Erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset
VN/11375/2020
Erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset
Avustuksen käyttö
Avustusten myöntämisessä, käytössä, käytön valvonnassa ja takaisinperinnässä noudatetaan valtionavustuslakia (688/2001).
Erityisavustusta saa käyttää ainoastaan valtionavustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen.
Avustettavan hankkeen toteutuneita tuloja ja kustannuksia tulee seurata kirjanpidossa omalla kustannuspaikalla. Avustuspäätöksessä määritellään, kuinka suuren osan erityisavustus saa kattaa avustettavan hankkeen hyväksyttävistä kustannuksista.
Työ- ja elinkeinoministeriön erityisavustuksella katetaan avustettavasta hankkeesta syntyvää alijäämää, joka muodostuu vähentämällä hyväksyttävistä kustannuksista muut avustukset ja hankkeesta saadut tulot.
Jos avustus on suurempi kuin toteutunut alijäämä, ylimenevä osuus tulee palauttaa ministeri- ölle.
Valtionavustusta saa käyttää muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen vain sil- loin, jos asiasta on mainittu päätöksessä. Valtionavustuksen saajan on tällöin tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteut- tavan kanssa. Sopimuksessa on oltava myös maininta ministeriön ja valtiontalouden tarkastus- viraston oikeudesta suorittaa valtionavustuslain 16 §:n mukaisia tarkastuksia.
Erityisavustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuna käyttöaikana. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavat tuotot ja kulut tulee olla kirjattuna kirjanpitoon avustuksen käyttöai- kana.
Avustuksen saajan tulee perehtyä huolellisesti avustuspäätökseen ja sen ehtoihin ja rajoituksiin.
On hyvä huolehtia myös siitä, että avustuspäätöksen sisältö on avustuksen kohteena olevan toi- minnan tai hankkeen vastuuhenkilöiden sekä myös kirjanpidosta vastaavan tiedossa.
Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan kohteen kannalta tarpeelliset ja määräl- tään kohtuulliset kustannukset.
Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain (1336/1997) ja -asetuksen (1339/1997) sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava avus- tuksen käyttöajalle kuluiksi. Jos avustusta käytetään irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hyväksyttävinä kustannuksina.
Kohtuullisina kustannuksina ministeriö hyväksyy palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintään määrän, joka vastaa 80 000 euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen. Palkka voidaan maksaa rahapalkkana tai luontoisetuna.
Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutu- neet kustannukset. Kohtuullisina edustuskuluina hyväksytään sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Rahalah- joista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttyjä.
Henkilöstökustannuksista hankkeen välittömiksi kustannuksiksi katsotaan avustettavaa han- ketta varten palkattujen työntekijöiden kustannukset. Välittömiksi kustannuksiksi katsotaan myös muiden työntekijöiden kustannuksia, jos avustuksen saaja osoittaa luotettavasti esimer- kiksi työajanseurannan avulla työpanoksen kohdistumisen välittömästi hankkeelle. Erityisavus- tukselle ei saa jyvittää tilakustannuksia, jos ne aiheutuvat hankkeesta riippumatta.
Hankeavustuksella toteutettavat kalusteiden ja laitteiden hankinnat tulee toteuttaa viimeistään avustuksen käyttöajan puolivälissä. Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jäädä palvelemaan avustuksen saajan yleishyödyllistä toimintaa.
Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Kunnille myönnetyissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverot- tomat kustannukset.
Kustannuksia joita ei hyväksytä
Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole:
• poistot
• varainhankinnan kustannukset
• liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
• varaukset
• laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin
• lainojen lyhennykset
• lainojen korot
• ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
• irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvoitetta maksettavat palkkakustan- nukset
• tulospalkkiot
• oikeudenkäyntikustannukset
• oikeuden langettamat korvaukset
• rangaistusluontoiset maksut, kuten sakot ja viivästyskorot
• avustuksen palautus, takaisinperintävelvoitteet tai luottotappio edelleen jaetusta avustuk- sesta
Yleiskustannusten kohdentaminen
Yleiskustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivät välittö- mästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Näiden kustannusten määrä voi olla enintään 15 % avustetun toiminnan kustannuksista. Hankkeelle kirjattujen yleiskustannus- ten tulee näkyä hankkeen kustannuspaikkaraportilla kirjanpidossa.
Yleiskustannuksia ovat:
• Yleishallinnon henkilöstön (esim. toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopääl- likkö, toimistotyöntekijä) kustannukset. Yleishallinnon henkilöstöön kuuluvaksi voidaan kat- soa sellainen henkilö, jonka työsuhteeseen eivät hankkeiden määrän yksittäiset muutokset vaikuta.
• Yleishallinnon posti-, puhelin-, tietoliikenne-, kopio- yms. toimistokulut.
• Tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen kustannukset.
• Ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät jo- honkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen.
• Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkustannukset, ellei niitä kateta erilli- sellä avustuksella.
Yleiskustannusten on oltava:
• selkeästi perusteltuja ja kohdennettuja
• hankkeen talousarvion mukaisia
• erikseen dokumentoituja
• koko käyttöajan saman perusteisia
Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myös osoittaa toteutuneiksi.
Käyttötarkoituksen ja -ajan sekä ehtojen muuttaminen erityisestä syystä
Työ- ja elinkeinoministeriö voi avustuksen saajan hakemuksesta perustellusta syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja -aikaa sekä ehtoja. Tätä koskeva hakemus on tehtävä viimeis- tään 30 vuorokautta ennen avustuksen käyttöajan päättymistä.
Hakemuksessa on mainittava avustuspäätöksen diaarinumero.
Avustuksensaajan velvollisuudet
Tiedonanto
Valtionavustuksen saajan tulee antaa ministeriölle oikeat ja riittävät tiedot valtionavustuspäätök- sen ehtojen noudattamisen valvomiseksi.
Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä ministeriölle muutoksesta, joka vaikuttaa valtionavustuksen käyttötarkoituksen toteutumiseen tai avustuksen käyttöön. Muutoksella tarkoi- tetaan erityisesti valtionavustuksen käyttötavalle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumi- seen vaikuttavia muutoksia. Valtionavustuksen käyttöön vaikuttavia muutoksia ovat myös avus- tettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laadussa, laajuudessa tai rahoituksessa tapahtu- vat olennaiset muutokset. Muutoksen arvioinnin perustana ovat avustushakemuksessa annetut ja valtionavustuspäätöksen perustaksi otetut tiedot.
Hankintalain mukainen kilpailuttaminen
Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuu- tensa noudattaa hankintalainsäädäntöä (laki julkisista hankinnoista 1397/2016). Valtion, kuntien tai seurakuntien viranomaisten lisäksi hankintayksiköitä ovat mm. sellaiset valtionavustuksen saajat, jotka täyttävät lain 5 §:n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeu- dellinen laitos on velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalian mukaista me- nettelyä.
Jos avustuksen saaja saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta han- kintalain tarkoittamilta hankintayksiköiltä, se on velvollinen noudattamaan hankintalakia siinä hankinnassa.
Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastet- tavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintaa ei ole esi- merkiksi
• omana työnä tekeminen
• palkkaaminen työsuhteeseen
• maan, olemassa olevien rakennusten tai omaisuuden hankinta tai vuokraus
Pienhankinnan tekeminen
Vaikka hankinta ei kuuluisi julkisista hankinnoista annetun lain soveltamisalaan, työ- ja elinkei- noministeriö edellyttää, että kaikista vähintään 20 000 euroa + ALV arvoisista hankinnoista pyy- detään tarjous useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta. Tarjouspyyntöihin liit- tyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydet- täessä ministeriölle.
Mikäli avustuksen saaja tuottaa tarvitsemansa palvelun tai tavaran itse, hyväksyttävinä kustan- nuksina huomioidaan vain palvelun tai tavaran todelliset tuotantokustannukset.
Työajanseurannan järjestäminen
Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta työajanseurannasta, jos se on tarpeen eri- tyisavustuksen kohteelle kirjattavien palkkakustannusten luotettavaksi varmentamiseksi.
Vakuuttaminen
Avustuksen saajan on vakuutettava riittävästi ja tarkoituksenmukaisesti valtionavustuksella han- kittu omaisuus.
Digitaalisen verkkopalvelun tuottamiseen tai kehittämiseen myönnetty avustus
Avustuksella tuotetussa tai kehitetyssä digitaalisessa verkkopalvelussa on noudatettava verkko- sisällön saavutettavuuskriteeristön (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG 2.0) tasoa AA.
Kirjanpito
Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpito kirjanpitolaissa (1336/1997) säädetyllä tavalla. Kir- janpito on järjestettävä siten, että avustuksen käyttöä voidaan seurata kirjanpidosta luotettavasti omalla kustannuspaikalla.
Avustuksen käyttöä koskeva selvitys
Selvitys tulee toimittaa työ- ja elinkeinoministeriölle avustuspäätöksessä ilmoitettuun määräai- kaan mennessä.
Avustuksesta annettavaan selvitykseen on liitettävä:
• kustannuspaikkaraportti avustetun kohteen toteutuneista tuloista ja menoista avustuksen käyttöajalta
• selostus tai raportti avustuspäätöksen mukaisen toiminnan toteutumisesta suhteessa suun- nitelmaan
Avustuksen saajaa edustavan henkilön, jolla on organisaation nimenkirjoitusoikeus, on allekirjoi- tuksellaan vahvistettava selvityksessä, että
• avustus on käytetty siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty,
• kustannuspaikkaraportti toiminnan menoista ja tuloista perustuu avustuksen saajan kirjanpi- toon,
• selvitys on laadittu ministeriön antamien ohjeiden mukaisesti ja avustuksen kohteiksi ei ole esitetty menoja, jotka ehtojen ja rajoitusten mukaan eivät ole hyväksyttäviä tai jotka eivät toi- mintaan kuulu,
• samoihin menoihin ei ole saatu muuta julkista tukea (tai että muu julkinen tuki on erittelyssä esitetyn mukainen)
Selvitykseen liitetään tilintarkastuslain (1141/2015) 2 §:ssä tarkoitetun tilintarkastajan ministeri- ölle osoittama edellä mainittua vahvistusta vastaava lausunto.
Tuloslaskelma ja tase liitetietoineen, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus/toiminnantar- kastuskertomus sekä tositteet tai tositejäljennökset toimitetaan vain erikseen pyydettäessä. Avustuksen saajan tulee pyydettäessä toimittaa myös muita selvityksiä, joita tarvitaan valti- onapupäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi, kuten esimerkiksi kustannuspaikkaa vas- taava pääkirja.
Avustuksen palautus
Valtionavustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteetto- masti saamansa valtionavustus tai sen osa. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtion- avustus tai sen osa myös, jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytellyllä ta- valla. Jos palautettava määrä on enintään 100 euroa, se saadaan jättää palauttamatta.
Valtionavustuksen takaisinperinnästä säädetään valtionavustuslain 21 ja 22 §:ssä.
Palautettavalle tai perittävälle määrälle maksettava korko
Valtionavustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle tai takaisin perittävälle mää- rälle valtionavustuksen maksupäivästä on korkolain (633/1982) 3 §:n 2 momentin mukaista vuo- tuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä.
Jos takaisin perittävää määrää ei makseta viimeistään ministeriön asettamana eräpäivänä, sille on maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun korkokannan mukaan.
Palautuksen yhteydessä on mainittava päätöksen diaarinumero. Avustus tulee palauttaa työ- ja elinkeinoministeriön tilille:
Nordea Pankki Suomi Oyj IBAN:XX00 0000 0000 0000 00 BIC:XXXXXXXX
Tarkastusoikeus
Ministeriöllä ja valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus suorittaa valtionavustuksen xxxxx- xxxxxxx ja käytön valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia.
Jos valtionavustus on myönnetty käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoi- tusta toteuttavan muun kuin saajan hankkeeseen tai toimintaan, ministeriöllä on oikeus tarvitta- essa tarkastaa valtionavustuspäätöksen mukaista toimintaa tai hanketta toteuttavan taloutta ja toimintaa.
Valtionavustuksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.