Valitse kohde. Analyysi Pirkanmaan sairaanhoitopii- 0 (14)

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimuksia ei siirretty Cloudia-järjestelmään, vaan ne analysoitiin kunnista poiketen PSHP:n omassa Viksu-asiahallintajärjestelmässä. Analyysi toteutettiin pääasiassa Viksusta löyty- vien tietojen perusteella sen sisältöisenä kuin tiedot olivat järjestelmässä tammikuun 2022 lopussa. Osittain tietoja täydennettiin haastattelemalla sopimusten kanssa työskentelevää henkilöstöä mutta Viksusta puuttu- via sopimuksia ei huomioitu osana analyysiä.

Analyysin tarkoituksena oli kartoittaa PSHP:n sopimuksiin liittyviä käytäntöjä, sopimusten sisältöjä ja näihin mahdollisesti liittyviä oikeudellisia tai taloudellisia riskejä erityisesti sopimukset vastaanottavan Pirkanmaan hyvinvointialueen näkökulmasta. Huomiota kiinnitettiin erityisesti sopimuksiin liittyviin seikkoihin, jotka edel- lyttävät erityisiä toimia sopimusten siirron toteutuksen osalta kuten sopimuksen siirtoa rajoittavat ehtoihin tai muuttuneen lainsäädännön kanssa ristiriitaisiin ehtoihin. Toissijaisesti kartoitettiin yleisesti huomioitavia so- pimuksiin liittyviä riskejä ja koottiin hyviksi todettuja käytäntöjä pohjaksi Pirkanmaan hyvinvointialueen sopi- muskäytännöille.

1.2 Yleiskuva Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimuskannasta

Analyysin tekoaikana Viksu-järjestelmässä oli yhteensä hieman alle 4000 sopimusta. Joukossa on mukana myös melko paljon vanhentuneita sopimuksia. Aktiivisten sopimusten määrä on Viksussa siis verrattain pieni huomioiden muiden saman kokoluokan hyvinvointialueluiden arvioihin omien sairaanhoitopiiriensä so- pimuksista. Nämä arviot ovat olleet noin 10 000 sopimusta. PSHP:n osalta tähän näyttäisi olevan kaksi keskeistä syytä. PSHP:n toiminnassa konserniin kuuluvilla yhtiöillä on korostunut rooli ja tämä heijastuu myös sopimuksiin kappaleessa 1.3 tarkemmin kuvatulla tavalla. Lisäksi Viksusta puuttuu huomattava määrä tutkimustoimintaan liittyviä vanhempia sopimuksia.

Konserniyhtiöiden roolista johtuen sopimusanalyysissä jäi moni sairaanhoitopiirin toiminnan kannalta kes- keinen alue pinnallisen käsittelyn tasolle. Näistä mainittakoon keskeisempänä ICT-palvelut, joista analysoi- tiin lähinnä Istekki Oy:n yleinen sopimus ja eräitten merkitykseltään vähäisten järjestelmien sopimukset.

Sisällöltään PSHP:n sopimukset olivat analyysin perusteella pääosin asianmukaisia ja vastasivat PSHP:n sopimuskäytäntöjä. Vaikka PSHP:lla ei ole käytössään kuin rajallinen määrä vakioituja sopimuspohjia, oli sopimuksista havaittavissa käytännön kautta syntyneitä toimialuekohtaisia käytäntöjä. Yleisenä havaintona voidaan todeta, että hankintasopimukset olivat sisällöltään pisimmälle vakiomuotoisia, kun taas tutkimustoi- mintaan liittyvissä sopimuksissa oli eniten nähtävissä tapauskohtaista variointia.

Selvityksen perusteella PSHP:ssa sopimukset on tehty asianmukaisesti kirjallisina ja sopimushallinasta on organisaatiossa olemassa yleinen ohjeistus. Sisällöltään sopimukset ovat pääasiassa kattavia ja sisältävät ehdot myös poikkeustilanteita silmällä pitäen. Yleisenä havaintona voidaan kuitenkin sanoa, että sopimus- ten sisällöllinen laatu on parempi, mitä tuoreemmista sopimuksista on kyse. Erityisesti tämä koskee henki- lötietojen käsittelyä koskevia ehtoja, jotka ovat PSHP:n toimiala huomioiden keskeisen tärkeitä.

Analyysissa havaitut keskeisimmät puutteet liittyvät sopimusten hallintaan. Xxxxxxx määrin sopimuksista puuttuu liitteitä ja haastatteluiden perusteella on syytä olettaa, että joukossa on myös sopimuksia, joihin on tehty muutoksia, joista ei ole kattavaa dokumentaatiota. Lisäksi Viksu-järjestelmän kautta osoittautui hyvin haastavaksi selvittää, mitkä sopimukset todella ovat voimassa. Joukossa on esimerkiksi sopimuksia, jotka on irtisanottu tai muutoin päättyneet, mutta tämä tieto ei ole tallentunut järjestelmään. Lisäksi sopimuksia

täydentäviä Viksu-järjstelmän metatietoja ei ole ainakaan kaikilta osin pidetty ajan tasalla. Sopimuskumppa- neiden yhteystiedot ja muut tämän tyyppiset perustiedot on tallennettu sopimuksen tekohetken mukaan, eikä niitä ilmeisesti ole päivitetty, ellei sopimusta muutoin ole ollut tarvetta päivittää.

1.3 Pirkanmaan sairaanhoitopiirin konsernirakenteen merkitys sopimusten siirrolle

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on siirtänyt merkittävän osan toiminnastaan konserniin lukeutuville yhtiöille. Tästä konsernirakenteesta johtuen merkittävä osa PSHP:n toimintaan liittyvistä hankintasopimuksista on näiden yhtiöiden nimissä. Näistä tämän analyysin näkökulmasta merkittävimpiä kokonaisuuksia ovat ICT- sopimukset, jotka ovat pääasiassa Istekki Oy:llä ja laboratoriopalveluita koskevat sopimukset, jotka ovat Fimlab Oy:llä. Tavara- ja tarvikehankintoihin liittyvät sopimukset ovat pääasiassa Tuomi Logistiikka Oy:n sopimuksia. Näiden lisäksi PSHP:n konserniin lukeutuu kaksi yhtiötä, joille on siirretty omat erityissairaan- hoidon palvelukokonaisuutensa Coxa Oy ja ja TAYS Sydänkeskus Oy. Nämä yhtiöt vastaavat itsenäisesti omasta sopimushallinnastaan. PSHP:n konserniyhtiöiden sopimukset eivät siirry hyvinvointialueelle, mistä syystä ne eivät ole osana tätä analyysiä muuta kuin siltä osin, kun ne on solmittu PSHP:n tai Pirkanmaan kuntien kanssa.

2 Yleisiä havaintoja sopimuksista

2.1 Sopimusten siirrettävyys

Hyvinvointialueiden perustamista koskevassa voimaanpanolaissa ei ole yksityiskohtaisesti otettu kantaa sopimusten siirron velvoiteoikeudelliseen puoleen. On jossain määrin tulkinnanvaraista, millainen painoarvo ja sitovuus tulisi antaa sopimuksen ehdoille, joissa on etukäteen rajattu sopimusten siirrettävyyttä tai ase- tettu sille menettelyllisiä ehtoja. Sairaanhoitopiirin sopimusten siirtyessä yleisseuraantona hyvinvointialu- eelle ja vastaavasti sairaanhoitopiirin purkautuessa oikeushenkilönä on tilanne näiden ehtojen tulkinnassa yksinkertaisempi kuin kuntien sopimusten osalta. Tässä analyysissä on lähdetty siitä tulkinnasta, että ylei- nen sopimuksen siirtoa rajoittava ehto, joka kieltää sopimuksen siirtämisen ilman sopimuskumppanin hy- väksyntää, ei estä sopimuksen siirtoa sairaanhoitopiiriltä hyvinvointialueelle. Sen sijaan menettelylliset eh- dot, jotka asettavat velvoitteen informoida sopimuskumppania organisaatiomuutoksista sekä ehdot, jotka antavat sopimuskumppanille oikeuden irtisanoa sopimus organisaatiomuutoksen perusteella oletettavasti sitovat myös tällaisessa suoraan lakiin perustuvassa organisaatiomuutoksessa.

Arvioitaessa sopimusten siirrettävyyttä Pirkanmaan hyvinvointialueelle kiinnitettiin huomiota erityisesti eh- toihin, joissa olisi joko nimenomaisesti etukäteen hyväksytty sopimuksen siirto tai vaihtoehtoisesti kielletty se tai asetettu siirrolle joitain erityisiä ehtoja.

Aikaisemman maakuntavalmistelun aikana Pirkanmaan kunnille ja sairaanhoitopiirille annettiin käytettä- väksi malliehdot, joilla varautua sote-uudistuksen kautta tapahtuvaan organisaatiomuutokseen. PSHP:n sopimusten osalta havaintona oli, että näitä ehtoja oli käytetty lähinnä hankintasopimuksissa. Erityisesti Tuomi logistiikan kautta vuoden 2018 jälkeen tehdyissä sopimuksissa nämä ehdot olivat pääasiassa mu- kana.

Tätä vanhemmissa sopimuksissa ei ollut siirtoa koskevia lausekkeita joko lainkaan tai vaihtoehtoisesti sopi- muksessa saattoi olla yleinen siirron ilman toisen osapuolen suostumusta kieltävä lauseke. Sopimuksen siirtoa rajoittavat ehdot olivat yleisimpiä tutkimussopimuksissa, joissa sopimuksen toteuttaminen on koros- tuneesti sidottu siitä vastaaviin henkilöihin. Sopimuskumppanin muutoksista on sovittu poikkeuksellisen yk- sityiskohtaisesti Euroopan Unionin rahoittamissa tutkimushankkeissa, joissa on etukäteen määritelty me- nettelyt määräaikoinaan, mikäli sopimusten osapuolten kesken tapahtuu sopimusaikana organisaatiomuu- toksia. EU-rahoitussopimuksissa on lisäksi huomattava, että ne sisältävät mahdollisuuden periä takaisin myönnettyä rahoitusta sopimusrikkomustilanteissa.

2.2 Sopimusten yleinen sisältö ja erityistilanteet

Analyysissä ei havaittu merkittäviä puutteita sopimusten sisällöissä. Sopimusten ehdot, kohde ja pääasialli- nen sisältö ja tavoite on melkein kaikissa sopimuksissa selvästi kuvattu. Erityistilanteiden osalta lähes kai- kissa sopimuksissa on yleisimmät erityistilanteet huomioitu. Näitä ovat muun muassa force majeure -tilan- teet, sopimusrikkomukset ja sopimuskumppanin vaihtuminen. Hankintasopimuksissa nämä ehdot ovat pää- asiassa osana yleisiä JYSE-vakioehtoja, jotka kattavat erityistilanteet varsin kattavasti. Muissa kuin hankin- tasopimuksissa poikkeustilanteet on huomioitu suppeammin. Harvinaisemmat erityistilanteet kuten esimer- kiksi sopimuskumppanin lainvastaisen toiminnan vaikutus sopimukseen on suurimassa osassa sopimuk- sista huomioimatta.

Analyysissä ei havaittu yhtään sopimusta, jossa olisi selkeällä tavalla kohtuuttomia tai ilmeisellä tavalla ylei- sestä kauppatavasta tai alan käytännöistä poikkeavia. Sanktioluontoiset ehdot kuten sopimussakot ovat sopimuksissa hyvin harvinaisia kumpaankin suuntaan käytettynä. Sopimuksissa olleet sanktioluontoiset eh- dot liittyivät poikkeuksetta joko tietosuojaa koskeviin laiminlyönteihin tai rahoitussopimusten ehtojen laimin- lyönteihin.

Analyysissa havaittiin kuitenkin muutama yksittäinen sopimus, joissa sovellettavaksi laiksi ja oikeudenkäyn- tipaikaksi oli valittu sairaanhoitopiirin kannalta epäedullinen foorumi. Näistä suurin osa liittyi lääkeyhtiöiden kanssa tehtävään yhteistyöhön, jossa sovellettava lainsäädäntö oli Sveitsin laki. Selvästi yleisin riidanrat- kaisun foorumi oli toimivaltainen käräjäoikeus tai vaihtoehtoisesti riidanratkaisusta ei oltu sovittu. Joukossa on kuitenkin myös yksittäisiä sopimuksia, joissa on välityslausekkeet. Sopimusten sisältö huomioiden näitä välityslausekkeita voidaan pääsääntöisesti sairaanhoitopiirin kannalta epäedullisina verrattuna asian käsit- telyyn yleisissä tuomioistuimissa.

Keskeisin havaittu sisällöllinen puute sopimuksissa liittyy vanhojen ennen tietosuoja-asetuksen voimaantu- loa solmittuihin sopimuksiin, joihin liittyy henkilötietojen siirtämistä henkilötietojen käsittelijöille. Tietosuoja- asetusta edeltävät sopimuskäytännöt henkilötietojen käsittelyn osalta ovat selvästi puutteellisia nykyisen lainsäädännön valossa. Vanhoihin sopimuksiin on jälkikäteen pyritty liittämään PSHP:n vakiomuotoisia tie- tosuojaehtoja, jotka korjaavat nämä puutteet, mutta erityisesti tutkimussopimusten joukossa on huomattava määrä tällaisia vanhoja sopimuksia, jotka lain vaatimat ehdot henkilötietojen käsittelijän valvomiseksi puut- tuvat.

3 Sopimuksista tehdyt keskeiset havainnot sopimustyypeittäin

Tarkempi sopimusanalyysi toteutettiin käyttäen hyväksi Viksu-järjestelmän sopimustyypittelyä. Sopimus- kanta käytiin läpi sopimustyyppi kerrallaan ja jokaisesta sopimustyypistä laadittiin erillinen osaraportti. Poik- keuksena tähän oli palvelusopimukset, jotka pilkottiin sopimusten suuren määrän takia tarkoituksenmukai- sempiin osakokonaisuuksiin. Tässä yhteenvedossa sopimustyyppejä on yhdistelty ja karsittu niiden sopi- mustyyppien osalta, joissa sopimuksia oli vähän ja joihin ei liittynyt merkittäviä huomioitavia seikkoja.

3.1 Hanke- ja projektisopimukset

3.1.1 Taustaa

Hanke- ja projektisopimukset ovat usein rakennusurakoita tai konsulttitoimintaa koskevia sopimuksia. PSHP:lla on sairaala-alueen voimakkaan kehittämisen johdosta huomattava määrä tuoreita ja arvoltaan merkittäviä rakentamiseen liittyviä sopimuksia. Osa näistä sopimuksista on tallennettu Viksussa palveluso- pimuksiksi ja osa hanke- ja projektisopimuksiksi. Tässä analyysissä kaikki rakentamiseen liittyvät sopimuk- set on kuitenkin koottu tähän hanke- ja projektisopimusten kokonaisuuteen. Myös joitakin yksittäisiä tavara- ja laitehankintasopimuksia on tallennettuna Viksuun hanke- ja projektisopimusten joukkoon.

3.1.2 Yleisiä huomioita hanke- ja projektisopimuksista

Useassa hanke- ja projektisopimuksessa on sovittu joko Rakennusurakan yleisten sopimusehtojen YSE 1998 tai Konsulttitoiminnan yleisten sopimusehtojen KSE 1995 soveltamisesta. Sopimuksissa on myös ta- vallista, että on sovittu vastuuvakuutuksista sekä takuuajasta. Takuuajat ovat useimmiten 24 kuukautta, mutta joissakin tapauksissa on myös sovittu muutaman vuoden takuuajoista. Lisäksi erityisesti monissa ra- kennusurakoita koskevissa sopimuksissa on joko nimenomaisesti sovittu toimittajan tai urakoitsijan viivästy- misen johdosta maksettavasta viivästymissakosta. Tällöin viivästymissakollisiksi ajankohdiksi on usein sovittu kohteen valmistumispäivä sekä erikseen määritellyt sakolliset välitavoitteet. Lisäksi sopimussakkoja on käytetty jossain määrin myös esimerkiksi sopimuksenvastaisen aliurakoitsijan käytön tilanteissa tai vä- himmäistyöehtojen noudattamatta jättämisen johdosta.

Sopimuksissa ei ole tarkkaa sopimuskautta sovittuna päivämäärien perusteella, vaan monesti sopimuksen on sovittu olevan voimassa tietyn urakka-ajan. Jotkin sopimukset ovat määräaikaisia ja saattavat sisältää pari optiovuotta. Joidenkin sopimusten on sovittu olevan voimassa ensin tietyn määräajan, jonka jälkeen ne ovat voimassa toistaiseksi. Tällaisissa sopimuksissa on monesti sovittu myös irtisanomisesta. Jotkin sellai- set sopimukset, jotka on tehty olemaan voimassa tietyn urakka-ajan, saattavat olla päättyneitä. Joidenkin sopimusten osalta voimassa on edelleen salassapitoehto tai takuuehdot. Sopimusten voimassaoloon liittyy kuitenkin jonkin verran epäselvyyttä, sillä urakoiden aikataulusta on saatettu sopia sopimuksen liitteissä, eikä näitä liitteitä välttämättä aina ole tallennettu Viksuun. Myös muutoin sopimusten liitteiden dokumentoin- nissa on havaittavissa jossain määrin puutteita.

Melko harvassa sopimuksessa on erikseen sovittu purkamisesta tai erityistilanteista, mutta sopimuksissa sovelletaan monesti yleisiä sopimusehtoja, joissa näihin on jollain tasolla varauduttu. Osassa kunnossapi- toon liittyvistä sopimuksista on kuitenkin varauduttu erityistilanteisiin myös itse varsinaisen sopimuksen eh- doissa.

Vahingonkorvauksista on melko useassa sopimuksessa sovittu ja vahingonkorvauksille on usein sovittu euromääräinen maksimisumma. Myös välilliset vahingot lähes poikkeuksetta rajattu sopijaosapuolen vas- tuun ulkopuolelle.

Jotkin sopimukset sisältävät henkilötietojen käsittelyä ja joissain tällaisissa sopimuksissa on viitattu sopija- osapuolten välillä tehtyyn tai tehtävään yleiseen tietosuojasopimukseen. Salassapidosta on sopimuksissa varsin usein sovittu ja salassapitoa koskevan velvoitteen on usein sovittu jäävän voimaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin. Joissakin sopimuksissa on määritelty jokin määräaika, jonka tällainen sopimuksen päättymisen jälkeen voimaan jäävä salassapitoehto on voimassa. Useimpiin sopimuksiin sovelletaan Suo- men lakia ja riidanratkaisufoorumiksi on melko tasapuolisesti sovittu Pirkanmaan käräjäoikeus tai välimies- menettely. Jonkin verran löytyy myös sopimuksia, joissa riidanratkaisupaikkana on Helsingin käräjäoikeus.

3.1.3 Rakentamiseen liittyvät sopimukset

Rakentamiseen liittyvissä sopimuksissa on melko yleistä, että sopimuksissa on käytetty kattavaa mallisopi- muspohjaa. Rakentamiseen liittyvät käytännöt edellyttävät sopimusten osalta PSHP:n normaalista toimin- nasta selvästi poikkeavaa juridista erityisosaamista ja tästä syystä rakentamisen sopimukset on teetetty asianajotoimistoilla. Sopimukset ovatkin yleisesti hyvin ammattimaisesti laadittuja ja kattavia.

Sopimukset ovat pääsääntöisesti tehty noin kahden vuoden määräajaksi ja valtaosassa tehdyistä sopimuk- sista on sopimusta mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden pituisella optiokaudella. Sopimuksissa on laa- jasti viitattu Julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) ja li- säksi on käytetty Rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998). Lisäksi joissakin suunnittelutöihin liit- tyvissä sopimuksissa on noudatettu Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 2013). Puitesopimukset ovat yleisiä ja esimerkiksi tilauksen aikataulusta ja mahdollisista välitavoitteista sovitaan tilattaessa.

Sopimuksissa on melko kattavasti sovittu irtisanomisesta, lukuun ottamatta lyhytaikaisia määräaikaisia so- pimuksia. Näissäkin tosin on ainakin yleisiin sopimusehtoihin viitaten sovittu erityistilanteista ja purkami- sesta. Erityistilanteisiin varautuminen on sopimuksissa melko hyvällä tasolla, vaikkakin niistä sopiminen olisi joiltain osin voinut olla kattavampaakin. Rakennusurakoita koskevissa sopimuksissa on sovittu viiväs- tyssakosta, mitä voidaan pitää hyvänä asiana. Eräänä mallina, on, että viivästymissakollisia ajankohtia ovat urakan valmistumispäivä ja tämän lisäksi erikseen määritellyt välitavoitteet. Lisäksi ainakin yhdessä sopi- muksessa on erikseen yksilöity sopimussakkoja erilaisten urakoitsijan puolelta tapahtuvien rikkomustilantei- den varalta. Myös työmaakokousten pitämisestä on monesti sovittu puitesopimuksissakin ainakin yleisellä tasolla.

Yleisenä huomiona rakentamiseen liittyvistä sopimuksista voidaan todeta, että sopimuksissa on lähtökoh- taisesti kaikissa sovittu salassapidosta. Myös tietosuojasta on joissakin sopimuksissa sovittu, mutta tältä osin sopimuksissa on myös havaittavissa selviä puutteita myös tapauksissa, joissa sairaanhoitopiiri on re- kisterinpitäjänä. Yleisesti muihin palvelusopimuksiin verrattuna rakentamiseen liittyvät sopimukset ovat hy- vinkin kattavia niin sisällöllisesti kuin sivumäärällisestikin.

Urakkatilauksia koskien joissakin rakentamiseen liittyvissä sopimuksissa on sovittu urakoitsijan velvollisuu- desta antaa YSE 1998 -ehtojen 36 §:n mukaiset vakuudet. Koska monet rakentamiseen liittyvät sopimukset ovat puitesopimuksia, on niissä sovittu, että palveluntuottajan tilaajalle antamista vakuuksista sovitaan työ- kohtaisesti erikseen. Riidanratkaisun osalta rakentamiseen liittyvissä sopimuksissa ei ollut havaittavissa suuria poikkeamia, vaan sopimuksissa oli pääsääntöisesti sovittu erimielisyyksien ratkaisemisesta ensias- teena tilaajan kotipaikan yleisessä alioikeudessa.

Rakentamiseen liittyvien sopimusten dokumentoinnissa on havaittavissa jonkin verran puutteita. Joitakin sopimuksissa mainittuja liitteitä saattaa puuttua eikä sopimusten mahdollisista muutoksista ole selvitystä. Pahimmillaan kaikki sopimuksessa mainitut liitteet puuttuvat ja ainoastaan varsinainen sopimusasiakirja on löydettävissä. Puitesopimuksia on käytetty rakentamiseen liittyen eikä näiden perusteella tehdyistä yksittäi- sistä tilauksista ole dokumentoitu tietoja ainakaan siten, että nämä tiedot olisi löydettävissä helposti järjes- telmästä.

3.2 ICT-sopimukset

3.2.1 Yleiskuva

PSHP:n ICT-kokonaisuus on suurelta osalta ulkoistettu PSHP:n sidosyksikköyhtiön Istekki Oy:n hoidetta- vaksi. Tästä syystä PSHP:lla on itsellään organisaation koko huomioiden erittäin vähän ICT-sopimuksia. PSHP:n sopimustietokannasta löytyy ainoastaan 27 voimassa olevaa ICT-sopimusta ja näistäkin merkit- tävä osa vaikuttaa siltä, että ne eivät ole joko lainkaan voimassa tai ainakaan ne eivät ole aktiivisia. Sopi- muskannan tarkempi tarkastelu kuitenkin osoittaa, että Viksussa on jonkin verran ICT-kokonaisuuteen liitty- viä sopimuksia, joita ei kuitenkaan ole tallennettu ICT-sopimuksina.

ICT-kokonaisuuden kannalta merkittävimmät lisenssisopimukset ovat kaikki siirretty Istekin hallinnoitavaksi. Listalta ei löydy sopimuksia potilastietojärjestelmistä, henkilöstö- tai taloushallinnon järjestelmistä eikä asiahallintajärjestelmistä. Myöskään tietoliikennepalveluista ei ole omia sopimuksia. Sen sijaan sopimuk- sissa on yksittäisiä pieniä järjestelmiä koskevia lisenssejä ja merkittävämpiä järjestelmiä koskevia täyden- nyksiä. Näiden osalta on kuitenkin perusteltua olettaa niiden olevan vanhentuneita.

Huomionarvoista on myös se, että PSHP:n omat ICT-sopimukset ovat suurelta osin verrattain vanhoja. Tä- män taustalla on ilmeisesti sopimusten siirtyminen vaiheittain Istekille. Kaikkien sopimusten kohteena ole- vien järjestelmien osalta ei myöskään saatu vahvistusta, ovatko ne edelleen käytössä PSHP:n toiminnassa.

3.2.2 ICT-kokonaisuuden ulkoistus

PSHP on solminut Istekki Oy:n kanssa ICT-palveluiden ulkoistusta koskevan sopimuksen vuonna 2017 ja tätä on täydennetty ja muutettu useaan otteeseen. Tiivistettynä Istekki tuottaa PSHP:lle ICT-alan hankinta- palveluita, hallinnoi PSHP:n lisenssejä ja tuottaa ICT-asiantuntijapalveluita. Vastaavasti Istekki vuokraa PSHP:lta tarvitsemansa toimitilat. Näistä tilavuokrista on omat erilliset sopimuksensa.

Istekki Oy:ta koskevan ulkoistuksen kokonaisuuden kannalta keskeisessä roolissa on palvelusopimuksen lisäksi Istekki Oy:ta koskeva osakassopimus PSHP:n, Kuopion kaupungin ja P-SSHP:n välillä. Analyysiä tehtäessä PSHP:lla oli käynnissä neuvottelut osakassopimuksen uudistamiseksi ja omistusosuutensa yhti- östä kasvattamiseksi. Näitä muutoksia ei ehditty ottaa huomioon osana tätä analyysiä, mistä syystä yhtiön osakassopimusta ja omistajaohjausta ei käsitellä analyysissä tätä yksityiskohtaisemmin.

3.2.3 Keskeisiä huomioita sopimuskannasta

ICT-sopimusten joukossa oli merkillepantava määrä sopimuksia ja käyttöoikeuksia ja -lupia, jotka oli hoi- dettu sähköpostiviesteillä ilman kunnollista sopimusta. Näistä ei ole mitenkään ulkopuoliselle pääteltävissä, mitä ne varsinaisesti koskevat ja mikä on käyttöoikeuden laajuus ja ehdot. Puutteiden merkitystä kuitenkin vähentää osaltaan se tosiseikka, että kaikki näistä koskevat verrattain pieniä ohjelmistoja.

3.2.4 UNA-kokonaisuus

PSHP on osakkaana kansallista sote-alan integraatiota tukevassa UNA Oy:ssa. Kuten myös Istekin yhteis- työ, UNA kokonaisuus muodostuu huomattavan suuresta määrästä sopimuksia, joista osa koskee yleisellä tasolla UNA:n toimintaa ja osa on projektisopimuksia.

3.2.5 Tietosuoja ICT-sopimuksissa

Vanhoissa ICT-sopimuksissa tietosuojasta on sovittu käyttäen JIT-ehtoja. Uudemmissa tietosuoja-asetuk- sen voimaantulon jälkeen laadituissa sopimuksissa nämä on korvattu PSHP:n yleisellä tietosuojasopimuk- sella tai tietosuojaliitteellä. PSHP on teetättänyt tietosuojakokonaisuudesta oman selvityksensä, jonka mu- kaan suurimmassa osassa ICT-sopimuskokonaisuutta on vähintään toinen näistä käytössä. Poikkeuksen muodostaa lähinnä Microsoftin ja vastaavien suurten toimijoiden kanssa tehdyt sopimukset, joissa sopi- mukset ovat pitkälti toimittajan omia sopimuspohjia, joihin toimittaja ei ole valmis tekemään muokkauksia. Tämän tyyppisiä ICT-kokonaisuuden perusjärjestelmiä koskevat sopimukset on kuitenkin siirretty käytän- nössä kokonaan Istekin hallinnoitaviksi.

Istekin PSHP:n lukuun solmimissa sopimuksissa pitäisi olla PSHP:n ohjeistuksen mukaan mukana PSHP:n yleinen tietosuojasopimus. Selvityksen mukaan tämä vaikuttaisi pitävän varsin hyvin paikkansa ainakin hankintasopimusten osalta.

3.3 Palvelusopimukset

3.3.1 Terveydenhuollon palveluhankinnat

Sairaanhoitopiiri on hankkinut erilaisia lääkäripalveluja ulkopuolelta puitesopimuksilla ilman sitovia osto- määrävelvoitteita. Määrällisesti huomattava osa terveydenhuollon ostopalvelusopimuksista on yksittäisen lääkärin työpanosta koskevia palveluhankintoja, mutta joukossa on myös yksittäisiä erikoisaloja koskevia täydentäviä palveluhankintoja kuten esimerkiksi radiologian erikoislääkäripalveluiden hankintaa. Tätä laa- jempia erikoissairaanhoidon tuotannon ulkoistamisia sopimuksissa ei ole.

Terveydenhuollon hankintasopimukset ovat pääsääntöisesti voimassa määräajan ja niissä on sovittu JYSE- vakioehtojen soveltamisesta. Sopimuksissa ei yleensä ole määritelty määrä- tai vähimmäisostovelvoitteita ja monessa sopimuksessa on kartelliehto ja sen tehosteeksi sovittu sopimussakko. Sopimuskumppanien

kanssa ei ole aina tarvittaessa tehty yleistä tietosuojasopimusta eikä tietosuojaliitettäkään sisälly sopimuk- siin, vaan sopimuksessa on sen sijaan viitattu henkilötietojen käsittelyn ohjeeseen. Joissakin sopimuksissa on maininta yleisestä tietosuojasopimuksesta, mutta se saattaa puuttua sopimuksen liitteistä.

Sairaanhoitopiiri myös toimittaa palveluja muun muassa Pirkanmaan kunnille. Nämä sopimukset ovat yleis- vaikutelmaltaan melko suppeita ja ne ovat usein voimassa toistaiseksi. Sopimuksista löytyy useimmiten keskeisimmät ehdot, mutta erityistilanteisiin on varauduttu heikosti ja sopijapuolten vastuista ei välttämättä ole nimenomaisesti erikseen sovittu kovinkaan kattavasti, kuten ei myöskään vastuunrajoituksista. Jotkin näistä sopimuksista ovat jo muutaman vuosikymmenen vanhoja eikä niihin tehdyitä muutoksista ole tietoa. Palveluiden toimittamista koskevissa sopimuksissa olisi voinut sopia kattavammin muun muassa erityisti- lanteista, sillä sopimuksissa on melko harvinaista, että edes ylivoimaiseen esteeseen olisi varauduttu. Myös näissä palvelujen toimittamista koskevissa sopimuksissa on monesti puutteita tietosuojasta sopimisessa myös niissä tilanteissa, joissa sairaanhoitopiiri on rekisterinpitäjänä.

Eräs suurempi kokonaisuus palvelusopimukissa on lääkehuoltoon liittyvät sopimukset, joita sairaanhoitopiiri on tehnyt usean eri asiakkaan kanssa. Nämä ovat pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia ja keskenään ehdoiltaan samanlaisia. Joidenkin lääkehuoltoon liittyvien sopimusten voimassaolo tosin on sidottu Tuomi Logistiikka Oy:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen, jonka voimassaolosta ei ole tietoa.

3.3.2 Muut palvelusopimukset

Muut palvelusopimukset ovat suurelta osin erilaisia tukipalveluita koskevia palveluhankintoja. Nämä sopi- mukset koskevat esimerkiksi siivousta, laitehuoltoa aterioita ja kiinteistönhuoltopalveluita. Lisäksi palveluso- pimuksiin on tallennettu jonkin verran kuntien tai muiden julkishallinnollisten toimijoiden kanssa laadittuja sopimuksia. Nämä julkishallinnon organisaatioiden välillä tehdyt sopimukset on tässä analyysissä käsitelty kootusti kohdassa yhteistyösopimukset.

Yleistä näille tukipalveluihin liittyville palveluhankintasopimuksille on, että itse sopimukset ovat tyypillisesti hyvin suppeita ja olennaiset ehdot on määritelty kilpailutukseen liittyvissä asiakirjoissa. Analyysin osalta tästä teki haasteellista se, että usean sopimuksen yhteyteen ei oltu tallennettu näitä tarjouspyyntöjä ja tar- jouksia, jotka määrittelevät sopimuksen konkreettisen sisällön. Tukipalveluiden hankintasopimuksista voi- daan kuitenkin yleisesti sanoa, että ne on tehty sairaanhoitopiirin hankintaohjeen ja sopimushallinnan oh- jeen mukaisesti. Tukipalveluita koskevien sopimusten yhteydessä on lisäksi pääsääntöisesti huomioitu pal- veluntuottajien mahdollinen pääsy arkaluontoiseen tietoon tekemällä palveluntuottajan kanssa myös salas- sapito- ja turvallisuussopimus.

Tukipalveluiden lisäksi palvelusopimusten joukossa on sairaanhoitopiirin toimintaan yleisesti kohdistuvia merkittäviäkin sopimuksia kuten vakuutussopimuksia ja pankkipalveluita koskeva sopimus. Näille tyypillistä on, että sopimusten sisältö määräytyy hyvin suurelta osin palveluntarjoajan yleisten ehtojen perusteella ja sopimuksen tapauskohtainen määrittely tarkoittaa lähinnä vakuutetun omaisuuden määrittelyä. Lisäksi on huomattava, että sairaanhoitopiirin toimialasta johtuen vakuutusten alaa määrittelee osin pakottava lainsää- däntö.

3.4 Tietosuoja- ja salassapitosopimukset

3.4.1 Tausta

PSHP:lla on käytössään KPMG:n tuottamat vakiomuotoiset asiakirjapohjat koskien tilanteita, joissa sopi- muskumppani käsittelee joko PSHP:n rekistereihin kuuluvaa dataa henkilötietojen käsittelijän roolissa tai saa haltuunsa muuta PSHP:n salassapidettävää tietoa. Henkilötietojen käsittelystä muun tyyppisissä tilan- teissa ei ole olemassa vastaavia vakiomuotoisia sopimuksia, vaan näissä tilanteissa on käytetty joko sopi- muskumppanin tuottamia pohjia tai laadittu tapauskohtaisia sopimuksia. Xxxxxxx määrin vakiintunut käy- täntö on tuottanut tiettyihin tilanteisiin epävirallisia asiakirjapohjia kuten esimerkiksi tutkimustoiminnassa.

3.4.2 Yleinen tietosuojasopimus

Yleinen tietosuojasopimus soveltuu vain ja ainoastaan tilanteeseen, jossa PSHP on rekisterinpitäjä ja sopi- muskumppani henkilötietojen käsittelijä. Erityistä yleisessä tietosuojasopimuksessa on, että se laaditaan jokaisen sopimuskumppanin kanssa osana jotain erillistä pääsopimusta mutta se kattaa tästä huolimatta kaiken osapuolten välillä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn roolien ollessa kuvatut. Sopimuksen vaikutus kattaa myös takautuvasti aikaisempiin sopimuksiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn.

Mikäli sopimuskumppanin kanssa ei ole saatu neuvoteltua yleistä tietosuojasopimusta, on tämä voitu kor- vata tietosuojaliitteellä, jonka vaikutukset ulottuvat vain ja ainoastaan siihen sopimukseen, jonka liitteenä se on. Muutoin näiden asiakirjapohjien ehdot ovat lähes identtiset. PSHP:lla on lisäksi voimassa oleva vahvis- tettu ohjeistus siitä, kuinka näitä pohjia tulee käyttää.

Yleiseen tietosuojasopimukseen on tehty käyttöön oton jälkeen pieniä muutoksia johtuen muun muassa Euroopan unionin tuomioistuimen kannanotosta Schrems II -tuomiossa. Sisältönsä puolesta yleisen tieto- suojasopimuksen voidaan sanoa olevan laaja ja kattavan hyvin ja yksityiskohtaisesti kaikki yleisimmät tieto- suojaan liittyvät tilanteet.

3.4.3 Salassapito- ja turvallisuussopimus

Salassapito- ja turvallisuussopimus on vakiomuotoinen sopimus, joka sisältää velvoitteen pitää salassa so- pimuskumppanin haltuunsa saamat PSHP:ta koskevat salassapidettävät tiedot. Lisäksi sopimus sisältää yleisiä ehtoja siitä, kuinka tällaista tietoa saa käsitellä ja säilyttää. Salassapito- ja turvallisuussopimus on soveltamisalaltaan yleinen ja kattaa myös muut salassapidettävät tiedot kuin pääsopimuksen perusteella sopimuskumppanille siirretyt tiedot.

3.4.4 Havaintoja Viksuun tallennetuista sopimuksista

Viksussa on alle 100 yleistä tietosuojasopimusta. Tietosuojaliitteiden määrää ei ole mahdollista tarkasti sel- vittää. Määrä on verrattain pieni huomioiden erilaisten käsittelijäsuhteiden määrä PSHP:ssa. Tallennetuista sopimuksista voi tehdä kaksi olettamaa. Todennäköisesti Viksusta puuttuu huomattavan paljon tietosuoja- sopimuksia tai niiden metatiedot on syötetty väärin. Erityisesti tutkimustoiminnan osalta sopimuksia vaikut- taisi puuttuvan. Toisena havaintona todettakoon, ettei vanhoihin sopimuksiin ei pääsääntöisesti ole saatu lisättyä tietosuojasopimusta jälkikäteen.

Tietosuojasopimusten sopimuskanta on hyvin yhtenäinen. Joukossa vaikuttaisi olevan ainoastaan yksittäi- siä sopimuksia, joihin on tehty sisältöön vaikuttavia merkittäviä muutoksia. Näistä mainittavimmat ovat Tampereen yliopiston kanssa laadittu sopimus ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin sopimus. Kanta-Hä- meen sairaanhoitopiirin sopimuksessa huomionarvoista on, että sopimuksen velvoitteet on laajennettu kos- kemaan henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa PSHP on henkilötietojen käsittelijä.

3.4.5 Yhteenveto

PSHP:n käyttämät pohjat ovat hyvin kattavat ja huomioivat laajasti erilaiset henkilötietojen käsittelyyn liitty- vät erityistilanteet. Pienehköjä ja lyhytkestoisia henkilötietojen käsittelytilanteita silmällä pitäen sopimus on mahdollisesti jopa turhan raskas. On kuitenkin huomioitava, että PSHP:n toimiala huomioiden henkilötieto- jen käsittelyssä on lähes aina kyse artiklan 9 mukaisten erityisten henkilötietoryhmien käsittelystä, mikä pe- rustelee yksityiskohtaisen sopimisen tietosuojan osalta.

PSHP vakioidut käytännöt tietosuojan osalta rajoittuvat vain rekisterinpitäjä-käsittelijä-suhteeseen. Muilta osin käytännöt ovat huomattavasti hajanaisemmat.

3.5 Yhteistyösopimukset

3.5.1 Taustaa

Viksuun on tallennettu reilu 300 yhteistyösopimusta. Nämä sopimukset koskevat monipuolista joukkoa asi- oita. Yhteistyösopimukset koskevat muun muassa erilaisten koulutusten järjestämistä tai rahoitusta, kunnan ja sairaanhoitopiirin välistä yhteistyötä sekä tutkimuksiin liittyvää yhteistyötä. Yhtenä isompana kokonaisuu- tena yhteistyösopimuksissa on erilaiset tekijänoikeuksiin liittyvät luovutussitoumukset, joissa on kyse tietyn teoksen taloudellisten tekijänoikeuksien luovuttamisesta sairaanhoitopiirille korvauksetta.

Yhteistyösopimuksissa on tiettyjen palveluiden tai tietyn toiminnan siirtymistä koskevia sopimuksia, jotka ovat monesti voimassa muutaman vuoden pituisen määräajan, jonka jälkeen ne jatkuvat kalenterivuoden kerrallaan, ellei niitä irtisanota. Yhteistyösopimuksissa on myös laboratoriotoimintaan liittyviä vanhahkoja sopimuksia, joiden kaikkien voimassaolosta ei ole täyttä varmuutta. Myös näiden sopimusten on sovittu ole- van voimassa ensin tietyn määräajan, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassa olevina siten, että irti- sanomisaika on noin yksi vuosi.

Sellaiset sopimukset, jotka olisi tehty päättymään automaattisesti tietyn määräajan jälkeen, ovat yhteistyö- sopimusten joukossa melko harvinaisia. Määräaikaiset sopimukset ovat yleensä muutamaksi vuodeksi teh- tyjä, eikä niissä ole sovittu irtisanomisesta. Joissakin sopimuksissa on sovittu sopimuksen olevan voimassa siihen asti, kunnes sopimuksen mukaiset velvoitteet on täytetty tai kunnes sopimuksen tarkoittama toiminta päättyy. Tällaisten sopimusten osalta jää käsillä olevan tiedon varassa hieman epäselväksi onko sopimus enää voimassa. Yhteistyösopimusten joukossa on myös toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia. Näissä on yleensä sovittu irtisanomisesta ja noudatettava irtisanomisaika on useimmiten 1 - 12 kuukautta. Kuiten- kin joissakin toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa ei ole sovittu irtisanomisesta lainkaan. Tällaiset sopimukset ovat kuitenkin yhteistyösopimusten joukossa harvinaisia. Sellaiset määräaikaiset sopimukset, jotka on tehty pitkäksi ajaksi, kuten kymmeneksi vuodeksi, sisältävät yleensä myös irtisanomisehdon. Joi- denkin sopimusten osalta on epäselvyyttä siitä, miltä osin sopimus on enää voimassa. Näissäkin sopimuk- sissa on kuitenkin monesti sovittu, että ainakin salassapitoehto jää voimaan sopimuksen päättymisen jäl- keenkin.

3.5.2 Sopimusten sisältö ja erityistilanteet

Yhteistyösopimuksissa on tyypillisesti havaittavissa merkittävä luottamus sopijaosapuolten välillä, mikä hei- jastuu erityisesti sellaisiin ehtoihin, millä varaudutaan toisesta sopijaosapuolesta johtuviin sopimusrikko- muksiin. Näiden ehtojen puuttuminen vaikuttaisi analyysin perusteella olevan varsin yleistä erityisesti jul- kishallinnollisten organisaatioiden kesken tehdyissä yhteistyösopimuksissa.

Yhteistyösopimuksissa on kiinnitetty huomiota erityistilanteisiin harvoin. Silloinkin kun erityistilanteet on jol- lain tavalla sopimuksessa huomioitu, on sopimuksessa varauduttu lähes aina ainoastaan ylivoimaiseen es- teeseen. Sitä, mitä juuri kyseisessä sopimuksessa pidetään ylivoimaisena esteenä, ei useinkaan ole tar- kemmin sopimuksissa määritelty, vaan on tyydytty yleisluonteiseen viittaukseen.

Läheskään kaikissa yhteistyösopimuksissa ei ole sovittu vahingonkorvauksista tai vastuunrajoituksista. Niissä sopimuksissa, joissa näistä on sovittu, on lähes aina rajattu välilliset vahingot vastuun ulkopuolelle. Monesti yhteistyösopimuksissa on sovittu euromääräisestä maksimista suoritettavalle vahingonkorvauk- selle. Tämän suuruus on yleensä 10 000 - 50 000 euroa.

3.5.3 Tietosuoja ja salassapito

Osa sopimuksista sisältää henkilötietojen käsittelyä. Näissä sopimuksissa on jossain määrin sovittu henki- lötietojen käsittelystä ja jotkin sopimukset sisältävät viittauksen osapuolten välillä erikseen tehtävään ylei- seen tietosuojasopimukseen. Xxxxxxxxxx kuitenkin on, että sopimuksessa on tietosuojan osalta tyydytty

toteamaan, että sopimusosapuolet sitoutuvat osaltaan noudattamaan lakiin perustuvia salassapitosäännök- siä, kuten esimerkiksi EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki. Joissakin sopimuksissa puolestaan on nimenomaisesti mainittu, ettei kyseisen sopimuksen perusteella käsitellä henkilötietoja.

Yhteistyösopimuksissa, joissa on mukana henkilötietojen käsittelyä kyse vaikuttaisi olevan tyypillisimmin henkilötietojen luovuttamisesta. Käsittelijäsuhteet ovat selvästi harvinaisempia, mistä syystä yhteistyösopi- muksiin hyvin harvoin liittyy PSHP:n yleinen tietosuojasopimus.

Salassapitoehto sisältyy useaan yhteistyösopimukseen. On jonkin verran sopimuksia, joissa on sovittu sa- lassapidosta liike- ja ammattisalaisuuksien osalta. Tällaisissa sopimuksissa ei kuitenkaan monestikaan ole määritelty mitä liike- ja ammattisalaisuuksilla tarkoitetaan. Joidenkin sopimusten salassapitoa koskevan eh- don yhteydessä on sen sijaan sovittu, että sopijapuolen tulee merkitä salassa pidettävät asiakirjat luotta- muksellisiksi. Joissakin sopimuksissa on erikseen maininta, ettei salassapitovelvoite koske mahdollisia asi- oita, jotka sopijapuolten tulee lakien tai toimivaltaisen viranomaisen antamien sääntöjen, määräysten tai ohjeiden mukaisesti luovuttaa tai tiedottaa eteenpäin. Edelleen tällaisissa sopimuksissa on todettu, että sa- lassapito ei myöskään koske asioita, jotka ovat yleisesti saatavilla tai tulevat julkisiksi muutoin kuin luotta- muksellisen tiedon vastaanottaneen osapuolen toimesta niiden luovuttamisen jälkeen. Monesti sopimuk- seen sisältyvän salassapitoehdon on sovittu jäävän voimaan myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Jois- sakin sopimuksissa tämän ajan on määritelty olevan 3 - 5 vuotta luottamuksellisen tiedon luovuttamisesta tai sopimuksen päättymisestä laskettuna, mutta läheskään kaikki sopimukset eivät sisällä tietoa siitä, minkä pituiseksi ajaksi salassapitoehto jää voimaan.

3.6 Tutkimussopimukset

3.6.1 Taustaa

Tutkimussopimukset ovat sisällöltään ja käytännöiltään selvästi muista sairaanhoitopiirin sopimuksista poik- keava kokonaisuus joka painottaa erityisesti tietosuojaan liittyviä kysymyksiä mutta sisältää myös muussa sairaanhoitopiirin toiminnassa hyvin harvinaisia immateriaalioikeuksia koskevia ehtoja. Tutkimussopimuk- sille erityisiä piirteitä ovat myös sopimusten huomattavan suuri määrä ja se, että sopimukset sisältävät mo- nesti yksittäisiä ehtoja, jotka jäävät voimaan varsinaisen tutkimuksen päätyttyä kuten salassapito ja aineis- ton arkistointivelvoite. Summittaisen arvion mukaan uusia tutkimussopimuksia tehdään sairaanhoitopiirissä vuosittain 700-1000 kappaletta, joskin laadittavien sopimusten määrää on laskenut vaiheittain vuodesta 2019 voimaan tullut laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä, joka on vähentänyt tarvetta sopia henkilötietojen käsittelystä rekisteritutkimusten osalta. Huomioiden arkistointivelvoitteiden tai muiden vas- taavien ehtojen osalta vain osin voimassa olevat sopimukset on PSHP:lla osin tai kokonaan voimassa ole- via tutkimussopimuksia mahdollisesti jopa yli 10 000 kappaletta. Näistä kuitenkin vain pieni osa koskee sel- laista tutkimustoimintaa, joka on aktiivisessa vaiheessa tai jonka sopimukset muutoin edellyttäisivät erityistä seuraamista. Erityisesti ennen vuotta 2020 laadituista tutkimussopimuksista määrällisesti selvästi yleisimpiä ovat sopimukset, jossa sovitaan pelkästään oikeudesta hyödyntää tutkimuksessa jotain tiettyä lähdeaineis- toa. Lisäksi on syytä huomioida, että samaan tutkimushankkeeseen voi monesti liittyä useampia jopa kym- meniä yksittäisiä sopimuksia, mikä kasvattaa tutkimussopimusten kokonaismäärää.

PSHP:n tutkimussopimusten laatiminen on nykyään keskitetty tutkimuspalveluihin, joka vastaa kootusti kaikkien tutkimussopimusten laatimisesta ja hallinnasta biopankkia ja apteekki- ja kuvantamiskeskusta lu- kuun ottamatta. Tutkimustoimintaan liittyvä organisaatiorakenne on käynyt hiljattain läpi merkittäviä muu- toksia, mikä näkyy myös tutkimussopimuksissa ja niihin liittyvissä käytännöissä. Aikaisemmin tutkimustoi- mintaa oli toteutettu osin erillisen sairaanhoitopiirin omistaman yhtiön kautta, mistä syystä sopimuskäytän- nöt ovat jossain määrin eriytyneet muualla sairaanhoitopiirissä noudatetusta. Näitä käytäntöjä on viime vuo- sina yhtenäistetty mutta edelleen tämä näkyy muun muassa siinä, että vanhoja tutkimussopimuksia ei ole saatavilla PSHP:n Viksu-järjestelmässä.

Tutkimussopimusten suuren määrän ja niiden saatavuuteen liittyvien vaikeuksien takia tässä selvityksessä ei käyty muista sopimustyypeistä poiketen kaikkia tutkimussopimuksia läpi, vaan selvitys keskittyi uusiin

käynnissä olevia tutkimuksia koskeviin sopimuksiin ja vanhoja tutkimussopimuksia tarkasteltiin pistokokein ja haastatteluin tarkoituksena selvittää tutkimussopimuksiin liittyneitä käytäntöjä eri vaiheissa.

3.6.2 Tutkimussopimusten sisältö ja käytetyt ehdot

Tutkimussopimusten ehdot ja käytännöt vaihtelevat merkittävästi sen mukaan, onko kyseessä PSHP:n oma tutkimustoiminta vai ulkopuolisen tahon toteuttama tutkimus, jossa PSHP on mukana yhteistyökumppanina. Pääsääntö on, että sopimukset tuottaa tutkimuksesta vastaava taho tyypillisesti omia vakiomuotoisia pohji- aan käyttäen. Xxxxxxx määrin PSHP on kuitenkin laatinut sopimuksia ja koordinoinut myös sen tytäryhti- öissä toteutettuja tutkimushankkeita.

Tutkimussopimuksissa on havaittavissa merkittävä muutos Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon jälkeen. Tätä edeltäneissä sopimuksissa on henkilötietojen käsittelystä sovittu varsin suppe- asti tai monissa tapauksissa ei lainkaan. Tietosuoja-asetuksen tultua voimaan sopimuksiin on lisätty mo- nesti hyvinkin yksityiskohtaiset ehdot henkilötietojen käsittelystä. Monesti tämä on toteutettu erillisiä liitteitä käyttäen. Tämä muutos näkyy konkreettisesti myös sopimusten pituuden lisääntymisenä vanhoista yhden tai kahden sivun mittaisista sopimuksista monesti tietosuojaliitteineen 15-25 sivuisiksi kokonaisuuksiksi.

Näiden lisäksi sopimukseen liitetään osaksi monesti vähintään tutkimussuunnitelma mutta monesti mukana on myös muita liitteittä kuten rahoittajan ehtoja tai tutkimusta koskevia lupia tai muita viranomaispäätöksiä kuten esimerkiksi eettisen toimikunnan lausunto tai tutkimusta koskeva tietolupa. Kaikki asiakirjat mukaan lukien tutkimussopimukset ovat huomattavan suuria kokonaisuuksia.

PSHP:n laatimien tutkimussopimusten kohdalla merkittävän osan sopimuksesta muodostaa vakiomuotoi- nen yleinen tietosuojasopimus tai sen korvaava tietosuojaliite. Tutkimussopimuksissa on hyvin yleistä, että yleisestä lähtökohdasta poiketen onkin käytetty tietosuojaliitettä. Yleiset tietosuojasopimukset on neuvoteltu lähinnä muutamien merkittävimpien sopimuskumppaneiden kanssa.

3.6.3 Havaintoja

Tutkimussopimuksiin sisältyy monesti suuri joukko erilaisia liitteitä, jotka kuvaavat tutkimuksen toteutusta kuten esimerkiksi tutkimussuunnitelma ja erilaiset hallinnolliset luvat. Erityisesti pitkäaikaisten tutkimusten kohdalla on kuitenkin tyypillistä, että näihin tehdään useita muutoksia tutkimuksen aikana. Nämä muutokset pitäisi tällöin saattaa myös sopimuksen osaksi, mikä asettaa tutkimussopimusten asiakirjahallinnolle poik- keuksellisen suuria haasteita. Selvityksen perusteella havaittiin, että asiakirjahallinnossa on tältä osin osit- tain puutteita. Uusien tutkimusten osalta muutoksia koskevat dokumentit ovat olemassa mutta niitä ei ole huomioitu osana sopimusta. Sopimusta ei siis päivitetä esimerkiksi siinä tilanteessa, että tutkimussuunnitel- maa muutetaan. Lisäksi yksittäisen tutkimuksen dokumenttiketjut on kerättävä tapauskohtaisesti käsin, mikä on monesti huomattavan työlästä. Vanhojen tutkimusten osalta tietoja tämän tyyppisistä muutoksista puuttuu huomattavan paljon.

Hyvinvointialueen tulevan toiminnan näkökulmasta tutkimussopimuksissa huomioitavaa on ennen kaikkea se, että tutkimustoiminnan yhteydessä on syntynyt suuri määrä erillisiä henkilötietorekistereitä, joista suu- reen osaan liittyy ainakin yksi sopimus. PSHP:lla ei ole olemassa ajantasaista listaa näistä rekistereistä, eikä nykyiset järjestelmät mahdollista sopimusten tietojen yhdistämistä ja vertailua rekisteriluetteloon ilman manuaalista työtä.

Uusien tutkimussopimusten mukana on PSHP:n käytänteiden mukaiset ehdot henkilötietojen käsittelystä, mutta vanhoihin sopimuksiin näitä ei ole jälkikäteen liitetty, ellei kyseisiä sopimuksia ole ollut muusta syystä tarve avata jälkikäteen. Tutkimussopimusten joukossa on siis huomattava määrä myös sellaisia sopimuk- sia, joissa rekisterinpitäjältä puuttuu tietosuoja-asetuksen edellyttämät oikeudellisesti sitovat keinot ohjata

henkilötietojen käsittelijöitä. Henkilötietoja on myös siirretty menneisyydessä kolmansiin maihin muun mu- assa Yhdysvaltoihin, eikä näihin ole lisätty jälkikäteen tietosuoja-asetuksen viidennen luvun mukaisia suoja- keinoja.

Tutkimussopimusten osalta on lisäksi huomattava, että ne sisältävät muista sairaanhoitopiirin sopimuksista poikkeavalla tavalla erilaisia oikeudellisia riskejä. Tutkimustoiminta sairaanhoitopiirissä on hyvin kansainvä- listä ja tarkoin säädeltyä toimintaa tämä näkyy myös sopimuksissa. Sopimusten sisältöä ohjaa monessa tapauksessa myös sopimuskumppanin kotimaan lainsäädäntö, joka näkyy sopimuslausekkeina, missä osa- puolet sitoutuvat ottamaan huomioon usean eri maan lakeja ja lainkohtia kyseistä sopimusta toteuttaes- saan. Lisäksi tutkimussopimuksissa on huomattava määrä sopimuksia, joissa sovellettava laki on jokin muu kuin Suomen laki.

Tutkimussopimusten erityispiirteisiin voidaan lukea myös se, että niihin liittyy useasti moninkertaisesti sopi- muksesta maksettavan korvauksen ylittäviä taloudellisia riskejä esimerkiksi tilanteissa joissa sopimuskump- pani paljastaa salassapidettävää tuotekehitykseen liittyvää tietoa. Tästä syystä vastuunrajoitusehdoilla on näissä sopimuksissa keskeinen rooli. PSHP:n tutkimussopimuksissa oli kaikissa tässä analyysissä tarkas- telluissa sopimuksissa jokin vastuuta rajoittava ehto mukana. Yleisimmät käytännöt olivat kokonaisvastuun rajaaminen joko osapuolelle maksettavaan korvaukseen tai korvaukseen kerrottuna kahdella. Joissain yk- sittäisissä tapauksissa oli käytetty kiinteitä kokonaisvastuun rajaavia summia. Vastuunrajaus koski kuiten- kin kaikissa tapauksissa ainoastaan huolimattomuudesta aiheutuneita vahinkoja. Tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta aiheutetut vahingot tulevat lähes kaikissa korvattaviksi täysimääräisinä.

4 Yhteenveto Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimuskannasta

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimuskanta on huomattavan suuri ja muodostaa tutkimussopimusten ko- konaisuus mukaan luettuna enemmistön Pirkanmaan hyvinvointialueelle siirtyvistä sopimuksista. Mikäli tar- kastelun ulkopuolelle jätetään tutkimussopimukset, on Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimusmäärä pie- nempi kuin muiden vastaavan kokoisten sairaanhoitopiirien. Tämän taustalla on PSHP:n konsernirakenne, joka siirtää huomattavan määrän erityisesti tukipalveluihin liittyvää sopimustoimintaa sairaanhoitopiirin ulko- puolelle.

Analyysin ensisijaisen tehtävänannon mukaisesti selvitettiin sopimusten siirrettävyyttä Pirkanmaan hyvin- vointialueelle. Sopimusten siirrolle ei tässä selvityksessä havaittu suoranaisia esteitä. Uudemmissa sopi- muksissa tämä tuleva siirto oli pääsääntöisesti jo huomioitu etukäteen. Siirtoa helpottaa osaltaan myös sai- raanhoitopiirin sopimusten siirtyminen kunnista poiketen yleisseuraantona. Osassa sopimuksissa oli kuiten- kin erityisiä ehtoja koskien sopijaosapuolten velvollisuutta tiedottaa tämän tyyppisistä organisaatiomuutok- sista. Tyypillisimpiä nämä ehdot olivat tutkimustoimintaa koskevissa sopimuksissa ja erilaisia kehittämis- tai yhteistyöhankkeita koskevissa tai niiden rahoitukseen liittyvissä sopimuksissa.

Toisena selvityksen kohteena oli sopimusten yleinen sisältö erityisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen ris- kienhallinnan näkökulmasta. Yleisesti sopimuksissa ei havaittu merkittäviä sisällöllisiä puutteita, kohtuutto- mia ehtoja tai selvästi yleisestä kauppatavasta poikkeavia ehtoja tai käytäntöjä.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin toimialaan on viimeisen kymmenen vuoden aikana kohdistunut runsaasti merkittäviä muutoksia lainsäädännössä, mikä näkyy myös sopimuskannassa. Keskeisimpinä näistä on tie- tosuojan voimakkaasti korostunut rooli, joka on edellyttänyt selvästi yksityiskohtaisempaa sopimista. Ylei- senä huomiona voidaan todeta, että sairaanhoitopiirin nykyiset sopimuskäytännöt vastaavat voimassa ole- van lainsäädännön asettamia vaatimuksia. Oman haasteensa tuo kuitenkin erityisesti tutkimussopimusten piiriin lukeutuva suuri joukko vanhoja sopimuksia, joiden osalta tietosuojaa koskevia ehtoja ei ole päivitetty. Tietosuojan osalta sopimuksellisia riskejä siis havaittiin ja ne selvästi painottuvat sopimuskannan vanhem- paan osaan.

Analyysin yhteenvetona voidaan todeta, ettei sairaanhoitopiirin sopimusten siirtoa koskien havaittu erityisiä toimenpiteitä edellyttäviä seikkoja. Erityisenä huomiona on kuitenkin todettava, että sopimuskannan huo- mattavan suuren koon ja erityisesti vanhojen sopimusten suuren määrän takia voimaanpanolain 38 §:n mu- kaisen ilmoituksen lähettäminen kaikille sopimuskumppaneille tulee olemaan runsaasti työtä edellyttävä tehtävä.

Document Metadata

Table of Contents

Valitse kohde. Analyysi Pirkanmaan sairaanhoitopii- 0 (14)

Document Metadata