YHTEISTYÖSOPIMUS PALKANLASKENNAN TOIMINTOJEN HOITAMISESTA
YHTEISTYÖSOPIMUS PALKANLASKENNAN TOIMINTOJEN HOITAMISESTA
1. Sopijaosapuolet
Haminan kaupunki y-tunnus: 0242496-6 Osoite: PL 70, 49401 Hamina
Virolahden kunta y-tunnus: 0207033-6
Osoite: Xxxxxxxxxxx 0, XX 00, 00000 Xxxxxxxxx
2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Tällä sopimuksella sovitaan Haminan kaupungin ja Virolahden kunnan yhteistyöstä palkkahallinnon toiminnoissa. Sopimuksella siirretään osa Virolahden kunnan järjestämistä henkilöstöhallinnon tehtäviin kuuluvista palkanlaskennan toiminnoista Haminan kaupungin tuottamisvastuulle. Yksityiskohtaisempi kuvaus sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja toiminnoista on sopimusliitteenä (Liite 1: Palvelusisältö 1.1.2024 alkaen). Muilta osin palkkahallinnon toiminnot jäävät Virolahden tuottamisvastuulle.
Virolahden kunta tuottaa sopimuksen allekirjoittamishetkellä palkanlaskennan palvelut myös Miehikkälän kuntaan (y-tunnus: 0162675-0). Sopimuksen tarkoituksena on, että Xxxxxxx tuottamat sopimusliitteen mukaiset palvelut kattavat sekä Virolahden kunnan (sopijaosapuoli) että Miehikkälän kunnan työnantajavastuulla olevat palkansaajat.
3. Henkilöstö
Sopijaosapuolten välillä ei siirry henkilöstöä tämän sopimuksen johdosta. Haminan kaupunki tuottaa sovitut palvelut omalla henkilöstöllään.
4. Hinnoittelu ja laskutus
Yhteistyösopimuksella tuotettavien palveluiden hinnaksi sovitaan 50 % Haminan kaupungin työnantajavastuulla olevien palkka-asiantuntijan varsinaisten palkkojen keskiarvosta.
Sopimuksen allekirjoittamishetkellä Haminan kaupungin palkka-asiantuntijoiden keskiarvollinen vuosipalkka on 44 431,13 euroa, jolloin 0,5 htv:n synnyttämä kustannus Virolahden kunnalle on 22 215,50 euroa vuodessa (=sopimuksen arvo allekirjoittamishetkellä).
Hinnoitteluperusteen sopimuksen mukaiseksi tarkastuspäivämääräksi sovitaan tammikuun alun (1.1.) tilanne. Ensimmäisen kerran hinnoittelua arvioidaan uudelleen 1.7.2024.
Hinnoittelua on mahdollista muuttaa sopijaosapuolten yhteisellä päätöksellä. Hinnoittelumuutokseen tarvitaan Miehikkälän kunnan suostumus, mikäli Virolahti sopimuksenvaraisesti tuottaa palkanlaskennan palvelut Miehikkälään.
Laskutus tapahtuu sähköisesti kuukausittain jälkikäteen seuraavin tiedoin: Verkkolaskuosoite 003702070336
OVT -tunnus 003702070336
Välittäjän tunnus BAWCFI22
Operaattori Basware Oyj
Laskutusosoite VIROLAHDEN KUNTA / Henkilöstöhallinto
PL 939
00026 BASWARE
5. Vastuut ja velvollisuudet
Haminan kaupunki tuottaa palkanlaskentaan liittyvän teknisen palvelun Virolahden ja Miehikkälän kunnille, eli toisin sanoen huolehtii Virolahden ja Miehikkälän kuntien palkanmaksusta. Haminan kaupungin vastuulla on teknisen palkanmaksun lisäksi hoitaa ohjaustietojen päivittäminen Populus-palkkajärjestelmään sekä tyhjentää Virolahden ja Miehikkälän ”tuulikaappia” eli Populus-palkkajärjestelmän toiminnallisuutta, jonne tulevat kaikki palkanlaskentaan liittyvät ilmoitukset (esim. sairauspoissaolot, erilliskorvaukset, pankkitilinumeron muutos ym.). Lisäksi Haminan kaupunki huolehtii keskistetysti mm. prosenttiperusteisten yleisten palkankorotusajojen ajamisesta Populus- palkkajärjestelmään. Tarkempi kuvaus kulloinkin voimassa olevasta sopimussisällöstä ja sopimukseen sisältyvistä toiminnoista on määritelty sopimusliitteellä.
Haminan kaupungin tehtävänä on hoitaa palkanlaskentaa siten, että työntekijä saa oikeana palkanmaksupäivänä palkkansa tilille. Jos palkanmaksu viivästyy esimerkiksi maksuliikennehäiriön takia tai palkkatietoja ei ole toimitettu riittävän ajoissa palkkahallintoon, ei Haminan kaupunki ole vastuussa palkanmaksun viivästymisestä tai väärästä palkkasummasta. Virolahden kunta sitoutuu toimittamaan tarvittavat palkanlaskennan tiedot yhteisesti sovittujen aikatauluraamien mukaisesti.
Virolahden kunnan vastuulla on huolehtia em. palkanlaskennan perusteina olevien tietojen oikeellisuudesta. Virolahden kunta vastaa edelleen palkansaajien neuvonnasta ja opastamisesta. Virolahden kunta vastaa myös siitä, että maksuliikenne Populus- palkkajärjestelmän ja pankin välillä toimii.
Molemmilla osapuolilla on velvollisuus myötävaikuttaa palkanlaskennan toimivuuteen ja oikeellisuuteen. Osapuolten tulee välittömästi ilmoittaa toisillensa mahdollisista häiriöistä tai muista asioista, joilla on välitön vaikutus palkanmaksuun.
Haminan kaupunki on velvollinen takautuvasti korjaamaan palkanmaksun virheellisyydet, on virhe johtunut kummasta sopimusosapuolesta tahansa. Kyseessä on normaaliin palkanmaksuun liittyvä toimenpide.
6. Tietoturva ja henkilötietojen käsitteleminen
Sopijaosapuolet noudattavat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä. Toiminnassa syntyviin asiakirjoihin, niiden tietoihin, säilytykseen, luovutukseen ja hävittämiseen sovelletaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) ja muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä ja lakeja. Sopijaosapuolet noudattavat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä.
Erikseen todettakoon, että sopijaosapuolilla on voimassa olevat omat sopimukset CGI SUOMI OY:n kanssa Populus-palkkajärjestelmästä. Sopimuksissa määritellyt henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät kirjaukset sitovat edelleen sopijaosapuolia.
Haminan kaupungin palkkahallinnon ammattilaisilla on oikeus käsitellä Virolahden ja Miehikkälän kuntien työntekijöiden palkanmaksuun liittyviä henkilö- ja palkkatietoja tällä sopimuksella määriteltyjen palveluiden tuottamisessa.
7. Yhteistyö ja varautuminen
Sopijaosapuolet sitoutuvat hyvään ja säännönmukaiseen yhteistyöhön sekä avunantoon poikkeus- ja häiriötilanteissa (esim. henkilöstön poissaolot).
Haminan kaupungin palkkahallinnon ja Virolahden kunnan henkilöstöhallinnon välisestä konsultaatiosta tai avunannosta ei lähtökohtaisesti laskuteta toista sopijaosapuolta.
Poikkeus- ja häiriötilanteissa, jolloin avunanto on tavanomaisesta poikkeavaa, laskutus tapahtuu tehtyjen työtuntien perustella. Laskutettavasta avunannosta sovitaan erikseen, ja lähtökohtaisesti etukäteen, sopijaosapuolten välillä.
8. Vahingonkorvausvastuu
Vahingonkorvausvastuussa noudatetaan ensisijaisesti aiheuttamisperiaatetta.
Ylivoimaisen esteen (force majeure) johdosta aiheutuneista vahingoista sopijaosapuolten välillä vastaa Virolahden kunta.
9. Erimielisyyksien ratkaiseminen
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, pyydetään jatkoneuvottelujen pohjaksi yhteinen asiantuntijalausunto Suomen Kuntaliitosta.
Viimesijaisesti erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana Itä-Suomen hallinto- oikeudessa.
10. Sopimuksen voimassaolo ja sen muuttaminen
Tämä sopimus tulee voimaan 1.1.2024. Sopimuksen voimaantulo edellyttää, että se on hyväksytty Haminan kaupunginhallituksessa ja Virolahden sekä Miehikkälän kuntien kunnanvaltuustoissa. Voimaantulon edellytyksenä on lisäksi sopijaosapuolten allekirjoitukset.
Kumpi tahansa sopijaosapuoli voi yksipuolisesti irtisanoa sopimuksen yhden (1) vuoden irtisanomisajalla. Yhteisesti sopien irtisanomisaika voi olla tätä lyhyempi.
Sopimussisältöä voidaan muuttaa sopijaosapuolten yhteisellä päätöksellä. Sopimusmuutokseen tarvitaan Miehikkälän kunnan suostumus, mikäli Virolahti sopimuksenvaraisesti tuottaa palkanlaskennan palvelut Miehikkälään.
Mikäli palkanlaskennan sopimuksenvarainen yhteistyö Virolahden kunnan ja Miehikkälän kunnan välillä päättyy, irrotetaan Miehikkälän kunnan työnantajavastuulla olevat palkansaajat tämän sopimuksen mukaisten ulkoistettujen palveluiden piiristä. Tällaisessa tapauksessa Haminan kaupunki sitoutuu jatkamaan Miehikkälän kunnan kanssa palkanlaskennan yhteistyötä, omalla sopimuksella.
Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin sopijaosapuolelle.
11. Allekirjoitukset
Haminassa
Xxxxx Xxxxxx Sanna Lahti
Hallintojohtaja Hallintojohtaja
Haminan kaupunki Virolahden kunta ja Miehikkälän kunta
LIITE: Palvelusisältö 1.1.2024 alkaen