Contract
SOPIMUSPALOKUNTIEN JA MUIDEN YHDISTYSTEN JÄSENTEN JA HUOLTAJIEN TIEDOT HAKA – TURVALLISUUSOSAAMISEN HALLINNOINTIKANNASSA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste, joka perustuu kahteen alla olevaan säädökseen:
• EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) 2016/679
• Suomen tietosuojalakiin 1050/2018
Rekisterinpitäjät
Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö – Räddningsbranschens Centralorganisation i Finland ry (jäljempänä SPEK).
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
00520 Helsinki
Y-tunnus 0912934-5
Rekisterinpitäjä on myös se sopimuspalokunta tai yhdistys, jonka jäseneksi kyseessä oleva sopimuspalokuntalainen ja tämän huoltaja on ilmoittautunut ilmoittautumislomakkeella tai vastaavalla palokunnan jäseneksi kirjaamislomakkeella.
Lisäksi rekisterinpitäjinä toimivat pelastusalan liitot, alueelliset palokuntayhdistykset sekä pelastuslaitokset, jonka alueella sopimuspalokunta tai yhdistys toimii.
Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö, pelastusalan liitot, alueelliset pelastusalan yhdistykset, pelastuslaitokset, sopimuspalokunnat ja muut yhdistykset ovat toisistaan erillisiä rekisterinpitäjiä. Rekisterinpitäjä on se, kenen tarkoituksiin tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen perusteella. Siltä osin, kun tarkoitukset ovat yhteisiä, nämä tahot ovat yhteisrekisterinpitäjiä.
SPEKin rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii kehittämispäällikkö Xxxxxx Xxxxxxxxxx,
p. 0400 434 905, sähköposti xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xx.
SPEKin tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistä vastaa hallintopäällikkö Xxxx Xxxxxxx,
p. 040 080 8947 ja sähköposti xxxx.xxxxxxx@xxxx.xx.
Keiden tietoja käsittelemme
Käsittelemme sopimuspalokuntien jäsenten ja heidän huoltajiensa sekä muiden yhdistysten henkilötietoja mahdollistaaksemme palokuntatoiminnan kirjaamisen.
Ohjaamme ja järjestämme palokuntatoimintaa valtakunnallisesti ja tarjoamme jäsenpalvelut alueellisille pelastusliitoille, koulutuksen järjestäjille, pelastuslaitoksille, sopimuspalokunnille ja muille yhdistyksille.
Mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme muun muassa seuraavia henkilötietoja: Organisaatioiden tiedot:
o nimi,
o yhteystiedot,
o organisaatiotyyppi,
o internetsivut,
o kunta,
o pelastustoimen alue,
o lähtöaika,
o perustamisvuosi,
o y-tunnus,
o yhdistysrekisterinumero,
o paloaseman kuva,
o laskutustiedot,
o laskutustapa,
o verkkolaskutunnus,
o verkkolaskuoperaattori,
o tilinumero,
o BIC-koodi,
o kiellot,
o muita lisätietoja,
o yksiköt,
o tapahtumat,
o tapahtuman tyyppi,
o tapahtuman onnettomuustyyppi,
o tapahtuman kuvaus,
o tapahtumaan liittyvät osastot,
o tapahtumaan liittyvät osallistujat
o jäsenet,
o henkilöstö,
o koulutussuunnitelma,
o liittojäsenyydet,
o osastot,
o osastotyyppi,
o jäsenten roolit,
o organisaation lisäämät lisätietokentät,
o ilmoittautumiset tapahtumiin,
o organisaation käyttöoikeudet sekä
o organisaation yhteyshenkilöt.
Rekisteröityjen tiedot:
o henkilön nimi,
o puhuttelunimi,
o henkilön kuva,
o tunnistautumisnumero,
o puhelinnumero,
o sähköpostiosoite (käyttäjätunnus),
o postiosoite,
o aktiivisuus (harjoitustunnit ja -kerrat, hälytys- ja harjoituskerrat),
o syntymäaika,
o uimataito,
o ajokorttiluokka,
o ajokortin voimassaoloaika,
o VAP-luokitus,
o poikkeusolojen sijoituspaikka,
o harrastustuntikertymä,
o sukupuoli,
o kansalaisuus,
o verotuskunta,
o tilinumerotiedot,
o kiellot,
o muut lisätiedot,
o rikostaustan selvitys,
o jäsenyydet,
o jäseneksi hyväksymispäivämäärä,
o jäsenhistoria,
o käyttöoikeudet,
o kurssioikeudet,
o koulutustaso,
o käydyt kurssit vuosilukuineen,
o pätevyydet testituloksineen,
o roolit eri organisaatioissa,
o ansiomerkit,
o palvelusvuosimerkit,
o harrastusmerkit,
o muu palvelu,
o palokunnan lisäämät liitteet,
o lähiomainen sekä
o lähiomaisen yhteystiedot.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn henkilön tiedoissa näkyy, kuka on henkilötietoa viimeksi tallentanut tai muokannut ja milloin se on tapahtunut.
Mistä saamme tiedot
Keräämme sopimuspalokunnan ja muiden yhdistysten jäseniä ja heidän huoltajiaan koskevat tiedot pääasiassa heiltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana. Alaikäisen ja vajaavaltaisen jäsenen tiedot ilmoittaa hänen huoltajansa.
Kuka muu käsittelee tietojasi
Henkilötietoja käsittelevät SPEKin lisäksi sopimuspalokunnat ja muut yhdistykset hyvän tiedonhallintatavan ja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Siirrämme henkilötietoja seuraaville vastaanottajille palokuntatoiminnan mahdollistamiseksi, järjestämiseksi ja jäsenpalveluiden tarjoamiseksi:
o Suomen Pelastusalan Keskusjärjestön työntekijät,
o alueelliset pelastusliitot ja heidän työntekijänsä,
o alueelliset palokuntayhdistykset,
o pelastuslaitokset,
o kurssin- ja tapahtumajohtajat, jotka toimivat jonkin edellä mainitun organisaation lukuun,
o matka- ja majoitus- sekä tapahtumapalveluiden tuottajat,
o digitaalisten ratkaisujen ja palveluiden tuottajat,
o koulutus- ja oppilaitoskumppanit sekä
o muut palveluntuottajat, kuten postitus- ja viestintäpalveluiden tuottajat.
Miksi käsittelemme tietojasi
Käsittelemme sopimuspalokuntien jäsenten ja heidän huoltajiensa sekä muiden yhdistysten tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
o palokuntakasvatuksen järjestäminen ja palokuntien toimintaohjelman toteuttaminen palokunnissa
o koulutusten järjestäminen ja koulutussuunnittelu,
o tapahtumien järjestäminen ja tuottaminen,
o sopimuspalokuntalaisten kiittäminen (ansiomerkkitoiminta),
o laskutus,
o sopimuspalokuntien kampanjoiden toteuttaminen (Päivä Paloasemalla),
o digitaalisten ratkaisujen tarjoaminen, käyttäjä- ja lisenssihallinta ja käytön tuki,
o viestintä ja markkinointi,
o tutkimus ja kehitys,
o sopimuspalokuntien tiedonhallinta (HAKA-tilastot),
o palokuntatoiminnan dokumentointi xxxx
o henkilömatrikkelin muodostaminen.
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi
Poistamme sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista kuuden (6) kuukauden kuluessa jäsenyyden päättymisestä.
SPEK, sopimuspalokunta ja muu yhdistys poistaa jäsentensä tiedoista yhteystiedot jäsenyyden päättymisen jälkeen. Säilytämme esimerkiksi koulutustiedot sekä palokuntatoimintaan liittyvät tiedot historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia sekä kirjallista ilmaisua varten.
Kuinka suojaamme tietosi
Käsittelemme sopimuspalokuntien sekä muiden yhdistysten jäsenten ja huoltajien henkilötietoja pääsääntöisesti digitaalisesti HAKAssa. Digitaalinen ratkaisu on teknisesti suojattu.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella HAKA – Turvallisuusosaamisen hallinnointikantaan kirjatuilla henkilöillä on oikeus katsoa omia tietojaan. Henkilö voi hakea omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan (sähköpostiosoitteellaan) salasanaa, jonka jälkeen henkilö voi kirjautua omiin tietoihinsa nähden kaikki itsestään kerätyt tietonsa. Rekisteröity henkilö voi muuttaa itse yhteystietojaan.
Rekisteröidyllä henkilöllä on myös oikeus esittää tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Ensisijaisesti pyyntö kannattaa pyytää suoraan omalta sopimuspalokunnalta tai siltä yhdistykseltä, jossa henkilö on jäsenenä.
Rekisterinpitäjän velvollisuus on toimittaa pyydetyt tiedot viimeistään yhden kuukauden kuluessa tarkastuspyynnöstä. Jos rekisterinpitäjä ei vastaa sinulle määräajassa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun tietosuojaoikeuksiesi loukkaamisesta.
Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietojasi, sen täytyy kertoa sinulle kieltäytymisen syyt. Kieltäytymisen on aina perustuttava lakiin. Jos kieltäytymiselle ei mielestäsi ole perusteita, voit tarvittaessa ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.
Rekisterinpitäjä oikaisee virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma- aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Pelastuslaitoksen rekisterinkäsittelijän raportit palokunnista
Pelastuslain 94 §:n mukaisesti pelastuslaitos saa pitää henkilörekisteriä Pelastuslain 25 §:ssä tarkoitettuun sopimuspalokuntaan ja muuhun sopimuksen tehneeseen yhteisöön kuuluvista pelastustoimintaan osallistuvista henkilöistä pelastustoiminnan toimintavalmiuden varmistamiseksi ja pelastustoimen resurssien käytön suunnittelua varten.
Pelastuslaitoksen rekisterinkäsittelijällä (pelastuslaitoksen käyttöoikeudella) on oikeus saada alueensa palokunnista seuraavat hälytysosastojen henkilöiden raportit pääsemättä yksittäisen henkilön tietoihin:
o Aktiiviset jäsenet (palokunnan nimi, hälytysosaston nimi, henkilön nimi ja sähköpostiosoite, syntymäaika, vakanssinumero, osallistumisaktiivisuuden lukumäärät tunneittain ja kerroittain pelastus- ja ensivasteharjoituksiin, oppitunteihin, hälytyksiin ja turvallisuusviestintätapahtumiin sekä muihin kuin edellä mainittujen harrastusaktiivisuuteen yhteensä)
o Hälytystilastot (palokunnan nimi, pelastus- ja ensivastehälytysten lukumäärät kuukausittain ja yhteensä)
o Sopimuspalokuntalaisten suoritetut ja suunnitellut kurssit (palokunnan nimi, henkilön nimi, suoritettu kurssi, muu suoritettu kurssi tai koulutus, vuosi, järjestäjä, suunniteltu kurssi ja vuosi)
o Koulutustilanne pelastuslaitoksittain mukaan lukien nuorten ja naisten kurssit (kurssin nimi, suoritettujen kurssien kokonaismäärä ennen kuluvaa vuotta, kuluvana vuonna, suunniteltu koulutus kuluvana vuonna, suunniteltu koulutus seuraavana vuonna ja suunniteltu koulutus kuluvaa vuotta seuraavana toisesta vuodesta eteenpäin)
o Hälytysosastojen koulutusraportti (palokunnan nimi, vakanssinumero, henkilön suku- ja etunimi, syntymäaika, rooli palokunnassa, kurssin nimi ja suoritusvuosi)
o Palokuntien merkkivuodet koko valtakunnasta (palokunnan nimi, postitoimipaikka, perustamisvuosi, merkkivuosi 5 vuoden välein)
o Palokuntien yhteystiedot koko valtakunnasta (palokunnan nimi, osaston nimi, sähköposti, puhelin, osoite, postinumero, postitoimipaikka, osaston sähköposti, osaston puhelin)
o Pätevyydet (palokunnan nimi, henkilön nimi, pätevyyden nimi ja päättymispäivämäärä)
o Hälytysosastojen hälytysmäärät (palokunnan nimi, osaston nimi, pelastus- ja ensivastehälytysten lukumäärät)
o Hälytysosastojen harjoitusten määrät (palokunnan nimi, osaston nimi, harjoitusten lukumäärä)
o Hälytysosastojen jäsenten voimassaolevat ja päättyneet pätevyydet (palokunnan nimi, osaston nimi, pätevyys, henkilön nimi, päättymispäivämäärä)
o Hälytysosastojen henkilöiden korkein koulutustaso (palokunnan nimi, osaston nimi, henkilön nimi, koulutustaso, vuosi, jolloin korkeimman koulutustason on saavuttanut)
o Palokuntien turvallisuusviestintätapahtumat (palokunnan nimi, osastojen nimi, alkupäivämäärä, aloituskellonaika, tilaisuuden kesto, ajetut kilometrit, tapahtuman johtaja, tapahtuman kuvaus ja seloste, tapahtumapaikan osoite, vierailijoiden määrä, osallistujien nimet, osallistujien lukumäärä, henkilötyötunnit)
Alueellisen pelastusliiton rekisterinkäsittelijän raportit jäsenpalokunnista
Alueellisen pelastusliiton rekisterinkäsittelijällä (pelastusliiton käyttöoikeudella) on oikeus saada alueensa palokunnista seuraavat raportit pääsemättä yksittäisen henkilön tietoihin:
o Sopimuspalokuntalaisten suoritetut ja suunnitellut kurssit (palokunnan nimi, henkilön nimi, suoritettu kurssi, muu suoritettu kurssi tai koulutus, vuosi, järjestäjä, suunniteltu kurssi ja vuosi)
o Koulutustilanne palokunnittain mukaan lukien nuorten ja naisten kurssit (kurssin nimi, suoritettujen kurssien kokonaismäärä ennen kuluvaa vuotta, kuluvana vuonna, suunniteltu koulutus kuluvana vuonna, suunniteltu koulutus seuraavana vuonna ja suunniteltu koulutus kuluvaa vuotta seuraavana toisesta vuodesta eteenpäin)
o Palokuntien merkkivuodet koko valtakunnasta (palokunnan nimi, postitoimipaikka, perustamisvuosi, merkkivuosi 5 vuoden välein)
o Palokuntien yhteystiedot koko valtakunnasta (palokunnan nimi, osaston nimi, sähköposti, puhelin, osoite, postinumero, postitoimipaikka, osaston sähköposti, osaston puhelin)