Sopimus hankintayhteistyöstä

Sopimus hankintayhteistyöstä

1. Sopimuksen Osapuolet

Tämän sopimuksen Osapuolet ovat:

XXX (XX) XXX XXX

Hankintayhteistyön kohteena olevan hankinnan piiriin kuuluvat myös ne Osapuolten määräysvallassa tai omistajatahoina olevat yhtiöt ja liikelaitokset, jotka Osapuoli päättää nimetä julkaistavassa hankintailmoituksessa.

2. Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet

Osapuolet toteuttavat yhteistyössä perustietotekniikka- ja tietoliikennepalveluiden hankinnan, joka sisältää Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n (Kuuma-ICT) liiketoiminnan ja henkilöstön siirron liikkeenluovutuksella tai osakekaupalla valittavalle toimijalle, saadakseen taloudellista etua edullisimpien hankintahintojen ja -ehtojen muodossa sekä hyötyjä päällekkäisen työn vähentymisen ja asiantuntemuksen lisääntymisen kautta.

Hankinta toteutetaan hankintalain 34 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä. Tätä Sopimusta sovelletaan Osapuolten väliseen hankintayhteistyöhön.

3. Yhteistyön järjestäminen

Osapuolet ovat päättäneet muodostaa hankintarenkaan. Yhteistyötä ja sen kohteena olevaa hankintaa koordinoi ohjausryhmä.

Osapuolet esittävät organisaatioistaan edustajat hankinnan toteutuksesta vastaaviin ryhmiin. Osapuolet vastaavat siitä, että hankinnan käytössä on riittävä määrä henkilöstöä ja riittävä varahenkilöjärjestelmä, jottei hankinta viivästy resurssivajeen vuoksi.

Hankintaprosessi tehdään kaikkien Osapuolten nimissä, eli kaikki Osapuolet ilmoitetaan hankintayksiköiksi. Hankinta toteutetaan siten, että hankinnasta julkaistaan yksi hankintailmoitus ja osallistumishakemuksia pyydetään yhdellä osallistumispyynnöllä. Hankintaan osallistuvat Osapuolet tekevät kuitenkin omat keskenään samansisältöiset hankintapäätökset ja allekirjoittavat kukin oman hankintasopimuksensa valituksi tulleen Toimittajan kanssa. Hankintasopimuksen sisältö vaihtelee riippuen kunkin Osapuolen valitsemista palveluista ja palvelutasoista.

4. Hankintayhteistyön organisointi

Ohjausryhmä valvoo hankinnan toteuttamista ja ohjaa hankintaa. Ohjausryhmä käsittelee hankinnan toteuttamisen kannalta tärkeät asiat. Ohjausryhmä pyrkii tekemään päätöksensä yksimielisesti.

Mahdollisessa äänestystilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kukin Osapuoli nimeää

Ohjausryhmään oman edustajansa. Kunnanjohtajat ovat nimenneet Ohjausryhmän puheenjohtajaksi Järvenpään kaupungin tietohallintojohtajan.

Ehdokkaiden kanssa käytäviä neuvotteluja ja muuta hankinnan käytännön työskentelyä varten muodostetaan tarvittaessa neuvotteluryhmä. Neuvotteluryhmän kokoonpanon vahvistaa Ohjausryhmä.

Hankintailmoituksen valmistelu

Ohjausryhmä johtaa työtä hankintailmoituksen, osallistumispyynnön, hankekuvauksen, neuvottelukutsun, tarjouspyynnön ja muiden tarvittavien asiakirjojen valmistelemiseksi. Asiakirjojen lopullisen sisällön vahvistaa Ohjausryhmä. Ohjausryhmä päättää ehdokkaiden ja tarjoajien sekä tarjousten arviointi- ja vertailuperusteista painoarvoineen.

Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi ja valinta neuvotteluihin tehdään hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä ilmoitetuilla perusteilla.

Ohjausryhmä päättää neuvotteluihin kutsuttavista tarjoajista. Neuvottelukutsut ja tarjousneuvottelut

Neuvotteluihin valituille tarjoajille toimitetaan neuvottelukutsu hankintalain mukaisesti.

Ehdokkaiden kanssa neuvotellaan tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa esitettyihin vaatimuksiin. Hankinnan kohde tarkentuu neuvottelumenettelyn kuluessa.

Ohjausryhmä tai sen määräämä huolehtii alustavan tarjouspyynnön, sen muutosten ja täsmennysten sekä lopullisen tarjouspyynnön valmistelusta. Ohjausryhmä hyväksyy tarjouspyynnöt, niiden muutokset ja täsmennykset.

Ohjausryhmä tekee päätökset mahdollisesta tarjoajia koskevasta karsinnasta. Kukin Osapuoli tekee Ohjausryhmän esityksen mukaiset päätökset tarjoajia koskevasta karsinnasta omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti. Tarjoajien karsintaa koskevasta päätöksestä annetaan muutoksenhakuohjaus.

Neuvotteluja koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Neuvotteluissa ei saa ehdokkaille antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun.

Tarjousten vertailu

Ohjausryhmä hyväksyy tarjousten vertailun ja hankintaesityksen. Hankintaa koskevat päätökset

Hankintaan osallistuvat Osapuolet tekevät hankinnasta yhdenmukaiset hankintapäätökset. Päätösluonnokset valmistellaan varmistuen, että niiden sisältö on yhdenmukainen. Ohjausryhmä vahvistaa päätösluonnosten sisällön.

Osapuolet tekevät omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä ja sovitun aikataulun mukaisesti. Hankintapäätöksestä annetaan muutoksenhakuohjaus. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan tekemäänsä hankintapäätöstä.

Hankintasopimus

Osapuolet allekirjoittavat kukin oman hankintasopimuksensa valituksi tulleen Xxxxxxxxxxx kanssa, kun Osapuolen tekemä hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Osapuolet sitoutuvat:

- Tekemään osaltaan esityksen pohjalta itsenäiset hankintapäätökset

- Allekirjoittamaan valituksi tulleen Xxxxxxxxxxx kanssa kahdenvälisen hankintasopimuksen, jonka valmistelusta vastaa Ohjausryhmä ja jonka sisältöön tarjoaja sitoutuu osana hankintamenettelyä.

- Vastaamaan itse tekemiinsä hankintapäätöksiin liittyvien muutoksenhakuprosessien taloudellisista vastuista kuten oikeudenkäyntikulut, seuraamusmaksut, hyvitysmaksut siten kuin jäljempänä todetaan

- Vastaamaan itse vahingoista, jotka syntyvät Osapuolen itsensä aiheuttamista hankintasopimukseen liittyvistä sopimusrikkomuksista. Hankintarenkaan muut Osapuolet eivät ole vastuussa näistä vahingoista ja mahdollisista korvausvelvoitteista.

- Purkamaan tarvittaessa yhtiön ja jakamaan varat Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n osakeomistuksen suhteessa

- Siihen, että tämä sopimus ja siitä johtuvat velvoitteet kumoavat Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n osakassopimuksessa todetut velvoitteet.

- Olemaan tekemättä palveluostoihin olennaisia muutoksia, jotka voivat vaikuttaa yhtiön arvoon.

5. Xxxxxxxxxxxxx ja oikeudenkäynnit

Mikäli Osapuolten tässä sopimuksessa tarkoitetuista päätöksistä valitetaan markkinaoikeuteen tai tehdään hankintaoikaisuvaatimus, Ohjausryhmä huolehtii vastineiden ja muiden asiakirjojen valmistelusta ja toimittamisesta tuomioistuimelle, ellei erikseen toisin sovita.

Ohjausryhmä voi antaa valituksiin vastaamisen valmistelun ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi.

6. Vahingonkorvausten ja muiden kulujen jakautuminen

Mikäli Osapuolet määrätään maksamaan hankintamenettelyssä tehdyn virheen vuoksi tarjoajalle tai ehdokkaalle hyvitysmaksua, vahingonkorvausta tai oikeudenkäyntikuluja, vastaavat Osapuolet niille maksettavaksi määrätyistä maksuista. Mikäli em. maksuja määrätään maksettavaksi yhteisvastuullisesti tai muuten yksilöimättä, mikä osuus korvausvelvollisuudesta kohdistuu kullekin hankintayksikölle tai kaikki kustannukset määrätään hankintaa toteuttavan tahon maksettavaksi, vastaavat Osapuolet näistä kustannuksista kohdassa 8. sovittujen jakoperusteiden suhteessa.

Osapuolilla ei ole oikeutta saada toisiltaan vahingonkorvausta, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella.

7. Tiedottaminen

Hankintaa koskeviin tiedusteluihin ja yleisen tason kyselyihin vastaa Ohjausryhmä tai heidän nimeämänsä.

8. Hankintaprosessista aiheutuvat kustannukset

Kustannustenjako ulkopuolisten kustannusten osalta on Osapuolten kesken seuraava:

Jako perustuu Osapuolten henkilöstömäärän perusteella laskettuihin osuuksiin. Keusote-osuudet perustuvat Keusoten 2019 tilinpäätöksen tietoihin. Kustannusten jakoon sovelletaan yllä olevan taulukon keskimmäistä saraketta (%-osuus ilman Keusote-osuutta).

Kukin Osapuoli vastaa omista kustannuksistaan hankintaprosessin ajalla.

9. Hankintaa koskevat päätökset

Osapuolella ei ole oikeutta päättää hankinnan keskeyttämisestä ilman muiden Osapuolten suostumusta. Peruspalvelut kilpailutetaan kattohintaisina siten, että kuntakohtaiset kustannukset eivät olennaisesti nouse.

10. Sopimuksen voimaantulo ja sitoutumisaika

Sopimus tulee voimaan allekirjoituspäivänä ja on sitovana voimassa toistaiseksi.

Sopimuksen voimassaolo päättyy automaattisesti, kun hankintaa koskeva puitejärjestelykausi on päättynyt tai jos sen kohteena olevassa hankinnassa ei ole tehty hankintapäätöstä 30.6.2022 mennessä.

11. Sopimuksen irtisanominen

Osapuoli voi irtaantua yhteishankintasopimuksesta sitoumusaikana vain perustelluista syistä, joka käsitellään Ohjausryhmässä.

Osapuolet ovat velvollisia noudattamaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin ennen hankintarenkaasta irtisanoutumista tehtyjä ja voimassa olevia sopimuksia.

12. Muutokset sopimukseen

Kaikki lisäykset tai muutokset tähän sopimukseen on sovittava kirjallisesti, jotta ne olisivat päteviä.

13. Salassapito

Osapuolet noudattavat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä.

Tämän sopimuskohdan mukaiset velvoitteet jäävät voimaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin.

14. Erimielisyydet

Osapuolet ratkaisevat sopimuksen tulkintaan liittyvät erimielisyydet keskinäisin neuvotteluin. Jos Osapuolet eivät pääse neuvottelutulokseen, nimeävät ne sovittelijan tekemään ehdotuksen kiistan ratkaisemiseksi. Jos tämä ei johda Osapuolia tyydyttävään lopputulokseen, käsitellään asia hallinto- oikeudessa.

Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, joista yksi jää kullekin Osapuolelle.

Sopimuksen allekirjoittajat Xxxx ja paikka