Rahoitussopimus Luonnos
Rahoitussopimus Luonnos
1 Osapuolet
Suomen itsenäisyyden juhlarahasto (jäljempänä ”Sitra”)
Xxxxxxxxxxxx 00-00 (PL 000), 00000 Xxxxxxxx
[X] (jäljempänä ”Toteuttaja”)
[osoite]
Sitra ja Toteuttaja jäljempänä kumpikin erikseen ”Osapuoli” ja molemmat yhdessä
”Osapuolet”.
2 Hankkeen tausta ja tavoitteet
Hankkeen työnimenä on ”YYY” ja sen keskeisenä tavoitteena on ZZZ maakunnassa käynnistää sen koko Terveyskeskusverkoston kilpailukyvyn kehittämisen aloittaminen (jäljempänä ”Hanke”).
Hanke toteutetaan osana Sitran ”Huomisen Terveyskeskus – valmennusliiga” hanke- ja rahoitushakua, joka kuuluu useita maakuntia kattavaan ”Terveyskeskusten kilpailukyky” yhteistyöverkostoon. Sitra järjestää yhteistyöverkostolle syksyn 2018 aikana verkostointi- työpajoja, joissa Toteuttaja sitoutuu kertomaan Hankkeestaan ja jakamaan sekä valmennus- että osallistuja-materiaaleja, -sisältöjä, -menetelmiä, -käytäntöjä, -kokemuksia, -oppeja sekä
-tuloksia Hankkeen toteuttamisesta.
Hankkeen tavoitteena tukea [hankkeen tavoitteista]
Hankkeen tavoitteet, toteuttamistapa ja menetelmät on yksilöity tarkemmin liitteenä 1 olevassa hankesuunnitelmassa (jäljempänä ”Hankesuunnitelma”). Xxxxxxx kustannusarvio sisältyy Hankesuunnitelmaan.
Sitran erityisenä tavoitteena on käyttää Hankkeen kautta saatua tietoa ja kokemuksia hyväksi muiden kehityshankkeidensa yhteydessä sekä mahdollisesti luovuttaa saatua tietoa ja kokemuksia muiden tahojen käyttöön ja niiden hyväksi.
Edellä mainitusta syistä Sitra on osaltaan valmis tämän sopimuksen mukaisesti rahoittamaan Xxxxxxxx liitteenä 1 olevan Hankesuunnitelman toteuttamiseksi.
Todetaan selvyyden vuoksi, että Sitra toimii Hankkeen rahoittajana eikä Sitra osta tai muutenkaan hanki Toteuttajalta mitään palveluita Hankkeen toteuttamiseen liittyen.
Toteuttaja on vastuussa Xxxxxxxx toteuttamisesta tämän sopimuksen mukaisesti.
3 Hankkeen kestoaika
Hankkeen kestoaika on X.X.2018 – X.X.2018.
4 Hankkeen vastuullinen johtaja
Hankkeen vastuullisena johtajana toimii Toteuttajan palveluksessa oleva N.N.
5 Hankkeen johto ja valvonta
Hanketta johtaa ja valvoo Sitran puolelta asiantuntija N.N.
Hankkeelle nimetään ohjausryhmä. Ohjausryhmä sisältää xxx edustajat. Sitran edustajana ohjausryhmässä toimii N.N. Ohjausryhmä kokoontuu tarpeen mukaan. Toteuttajalla ja Xxxxxxxx vastuullisella johtajalla on velvollisuus ottaa huomioon ohjausryhmän ja Sitran Hanketta koskevat kommentit. Ohjausryhmä voi täsmentää Hankesuunnitelmaa Hankkeen edetessä yksimielisellä päätöksellään.
Toteuttaja pitää Hankkeeseen liittyvistä kuluista erillistä tiliä ja toimittaa Sitralle kaikki sen pyytämät tiedot jäljempänä mainitun Sitran rahoituksen käytöstä. Sitralla on oikeus tarkastuttaa Toteuttajan edellä todetun tilin kirjanpito siltä osin, kuin se on tarpeellista Hankkeen suorittamisen valvomiseksi.
Sitran rahoituksella voidaan kattaa ainoastaan tämän sopimuksen kohdassa 3 mainittuna Hankkeen kestoaikana syntyneitä ja liitteen 2 mukaisia Hankkeen ostopalveluihin kohdistuvia kuluja ja kustannuksia. Todetaan selvyyden vuoksi, että Hankkeen toteuttamiseen mahdollisesti tarvittavat koneet ja laitteet Toteuttaja hankkii omalla kustannuksellaan.
6 Sitran rahoitus Hankkeelle ja sen maksaminen
Sitra rahoittaa Hanketta Hankesuunnitelmaan sisältyvän kustannusarvion mukaisesti enintään X eurolla. Arvonlisäverolain mukaan arvonlisäveroa ei suoriteta rahoituspalveluista.
Sitran rahoitus Hankkeelle maksetaan Toteuttajan lähettämiä ja Sitran hyväksymiä laskuja vastaan kahdessa erässä seuraavasti:
1. erä | 50 % | X..X.2018, edellyttäen että: | |
− − | Hankkeen tarkempi toteutus- ja viestintäsuunnitelma on valmis, Tämä rahoitussopimus on allekirjoitettu, | ||
− − | Ohjausryhmä on nimitetty, Sitra on hyväksynyt yllä mainitut suunnitelmat. | ||
2. erä | 50 % | X.X..2018, edellyttäen että: | |
− | Hankkeen loppuraportti on tehty ja hyväksytty. |
7 Hankkeen tulokset ja niihin liittyvät oikeudet
Hankkeen tuloksena syntyy valmennusohjelma jolla hakija valmentaa ensimmäistä osaa alueensa terveyskeskuksista niiden kilpailukyvyn kehittämisessä. Hankkeen tuloksiin kuuluvat lisäksi muun muassa Hankkeen toteuttamisen yhteydessä mahdollisesti syntyvät toimintamallit, käytännöt, prosessit, havainnot, kokemukset, raportit, tiedot ja muu kirjallinen aineisto (jäljempänä kaikki tulokset yhdessä ”Tulosaineisto”).
Toteuttaja siirtää Sitralle vastikkeettoman, ei-yksinomaisen käyttöoikeuden Hankkeen Tulosaineistoon sekä niihin liittyviin patentti- tavaramerkki, tekijän- ja muihin immateriaalioikeuksiin.
Selvyyden vuoksi todetaan, että Tulosaineistoa koskeva käyttöoikeuden luovutus tuottaa Sitralle vapaan käyttö-, levitys-, julkaisu- ja muokkausoikeuden Tulosaineistoa koskien.
Sitralla on lisäksi oikeus siirtää Tulosaineistoa koskeva käyttöoikeutensa tai luovuttaa vastaava rinnakkainen oikeus kolmansille tahoille parhaaksi katsomillaan ehdoilla.
Tämän lisäksi Toteuttaja laatii Hankkeesta loppuraportin (jäljempänä ”Loppuraportti”). Toteuttaja siirtää kaikki Loppuraporttiin liittyvät patentti- tavaramerkki, tekijän- ja muut immateriaalioikeudet omistusoikeudella Sitralle.
Selvyyden vuoksi todetaan, että Loppuraporttia koskeva omistusoikeuden luovutus tuottaa Sitralle yksinomaisen ja vapaan käyttö-, levitys-, julkaisu- ja muokkausoikeuden Loppuraporttia koskien. Sitralla on näin ollen muun muassa oikeus siirtää Loppuraportti kolmansille tahoille kokonaan tai osittain tai myöntää kolmansille tahoille niitä koskevia käyttöoikeuksia parhaaksi katsomillaan ehdoilla.
Toteuttaja vastaa siitä, että Hankkeen vastuuhenkilö ja muut työhön osallistuvat henkilöt siirtävät kaikki Tulosaineistoa ja Loppuraporttia koskevat oikeudet Toteuttajalle. Toteuttaja vastaa myös siitä, että sen toimittama Tulosaineisto ja Loppuraportti ei sopimuksen mukaisesti käytettynä loukkaa kenenkään kolmannen oikeuksia.
Mikäli Sitraa kohtaan esitetään Tulosaineistoon tai Loppuraporttiin liittyviä tekijän- tai muita immateriaalioikeudellisia vaatimuksia, Toteuttaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin omalla kustannuksellaan. Toteuttaja vastaa siitä, ettei tällaisista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu Sitralle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus- tai muita kolmannelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan, mikäli Sitra on käyttänyt sanottuja oikeuksia sopimuksen mukaisesti.
Mikäli Sitra luovuttaa Toteuttajalle Hankkeen toteuttamiseen liittyvää tausta-aineistoa, säilyvät aineistoon liittyvät omistusoikeudet ja immateriaalioikeudet yksinomaan Sitralla. Toteuttajalla on oikeus käyttää Sitran tausta-aineistoa ainoastaan sopimuksen mukaisen Hankkeen toteuttamiseen.
Hankkeen Toteuttajan tausta-aineiston ja Hankkeen toteuttamisessa käyttämien menettelytapojen immateriaalioikeudet pysyvät Toteuttajalla, ellei toisin sovita. Selvyyden vuoksi todetaan että kaikki terveyskeskusten potilastieto on tämän hankkeen ulkopuolella ja sen ulkopuolelle rajaamisesta ja tietoturvallisuudesta vastaa hankkeen Toteuttaja.
Selvyyden vuoksi todetaan, että Sitran maksamaan kohdan 6 mukaiseen rahoitusosuuteen sisältyy korvaus Tulosaineistoon liittyvien oikeuksien luovutuksesta Sitralle. Sitra ei ole velvollinen suorittamaan Toteuttajalle tai muille enää mitään muita korvauksia. Toteuttaja vastaa itse kaikista Hankkeen toteuttamiseen osallistuville tai mahdollisille muille tahoille suoritettavista korvauksista.
8 Toteuttajan tehtävät ja vastuu
Toteuttaja vastaa Hankkeeseen kuuluvien tehtävien huolellisesta ja ammattimaisesta toteuttamisesta tässä sopimuksessa ja sen liitteissä sovitulla tavalla. Toteuttaja on Hankkeen
päätoteuttaja ja se toimii Hankkeen hallinnoijana. Toteuttaja vastaa Hankkeen kokonaisseurannasta sekä hankekokonaisuuden ja sen kustannusten raportoinnista Sitralle.
Hankkeen päävaiheet on kuvattu Hankesuunnitelmassa.
Mikäli Toteuttajan Hankkeen rahoittamiseen Sitralta ja mahdollisesti muilta hankintayksiköiltä saama rahoitus ylittää 50 % Hankkeen kokonaisrahoituksesta, tulee Toteuttajasta Hankkeen osalta hankintayksikkö ja sen tulee kilpailuttaa Hankkeen toteuttamiseen liittyvät hankintansa kolmansilta osapuolilta julkisista hankinnoista annettujen säännösten edellyttämällä tavalla. Toteuttaja vakuuttaa ja vastaa siitä, että se tuntee hankintalain kilpailuttamisvelvoitteen sisällön ja sitoutuu mainitussa tilanteessa kilpailuttamaan Hankkeeseen liittyvät hankinnat sanotuin tavoin.
Toteuttaja toteaa, että se ei harjoita taloudellista toimintaa. Toteuttaja vakuuttaa, että tällä rahoitussopimuksella ei rahoiteta toimintaa, jonka tavoitteena on tavaroiden tai palveluiden tarjoaminen markkinoille voitontavoittelutarkoituksessa.
Toteuttaja vastaa siitä, että Hankkeen yksityiskohdat ja käytännön toteutus järjestetään siten, että toiminnasta ei myöskään jatkossa muodostu valtiontukisääntöjen mukaista taloudellista toimintaa. Toteuttaja vakuuttaa lisäksi, että Sitran tällä sopimuksella Toteuttajalle antama rahoitus kohdistuu vain ja ainoastaan Hankkeen kohteena olevien tavoitteiden toteuttamiseen ja Hankesuunnitelman mukaisiin kustannuksiin ja että rahoitusta ei käytetä osaksikaan mihinkään muuhun tarkoitukseen. Toteuttaja vakuuttaa myös, että se ei tämän sopimuksen tarkoittaman rahoituksen turvin myönnä kiellettyä valtiontukea Hankkeeseen mahdollisesti osallistuville kolmansille tahoille.
Mikäli Toteuttajan vakuutuksesta huolimatta katsottaisiin, että rahoitus kohdistuu Toteuttajan tai muun tahon harjoittamaan taloudelliseen toimintaan, Sitra ei vastaa mistään tästä Toteuttajalle tai muille tahoille aiheutuvista välittömistä ja välillisistä vahingoista. Valtiontukisääntöjen vastaisesti käytetty rahoitus voidaan periä takaisin.
Toteuttaja huolehtii myös siitä, että hankkeen osana järjestettäviin työpajoihin ja muihin tilaisuuksiin osallistuminen on mahdollisimman rajoittamatonta ja tasapuolista.
Toteuttaja vastaa Sitralle, muille Hankkeeseen osallistuville ja kolmansille osapuolille aiheuttamistaan vahingoista itsenäisesti. Toteuttaja ei kuitenkaan ole vastuussa Xxxxxxxx epäsuorasta tai välillisestä vahingosta poissulkien vahingot, jotka on aiheutettu edellä kohdassa 7. sovittujen Tulosaineistoa koskevien ehtojen tai kohdassa 17. salassapitovelvollisuutta koskevien ehtojen rikkomisella. Tämän kappaleen mukaista vastuunrajoitusta ei sovelleta tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettuihin vahinkoihin Osapuolten välillä.
9 Hankkeen viestintä
Toteuttaja tekee Xxxxxxxx koskevasta viestinnästä erillisen suunnitelman, joka tulee hyväksyttää Xxxxxxxx. Toteuttajalla on velvollisuus toimeenpanna viestintäsuunnitelma sekä toteuttaa mahdolliset muut Hankkeen häiriöttömän toteutumisen kannalta välttämättömät viestinnällisen toimenpiteet. Sitralla on oikeus saada näkyvyyttä Hankkeen rahoittajana kaikessa Hankkeen viestinnässä ja tiedottamisessa medialle sekä yleisölle. Sitran roolista viestinnässä sovitaan Hankkeen kuluessa tarkemmin Toteuttajan ja Sitran välillä.
Toteuttaja on velvollinen informoimaan Sitraa etukäteen Hankkeen julkistettavista tuloksista. Sitralla on oikeus julkistaa tulokset sekä Hankkeen tiedotteet omassa toiminnassaan.
10 Referenssioikeus
Toteuttajalla ei ole oikeutta käyttää tämän sopimuksen mukaista Xxxxxxxx eikä Sitran nimeä referenssinä oman toimintansa yhteydessä tai muutoinkaan ilman Sitran erikseen antamaa kirjallista suostumusta.
11 Henkilötietojen käsittely
Siltä osin kuin osana tämän sopimuksen tarkoituksen täyttämistä käsitellään henkilötietoja, Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Kumpikin Osapuoli on kulloinkin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä tarkoitettu itsenäinen rekisterinpitäjä. Kumpikin Osapuoli vastaa omalta osaltaan siitä, että henkilötietojen käsittely suoritetaan kyseiseen Osapuoleen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.
Lisäksi Osapuolet sitoutuvat toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojakeinot varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden ja tietosuojan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Osapuolet sitoutuvat saattamaan henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan myös mahdollisen muun tämän sopimuksen voimaantulon jälkeen voimaantulevan henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaiselle vaatimustasolle.
12 Hankkeen viivästyminen
Xxx Xxxxx jää jälkeen Hankesuunnitelmassa todetusta aikataulusta, Toteuttajan on ilmoitettava viiveestä välittömästi Sitralle. Sitra voi tällöin halutessaan yksipuolisesti muuttaa kohdassa 6 sovittua maksatusaikataulua vastaamaan Hankkeen tosiasiallista etenemistä tai pidättäytyä kokonaan kohdassa 6 mainittujen maksuerien maksamisesta, mikäli viivästyminen on merkittävä.
Sitralla on edellä mainittu oikeus myös, jos Hankkeen toteutuminen missä tahansa vaiheessa olennaisilta osin poikkeaa Hankesuunnitelmassa ja tässä sopimuksessa sovitusta. Hankkeen viivästymistilanteessa tai toteutumisen poiketessa sovitusta Sitra ja Toteuttaja voivat tarvittaessa sopia uudelleen siitä, miten Hanketta jatketaan ja miten sen rahoitus toteutetaan.
13 Sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien siirto
Toteuttaja ei saa siirtää tätä Sopimusta tai sille Sopimuksen perusteella kuuluvia oikeuksia ja velvollisuuksia kolmannelle osapuolelle ilman Sitran kirjallista lupaa.
Toteuttaja ei saa vaihtaa Hankkeen vastuullista johtajaa, projektipäällikköä tai muita olennaisia Hankkeeseen kytkettyjä ja nimettyjä henkilöitä ilman Sitran etukäteistä hyväksyntää.
14 Sopimuksen muutokset ja lisäykset
Toteuttaja ei saa poiketa Hankesuunnitelmasta ilman Sitran suostumusta siten, että Hankkeen toteuttaminen, aikataulu tai tavoitteet vaarantuvat. Jos Hanketta toteutettaessa ilmenee seikkoja, joiden johdosta on aiheellista tehdä sopimukseen tai sen liitteisiin muutos tai lisäys, tarvittavista muutoksista on ilmoitettava viipymättä toiselle Osapuolelle.
Tätä Sopimusta voidaan muuttaa tai täydentää vain, jos Osapuolet ovat siitä kirjallisesti sopineet.
15 Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen
Sitralla on oikeus sopimuksen irtisanomiseen, mikäli olosuhteet tai sopimuksentekohetkellä vallinneet edellytykset ovat muuttuneet siinä määrin, että sopimuksen edellyttämä Hankkeen toteuttaminen ja rahoittaminen on vaarantunut tai käynyt epätodennäköiseksi, mahdottomaksi tai tarpeettomaksi.
Sopimus päättyy irtisanomisoikeutta käytettäessä yhden (1) kuukauden pituisen irtisanomisajan kuluttua. Irtisanomisaika alkaa kulua siitä, kun toinen Osapuoli on saanut kirjallisesti tiedon irtisanomisesta.
Sitralla on oikeus sopimuksen purkamiseen, mikäli
− Toteuttaja olennaisella tavalla laiminlyö sopimuksen määrittämät velvollisuutensa tai Hankesuunnitelman noudattamisen, tai
− Toteuttaja muutoin on menetellyt olennaisesti sopimuksen tarkoitusta, hyvää liiketapaa tai vilpitöntä mieltä loukkaavalla tavalla.
Toteuttajalla on oikeus sopimuksen purkamiseen, jos Sitra laiminlyö sopimuksen mukaiset maksuvelvoitteensa tilanteessa, jossa Toteuttaja on täyttänyt kaikki sitä koskevat sopimusvelvoitteensa.
Purkuoikeuden käyttäminen merkitsee sitä, että sopimussuhde päättyy purkuilmoituksen tiedoksiannolla.
Sopimuksen purkaminen on tehtävä kirjallisella ilmoituksella toiselle Osapuolelle.
16 Sopimuksen irtisanomisen ja purkamisen seuraamukset
Toteuttajalla ei ole oikeutta vahingonkorvaukseen sopimuksen päättyessä kohdassa 15 mainitulla perusteella muutoin kuin purkuun liittyvän vahingon osalta Toteuttajan käyttäessä purkuoikeuttaan.
Irtisanomis- ja purkutilanteessa Sitra maksaa Hankkeen siihenastisesta suorittamisesta sopimuksen mukaan aiheutuneen osuuden edellä kohdan 6 mukaisesti määritellystä rahoituksesta edellyttäen, että kaikki syntyneet materiaalit ja muut selvitykset, aineisto ja Toteuttajan laatima raportti Xxxxxxxx sen hetkisistä tuloksista luovutetaan Sitralle.
17 Salassapito
Tässä Sopimuksessa luottamuksellisilla tiedoilla tarkoitetaan Osapuolten tai kolmansien tahojen taloudellista asemaa sekä liike- ja ammattisalaisuuksia sisältäviä asiakirjoja tai tietoja, jotka Osapuoli (”Luovuttaja”) luovuttaa toiselle Osapuolelle (”Vastaanottaja”) tai kolmas taho (”Luovuttaja”) luovuttaa jommallekummalle Osapuolelle (”Vastaanottaja”) tämän sopimuksen mukaisen Hankkeen toteuttamisen yhteydessä tai siihen liittyen sekä muita tietoja, ideoita tai konsepteja, jotka mahdollisesti syntyvät Hankkeen tuloksena (”Luottamukselliset Tiedot”).
Vastaanottaja sitoutuu pitämään salassa tässä kohdassa tarkoitetut, Luovuttajalta saamansa, Luottamukselliset Tiedot.
Toteuttaja voi halutessaan määritellä osan Tulosaineistostaan maakuntayhteistyöverkoston sisäiseen käyttöön. Selvyyden vuoksi todetaan, että tällaiset ”Verkoston sisäiset Tiedot” ovat myös salassapidon piirissä.
Sitralla on oikeus antaa julkisuuslain (”JulkL”) (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999 / 621) mukaisesti tietoja tästä sopimuksesta, Toteuttajasta, rahoituksenmäärästä sekä Hankkeesta pois lukien JulkL:n perusteella salassa pidettävät tiedot, mikäli Sitraan kohdistetaan tietopyyntö tai muun vastaava tiedustelun JulkL:n perusteella.
Tämän Sopimuksen mukainen rahoitus ei kohdistu taloudellisen toiminnan rahoittamiseen. Sitralla on siitä huolimatta oikeus antaa Sopimuksen mukaista rahoitusta koskevia tietoja viranomaisten suorittamaan yritystukien valvontaan liittyen tämän salassapitosäännöksen estämättä.
18 Erimielisyyksien ja riitaisuuksien ratkaiseminen
Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ja riitaisuudet ratkaistaan ensisijaisesti neuvotteluteitse.
Jos Osapuolet eivät neuvotteluteitse pääse yksimielisyyteen, erimielisyydet ja riitaisuudet ratkaisee ensimmäisenä oikeusasteena Helsingin käräjäoikeus.
19 Sopimuksen voimassaolo ja soveltaminen
Tämä Xxxxxxxx rahoitusta koskeva sopimus tulee voimaan sopimuksen allekirjoituspäivämäärän mukaisena päivänä molempien Osapuolien allekirjoitettua sopimuksen.
Sopimuksen liitteenä olevat Hankesuunnitelma ja Hankerahoituksen seuranta- ja raportointiohjeen sopimusliite täydentävät sopimusta ja ovat sen erottamattomia osia. Mikäli sopimusliitteiden ja sopimuksen välillä on ristiriitaa, sovelletaan ensisijaisesti sopimuksen ehtoja ja sen jälkeen liitteitä numerojärjestyksessä.
Sopimusta sovelletaan Osapuolten välillä Hankkeen päättymiseen saakka. Sopimuksen kohdat 7, 8, 10, 17 ja 18 sitovat Osapuolia Hankkeen päättymisestä huolimatta.
20 Sopimusasiakirjojen lukumäärä ja allekirjoitukset
Tämä Sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi kummallekin Osapuolelle.
[paikka] kuun . päivänä 2018 [Toteuttaja]
N.N.
Titteli
Helsingissä kuun . päivänä 2018 Suomen itsenäisyyden
juhlarahasto
LIITTEET
1. Hankesuunnitelma, pvm
2. Hankerahoituksen seuranta- ja raportointiohjeen sopimusliite
Liite 2. Hankerahoituksen seuranta- ja raportointiohjeen sopimusliite
1 Yleistä
Sitra edellyttää yhteistyökumppaneilta laadukasta kustannuslaskentaa ja raportointia. Rahoituksen saajan on pidettävä kirjaa hankkeen kustannuksista, työtunneista ja ostetuista palveluista. Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että hankkeesta aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa.
Tässä dokumentissa kuvataan hankesuunnitelman vähimmäissisältö sekä annetaan ohjeita raportointiin ja kuvataan mitä kustannuksia Sitralta voi laskuttaa sekä miten niitä tulee seurata hankkeen aikana.
2 Hankesuunnitelma
Hankkeella tulee olla riittävän yksityiskohtainen hankesuunnitelma, joka sisältää hankkeen resursoinnin, toteutuksen, seurannan ja raportoinnin. Hankesuunnitelman laatii rahoituksensaaja. Hankesuunnitelmaan tulee sisältyä kulutyyppikohtainen arvio (budjetti) hankkeen kustannuksista, joiden yhteismäärä ei ylitä rahoitussopimuksessa mainittua Sitran rahoituksen enimmäismäärää.
Sitran rahoituksella voidaan kattaa ainoastaan sopimuksen mukaisia ja hankesuunnitelmassa mainittuja kulueriä. Rahoituksen saajan kustannusraportoinnin tulee olla sisällöllisesti ja laadullisesti asianmukainen ennen jokaisen maksuerän eteenpäin lähettämistä hyväksyttäväksi ja maksettavaksi.
2.1 Budjetti ja kustannusten raportointi
Hankesuunnitelmaan sisältyvä budjetti laaditaan tätä tarkoitusta varten tehdylle vakiopohjalle. Budjetissa tulee esittää arvio hankkeen kokonaiskustannusten määrästä sekä Sitran osuudesta eriteltynä kululajeittain. Samaa vakiopohjaa käytetään myös toteutuneiden kustannusten raportoinnissa hankebudjettiin vertaillen.
Rahoituksen saaja raportoi Sitralle (hankkeen vastuuhenkilölle) hankkeessa toteutuneet kustannukset sopimuksella sovitulla tavalla, mutta viimeistään lopputilityksessä. Kun loppuraportti on hyväksytty, hankkeelle ei voi esittää enää lisää kustannuksia.
3 Tilintarkastus
Toteuttaja pitää hankkeen kuluista erillistä tiliä rahoitussopimuksessa sovituin tavoin.
Sitralla on halutessaan oikeus tarkastaa sanottu tili ja käyttää kolmatta riippumatonta asiantuntijaosapuolta sanotun tarkastuksen toteuttamiseen. Rahoituksen saajan tulee tehdä yhteistyötä tarkastuksen tekevän tahon kanssa luovuttaen tämän käyttöön kaiken tarkastuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi tarvittavan aineiston ja tiedon.
4 Hyväksyttävät kustannukset
Hankkeen hyväksyttävät kustannukset sovitaan rahoitussopimuksessa ja niistä tulee olla mainittu hankesuunnitelmassa ja budjetissa.
Hyväksyttäviä kustannuksia voivat olla menot, jotka ovat
• aiheutuneet hankkeesta sen kestoaikana
• rahoituksen saajan kirjanpidossa
Kustannusten pitää perustua niitä vastaavien menojen maksutapahtumakirjauksiin. Rahoituksen saajan täytyy pyydettäessä toimittaa Sitralle tietoja ja dokumentteja, joita hankkeen kustannusten valvonta vaatii, esim. tositekopiot, laskuerittelyt ja ostettujen palvelujen valintaperusteet.
Kustannukset voidaan hyväksyä arvonlisäveroineen, jos rahoituksen saaja ei ole arvonlisäverovelvollinen. Arvonlisäverolliset kustannukset voidaan hyväksyä myös, jos ne liittyvät arvonlisäverottomaan toimintaan, ja maksettava arvonlisävero jää rahoituksen saajan lopulliseksi kustannukseksi.
4.1 Ostetut palvelut
Ulkopuolelta ostettavat palvelut voidaan hyväksyä ja laskutuksen mukaisina.
4.2 Muut Palkka-, Henkilösivu-, Matka-, Aine- tai tarvikekustannukset, Koneet ja laitteet tai Yleiskulut Sitra ei osallistu tässä sopimuksessa tällaisten kulujen rahoittamiseen.