Eurajoen kunta hakee palvelun tuottajaa Luvian Laitakarin Merihelmeen
Eurajoen kunta hakee palvelun tuottajaa Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Eurajoen kunta hakee palvelun tuottajaa vuokralaiseksi hoitamaan Luvian Laitakarin Merihelmeä, joka sijaitsee osoitteessa Xxxxxxxxxxxxx 000, 00000 Xxxxx. Kohde vuokrataan matkailu-, vapaa-aika- ja virkistystoimintaa varten. Uimaranta ja viheralueet jäävät yleiseen käyttöön.
Palvelun tuottajan kilpailutus tehdään avoimella menettelyllä, hankintalain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon alittavana käyttöoikeussopimuksena.
Tarjouksen tulee sisältää toiminta- ja kehittämissuunnitelman sekä ehdotuksen vuosivuokrasta (laskennallisesti 12 kk). Tarjouksessa tulee huomioida tilavuokran lisäksi kaikki tarjouspyynnön liitteet sekä velvoittavan kohdekierroksen (22.3.2021 klo 16.00 osoitteessa Laitakarintie 312, 29100 Luvia) aikana esiin tulevat asiat.
Vuosivuokra on summa, jonka palveluntuottajana maksat tilaajalle (ilmoitetaan verottomana).
Arvostamme konkreettisten kehittämistoimenpiteiden lisäksi verkostoitumista Laitakarin muiden yrittäjien sekä yhteistyötä kunnan eri toimijoiden sekä seurojen ja yhdistysten kanssa. Palveluntuottajan tulee huolehtia kunnan vierasvenelaiturin vuokrauksesta ja maksujen perimisestä sekä vierasveneilijöiden huoltorakennuksen varauksista, maksuliikenteestä sekä puhtaanapidosta, heti tilojen valmistumisesta lähtien. Tarjoajan tulee huomioida tarjousta tehdessään sen, että vierasvenepaikkojen vuokraus siirtyy sopimuksen piiriin vasta 1.1.2022 alkaen.
Vuokrauskohde
Luvian Laitakarissa sijaitseva Merihelmi on valmistunut vuonna 2005. Vuokrattavissa tiloissa (n.210m²) on mm. pieni keittiö, ruokailutila n.40:lle, puku- ja saunatilat sekä ulkoterassi. Rakennuksen yhteydessä on myös lämminvesiallas sekä savusauna, jotka kuuluvat sopimuksen piiriin. Kesällä 2021 valmistuu vierasveneilijöiden huoltotilat (n.36m²). Palvelutarjontaan kuuluu ympäri vuoden lämpiävä yleisösauna, joka tarjoaa meressä uimisen ohella tilaisuuden lämmitellä saunan lauteilla viitenä päivänä viikossa kesäaikaan ja talviaikaan avantouintia harrastaville kahdesti viikossa. Merihelmen merellinen sijainti mahdollistaa elämyksellisen ympäristön erilaisille yksityistilaisuuksille, saunailloille sekä kokous- ja koulutuspäiville.
Sopimusaika
Sopimuskausi on 1.9.2021 – 31.12.2024, jonka jälkeen on mahdollisuus kahden (2) vuoden optiokauteen. Optiokauden käytöstä tehdään erillinen päätös. Sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista määräajan päättyessä.
Vaatimukset
Kunta vuokraa Merihelmen siinä kunnossa kuin se nyt on. Vuokralainen hankkii toimintaansa varten kaiken tarvittavan irtaimiston. Vuokralainen vastaa kaikista toimintaan liittyvistä lupa- ja viranomaismääräyksistä sekä sopimuksen voimassaolon aikaisista kiinteistön käyttökustannuksista, mukaan lukien alueiden kunnossapidon. Liitteessä 1 on tarkemmat tiedot vuokralaisen eli palvelun tuottajan ja vuokranantajan eli tilaajan vastuista, velvollisuuksista sekä oikeuksista. Asioista sovitaan tarkemmin yhdessä valitun toimijan kanssa ennen varsinaisen sopimuksen allekirjoittamista.
Tilaajavastuu
Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä koko sopimuskauden ajan. Asian varmistamiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseen voimassa oleva Vastuu Group -palvelun voimassa oleva Luotettava Kumppani-raportti tai muu vastaava selvitys, vaikka tarjoajalla ei olisikaan myönnettyä Y- tunnusta.
Selvityksestä on käytävä ilmi tilaajavastuulain edellytysten täyttyminen. Mikäli selvitystä ei ole toimitettu tarjouksessa tai käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös.
Palveluntuottajan valinta
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta.
Kokonaistaloudellisuus: laatu 60%, hinta 40%
Laadun painoarvo 60 % (max 60p.)
Laadun arvioimiseksi tulee tarjoajan liittää tarjoukseensa Merihelmen palvelukokonaisuutta koskeva vapaamuotoinen, vuosikohtainen toiminta- ja kehittämissuunnitelma, jossa tulee olla selvästi mainittuna vähintään alla olevat asiat.
Tarjoaja on velvollinen toteuttamaan suunnitelmassaan esitetyt palvelut ja toimenpiteet, mikäli tulee valituksi palveluntuottajaksi. Suunnitelmassa (max 3 A4) siis arvostetaan konkreettisia toimenpiteitä.
a) kuvaus liike- ja toimintaideasta/suunnitelmasta sekä mahdolliset muut palvelut ja oheistarjonta, jotka parantavat Merihelmen toimintaa ja viihtyisyyttä asiakkaiden näkökulmasta eli vuosikohtainen kehittämissuunnitelma käytännön mallinnuksin esitettynä
b) selvitys toimintavarmuudesta kuten mm. sijaisjärjestelyistä, vastuuhenkilö nimettynä sekä muusta mahdollisesta erityisosaamisesta, mistä tarjoaja kokee olevan hyötyä palvelun tuottajana
c) kuvaus/ehdotukset siitä, miten yhteistyötä muiden Laitakarin yrittäjien kanssa kehitettäisiin
d) miten tarjoaja markkinoi toimintaansa sekä huomioi poikkeusolot sekä ympäristönäkökulmat toiminnassaan ja suunnitelmissaan
e) miten tarjoaja varmistaa velvoitteissa mainitun riittävän hygieniatason sekä turvallisuuden toteutumisen (käytännön esimerkit)
Kohdat a-e arvioidaan kukin erikseen alla olevan pisteytyksen mukaisesti.
0 tai 1p. suunnitelma on puutteellinen ja epäselvä
2 tai 3p. suunnitelma ei osoita mitään lisäarvoa tuottavaa ja konkreettiset esimerkit on esitetty vajavaisesti
4-5p. suunnitelmassa tuodaan esille vain vähän lisäarvoa tuottavia konkreettisia asioita eli toiminta ei muutu olennaisesti nykyisestä
6-7p. suunnitelma on selkeästi kirjoitettu ja esille tuodut konkreettiset toimenpiteet tuovat lisäarvoa
8-10p. suunnitelma on hyvä ja esille tuodut käytännön toimenpiteet tuovat paljon lisäarvoa
f) palveluista vastaavan kokemus vastaavanlaisesta työstä vuosina ja xxxx xxxxxxxx (selvitys ja erittely työntekijä/yrittäjä)
0p. kokemusta ei ole lainkaan tai on, mutta vähäisessä määrin (alle 1v.) työntekijän roolissa
1-2p. kokemusta työntekijänä 1- 3 vuotta 3-4p. kokemusta työntekijänä yli 3 vuotta 5p. kokemusta yrittäjänä alle 1vuotta
6-7 p. kokemusta yrittäjänä alle 3 vuotta, mutta yli 1 vuotta 8-9p. kokemusta yrittäjänä yli 3, mutta alle 5 vuotta
10p. kokemusta yrittäjänä yli 5 vuotta
Laatupisteet (kohdat a-f) lasketaan yhteen ja luku muodostaa laadullisuuden vertailuluvun.
Hinnan painoarvo 40 % (max 40p.)
Maksettavan vuosivuokran määrä on kiinteä koko sopimusajan. Tarjoaja ilmoittaa summan, jonka on valmis maksamaan palvelun tuottajana, huomioiden kaikki tarjouspyynnön liitteissä mainitut asiat. Summa ilmoitetaan verottomana vuosivuokrana (12kk).
Hintapisteet lasketaan kaavalla (tarjoushinta/suurin tarjottu vuosivuokran vertailuluku) x hinnan painoarvo (40). Suurin tarjottu vuosivuokra saa täten vertailussa 40 pistettä.
Mikäli tarjoaja esittää negatiivista vuosivuokraa eli vuokran sijaan kunnalle maksua, saa tarjoaja hintavertailussa nolla (0) pistettä.
Esitettyä vuosivuokraa voidaan tarkistaa yhden kerran ennen mahdollisen optiokauden käyttöönottoa. Mahdollisella optiokaudella sopimushinnat sidotaan Tilastokeskuksen Kuluttajahintaindeksiin siten että perusindeksinä käytetään mainitun indeksin Elinkustannusindeksin helmikuun 2021 pistelukua 1994.
Mahdollinen hinnankorotus lasketaan kaavalla: tarkistushetken tuorein Elinkustannusindeksin pisteluku/1994 * alkuperäinen vuosivuokra. Hintoja ei tarkisteta alaspäin. Viittaus: Suomen virallinen tilasto (SVT): Kuluttajahintaindeksi. ISSN=1796-3524.
Arviointiryhmän jäsenet arvioivat annetut laadulliset selvitykset henkilökohtaisesti antaen pisteet edellä mainittujen arviointiperusteiden mukaisesti. Saadut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen.
Tarjoukset
Tilaaja edellyttää tarjouksen tekemiseksi kohteeseen tutustumisen paikan päällä sovittuna kohdekierrosaikana Eurajoen kunnan edustajan läsnä ollessa.
Kohdekierros pidetään kohteessa 22.3.2021 klo 16.00 alkaen. Ilmoittautuminen esittelyyn on tehtävä sähköpostilla osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx 21.3.2021 klo
23.00 mennessä.
Tarjoukset tulee jättää 6.4.2021 klo 12.00 mennessä joko sähköpostitse osoitteeseen: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx tai paperisena Eurajoen kunnanvirastolle, kuoreen merkintä Merihelmen palvelun tuottaja. Huomioithan, että viraston ovet ovat kiinni eli sovi tarjouksen tuominen erikseen viraston infon kanssa numerossa 02 86941 (arkisin 9-15).
Pyydämme huomioimaan, että koronaepidemiasta johtuen kierrokselle voi osallistua vain kaksi (2) henkilöä per tarjoaja. Esittelykierros alkaa yllä mainittuna ajankohtana, joten tarjoajien tulee siten saapua paikalle ajoissa. Esittelykierroksella noudatetaan Valtioneuvoston valtakunnallisia ja alueellisia koronaepidemiaan liittyviä rajoituksia ja
suosituksia sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ja opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) antamaa ohjetta turvaetäisyyksistä ja hygieniakäytännöistä.
Osallistuminen yllä mainittuun kohdekierrokseen paikan päällä, hankintayksikön edustajan läsnä ollessa on hankinnassa ehdoton vaatimus. Tarjousta ei voida hyväksyä ilman esittelykierrokselle osallistumista.
Lisäkysymykset
Tarjoajilla on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja lisätietoja tilaajalta kohdekierroksen aikana. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi kysymykset on esitettävä kohdekierroksella, ja niihin vastataan joko kohdekierroksen aikana tai erillisellä lisäkirjeellä kohdekierroksella esitettyihin tarjoajien sähköpostiosoitteisiin.
Asiakirjojen julkisuus
Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjouksessa. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä.
Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena.
Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten
Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) mukaisesti, mikäli asianosainen tarjoaja on antanut tähän suostumuksensa. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan. Mikäli ehdotettu tiedoksiantotapa ei tarjoajalle sovi, tästä tulee ilmoittaa hintalomakkeella (liite 02 Hintalomake).
Tarjouspyynnön liitteet
Liite 1 Vastuut, velvollisuudet ja oikeudet Liite 2 Hintalomake
Liite 3 Karttatuloste
Liite 4 Merihelmen pohjakuva
Liite 5 Asemapiirros
Tarjouksen liitteet
Tarjoukseen on sisällytettävä vähintään seuraavat asiakirjat:
• Hintalomake (liite 2)
• Xxxxxxxxxxxxx.xx -raportti tai vastaavat selvitykset
• Toiminta- ja kehittämissuunnitelma
Tarjoajan tulee varmistaa, että kaikkien tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten täyttyminen on selvästi ja yksiselitteisesti todennettavissa tarjousasiakirjoista.