siivouskonetarvikkeet Siivoustuotteet ja välineet

Suunterveydenhuollon tarveaineet ja instrumentit Tutkimus- ja mittausvälineet/ tarvikkeet

Unicpap maskit

Välinehuollon puhdistus- ja desinfektioaineet Välinehuollon tarvikkeet

ANESTESIA JA TEHOHOITO:

Anestesiologian ja tehohoidon tarvikkeet

KIRURGIA:

Avannehoitotarvikkeet Gastroenterologiset tarvikkeet Instrumentit

Ommelaineet ja sulkuhakaset Suojaus- ja peittelytarvikkeet Urologiset tarvikkeet

HUS

PALVELUKUVAUS

19.10.2021

LABORATORIO:

Elektrodit Laboratoriomuovit

Terveydenhuollon näytteenottotarvikkeet Viiltäväjäteastiat