OHJEITA KUSTANNUSERITTELYÄ JA TILINTARKASTUSTA VARTEN
OHJEITA KUSTANNUSERITTELYÄ JA TILINTARKASTUSTA VARTEN
Yleistä:
• Nordic Environment Finance Corporation (NEFCO), Nopefin hallinoija, solmii yrityksen kanssa lainasopimuksen vakioehtoineen, koskien ehdollista lainaa esitutkimusta varten. Tämän sopimuksen perusteella NEFCO voi korvata enimmillään 40 % hankkeen esiselvitysvaiheen kustannuksista, sopimuksessa mainittuun enimmäismäärään.
• Hankeselvityksen ja siitä syntyneiden kustannusten tulee kohdistua ainoastaan lainasopimuksessa otsikoituun hankkeeseen, jonka yksityiskohdat on tarkemmin kuvattu yrityksen Nopefille/NEFCOlle lähettämässä hakemuksessa.
• Hakemuksella on aina oma otsikkonsa, rekisteröintinumeronsa sekä -päivämääränsä.
• Esitutkielman budjetti on hakemuksen tärkeimpiä osioita. Toteutuneiden kulujen tulee pääpiirteittäin seurata mainittua budjettia ja suuremmat poikkeukset pitää perustella.
• Kustannuserittelyt laaditaan Nopefin omalla kustannuserittelylomakkeella, joka löytyy Nopefin verkkosivuilta. Liitteeksi voi laittaa esimerkiksi yhtiön käyttämät projektiin liittyvät työtuntilistat. Muita tositteita tai kuitteja ei tarvitse liittää. Maksatusta varten pitää lisäksi aina laatia projektiraportti, jossa kuvataan projektin kulkua ja tähänastiset tulokset.
• Yllä mainitut dokumentit (teksti lihavoituna) kuuluvat kustannustarkastuksen perusaineistoon.
• Ehdollinen laina kattaa vain toteutuneita ja hakijayrityksen jo maksamia hankeselvityskuluja. NEFCO ei osallistu hankeen käynnistys- eikä toimintakuluihin eikä muihin tulevaan toimintavaiheeseen liittyviin investointeihin.
Nopefin ehdollinen laina voi kattaa seuraavia kustannuksia: 1. Omat henkilöstökulut
Oman henkilöstön kustannukset koostuu maksetuista palkoista henkilösivukuluineen. Palkka kirjataan omakustannushintaan (ei esimerkiksi asiakkailta laskutettavaan markkinahitaan). Yritysjohto ei yleensä saa ylityökorvauksia joten tuntikorvaus voidaan laskea jakamalla kuukausipalkka 160 tunnilla. Yrityksen omilla työntekijöillä on hankeen ohella yleensä myös omat päivittäiset työtehtävänsä, joten esitettyjen hanketuntimäärien tulee olla kohtuulliset suhteessa heidän varsinaisiin työtehtäviinsä. Konsernin mahdollisen sisäisen laskutuksen yhteydessä, kulukorvauksen perusta tulee olla omakustannushinta. Esitutkimukseen käytetyt tuntimäärät tulee perustua hankeen aikana laadittuihin tuntilistoihin.
2. Matkakulut
Toimipaikan ja kohdemaan väliset matkakulut sekä päivärahoja korvataan, mutta matkat hakijamaan sisällä tai kolmansiin maihin pitää aina erikseen perustella.
3. Ulkopuoliset asiantuntijat
Tyypillisiä kustannuksia ovat konsultti- ja lakimiespalkkiot. Nopef korvaa kustannukset asiantuntijoiden työpanoksesta. Tilintarkastajan palkkio sekä kohdemaan viisumikulut hyväksytään kuluina.
Nopef ei korvaa koneiden tai laitteiden hankintaa taikka vuokraamista eikä teknisiä kokeita, hakijamaan viranomaismaksuja (kuten passit) tai perustettavan yrityksen vähimmäispääomaa tai siihen liittyviä palkkakuluja. Jos tämän laatuisia kustannuksia on sisällytetty asiantuntijoiden palkkioihin, pitää ne huomioida, vähentää palkkiosta ja poistaa kustannuserittelystä.
4. Muita kustannuksia
Muita kustannuksia ovat esimerkiksi tietoliikenne- ja kommunikointikulut, neuvottelutilan tai auton vuokraus yms. Kohtuulliset ja perustellut edustuskulut voidaan hyväksyä.
Lähetähän ystävällistesti alkuperäisen kustannuserittelyn allekirjoitettuna postitse.
Yhtiön varsinaisen tilintarkastajan lausunto
• Kustannuserittelylomakkeella on valmiina pohja tilintarkastajan lausuntoa varten. Myös erillinen lausunto vastaavilla tiedoilla hyväksytään.
• Hankkeen tulee olla yksilöity otsikolla ja rekisteröintinumerolla, tarkistetut summat mainittu ja lausunnon tulee selkeästi viitata oheiseen kustannuserittelyyn.
Tilintarkastajan lausunnon tulee vahvistaa että:
▪ Kustannukset on kirjattu siinä yrityksessä, jonka kanssa NEFCO on solminut lainasopimuksen. Myös kustannukset samaan yritysryhmään kuuluvissa yrityksissä hyväksytään edellyttäen, että kustannusten erittelyssä noudatetaan samoja periaatteita ja, että kustannukset tarkastetaan samalla tavalla. Jos samaan ryhmään kuluvat yritykset ovat laskuttaneet toisiaan, tulee se mainita ja huolehtia siitä, että omakustannusperiaatetta on noudatettu laskutuksen yhteydessä.
▪ Kolmannen osapuolen yritys voi myös saada kulujaan korvattua nk. osallistuvana yrityksinä, mikäli tästä on sovittu lainahakemuksen yhteydessä. XXXXX suorittaa kuitenkin kaikki maksatuksensa päähakijalle eli lainasopimuksen allekirjoittaneelle yritykselle. Tämä yritys vastaa itse siitä, että kolmas yritys hoitaa velvollisuutensa ja että se saa oman osuutensa rahoituksesta. Osallistuva yritys tekee oman kustannuserittelyn, jonka tilintarkastaja tarkastaa. Kaikki paperit lähetetään lainaosapuolen kautta. Osallistuvan yrityksen kustannuksia ei kirjata lainaosapuolen kustannuserittelyyn, ellei kyseessä ole lasku, jonka lainaosapuoli on maksanut osallistuvalle yritykselle.
▪ Kustannukset on kirjattu ja maksettu. Maksamattomia laskuja tai muita velkoja ei korvata.
▪ Kustannukset ovat syntyneet esiselvitystyön yhteydessä, ja kohdistuvat ainoastaan siihen esitutkimukseen, joka ilmenee lainasopimuksessa NEFCO:n ja yrityksen välillä. Mikäli on epävarmaa, liittyykö jokin työsuoritus tai matka esitutkimukseen, tämä tulee mainita erikseen, jotta XXXXX voi itse päättää, korvataanko kyseinen kustannus.
▪ Kustannukset ovat syntyneet lainahakemuksen rekisteröintipäivämäärän jälkeen. Rekisteröintipäivämäärä on merkitty lainasopimukseen.
▪ Kustannukset on suoritettu sinä aikana, joka on mainittu kustannuserittelylomakkeen alussa eikä ole epäselvyyttä siitä, onko sama kustannus jo aikaisemmin korvattu yritykselle.
▪ Yritys ei ole saanut muuta julkista tukea samoihin kustannuksiin, jotka on esitetty.
▪ Lomakkeeseen kirjoitettu tilinumero kuuluu lainansaajalle ja tili on avattu Pohjolassa sijaitsevassa ja toimivassa pankissa.
▪ Lainansaajan esiselvitystyö ja kustannukset noudattavat lainasopimusta ja siihen kuuluvia vakioehtoja (standardvillkor).
Kustannusten tarkastus voi suoritta pistokokeena tositteista, mutta tästä pitää siinä tapauksessa mainita. Otannassa tulee kiinnittää huomiota suuriin poikkeamiin esitutkielman budjettiin nähden, suuriin yksittäisiin kuluihin sekä sellaisiin kuluihin, joissa voisi ilmetä epäselvyyttä rahan käytöstä.
Muuta
Nopefin maksamat korvaukset tulee kirjata lainana, vaikka kyseessä onkin tukeen verrattava korvaus yrityksen kustannuksista. Maksettu osuus on kuitenkin laadultansa ehdollista lainaa kunnes Nopef muodollisesti lopettaa hankkeen loppuraportin yhteydessä. Vasta silloin ehdollinen laina muuttuu tueksi siltä osin kuin säännöissä määrätään.
Nopef
Nordic Environment Finance Corporation (NEFCO)
PL 241
00171 Helsinki
Puh x000 (0)00 000 000