HAUDANHOITOSOPIMUSTEN HALLINNOINTI JA KIRJANPITO
HAUDANHOITOSOPIMUSTEN HALLINNOINTI JA KIRJANPITO
virastokollegio 17.6.2020
Punainen teksti = lisäys tai muutos aikaisempaan ohjeeseen
SISÄLLYS
2. HAUTAINHOITORAHASTOJEN TAUSTA 1
3. HAUDANHOITOSOPIMUKSIEN HALLINTO 2
4. HAUDANHOITOSOPIMUKSILLE OMA TASEYKSIKKÖ – HAUTAINHOITORAHASTO 2
5. HAUDANHOITOSOPIMUKSET ILMAN HAUTAINHOITORAHASTOA 3
6. HOITOSOPIMUSTEN HUOMATTAVAN YLI- TAI ALIJÄÄMÄISYYDEN KORJAAMINEN 4
Seurakunta hoitaa hautausmaata sen arvoa vastaavalla ja vainajien muistoa kunnioittavalla tavalla (Hautaustoimilaki 5:13,1). Hautaoikeuden haltija vastaa ensisijaisesti haudan hoidosta. Kirkkovaltuusto/yhteinen kirkkovaltuusto voi päättää, että hautojen perushoito hoidetaan seurakunnan kustannuksella. Verovaroja ei saa käyttää yksittäisten hau- tojen hoitoon kirkkolaissa 17 luvun 5 pykälässä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta. Mikäli vainajan muiston vaalimista on pidettävä seurakunnan kannalta tärkeänä, kirkkovaltuusto/yhteinen kirkkovaltuusto voi päättää po. hau- dan hoitamisesta seurakunnan kustannuksella. (KL 17:5,1)
Seurakunta voi sopia hautaoikeuden haltijan kanssa, että seurakunta hoitaa hautaa määräajan maksua vastaan. Hoito- maksut voidaan sijoittaa erityiseen hautainhoitorahastoon, jonka varoilla kyseiset haudat hoidetaan. (KL 17:5,2) Myös yhden kesän ajaksi tehdyt sopimukset haudan hoitamisesta voidaan hoitaa hautainhoitorahastojen toimintana. Mikäli seurakunta tekee yli yhden vuoden mittaisia haudanhoitosopimuksia, mutta seurakunnalla ei ole hautainhoitorahas- toa, varojen ja vastuiden kirjaus on hoidettava jaksotussääntöä noudattaen. Hautainhoitorahastojen kirjanpito hoide- taan samojen ohjeiden mukaan kuin mitä seurakuntien kirjanpidosta on annettu.
2. HAUTAINHOITORAHASTOJEN TAUSTA
Vanhimmat hautainhoitorahastot on perustettu 1900-luvun alussa. Hautainhoitorahastojen säännöt tarkistettiin vuonna 1977 ja silloin niistä poistettiin ainaishoitoa ja hautamuistomerkkien kunnossapitovelvollisuutta koskevat säännökset. Hautainhoitorahaston sääntöjä on tarkistettu viimeksi uuden kirkkolain ja -järjestyksen voimaantulon yhteydessä vuoden 1994 alussa.
Vanhan kirkkolain 349 §:n 2. momentin mukaan ainaisten ja määräaikaisten sopimusten hoitoon oli käytettävissä vain hautainhoitorahaston pääomien tuotto. Seurakunnat ovat kuitenkin noudattaneet kirkkohallituksen vuonna 1954 antamaa suositusta, jonka mukaan määräaikaisen sopimuksen hoitoon oli käytettävissä sekä pääoma että tuotto. V aikka hautainhoitorahaston pääoman käyttäminen määräaikaisten hoitosopimusten hoitamiseen ei ollut vanhan kirkkolain säännösten mukainen, menettely oli välttämätöntä, koska muuten maksettu pääoma olisi jäänyt seurakunnalle sopimuskauden päättyessä.
Seurakunnilla oli mahdollisuus perustaa uuden kirkkolain (1994) voimaantulon jälkeistä aikaa varten toinen hautain- hoitorahasto, jonka kautta hoidettiin uudet hautainhoitosopimukset. Seurakunnilla oli mahdollisuus tehdä määräai- kaisia haudanhoitosopimuksia myös rahastointijärjestelmää käyttämättä.
Joissakin seurakunnissa vanhan kirkkolain (voimassa 1993 loppuun saakka) mukainen hautainhoitorahasto on säily- tetty ja sen kautta hoidetaan vain ainaishoitosopimukset, kun vanhat määräaikaiset hoitosopimukset ovat päätty- neet. Useimmissa seurakunnissa on vain yksi hautainhoitorahasto, jonka kautta hoidetaan kaikki sopimukset. Tällöin ainaishoitosopimusten hoitoa pelkästään pääoman tuotolla saattaa olla vaikea selvittää. Myös hyvin pitkiin määrä- aikaisiin hoitosopimuksiin liittyvien varojen käyttöä saattaa olla vaikea selvittää, koska ainaishoitosopimusten ja pitkien määräaikaisten sopimusten varoja ei ole pidetty kirjanpidossa erillään.
Kun hautainhoitorahastojen vastuut ovat olleet varoja suuremmat, seurakunnissa on alennettu sopimushautojen hoi- don tasoa. Kun ainaishoitosopimusten pääomakin on käytetty hautojen hoitoon, muutamissa seurakunnissa on tehty päätös sopimusten lopettamisesta.
Korkeimman hallinto-oikeuden ennakkopäätöksen mukaan seurakunnalla oli ollut oikeus lakkauttaa hautojen ai- naishoitosopimukset, kun hoidosta maksettu pääoma ja korkotuotto on käytetty kokonaan loppuun. Päätöksen perusteluiden mukaan pääomat oli käytetty ja seurakunnalle oli kertynyt alijäämää ainaishoitosopimuksista. Kirk- kolain 15 luvun 1§:n mukaan seurakunnan varoja ja tuloja saa käyttää ainoastaan seurakunnan tehtävien toteutta- miseen. (KHO 23.8.2002, taltionumero 1932, diaarinumero 2063/ 1 /01)
3. HAUDANHOITOSOPIMUKSIEN HALLINTO
Haudan pitkäaikaisesta hoitamisesta tehdään aina kirjallinen sopimus kahtena kappaleena. Sopimus allekirjoitetaan kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Siinä sovitaan mm. hoito-ajasta ja hoitomaksusta, hoitoon kuuluvista tehtä- vistä, seurakunnan oikeudesta suorittaa haudalla hoidon kannalta tarpeellisia muutoksia, seurakunnan oikeudesta laskea hoidon tasoa, jos maksettu hoitomaksu ei riitä sovitun hoitotason ylläpitämiseen ja muista mahdollisista sopi- musehdoista. Hoitosopimukseen voidaan sisällyttää kukkien istuttaminen ja hoito, ruohon kylväminen, leikkaaminen ja kastelu sekä rikkaruohojen ja roskien poistaminen ja muut mahdolliset tehtävät. Seurakunta suorittaa hautauksen jälkeen haudan peruskunnostuksen. (Hautainhoitorahaston mallisäännöt, 5 §)
Haudanhoitosopimuksista pidetään luetteloa, johon merkitään sopimuksen numero, sopimusosapuolten nimi- ja yh- teystiedot, haudan sijaintitiedot, haudan hoitoaikaa ja hoitoa koskevat tiedot sekä muut tarpeelliset tiedot (Hautain- hoitorahaston mallisäännöt, 8 §).
Sopimukset suositellaan tehtäväksi enintään kymmenen vuoden ajaksi kerrallaan.
Haudan hoidosta perittävät maksut saavat olla enintään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten suuruiset ja maksujen perusteet ovat kaikille samat (Hautaustoimilaki 2:6,1-2). Haudan hoitomaksu määrätään siten, että maksettu pääoma ja sen tuotto yhteensä vastaavat hoitokustannuksia sovitulta ajalta (Hautainhoitorahaston säännöt, 3 §). Hau- dan hoitoa varten vastaanotettua rahaa ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen.
Haudanhoitosopimuksiin liittyviä tuloja sekä välittömiä ja välillisiä menoja on voitava seurata omana kokonaisuutena. Haudanhoitosopimuksiin liittyvä kirjanpito hoidetaan kirjanpitolain ja kirkkohallituksen antamien kirjaus- ja muiden taloushallinnon ohjeiden mukaan. Hautainhoitorahastojen tuloslaskelma ja tase tehdään soveltuvin osin yhdenmukai- sesti seurakunnan vastaavan kirjanpidon kanssa ja esim. suunnitelman mukaiset poistot tehdään kirkkohallituksen antaman ohjeen mukaan. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma tehdään soveltuvin osin samoin kuin seura- kunnalle. Palkkaus-, kiinteistö- ym. menot jaetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan hoitosopimusten ja seurakunnan muun toiminnan kesken, mikäli osa toiminnasta kohdentuu esim. hautausmaan yleishoitoon ja osa yksityisten hauto- jen hoitoon.
Kirkkovaltuusto hyväksyy hautainhoitorahaston talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman. Seurakunnan ti- lintarkastajat tarkastavat myös hautainhoitorahaston tilinpäätöksen ja kirkkovaltuusto hyväksyy sen ja päättää vastuu- vapauden myöntämisestä. seurakunnan tilinpäätöksen yhteydessä.
4. HAUDANHOITOSOPIMUKSILLE OMA TASEYKSIKKÖ – HAUTAINHOITORAHASTO
Seurakuntataloudella voi olla haudanhoitosopimuksia varten rahasto, joka hoidetaan omana taseyksikkönä. Sen nimi on pääsääntöisesti NN:n seurakunnan hautainhoitorahasto. Hoitokorvaukset sijoitetaan erityiseen kirjataan hautain- hoitorahastoon, jonka varoilla kyseiset haudat hoidetaan (KL 17:5,2). Myös yhden kesän haudanhoitosopimukset voi- daan hoitaa hautainhoitorahastojen toimintana.
Kirjanpito ja tilinpäätös
Kun seurakunta tekee alkuvuodesta sopimuksen haudan hoidosta vain tulevan kesän ajaksi, kesähoitomaksu kirjataan hautainhoitorahaston tuloslaskelmaan. Kun seurakunta tekee yli yhden vuoden haudanhoitosopimuksen, korvaus kir- jataan hautainhoitorahaston taseen vieraaseen pääomaan saaduiksi ennakoiksi. Tilinpäätöksen yhteydessä siirretään tilikauden osuus taseen saaduista ennakoista tuloslaskelman tilille Jaksotetut haudanhoitomaksut jaksotussääntöjä noudattaen. Jaksotus tehdään sopimuskohtaisesti. Esimerkiksi viiden vuoden sopimuksista saaduista ennakoista siir- retään vuosittain viidesosa tuloslaskelmaan jaksotetuiksi hoitomaksuiksi.
Rahaston tuloslaskelmaan kirjataan kaikki sopimushautojen hoidosta aiheutuneet palkkamenot sivukuluineen, tar- vikkeet, palvelujen ostot, vuokrat, muut menot sekä rahoitustulot ja -menot. Tuloslaskelmaan kirjataan myös hau- tainhoitorahaston taseen pysyvistä vastaavista lasketut poistot, sisäiset korkomenot ja -tulot, hautainhoitorahaston osuus yleishallintomenoista sekä hautainhoitorahaston mahdollinen osuus seurakunnan kiinteistöjen ja koneiden
käytöstä. Mikäli menot on kirjattu tilikauden aikana seurakunnan menoiksi, menot jaetaan seurakunnan ja hautain- hoitorahaston kesken aiheuttamisperiaatteen mukaan.
Hautainhoitorahaston taseen pysyviksi vastaaviksi aktivoidaan sopimushautojen hoitamista varten tehdyt investoin- nit ja sopimuspääomien pitkäaikaiset sijoitukset. Mikäli hautainhoitorahasto saa huomattavan suuren lahjoituksen tai testamentin, siitä tehdään erityiskatteinenrahasto Toimeksiantojen pääomiin samalla tavalla kuin seurakunnan vastaanottamista lahjoituksista ja testamenttivaroista.
Ostolasku, jolla on ostoja sekä seurakunnalle että hautainhoitorahastolle, kirjataan oikealle segmentille vaikka lasku maksetaan toisen pankkitililtä. Tällöin syntyvä seurakunnan ja hautainhoitorahaston välinen saamis- ja velkakirjaus tehdään Kipassa kuukausittain. Tämän kirjauksen jälkeen segmentit menevät tasan. Seurakunnan ja hautainhoitora- haston välisen raha-/tilisiirron tekee seurakunta.
Hautainhoitorahaston tilinpäätös laaditaan erillään seurakunnan tilinpäätöksestä. Se allekirjoitetaan, annetaan tilin- tarkastajalle ja saatetaan kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi (yleensä saman aikaisesti seurakunnan tilinpäätöksen kanssa).
Hautainhoitorahaston tilinpäätös ja toimintakertomus sisältyvät seurakunnan tilinpäätöksen asiakirjoihin. Hautain- hoitorahaston tilinpäätös säilytetään samojen arkistointiohjeiden mukaisesti kuin seurakunnan tilinpäätös. Hautain- hoitorahaston loppusumma siirretään merkitään seurakunnan taseen toimeksiantojen varoihin ja toimeksiantojen pääomiin. Hautainhoitorahaston tuotot ja kulut merkitään informatiivisena tietona seurakunnan tuloslaskelmaan (ti- lit 679000–679800).
Hautainhoitorahastoa koskevat samat ohjeet, mitä on annettu seurakunnan kirjanpidon hoitamista varten.
5. HAUDANHOITOSOPIMUKSET ILMAN HAUTAINHOITORAHASTOA
Seurakunnalla on mahdollisuus tehdä yli yhden vuoden mittaisia haudanhoitosopimuksia ilman hautainhoitorahastoa. Yli yhden vuoden pituisesta haudanhoitosopimuksesta saadut tulot kirjataan tällöin vieraaseen pääomaan saaduiksi ennakoiksi ja jotka puretaan tuloslaskelmaan vuosittain jaksotussääntöjä noudattaen. Tilinpäätöksen liitteeksi laske- taan haudanhoitosopimuksien jäljellä olevan hoitovastuun määrä.
Haudanhoitosopimuksiin liittyvä kirjanpito hoidetaan osana seurakunnan kirjanpitoa. Seurakunta perustaa hautaus- toimen pääluokkaan oman tehtäväalueen haudanhoitosopimuksiin liittyvien tulojen ja menojen kirjaamista varten. Tehtäväalueen nimi on haudanhoitosopimukset. Tehtäväalueelle kirjataan tuloksi yhden kesän kesähoitomaksut, kor- kotulot ja muut mahdolliset haudanhoitosopimuksiin liittyvät tulot. Yli yhden vuoden hoitosopimuksista saadut tulot kirjataan seurakunnan taseeseen saaduiksi ennakoiksi. Tilinpäätöksen yhteydessä siirretään taseen saaduista enna- koista maksutuloja Haudanhoitosopimukset -tehtäväalueen tilille Jaksotetut hoitomaksut jaksotussääntöjä noudat- taen.
Taseessa on tili (239000) Saadut ennakot määräaikaisista haudanhoitosopimuksista, jolle tilille suositellaan kirjatta- vaksi kaikki saadut ennakot eripituisista haudanhoitosopimuksista. Seurakuntatalouden tekemät eripituiset haudan- hoitosopimukset erotellaan tunnisteella. Lisäksi taseessa on omat tilit 10 ja 25 vuoden määräaikaisille haudanhoito- sopimuksille.
Tehtäväalueelle Haudanhoitosopimukset kirjataan sopimushautojen hoidosta aiheutuneet palkkamenot sivukului- neen, tarvikkeet, palvelujen ostot, vuokrat ja muut menot. Tehtäväalueelle kirjataan haudanhoitosopimuksien osuus yleishallinnon vyörytysmenoista sekä sisäisistä vuokramenoista ja muista mahdollisista sisäisistä menoista. Menojen ja tulojen jako tehdään Haudanhoitosopimukset -tehtäväalueen ja seurakunnan muun toiminnan kesken aiheuttamis- periaatteen mukaan sisäisenä laskentana.
Kun seurakunta tekee yli yhden vuoden mittaisia haudanhoitosopimuksia ilman hautainhoitorahastoa, tilinpäätöksen liitetiedoksi tehdään selvitys haudanhoitosopimuksien olennaisista vastuista. Vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä on
tehtävä johtopäätökset siitä, onko haudanhoitosopimusten hinnoittelu kohdallaan kuluihin nähden. Haudan hoidosta perittävät maksut saavat olla enintään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten suuruiset, mutta verovaroja ei saa käyttää yksittäisten hautojen hoitoon.
Joissakin seurakunnissa on tapana hoitaa osa haudanhoitosopimuksiin liittyvästä rahaliikenteestä pankkien hoitotilien kautta (suoraveloitussopimus tmv.). Hoitotili ei ole suositeltava tapa hallinnoida haudanhoitosopimuksia. Seurakunta ja hautapaikan haltija allekirjoittavat sopimuksen haudan hoitamisesta. Haudan hoitosopimus voidaan tehdä enintään hautaoikeuden hallinta-ajalle. Hautapaikan haltija avaa tilin pankkiin ja tallettaa tilille rahaa haudan hoitamista varten. Seurakunnalla on pankkitilin käyttöoikeus ja se käyttää tiliä vain haudan hoitamisesta aiheutuneiden menojen katta- miseen. Seurakunnan on huolehdittava siitä, että hoitotilille talletettava rahasumma on kohtuullinen haudan hoito- kustannuksiin ja haudan hallinta-aikaan nähden. Hoitotilisopimus tulee laatia siten, että myös tarpeelliset haudan pe- ruskunnostustyöt (esim. kiven oikaisu) voidaan veloittaa hoitotililtä. Seurakunta lähettää laskun pankkiin kerran vuo- dessa haudan hoitamisesta ja pankki maksaa po. pankkitililtä laskun seurakunnalle. Sopimus on voimassa niin kauan kuin hoitotilillä pankissa on rahaa tarkoitusta varten tai enintään hautaoikeuden hallinta-ajan loppuun saakka. Hoito- tileillä olevia saldoja ei kirjata seurakunnan taseeseen, mutta niistä tehdään liitetieto tilinpäätökseen. Hoitotilillä oleva raha ei ole seurakunnan rahaa, joten sopimusajan päättyessä pankkitilillä mahdollisesti oleva raha on hoitosopimuksen tekijän käytettävissä.
6. HOITOSOPIMUSTEN HUOMATTAVAN YLI- TAI ALIJÄÄMÄISYYDEN KORJAAMINEN
Seurakunnat ovat tehneet aikoinaan ainaishoitosopimuksia ja monia vuosikymmeniä kestäviä hoitosopimuksia. Koska inflaatio ja saatujen pääomien tuotto ovat vaihdelleet hyvinkin paljon vuosikymmenien aikana, hoitomaksut ja hauto- jen hoidosta aiheutuneet kustannukset eivät ole aina vastanneet toisiaan. Myös kirjanpitotavat menneinä vuosina ovat aiheuttaneet sen, että hautainhoitorahastojen varat eivät ole yhdenmukaiset hoitovastuiden kanssa. Monien seura- kuntien hautainhoitorahastoihin on kertynyt huomattavia ylijäämiä taikka alijäämiä hoitovastuisiin nähden.
Seurakunnille annetun tilinpäätösohjeen mukaan tilinpäätöksen liitetiedoksi lasketaan vuosittain hautainhoitorahas- ton sopimusvastuu sekä siihen liittyvä yli- tai alikatteisuus. Yhden hoidetun haudan menot keskimäärin vuoden aikana saadaan jakamalla hoitosopimuksiin liittyneet kulut hoidettujen hautojen lukumäärällä. Jäljellä olevien hoitovastuiden määrä saadaan kertomalla yhden hoidetun haudan kulut vastuulla olevien haudanhoitovuosien lukumäärällä. Hoito- vastuiden yli- tai alikatteisuus lasketaan siten, että hoitovastuun suuruutta verrataan taseessa tähän tarkoitukseen va- rattuihin varoihin. Mikäli seurakunnalla on hautainhoitorahasto, hoitovastuita varten varattuina varoina pidetään hau- tainhoitorahaston taseen vastaavaa -puolen loppusummaa.
Mikäli hautainhoitorahastossa on varoja olennaisesti laskennallisia hoitovastuita enemmän, seurakunnan tu- lee:
1. tarkistaa, kohdennetaanko tulot sekä välittömät että välilliset menot aiheuttamisperiaatteen mukaan seurakunnan ja hautainhoitorahaston kesken ja onko hintataso oikea
2. harkita hoitotason nostamista määräajaksi
3. selvittää tarve sopimushautojen hoitoon liittyvien peruskorjaus- ja kunnostustöiden tekemisestä
4. harkita lisäajan myöntämistä hoitosopimushaudoille
Hautainhoitorahaston varat saattavat olla olennaisesti suuremmat kuin jäljellä olevat haudanhoitovastuut sen vuoksi, että haudanhoitosopimuksista perityt korvaukset ovat olleet liian suuret hautojen hoitamisesta aiheutuneisiin kuluihin verrattuna. Seurakunnissa, joilla on hyvin paljon pitkiä haudanhoitosopimuksia, ylikate on voinut syntyä ainakin osit- tain myös siitä syystä, että pääoman tuotto on ollut hyvä. Koska haudan hoidosta perittävät maksut saavat olla enin- tään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten suuruiset (Hautaustoimilaki 2:6,1), pääoman tuotto vaikuttaa sopimushaudoista perittävien korvausten suuruuteen. Kun seurakunnassa tehdään päätös hautainhoidon tason nosta- misesta sen vuoksi, että tuotot näyttävät olleen kuluja suuremmat, hoitotasoa nostetaan vain määräaikaisesti sovitun hoitotason yläpuolelle.
Mikäli hautainhoitorahastossa on varoja olennaisesti vähemmän kuin jäljellä olevia laskennallisia hoitovas- tuita, seurakunnan tulee:
1. tarkistaa, kohdennetaanko tulot sekä välittömät että välilliset menot aiheuttamisperiaatteen mukaan seurakunnan ja hautainhoitorahaston kesken ja onko hintataso oikea
2. harkita hautainhoidon tason alentamista
3. harkita ainaishoitosopimusten purkamista tai määräaikaistamista
4. harkita pitkäaikaisten (usean vuosikymmenen mittaisten) hoitosopimusten purkamista tai lyhentämistä
Hautainhoitorahaston varat saattavat olla olennaisesti pienemmät kuin jäljellä olevat laskennalliset haudanhoitovas- tuut myös sen vuoksi, että haudanhoitosopimuksista perityt maksut eivät ole aikoinaan olleet riittävän suuria hautojen hoitamisesta aiheutuneisiin kuluihin verrattuna.
Mikäli seurakunnassa tehdään päätös hautainhoidon tason alentamisesta taikka hoitoajan lyhentämisestä taikka ai- naishoitosopimusten tai hyvin pitkien hoitosopimusten purkamisesta, päätöksen perusteluna on oltava laskelmat, mi- ten saatu pääoma tuottoineen on riittänyt sopimushautojen hoitokustannuksiin vuosien/vuosikymmenien aikana.
Tässä liitteinä mainitut laskelmat lisäohjeet laaditaan erikseen ja julkaistaan Sakastissa Liite 1: Hautainhoitosopimuksien varojen yli-/alikatteisuuden laskeminen
Liite 2: Ainaishoitosopimusten ja /tai hyvin pitkien hoitosopimusten purkaminen
Liite 3: Ainaishoitosopimusten ja hyvin pitkien hoitosopimusten pääomien ja niiden tuottojen riittävyys haudanhoito- kuluihin