WANHAN HOLVISTON JOULU
XXXXXX XXXXXXXXX JOULU
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx la–su 12.-13.12.2020
Aukioloajat la ja su klo 10.00–16.00 SOPIMUSEHDOT
1. JÄRJESTÄJÄ
Haminan kaupunki, Tapahtumatuotanto Hamina Bastionin toimisto Raatihuoneentori 1
49400 HAMINA
2. TAPAHTUMA-ALUE
Hamina Bastioni tapahtuma-areenan osoite: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 XXXXXX
Hamina Bastioni -tapahtuma-areenan kenttäalue. Holvistotiloissa mahdollisesti ravintolatoimintaa ja pienimuotoista ohjel- maa. Talviaikana Hamina Bastionin ulkoareenan yllä ei ole telttakatetta.
3. PAIKKAVARAUKSET / PAIKKAMAKSUT
Wanhan Holviston Joulun ulkomyyntipaikkojen varaaminen aloitetaan 19.10.2020. Sisämyyntipaikkoja ei vuoden 2020 tapahtumassa ole. Vuoden 2020 ulkomyyntipaikat ovat ilmaisia.
Paikkavaraus vaatii kirjallisen vahvistuksen. Varaus astuu voimaan, kun paperisena tai netissä täytetty ilmoittautumislo- make on palautunut Hamina Bastionin toimistolle/ varausjärjestelmään.
4. MYYNTIPAIKAT
Tapahtuman johtoajatuksena on käsityöläisyys ja myytävien tuotteiden pääpaino tulee olla käsityönä tehdyissä tuotteissa. Myyntipaikojen varaamisessa etusijalla ovat tapahtumalle annetun teeman mukaista tuotetarjontaa myyvät myyjät. Jär- jestäjällä on oikeus tarkastaa paikat ja määrätä suoritettavaksi tarpeelliseksi katsomansa muutokset.
Jokainen tapahtumaan tulevan myyjä vastaa itse omasta toiminnastaan, paikkansa pystytyksestä ja purkamisesta, myynti- tuotteista sekä niiden myynnistä, sisällöstä, turvallisuudesta, tuotteiden säilyvyydestä ja vakuutuksista. Tapahtumajärjes- täjän toimesta alueella on tapahtuma-aikana järjestyksen valvontaa sekä yövalvonta. Tapahtumajärjestäjä ei vastaa kui- tenkaan myyntitavaroiden, rakenteiden tms. vioittumisesta ja/tai katoamisesta.
Myyntipaikan voi varata yhdeksi tai kahdeksi päiväksi, mutta keskeisimmältä paikalta myyntipaikat saavat kahdenpäivän myyjät. Myyntipaikat ovat 4mx4m ja 4mx8m kokoisia. Myös näitä isommat paikat ovat neuvoteltavissa. Katokset on myy- jien tuotava itse. Myyntipaikkoihin sisältyy pyydettäessä sähkö ja pöytä (1 kpl).
5. MYYNTIPAIKKAEHDOT
Tapahtuman myyntiaika on molempina päivinä klo 10.00–16.00. Myyntiajat ovat sitovia. Myyntipaikat on otettava käyt- töön molempina tapahtumapäivinä klo 9.00 mennessä, ellei toisin ole sovittu. Myyntipaikkojen on oltava käytössä molem- pina tapahtumapäivinä klo 16.00 asti.
Tapahtumapäivänä klo 9.00 jälkeen on tapahtuman järjestäjällä oikeus vuokrata eteenpäin ne paikat, joita ei ole määräai- kaan mennessä otettu vastaan. Tapahtuman järjestäjällä on myös oikeus vuokrata liian aikaisin luovutetut myyntipaikat eteenpäin. Tapahtuman järjestäjän vuokratessa myyntipaikat eteenpäin, alkuperäinen myyjä menettää oikeutensa myynti- paikkaan. Myyntipaikan vuokraaminen myyntipaikkavaraajan toimesta kolmannelle osapuolelle on kielletty.
6. LUVAT (ELINTARVIKEILMOITUKSET JA ARPAJAISET)
Paikkavaraaja/myyjä vastaa ja hankkii tuotteiden esittelyyn sekä myymiseen ja muuhun omaan toimintaansa tarvittavat ilmoitukset ja luvat viranomaisilta. Mikäli myyntiartikkeli/toiminta liittyy arvontaan, vastaa myyntipaikan vuokraaja arpa- jaisiin liittyvistä mahdollisista lupatoimenpiteistä.
Mikäli myyntiartikkelina on elintarvikkeita, tulee myyjien itse etukäteen antaa täydellinen luettelo myytävistä tuotteista Haminan kaupungin terveystarkastajalle os. Puistokatu 2, 49400 Hamina. Puh. 0400 268 633 tai 040 199 1270 tai xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Päiväykseltään vanhentuneiden elintarvikkeiden myynti on kielletty!
7. AIKATAULU / ALUEELLA RAKENTAMINEN
Myyjät voivat halutessaan tulla rakentamaan myyntipaikkojaan perjantaina 11.12.2020 on klo 9.00–18.00. Autojen ajaminen Hamina Bastionin areenalle on tapahtumapäivinä sallittu seuraavasti:
la 12.12.2020 klo 7.00–9.00 ja 16.30–18.00 sekä su 13.12.2020 klo 7.00–9.00 ja 16.30–18.00.
Hamina Bastionin kenttäalueelle ei saa pysäköidä autoja tapahtuma-aikana!
8. SIIVOUS
Myyjät ovat velvollisia huolehtimaan myyntipaikkojensa siivouksesta. Mikäli paikka joudutaan siivoamaan Xxxxxx Xxxxxxxxx toimesta, veloitetaan siitä 50,00 € + alv. 24 %.
9. NIMIKYLTTI
Jokaisella paikan varanneella tulee olla pisteessään minimissään A4 kokoinen kyltti, josta käy ilmi vähintään kauppiaan nimi ja kotipaikka.
10. YLEISET JA TURVALLISUUSMÄÄRÄYKSET
Tulenkäyttö, tupakointi ja myyntipaikan levittäminen kulkuväylälle on turvallisuussyistä kielletty. Tapahtumassa on erilliset tupakointialueet.
Paikkavaraaja/myyjä sitoutuu omalta osaltaan noudattamaan hallituksen, THL:n sekä AVI:n säädöksiä, ohjeistuksia ja lin- jauksia. Paikkavaraajan/ myyjän tulee huolehtia hyvästä käsi- ja yskimishygieniasta sekä mahdollisuuksien mukaan turva- välin (1-2m) säilymisestä myyjän ja asiakkaan välillä. Tapahtumajärjestäjä suosittelee myös oikeanlaista kasvomaskin ja/ tai kasvovisiirin käyttämistä sekä käsihuuhteen varaamista asiakaskäyttöön. Kipeänä tai edes lieväoireisena tapahtumaan ei saa tulla myymään.
11. MAINONTA
Wanhan Holviston Joulu -tapahtumaa markkinoidaan osana Haminan kaupungin joulunajantapahtumia mm. alueen leh- dissä, nettisivuilla xxx.xxxxxx.xx ja xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx sekä Haminan kaupungin sosiaalisen median kanavissa. Ta- pahtuman järjestäjällä on oikeus käyttää ottamiaan kuvia sekä myyjien erikseen toimittamia kuvia ja lisätietoja tapahtu- man markkinoinnissa edellä mainituissa kanavissa. Suostumus markkinointiyhteistyöhön kysytään ilmoittautumislomak- keessa.
12. TIETOSUOJA
Paikkavaraaja/myyjä on lukenut ja hyväksynyt Xxxxxx Xxxxxxxxx tietosuojaselosteen. Paikkavaraajan antamia tietoja käsitellään tietosuojaselosteessa kerrotulla tavalla.
13. FORCE MAJEURE
Tämä sopimus katsotaan pätemättömäksi ja kumpikin osapuoli vapaaksi vastuusta, jos sopimus jää täyttämättä force majeure -esteen, kuten sodan, mellakan, korona -pandemian jne. vuoksi.