Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

1. Sopijaosapuolet

Sopijaosapuolet on lueteltu tämän sopimuksen liitteessä 1.

2. Sopimuksen tausta, tarkoitus ja tavoitteet

Vaski on Varsinais-Suomen yleisten kirjastojen yhteinen palvelujärjestelmä, jonka toimintaa ohjaa laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) ja sen nojalla anne- tut asetukset. Vaski-kirjastoihin voivat liittyä kaikki halukkaat kuntien tai muiden julkisyhteisöjen kirjastot edellyttäen, että liittyjä sitoutuu Vaski-kirjastojen yhtei- siin toimintaperiaatteisiin.

Vaski-kirjastot tuottavat yhteistyössä asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja kustan- nustehokkaita kirjastopalveluja. Palvelujen toteuttamisessa noudatetaan kirjas- topalveluja koskevaa lainsäädäntöä, hallitusohjelmaa, kansallisia kirjastopoliit- tisia linjauksia ja kuntien yhteisesti sopimia tavoitteita.

Sopimuksella toteutetaan kuntalain (410/2015) 49 §:n mahdollistamaa kuntien vapaaehtoista yhteistyötä kirjastopalvelujen kehittämiseksi.

”Vaski-kirjastoilla” tarkoitetaan kuntien ja muiden julkisyhteisöjen kirjastoja, jotka ovat allekirjoittaneet Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimuksen.

”Johtoryhmällä” tarkoitetaan Vaski-kirjastojen johtoryhmää, joka on kuvattu kohdassa 3.

3. Hallinto, päätöksenteko ja organisointi

Vaski-kirjastojen yhteistyötä koordinoi Turun kaupunginkirjasto.

Yhteistoimintaa koskevat päätökset tekee Vaski-kirjastojen johtoryhmä.

Johtoryhmä päättää yhteistyön periaatteista sekä yhteisistä kehittämislinjois- ta, tavoitteista ja toimintakäytännöistä kirjastopalveluista vastaavien henkilöi- den päätösvallan rajoissa. Niistä yhteistoimintaa koskevista asioista, joista kirjastoista vastaavilla viranhaltijoilla ei ole päätösvaltaa, päättää Vaski-kirjas- tojen johtoryhmän käsittelyn pohjalta kunkin osapuolen päätösvaltainen elin.

Kukin sopijaosapuoli nimeää johtoryhmään edustajakseen kunnan kirjastopal- veluista vastaavan tai hänen valtuuttamansa henkilön. Johtoryhmän puheen- johtajana toimii Turun kaupunginkirjaston johtaja tai hänen poissa ollessaan johtoryhmän varapuheenjohtaja. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan varapu- heenjohtajan sekä työvaliokunnan, joka valmistelee asioita johtoryhmän pää- tettäväksi ja toimii yhteisten kehittämisprojektien ohjausryhmänä. Turun kau- punginkirjasto nimeää johtoryhmän niin päättäessä yhteistoiminnan koordi- naattorin ja johtoryhmän sihteerin. Johtoryhmän kokouksiin voidaan kutsua sidosryhmien edustajia ja asiantuntijoita. Kehittämistä ja hankkeita varten voi- daan perustaa erillisiä työryhmiä.

Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kullakin johtoryhmän jäsenellä on käytettävissään yksi ääni. Äänestystilanteessa yli puolet ääniä saanut ehdotus valitaan. Pu- heenjohtaja ratkaisee mahdollisen tasatuloksen.

Johtoryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa puheenjohtajan kut- susta. Tämän lisäksi kokous on mahdollista järjestää vähintään kolmen ääni- valtaisen jäsenen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava johtoryhmän jäsenille viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta.

4. Vaski-kirjastojen yhteiset tehtävät ja velvoitteet

Vaski-kirjastot laativat vuosittain toiminta- ja taloussuunnitelman, johon kukin kirjasto sitoutuu yhteisesti sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Vaski-kirjastojen yhteistyön perustana on yhteinen palvelujärjestelmä, jonka ytimen muodostaa yhteiskäytössä oleva tietojärjestelmä.

Yhteiskäytössä olevien tietojärjestelmien sisällöt ovat osapuolten yhteisessä hallinnassa ja käytössä. Johtoryhmä päättää tiedon tuottamistavoista sekä jär- jestelmän tietojen luovuttamisesta tai liittämisestä muihin järjestelmiin kansalli- sia linjauksia noudattaen. Tietojärjestelmän kehittämisessä pyritään liittymään yhteisiin kansallisiin järjestelmiin aina kun se on toiminnallisesti ja kokonaista- loudellisesti perusteltua. Sisältöjen luovuttamisessa on otettava huomioon hen- kilötietolain ja tekijänoikeuslain määräykset. Mikäli tietojärjestelmän sisältöjen luovuttamisesta syntyy tuottoja, jaetaan ne kuten kustannukset.

Vaski-kirjastojen tietojärjestelmä on viranomaisten toiminnan julkisuudesta an- netun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukainen tietojärjestelmä ja sen vastuuta- hoja ovat Vaski-kirjastot. Vaski-kirjastojen asiakasrekisteri on henkilörekisteri, jonka rekisterinpitäjiä ovat Vaski-yhteisjärjestelmän kirjastot. Kukin Vaski-kir- jasto sitoutuu ylläpitämään asiakasrekisteriä voimassa olevan lainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) vaatimusten mukaisesti. Johtoryhmä määrittelee asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietoja ei saa luovuttaa asiakasrekisteristä kolmannelle osa- puolelle ilman johtoryhmän etukäteistä hyväksyntää. Luovutettaessa henkilö- rekisteristä tietoja kolmannelle osapuolelle on tietoja luovuttavan rekisterinpitä- jän sopimuksin huolehdittava tietosuojavaatimusten noudattamisesta.

Kukin sopijaosapuoli vastaa aiheuttamistaan tietosuojaloukkauksista. Mikäli tietosuojaloukkaus kohdistuu Vaski-kirjastojen tietojärjestelmään, eikä louk- kauksesta vastuussa olevaa sopijaosapuolta tai sopijaosapuolia voida yksi- selitteisesti yksilöidä, ovat Vaski-kirjastot yhteisvastuussa tietosuojaloukkauk- sesta.

Vaski-kirjastot voivat kilpailuttaa hankintoja yhteisesti. Yhteiskäyttöiseen koko- elmaan vaikuttavat hankinnat kilpailutetaan yhteisesti. Kukin Vaski-kirjasto vas- taa omalta osaltaan julkisia hankintoja koskevan lain velvoitteiden noudattami- sesta hankintamenettelyssä, hankintapäätöksissä ja sopimuksissa toimittajien kanssa.

Vaski-kirjasto voi osallistua Vaski-toiminnan ulkopuolisiin järjestelmiin ja kehit- tämishankkeisiin tämän sopimuksen sitä estämättä edellyttäen, että nämä eivät hankaloita Vaski-palvelujärjestelmän toimintaa.

5. Yhteistoiminnasta aiheutuvat kustannukset

Yhteistoiminnasta aiheutuvia yhteisiä kustannuksia ovat toiminta- ja talous- suunnitelmaan perustuvat, palvelujärjestelmän ylläpitämisestä ja muusta yhtei- sen toiminnan kehittämisestä syntyvät kustannukset. Yhteiset kulut jaetaan käyttäen jakoperusteena kunkin Vaski-kirjaston asukasluvun mukaista prosen- tuaalista osuutta kustannuksista. Johtoryhmä vahvistaa vuosittain kunkin sopi- jaosapuolen edellisen vuoden asukaslukuun perustuvan prosenttiosuuden kus- tannuksista.

Sopijaosapuolet vastaavat itse yhteistoimintaan liittyvistä palkka-, matka- ja muista kuluistaan, ellei toiminta- ja taloussuunnitelmassa ole muuta hyväksytty tai erillistä kehittämis- tai hanketyöryhmää perustettaessa ole kirjallisesti muuta sovittu.

Jos jokaisen sopijaosapuolen osallistuminen yhteisiin hankkeisiin ei järjestel- mäteknisistä tai toiminnallisista syistä ole mahdollista, kustannukset jaetaan hankkeeseen osallistuvien sopijaosapuolten kesken asukaslukujen mukai- sessa suhteessa.

6. Yhteiseen palvelujärjestelmään liittyminen ja irtisanoutuminen

Vaskin yhteiseen palvelujärjestelmään voidaan ottaa uusia kuntien tai muiden julkisyhteisöjen ylläpitämiä kirjastoja. Liittyminen edellyttää johtoryhmän hyväk- syntää. Liittyminen tapahtuu hyväksymällä ja allekirjoittamalla tämä sopimus Turun kaupungin kanssa, jonka edustajana sopimuksessa toimii Turun kaupun- ginkirjasto. Liittyvä kirjasto maksaa liittymisestä aiheutuvat kustannukset.

Sopijaosapuolilla on mahdollisuus irtisanoutua yhteistoiminnasta. Irtisanoutu- minen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanoutumisaika on kuusi (6) kuukautta. Irtau- tumisesta aiheutuvat kulut maksaa yhteistoiminnasta irtautuva sopijaosapuoli.

7. Muut ehdot

Jos sopijaosapuoli rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, johtoryhmä voi päättää sopimuksen purkamisesta rikkoneen sopijaosapuolen osalta.

Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet. Muut muutokset ovat mitättömiä.

Sopimusta ei saa osaksikaan siirtää kolmannelle osapuolelle ilman johtoryh- män hyväksyntää.

Sopijaosapuoli vastaa toiselle sopijaosapuolelle aiheuttamastaan välittömästä vahingosta. Välillisiä tai epäsuoria vahinkoja ei korvata, ellei vahinkoa ole ai- heutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Tämän sopimuksen puitteissa yhteistyössä syntyneet tulokset kuuluvat yhtei- sesti niille sopijaosapuolille, jotka ovat niiden aikaansaamiseen osallistuneet. Yhteisomistuksen ehdot sovitaan yhteisomistajien kesken erikseen. Yhteis- omistajat eivät ole velvollisia luovuttamaan tuloksia muille sopijaosapuolille.

Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.

8. Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan x.x.2019 ja on voimassa toistaiseksi.

Sopimus tulee osapuolia sitovaksi allekirjoituksella. Tämän sopimuksen alku- peräiset osapuolet allekirjoittavat sopimuksen kukin omalle allekirjoitussivul- leen. Turun kaupunki säilyttää osapuolten lukuun alkuperäisen sopimuksen ja alkuperäiset allekirjoitussivut ja toimittaa osapuolille kopion sopimuksesta ja al- lekirjoitussivuista.

Päiväys     2018

TURUN KAUPUNKI

Turun kaupunginkirjasto

Xxxxxxx Xxxxxxxx kirjastopalvelujohtaja

Allekirjoitussivu (malli)

Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

XX-kunta/kaupunki hyväksyy Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimuksen eh- dot ja sitoutuu Vaski-kirjastoksi

Päiväys     2018 Paikka

Nimi Nimi

Xxxxxx Xxxxxx

Liite 1

Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

Sopijaosapuolet

Kunta	Y-tunnus	Yhteyshenkilö
Kaarinan kaupunki	0133226-9	kirjastotoimenjohtaja
Kustavin kunta	0134349-4	kirjastonhoitaja
Laitilan kaupunki	0134480-9	kirjastotoimenjohtaja
Liedon kunta	0134698-6	palvelupäällikkö
Maskun kunta	0204064-7	hyvinvointipäällikkö
Mynämäen kunta	2048364-4	kulttuuri- ja kirjastopalveluvastaava
Naantalin kaupunki	0135457-2	kirjastotoimenjohtaja
Nousiaisten kunta	0135821-5	kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja
Paimion kaupunki	0136169-2	kirjastonjohtaja
Pyhärannan kunta	0204403-1	erityisasiantuntija
Raision kaupunki	0204428-5	kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja
Ruskon kunta	0204524-5	kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja
Salon kaupunki	0139533-1	kirjastopalvelupäällikkö
Sauvon kunta	9038213-6	kirjastonjohtaja
Taivassalon kunta	0139991-4	kirjastonhoitaja-kulttuurisihteeri
Turun kaupunki	0204819-8	kirjastopalvelujohtaja
Uudenkaupungin kau- punki	0144036-6	kirjastotoimenjohtaja
Vehmaan kunta	0144561-8	kirjasto-kulttuuritoimenjohtaja