SOPIMUS ETEVA -KUNTAYHTYMÄN TOIMINNAN SIIRTYMISEEN HYVINVOINTIALU- EILLE LIITTYVISTÄ TOIMISTA
SOPIMUS ETEVA -KUNTAYHTYMÄN TOIMINNAN SIIRTYMISEEN HYVINVOINTIALU- EILLE LIITTYVISTÄ TOIMISTA
1. Sopimusosapuolet
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue (jälj. Keski-Uusimaa)
PL 46, 05801 Hyvinkää
y-tunnus 3221340-6 Sopimuksen yhteyshenkilö: Hallintojohtaja Xxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Kanta-Hämeen hyvinvointialue Päijät-Hämeen hyvinvointialue Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Sopimuksen tarkoitus
Eteva kuntayhtymän perussopimus on tullut voimaan 10.6.2016 lukien. Perussopimuksen mu- kaan jäsenkuntia ovat Asikkala, Askola, Espoo, Forssa, Hanko, Hattula, Hausjärvi, Heinola, Hol- lola, Humppila, Hyvinkää, Hämeenlinna, Iitti, Inkoo, Janakkala, Jokioinen, Järvenpää, Karkkila, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Kärkölä, Lahti, Lapinjärvi, Lohja, Loppi, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Orimattila, Padasjoki, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Raasepori, Riihimäki, Sipoo, Siuntio, Sysmä, Tammela, Tuusula, Vantaa, Vihti, Ypäjä.
Eteva- kuntayhtymän toiminta päättyy 31.12.2022 sosiaali- ja terveydenhuollon uudistukseen liittyvän lainsäädännön perusteella. Etevan varat ja velat tulee jakaa sekä toiminnot päättää, koska kuntayhtymän toiminta siirtyy sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanon ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanolain (”Voimaanpa- nolaki”) 57 §:n mukaisesti kaikilta osin 1.1.2023 kuudelle hyvinvointialueelle.
Hyvinvointialueiden on sovittava, siltä osin kuin kyse ei ole voimaanpanolaissa säädetyistä asi- oista, yksityiskohtaisesti muun muassa, kuntayhtymän vuodenvaihteessa 2022–2023 olevien lyhytaikaisten saatavien ja velkojen maksusta, kuntayhtymän tilinpäätöksen laatimisesta, arkis- tojen jakautumisesta, keskeneräisten riita- ja oikeusprosessien hoitamisesta ja muista toimin- nan jakautumiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta ja niistä aiheutuvien
kustannusten jakamisesta. Periaatteena on, että kustannukset jaetaan hyvinvointialueiden omistusosuuksien mukaisessa suhteessa. Omistusosuudet määräytyvät sen mukaan, mikä on kunkin alueen jäsenkuntien yhteenlaskettu omistusosuus.
Hyvinvointialueiden osuudet ovat seuraavat:
Keski-Uudenmaan hvyinvointialue | 20,39 % |
Kanta-Hämeen hyvinvointialue | 7,38 % |
Päijät-Hämeen hyvinvointialue | 12,47 % |
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue | 10,13 % |
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue | 33,63 % |
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue | 16,01 % |
Tarkoituksenmukaista on, että Etevan hallintoon liittyvät keskeneräiset asiat keskitetään 31.12.2022 jälkeen yhden hyvinvointialueen hoidettavaksi, jatkossa ”Vastuuhyvinvointialue”. Osapuolet sopivat, että Keski-Uudenmaan hyvinvointialue toimii Vastuuhyvinvointialueena.
Sopimuksessa sovitaan myös arkistojen jakaantumisesta hyvinvointialueille. Eteva- kuntayhty- män keskeinen arkisto muodostuu henkilöstötiedoista, asiakastiedoista ja hallinnollisista asia- kirjoista. Arkistot ovat osittain sähköisessä muodossa ja osittain fyysisinä asiakirjoina.
2. Vastuuhyvinvointialueen tehtävät 31.12.2022 jälkeen
3.1 Tilinpäätöksen laatiminen
Voimaanpanolain 41 §:ssä todetaan, että kuntayhtymän tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätök- sen vuodelta 2022 allekirjoittavat hyvinvointialueen hallitus ja hyvinvointialuejohtaja.
Hyvinvointialueen valtuuston on käsiteltävä tilinpäätökset ja päätettävä tilivelvollisille myön- nettävästä vastuuvapaudesta 30 päivään kesäkuuta 2023 mennessä.
Laissa ei ole määräyksiä siitä, mikä hyvinvointialue vastaa tilinpäätöksen laadinnasta ja tilinpää- töksen hyväksymisestä, jos kuntayhtymä jakaantuu useammalle hyvinvointialueelle.
Osapuolet sopivat tällä sopimuksella, että Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vastaa tilinpäätöksen 31.12.2022 laadinnasta. Tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden antamisesta päättä- vät kaikkien Hyvinvointialueiden valtuustot, ellei asiasta anneta tarkempia viranomaisohjeita tai -määräyksiä.
Vastuuhyvinvointialue veloittaa muilta hyvinvointialueilta näiden osuutta vastaavat määrät tilinpäätöksen laadinnasta, tilintarkastuksesta ja hyväksymisestä aiheutuneista menoista. Vas- tuuhyvinvointialueella on oikeus periä muilta hyvinvointialueilta talouden tietojärjestelmien ylläpitämisestä aiheutuneet kustannukset jäsenkuntien omistusosuuksien suhteessa
Osapuolet sopivat, että sujuvan tilinpäätösvalmistelun mahdollistamiseksi Etevan nykyinen ti- linpäätösvalmisteluun osallistuva henkilöstö vastaa vuoden 2022 tilinpäätöksen laadinnasta riippumatta siitä, mille hyvinvointialueelle he ovat siirtyneet. Tilinpäätösvalmistelun
kustannukset jaetaan hyvinvointialueilla Etevan nykyisten omistusosuuksien mukaan. Vuoden 2022 tilinpäätös tulee hyväksyä kaikilla kuudella hyvinvointialueella. Eteva- kuntayhtymän tar- kastuslautakunnan toimikausi jatkuu 06/2023 asti.
Vastuuhyvinvointialue perii muilta hyvinvointialueilta omistusosuuksien mukaisessa suhteessa näiden osuuden tilinpäätöksen laadinnasta, tilintarkastuksesta ja tilinpäätöksen hyväksymi- sestä aiheutuneista kustannuksista sekä kuntayhtymän tarkastuslautakunnan kokoontumisesta aiheutuneista kustannuksista. Lisäksi kukin tilinpäätöksen laadintaan resurssia osoittava hyvin- vointialue perii käytetyn resurssin osalta kustannukset muilta hyvinvointialueilta.
3.2 Päättyvät sopimukset
Eteva on vuonna 2022 antanut hyvinvointialueille selvitykset siirtyvistä sopimuksista ja päättä- nyt sellaiset sopimukset, jotka eivät siirry ja joita ei tarvita enää 1.1.2023 lukien. Mikäli tar- peettomia sopimuksia on jäänyt voimaan, vastuuhyvinvointialue ottaa edellä kuvatut sopimuk- set hoitaakseen ja pyrkii päättämään tarpeettomat sopimukset mahdollisimman pian. Vastuu- hyvinvointialue perii sopimuksista aiheutuvat kustannukset muilta hyvinvointialueilta perus- pääomien mukaisessa suhteessa.
3.3 Lyhytaikaiset saatavat ja velat
Voimaanpanolain 20 §:n mukaan kuntayhtymän varat, velat ja sitoumukset on jaettava hyvin- vointialueiden välillä jäsenkuntien omistusosuuksien suhteessa, paitsi jos varojen, velkojen ja sitoumusten siirrot olisivat hyvinvointialueiden taloudelliseen kantokykyyn nähden vähäisiä. Hyvinvointialueet voivat sopia varojen, velkojen ja sitoumusten jakamisesta myös toisin.
Kuntayhtymän lyhytaikaisia velkoja ja saamisia ei ole tarkoituksenmukaista jakaa alueille, vaan niiden perintä ja maksu hoidetaan keskitetysti Vastuuhyvinvointialueen toimesta. Vastuuhyvin- vointialueen tehtävät:
- Perii Kuntayhtymän 31.12.2022 avoinna olevat saatavat.
- Suorittaa muut lyhytaikaiset 31.12.2022 avoinna olevat velat, paitsi lomapalkkavelat (loma- palkkavelat siirtyvät hyvinvointialueille siirtyvien työntekijöiden mukana) ja rahalaitosvelat.
- Laatii 31.7.2023 mennessä lopputilityksen, jossa on kuvattu kertyneiden saatavien määrä, mahdollisesti avoimena olevat saatavat sekä suoritettujen velkojen määrä sekä näiden erotuk- sen jako hyvinvointialueille.
- Suorittaa 31.8.2023 mennessä eri hyvinvointialueille edellisessä kohdassa kertyneet osuudet.
Osapuolet sopivat, että sujuvan työskentelyn mahdollistamiseksi Etevan nykyinen taloushallin- non henkilöstö vastaa loppuselvityksen laadinnasta riippumatta siitä, mille hyvinvointialueelle he ovat siirtyneet. Loppuselvityksen ja muiden tässä kohdassa määriteltyjen tehtävien kustan- nukset jaetaan hyvinvointialueilla Etevan nykyisten omistusosuuksien mukaan.
Tilinpäätökseen 31.12.2022 kirjataan kaikki tiedossa olevat velat, velvoitteet ja vastuut.
3.4 Kuntayhtymän arkiston ja tiedonhallinnan hoitaminen
Voimaanpanolain 64 §:ssä säädetään asiakirjojen siirtymisestä hyvinvointialueille. Voimaanpa- nolain mukaan kuntayhtymän palveluyksiköiden toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasia- kirjat siirtyvät niille hyvinvointialueille, joiden alueella palveluyksiköt sijaitsevat. Muut kuin asiakas- ja potilasasiakirjat siirtyvät voimaanpanolain mukaan sille hyvinvointialueelle, jonka alueella sijaitsee eniten kuntayhtymän jäsenkuntia, elleivät hyvinvointialueet toisin sovi.
Vastuuhyvinvointialue vastaa Kuntayhtymän fyysisten arkistojen ylläpitämisestä siltä osin, kun ne sijaitsevat vastuuhyvinvointialueen alueella sekä järjestää muille hyvinvointialueille mahdol- lisuuden saada arkistosta tietoja tietopyyntöjen kautta.
Edellisestä poiketen Eteva kuntayhtymän fyysisessä arkistossa (Karhukuja 1, Mäntsälä) sijait- seva Pääjärven kuntayhtymän arkistomateriaali (n. 232 hm) siirretään Kanta-Hämeen hyvin- vointialueelle. Kanta-Hämeen hyvinvointialue vastaa siirtämisen kustannuksista.
Vastuuhyvinvointialue vastaa Kuntayhtymän Vastuuhyvinvointialueelle siirtyvien sähköisten järjestelmien lakisääteisestä ylläpitämisestä sekä järjestää muille hyvinvointialueille mahdolli- suuden saada järjestelmistä tietoja tietopyyntöjen kautta.
Vastuuhyvinvointialueella on oikeus periä muilta hyvinvointialueilta arkiston ja tietojärjestel- mien ylläpitämisestä aiheutuneet kustannukset jäsenkuntien omistusosuuksien suhteessa.
3.5 Siirtyviin asioihin ja työntekijöihin liittyvät velat, vastuut ja velvoitteet
Jokainen hyvinvointialue vastaa sille siirtyneisiin asioihin ja työntekijöihin liittyvistä veloista, vastuista, vaatimuksista ja velvoitteista sekä niihin liittyvistä neuvotteluista, viranomaiskäsitte- lyistä ja oikeudenkäynneistä ja näihin liittyvistä kustannuksista.
Vastuuhyvinvointialue hoitaa ja edustaa muita hyvinvointialueita 1.1.2023 lukien sellaisissa edellä mainituissa asioissa, jotka liittyvät asioihin tai työntekijöihin, jotka eivät ole siirtyneet hyvinvointialueille. Maksettavaksi tulevat kustannukset, korvaukset, velat tai muut suoritukset jaetaan hyvinvointialueille jäsenkuntien maksuosuuksien suhteessa. Mikäli velan, velvoitteen tai vastuun määrä on yli 100 000 euroa, vastuuhyvinvointialue kutsuu muut hyvinvointialueet kokoukseen, jossa sovitaan asiaan liittyvien tehtävien hoitamisesta, kannanotoista yms. asi- oista, joilla voi olla vaikutusta asiasta aiheutuviin kustannuksiin.
3.6 Kuntayhtymän irtaimisto
Tällä sopimuksella sovitaan, että Kuntayhtymän irtaimisto pl. osakkeet siirtyy sille hyvinvointi- alueelle, jonka alueella se palveluyksikkö sijaitsee, missä irtaimisto on ollut käytössä tai mihin irtaimisto kiinteästi kuuluu.
3. Osapuolten tehtävät 31.12.2022 jälkeen
4.1 Kuntayhtymän vuoden 2022 palkkojen maksuun liittyvät asiat
Voimaanpanolain 20 §:ssä mainitut kuntayhtymät ja erityishuoltopiirit siirretään varoineen ja velkoineen ja sitoumuksineen hyvinvointialueelle.
Jokainen hyvinvointialue vastaa kyseiselle alueelle siirtyneiden työntekijöiden lomapalkkave- loista ja -korvauksista sekä muiden, ennen 1.1.2023 muodostuneiden, palkkojen, lisien ja etuuksien maksamisesta.
4. ICT-järjestelmät
Etevalla on käytössään erinäisiä tietojärjestelmiä liittyen mm. sosiaalihuoltoon ja potilastie- toon. Etevalla on rekistereitä koskevat sopimukset järjestelmätoimittajien kanssa. Keski-Uu- denmaan hyvinvointialueen aluehallitus on osaltaan hyväksynyt 22.3.2022 § 22 esityksen ns. Etevan ICT-ratkaisuksi, josta sovitaan tarkemmin erillisillä palvelusopimuksilla. Rekisterinpitä- jänä alueensa asukkaiden tietojen osalta toimii kukin hyvinvointialue. Keski-Uudenmaan hyvin- vointialueen ja muiden hyvinvointialueiden välisissä palvelusopimuksissa sovitaan rekisterinpi- täjyydestä ja tietojen käsittelystä tarkemmalla tasolla.
5. Henkilötietojen käsittelyä ja rekisterinpitoa koskevat ohjeet
Henkilötietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä sitoutuvat noudattamaan voimassa olevan tieto- suojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa ole- van tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomi- oon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. Lisäksi sopimusosa- puolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan organisaatioidensa omia sisäisiä ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.
Fyysisten arkistojen osalta rekisterinpitäjyydestä sovitaan erillisellä sopimuksella.
6. Laskutustiedot
Tähän merkitään kunkin hyvinvointialueen laskutustiedot:
Vastuuhyvinvointialueella on oikeus lisätä edellä sopimuksessa mainittujen tehtävien hoitami- sesta laskuttamiinsa kustannuksiin viiden (5) %:n lisä vastuuhyvinvointialueen tehtävien hoi- dosta.
7. Myötävaikutusvelvollisuus
Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan kaikki tämän Sopimuksen tulkintaa ja täytäntöönpanoa kos- kevat erimielisyydet keskinäisin neuvotteluin. Ne tämän Sopimuksen tulkintaa koskevat erimie- lisyydet ja Sopimuksesta mahdollisesti johtuvat muut riidat, joista osapuolet eivät pääse yksi- mielisyyteen, ratkaisee ensiasteena Itä-Uudenmaan käräjäoikeus.
Sopijapuolet sitoutuvat toiminnallaan ja päätöksillään tukemaan vastuuhyvinvointialuetta sen tehtävien hoitamisessa.
8. Sopimuksen voimassaoloaika
Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi. Voimassaolo päättyy sitten kun sopimuksessa määri- tellyt Eteva kuntayhtymään liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet ovat tulleet täytetyksi.
9. Sopimuksen muutokset
Sopimukseen tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja vahvistettava kaikkien sopimus- osapuolten allekirjoituksin. Yhteyshenkilöiden muutos ei ole sopimuksen muuttamista.
10. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset .
Tämä sopimus on tehty seitsemänä samansisältöisenä kappaleena, yksi jokaiselle sopijapuo- lelle.
Tämä sopimus tulee voimaan kaikkien sopijapuolten allekirjoitettua sopimuksen.
Osapuolten allekirjoituksellaan vahvistama tai sähköisen varmenteen sisältävä tiedosto on juri- disesti pätevä sopimus.
Allekirjoitus Titteli