Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintaohje

Hyvinvointialueesta annetun lain 95 §:n mukaan hallintosäännössä anne- taan tarpeelliset määräykset muun muassa sopimusten hallinnasta. Pir- kanmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 69 §:n mukaan aluehallitus vastaa siitä, että sopimushallinnan ja -valvonnan vastuut ja käytännöt on määritelty hyvinvointialueen tehtävissä. Aluehallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä sekä antaa tarkemmat oh- jeet sopimushallinnasta (hallintosääntö 10 § 15. kohta).

Sopimushallinnan periaatteet määritellään hyvä hallinto- ja johtamistapa ja sisäinen valvonta -ohjeessa, jonka aluehallitus hyväksyy.

Pirkanmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 10a §:n 9 kohdan mukaan aluehallitus päättää sopimuskriteereistä, joilla varmennetaan järjestämis- vastuun toteutuminen palveluntuottajien kanssa tehtävissä sopimuksissa. Näistä kriteereistä on tarkoituksenmukaista päättää sopimushallintaoh- jeen hyväksymisen yhteydessä (luku 5).

Ohjeen tarkoitus

Tällä ohjeella annetaan Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintaa koskevia määräyksiä. Sopimushallinnalla tarkoitetaan tässä kaikkia sopi- musten valmisteluun, hyväksymiseen, toimeenpanoon ja elinkaareen liit- tyviä tehtäviä. Sopimushallinta on tärkeää juridisten riskien hallinnan, toi- minnan sujuvuuden varmistamisen ja hyvinvointialueen taloudellisten etujen turvaamisen näkökulmasta.

Tämän ohjeen tarkoituksena on kuvata ne keskeiset asiat, toimintatavat ja ohjeet, joita Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallinnassa tulee huomioida. Keskeistä on huomioida Pirkanmaan hyvinvointialueen koko- naisetu.

Muut ohjeet

Tämän ohjeen lisäksi Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallinnassa tulee noudattaa muita asiaan liittyviä määräyksiä ja ohjeita, kuten hyvää hallinto- ja johtamistapaa, sisäistä valvontaa ja hankintoja koskevia oh- jeita.

Hankintasopimuksia tehtäessä tulee erityisesti noudattaa hankintaohjeen määräyksiä. Hallinto- ja toimintasäännöissä on määräykset sopimusten hyväksymistä koskevasta toimivallasta sekä sopimusten allekirjoittami- sesta.

Tätä ohjetta sovelletaan kaikilta osin hyvinvointialueella tehtäviin uusiin sopimuksiin. Luovuttavilta organisaatioilta hyvinvointialueen toiminnan alkaessa siirtyneisiin sopimuksiin ohjetta sovelletaan soveltuvin osin, ku- ten sopimuksen seurannassa ja päättämisessä.

Kuntaliitto on laatinut hyvinvointialueille mallin sopimushallinnan ohjeiksi ja sitä voi soveltuvin osin noudattaa tätä ohjetta täydentävänä. Lisäksi yksiköillä voi olla omia, tätä ohjetta täydentäviä tai tarkentavia yksityis- kohtaisempia ohjeita. Tällöin yksikön omia ohjeita sovelletaan tätä ohjetta täydentävinä kuitenkin niin, että ristiriitatilanteessa tämä ohje on ensisijai- nen.

Y-tunnus yksilöi sopimusosapuolen

Sopimusosapuoli yksilöidään y-tunnuksen perusteella. Sopimuksen osa- puoleksi merkitään aina Pirkanmaan hyvinvointialue. Pirkanmaan hyvin- vointialueen yksilöi sopijapuolena y-tunnus 3221308-6. Kaikki hyvinvointi- alueen yksiköt toimivat saman y-tunnuksen alla ja käyttävät näin ollen aina sopijapuolena nimeä Pirkanmaan hyvinvointialue ja sen y-tunnusta. Tämän lisäksi sopimuksessa käytetään tarkentavina tietoina yksikön omia yksilöintitietoja.

Sopimushallintajärjestelmä

Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintajärjestelmänä käytetään Pirre-asianhallintajärjestelmää.

2. Roolit ja vastuut sopimushallinnassa

2.1 Strateginen, taktinen ja operatiivinen rooli

Strateginen rooli

Toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on huolehtia, että hy- vinvointialueen sopimukset toteuttavat hyvinvointialueen strategiaa sekä taloudellisia ja toiminnallisia tavoitteita ja että niitä johdetaan kokonaisuu- tena.

Taktinen rooli

Hyvinvointialuejohtajan tehtävänä on vastata sopimushallinnan järjestä- misestä aluehallituksen antamien ohjeiden mukaisesti (hallintosääntö 16

§ 13 kohta). Tehtäväaluejohtajien tehtävänä on vastata sopimushallinnan toimeenpanosta alaisensa toiminnan osalta. Hallintopalvelujohtaja vastaa sopimushallinnan ohjeistuksen ajantasaisuudesta ja kehittämisestä sekä

yhdessä hankintajohtajan kanssa siitä, että sopimuksia ja hankintoja kos- kevat ohjeet muodostavat selkeän kokonaisuuden.

Operatiivinen rooli

Hyvinvointialueen organisaatiossa sopimuksen omistaja on se tehtävä- alue, palvelulinja, toimialue, vastuualue tai yksikkö, jonka toimintaa sopi- mus omana toimintana olisi tai jonka tehtäviin se keskeisimmin liittyy.

Sopimuksen omistajan nimeämä vastuuhenkilö vastaa yksittäisten sopi- musten sisällöstä, toimeenpanosta ja valvonnasta. Vastuuhenkilöä avus- tava henkilöstö toteuttaa osaltaan operatiivisen tason tehtäviä.

2.2 Vastuut

Sopimuksen omistajan tulee määritellä sopimuksen vastuuhenkilö. Mer- kittävissä sopimuksissa, kuten laboratoriopalveluiden hankinnassa, vas- tuuhenkilöitä voi olla eri palvelulinjoilta, mutta omistaja vastaa kokonai- suuteen liittyvästä sopimusohjauksesta.

Vastuuhenkilö nimeää sopimuksen yhteyshenkilön. Sopimuksen vastuu- henkilö ja yhteyshenkilö voivat olla sama henkilö. Sopimukselle tulee kir- jata tieto osapuolten yhteyshenkilöistä. Sopimuksen hyväksymistä koske- vassa päätöksessä tulee nimetä sopimuksen omistaja ja vastuuhenkilö (virkanimike sekä se henkilö, joka tehtävää sillä hetkellä hoitaa). Xxxxx- xxx vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin viran tai toimen haltijalle.

Mikäli vastuuhenkilöä ei ole määritelty, sopimuksen seuranta- ja valvon- tavastuu on sillä, joka on tehnyt päätöksen sopimuksesta - viranhaltijalla tai toimielinten hyväksymien sopimusten osalta toimielimen esittelijällä, ellei muuta ole päätetty.

Jos sopimus koskee useita yksiköitä, on viimeistään sopimuksen laatimi- sen yhteydessä määritettävä, kuka on sopimuksen vastuuhenkilö.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään se viranhaltija tai työntekijä, jonka vastuulle sopimuksen mukainen toiminta ja sopimuksen hallinta kuuluu. Sopimuksen yhteyshenkilöksi puolestaan on tarkoituksenmu- kaista nimetä se henkilö, jonka tehtävänä on käytännössä sopimuksenai- kainen yhteydenpito ja seuranta, sekä mahdollisten sopimustoimenpitei- den valmistelutehtävät. Myös sopimusyhteyshenkilöitä voi olla tarvitta- essa kaksikin, kuten sote-palveluhankinnoissa, joissa toinen yhteyshen- kilö on palvelulinjalta ja toinen keskitetystä hankinnasta.

Vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö ovat sopimushallinnan toteutumisen kan- nalta keskeiset ja siksi oikeiden henkilöiden nimeäminen on tärkeää.

2.2.1 Vastuuhenkilön tehtävät

Sopimuksen vastuuhenkilön tehtävänä on:

• Vastata siitä, että sopimuksen tekemiseen on varattu määräraha.

• Vastata siitä, että sopimuksen tiedot ja sopimukseen liittyvät asiakirjat tallennetaan ja ylläpidetään ajantasaisena sopimushallintajärjestelmässä. Järjestelmään tallennetaan sopimuksen lisäksi myös sopimuskauden aikana syntyvät asiakirjat, kuten reklamaatiot, seurantakokousten muistiot jne.

• Vastata siitä, että sopimuksesta tiedotetaan ja tarvittaessa sopimus läpikäydään niiden kanssa, jotka käyttävät sopimusta ja joiden työtehtäviä sopimus koskee.

• Vastata siitä, että suoritetaan mahdollisen aiemman sopimuksen päättymiseen liittyvät toimet

• Vastata sopimuksen seurannan, raportoinnin ja valvonnan järjestämisestä.

• Vastata sopimuksen ajantasaisuudesta ja toiminnan jatkuvuudesta mm. hankinnan kilpailutuksen vaatima aika huomioiden

• Xxxxxxx tai päättää sopimuskauden toimenpiteistä toimivaltansa rajoissa (esimerkiksi reklamaatioiden tai sopimusmuutosten tekemisestä).

2.2.2 Yhteyshenkilön tehtävät

• Huolehtia siitä, että sopimus tallennetaan asianmukaisesti sopimushallintajärjestelmään.

• Ylläpitää sopimuksen tietoja ja dokumentaatiota ajantasaisena sopimushallintajärjestelmässä.

• Toteuttaa sopimuksen seurantaa, valvontaa ja mahdollista raportointia vastuuhenkilön määrittelemällä tavalla (mm. määräpäivien järjestelmällinen seuranta)

• Toimia yhteyshenkilönä sopimuskumppaneiden suuntaan.

• Valmistella sopimuksen aikaiset toimenpiteet sopimuksen vastuuhenkilön linjattavaksi tai päätettäväksi.

2.2.3 Avustavan henkilön (esim. sihteerin) tehtävät

• Sopimuksen tekninen tallentaminen sopimushallintajärjestelmään.

• Sopimuksiin liittyvien päätösten tiedoksianto.

• Avustaa sopimusyhteyshenkilöä yksikössä sovittujen käytäntöjen mukaisesti sopimushallintajärjestelmän ylläpidossa.

3. Sopimushallinta kuvana

Kuvassa on esitetty keskeiset toimenpiteet sopimuksen valmistelussa, sopimuskaudella ja sopimuskauden jälkeen.

Lainsäädäntö

Hyvä hallintotapa ja sopimushallinnan periaatteet

Hyvinvointialueen sopimushallinta

Valmistelu

Sopimuskausi

Sopimuskausi päättynyt

• Sopimuksen omistajan ja vastuuhenkilön määrittely

• Hyvinvointialueen tarpeiden ja tavoitteiden määrittely

✓ Sopimus on väline näiden

toteutukseen

• Sopimustyypin valinta

✓ Vaikuttaa sisältöön ja toimintatapaan

• Sopimusehtojen laadinta

✓ Keskeiset sopimusehdot

• Sopimusneuvottelut

• Toimivalta tehdä sopimus

✓ Oikeus tehdä päätös ja

allekirjoittaa sopimus

• Päätöksen laadinta

✓ Päätöksen sisällössä huomioitavat asiat

• Sopimuksen jälkitoimet

(esim. sopimuskauden jälkeinen salassapito, vakuuksien

palauttaminen tai asiakirjojen hävittäminen lain mukaisesti)

• Sopimus syntyy sopimuksen allekirjoituksella

✓ Pääsääntöisesti sähköisesti

✓ Lainvoimaisen päätöksen jälkeen

• Arkistointi

✓ Sopimus tallennetaan sopimushallintajärjestelmään

• Sopimuksesta tiedotetaan riittävästi

• Sopimuskauden toimenpiteet

✓ Hyvinvointialueen edun valvonta

✓ Kumppanuuden kehittäminen, tarkoituksenmukaiset yhteistyökäytännö

ja sopimuksen hallintamallin noudattaminen

✓ Seurataan ja valvotaan sopimusta mm yhteistyö, muutos, reklamointi irtisanominen tai purku, option käyttö

• Sopimuksen päättymiseen liittyvät toimet

✓ Sopimusvelvoitteet täytetty

• Mahdollisen uuden sopimuksen valmistelu ja toiminnan

jatkuvuudesta huolehtiminen sopimuskausien vaihteessa

4. Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintajärjestelmä ja sopi- musten luokittelu

Pirkanmaan hyvinvointialue käyttää uusien sopimusten hallintaan Pirre- asianhallintajärjestelmää, joka toimii samalla sopimusrekisterinä.

Jotta sopimusrekisteri pysyy ajan tasalla, uudet sopimukset tulee tekemi- sen jälkeen viedä viivytyksettä järjestelmään. Sopimus tulee viedä järjes- telmään viimeistään ennen ensimmäisen sopimukseen liittyvän laskun saapumista.

Pirre-järjestelmään tallennetaan hyvinvointialueen kaikki voimassa olevat sopimukset lukuun ottamatta

- työsopimuksia, joita hallinnoidaan henkilöstöhallinnon järjestelmässä, ja

- sote-uudistuksen toimeenpanon yhteydessä kunnilta siirrettyjä sopimuksia, joita hallinnoidaan alkuvaiheessa Cloudia- järjestelmässä.

Asianhallintajärjestelmä Pirreen siirretään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimukset vuoden 2023 alussa tehtävässä migraatiossa. Kunnilta siirty- neet sopimukset on sopimusten keruun yhteydessä tallennettu tätä var- ten hankittuun Cloudia-järjestelmään. Vuoden 2023 aikana linjataan ko- kemusten perusteella, jatketaanko Pirren käyttöä sopimushallintajärjes- telmänä vai lähdetäänkö sopimushallintajärjestelmää uusimaan.

Alkuvaiheessa kahden järjestelmän käyttö vaatii sopimushallinnan hyvää teknistä ohjeistusta ja koulutusta.

Asianhallintajärjestelmässä sopimukselle pitää valita oikea sopimus- tyyppi. Sopimusten luokittelu sopimustyypille tehdään aina tapauskohtai- sen arvioinnin perusteella. Kyseessä voi myös olla sopimuskokonaisuus, joka sisältää elementtejä useammasta sopimustyypistä, jolloin sopimusta voi olla vaikea luokitella. Tällaisessa tilanteessa sopimus luokitellaan sen sopimustyypin alle, missä sopimuksen taloudellinen tai toiminnallinen painopiste on.

5. Sopimuskriteerit ja sopimusvalvonta sote-palveluhankinnoissa

Sopimuskriteerit sote-palveluhankinnoissa

Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 3 luvussa sää- detään hyvinvointialueen palvelujen hankkimisesta yksityiseltä palvelun- tuottajalta. Lain 12 §:ssä säädetään palvelujen hankkimisen edellytyk- sistä, 14 §:ssä yksityistä palveluntuottajaa koskevista vaatimuksista ja 15

§:ssä sopimusehdoista.

Hyvinvointialueen on toiminnassaan varmistettava näiden säännösten noudattaminen. Kuntaliiton ja hyvinvointialueiden yhteistyönä on laadittu opas sote-järjestämislain 15 §:n tulkinnasta. ”Hankittavien palvelujen so- pimusehdot ja varautuminen sopimuksen päättymiseen” -opasta nouda- tetaan soveltuvin osin Pirkanmaan hyvinvointialueella sote-järjestämislain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Opas sisältää toimintaohjeita ja mallilausekkeita, joista sopimusvalmistelija voi käyttää kuhunkin tilantee- seen parhaiten sopivia ehtoja.

Opas on tämän ohjeen liitteenä 1.

Hyvinvointialueella on käytössä sote-palveluhankintojen sopimuspohja, jolla pyritään varmistamaan yhtenäisten sopimusten laatiminen järjestä- mislain 15 § vaatimukset huomioiden.

Kynnysarvot ylittävissä sote-palveluhankinnoissa sote-palvelutuotanto ja strategisen ohjauksen hankinnan vastuualue suunnittelevat ja toteuttavat hankinnat ja hallinnoivat sopimuksia yhteistyössä hankintaohjeessa tar- kemmin kuvatulla tavalla.

Hyvinvointialueen valvonta-, ohjaus- ja neuvontavelvollisuus

Hyvinvointialueen velvollisuudesta ohjata ja valvoa sen järjestämisvas- tuulle kuuluvaa palvelutuotantoa säädetään hyvinvointialueesta annetun lain 10 §:ssä.

Sote-järjestämislain 41 §:n mukaan hyvinvointialueen on järjestämisvas- tuunsa nojalla ohjattava ja valvottava yksityisiä palveluntuottajia ja näiden alihankkijoita jatkuvasti palveluja tuotettaessa (omavalvonta).

Tukipalveluihin sijoittuva valvonta ja asiamiestehtävät -vastuualue vastaa sote-järjestämislain mukaisesta valvonnasta, ohjauksesta ja neuvon- nasta. Siltä osin kuin valvontasuunnitelman mukainen valvonta kohdistuu yksityisen palveluyksikön toiminnan sopimuksenmukaisuuteen, valvonta- asiantuntijat tekevät tiivistä yhteistyötä hyvinvointialueella sopimuksen omistajatehtäviä hoitavien palvelutuotannon tehtäväalueen sekä hankin- nan vastuualueen asiantuntijoiden kanssa.

6. Xxxxxxx, päätös ja sopimuksen syntyminen

Pääsääntö hyvinvointialueen kaikkien sopimusten osalta on, että sen jäl- keen, kun asia on huolellisesti valmisteltu,

1) tehdään ensin kirjallinen päätös hankinnasta tai, muissa kuin hankinta-asioissa, sopimuksen hyväksymisestä,

2) annetaan päätös tiedoksi asianosaisille ja julkaistaan tietoverkossa yleisölle, jotta päätös tulee lainvoimaiseksi

3) päätöksen tultua lainvoimaiseksi allekirjoitetaan sopimus ja

4) vasta sen jälkeen aloitetaan sopimuksen mukainen toiminta.

Mainitun järjestyksen noudattaminen on tärkeätä, jotta laissa säädetty muutoksenhakuoikeus turvataan ja päätösten lainvoimaiseksi tuloa pys-

tytään seuraamaan. Päätöksen julkaisusta tietoverkossa alkaa tiedoksi- antoaika ja edelleen muutoksenhakuaika, jonka kuluessa hyvinvointialu- een jäsenellä on oikeus hakea päätökseen muutosta.

Lisäksi hyvinvointialueen sisäisessä valvonnassa ylemmällä viranomai- sella on tehtyyn päätökseen otto-oikeus muutoksenhakuaikana (laki hy- vinvointialueesta 97 §). Päätös voidaan panna täytäntöön eli sopimus al- lekirjoittaa pääsääntöisesti vasta sen jälkeen, kun päätös on lainvoimai- nen.

Sopimus syntyy tarjous-vastaus -mekanismin kautta. Siksi sopimusneu- votteluissakin tulee todeta, että asia vaatii toimivaltaisen toimielimen tai viranhaltijan päätöksen. Sopimuskumppanin tekemä tarjous ei ole sopi- mus. Tarjous on yksipuolinen tahdonilmaisu, jonka vastaanottaja hyväk- syy tai hylkää.

Mahdollinen tuleva sopimuskumppani tekee tarjouksen omista lähtökoh- distaan ja eduistaan käsin ja siksi on aina tärkeätä osata tarjouspyyn- nössä tai, muun kuin hankintasopimuksen ollessa kyseessä, heti neuvot- telujen alussa asettaa hyvinvointialueen tärkeät tarpeet ja vaatimukset sopimuksen lähtökohdiksi.

Mikäli tarjouksen perusteella tehdään sopimus, se laaditaan omaksi asia- kirjakseen, jonka sopimuksen osapuolet allekirjoittavat. Päätöksiin, jotka koskevat sopimuksia tai tarjouksia, erityisesti aina hankintapäätöksiin, kirjataan varauma siitä, että sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Näin varmistetaan, että sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla.

7. Toimivalta tehdä sopimuksia

7.1 Oikeus tehdä päätös

Päätöksen sopimusta koskevassa asiassa tekee se, jolla hallintosään- nön, toimintasäännön tai toimivallan siirtopäätöksen (delegointipäätös) mukaan on siihen toimivalta. Päätöksentekijä voi olla toimielin tai viran- haltija. Sopimuksen hyväksymistä koskevassa päätöksessä tulee mainita toimivallan peruste.

Hallinto- ja toimintasääntöihin ja muihin päätöksiin sisältyvistä toimivallan delegoinneista laaditaan hallintopalveluissa vastuumatriisi, josta kukin päätöksentekijä kootusti löytää itseään koskevat delegoinnit.

Lähtökohtaisesti kaikista sopimuksista tulee tehdä päätös. Tilan- teita, joissa päätöstä ei ole tarpeen tehdä, ovat esimerkiksi

- työsopimukset,

- hankintaohjeen mukaiset pienhankintojen kilpailutusrajat alittavat hankinnat,

- jo voimassa olevaan sopimukseen perustuvat tilaukset, jollei yksikössä toisin ole linjattu sekä

- sopimukset, jotka tehdään hyvinvointialueen yleisesti käytettäväksi tarkoitettuun valmiiseen sopimusmalliin perustuen (esim. tietosuojasopimus, salassapito- ja turvallisuussopimus).

Tällöinkin toimet on dokumentoitava.

Päätös tehdään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimus tulee pää- töksen liitteeksi ja kun päätös on lainvoimainen, voi sopimuksen allekir- joittaa. Sopimuksen tulisi olla valmis, kun se viedään päätöksentekoon. Mikäli poikkeuksellisesti sopimus ei ole vielä lopullisessa muodossaan, tulee päätöksessä mainita, kuka viranhaltija oikeutetaan tekemään siihen vähäisiä tai teknisiä muutoksia. Näistä valtuutuksen nojalla tehdyistä vä- häisistä tai teknisistä sopimusmuutoksista ei tarvitse tehdä erillistä hyväk- symispäätöstä, vaan lopulliset sopimusehdot käyvät ilmi sopimushallinta- järjestelmään tallennetusta allekirjoitetusta sopimuksesta.

Poikkeuksellisesti, painavista syistä sopimus voidaan allekirjoittaa ennen päätöksen lainvoimaisuutta. Sopimukseen tulee tällöin kirjata, että sopi- mus tulee voimaan ja sitoo hyvinvointialuetta vasta, kun sitä koskeva päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Tällä vältetään se, ettei sopimus yksityisoikeudellisesti sido hyvinvointialuetta ennen kuin siitä tehty päätös on saanut lainvoiman.

7.2 Oikeus allekirjoittaa sopimus

Oikeus allekirjoittaa sopimus määräytyy hyvinvointialueen hallintosään- nön 152 §:n perusteella.

- Aluevaltuuston ja aluehallituksen päätökseen perustuvan sopimuksen ja sitoumuksen sekä kirjelmän allekirjoittaa hyvinvointialuejohtaja tai tämän määräämä henkilö, xxxxxx toimielin ole päättänyt toisin.

- Muun toimielimen päätökseen perustuvan sopimuksen, sitoumuksen sekä kirjelmän allekirjoittaa esittelijä tai puheenjohtaja, xxxxxx toimielin ole päättänyt toisin.

- Viranhaltija tai hänen määräämänsä allekirjoittaa päätökset, sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat päättämissään asioissa.

Allekirjoitusoikeuden voi antaa em. määräysten mukaisesti toiselle. Alle- kirjoitusoikeuden siirto tehdään sopimuksen hyväksymistä koskevassa

päätöksessä. Päätöskohdassa kerrotaan sen henkilön virkanimike ja nimi, joka oikeutetaan allekirjoittamaan asiassa laadittava sopimus.

Kaikki sopijapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Sopimus allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisesti. Myös käsin allekirjoittaminen on edelleen mahdollista, ja silloin kaikki allekirjoitukset merkitään alkuperäiseen sopi- muskappaleeseen.

7.3 Sähköinen allekirjoitus

Sopimus allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisellä allekirjoituksella käyttäen tähän tarkoitettua järjestelmää. Lähtökohtaisesti allekirjoituk- seen tulee käyttää Pirkanmaan hyvinvointialueen allekirjoituspalvelua (käyttöönotto vuonna 2023) ja toissijaisesti voidaan käyttää toisen sopija- puolen sähköistä järjestelmää.

Asiakirjan elinkaaren ja versionhallinnan vuoksi on suositeltavaa, että hy- vinvointialueen sopimukset laaditaan alusta lähtien Pirre-asianhallintajär- jestelmässä ja allekirjoitetaan sähköisesti. Sopimuksia ei arkistoida pa- perimuodossa, vaan ne säilytetään Pirre-asianhallintajärjestel- mässä.

Sopimukset lähetetään Pirre-järjestelmästä Pirkanmaan hyvinvointialu- een allekirjoituspalveluun sekä oman että sopimuskumppanin henkilös- tön allekirjoitettaviksi. Allekirjoitusprosessin valmistuttua sopimus siirtyy automaattisesti Pirre-järjestelmään säilytettäväksi.

Paperinen, manuaalisesti allekirjoitettu asiakirja on mahdollista myös di- gitoida ja lähettää sopimuskumppanin manuaalisesti allekirjoitettavaksi, minkä jälkeen sopimuskumppani huolehtii sopimuksen skannauksesta. Myös tällöin on varmistettava, ettei asiakirjan oikeellisuudessa ja todis- tusvoimaisuudessa ole mitään jälkikäteen kiistettävää.

Jos sopimus joudutaan poikkeuksellisesti allekirjoittamaan manuaalisesti, on lopullinen sopimuskappale digitoitava ja tallennettava Pirre-järjestel- mään. Digitoidessa tulee huolehtia riittävästä skannauslaadusta ja oike- asta skannausjärjestyksestä. Sopimuksen tallentaja vastaa sopimusasia- kirjan oikeellisuudesta digitoinnin ja järjestelmään tallentamisen yhtey- dessä.

Sähköisellä allekirjoituksella on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella. Huomioitava on kuitenkin lainsäädännön asettamat muotovaatimukset tietyille oikeustoimille sekä tiettyjen sopi- muskumppaneiden vaatimukset allekirjoitukselle (esim. merkittävät rahoi- tussopimukset).

HUOM. Pirkanmaan hyvinvointialueen allekirjoituspalvelu ei ole ar- kisto, vaan sähköisesti allekirjoitetut sopimukset tulee aina tallentaa

sopimushallintajärjestelmään tämän määräyksen mukaisesti. Alle- kirjoitetut asiakirjat säilyvät allekirjoituspalvelussa vain 30 vuoro- kauden ajan.

8. Sopimuksen laatimisessa huomioitavaa

Osaaminen ja resurssit

Sopimuksia valmistelevien ja valvovien henkilöiden tulee ymmärtää sopi- musehtoja ja tietää, mistä on tarve sopia ja millaisilla ehdoilla se on mah- dollista (toiminnan tavoitteiden huomioiminen ehdoissa, määrärahat, tek- niset edellytykset jne.). Henkilöstölle järjestetään tarpeen mukaisesti so- pimuskoulutusta ja koulutuksen tarve on arvioitava säännöllisesti.

Sopimusten valmisteluun ja valvontaan tulee varata riittävät resurssit. Nämä resurssit on syytä huomioida ulkoa oston kustannuksia lasketta- essa.

Sopimusehtojen laadinta aloitetaan sopimuksen vastuuhenkilön johdolla sopimuksen omistavassa yksikössä hyvissä ajoin ennen sopimuksen te- kemistä. Julkisissa hankinnoissa sopimusluonnos valmistellaan aina tar- jouspyynnön laadinnan yhteydessä ja liitetään osaksi tarjouspyyntöä.

Sopimusehtojen laadinnassa asiantuntijoina toimivat asian luonteesta riippuen strategisen hankinnan asiantuntijat ja hyvinvointialueen han- kinta- ja sopimuslakimiehet.

Salassapito- ja turvallisuussopimus

Hyvinvointialue tekee yleisen salassapito- ja turvallisuussopimuksen jo- kaisen sopimuskumppaninsa kanssa. Hyvinvointialueella on tätä varten sopimusmalli. Sopimuksen vastuuhenkilön tehtävänä on varmistaa, että sopimuskumppanin kanssa tehdään salassapito- ja turvallisuussopimus, jollei sellaista ennestään ole olemassa.

Henkilötietojen käsittely

Mikäli sopimuksen kohteeseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, on valmis- telun yhteydessä varmistettava, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi on tehty ja dokumen- toitu. Lisäksi osaksi tarjouspyyntöä tulee liittää hyvinvointialueen tieto- suojasopimus. Tällöin sopimuskumppani sitoutuu noudattamaan tieto- suojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja sekä henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä.

Tietosuojasopimuksen tekemisestä on annettu erillinen ohje. Tietosuo- jaan liittyvissä asioissa neuvoo tarvittaessa tietosuojavastaava tai laki- mies.

Ehdot kun tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää

Tilanteessa, jossa tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää (hankintalakia ei sovelleta, esim. sidosyksikköhankinta, tai sallittu suorahankinta), sopi- muksen yksityiskohdista pitää sopia vastaavalla tarkkuudella kuin tar- jouskilpailun yhteydessäkin. Esimerkiksi sidosyksikköhankinnoissa pitää sopia tavaroiden toimitusajoista, palvelujen vasteajoista, vastuunjaosta, sanktioista ja yksiselitteisistä korvauksista tai korvauksen määräytymis- perusteista (esim. mikä sisältyy sopimuksen mukaiseen palveluun, mistä voi laskuttaa erikseen).

Riskit ja varautuminen

Sopimusehtojen valmistelussa tulee kiinnittää erityistä huomiota sopi- musriskeihin. Ennen sopimusehtojen laatimista sopimusriskeistä tehdään riskiarvio, joka perustuu riskin vaikutusarvioon ja todennäköisyyteen. Li- säksi on tarpeen miettiä, miltä osin kriisiolosuhteisiin varautuminen on tarpeen huomioida kussakin sopimuksessa.

Sopimukseen kirjataan riittävällä yksityiskohtaisuudella sopimusten val- vontaa koskevat ehdot, jolloin varmistetaan toimiva sopimuskausi ja sopi- muksenmukainen palveluiden laatu.

Sopimuskumppanin yksilöinti ja taustojen selvittäminen

Pirkanmaan hyvinvointialue on sopimuksissa tyypillisesti ostajana tai so- pimuksissa sovitaan yhteistyöstä, vastuista ja velvoitteista sopimuskump- panin kanssa. Sopimukset tehdään oikeushenkilön eli esim. yrityksen, yhdistyksen tai yksityishenkilön kanssa.

Hyvinvointialueen on riittävällä tasolla tunnistettava sopimuskumppani ja selvitettävä tämän taustat (esim. tilaajavastuu, pakotesäännökset, han- kintojen pakolliset poissulkuperusteet). Sopijapuolen yksilöimiseksi tulee sopijapuolen yksilöintitiedot (kuten nimi, y-tunnus, osoitetiedot ja yhteys- henkilö) merkitä sopimukseen.

Sopimuksen kieli

Sopimusten tulee olla ensisijaisesti suomenkielisiä tai poikkeuksellisesti englanninkielisiä. Muun kieliset sopimukset tulee omistajan toimesta kääntää suomeksi ennen niiden hyväksymistä. Mikäli sopimuksesta on myös muun kielinen versio, on sopimukseen kirjattava, että sopimuksen tulkinnassa suomenkielinen sopimusversio on ensisijainen.

Sopimus tulee laatia kielellisesti siten, että sopimukseen liittyvät asiat il- maistaan selkeästi ja täsmällisesti. Sopimus tulee kirjoittaa siten, että myös ulkopuolinen asiaa ennestään tuntematon lukija ymmärtää, mistä siinä on sovittu ja mitkä ovat osapuolten oikeudet ja velvollisuudet.

Yleisten sopimusehtojen käyttäminen osana sopimusta

Yleisillä sopimusehdoilla tarkoitetaan vakiosopimusehtoja, jotka ovat alan toimijoiden kanssa yhteisesti laadittuja. Yleisistä sopimusehdoista tulisi käyttää niitä, jotka ovat nimenomaisesti laadittu julkisen hallinnon käyt- töön. Tällaisia ovat esimerkiksi julkisissa hankinnoissa käytettävät yleiset JYSE-sopimusehdot.

Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintasopimuksissa käytetään pääsään- töisesti jotakin seuraavista sopimusehdoista: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE Tavarat ja JYSE Palvelut 2014, huhtikuu 2022 päi- vitysversiot), rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998), konsult- titoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013), julkisen hallinnon IT-han- kintojen sopimusehdot (JIT 2015).

Yleisten sopimusehtojen käyttämisestä ohjeistetaan tarkemmin Pirkan- maan hyvinvointialueen hankintaohjeessa.

Xxxxxxx sopimusehtoja suositellaan noudatettavaksi myös tilanteissa, joissa ei ole hankintalakiin perustuvaa kilpailutusvelvollisuutta (esim. si- dosyksikköhankinnat ja suorahankinnat).

Riitojen ratkaisu

Yksityisoikeudellisten sopimusten tulkintaa koskevien riitojen oikeuspai- kaksi tulee yleensä sopia Pirkanmaan käräjäoikeus. Välimieslauseke voi- daan hyväksyä ainoastaan poikkeuksellisesti ja perustellusta syystä. Mi- käli sopimus koskee myös hallintoasiaa, oikeuspaikaksi tulee näitä kos- kevissa asioissa määritellä Pirkanmaan käräjäoikeuden lisäksi myös Hä- meenlinnan hallinto-oikeus.

Sopimusneuvonta

Sopimusvalmistelussa, merkittävien sopimusmuutosten valmistelussa ja sopimuskauden aikaisissa tehtävissä sopimuksen vastuuhenkilöä autta- vat tarvittaessa hyvinvointialueen lakimiehet. Näin huolehditaan sopimus- ten asianmukaisesta laadinnasta, riskienhallinnasta ja varmistetaan hy- vinvointialueen kokonaisetua.

9. Hyvän sopimuksen keskeinen sisältö

Sopimusehtoja laadittaessa tulee huomioida hyvinvointialueen etu. Sopi- mustyypistä riippumatta sopimukseen tulee aina sisällyttää keskeiset so- pimusehdot. Joka tilanteeseen sopivaa listausta käytettävistä sopimuseh- doista ei ole, vaan sopimuksen sisältö ja keskeiset sopimusehdot vaihte- levat sopimustyypeittäin. Hyvinvointialueen yksiköt voivat laatia omien sopimustensa tarkistuslistan käytettävistä keskeisistä sopimusehdoista. Olennaista sopimuksen sisällössä on kuvata riittävällä tarkkuudella sopi- mukseen liittyvät velvoitteet, taloudelliset ja toiminnalliset asiat, aikataulu ja muut keskeiset asiat. Nämä tulee kuvata sopimuksessa sillä tarkkuu- della, että sopimusvelvoitteiden täyttämistä voidaan tarvittaessa vaatia myös tuomioistuimen kautta.

Seuraavat sopimusehdot ovat tyypillisesti keskeisiä sopimuksissa ja nämä ehdot tulee huomioida soveltuvin osin:

• Sopimukseen perustuvan päätöksen tiedot sekä asian diaarinumero

• Sopimuksen tarkoitus ja tausta

• Sopijapuolten nimet, y-tunnukset, yhteystiedot ja yhteyshenkilöt

• Sopimuskausi. Toistaiseksi voimassa oleviin sopimuksiin tulee sisällyttää hyvinvointialueen edun turvaava irtisanomisaika.

• Sopimuksen kohteen määrittely

• Sopijapuolten vastuut ja velvoitteet sopimuskaudella

• Aikataulu sopimuksessa määritellyille toimille

• Sopimukseen liittyvät rahasuoritukset ja toiminnalliset suoritukset

• Laskutusta koskevat tiedot: yksikön tiedot ja verkkolaskutusta tai Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä PSOP-järjestelmän kautta tapahtuvaa laskutusta sekä mahdollista sopimuskohdistusta tai tiliöintiä varten tarvittavat tiedot

• Maksuehto (pääsääntöisesti laskun eräpäivä on 14 tai 21 päivää laskun päiväyksestä)

• Sopimuksen seurantaan liittyvät asiat kuten mahdolliset seurantapalaverit, raportointi tai muu käytäntö, miten sopimuksen aikana seurataan sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttymistä

• Sopimusrikkomuksiin liittyvät seuraamukset, ilmoitukset ja xxxxxxxx

• Xxxxxxxxxx purkaminen, irtisanominen, sopimuksen siirto ja toimet sopimuksen päättyessä

• Erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki

• Luottamuksellisuus, tietoturva, turvallisuus

• Maininta sovellettavista yleisistä sopimusehdoista sekä ehdot liitteeksi sopimukseen

10. Toiminta sopimuskauden aikana

Sopimuskauden toiminnassa on tärkeä valvoa hyvinvointialueen etua.

10.1 Sopimusten seuranta ja valvonta

Sopimusseurannan ja –valvonnan tehtävät määräytyvät sopimuksen laa- juuden, luonteen ja riskien perusteella. Sopimuksen seurannassa valvo- taan sitä, että sopimuksen ehdot täytetään vastuiden ja velvoitteiden täyt- tämisen osalta. Sopimuksen noudattamista omassa toiminnassa on myös valvottava.

Hyvinvointialueen sisäiseen tiedonkulkuun sopimuksen toteuttamisesta, ongelmista ja häiriöistä on hyvä sopia toimintapa, jotta häiriöt tulevat vii- pymättä sopimusta hoitavien ja valvovien henkilöiden tietoon. Kaikista sopijapuolen sopimusrikkomuksista, kuten viivästymisestä tai virheistä sopimusvelvoitteiden täyttämisessä, on viipymättä huomautettava eli rek- lamoitava sopijapuolelle.

Sopimuskauden ajallista kestoa valvotaan ja sopimukseen liittyviä mää- räpäiviä seurataan järjestelmällisesti. Sopimusten seurannassa ja valvon- nassa hyödynnetään sopimustenhallintajärjestelmää, jonne dokumentoi- daan tehdyt toimenpiteet. Sopimusaikaisen toiminnan roolit ja vastuut on määritelty edellä tässä ohjeessa.

10.2 Sopimusmuutokset

Mikäli sopimusta on tarpeen muuttaa, erityisesti hankintasopimusten osalta on arvioitava, onko kyseessä hankintalaissa kielletty olennainen sopimusmuutos.

Sopimukseen sopimuskauden aikana tehtävistä muutoksista ei tarvitse tehdä eri päätöstä, kun muutos on sopimuksen mukainen. Tällaisia muu- toksia ovat esimerkiksi vuosittaiset sopimuksen puitteissa tehtävät hin- nanmuutokset tai muutokset yhteyshenkilöissä. Muutokset, kuten päivi- tetty sopimusliite, tallennetaan asianhallintajärjestelmään.

Sopimuksessa voidaan sopia toimintatavasta sopimuskauden aikaisten sopimusmuutosten tekemiselle, jolloin noudatetaan sopimuksen mu- kaista toimintatapaa.

Muissa tilanteissa sopimuskauden aikana tehtävät muutokset hyväksy- tään päätöksellä ja uusilla allekirjoituksilla.

Sopimusmuutostilanteissa, erityisesti hankintasopimusten osalta, on suo- siteltavaa aina etukäteen konsultoida hankinta-asiantuntijaa tai hyvin- vointialueen lakimiestä.

10.3 Reklamaatio

Jos sopimuksen edellyttämässä toiminnassa havaitaan virhe tai sopija- puoli laiminlyö sopimusvelvoitteitaan, on tästä ilman aiheetonta viiväs- tystä ilmoitettava sopijapuolelle virheilmoituksella eli reklamaatiolla. Rek- lamaation on oltava kirjallinen, ja se tulee tehdä todisteellisesti, esimer- kiksi sähköpostin vastaanottokuittausta pyytäen.

Reklamaatiot tulee dokumentoida ja tallentaa huolellisesti sopimustenhal- lintajärjestelmään niin, että ne ovat tallessa, vaikka henkilöstössä tapah- tuisi vaihdoksia. Jos virhe havaitaan, arvioidaan virhe poikkeaman perus- teella, tehdään tarvittaessa reklamaatio sekä valvotaan jatkotoimenpiteet. Sopimushallintajärjestelmään merkitään tarvittavat määräpäivät ja häly- tykset.

Talletetuista reklamaatioista pystytään muodostamaan näkemys sopija- puolen toiminnasta ja huolellisuudesta sopimuskauden aikana. Virheestä on ilmoitettava sovitussa määräajassa. Jos määräaikaa ei ole sopimus- ehdoissa sovittu, on reklamaatio tehtävä viipymättä virheen havaitsemi- sesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Jos yksilöidyt vaatimukset eivät ole heti tiedossa, reklamaatiossa voidaan myös ilmoittaa, että yksilöidyt vaatimukset esitetään toimittajalle myöhemmin. Virheen vuoksi on oikeus pidättäytyä laskun maksamisesta, mutta pidätettävä summa ei saa ylittää summaa, johon olisi virheen perusteella oikeus.

Reklamaation laatimiseen saa tarvittaessa apua hankinnan asiantunti- joilta ja sopimusjuristeilta.

Reklamaation sisältö

• Viittaus sopimukseen, josta on kyse (sopijapuolet, kohde lyhyesti)

• Reklamaatio laaditaan ja lähetetään sähköpostilla sopimuksessa määritellylle vastaanottajalle. Otsikoidaan reklamaatioksi, merkitään päivämäärä ja mitä sopimusta koskee

• Tilanteen tausta lyhyesti

• Reklamaation syy eli miten toimitus/palvelu on ollut virheellinen tai puutteellinen tai mikä on ollut laiminlyönti,

sopimusvelvoitteiden vastainen toiminta tai rikkomus ja koska se on tapahtunut

• Mitä seuraamuksia reklamaatiosta on aiheutunut tilaavalle yksikölle

• Vaatimukset virheen johdosta eli mitä sopijapuolen tulee tehdä (esim. toiminnan korjaaminen hankintasopimuksen mukaiseksi) ja missä ajassa yksilöitynä mahdollisimman tarkasti, mikäli ne ovat tässä vaiheessa jo esitettävissä

• Pyydetään sopijapuolta ilmoittamaan sopimuksen yhteyshenkilölle määräajassa (esim. viivytyksettä tai viimeistään 7 päivässä reklamaation vastaanottamisesta tai sopimuksessa mahdollisesti määritelty määräaika) toimenpiteet, joihin se ryhtyy virheiden tai puutteiden korjaamiseksi

11. Sopimuksen päättäminen

Pääsääntöisesti sopimus päättyy, kun sopimusvelvoitteet on täytetty. Määräaikainen sopimus päättyy ilman toimenpiteitä sopimukseen merki- tyn määräajan päättyessä. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus pääte- tään noudattamalla sopimukseen merkittyä irtisanomisaikaa.

Sopimuksen irtisanominen ei edellytä sopimusrikkomusta, vaan kyse on sopimuksen päättämisestä sopimusehtojen mukaisesti. Sopimuksiin merkittävän irtisanomisajan tulee olla kohtuullinen verrattuna sopimustyy- pin yleiseen käytäntöön ja hyvinvointialueen edun turvaava riippumatta siitä, minkä sopijapuolen aloitteesta sopimus päättyy.

Sopimuksen purkamisessa on kyse sopimusrikkomuksesta. Sopimuksen purkaminen on mahdollista vain, kun on kyse olennaisesta sopimusrikko- muksesta. Purkamisen edellytyksenä on, että toinen sopijapuoli on olen- naisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan eikä niitä ole huomautuksista huo- limatta korjattu tai ne ovat toistuvia. Sopimuksen purkaminen on poik- keuksellinen toimenpide ja sen voi toinen sopijapuoli riitauttaa ja vaatia taloudellisia korvauksia. Tästä johtuen sopimuksen purkamiseen tulee olla riittävät ja dokumentoidut perusteet, joita voidaan tarvittaessa käyttää näyttönä sopimusrikkomuksista. Ennen sopimuksen purkamistoimiin ryh- tymistä on suositeltavaa käydä asia läpi sopimuslakimiehen kanssa.

Lähtökohtaisesti sopimuksen irtisanominen tai purkaminen voidaan tehdä kirjallisella irtisanomiskirjeellä, joka tallennetaan asianhallintajärjestel- mään. Lisäksi sopimuksen päättämisestä tulee tehdä päätös, mikäli sopi- muksen päättäminen johtuu sopimusrikkomuksesta tai riitaisuudesta tai asia on erityisen merkittävä tai samassa yhteydessä on tarpeen päättää

päätöstä edellyttävistä jatkotoimista (esim. palvelun järjestämistavan muuttamisesta). Päätös sopimuksen päättämisestä voidaan laittaa täy- täntöön lainvoimaisuutta odottamatta.

12. Arkistointi ja asiakirjojen säilyttäminen

Allekirjoitettu sopimus viedään Pirre-asianhallintajärjestelmään siitä an- nettujen ohjeiden mukaisesti.

Tässä sopimuksella tarkoitetaan paitsi sopimuksia, myös kauppakirjoja ja muita asiakirjoja, joilla hyvinvointialue sopii jonkin asian ehdoista toisen osapuolen kanssa.

Sopimuksen tallentaja huolehtii, että sopimusten salassa pidettävät osat tallennetaan järjestelmään salassa pidettävinä asianhallintajärjestelmän ohjeiden mukaisesti.

Sähköisesti allekirjoitetut tai manuaalisesti allekirjoitetut ja digitoidut, Pirre-asianhallintajärjestelmään tallennetut sopimukset arkistoituvat jär- jestelmässä eikä arkistointi vaadi käyttäjältä erillisiä toimenpiteitä. Asian- hallintajärjestelmässä sopimusten säilyttämisestä ja hävittämisestä vas- taa keskitetysti tietohallinnon asiakirjahallinto.

Sopimuksen tallentaminen sopimushallintaohjeen ohjauksen mukaisesti on yksikön vastuulla. Tietohallinnon asiakirjahallinto järjestää sopimusten tallentamiseen ja asianhallintajärjestelmän käyttöön liittyvää koulutusta tarpeen mukaan.

Mikäli sopimus on manuaalisesti allekirjoitettu, arkistoidaan alkuperäinen paperinen sopimus vain jos on kyse sopimuksesta, jossa sähköinen alle- kirjoitus ei kelpaa, kuten esimerkiksi kiinteistöjen kauppakirjat. Allekirjoi- tettu sopimus skannataan välittömästi liitteineen asianhallintajärjestel- mään ja täytetään huolellisesti järjestelmän edellyttämät sopimustiedot.

13. Sopimusasiakirjojen julkisuus ja toimivalta asiakirjojen antami- sesta päättämisessä

Sopimusten julkisuutta sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuu- desta (621/1999) eli julkisuuslaki. Julkisuuslain lähtökohta on julkisuus- periaate eli viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Tämä tarkoittaa sitä, että kenellä

tahansa on oikeus saada sopimus nähtäväkseen. Sopimus tulee jul- kiseksi, kun sopimus on allekirjoitettu.

Sopimuksen julkisuutta saattaa rajoittaa salassapitoperuste. Salassapito- peruste voi pääsääntöisesti koskea vain yksittäisiä osia sopimuksesta tai esimerkiksi sopimuksen liitteitä. Tällöin muu osa sopimuksesta on jul- kista. Sopimukseen sisältyvien tietojen julkisuus ratkaistaankin sopimuk- sen sisältyvien tietojen perusteella, ei asiakirjakohtaisesti. Salassapidolle tulee löytyä peruste julkisuuslaista.

Sopimukseen tulee merkitä salassapidon peruste eli kyseinen lainkohta julkisuuslaista.

Myös sopimuksen laadinnassa, käsittelyssä ja arkistoinnissa tulee huo- mioida salassa pidettävät asiat. Xxxxxxx pidettävät asiakirjat tallennetaan sopimushallintajärjestelmän kohtaan salassa pidettävä/ei julkinen, jolloin ne aukeavat vain niille toimijoille, jotka sopimukselle on tallennettu. Käy- tännön sopimushallinnan kannalta on kuitenkin tärkeää, että myös salas- sapidettävä sopimusasiakirja näkyy järjestelmässä useammalle kuin yh- delle henkilölle.

Xxxxxxx pidettävää tietoa ei saa antaa hyvinvointialueen ulkopuolisille ja myös hyvinvointialueen sisäisessä käsittelyssä salassa pidettäviä tietoja jaetaan vain henkilöille, joille tiedon saaminen on tarpeen työtehtävien suorittamiseksi. Sopimuksiin liittyvässä salassa pidettävien tietojen käsit- telyssä on noudatettava riittävää huolellisuutta. Mikäli salassa pidettävää tietoa tulee julki hyvinvointialueen huolimattoman toiminnan johdosta, voi tästä syntyä hyvinvointialueelle vahingonkorvausvelvollisuus.

Hyvinvointialuetta sitoo julkisuuslaki, joten ei ole mahdollista sitoutua so- pimusehtoihin tai sopimussakkoihin, joissa sovitaan sopimuksen salassa- pidosta julkisuuslain säännöksistä poikkeavasti. Sopimuksiin tulisi kirjata julkisuutta koskeva ehto: Sopimuksen julkisuutta säätelee laki viran- omaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Yksityisillä sopimuskumppaneilla on tapana merkitä sopimuksiin ”luotta- muksellinen”, mutta tämän sijaan hyvinvointialueen sopimuksissa on käy- tettävä lain mukaisen salassapitoperusteen täyttyessä merkintää, josta käy ilmi että asiakirja on ”salassa pidettävä” sekä salassapidon peruste (lainkohta).

Julkisuuslain mukaista päätösvaltaa käyttävät eli asiakirjan antamisesta päättävät viranhaltijat on määritelty aluehallituksen päätöksellä 7.11.2022

§ 268.

14. Vieraanvaraisuus, eettiset pelisäännöt ja esteellisyys

Sopimusten valmistelussa ja sopimuskauden toiminnassa tulee huomi- oida eettiset toimintaperiaatteet. Hyvinvointialueen toimija ei saa pyytää tai ottaa vastaan vieraanvaraisuutta, lahjoja tai muita etuja, joiden voi- daan tulkita vaikuttavan toimintaan tai päätöksentekoon. Kaiken toimin- nan tulee kestää ulkopuolinen tarkastelu.

Vieraanvaraisuuksista, eduista ja lahjoista ohjeistetaan erillisellä mää- räyksellä, jossa kuvataan mitä asioita hyvinvointialueen viranhaltijoiden ja henkilöstön sekä luottamushenkilöiden on otettava huomioon, jos he tar- joavat tai heille tarjotaan etuja, lahjoja tai vieraanvaraisuutta sidosryh- mäyhteistyössä tai muussa toiminnassa.

Sopimushallinnassa sovelletaan yleisiä hallintomenettelyä koskevia es- teellisyysmääräyksiä. Esteellisyys tarkoittaa sitä, että viranhaltija tai työn- tekijä on sellaisessa suhteessa tai asemassa käsiteltävään asiaan tai siinä mukana olevaan henkilöön tai osapuoleen, joka voi saattaa hänen puolueettomuutensa kyseenalaiseksi. Ei riitä, että henkilö omasta mieles- tään toimii puolueettomasti, vaan myös yleisön näkökulmasta henkilön tulee toimia siten, ettei puolueettomuutta ole syytä epäillä. Xxxxxxxxxxx henkilön on itse todettava itsensä esteelliseksi.

Esteellinen henkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn missään vaiheessa, olipa kyse sopimuksen valmistelusta, päätöksenteosta tai sopimuskau- den aikaisista tehtävistä.

Document Metadata

Table of Contents

Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintaohje

Document Metadata