Contract
Sopimus Digkannustin – Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja -tuotannon prosessi- konsolidointi ja digitalisaatio hankkeen hallinnoimisesta ja organisoimisesta
1. Sopimuksen osapuolet
Hallinnoiva kunta:
Turun kaupunki, konsernihallinto Y-tunnus 0204819-8 kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxx xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx
PL 355
20101 Turku
ja kunnat / kuntayhtymät: Auran kunta
Y-tunnus 0132103-3 kunnanjohtaja Xxxx Xxxx xxxxx@xxxx.xx
PL 24
21381 Aura
Kaarinan kaupunki Y-tunnus 0133226-9
kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
PL 12
20784 Kaarina
Kemiönsaaren kunta Y-tunnus 0133833-7
kunnanjohtaja Xxxxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
PL 22
25701 Kemiö
Kosken TL kunta
Y-tunnus 0213007-9 kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxx xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx Xxxxxxxx 0
31500 Koski Tl
Kustavin kunta
Y-tunnus 0134349-4 kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxx xxxxxxx@xxxxxxx.xx Keskustie 7
23360 Kustavi
Laitilan kaupunki
Y-tunnus 0134480-9 kaupunginjohtaja Xxxxxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
PL 25
23801 Laitila
Liedon kunta
Y-tunnus 0134698-6 kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xx
PL 24
21421 Lieto
Loimaan kaupunki Y-tunnus 1927453-8
kaupunginjohtaja Xxxx Xxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxx.xx
PL 9
32201 Loimaa
Marttilan kunta
Y-tunnus 0135086-2 kunnanjohtaja Xxxxxx Xxxxxxx xxxxx@xxxxxxxx.xx
Härkätie 773
21490 Marttila
Maskun kunta
Y-tunnus 0204064–7 kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx@xxxxx.xx Xxxxxxxxxxx 0
21250 Masku
Mynämäen kunta
Y-tunnus 2048364-4 kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxx xxxxx@xxxxxxxx.xx Xxxxxxxxxx 00
23100 Mynämäki
Naantalin kaupunki Y-tunnus 0135457-2
kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
PL 43
21101 Naantali
Nousiaisen kunta
Y-tunnus 0135821-5 kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx Xxxxxxxxxx 00
21270 Nousiainen
Oripään kunta
Y-tunnus 0135869-6 kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxx.xx
Koulutie 2
32500 Oripää
Paimion kaupunki
Y-tunnus 0136169-2 kaupunginjohtaja Xxxx Xxxxxxxxxx xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx
PL 50
21531 Paimio
Paraisten kaupunki Y-tunnus 0136082-5
kaupunginjohtaja Xxxxxx Xxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Rantatie 28
21600 Parainen
Pyhärannan kunta Y-tunnus 0204403-1
kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxx xxxxx@xxxxxxxxx.xx Xxxxxxxxxxx 0
23950 Pyhäranta
Pöytyän kunta
Y-tunnus 1929519-5 kunnanjohtaja Xxx Xxxxx xxxxx@xxxxxx.xx Yläneentie 11b
21870 Riihikoski
Raision kaupunki
Y-tunnus 0204428-5 kaupunginjohtaja Xxx Xxxxxxxx xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx
PL 100
21201 Raisio
Ruskon kunta
Y-tunnus 0204524-5 kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxxx xxxx@xxxxx.xx
Vanhatie 5
21290 Rusko
Salon kaupunki
Y-tunnus 0139533-1 kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxx xxxxxxxx@xxxx.xx
PL 77
24101 Salo
Sauvon kunta
Y-tunnus 9038213-6 kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxx xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx Vahtistentie 5
21570 Sauvo
Someron kaupunki Y-tunnus 0153082-0
kaupunginjohtaja Xxxx Xxxxxxxxx xxxx@xxxxxx.xx
PL 41
31401 Somero
Taivassalon kunta
Y-tunnus 0139991-4 kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Keskustie 9
23310 Taivassalo
Uudenkaupungin kaupunki Y-tunnus 0144036-6
kaupunginjohtaja Xxxx Xxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx PL 20
23501 Uusikaupunki
Vehmaan kunta
Y-tunnus 0144561-8 kunnanjohtaja Xxx Xxxxxxxx xxxxxxx.xxxxx@xxxxxx.xx Xxxxxxxxxxx 0
23200 Vinkkilä
2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Sopimus koskee Digikannustin – Kansalaisen palvelutarvearvioin- nin ja -tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio -hankkeen hallinnoimista ja organisoimista.
Digikannustin hankkeen tavoitteena (liite 1) on rakentaa malli kun- tien palvelutuotannon prosessien yhtenäistämiseen, kehittää kun- tien käyttöön tarkoitettu digitaalinen tuotannonohjausalusta palve- lutarpeen kartoitukseen, arviointiin ja tuotantoon sekä soveltaa toi- mintamallia, jossa on tunnistettu kuntien yhtenäisesti toimivat yksi- köt sekä muodostaa näille virtuaalikeskus palvelujen tuottamista varten.
Liite 1 Hankesuunnitelma
3. Hankkeen rahoitus ja sopimuskausi
Valtiovarainministeriö on myöntänyt 21.11.2019 tekemällään pää- töksellä VN/10844/2019 (liite 2) Turun kaupungille yhdessä Varsi- nais-Suomen muiden kuntien ja Varsinais-Suomen sairaanhoito- piirin kanssa enintään 955 500 euroa Kansalaisen palvelutarvear- vioinnin ja -tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio hank- keeseen. Hankkeen valtionavustuksen perusteeksi hyväksytyt kustannukset ovat enintään 1 124 117,65 euroa (alvittomat kustan- nukset). Valtionavustuksella hyväksytään katettavaksi vain alvitto- mia kustannuksia. Hankkeen kustannukset on kuvattu tarkemmin talousarviossa (liite 3).
Valtionavustus on tarkoitettu käytettäväksi ajalla 21.11.2019 – 30.11.2021 syntyneisiin kustannuksiin.
Hanke päättyy 30.11.2021 ja tämä sopimus on voimassa tähän asti.
Sopimusta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman muiden so- pimusosapuolien ja rahoittajan suostumusta.
Lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun osapuolet ovat ne toimivaltaisten edus- tajiensa allekirjoituksin vahvistaneet.
Liite 2 Valtiovarainministeriön avustuspäätös Liite 3 Hankkeen talousarvio
4. Hankkeen tasot ja organisointi
Hankkeessa rakennetaan yhtenäinen toimintamalli kansalaisten palvelutarpeen arviointiin ja palvelutuotannon prosessien yhtenäis-
tämiseen sekä kehitetään kuntien/kuntayhtymien käyttöön tarkoi- tettu digitaalinen tuotannonohjausalusta. Turun kaupunki toimii hallinnointikuntana.
Ohjausryhmä
Xxxxxxxxxxx on asettanut projektille ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hallinnoivan kunnan nimittämä henkilö. Oh- jausryhmä on koottu hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden edustajista. Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on tukea ja oh- jata hankkeen työskentelyä tavoitteenmukaiseen suuntaan, linjata hankkeessa tehtäviä hankintoja ja seurata hankkeen taloudenhoi- toa ja edistää hankkeen viestintää. Ohjausryhmä määrittelee oman aikataulunsa. Ohjausryhmän kokouksissa käsitellään projektin ta- lous, toiminta ja tulokset. Ohjausryhmä on vastuussa toiminnas- taan rahoittajalle ja hankkeeseen osallistuville kunnille/kuntayhty- mille.
Projektin henkilöstö
Henkilöstö koostuu hankejohtajasta (20 %), toiminnanmuutospro- jektipäälliköstä (50 %), projektikoordinaattorista (100 %) ja hanke- sihteeristä (100 %). Nämä henkilöt ovat työsuhteessa Turun kau- punkiin. Digiratkaisuprojektipäällikkö (70 % työpanoksesta ajalla 1.4.-31.7.2020 ja 40 % ajalla 1.8.2020 – 30.11.2021), ja ict-arkki- tehti (100 % työpanoksesta ajalla 2.5.2020 – 30.11.2021) ovat työ- suhteessa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiriin.
5. Osapuolten ja viranomaistahojen vastuut ja velvoitteet Valtiovarainministeriö
• Kuntien digitalisaation edistäminen -hankkeen toimeenpano, seuranta, arviointi ja valvonta
• valtionavustusten maksatus, hankehallinnointiin liittyvät muut tehtävät sekä niihin liittyvä ohjeistus ja valvonta
Turun kaupunki hankkeen hallinnoijana
• hallinnoi hanketta ja vastaa siitä, että avustusta käytetään lain- säädännön, valtionavustuspäätöksen ehtojen ja muiden annet- tujen ohjeiden mukaisesti
• nimeää hankkeen ohjausryhmän jäsenet ja puheenjohtajan
• tekee sopimuksen hankkeen hallinnoimisesta ja organisoimi- sesta hankkeeseen osallistuvien kuntien ja kuntayhtymien kanssa
• vastaa hankkeen dokumentoinnista niiden tietojen pohjalta, joita kunnat hankkeelle toimittavat
• seuraa hanketta kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa noudat- taen omalla kustannuspaikallaan/tilastollisessa tilauksella, jonne kohdennetaan kaikki hankkeen toiminnasta aiheutuneet tulot ja menot
• huolehtii siitä, että viimeiseen maksatushakemukseen sisältyy lopullisessa muodossaan kaikki hankkeen toteuttamiseen liitty- vät kustannukset
• on oikeutettu valvomaan hankkeen asianmukaista toteuttamista kunnassa / kuntayhtymässä ostopalvelun osalta
• väliraportoi hankkeen etenemisestä neljän kuukauden välein (15.2., 15.6., 15.10.) valtiovarainministeriön Hankesalkku-väli- neellä. Väliraportointi sisältää kuvauksen hankkeen etenemi- sestä, tavoiteltujen vaikutusten saavuttamisen vaiheesta sekä tiedot kustannusten toteumasta. Kustannuksista on erikseen käytävä ilmi arvonlisäverottamat kustannukset sekä arvolisäve- ron määrä.
• tekee maksatushakemuksen valtiovarainministeriölle. Avustus suositellaan maksettavan kolmessa erässä ja valtiovarainminis- teriö suosittelee, että maksatusanomus tehdään samanaikai- sesti väliraportoinnin kanssa. Kolmannen erän maksatushake- mus tehdään samaan aikaan loppuraportoinnin kanssa.
• loppuraportointi hankkeen vaikuttavuudesta ja avustuksen käy- töstä on toimitettava valtiovarainministeriöön sitä koskevalla lo- makkeella 30.11.2021 mennessä
• loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen vaikuttavuudesta, muuttuneista toimintatavoista, tehdystä työstä ja sen tuloksista sekä tiedot toteutuneista arvonlisäverottomista kokonaiskustan- nuksista. Loppuraportin liitteeksi pitää liittää tilintarkastajan lau- sunto avustuksen käytöstä.
Kunnat
• kunnat / kuntayhtymät nimeävät hankkeelle yhdyshenkilön (asiakasryhmät ovat lapsiperheet ja työikäiset sosiaalityön asi- akkaat)
• sitoutuvat myötävaikuttamaan hankkeen tavoitteiden toteuttami- seen ja toimittamaan hankkeen hallinnoijalle ja muille osapuolille hankkeessa tarvitut tiedot
• toimivat valtionavustuspäätöksen antaman ohjeistuksen mukai- sesti
• raportoivat tarvittaessa hankkeen hallinnoijalle tiedot hankkeen valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi
• sitoutuvat olemaan mukana hankkeessa vähintään omarahoi- tusosuuden verran
Turun kaupungin hallinnoiman hankkeen varsinaisia hankekump- paneita ovat tämän sopimuksen 1-kohdassa mainitut kunnat ja kuntayhtymät. Hankekumppanit osallistuvat hankkeen omarahoi- tusosuuden maksamiseen sekä osallistuvat ja vaikuttavat hank-
keen toteuttamiseen muun muassa osallistumalla ohjausryhmä- työskentelyyn sekä projektien työpajatyöskentelyyn myöhemmin sovittavalla tavalla.
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
• sitoutuu työvoiman luovuttamiseen hankkeen käyttöön tämän sopimuksen kohdan neljä mukaisesti
• sitoutuu myötävaikuttamaan hankkeen tavoitteiden toteuttami- seen ja toimittamaan hankkeen hallinnoijalle ja muille osapuolille hankkeessa tarvitut tiedot
• toimii valtionavustuspäätöksen antaman ohjeistuksen mukai- sesti
• raportoi tarvittaessa hankkeen hallinnoijalle tiedot hankkeen val- tionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi
6. Kustannusten jako ja maksaminen
Hankkeen valtionavustuksen perusteeksi hyväksytyt alvittomat kustannukset ovat enintään 1 124 117,65 euroa. Hankkeeseen osallistuvien kuntien omarahoitusosuus on hankebudjettiin kuulu- vista kustannuksista yhteensä vähintään 15 prosenttia hankkeen valtionavustukseen oikeuttavista kustannuksista eli 168 617,65 eu- roa. Kuntaosuudet on laskettu suhteessa kunnan väkilukuun (Ti- lastokeskus, väestön ennakkotilasto 11/2019).
Turun kaupunki laskuttaa kunnilta omarahoitusosuuden 15.12.2021 yhtenä eränä liitteen 4 mukaisesti.
Hankkeen aikana kuntien kanssa tehtävään yhteistyöhön sisältyy kunnan edustajien osallistuminen työskentelyyn. Kunnan edusta- jien osallistumisesta sovitaan erikseen kunkin kunnan nimeämän yhteyshenkilön kanssa. Yhteistyömuotoja ovat mm.
▪ työpajatyöskentely joko kasvokkain tai etäpalaverina ja näihin mahdollisesti sisältyvä etukäteisvalmistelu
▪ koulutuksiin ja valmennuksiin osallistuminen
▪ raportointi ml. työajanseurannan raportointi
Kunnalta edellytetään käytetyn työajan seurantaa, mistä annetaan tarkemmat ohjeet työskentelyn käynnistyessä. Työaikaraportointi toteutetaan henkilöittäin ja toteutuneen työajankäytön ja henkilön palkkakustannusten perusteella. Työaikaraportit toimitetaan Turun kaupungille vuoden 2020 lopussa ja syyskuussa 2021. Kunnalle tulee erillinen pyyntö työaikaraporttien toimittamisesta.
Mahdolliset matka-ajat eivät ole laskutettavaa työtä.
Hankkeesta voidaan korvata matkoista aiheutuvia kustannuksia julkisten kulkuvälineiden taksojen mukaan. Matkakustannuksista
on sovittava erikseen hankejohtajan kanssa (kirsi.x.xxxx- xxxxx@xxxxx.xx, puh. 040 683 0044)
Hanketyöskentelyyn kohdentunut euromääräinen työpanos vähen- netään kunnan omarahoitusosuudesta ennen laskun lähettämistä kuntaan. Hankkeessa huomioidaan euromääräistä työpanosta kui- tenkin enintään kunnan omarahoitusosuuden euromäärä. Kunta ei voi laskuttaa hanketta työpanoksen käytön osalta.
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankkeelle luovuttaman työ- voiman palkkakustannusten osalta Turun kaupunki siirtää Varsi- nais-Suomen sairaanhoitopiirille hankeavustusta 85 %:a toteutu- neiden palkkakustannusten + sivukulujen kokonaismäärästä. VSSHP ilmoittaa kirjallisesti toteutuneen työvoiman käytön ja kus- tannukset
30.6.2020
31.12.2020
30.6.2021 ja
30.9.2020 (huomioidaan työvoimakustannukset
30.11.2021 asti).
Osa-aikaisen työpanoksen osalta sairaanhoitopiiri ilmoittaa toteu- tuneet työtunnit.
Ilmoitus toteutuneesta työvoiman käytöstä ja kustannuksista lähe- tetään
viite: VM Digikannustin hanke dno 4355-2020 / Kiviniemi
Liite 4 Kuntien omarahoitusosuudet
Salassapito
Sopimusosapuolten tulee noudattaa sopimuksen mukaisessa toi- minnassa lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta sekä muita salassapidosta ja vaitiolovelvollisuudesta annettuja voimassa ole- via säädöksiä.
7. Sopimuksen irtisanominen / sopimuksesta vetäytyminen kesken sopimuskauden
Mikäli jokin osapuolista rikkoo olennaisesti tämän sopimuksen määräyksiä eikä kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa ohjaus- ryhmän kirjallisesta huomautuksesta korjaa sopimusrikkomustaan, voidaan sopimus irtisanoa muiden osapuolten toimesta ja rahoitta- jan päätöksellä kyseisen osapuolen osalta. Irtisanomisella ei ole
vaikutusta tämän sopimuksen voimassaoloon muiden kuin irtisa- nomisen kohteena olevan osapuolen osalta. Irtisanomisaika mää- räytyy rahoittajan muutosesityksen käsittelyajan mukaisesti, tullen voimaan muutospäätöksen voimaan tullessa. Sopimuksen irtisa- nominen edellyttää hallinnoijan aloitteesta tehtävää hankkeen oh- jausryhmän käsittelemää muutosesitystä rahoittajalle. Irtisanottava osapuoli ei osallistu muutosesityksen käsittelyyn ohjausryhmässä.
Sopimuksen osapuolet sitoutuvat sopimuksessa määriteltyjen teh- tävien ja rahoituksen toteuttamiseen. Sopimusosapuolen vetäyty- essä sopimuksesta, kunta/kuntayhtymä on velvollinen maksamaan hallinnoijalle oman kunnan omarahoitusosuuden summan liitteen 3 mukaisesti. Sopimuksesta vetäytymisestä tulee tehdä kirjallinen ilmoitus hallinnoijalle ja maksaa kustannukset täysimääräisinä.
8. Sopimusristiriitojen ratkaiseminen
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä sopimuk- sesta aiheutuvat riitaisuudet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos erimielisyttä ei saada neuvotteluin ratkaistua, se käsitellään Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
9. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Sopimuksesta on tehty yksi alkuperäinen kappale. Hankkeen hal- linnoija säilyttää alkuperäistä sopimuskappaletta arkistossaan. Hankkeen hallinnoija toimittaa hankekumppaneille jäljennöksen sopimuksesta.
Turun kaupunki
Turku
Xxxxx Xxxx kaupunginjohtaja
kunta / kaupunki
kunnan-/kaupunginjohtaja