Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä
Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä
Sisällys
3.1. Seutuhankintojen johtoryhmä 2
4. Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu 3
5. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu 4
7. Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta 4
8. Hankintamenettelyyn ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset 4
9. Kilpailutuksen kustannukset 5
11. Muut kustannukset ja vastuut 5
12. Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen 6
15. Sopimuksen irtisanominen 7
17. Toimivaltaa koskevat muutokset 7
19. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset 8
1. Osapuolet
Turun kaupunki (0204819-8)
”kaupunki/kunta (y-tunnus)”
2. Sopimuksen tarkoitus
Hankintayhteistyö järjestetään sopijapuolten kesken kuntalain (410/2015 muutoksineen) 49 §:n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen julki- sista hankinnoista annetun lain (1397/2016 muutoksineen, jäljempänä hankintalaki) 21 §:ssä kuvattua järjestelyä.
Seudullisen hankintayhteistyön tavoitteena on saavuttaa osapuolille pro- sessihyötyjä keskittämällä hankintoja ja toisaalta saavuttaa hintahyötyjä yhdistämällä osapuolten hankintavolyymejä yhteen. Tavoitteena on am- mattimainen hankintatoiminta, joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä ja mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen.
Xxxxx tämän sopimuksen osapuoli päättää omalta osaltaan yksittäiseen seutuhankintaan sitoutumisesta. Osapuoli voi halutessaan tämän jälkeen jättäytyä yksittäisen seutuhankinnan ulkopuolelle, ilmoittamalla siitä erik- seen toimivaltaiselle hankintaviranomaiselle hyvissä ajoin ja viimeistään ennen hankintamenettelyn aloittamista (hankintailmoituksen julkaise- mista). Mikäli Turun kaupunki jättäytyy yksittäisen seutuhankinnan ulko- puolelle, hankintaa ei toteuteta tämän sopimuksen perusteella seutuhan- kintana. Seudullisessa hankintayhteistyössä voidaan hyödyntää olemassa olevia eri kuntien yhteistyöryhmiä ja yhteistyö sovitetaan yhteen muun seututasoisen yhteistyön kanssa.
Sitoutuessaan yksittäiseen seutuhankintaan sopimusosapuoli sitoutuu hankintasopimusten tekemiseen valittujen sopimustoimittajien kanssa Tu- run kaupungin tekemän hankintapäätöksen ja mahdollisen optiopäätöksen mukaisesti.
3. Toimintamalli
Turun kaupunki kilpailuttaa seudulliset yhteishankinnat seutuhankintojen johtoryhmässä erikseen päätettävien tavara-, palvelu- urakkahankintojen osalta. Kilpailuttaminen sisältää kaikki hankintalainsäädännön edellyttä- mät toimenpiteet hankintasopimusten tekoa lukuun ottamatta.
3.1. Seutuhankintojen johtoryhmä
Tämän sopimuksen täytäntöönpanoa ja seutuhankintojen koordinointia varten toimii seutuhankintojen johtoryhmä, joka ei ole kuntalain mukainen toimielin. Kukin sopimuksen osapuoli nimeää seutuhankintojen johtoryh- mään yhden jäsenen ja hänelle varajäsenen, joiden tulee olla viranhalti- joita. Johtoryhmän kokous pidetään tarpeen mukaan 2-4 kertaa vuodessa, tarvittaessa useamminkin. Kokous voidaan järjestää eri kunnissa. Johto- ryhmän puheenjohtajana toimii Turun kaupungin hankinta- ja logistiikka- johtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä. Kokouksissa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa kokouksen pu- heenjohtaja ja varmentaa sihteeri.
Seutuhankintojen johtoryhmän tehtävät:
• päättää yhteishankintoihin kuuluvista tavara-, palvelu- urakkahankin- noista,
• nimetä kunkin osapuolen edustaja kuhunkin kilpailutukseen,
• valvoa hankintayhteistyön toteutumista,
• kehittää laajempaa yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien yhte- näistämiseksi,
• seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman or- ganisaationsa sisällä ja seutuhankinnan sopimustoimittajalle,
• päättää ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä muutoin kuin yksittäi- sessä hankinnassa,
• ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä yksittäisessä hankinnassa päättävät ne osapuolet jotka ovat ko. kilpailutukseen osallistumassa.
Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenellä on velvollisuus nimetä edusta- mansa kunnan yhteyshenkilön kuhunkin kunnan osallistumaan seutuhan- kintaan. Kukin seutuhankinnan johtoryhmän jäsenen tai hänen nimeä- mänsä yhteyshenkilö vastaa oman kuntansa / kaupunkinsa hankintatar- peiden ja -määrien esiintuomisesta tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa.
Johtoryhmän jäsenen vaihtumisesta on ilman aiheetonta viivytystä ilmoi- tettava toisten osapuolten yhteyshenkilöille.
3.2. Asiantuntijaryhmät
Seutuhankintojen tarjouspyynnöt valmistellaan yhteistyössä sopimusosa- puolien asiantuntijoiden kanssa. Turun kaupungin kyseisen tuotteen kil- pailuttamisesta vastaava henkilö kutsuu koolle eri osapuolten asiantunti- jat, jotka muodostavat asiantuntijaryhmän. Asiantuntijaryhmä muodoste- taan kyseisen hankinnan merkittävyyden ja käyttömäärien perusteella.
Asiantuntijaryhmä muodostetaan hankinnan luonteeseen nähden riittävän suuruiseksi ottaen huomioon erityisesti hankinnan kohteena olevien tuot- teiden käyttömääriltään merkittävimmät sopimusosapuolet. Asiantuntija- ryhmään voidaan perustellusta syystä valita sopimusosapuolen asiantun- tija käyttömääristä huolimatta, mikäli tämä on asiantuntijan erityisosaami- sesta johtuen perusteltua.
Asiantuntijaryhmän tehtävät:
• koota kunkin osapuolen tiedot hankintatarpeesta ja -määrästä
• kelpoisuusvaatimusten, hankinnan kohteen sisällön ja laajuuden ja vertailuperusteiden valmisteleminen yhteistyössä
• yhtenäistää tuotevalikoimia ja karsia tarpeettomia rinnakkaistuotteita.
4. Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu
Toimivaltaisia hankintaviranomaisia ovat Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä.
Hankintaviranomainen allekirjoittaa asiantuntijaryhmän valmisteleman tar- jouspyynnön ja tekee hankintapäätöksen kaikkien hankinnassa mukana olevien osapuolten puolesta.
Hankintaviranomainen sopii hankintoihin ja niiden valmisteluun liittyvistä käytännön järjestelyistä seutuhankintojen johtoryhmän jäsenten kanssa.
Kunkin osapuolen nimeämä seutuhankintojen johtoryhmän jäsen vastaa siitä, että toimivaltaisella hankintaviranomaisella on oikeat ja riittävät tiedot tiettyyn seutuhankintaan sitoutuneen osapuolen hankinnan ennakoidusta arvosta ja hankintatarpeesta hyvissä ajoin ennen varsinaisen hankintame- nettelyn käynnistämistä.
Turun kaupungin johtava kaupunginlakimies tai hänen määräämänsä hen- kilö, edustaa sopimusosapuolia tämän sopimuksen nojalla tehdyssä seu- tuhankinnasta johtuvassa hankintalain 15 tai 16 luvun mukaisessa asi- assa kilpailu- ja kuluttajavirastossa, markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa.
Turun kaupunginjohtaja ja kaupunginhallitus voivat käyttää otto-oikeuttaan luvussa mainittujen toimivaltaisten hankintaviranomaisten päätöksiin.
5. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu
Päätöksen tehnyt hankintaviranomainen lähettää pöytäkirjanotteen han- kintapäätöksestä seutuhankintaan osallistuneille osapuolille.
Mahdollinen hankintaoikaisuvaatimus tehdään Turun kaupungin toimival- taiselle toimijalle.
6. Hankintasopimukset
Toimivaltainen hankintaviranomainen huolehtii hankintasopimusten val- mistelemisesta. Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen allekirjoit- taa hankintasopimuksen omasta puolestaan.
Osapuolet vastaavat omalta osaltaan siitä, että tarjouspyyntöihin ja sopi- muksiin voidaan sisällyttää osapuolikohtaisesti hyväksyttäviä teknisluon- teisia ehtoja, kuten esim. laskutukseen, toimitusosoitteisiin, yhteyshenki- löihin sekä tilaamis- ja toimituskäytäntöihin liittyviä sopijakohtaisia tietoja.
Sopijapuolet eivät ole yhteisvastuullisesti vastuussa sopimusten toteutta- misesta, vaan kukin sopijapuoli vastaa sopimuksista omalta osaltaan.
7. Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta
Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen vastaa sopimussuhtee- seen liittyvästä yhteydenpidosta suhteessa toimittajaan.
8. Hankintamenettelyyn ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset
Turun kaupunki päättää hankintamenettelyn edellyttämistä toimenpiteistä, kuten tarjouspyynnön korjaamisesta ja muuttamisesta, hankinnan kes- keyttämisestä ja muista vastaavista toimenpiteistä.
Sopimussuhteeseen liittyvissä erityisissä kysymyksissä edellytetään han- kintaan osallistuneiden osapuolten yksimielisyyttä. Tässä tarkoitettuja eri-
tyisiä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat tilanteet, jos ne vaikutta- vat olennaisesti muihin sopimusosapuoliin tai seutuhankintaan kokonai- suutena:
− hankintasopimuksen muuttaminen
− hankintasopimuksen irtisanominen tai purkaminen
− poikkeaminen hankintasopimuksessa esitetyistä hinnantarkistus- ehdoista
Turun kaupunki päättää mahdollisen option käytöstä hankintaan osallistu- neiden sopimusosapuolien seutuhankintojen johtoryhmän jäseniä kuultu- aan. Sopimusosapuolet sitoutuvat noudattamaan optiopäätösten osalta Turun kaupungin päätöstä.
9. Kilpailutuksen kustannukset
Kilpailutuksen kustannukset muodostuvat kilpailutuksen valmisteluun ja päätöksentekoon liittyvistä hallinnollisista kustannuksista. Turun kaupun- gille aiheutuu tästä sopimuksesta muita osapuolia enemmän hallinnollisia kustannuksia.
Sopimusosapuolet ovat velvollisia suorittamaan Turun kaupungin Strategi- selle hankinnalle korvauksena kilpailuttamisesta ja tämän sopimuksen muusta toteuttamisesta aiheutuvina kustannuksina 0,38 euroa (alv 0 %) / kunta / asukas/ kalenterivuosi.
Korvaus suoritetaan vuosittain 15.6. mennessä laskua vastaan. Asukaslu- kuna käytetään tilastokeskuksen edellisen vuoden vaihteen vahvistettuja asukaslukuja. Muutoin sopijapuolet vastaavat itse omista sisäisistä kus- tannuksistaan.
10. Hintasidonnaisuus
Hinta on voimassa kiinteänä 31.12.2019 asti, jonka jälkeen hintoja korote- taan seuraavasti:
Hinta sidotaan Palvelujen tuottajahintaindeksin (2015=100) erillisindeksiin ”ammatilliset, tieteelliset ja tekniset palvelut”. Perusindeksinä on 1. neljän- neksen 2018 pisteluku. Vertailuindeksinä on tarkistusajankohtana olevan vuoden 1. neljänneksen pisteluku.
Indeksitarkistus tehdään kerran vuodessa ja ensimmäinen tarkistusajan- kohta on huhtikuussa 2019. Ensimmäisenä tarkistusvuonna hinta korote- taan vastaamaan perusindeksin ja vertailuindeksin välillä tapahtunutta muutosta. Tämän jälkeen hinta korotetaan tarvittaessa vuosittain vastaa- maan edellisen vuoden ja tarkastusajankohtana olevan vuoden vertailuin- deksien (1. neljännes) välillä tapahtunutta muutosta. Korotettua hintaa maksetaan seuraavan vuoden alusta lukien.
11. Muut kustannukset ja vastuut
Muina kustannuksina voivat tulla kyseeseen esim. osapuolen organisaa- tion ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset, oi- keudenkäyntikulut, hyvitysmaksut, vahingonkorvaukset tms. Vastuu tällai- sista kustannuksista määräytyy jakamalla kustannukset osallistuneiden
osapuolten kesken asukaslukujen suhteessa. Asukaslukuna käytetään tilastokeskuksen vahvistamia kuntakohtaisia edellisen vuoden vaihteen asukaslukuja siitä, kun kustannusvastuu on todettu Turun kaupungin han- kinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä toimesta. Kustannuk- set tilitetään Turun kaupungille hyvissä ajoin ennen erääntymistä. Viiväs- tyneelle maksulle peritään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. Turun kaupunki tilittää varat edelleen mahdolliselle kol- mannelle osapuolelle.
Seutuhankintaan sitoutuneisuuden turvaamiseksi muun sopimusosapuo- len, kuin Turun kaupungin, vetäydyttyä hankintamenettelystä tai hankinta- sopimuksen tekemisestä tai kieltäydyttyä noudattamasta Turun kaupungin seutuhankintaa koskevaa hankintapäätöstä, sopimusosapuoli vastaa sopi- musosapuolille aiheutuneista välittömistä ja välillisistä vahingoista, jos so- pimusosapuolen toimenpiteet johtavat markkinaoikeuden hankintalain 154
§:n nojalla määräämiin seuraamuksiin. Mikäli vahinko aiheutuu useam- man muun sopimusosapuolen, kuin Turun kaupungin, tässä kohdassa ku- vatuista toimenpiteistä, ovat vahingon aiheuttaneet sopimusosapuolet yh- teisvastuussa välittömistä ja välillisistä vahingoista.
Turun kaupunki ei vastaa sopimusosapuolille aiheutuneista välittömistä tai välillisistä vahingoista, ellei Turun kaupunki ole aiheuttanut vahinkoa ta- hallisesti tai törkeällä tuottamuksella.
Mikäli Turun kaupunki keskeyttää seutuhankinnan tai vetäytyy siitä, ei jäl- jelle jäävään hankintaan ja hankintayksiköihin sovelleta sopimuksen eh- toja, eikä kyse ole sopimuksen tarkoittamasta seutuhankinnasta.
Tässä luvussa kuvattuja vahingonkorvausvelvollisuuden rajoituksia ei so- velleta tapauksessa, joissa sopimusosapuoli on aiheuttanut vahingon ta- hallisesti tai törkeällä tuottamuksella.
12. Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen
Hankintaan liittyvät alkuperäiset asiakirjat arkistoi ja tietojen luovuttami- sesta päättää toimivaltainen viranomainen.
Seutuhankintaan osallistuvilla sopijapuolien toimivaltaisilla toimijoilla on oikeus saada tieto kaikista hankintaan liittyvistä asiakirjoista. Tällöin on otettava huomioon myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta anne- tussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevat salassapi- toa ja julkisuutta koskevat säännökset. Kukin sopijapuoli huolehtii omalta osaltaan siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja kulloinkin voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
13. Sopimuksen muuttaminen
Tämän sopimuksen muuttamisesta päättävät sopimuksen hyväksyneet viranomaiset. Kaikki muutokset on tehtävä kirjallisesti.
14. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus tulee voimaan sen allekirjoittaneiden osapuolten kesken, kun vähintään yksi osapuoli Turun kaupungin lisäksi on sen allekirjoitta- nut. Yhteistyö tämän sopimuksen perusteella alkaa vuonna 2019 sopi- muksen allekirjoittaneiden osapuolten kesken.
Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Tähän sopimukseen voi halutessaan liittyä muita kuntia tai kuntayhtymiä, sen jälkeen kun Turun kaupunki on sen hyväksynyt. Toimivaltainen han- kintaviranomainen vahvistaa seutuhankintojen johtoryhmän jäsenille uu- den hankintayksikön liittymisestä sopimukseen. Selvyyden vuoksi tode- taan, että osapuolten konserniyhteisöt eivät tule tämän sopimuksen sopi- jaosapuoliksi, eivätkä ne siten voi esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopi- mukseen. Tämä sopimus ei estä Turun kaupunkia ottamasta yksittäisiin kilpailutuksiin mukaan myös muita kuin tämän sopimuksen osapuolia.
15. Sopimuksen irtisanominen
Irtisanominen on toimitettava kirjallisesti kaikille osapuolille viimeistään kolme (3) kuukautta ennen kalenterivuoden vaihtumista. Sopimus päättyy tällöin kalenterivuoden vaihtuessa. Sopimuksen irtisanominen ei anna osapuolille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen.
Tämän sopimuksen päättymisellä ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuskauden päättymistä aloitettuihin hankintoihin ja muihin oikeustoi- miin.
16. Sopimuksen siirtäminen
Sopimusta ei saa siirtää osaksikaan kolmannelle osapuolelle ilman toisilta osapuolilta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tai jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedot- tamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan.
17. Toimivaltaa koskevat muutokset
Mikäli tarpeen, osapuolet sitoutuvat tekemään tämän sopimuksen toteut- tamiseksi tarvittavat toimivaltaa koskevat muutokset johtosääntöihinsä ja muihin toimintaohjeisiin.
18. Erimielisyydet
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisillä neuvotteluilla. Ellei neuvotteluissa päästä yksimieli- syyteen, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana.
19. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kulle- kin sopijapuolelle.
Turussa xx.xx.20xx paikka xx.xx.20xx
Turun kaupunki ”kaupunki/kunta”
”allekirjoittaja nimi” ”allekirjoittaja nimi”
Hankinta- ja logistiikkajohtaja ”tehtävänimike”