Sopimus Exam-tenttivierailuista korkeakouluissa

Sopimus Exam-tenttivierailuista korkeakouluissa

Allekirjoittaneet korkeakoulut sopivat Exam-tenttitilojen yhteiskäytöstä seuraavaa.

Exam-järjestelmään on kehitetty tenttivierailuominaisuudet, joita hyödyntäen opiskelijoiden on mahdollista suorittaa opintoihinsa kuuluvia tenttejä myös muiden korkeakoulujen tenttitiloissa. Edellytyksenä on se, että korkeakoulu on ottanut käyttöönsä Exam-version, jossa tenttivierailuominaisuudet ovat mukana, ja ne ovat avanneet tenttitilojen ja -koneiden varausmahdollisuuden myös muiden korkeakoulujen opiskelijoille. Korkeakoulu ilmoittaa CSC:lle, kun sillä on valmius tenttivierailuverkostoon liittymiseen, ja CSC liittää korkeakoulun tämän jälkeen yhteiskäyttöpalveluun.

1 Ilmoittautuminen

Korkeakoulut, joissa tenttivierailuominaisuudet on otettu käyttöön, mahdollistavat kaikille yhteistyökorkeakoulujen opiskelijoille tenttikoneen varaamisen tenttitilasta. Lähtökohta on, että tilan ja tenttikoneen ollessa yhteiskäytössä, tulee se olla kenen tahansa opiskelijan varattavissa, ja varauksen kautta opiskelija saa käyttöoikeuden tenttitilaan. Kohdekorkeakoulu vastaa siitä, että ilmoittautuneella opiskelijalla on kulunvalvonnallisesti mahdollisuus päästä tenttitilaan tenttivierailulle määriteltyinä aikoina.

Opiskelijan on mahdollista ilmoittautua mihin tahansa tenttiin, jonka oma korkeakoulu on liittänyt tenttimahdollisuuden piiriin ja jota hänen opiskeluoikeutensa koskee omassa korkeakoulussaan. Opiskelijan vastuulla on selvittää ennen varauksen tekemistä, soveltuvatko vieraskorkeakoulun tenttitilan ohjelmistoresurssit tentin suorittamiseen. Tentin laatijan vastuulla on kirjata tentin tietoihin mahdolliset tentin suorittamiseen liittyvät ohjelmistovaatimukset tai -rajoitteet.

Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijaa informoidaan tenttitilaisuuden valvontakäytännöistä. Ilmoittautuminen edellyttää opiskelijalta valvontakäytäntöjen hyväksymistä.

Tenttitilojen varauskäytännöt päätetään korkeakoulukohtaisesti.

Tenttitilaisuudessa on varmistettava, että vierasopiskelija pääsee tenttikoneelle esimerkiksi yleistunnuksella tai automaattikirjautumisella.

2 Henkilötietojen käsittely

Opiskelija ilmoittautuu tenttitilaisuuteen Haka-kirjautumisella. Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijasta tallennetaan kohdekorkeakoulun tenttikoneen ja tenttitilan varaamista käsitteleviin järjestelmiin Haka-kirjautumisessa välitettävät tiedot. Opiskelijaa informoidaan henkilötietojen käsittelystä ennen tietojen siirtämistä.

Näiden lisäksi opiskelijan tenttitilaisuuteen liittyen tallennetaan tenttitilaisuuden ajankohta sekä tenttisuorituksen aika.

Tällä sopimuksella korkeakoulu valtuuttaa tenttivalvonnan järjestävän korkeakoulun käsittelemään opiskelijoiden henkilötietoja valvonnan toteuttamiseksi. Käsiteltävät tiedot on kuvattu tämän sopimuksen liitteessä. Kohdekorkeakoulujen tietosuojailmoituksissa tulee huomioida tenttivierailujen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely.

3 Tenttivalvonnan periaatteet

Korkeakoulut järjestävät tenttitilaisuuden valvonnan vastaavalla tavalla kuin omien opiskelijoidensa valvonnan. Valvonta voi sisältää esimerkiksi reaaliaikaista valvontaa, pistokokein suoritettavia henkilöllisyyden tarkistuksia sekä tallenteiden jälkikäteistä tarkastelua.

Tenttitilaisuudet tallennetaan äänellisellä videotaltioinnilla. Käyttöoikeus valvontamateriaaliin on ainoastaan kohdekorkeakoulun määrittelemillä henkilöillä työtehtäviensä kautta. Lisäksi kotikorkeakoulun määräämille henkilöille voidaan määritellä vilppiepäilyn selvittämiseksi pyynnöstä oikeus kyseisen tentin tallennetun materiaalin tarkasteluun.

Tenttitilaisuuden tallenteita säilytetään korkeakouluissa kaikkien opiskelijoiden osalta samojen sääntöjen mukaisesti, kuitenkin vähintään kaksi (2) kuukautta ja enintään kuusi (6) kuukautta. Vilppiepäilyissä tallenteet säilytetään kohdekorkeakoulussa niin pitkään, kunnes tarvittavat tallenteet on toimitettu kotikorkeakouluun. Kotikorkeakoulussa tallenteet säilytetään niin pitkään, kunnes vilppiepäilyn hallinnollinen käsittely on kokonaisuudessaan päättynyt. Tallenteita ja niiden käyttöä valvotaan tietoturvallisella tavalla.

4 Vilppitapausten käsittelyn periaatteet

Mikäli tenttitilaisuuden valvonnan yhteydessä havaitaan vilppiepäily, kohdekorkeakoulun nimeämä tenttitilaisuuden valvoja kirjaa vilppiepäilyn ja informoi siitä kirjallisesti opiskelijan kotikorkeakoulun yhdyshenkilöä ja tentin suorittanutta opiskelijaa. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö vie vilppiepäilyn kotikorkeakoulun hallinnolliseen käsittelyyn.

Mikäli vilppiepäily syntyy tenttisuoritusta arvioitaessa, arvioija ottaa yhteyttä kotikorkeakoulun yhdyshenkilöön. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö ottaa edelleen yhteyttä kohdekorkeakoulun yhdyshenkilöön, jonka jälkeen valvoja tarkastaa valvontamateriaalin epäilyn osalta.

Kotikorkeakoulu vastaa vilppiepäilyn hallinnollisesta käsittelystä. Vilppitapauksissa kotikorkeakoululle toimitetaan näyttö vilpistä tenttitilaisuuden video- ja äänitallenteen muodossa hallinnollisen käsittelyä varten.

5 Kustannusten hyvittäminen korkeakoulujen kesken

Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käyttäminen on opiskelijoille maksutonta 31.7.2021 saakka. Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytöstä ei peritä maksuja korkeakoulujen välillä 31.7.2021 saakka.

Allekirjoittaneet korkeakoulut arvioivat ennen aikajakson päättymistä, siirrytäänkö yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytössä opiskelijoilta perittäviin maksuihin ja / tai kustannusten hyvittämiseen korkeakoulujen välillä.

6 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen

Tämä sopimus tulee voimaan dd.mm.yyyy.

Kullakin sopijapuolella on oikeus irtisanoutua sopimuksesta kirjallisesti viimeistään heinäkuun 31. päivänä, jolloin irtisanoutuminen tulee voimaan seuraavan lukuvuoden päättyessä heinäkuun 31. päivänä. Sopimuksesta irtisanoutuneen korkeakoulun opiskelijoilla ei ole mahdollisuutta suorittaa tenttejä muissa korkeakouluissa, sillä kyseinen korkeakoulu poistetaan yhteiskäyttöpalvelusta.

7 Allekirjoitukset

Helsingissä dd.mm.yyyy sopimuksen allekirjoittajat