TARJOUSPYYNTÖ PYHÄNNÄN KUNNAN SEKÄ PYHÄNNÄN KUNNAN TYTÄRYHTEISÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA TILIKAUSILLE 2023-2026

TARJOUSPYYNTÖ PYHÄNNÄN KUNNAN SEKÄ PYHÄNNÄN KUNNAN TYTÄRYHTEISÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA TILIKAUSILLE 2023-2026

Pyhännän kunta pyytää tarjouksia Kuntalain 14 luvun mukaisesta julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen suorittamisesta Pyhännän kunnassa tilikausilla 2023-2026.

Tarjousta pyydetään myös kuntakonsernin tytäryhteisöiden tilintarkastuksesta sekä Pyhännällä toimivan yhdistyksen, Pyhännän Vanhustentaloyhdistys ry:n tilintarkastuksesta.

Kaikista kohteista pyydetään erilliset tarjoukset.

Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat:

- tarkastuslautakunnan toimintaan liittyvät tehtävät

- tilintarkastajan asiantuntijatyö tarkastuslautakunnassa

- muut tarkastuspalvelut kuten erillisrahoitettujen projektien ja hankkeiden rahoit- tajien edellyttämät tilintarkastukset

- koulutus- tai muut asiantuntijapalvelut

Tilintarkastusyhteisön tulee olla JHTT- tai JHT-yhteisö ja vastuullinen tilintarkastaja JHTT- tai JHT-tilintarkastaja .

1. Tarkastuspalvelujen ostaja / Hankintayksikkö

Pyhännän kunta y-tunnus 0189226-6 Tarkastuslautakunta

Manuntie 2

92930 Pyhäntä

2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus

Hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä ja Pyhännän kun- nan internet-sivuilla. Hankinnassa noudatetaan sekä lakia että asetusta julkisista hankinnoista ja Pyhännän kunnan voimassa olevaa hankintaohjetta .

Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Tarjouksen mahdollisesti sisältämät liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat kohdat pyydetään merkitsemään "salainen" -merkinnällä.

Tarjouksen kokonaishinta ei ole salassa pidettävä asia.

3. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus

Pyhännän kunta on noin 1600 asukkaan kunta Pohjois-Pohjanmaalla. Tarkempia tie-

toja kunnasta ja tilinpäätöksestä löytyy kunnan kotisivuilta ▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇.▇▇

Tytäryhteisöjä ovat:

• Kiinteistö Oy Pyhännän Teollisuushallit, kunnan omistusosuus 100 %

• Kiinteistö Oy Ukonojankartano, kunnan omistusosuus 100 %

1

• As. Oy Pyhännän Kirkkotie, kunnan omistusosuus 65,24 %

• Pyhännän Vesi Oy, kunnan omistusosuus 63,70 %

• Pyhännän Malmitori Oy, kunnan omistusosuus 60,06 %

• As. Oy Pyhännän Tavastkenkä, kunnan omistusosuus 50,28 %

Pyhännällä toimiva vuokrataloyhdistys:

• Pyhännän Vanhustentaloyhdistys ry, kunnan omistusosuus 0 %

Pyhännän kunta on ulkoistanut seuraavat palvelut 1.1.2019 alkaen:

Kirjanpito ja palkanlaskenta Heta Palvelut Oy, Ylivieska

Sosiaalipalvelut Sosiaali- ja terveyspiiri Helmi, Haapavesi,kirjanpito ja palkanlaskenta: Monetra Oulu Oy

4. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö

Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perus-

teella tarjoukset vertaillaan, on 7 tarkastuspäivää vuodessa.

Tarjoukseen on sisällyttävä myös kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastukset, joiden yh- teinen tarkastuspäivien laajuus on 2 päivää vuodessa. Tarjoukseen on sisällyttävä myös kunnan mahdollisten EU- ja muiden hankkeiden johdosta annettavat lausunnot 1 päivä (7,5 h) /vuosi, tarjous on annettava tuntihintana (alv 0 %).

Tarjoukseen tulee liittää kuvaus tilintarkastuksen työsuunnitelmasta. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmastaan ja sen toteuttamisesta. Tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista on raportoitava tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa.

5. Tarkastuslautakunnan kokoukset

Tarkastuslautakunta pitää 6-8 kokousta vuodessa. Vastuullinen tilintarkastaja osallis- tuu asiantuntijanatarkastuslautakunnan kokouksiin yhteisesti sovitun työjärjestyksen mukaisesti. Tästä muodostuvat kustannukset sisältyvät edellä mainittuun 7:ään kun- nan tilintarkastuksen tarkastuspäivään.

6. Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa

Tilintarkastajalla on käytettävissä:

• työpiste

• liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon

• kopiointipalvelut

7. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset

2

JHTT- tai JHT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia:

• Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on doku-

mentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa

• Tilintarkastajalla ja hänen varahenkilöllään sekä tilintarkastusyhteisöllätulee olla tarkastuskokemusta kuntien talouden ja hallinnon tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden ja muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamistavaativien tehtävien tarkastuksessa.

8. Tarjouksen valintaperusteet

Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja painoarvoin:

Hinta, painoarvo 50 pistettä

• Kokonaishinta sopimuskaudelle eriteltynä kunnan ja kunnan tytäryhtiöiden tarkastustehtävät tytäryhtiöittäin, sekä kunnan mahdollisten EU- ja muiden hankkeiden johdosta annettavat lausunnot (tytäryhtiöiden tarkastus arviolta 2 pv, lausunnot 1 pv)

Kokonaishinta sopimuskaudelle 2023 - 2026 sisältäen kuntalain mukaisen tilintarkastuksen, muut tarkastuspalvelut sekä tarkastuslautakunnan tukipalvelut. Tarjoukset vertaillaan laskukaavalla: edullisin hinta/ vertailtava hinta x 50

Laatu, painoarvo 50 pistettä

• Vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan työn osuus, painoarvo 20 pistettä

alle 50 %

50-75 %

yli 75 %

10 pistettä

15 pistettä

20 pistettä

• Vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan kokemus kuntien/kuntayhtymien tar-

kastuksesta, painoarvo 15 pistettä

alle 5 v

5-10 V

yli 10 v

5 pistettä

10 pistettä

15 pistettä

• Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus, painoarvo 15 pistettä

alle 50 %

50-75 %

yli 75 %

5 pistettä

10 pistettä

15 pistettä

3

Tarjoukset vertaillaan laskukaavalla: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saa-

neen tarjoajan pistemäärä x 50.

Lopuksi lasketaan yhteen hinnan vertailupisteet sekä laadun vertailupisteet. Kor-

keimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Tarjouksesta tulee ilmetä erikseen mainittuna arviointikriteerin tiedot.

9. Tarjouksen hylkääminen

Tarjous hylätään, mikäli se ei ole saapunut määräaikaan mennessä, tai tarjous ei vas- taa tarjouspyynnössä esitettyjä muodollisia vaatimuksia, tai tarjoaja on antanut tar- jouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja.

Lisäksi tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 80 §:n tai 81 §:n mukainen poissulkemisperuste.

10. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen

Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta.

Tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset on toimitettava ennen kuin hankintasopimus voidaan allekirjoittaa.

11. Sopimuskausi

Sopimus ilman irtisanomista koskee tilikausien 2023-2026 tarkastusta.

12. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot

Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalveluiden hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti.

Laskutus- ja maksuehdot

Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto on 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukaan.

13. Alihankinta

Tarkastustyö suoritetaan tarjoajan toimesta ilman alihankintaa.

14. Muut sopimusehdot

Muilta osin hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja.

JYSE 2014 Palvelut -ehdot

15. Osapuolten sitoutuminen ja sopimusvalvonta

Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijapuolelle.

Yhteyshenkilöiden tiedot:

Pyhännän kunta Palvelun tarjoaja

Kunnanjohtaja ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇

040 1912 201, ismo.makelainen(at)▇▇▇▇▇▇▇.▇▇

16. Sopimuksen tarkastaminen

Sopimuksen muutos tai lisäys on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti.

17. Sopimuksen erimielisyydet

Sopimukseen mahdollisesti liittyvät erimielisyydet käsitellään Oulun käräjäoikeu-

dessa.

18. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset

Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja tarjouspyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat pyydetään ilmoittamaan arvonlisäverottomina.

Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

1) Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot:

• kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu

• Kunnan mahdollisten EU- ja muiden hankkeiden johdosta annettavien lau-

suntojen hinta tuntihintana

• Lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset

• Tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään si-

sältyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta

• Tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtä-

vään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta

• Vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuk-

sesta

• Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus

• Tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmä, toimintaan liittyvä kehitystyö ja sekä kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä

• Selvitys tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta kun-

nissa

• Yleispiirteinen tarkastussuunnitelma

2) Tytäryhteisöjen osalta tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

• Tytäryhteisöjen tilintarkastuksen kokonaishinta vuodessa eriteltynä tytäryh-

teisöittäin sisältäen matka- ja muut kustannukset, (alv 0 %)

Tytäryhteisöjä koskevia kustannuksia ei lasketa mukaan lakisääteisestä tarkastuksesta aiheutuviin kustannuksiin.

19. Tarjoajan arvio tarkastuspäivien määrästä

Lisäksi tarjoaja voi esittää oman arvionsa tarkastuspäivien työmäärän tarpeesta, mi- käli se perustellusta syystä poikkeaa arviostamme. Tätä ei huomioida tarjousvertai- lussa.

20. Tarjouksen voimassaolo

Tarjouksen tulee olla voimassa 28.2.2023 saakka.

21. Päätöksenteko

Pyhännän kunnanvaltuusto tekee päätöksen kunnan tarkastuspalvelujen osalta. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjoukset, tarjousvertailun ja ehdotuksen valittavasta tilintarkastajasta edelleen tytäryhteisöille. Tytäryhteisöjen yhtiökokous tai vastaava elin tekee omalta osaltaan päätöksen tilintarkastajan valinnasta.

Ennen varsinaista hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunta varaa itselleen mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä tilintarkastusyhteisöiltä.

▇▇▇▇▇▇▇ pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.

22. Tarjousten jättäminen

Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle sähköpostilla: ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ tai suljetussa kirjekuoressa 19.12.2022 klo 12:00 mennessä osoitteeseen:

Pyhännän kunta Tarkastuslautakunta Manuntie 2

92930 Pyhäntä

Sähköpostin otsikkoon tai kuoren päälle merkintä "Tilintarkastustarjous"

Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään avaamat- tomina.

Lisätiedot Lisätietoja tarkastuspalveluiden hankinnasta antaa henkilöstö- ja talousjohtaja ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇, puh. 040 1912 202.

Pyhännällä 14.11.2022

▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇

Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja

Liitteet: Tilintarkastustarjousten vertailutaulukko Tilinpäätös ja talousarvio ▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇.▇▇

Toimintakertomus v. 2021, Pyhännän Vanhustentaloyhdistys ry