Sitoutumisen ja kiinnostuksen ilmoittamisen liite 1 27.9.2017

Sitoutumisen ja kiinnostuksen ilmoittamisen liite 1 27.9.2017

1 (2)

KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE)

1 Yhteishankinta

1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) on julki- sista hankinnoista annetun lain mukainen Suomen Kuntaliitto ry:n kokonaan omistama yhteishankin- tayksikkö, jolla on oikeus kilpailuttaa tavaroita ja palveluita (Tuotteet) koskevia puitesopimuksia asi- akkaittensa puolesta.

1.2 Kuntahankintojen asiakkaita ovat kunnat, kuntayh- tymät, kunnalliset liikelaitokset tai kuntaomisteiset osakeyhtiöt, hankintarenkaat, vastaavat kunnalliset organisaatiot ja hankintayhteistyösopimuksen sol- mineet muut julkiset hankintayksiköt. Kuntahankin- tojen asiakkaina voivat olla myös maakunnat, maa- kuntien perustamisesta vastaavat väliaikaishallin- not sekä maakuntien perustamat liikelaitokset, ty- täryhteisöt sekä maakuntien valtakunnalliset palve- lukeskukset, joko Kuntaliiton jäsenyyden, Kunta- hankintojen osakkuuden tai yhteistyösopimusten kautta.

1.3 Kuntahankinnat vastaa ja toteuttaa kilpailuttami- sen, mukaan lukien markkinakartoitukset, tehok- kaasti ja ammattitaitoisesti noudattaen hankintala- kia sekä muuta hankintatoimeen ja päätöksente- koon ja julkisuuteen liittyvää lainsäädäntöä sen mu- kaan, kuin niitä sovelletaan osakeyhtiöön. Kunta- hankinnat vastaa myös sopimushallinnasta ja asi- akkaan tukemisesta sopimusvalvonnassa.

1.4 Näitä YSE-ehtoja sovelletaan kohdassa 2. tarkoi- tettuun Sitoumukseen ja kohdassa 3. tarkoitettuun Kiinnostuksen ilmoittamiseen.

1.5 Sitoutuneella Asiakkaalla ei ole määräostovelvolli- suutta yhteishankinnassa.

2 Sitoumus

2.1 Antamalla sitoumuksen asiakas sitoutuu osallistu- maan yhteishankintaan ja noudattamaan puitesopi- muksen ehtoja sekä tilaamaan Tuotteita puitesopi- mustoimittajalta/-toimittajilta.

2.2 Sitoutuneet asiakkaat yksilöidään ja niiden enna- koidut ostovolyymit ilmoitetaan hankintailmoituk- sessa.

2.3 Asiakas sitoutuu puitesopimukseen kokonaan tai osittain. Sitoumus voi koskea puitesopimuksen kaikkia Tuotteita tai vaan osaa niistä sitoumuslo- makkeella annettujen raamien puitteissa.

2.4 Sitoutumisen kesto on lähtökohtaisesti koko sopi- muskauden, ellei asiakas sitoudu lyhyempään ajankohtaan.

2.5 Mikäli puitesopimus edellyttää asiakaskohtaista so- pimusta asiakkaan ja toimittajan välillä, Xxxxxxxx ehtoineen on voimassa asiakaskohtaisen sopimuk- sen päättymiseen saakka.

2.6 Sitoumus astuu voimaan, kun Kuntahankinnat on vastaanottanut asiakkaan Sitoumuksen, tai asiak- kaan sitoumuksessaan määrittämänä myöhem- pänä ajankohtana.

2.7 Sitoumus päättyy, kun puitesopimus loppuu, ellei asiakaskohtaisessa sopimuksessa muuta sovita.

2.8 Sitoutumisen liitteenä 1 ovat nämä YSE-ehdot ja liitteenä 2 luettelo asiakkaan mukana puitesopi- mukseen liittyvistä muista organisaatioista (esim. hankintarenkaan organisaatiot).

2.9 Asiakas voi irtaantua puitesopimuksesta sitoumus- aikana vain perustelluista syistä. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi, jos asiakas kuntaliitoksessa tai muussa organisaatiomuutoksessa lakkaa olemasta tai, jos asiakkaan toiminnassa ja olosuhteissa ta- pahtuu sellaisia olennaisia muutoksia, ettei puite- järjestelyssä mukana oleminen ole enää kokonais- taloudellisesti perusteltua. Päätöksen irtaantumi- sen hyväksyttävyydestä tekee Kuntahankinnat neuvoteltuaan asiasta sopimustoimittajan kanssa.

2.10Asiakaan on ilmoitettava puitesopimuksesta irtaan- tumisestaan Kuntahankinnoille kirjallisesti vähin- tään kuusi (6) kuukautta ennen irtaantumistaan.

3. Kiinnostuksen ilmoittaminen

3.1 Ennen hankintailmoituksen julkaisua asiakkailla on mahdollisuus ilmoittaa kiinnostuksensa puitesopi- mukseen. Kiinnostuksen ilmoittanut asiakas varaa mahdollisuuden tulla puitesopimuksen käyttäjäksi myöhemmin. Sitoutuakseen puitesopimukseen asi- akkaan tulee tehdä Sitoumus kohdan 2 mukaisesti.

3.2 Kiinnostuksen ilmoittaneet asiakkaat yksilöidään ja niiden ennakoidut ostovolyymit ilmoitetaan hankin- tailmoituksessa.

3.3 Asiakas voi ilmoittaa kiinnostuksensa koko puiteso- pimukseen tai sen osaan. Kiinnostus voi koskea puitesopimuksen kaikkia Tuotteita tai vaan osaa niistä ilmoittamislomakkeella annettujen raamien puitteissa.

3.4 Kiinnostus astuu voimaan, kun Kuntahankinnat on vastaanottanut sitä koskevan ilmoittamislomak- keen ja päättyy viimeistään, kun puitesopimus lop- puu.

3.5 Kiinnostuksen ilmoittamiseen tarkoitetun lomak- keen liitteenä 1 ovat nämä YSE-ehdot ja liitteenä 2 luettelo asiakkaan mukana puitesopimukseen kiin- nostuneista organisaatioista.

3.6 Kuntahankinnoilla on oikeus ennen hankintailmoi- tuksen julkaisua pyytää kiinnostuksen ilmoittanutta asiakasta sitoutumaan yhteishankintaan. Mikäli asiakas kieltäytyy sitoutumasta, Kuntahankinnoilla on oikeus mitätöidä asiakkaan kiinnostus yhteis- hankinnasta.

4 Kuntahankintojen rooli ja vastuut

4.1 Kuntahankinnat valmistelee ja julkaisee tarjous- pyyntöasiakirjat sähköisessä kilpailutusjärjestel- mässä, tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden ja tarvit- taessa tilaajavastuulain vaatimusten täyttymisen, tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden, vertailee tarjoukset ja tekee hankintapäätökset sekä allekir- joittaa puitesopimuksen. Kuntahankinnat laatii so- pimusohjeen asiakkaiden saataville yhteisessä verkkotyötilassa Eksatissa sekä antaa asiakkaille mm. kevennettyjä kilpailutuksia varten ohjeet.

4.2 Kuntahankinnat julkaisee hankintailmoituksissa lis- tan hankintaan sitoutuneista ja kiinnostuneista asi- akkaista. Kuntahankinnoilla on oikeus antaa ulko- puolisten tiedoksi hankintaan sitoutuneet ja kiin- nostuneet organisaatiot.

4.3 Kuntahankinnat arvioi ennen tarjouspyynnön julkai- sua sitoutuneiden ja kiinnostuneiden määrän. Han- kinnan valmistelu voidaan keskeyttää, mikäli Kun- tahankinnat ei saa sitoutuneita asiakkaita tarpeeksi yhteishankinnan toteuttamiseksi.

4.4 Kuntahankinnat toteuttaa tai tukee erikseen sovit- taessa puitesopimusten sisällä olevia kevennettyjä kilpailutuksia tai sähköisiä huutokauppoja asiak- kailleen.

4.5 Kuntahankinnat vastaa puitesopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä tiiviissä yhteistyössä sopi- mustoimittajien ja asiakkaiden kanssa. Sopimus- seurantapalavereista laaditaan muistiot, jotka ovat saatavilla Eksaitissa.

4.6 Kuntahankinnat tukee asiakkaita niiden omassa sopimushallinnassa puitesopimuksiin liittyen.

4.7 Kuntahankinnat hoitaa hankintamenettelyyn ja hankintalain soveltamiseen liittyvät muutoksenha- kuprosessit markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa sekä siviilituomioistuimissa, mikäli asia koskee Kuntahankintojen toimintaa.

4.8 Kuntahankinnat vastaa em. muutoksenhakupro- sessien taloudellisista vastuista kuten oikeuden- käyntikuluista, seuraamusmaksuista ja hyvitysmak- suista.

4.9 Kuntahankinnat on varautunut 4.7 kohdan mukais- ten taloudellisten vastuiden kantamiseen. Mikäli riskipuskuri ei riitä, Kuntahankinnoilla on oikeus ve- loittaa riskipuskurin ylittävä määrä sitoutuneilta asi- akkailta ajankohtana, jolloin Kuntahankintojen on täytettävä oma maksuvelvollisuutensa. Tällöin ko. yhteishankinnassa mukana olevat sitoutuneet asi- akkaat osallistuvat ostojensa (ennakoidut tai toteu- tuneet) mukaisessa suhteessa em. kustannusten korvaamiseen.

5 Asiakkaan rooli ja vastuut

5.1 Asiakas vastaa allekirjoitetun Sitoumuksen antami- sesta ja Kiinnostuksen ilmoittamisesta, nimeää yh- teyshenkilön ja huolehtii yhteystietojen päivityk- sistä.

5.2 Sitoutunut asiakas vastaa puitesopimuksen ehto- jen noudattamisesta, mahdollisen asiakaskohtai- sen sopimuksen solmimisesta ja asiakaskohtaisen sopimuksen seurannasta.

5.3 Sitoutunut asiakas vastaa reklamaatioista ja niiden ilmoittamisesta Toimittajalle. Reklamaatiot tulee tehdä kirjallisesti. Kuntahankinnat tukee asiakasta reklamaatioiden tekemisessä.

5.4 Sopimustoimittajan velvollisuutena on raportoida Kuntahankinnoille määräajoin asiakkaiden tekemät reklamaatiot, jotka käsitellään sopimushallinnan yhteydessä.

5.5 Sitoutunut asiakas voi tarvittaessa osallistua han- kinnan määrittelyyn, tapauskohtaisesti asiakas-

/projekti- tai ohjausryhmään sekä osallistua sopi- mushallintaan asiakasryhmän jäsenenä tai erik- seen.

5.6 Asiakas on vastuussa vahingoista, jotka syntyvät asiakkaan aiheuttamista puitesopimukseen tai asiakaskohtaiseen sopimukseen liittyvistä sopi- musrikkomuksista. Tällöin yhteishankinnassa mu- kana olevat muut asiakkaat ja Kuntahankinnat eivät ole vastuussa vahingoista ja mahdollisista korvaus- velvoitteista.

6 Puitesopimus

6.1 Kuntahankinnoilla on puitesopimuksen ehtojen mu- kaisesti oikeus irtisanoa tai purkaa puitesopimus ennen sopimuskauden päättymistä sekä velvolli- suus tiedottaa siitä asiakkaille hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättämistä.

6.2 Mikäli hankintapäätöksestä valitetaan, Kuntahan- kinnat pyrkii tekemään väliaikaisen puitesopimuk- sen voittaneen toimittajan kanssa valitusprosessin ajaksi.

7 Kuntahankintojen palvelumaksu

7.1 Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoi- hin ja tilittävät ne Kuntahankinnoille raportoinnin yh- teydessä. Palvelumaksu on pääsääntöisesti keski- määrin 1 %.

7.2 Joissakin puitesopimuksissa ennen hankintailmoi- tuksen julkaisua sitoumuksensa hankintaan allekir- joittaneet asiakkaat saavat palvelumaksuhyvityk- sen ostojensa arvosta vuosittain. Palvelumaksuhy- vityksestä ja sen määrästä ilmoitetaan hankinnan sitoumuslomakkeella.

8 Tiedottaminen ja tietojen antaminen

8.1 Kuntahankinnat vastaa kilpailutuksiin ja puitesopi- muksiin liittyvästä tiedottamisesta tarvittaessa yh- teistyössä sopimustoimittajan kanssa.

8.2 Asiakkaalla on velvollisuus tarkistaa Kuntahankin- noilta hankinta-asiakirjojen luovuttamisen edelly- tykset (mm. liike- ja ammattisalaisuudet) ennen nii- den luovuttamista.

8.3 Kuntahankinnat vastaa kilpailutus- ja sopimusasia- kirjojen arkistoimisesta järjestelmiinsä sekä lataa- misesta sitoutuneiden asiakkaiden saataville Ek- saittiin, käyttöoikeuksien luovuttamisesta Eksaittiin.

8.4 Asiakas vastaa puitesopimuksesta tiedottamisesta asiakkaan organisaation sisällä sekä asiakkaan yh- teystiedoissa tapahtuvien muutosten ilmoittami- sesta välittömästi Kuntahankinnoille.