Helsingin kaupunkiympäristön yleisten alueiden toimintavälineitä koskeva puitejärjestely sopimuskaudelle 2024 - 2028

§ 64 Helsingin kaupunkiympäristön yleisten alueiden toimintavälineitä koskeva puitejärjestely sopimuskaudelle 2024 - 2028

HEL 2024-003092 T 02 08 01 00

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeutti tek- nisen johtajan tekemään Helsingin kaupunkiympäristön yleisten aluei- den ulkotilan toimintavälineitä koskevat puitesopimukset sopimuskau- delle 2024–2028 seuraavien tarjoajien kanssa sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia:

− Kompan Suomi Oy,

− Lappset Group Oy,

− LeikkiSet Oy,

− Oy J-Trading Ab,

− Puuha Group Oy.

Kaupunkiympäristön toimialan arvio kokonaisarvosta sopimuskaudella on arvonlisäverottomana 3 500 000 euroa ja enimmäisarvo 4 000 000 euroa.

Puitesopimukset tulevat voimaan, kun sopimukset on allekirjoitettu. Sopimukset päättyvät 31.5.2028.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan eril- lisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisin- taan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katso- taan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut han- kintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta.

vs. tekninen johtaja Xxxxx Xxxxxxx

Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Y-tunnus

PL 00000 Xxxxxxxxxxxx 0 09 310 1691 0201256-6

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Esittelijän perustelut

Xxxxxxxxx perustiedot

Xxxxx Xxxxxxx, projektinjohtaja, puhelin: 09 310 38955

petri.arponen(a)xxx.xx

1 Arviointipöytäkirja

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kaupunkiympäristölautakunta

Ote Otteen liitteet

Tarjouksen jättäneet Esitysteksti

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kaupun- kiympäristölautakunta

Liite 1

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Puitejärjestelyllä hankitaan eri ikäryhmille suunnattuja yleisten alueiden ulkotilan toimintavälineitä. Ulkotilan toimintavälineillä tarkoitetaan ylei- sille ulkoalueille käytettyjä välineitä ja varusteita, joilla on toiminnallinen leikkiin tai liikuntaan liittyvä funktio. Muut kaupunkikalusteet ja varusteet kuten esimerkiksi istuimet, pollarit, roska-astiat, pyörätelineet tai puun- suojat, eivät kuulu tähän järjestelyyn. Liikuntavälineet kuuluvat muilta osin tähän puitejärjestelyyn kuin erillisessä puitejärjestelyssä olevat ul- kokuntosalivälineet.

Yleisillä ulkoalueilla tarkoitetaan asemakaavassa määriteltyjä katu- ja puistoalueita, sekä kaupungin hallinnoimia yleisiä tontteja, joiden piha- alueet ovat osan vuorokaudesta myös yleisessä käytössä. Tällaisia tontteja ovat esimerkiksi koulujen piha-alueet.

Tarjouskilpailulla valitaan ne yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.5.2028 saakka. Puitejärjeste- lyyn valitaan 5 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Toimintavälineet tullaan jatkossa minikilpailuttamaan hankekohtaisesti puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Y-tunnus
PL 00000	Xxxxxxxxxxxx 0	09 310 1691	0201256-6

Hankintamenettely

Saadut tarjoukset

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 14.3.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-003092. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala järjesti yhdessä Helsingin kau- pungin rakentamispalveluliikelaitoksen (Stara) kanssa hankintarenkaa- na tarjouskilpailun tarjouspyynnössä määritellyistä Suomen ilmasto- olosuhteisiin soveltuvista eri ikäryhmille suunnatuista yleisten alueiden ulkotilan toimintavälineistä.

Xxxxxxxxx arvioitu arvo koko hankintakauden aikana on 7 000 000–8 000 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 8 000 000 euroa (alv

0 %).

Xxxxxxxxx arvot jakautuvat hankintarenkaan osapuolien kesken seu- raavasti:

- Kaupunkiympäristön toimialan (KYMP) tilausten ennakoitu arvo 3 500 000 euroa ja enimmäisarvo 4 000 000 euroa.

- Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitoksen (Stara) tilausten ennakoitu arvo 3 500 000 euroa ja enimmäisarvo 4 000 000 euroa.

Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuk- sista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Ky- seessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta.

Hankinnasta on 14.3.2024 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin xxxxxxxxxxxxxx.xx -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tar- jouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudet- tavissa.

Kilpailuttamisesta vastasi kaupunkiympäristön toimiala. Hankintaren- kaan muodostavat tahot tekevät kaikki omat hankintapäätöksensä sekä sopimuksensa asiasta.

Määräaikaan 23.4.2024 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti 5 tarjoa- jaa:

Kompan Suomi Oy, Lappset Group Oy, LeikkiSet Oy, Oy J-Trading Ab ja Puuha Group Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Y-tunnus
PL 00000	Xxxxxxxxxxxx 0	09 310 1691	0201256-6

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoituk- selliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäis- vaatimukset.

Kaikki tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaa- timukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonais- taloudellista edullisuutta vertaillaan parhaalla hinta-laatusuhteella. Pui- tejärjestelyä perustettaessa vertailu ainoastaan laadulla on mahdollista tehdä, koska tuotteiden hinnat pyydetään tarjoajilta vasta sopimuskau- den aikana suoritettavilla minikilpailutuksilla.

Viisi eniten laatupisteitä saanutta tarjousta valitaan ulkotilan toimintavä- lineiden puitesopimustoimittajiksi. Mikäli useampi tarjoaja saa saman yhteispistemäärän, ratkaistaan tilanne arpomalla.

Tarjousten laadullinen arviointi

Tarjousten laadullinen arviointi tehtiin tarjoajan tuotekorttien, ideasuun- nitelmien ja havainnekuvien pohjalta seuraavan pisteytyksen mukaises- ti.

Arvioinnissa oli kaksi kokonaisuutta: Monipuolisuus ja leikkikokemus sekä visuaalinen ilme, sopivuus aluetyyppiin ja kaupunkikuvaan.

Arvioinnin suoritti raati, johon kuului toimialan asiantuntijoita. Arviointi- raadilla on kokemusta yleisten alueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta sekä kaupunkikuvan eri osa-alueista.

Monipuolisuus ja leikkikokemus

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Y-tunnus
PL 00000	Xxxxxxxxxxxx 0	09 310 1691	0201256-6

5 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuotteet eivät ole monipuolisia ja niiden tarjoama leikkikokemus on välttävä.

Ideasuunnitelma on toteutettavissa. Suunnitelmassa oleva painotus täyttää tyydyttävästi vaatimuksen. Suunnitelmassa ei ole leikkikoke- musta lisääviä elementtejä.

20 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuot- teet ja niiden tarjoama leikkikokemus on riittävän monipuolista. Idea- suunnitelma on toteutettavissa. Ideasuunnitelmassa on toimintavälinei- tä eri ikäryhmille eli alle 3-vuotiaista aina yli 10-vuotiaisiin on tarjolla leikkikokemuksia. Suunnitelmassa on selkeä painotus. Suunnitelmassa ei ole leikkikokemusta lisääviä elementtejä tavanomaista enemmän.

50 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuot- teet ja niiden tarjoama leikkikokemus on monipuolista ja tuoteryhmien kokonaisuus tuo lisäarvoa leikkikokemukseen. Idea-suunnitelmassa on toimintavälineitä eri ikäryhmille eli alle 3-vuotiaista aina yli 10-vuotiaisiin on tarjolla leikkikokemuksia. Suunnitelmassa on selkeä ja lisäarvoa käyttäjille edustava painotus ohjeen mukaisesti. Suunnitelmassa on leikkikokemusta lisääviä elementtejä runsaasti.

Leikkikokemus on subjektiivinen asia. Tässä yhteydessä leikkikoke- musta lisäävillä elementeillä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että hiekka- laatikossa on osoitettu mahdollisuus leikkiä keittiöleikkejä, kiipeilyteli- neessä on osoitettu erilaisia pulmatehtäviä, leikkiväline on osa jotakin teemaa tai leikkivälineellä voidaan tuottaa ääntä, musiikkia yms. Idea- suunnitelmissa on huomioitava myös kaupunkikuvalliset vaatimukset leikkikokemusta lisäävien elementtien osalta.

Visuaalinen ilme, sopivuus aluetyyppiin ja kaupunkikuvaan

5 pistettä: Tuotteet ovat sopivia aluetyyppeihin ja kaupunkikuvaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää tyydyttävästi vaatimukset. Idea- suunnitelma on toteutettavissa.

20 pistettä: Tuotteet ovat hyvin sopivia aluetyyppeihin ja kaupunkiku- vaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää hyvin vaatimukset. Ideasuun- nitelma on toteutettavissa.

50 pistettä: Tuotteet ovat erittäin hyvin sopivia aluetyyppeihin ja kau- punkikuvaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää erittäin hyvin vaati- mukset. Ideasuunnitelma on toteutettavissa.

Sopivuudessa kaupunkikuvaan ja aluetyyppiin tarkastellaan suunnitel- man luonnetta aluetyyppiin, jonka edustaja kohde on. Kaupunkikuvalli- sessa arvioissa tarjottua kokonaisuutta peilataan laajemmin Helsingin

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Y-tunnus
PL 00000	Xxxxxxxxxxxx 0	09 310 1691	0201256-6

kaupunkikuvaan, jossa ei esimerkiksi hyväksytä tuotesijoittelua tai mai- nontaa. Helsingin kaupunkitilaohje kokonaisuudessaan toimii arvioinnin yhtenä lähtökohtana.

Toimintavälineiden visuaalista ilmettä arvioidaan Helsingin kaupunkiti- laohjeen laatukriteerein soveltuvin osin. Laatukriteereillä tavoitellaan yhtenäisempää ja tunnistettavaa kaupunkikuvaa myös toimintavälinei- den osalta. Toimintavälineiden visuaalisen ilmeen laatukriteerit pohjau- tuvat Helsingin kaupunkikalusteohjeen Helsinki-ilmeen määrittelyihin (Ei väri- ja materiaalimäärityksiä). Kaupunkikalusteohje on osa Helsin- gin kaupunkitilaohjetta: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/

Visuaaliset laatukriteerit osa-alueittain ovat:

• Hillitty: Turhaa koristeellisuutta ei esiinny. Muotokieli on funktionaali- nen eli toimiva ja tarkoituksenmukainen. Koristeellisuudeksi ei tulkita leikkiin liittyviä osia.

• Linjakas: Rakenne on vähistä elementeistä koostuva, selkeälinjainen. Rakenneratkaisut ovat yksinkertaisia ja eleettömiä sekä tarkoituksen- mukaisia. Ylimääräisiä rakenneosia, joilla ei ole selkeää funktiota ei esiinny.

• Viimeistelty: Viimeistellyn ilmeen luo mm. materiaalien huoliteltu liit- tyminen toisiinsa.

• Vakuuttava: Tuote on rakenteeltaan ja materiaaleiltaan vakuuttava ul- kotilan toimintaväline. Tuotte antaa kovaakin rasitusta ja kulutusta kes- tävän yleisvaikutelman niin rakenteensa kuin materiaalien osalta

Yhteensä tarjoaja voi saada 100 pistettä päätuoteryhmästä. Jokainen päätuoteryhmä arvioidaan erikseen ja niiden keskiarvo on kokonaispis- temäärä.

Jos tarjoaja saa laadullisesta arvioinnista yhdestä päätuoteryhmästä yhteensä alle 30 pistettä, tarjous hylätään.

Päätöksen liitteenä olevan arviointimuistion (liite 1) perusteella seuraa- vat tarjoajat valitaan Helsingin ulkotilan toimintavälineiden puitesopi- mustoimittajiksi. Tarjoajien saamat laadun kokonaispisteet ulkotilan toimintavälineille ovat:

	Kompan Suomi Oy		50
	Lappset Group Oy		40
	LeikkiSet Oy		40
	Oy J-Trading Ab		40
Postiosoite PL 58200	Käyntiosoite Xxxxxxxxxxxx 0	Xxxxxxx 00 000 1691		Y-tunnus 0201256-6

Puuha Group Oy 40

Sopimuskumppaneiksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset. En- nen mahdollisen puitesopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankin- talain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekis- teriotteiden perusteella.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Ulkotilan toimintavälineiden tilaajana voi olla kaupunkiympäristön toi- miala tai Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos (Stara) tai näiden käyttämä sopimusurakoitsija.

Puitesopimuksen ehtojen mukaisesti hankinnat minikilpailutetaan han- kekohtaisesti puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken.

Minikilpailutuksen vaiheet on määritelty puitesopimuksessa seuraavas- ti:

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään suunnittelu- kohteen kaupunkikuvalliset vaatimukset ja kohteen toimintavälineiden toiminnalliset vaatimukset.

2. Laadittavan toteutussuunnitelman yhteydessä määritellään toiminta- välineiden tuotekriteerit. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm.

ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään.

3. Tilaaja toimittaa yhtäaikaisesti Toimittajille tarjouspyynnön, jolla Ti- laaja pyytää tarjouksia suoritettavasta toimituksesta.

Sopimus ei velvoita Toimittajaa jättämään tarjousta.

3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.

4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen minikil- pailutuksen tarjouspyynnössä täsmennettyä kokonaistaloudellisen edullisuuden perustetta, valinta- ja vertailukriteereitä sekä painoarvoja.

Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään joko hinnaltaan halvinta tai vaihtoehtoisesti hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta, jolloin hin- nan painoarvo on 30 - 60 % ja laadun painoarvo 40 - 70 %. Minikilpailu- tuksessa laatu määritellään tapauskohtaisesti, eikä se ole riippuvainen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa käytetystä laatupisteytyksestä.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Y-tunnus
PL 00000	Xxxxxxxxxxxx 0	09 310 1691	0201256-6

Toimivalta

Esittelijä

Lisätiedot

Liitteet

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

Laadullisen arvioinnin osa-tekijöinä voivat olla esimerkiksi tuotteen tek- niset ominaisuudet, tekninen ratkaisu, soveltuvuus kohteeseen, sovel- tuvuus kaupunkikuvaan, toiminnallisuus tai/ja leikittävyys.

5. Tilaaja tekee päätöksen tarjouskilpailun lopputuloksesta ja lähettää päätösotteen kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.

6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.

7. Tilaus tehdään valitulta sopimustoimittajalta puitejärjestelyssä määri- teltyjen sääntöjen ja ehtojen mukaisesti.

Korvaavat tavarat tai osat rikkoutuneiden tilalle ja alkuperäistä toimitus- ta täydentävät tuotteet tilataan takuuehtojen ja tuotteiden yhteensopi- vuuden vuoksi suoraan samalta toimittajalta, joka on valittu alkuperäis- tä toimitusta koskevan minikilpailutuksen kautta.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omal- la toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen

19.12.2023 § 700 mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden ja-ostolla on hankintavaltuudet yli 3 miljoonan eu- ron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennus- ten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.