KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE)

KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE)

1 Yhteishankinta

1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) on hankin- talain 11 §:n mukainen Kuntaliiton kokonaan omis- tama voittoa tavoittelematon yhteishankintayksikkö, jolla on oikeus kilpailuttaa ja tehdä tavaroita ja palve- luja (Tuotteet) koskevia puitejärjestelyjä tai hankinta- sopimuksia asiakkaittensa puolesta.

Kuntahankinnat ei hoida kevennettyjä kilpailutuksia (Minikilpailutukset) Asiakkailleen, ellei niiden hoita- misesta ja ehdoista toisin sovita.

1.2 Näitä yleisiä ehtoja sovelletaan kohdassa 2 tarkoitet- tuun sitoumukseen (Liittymissitoumus), kun kunta, kuntayhtymä, kunnallinen liikelaitos tai kunta- omisteinen osakeyhtiö (Asiakas) liittyy Kuntahankin- tojen järjestämään kilpailutukseen ja tilaa Tuotteita, ellei joltain osin erikseen toisin sovita.

2 Sitoumus

Sitoumus Asiakkaan ja Kuntahankintojen välillä teh- dään erikseen jokaisen tarjouskilpailun osalta. Si- toumus muodostuu erillisestä asiakirjasta, näistä yleisistä ehdoista sekä mahdollisista muista ko. han- kintaa määrittelevistä liitteistä.

3 Kuntahankintojen vastuut

3.1 Kuntahankinnat vastaa hankintojen kilpailuttamisesta tehokkaasti ja ammattitaitoisesti noudattaen hankin- talakia sekä muita hankintatoimeen liittyviä säännök- siä sekä huolehtii tilaajavastuulain vaatimusten täyt- tymisestä.

3.2 Kuntahankinnat huolehtii kilpailutuksesta alusta lop- puun vastaten hankinnan suunnittelusta käyttäen omaa dokumentaatiota ja prosessia. Kuntahankinnat. valmistelee ja allekirjoittaa tarjouspyyntöasiakirjat, hankintapäätökset, hankintasopimukset, asiakasoh- jeet sekä vastaa sopimushallinnasta ja toimittajayh- teistyöstä, näihin liittyvistä prosesseista sekä asia- kastiedottamisesta.

3.3 Kuntahankinnat asettaa kilpailutushankkeelle tarvit- tavat resurssit sekä nimeää kullekin kilpailutukselle vastuuhenkilön, kokoaa tarvittaessa Asiakkaiden ni- meämistä edustajista asiantuntijatyöryhmän sekä käyttää tukena tarvittaessa pysyviä kategoriatiimejä.

3.4 Tarvittaessa Kuntahankinnat hankkii juridista tai muuta asiantuntemusta ostopalveluna tai muulla ta- voin verkostojensa kautta.

3.5 Kuntahankinnat toimii laadukkaasti ja ottaa toimin- nassaan huomioon Asiakkaiden edun mm. seuraa- malla aktiivisesti hintoja, neuvottelemalla hintasääs- töjä Asiakkaille sekä kehittämällä toimintaansa ja palvelujaan asiakaslähtöisesti sekä informoimalla Asiakkaita.

3.6 Kuntahankinnoilla on Asiakkaita kuultuaan puitejär- jestelyissä tai hankintasopimuksissa sopimusosapuo- len oikeudet mm. irtisanoa tai purkaa sopimus sekä päättää hankintasopimuksissa sovitut mahdolliset sopimusmuutokset (kuten hinnantarkistukset) sekä velvollisuus tiedottaa niistä Asiakkaille. Irtisanomis- ja purkuoikeudesta on mahdollista sopia Asiakkaan ja toimittajan välisessä Asiakaskohtaisessa sopimuk-

sessa erikseen, jos Asiakassopimuksen laatiminen on tapauskohtaisesti mahdollista ja poikkeaviin irti- sanomis- tai purkuehtoihin on perusteltu syy.

3.7 Kuntahankinnoilla on velvollisuus tiedottaa Asiak- kaille myös muista olennaisista puitejärjestelyn tai hankintasopimuksen käyttämiseen mahdollisesti vaikuttavista seikoista.

3.8 Erimielisyystilanteissa Kuntahankinnat pyrkii löytä- mään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun ja konsultoi näissä tilanteissa Asiakkaita.

3.9 Puite/hankintasopimusten osalta edellä kohdissa 3.6

– 3.8 mainitut oikeudet ja velvollisuudet koskevat Kuntahankintoja vain, mikäli hankintasopimus on al- lekirjoitettu Kuntahankintojen toimesta.

3.10 Kuntahankinnat hoitaa muutoksenhakuprosessit markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto- oikeudessa sekä käräjäoikeuksissa ja ylemmissä oi- keusasteissa Asiakkaan puolesta Asiakasta kuultu- aan sekä vastaa muutoksenhakuprosessin aikaises- ta tiedottamisesta Asiakkaille.

3.11 Mikäli tavaran tai palvelun toimittaja hakee muutosta Kuntahankintojen tekemään hankintapäätökseen ja tarjouskilpailu tämän johdosta keskeytyy, Kuntahan- kinnat järjestää hankinnoista Asiakkaan hyväksy- män väliaikaisratkaisun.

3.12 Kuntahankinnat käyttää asiakasyhteistyössä työ- ryhmätyökaluna Extranetia sekä ottaa käyttöön val- miuksiensa mukaan muita sähköisiä työkaluja (esim. sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä).

3.13 Kuntahankinnat säilyttää ja arkistoi hankintaan liitty- vät alkuperäiset asiakirjat sekä vastaa siitä, että asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä noudatetaan.

3.14 Asiakkaalla on oikeus toimittaa kaikki Kuntahankin- tojen kilpailuttamiin hankintoihin liittyvät asiakirja- pyynnöt ja mahdollisiin prosesseihin liittyvät sille toimitetut tietopyynnöt edelleen Kuntahankinnoille, joka vastaa siitä, että pyyntöihin vastataan ja asia- kirjat sekä tiedot toimitetaan niitä pyytäneille liike- ja ammattisalaisuudet sekä muut julkisuusrajoitteet huomioon ottaen.

4 Kuntahankintojen palvelujen korvaaminen

4.1 Kuntahankinnat ei veloita Asiakasta palveluistaan, ellei joltain osin erityisesti toisin etukäteen sovita.

4.2 Kuntahankinnat kattaa palvelujensa tuottamisesta aiheutuvat kulunsa toimittajien maksamilla palvelu- maksuilla, joiden laskentaperuste vaihtelee hankin- takohteen laajuudesta ja laadusta riippuen. Palve- lumaksu on pääsääntöisesti keskimäärin 2 % Asiak- kaan puitesopimukseen tai hankintasopimukseen perustuvien ostojen hinnasta toimittajien Kuntahan- kinnoille ylläpitämien myyntiraporttien mukaan.

4.3 Kuntahankintojen toiminnan vakiintuessa ja puitejär- jestelyjen tai hankintasopimusten volyymien lisään- tyessä Kuntahankinnat on velvollinen alentamaan voittoa tavoittelemattomana yhtiönä palvelumaksu- jaan. Kuntahankinnat edellyttää toimittajalta tällöin, että maksun alentaminen laskee vastaavasti toimit- tajan Asiakkaalta perimiä hintoja.

4.4 Kuntahankinnat ei voi korottaa Sitoumuksessa sovit- tua hankintakohtaista palvelumaksuprosenttia, vaikka tavoiteltuun volyymiin ei päästäisi.

5 Asiakkaan vastuut

5.1 Asiakas vastaa omassa organisaatiossaan asianmu- kaisen päätöksen tekemisestä yhteishankintaan osal- listumisesta Sitoumuksen mukaisesti.

5.2 Asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan ko- ko sopimuskauden ajaksi tai kirjallisesti sovituksi määräajaksi sopimuskaudesta sekä mahdollisen op- tiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopi- musta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Asiakas antaa hankintaa varten Kuntahankinnoille tarpeelliset tiedot ja asiakirjat kilpailutusprosessin eri vaiheissa Kuntahankintojen asettamassa määräajas- sa, osallistuu tarvittaessa tuotteen määrittelyyn sekä ilmoittaa hyvissä ajoin Kuntahankinnoille sellaisista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta hankintaan ja puitesopimukseen.

5.3 Asiakas nimeää Sitoumukseen yhteyshenkilön, joka asioi Kuntahankintojen kanssa. Asiakas voi halutes- saan nimetä asiantuntijoita mm. asiakastyöryhmiin. Asiakas ilmoittaa Kuntahankinnoille muutoksista em. nimityksiin. Asiakas vastaa siitä, että nimetyillä henki- löillä on asianmukaiset toimivaltuudet. Asiakas huo- lehtii omassa organisaatiossaan sisäisestä tiedonku- lusta, tarvittavasta päätöksenteosta sekä sovitussa aikataulussa pysymisestä hankintaprosessin eri vai- heissa omalta osaltaan.

6 Sopimustoimittajan vastuu

Tuotteen toimittaja vastaa Kuntahankinnoille sen mukaan, mitä puitejärjestelyä koskevassa sopimuk- sessa tai hankintasopimuksessa on toimittajan vas- tuista sovittu sekä lisäksi erikseen Asiakkaalle sen mukaan, mitä mahdollisessa Asiakaskohtaisessa so- pimuksessa on sovittu.

7 Toimitusreklamaatiot

7.1 Asiakas reklamoi Tuotteessa ilmenevistä vähäisistä virheistä, puutteista tai viivästymisistä toimittajalle sekä ilmoittaa reklamoinneistaan Kuntahankinnoille sovitun menettelyn mukaan.

7.2 Kuntahankinnat kerää asiakasreklamaatiot ja valvoo toimituksia osana sopimusseurantaa. Jos tuotteen virheet, puutteet tai viivästymiset osoittautuvat vä- häistä suuremmiksi tai jos toimittaja syyllistyy muihin olennaisiin sopimusrikkomuksiin, Kuntahankinnat reklamoi niistä välittömästi suoraan toimittajalle ja käynnistää asianmukaiset neuvottelut. Asiakkaan tu- lee antaa reklamaatiotilanteissa kaikki tarvittava tieto Kuntahankinnoille ja osallistua erikseen sovittaessa neuvotteluihin.

7.3 Kuntahankinnat sopii puitesopimuksissa ja hankinta- sopimuksissa toimittajien kanssa, että nämä keräävät kaikki reklamaatiot ja raportoivat niistä Kuntahankin- noille sovitun käytännön mukaan.

7.4 Kuntahankinnat tiedottaa Asiakkaalle tuotteiden vir- heistä, puutteista ja viivästymisistä, tehdyistä rekla- maatioista sekä toimenpiteistä, joihin Kuntahankinnat on ryhtynyt.

8 Asiakirjojen julkisuus

8.1 Asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomai- sen toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621).

8.2 Osakeyhtiöön (Kuntahankinnat) laki soveltuu osittain koskien vaitiolovelvollisuutta, asianosaisjulkisuutta ja asiakirjan antamiskäytäntöjä.

9 Kuntahankintojen vastuu asianajo- ja oikeuden- käyntikuluista, hyvitysmaksuista ja vahingon- korvauksista

9.1 Kuntahankinnat vastaa kilpailuttamiensa yhteishan- kintojen oikeusprosessien asianajo- ja oikeuden- käyntikuluista enintään 40.000 eurolla vuosittain se- kä mahdollisista hyvitysmaksuista ja oikeuden mää- räämistä virheellisestä hankintamenettelystä aiheu- tuvista vahingonkorvauksista enintään 100.000 eu- rolla vuosittain.

9.2 Mikäli oikeudenkäyntikulut, hyvitysmaksut ja oikeu- den määräämät vahingonkorvaukset ylittävät 9.1 kohdassa mainitut Kuntahankintojen vastaamat enimmäismäärät, Kuntahankinnoilla on oikeus ve- loittaa ne Asiakkaalta ajankohtana, jolloin Kunta- hankintojen on täytettävä oma maksuvelvollisuuten- sa. Kaikki yhteishankinnassa mukana olevat Asiak- kaat osallistuvat pääsääntöisesti ostojensa suhteel- lisen osuuden, ennakoidun osuuden tai erikseen so- vittaessa jonkun muun oikeudenmukaisen jakope- rusteen mukaan em. kustannusten yms. korvaami- seen. Ensisijaisesti Kuntahankintojen vastuun ylitty- vät oikeudenkäyntikulut katetaan mahdollisista haki- jan tai valittajan korvattaviksi tulevista maksuista.

9.3 Sopimuskannan ja -volyymien kasvaessa Kunta- hankinnat varaa budjettiinsa määrärahan kohdan

9.1 mukaisten omien vastuidensa korottamiseksi.

9.4 Puitesopimukseen tai hankintasopimukseen perus- tuvat sopimusperusteiset vahingonkorvausvelvoit- teet määräytyvät sen mukaan, mitä niistä on sovittu Kuntahankintojen ja toimittajien solmimissa puiteso- pimuksissa tai hankintasopimuksissa.

9.5 Asiakkaat eivät vastaa niistä vahingoista, jotka syn- tyvät Kuntahankintojen sopimusrikkomuksen perus- teella joko jollekulle Asiakkaalle tai toimittajalle.

9.6 Mikäli 9.4 kohdan mukaista sopimusta koskeva so- pimusrikkomus johtuu yksittäisestä Asiakkaasta, Asiakas vastaa sopimusrikkomuksen johdosta ai- heutuneista vahingoista. Tällöin yhteishankinnassa mukana olevat muut Asiakkaat eivät ole vastuussa vahingoista ja mahdollisista korvausvelvoitteista.

9.7 Asiakkaan solmiessa mahdollisen Asiakaskohtaisen sopimuksen suoraan toimittajan kanssa, Asiakas vastaa toimittajalle aiheuttamastaan vahingosta sen mukaan kuin ao. sopimuksessa on sovittu.

9.8 Puitesopimuksissa tai hankintasopimuksissa Kunta- hankinnat pyrkii sopimaan vahingonkorvausvelvoit- teiden määrällisestä rajoituksesta sen mukaan kuin se voimassa olevien säädösten ja alan sopimuskäy- täntöjen ja kauppatavan mukaan on mahdollista. Rajoitukset ulottuvat myös mahdollisiin Asiakaskoh- taisiin sopimuksiin.

10 Ylivoimainen este

Osapuolet eivät vastaa ylivoimaisesta esteestä ai- heutuneista viivästyksistä tai toiselle aiheutuneista vahingoista tai kustannuksista. Ylivoimaiseksi es- teeksi katsotaan osapuolista riippumaton, ennalta arvaamaton ja olennaisesti osapuolten velvollisuuk- sien täyttämisen mahdollisuuksiin vaikuttava seikka, johon osapuoli ei kohtuullisina pidettävin toimenpi- tein ole voinut vaikuttaa eikä sitä tai sen vaikutusta estää.

11 Sitoumuksen voimassaolo

11.1 Kohdassa 2 tarkoitettu Sitoumus on voimassa puite- järjestelyn keston ajan tai tätä lyhyemmän ajan si- ten, kun siitä on sovittu ao. Sitoumuksessa. Sitou- mus päättyy ilman eri toimia myös, mikäli sen poh-

jalta tehty mahdollinen Asiakaskohtainen sopimus on irtisanottu tai purettu ehtojensa mukaisesti.

11.2 Ellei toisin ole sovittu tai ellei ole erityistä purkuperus- tetta, Asiakas voi irtisanoa Sitoumuksen kesken määräaikaisen sopimuskauden vain, jos sen toimin- nassa ja olosuhteissa tapahtuu sellaisia olennaisia muutoksia, ettei Puitejärjestelyssä mukana oleminen vastaa enää Asiakkaan tarpeita.

11.3 Asiakas ilmoittaa kohdassa 11.2 tarkoitetussa tapa- uksessa irtautumisestaan ja syistä Kuntahankinnoille kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen irti- sanoutumistaan.

12 Xxxxxxxxxxx siirto

12.1 Sitoumuksen siirrosta tulee sopia kirjallisesti.

12.2 Kuntaliitosten tai muiden vastaavien yhteydessä uusi tai laajentuva kunta-organisaatio vastaa kuitenkin si- toumusvelvoitteista sellaisen kunta-asiakkaan puo- lesta, joka kuntaliitoksen johdosta lakkaa olemasta itsenäisenä kuntana tai muuna kunta-organisaationa (ns. yleisseuraanto).

12.3 Asiakkaalla on velvollisuus tiedottaa Kuntahankintoja riittävän ajoissa kuntaliitosten tai muiden vastaavien järjestelyiden aiheuttamista muutoksista puitejärjes- telyihin ja hankintasopimuksiin.

12.4 Asiakkaan organisaatiomuutosten johdosta Liittymis- sitoumusta voidaan muuttaa yhdessä neuvotellen vastaamaan Asiakkaan uusia tarpeita.