ALINA-SALIN KÄYTTÖSOPIMUKSEN EHDOT

XXXXX-XXXXX KÄYTTÖSOPIMUKSEN EHDOT

Alina-salia vuokrataan vain HYYn piirissä toimiville järjestöille. Salia ei saa varata yksityishenkilöiden käyttöön järjestön nimissä.

Alina-salissa voi järjestää juhlia kaksi kertaa keväällä (1.1.-31.5.) ja kaksi kertaa syksyllä (15.8.-31.12.). Palvelutoimiston kesä- ja joulutauon aikana tilaa ei anneta juhlakäyttöön. Lisäkäyttökertoja voi tiedustella järjestöpalvelusihteeriltä.

JUHLIEN JÄRJESTÄMINEN

HYYn tiloissa pidettävien tilaisuuksien, joissa on tarjoilua, mainostaminen yliopistoyhteisön ulkopuolella on kielletty.

Juhlia voi järjestää ainoastaan Alina-salissa. Juhlinta tapahtuu vain varatussa tilassa, ei esimerkiksi porraskäytävän alueella. Niiden järjestöjen edustajilla, joilla on kerhotilat samassa kerroksessa juhlatilaisuuden kanssa, on oikeus käyttää omia tilojaan myös tilaisuuden aikana sitä häiritsemättä.

Juhlien järjestäjän on nimettävä keskuudestaan neljä järjestyshenkilöä, joiden on täytettävä järjestyshenkilöiden sitoumuslomake, joka palautetaan HYYn palvelutoimistoon avainten noudon yhteydessä. Kaikkien järjestyshenkilöiden tulee olla perehtynyt Alina-salin ohjeisiin ja turvallisuusperiaatteisiin ennen varausta. Järjestyshenkilöiden tulee valvoa yleistä järjestystä juhlissa ja tarvittaessa ottaa kiinni tai poistaa kokonaan (tarvittaessa vartijoiden avustuksella) häiriötä aiheuttavat henkilöt HYYn tiloista. Järjestyshenkilöiden tulee käyttää järjestyshenkilöliivejä tai muuta selkeää tunnistetta eivätkä he saa esiintyä päihtyneinä. Järjestyshenkilöiden ja juhlien vastuuhenkilön on oltava koko ajan tavoitettavissa, mikäli esimerkiksi vartijat, HYYn edustajat tai poliisi heitä kysyvät, pystyttävä vastaamaan näiden kysymyksiin ja toimittava näiden antamien ohjeiden mukaisesti.

Mikäli kyseessä on niin kutsuttu avoin juhlatilaisuus, tulee Uuden ylioppilastalon alaovella

olla juhlan järjestäjän puolesta vähintään yksi järjestyshenkilö koko tilaisuuden ajan. Muussa tapauksessa ulko-ovi ja itse juhlatilan ovet tulee pitää suljettuina koko tilaisuuden ajan. Ovia ei saa kiilata auki.

Koristeita saa kiinnittää vain niille varatuille kiinnitysalustoille salin seinillä. Ilmastointi- ja pakkausteipin käyttö on kielletty. Koristeet tulee poistaa heti tilaisuuden päätyttyä. Valaisimiin ja kiinteisiin sähkölaitteisiin kajoaminen on turvallisuussyistä ehdottomasti kielletty.

Tilaisuuden sisäänpääsyn on päätyttävä viimeistään kello 03.30 ja koko tilaisuuden tulee päättyä viimeistään kello 04.00. Tilojen tulee olla siivottuina ja tyhjinä viimeistään kello 06.00.

Juhlatilojen siivouksessa tulee noudattaa ohjeita, jotka löytyvät Alina-salin käyttäjille kootusta ohjevihkosta, jota saa HYYn palvelutoimistosta.

Mikäli tilaisuuden järjestäjät havaitsevat, että näitä ehtoja ei noudateta, on heidän ilmoitettava asiasta vartiointiliikkeen edustajille ja pyydettävä näitä tarvittaessa apuun tai keskeyttämään tilaisuus. Tilaisuus keskeytetään aina, jos tiloissa on alaikäisiä tai tilaisuuden aikana ilmenee epäily tai näyttö huumeiden käytöstä. Kaivopihan alueen Securitas Oy:n vartijat tavoittaa päivällä numerosta 040 585 0791 ja illalla ja yöllä numerosta 040 581 7574.

TURVALLISUUSMÄÄRÄYKSET

Tilankäyttäjä vastaa järjestämäänsä tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden turvallisuudesta.

Uuden ylioppilastalon A-rapussa saa oleskella samanaikaisesti 240 henkilöä, Alina-salissa maksimissaan 100 henkeä. Nämä henkilömäärät perustuvat paloviranomaisten ja HYY Kiinteistöjen antamiin ohjeisiin. Kävijämäärän valvonta on järjestäjän vastuulla. Henkilömäärän ylitys saattaa hätätapauksessa aiheuttaa vakavan vaaratilanteen.

Kaikenlainen avotulen teko, mukaan luettuna kynttilöiden, tuikkujen ja ulkotulien poltto sekä flambeeraus on kaikissa HYYn tiloissa ehdottomasti kielletty! Myös savukoneiden käyttö on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan Alina-salin tupakkahuoneessa.

Alkusammutusvälineisiin, hätäpoistumisteiden kilpiin jne. kajoaminen ilman todellista vaaratilannetta on pelastuslain (379/2011) nojalla kielletty. Hätäpoistumisreitit tulee aina pitää esteettöminä.

Ulkopuolisia henkilöitä ei tarvitse päästää mihinkään HYYn tiloihin. Tarvittaessa sisäänpyrkijöitä voidaan pyytää esittämään opiskelijakortti. Jos korttia ei ole, henkilöä ei tarvitse päästää tiloihin.

VARAUSEHDOT

Alina-salissa juhlia järjestäviltä peritään 100 € vuokra.

Vuokra maksetaan avainten noudon ja tilankäyttösopimuksen allekirjoituksen yhteydessä HYYn palvelutoimistoon. Avaimia annetaan vain 1 kpl/järjestö.

Avaimet tulee palauttaa sovitusti, tila siivota asianmukaisesti tilaisuuden jälkeen ja järjestelyt tulee hoitaa huolellisesti. Mikäli varatun tilan avaimen palautus myöhästyy, mutta tilaisuus on muuten sujunut moitteettomasti, peritään 35€ myöhästymissakkoa.

TILOJEN KÄYTTÖ

Vuokrattu tila tulee tarkistaa välittömästi ja ilmoittaa havaituista puutteista HYYn palvelutoimistoon.

Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa mahdollisista rikkoutuneista rakenteista, kalusteista, laitteista jne. sekä siivouksesta ja löytötavaroiden talteenotosta tilaisuuden jälkeen. Aineellisista vahingoista tulee ilmoittaa ja löytötavarat toimittaa HYYn palvelutoimistoon heti seuraavana arkiaamuna.

Tilaisuuden päätyttyä tulee tarkistaa, että kaikki tilat (myös wc:t) ovat tyhjät ja kunnossa. Kaikki ovet tulee sulkea ja lukita, myös turvalukolla, ja valot sammuttaa. Järjestäjät eivät saa tilaisuuden päätyttyä paikalta lähtiessään jättää mitään omia tai HYYn laitevuokrauksen tavaroita vuokraamaansa tilaan. Tavaroiden säilyttäminen tiloissa ei ole turvallista, minkä lisäksi ne haittaavat siivousta. Tavaroiden säilytyksestä kannattaa neuvotella palvelutoimiston kanssa.

SANKTIOT

Alina-salin varauksen voi peruuttaa viimeistään 14 vuorokautta ennen varausta. Mikäli varausta ei peruta ja avain jätetään noutamatta, peritään 100 € sakko. Varatun tilan avaimen noutamisesta toimiston aukioloaikojen ulkopuolella peritään 35 € sakko.

Myöhässä palautetusta avaimesta peritään 35 € sakko.

Kadonneesta avaimesta tulee aina tehdä kirjallinen katoamisilmoitus HYYn palvelutoimistoon, joka käsittelee ilmoitukset tapauskohtaisesti. Avaimen kadottajalta peritään 35 € sakko.

Tilassa tapahtuneista vahingoista ja puutteellisesta siivouksesta voidaan järjestäjältä periä enimmillään 100 € sakko. Lisäksi järjestäjältä voidaan veloitttaa laiminlyönneistä aiheutuneet kustannukset, kuten palkattujen siivoojien ylimääräiset korvaukset (noin 85– 850 € lisätyön määrästä riippuen) tai rikotun tilalle hankitun uuden laitteen hinta.

SEURAAMUKSET

Mikäli tiloja käytetään luvattomaan tarkoitukseen tai tilaisuuden aikana rikotaan tilojen käyttösopimuksen ehtoja, voidaan järjestöltä kirjallisen selvityksen jälkeen kieltää kaikkien HYYn tilojen käyttö enintään kahdeksi vuodeksi, jolloin myös mahdolliset aiemmin tehdyt tilavaraukset peruuntuvat.

Seuraamuksen määrää HYYn talouspäällikkö järjestöistä vastaavan asiantuntijan esityksestä. Päätöksestä voi valittaa XXXx hallituksen talousjohtokunnalle 14 vuorokauden sisällä päätöksen antamisesta.