Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimustoiminnan tavoitteena on varmistaa vahva ja horisontaalinen tietopohja yhteiskunnallisen päätöksenteon tueksi.

Valtioneuvosto vahvistaa vuosittain päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimussuunnitelman, joka ohjaa selvitys- ja tutkimustoimintaa hallituksen valitsemille painopistealueille. Suunnitelman valmiste- lusta vastaa valtioneuvoston kanslian johdolla valtioneuvoston tutkimus-, ennakointi- ja arviointitoi- mintaa koordinoiva työryhmä (TEA-työryhmä), jossa jäsen jokaisesta ministeriöstä.

Suunnitelman toimeenpanoon on käytettävissä noin 10 miljoonaa euroa. Osa määrärahoista varataan kohdenneltavaksi myöhemmin päätettäviin, päätöksenteon tueksi tarvittaviin pikaisiin selvitys- ja tut- kimustarpeisiin. Määrärahoja käytetään muun muassa hallinnonalojen yhteisiin päätöksentekoa tuke- viin selvityksiin, ennakointeihin, toimintavaihtoehtojen vertailuihin ja tilannekuva-arviointeihin. Selvi- tys- ja tutkimustoiminnan hankkeet ovat kestoltaan puolesta vuodesta kolmeen vuotta. Hankkeilta edellytetään avoimuutta sekä tulosten mahdollisimman laajaa hyödynnettävyyttä.

2. Selvitys- ja tutkimushankintojen yleiset ehdot ‌

Selvitykset ja tutkimukset hankitaan avoimella haulla. Kyseessä on tutkimus- ja kehittämispalveluja koskeva palveluhankinta, joka ei kuulu hankintalain soveltamisalaan. Julkisista hankinnoista ja käyt- töoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 9 §:n mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintalain liitteessä A tarkoitettuja tutkimus- ja kehittämispalveluja koskeviin hankintoihin, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankin- tayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan (1 momentti 13 kohta).

Haut on tarkoitettu erilaisille organisaatioille, kuten korkeakouluille, tutkimuslaitoksille, yrityksille ja järjestöille, tai näiden muodostamille konsortioille. Myös kansainväliset organisaatiot voivat osallistua hakuun. Määräraha myönnetään vain taustaorganisaatiolle, ei yksittäiselle henkilölle

Haku on jaettu eri hallinnonalojen yhdessä valitsemiin teemoihin, jotka määritellään tietotarvekuvauk- sella. Ministeriöiden asiantuntijat arvioivat hakemukset ja esittävät valittavat hankkeet valtioneuvos- ton kanslialle. Valintakriteereitä ovat relevanssi ja hyödynnettävyys, hankkeen laatu, hankkeen to- teuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys sekä viestintä ja tiedonhallinta (ks. Kohta I/4).

Valtioneuvoston kanslia päättää arviointiryhmän tekemän esityksen perusteella selvitysten ja tutki- musten hankinnasta, laatii sopimukset hanketoimijoiden kanssa, huolehtii maksusuorituksista ja seu- raa hankkeiden toteutusta yhdessä hankkeille nimettyjen ohjausryhmien kanssa.

Valtioneuvoston päätöksentekoa koskevan selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnoissa sovelletaan

kokonaiskustannusmallia. Määräraha on täysimääräistä, eikä omarahoitusosuutta vaadita.

Oman rahoituksen käyttö hankkeen toteutuksessa ei ole kiellettyä, mutta sitä ei huomioida arvioin- nissa. Talousseurannasta ja laskujen maksatuksista huolehtii valtioneuvoston kanslia. Hankkeiden to- teutuksen seurannasta vastaa hankkeen ohjausryhmä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii vastuu- ministeriön edustaja ja hän huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tuloksista sekä väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa, että TEA-työryh- mää.

Selvitys- ja tutkimustoiminnan määrärahasta rahoitettavien hankkeiden edellytetään noudattavan hy- vän tieteellisen käytännön periaatteita (HTK) ja kansallista ohjeistusta ihmiseen kohdistuvan tutki- muksen eettisistä periaatteista ja ihmistieteiden eettisestä ennakkoarvioinnista. (Ks. Kohta I/13).

3. Hakemusasiakirjat ‌

Kaikki VN TEAS -haut tapahtuvat valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisessä haku- ja asiointijärjestelmässä osoitteessa xxxxxx-xxxxxxxx.xx.

VN TEAS -toiminnan sähköisen asiointijärjestelmän käyttökieli on suomi; hakemuslomake voidaan täyttää myös ruotsinkielisenä. Hakemuksen liitteeksi tallennettava hankesuunnitelma voi olla suomen-

, ruotsin- tai englanninkielinen.

Hakuun osallistumalla hakija hyväksyy selosteen Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan hen- kilörekisterin käsittelytoimista (EU:n ylinen tietosuoja-asetus 2016/679). Hakemusasiakirjojen julki- suuteen sovelletaan lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999).

Hankehakemus liitteineen on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja muilta osin, paitsi liitteeksi tuleva yk- sityiskohtainen hankesuunnitelma on lähtökohtaisesti salainen, ellei hakija toisin ilmoita tai viranomai- nen toisin päätä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, 6. luku § 24 Salassa pidet- tävät viranomaisen asiakirjat, kohta 21).

Xxxxxx hakija katsoo, että edellä mainitun lisäksi hakemuksessa liitteineen on jotain salassa pidettävää, tulee hänen merkitä salassa pidettävät tiedot erilliselle liitteelle, johon on kirjattu salassa- pidon peruste. Lopullisen päätöksen tiedon salassapidosta tekee valtioneuvoston kanslia.

Hankehakemuksessa hakijan tulee esittää hankkeen resurssitarve ja määrärahan käyt- tösuunnitelma. Tähän sisältyy kustannusarvio, hankkeen vaatima työpanos kaikkien hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osalta ja hankkeen rahoitussuunnitelma. Kustannusarvio ei voi ylittää haussa ilmoitettua määrärahan ylärajaa. Jäljempänä määriteltyinä hyväksyttävinä kuluina hyväksytään aino- astaan kulut, jotka sisältyvät hakemukseen ja määrärahan käyttösuunnitelmaan.

Hakemuksen tarkemmat täyttöohjeet löytyvät sähköisestä haku- ja asiointijärjestelmästä.

Jos hanke tulee valituksi, hankkeen toteutuksesta ja vastuista sovitaan tarkemmin valtioneuvoston kanslian ja hankkeen toteuttajan välisessä allekirjoitetussa sopimuksessa. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus.

Hankehakemukset toimitetaan valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisen haku- ja asi- ointijärjestelmän kautta. Hakemukseen tulee järjestelmässä liittää seuraavat liitteet omina liitetiedos- toinaan:

1) Hankesuunnitelma: Hakemuksen tulee sisältää toteutettavan selvityksen tai tutkimuksen alustava, vapaamuotoinen hankesuunnitelma, jota voidaan täsmentää hankkeen alkuvai- heessa yhteistyössä ohjausryhmän kanssa. Suunnitelman tulee olla maksimissaan 10 sivun mittainen. Hankesuunnitelman tarkempi rakenne on esitelty haku- ja asiointijärjestelmässä.

2) Ansioluettelot: Hakemukseen tulee liittää kaikkien niiden henkilöiden ansioluettelot, joilla on keskeinen rooli hankkeen toteutuksessa ja näiden henkilöiden työpanos tulee olla myös kirjattuna hakemuksen asiantuntijat -välilehdelle. Ansioluettelo on tiivis esitys tieteellisistä ja hankesuunnitelman toteuttamisen kannalta olennaisista ansioista. Apuna voi käyttää esi- merkiksi tutkimuseettisen neuvottelukunnan ansioluettelomallia (xxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxx- ettelomalli). Ansioluettelon enimmäispituus on 2 sivua. Huomaa, että ansioluettelo on jul- kinen asiakirja.

Konsortiohakemus täytetään samoin kuin yksittäisen hakijatahon hakemus. Konsortiokumppanit ja alihankkijat eritellään ja kirjataan hakemuksen kohtaan muut hankkeen toteuttajatahot. Konsortion kustannusarvio laaditaan hakemuksen budjetti-välilehdellä organisaatiokohtaisesti. Konsortion yhtei- nen hakemus sisältää yhteisen hankesuunnitelman lisäksi kaikkien konsortioon osallistuvien tutkimus- ryhmien keskeisesti hankkeessa mukana olevien henkilöiden ansioluettelot. Sopimus solmitaan koor- dinaatiosta vastaavan tahon kanssa ja tämä myös vastaa tiedonkulusta hankintatahon ja toteuttaja- tiimin kanssa. Konsortion toiminnasta lisää kohdassa 6.

Alihankinnan ollessa kyseessä, hakemusten täyttö tapahtuu samoin kuin konsortiohakemuksissa

4. Hakemusten arviointi ‌

Vastuuministeriöiden asiantuntijat vastaavat hankkeiden arvioinnista ja hakemusten vertailusta yh- teistyössä muiden toimintaan osallistuvien ministeriöiden asiantuntijoiden kanssa. Arviointikriteereitä on 4 ja ne ovat painotettu seuraavasti:

Arviointikriteerit

1. Relevanssi ja hyödynnettävyys (25 %)

• Vastaa tietotarvekuvauksessa esitettyihin tavoitteisiin ja tutkimuskysymyksiin

• On oikea-aikaisesti hyödynnettävissä suhteessa esitettyihin tietotarpeisiin

• Tuottaa lisäarvoa ja tiedollista hyötyä päätöksenteon ja sen valmistelun kannalta

• Mikäli hanke-esitys saa relevanssiarvioinnissa nollan, ei hanketta arvioida enää muiden kritee- rien osalta

2. Hankkeen laatu (35 %)

• Hankesuunnitelman selkeys ja toteuttamiskelpoisuus

• Tutkimusmenetelmien ja lähestymistavan soveltuvuus tietotarpeeseen

3. Hankkeen toteuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys (30 %)

• Toteuttajien tutkimukselliset ja tieteelliset ansiot sekä asiantuntemus ja perehtyneisyys aihe- piiriin (osoitettavissa CV:ssä koulutuksella, työkokemuksella ja aiemmilla vastaavilla tutkimus- hankkeilla sekä muulla toiminnalla)

• Käytettävissä olevien henkilöresurssien riittävyys ja soveltuvuus hankkeen erityisaloilla

4. Viestintä ja tiedonhallinta (10 %)

• Tunnistaa ja tarjoaa ratkaisuja oikea-aikaiseen ja tehokkaaseen viestintään ja vuorovaikutuk- seen

• Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma on realistinen tavoitteiden ja voimavarojen osalta

• Suunnitelma ei toista tutkimuksen tavoitteita, vaan kertoo tutkimusviestinnän ja -vuorovaiku- tuksen tavoitteista

• Tunnistaa tiedon tarvitsijatahot ja keinot heidän tavoittamisekseen

• Tiedonhallinta noudattaa avoimen tieteen ja tutkimuksen periaatteita

Tilanteessa, jossa kaksi hakemusta saa samanarvoiset painotetut yhteispisteet, toteutettavaksi vali- taan se hanke, jonka arviointikriteerien 1. ja 2. yhteispisteet ovat korkeammat. Hakemusta, joka saa arviointikriteerin 1. Relevanssi ja hyödynnettävyys osalta alle 2.0 pistettä, ei voida valita toteutetta- vaksi. Arvioinnissa noudatetaan avoimuutta, syrjimättömyyttä ja tasapuolista kohtelua. Arvioinnin tu- lee olla selkeää ja läpinäkyvää. Arvioinnin sisältöä koskeviin kysymyksiin vastaavat vastuuministeriöt.

5. Esitys hankinnasta, päätös hankinnasta ja sopimus ‌

Arvioinnin valmistuttua valtioneuvoston kanslia tekee päätöksen selvitys- ja tutkimustoiminnan han- kinnasta sähköisen järjestelmän kautta.

Päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnasta voi olla myös ehdollinen. Vastuuministeriö voi täl- löin hankintapäätöksen jälkeen neuvotella hakijoiden kanssa muutostarpeista. Mikäli hakijat eivät vas- taa esitettyihin muutostarpeisiin, ehdollinen päätös hankinnasta raukeaa.

Ministeriöillä on oikeus neuvotella hakijoiden kanssa hankesuunnitelmien tarkistamisesta, ehdotettu- jen hankkeiden liittämisestä yhteen suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja muista mahdollisista muutostar- peista hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen tekoa. Mikäli muutoksiin päädytään, tulee esi- tyksessä hankinnasta selkeästi ilmaista, mitä hankkeita yhdistäminen koskee. Tällöin yhdistettäviksi valituista hankkeista ns. hankkeen päätoteuttajaksi tulevan tahon hakemuslomaketta muokataan säh- köisessä järjestelmässä vastaamaan ehdollisessa päätöksessä esitettyihin täydennyksiin sekä toimite- taan liitteeksi uusi täydennetty hankesuunnitelma.

Päätöksen hankinnasta sekä sopimukset hankkeen toteuttajien kanssa tekee valtioneuvoston kanslia.

Hankintapäätöksen jälkeen valitulle toteuttajalle on järjestelmässä nähtävillä hankkeen sopimusluon- nos. Lähtökohtaisesti sopimuksen tekemisessä noudatetaan 14 päivän odotusaikaa, joka lasketaan siitä, kun tarjoajien on katsottu saaneen tiedoksi päätös hankinnasta. Sopimus allekirjoitetaan sähköi- sesti asiointijärjestelmän kautta. Tunnistautuminen allekirjoituksiin tapahtuu pankkitunnuksin tai mo- biilivarmenteen avulla. Mikäli sopimukseen ei päästä, raukeaa päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnasta.

Mikäli kyseessä on konsortio, tulee toimijoiden laatia konsortiosopimus. Konsortiosopimus tulee toi- mittaa valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslia voi purkaa sopimuksen, mikäli konsortiosopimusta ei ole saatavilla.

Hanke voi käynnistyä ja sille voidaan kirjata kustannuksia vasta molempien osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Valtioneuvoston kanslia ei hyväksy ennen sopimuksen allekirjoittamista hankkeelle mah- dollisesti kertyviä kustannuksia.

6. Konsortiot ‌

Konsortiosta vastaava taho (päätoteuttaja) vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunnitelman mu- kaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvitystyönsä sisällölli- sestä oikeellisuudesta.

Ennen kuin koordinaatiosta vastaava taho ja valtioneuvoston kanslia tekevät sopimuksen, tulee kon- sortio-osapuolten tehdä konsortiosopimus, jossa jokainen konsortion jäsen sitoutuu noudattamaan näitä yleisiä ehtoja.

Konsortion muodostavat jäsenet vastaavat yhteisvastuullisesti sopimusvelvoitteiden täyttämisestä esi- merkiksi siten, että mikäli yksi tai useampi yhteenliittymään kuuluva jäsen rikkoo sopimusta, on val- tioneuvoston kanslialla oikeus vaatia sopimuksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrik- komuksesta johtuvaa vahingonkorvausta tai sopimussakkoa miltä tahansa konsortioon kuuluvalta jä- seneltä ja kyseinen jäsen on tällöin velvollinen vastaamaan sopimusvelvoitteista niin omalta kuin mui- den konsortioon kuuluvien jäsenten osalta. Sopimusrikkomusten seurauksia laskettaessa konsortio katsotaan yhdeksi oikeushenkilöksi siten, että esimerkiksi sopimuksenmukainen viivästyssakko peri- tään vain kertaalleen. Mikäli yhtä konsortioon kuuluvaa jäsentä koskee sopimuksen mukainen irtisa- nomisperuste, valtioneuvoston kanslialla on oikeus irtisanoa sopimus koko konsortion osalta. Rekla- maatiot toimitetaan hankkeen päätoteuttajalle. Konsortiohankkeissa hankkeen päätoteuttaja vas- taa hankkeen rahaliikenteestä ja taloushallinnosta konsortiosopimuksessa sovitulla ta- valla. Hankkeen päätoteuttaja lähettää valtioneuvoston kanslialle laskun, jonka liitteenä on erittely siitä, mitkä kulut sisältyvät laskutettavaan summaan konsortion toimijoiden osalta. Hankkeen koordi- naattorin on huolehdittava yhdessä hankkeen vastuullisen johtajan kanssa, että kukin konsortion or- ganisaatio toteuttaa osaltaan hankesuunnitelmaa sovitun mukaisesti ja saa sovitun korvauksen.

Konsortiohankkeissa tulee huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen pääto- teuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvoston kansli- alta laskuteta.

7. Alihankinta ‌

Hankkeen päätoteuttajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita (ostopalvelut). Täl- löin hankkeen päätoteuttaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita ja noudat- taa näitä yleisiä ehtoja.

Käytettävät alihankkijat ja alihankkijoiden työosuudet tulee eritellä hakemuksessa henkilöittäin. Liit- teenä tulee toimittaa niiden henkilöiden ansioluettelot, joilla on keskeinen rooli hankkeen toteutuk- sessa. Alihankkijoiden kulut kirjataan budjetti-välilehdellä kohdan organisaatioiden kulut kohtaan os- topalvelut. Mikäli alihankintatahoja ei ole eritelty hakemuksessa henkilöittäin työosuudet huomioiden, ei työpanosta voida ottaa hakemuksen arvioinnissa huomioon.

Alihankinnan ollessa kyseessä valtioneuvoston kanslia ei edellytä konsortiosopimuksen laatimista.

Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankintasuunnitelmassa nimettyä alihankkijaa tai olennais- ten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman tilaajan suostumusta.

Jos hankintasopimuksessa nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osal- listuva alihankkija ei kuitenkaan voi palveluntuottajasta riippumattomista ja pakottavista syistä osal- listua hankintasopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen, palveluntuottajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka tilaaja hyväksyy. Tilaaja voi olla hyväksymättä palveluntuottajan esittämän korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä.

8. Tutkimuksen vastuullisen johtajan asema ja velvollisuudet ‌

Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen toteutuksesta, hakemustietojen oikeellisuudesta, mahdollisesti myönnettävän määrärahan käyttämisestä sovittuun tarkoitukseen sekä asiaan liittyvien ohjeiden ja määräysten noudattamisesta. Hankkeen vastuullinen johtaja sitoutuu yhteistyöhön mah- dollisten muiden tilaajalle palvelua kulloinkin tuottavien palveluntuottajien kanssa siihen, että palve- lujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä.

Vastuullinen johtaja huolehtii, että kustannusten jakamisesta konsortion muiden osapuolten kesken sovitaan sekä vastaa siitä, että hankkeen raportointi on järjestetty ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seurataan ja ne laskutetaan asianmu- kaisesti.

Vastuullinen johtaja toimii ensisijaisesti hankkeen ja tilaajan välisenä yhteyshenkilönä. Hankkeen vas- tuullinen johtaja:

• huolehtii, että päätös hankinnasta toimitetaan viipymättä hankkeen eri toteuttajatahoille ja huolehtii, että hankkeen keskinäiset sopimukset eri toteuttajatahojen kanssa on tehty ja alle- kirjoitettu

• vastaa siitä, että hankkeen vuorovaikutus ja viestintä on järjestetty ohjausryhmän ja valtio- neuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seurataan ja ne las- kutetaan asianmukaisesti

• huolehtii, että määrärahan jaosta muiden osapuolten kesken sovitaan ja että hankkeen raha- liikenteestä vastaava taho kokoaa laskut ja kirjanpitoraportit, sekä välittää muille osapuolille niille kuuluvan osuuden määrärahasta

• huolehtii siitä, että ohjausryhmän pyytämät materiaalit ovat ohjausryhmän puheenjohtajan ja sihteerin käytössä hyvissä ajoin ennen ohjausryhmän kokousta. Mahdolliset hankkeen aika- taulun, hankesuunnitelman, viestintäsuunnitelman, tiedonhallintasuunnitelman ja määrärahan käyttösuunnitelman tarkistukset tehdään ohjausryhmässä hankkeen vastuullisen johtajan esit- telystä

• vastaa siitä, että hankkeen tiedonhallinta hoidetaan ja että hankkeesta viestitään hankkeen viestintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti

• Sopii ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa asiakirjojen tallennuksesta sähköisessä järjestel- mässä

9. Ohjausryhmä ‌

Valtioneuvoston kanslia osoittaa jokaiselle valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan hankkeelle tai hankekokonaisuudelle ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii vastuuministeriön edustaja. Ohjausryhmän puheenjohtajan (vastuuministeriön virkamies) nimi kirjataan hankkeesta teh- tävään sopimukseen. Valtioneuvoston kanslia voi vaihtaa ohjausryhmän puheenjohtajan ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle.

Ohjausryhmien puheenjohtajat tiedottavat selvitys- ja tutkimussuunnitelman toteutumisen seuran- nasta vastaaville ministeriöidensä TEA-työryhmän jäsenille säännöllisesti hankkeen edistymisestä sekä toimittavat heidän käyttöön kaiken hankkeen seurannan kannalta oleellisen materiaalin.

Ohjausryhmän tehtävät

Ohjausryhmä seuraa hankkeen edistymistä ja edesauttaa hankkeen tulosten hyödyntämistä sekä te- kee esitykset hankkeen etenemisen mukaisesta kulujen maksatuksesta valtioneuvoston kanslialle.

Ohjausryhmällä ei ole tekijänoikeutta tutkimuksen tuloksiin. Ohjausryhmän jäsenet eivät saa välittää hankkeesta keskeneräisiä tuloksia kolmansille osapuolille ilman hanketoimijoiden suostumusta.

Vastuuministeriöt huolehtivat yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa hankkeessa syntyvän tiedon hyö- dyntämisen edistämisestä. Loppuraportit julkaistaan Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarjassa. Valtioneuvoston kanslian päätös loppuraportin julkaisemisesta edellyttää ohjausryh- män puoltoa.

Ohjausryhmä kokoontuu tarpeen mukaan, tarvittaessa osa kokouksista voidaan hoitaa puhelinkokouk- sina tai sähköpostilla. Kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja hyväksyy. Pöytäkirja, jossa puolletaan kulloinkin laskutettavan määrärahaerän maksatusta, tulee liittää laskun liitteeksi. Näin varmistetaan, että hanke on edennyt sovitun mukaisesti ja lasku voidaan maksaa. Lisäksi pöytä- kirjat tulee tallentaa hankkeen ohjausryhmä -työtilaan sähköisessä järjestelmässä.

Ohjausryhmän puheenjohtaja huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tuloksista ja väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa (xxxxxx@xxx.xx), että TEA -työryhmää (oman ministeriönsä TEA -työryhmän jäsentä), joka vastaa valtioneuvoston sel- vitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanosta ja horisontaalisesta ohjauksesta.

Mikäli ohjausryhmä havaitsee tuotettavassa palvelussa virheen tai ongelman hankkeen etenemisessä, tulee sen välittömästi raportoida valtioneuvoston kanslialle. Valtioneuvoston kanslia reklamoi tällöin toimittajalle ja eteneminen tapahtuu näiden ohjeiden kohdan II/1 mukaisesti.

10. Määrärahan laskutus ja maksaminen ‌

Määräraha maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan laskua vastaan hankkeen ohjausryhmässä erikseen sovitun suunnitelman mukaisesti. Maksatuserien lukumäärän tulee perustua hankkeen sisäl- löllisien tavoitteiden toteutumiseen. Valtioneuvoston kanslia vastaanottaa laskut vain verkkolaskuina.

Laskussa tulee olla selkeästi merkitty, että se liittyy valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoimintaan (VN TEAS). Lisäksi laskun viitekenttään tulee ehdottomasti merkitä valtioneuvoston kans- lian hankkeelle antama hankekohtainen sopimusnumero.

Valtioneuvoston kanslian verkkolaskuosoite:

Verkkolaskuosoite / OVT-tunnus: 003702459755 Y-tunnus: 0245975-5

Välittäjätunnus (Opus Capita Solutions Oy): X000000

Ennen verkkolaskun lähettämistä hanketoimijan tulee:

• Täyttää kustannusseuranta sähköisessä asiointijärjestelmässä

• Tallentaa laskun liitteet järjestelmään

Laskun liitteinä tulee olla:

• Taloushallinnosta vastaavan henkilön allekirjoittama, tositevienteihin perustuva kirjanpidon kustannusraportti, josta selviää yksiselitteisesti laskutettavat kustannukset

• Hankkeen ohjausryhmän pöytäkirja, jossa todetaan hankkeen sisällöllinen eteneminen sovitun mukaisesti ja puolletaan laskun maksua

Lasku käsitellään vasta, kun sen liitteet on tallennettu järjestelmään ja ohjausryhmän puheenjohtaja on puoltanut laskun maksua. Hankkeiden on päätyttävä siten, että loppulaskutus voidaan hoitaa vii- meistään ennen kuin tilit sulkeutuvat siirtomäärärahakautta (3v.) seuraavan vuoden tammikuussa.

Hankkeen viimeinen maksuerä, jonka tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaissummasta, suo- ritetaan vasta, kun ohjausryhmä on hyväksynyt hankkeen loppuraportin, loppuraportti on toimitettu valtioneuvoston kansliaan ja loppuraportin julkaisupäivästä on valtioneuvoston kanslian kanssa sovittu. Maksuehto on 21 pv netto.

Konsortiohankkeissa hankkeen päätoteuttaja vastaa hankkeen rahaliikenteestä ja talous- hallinnosta konsortiosopimuksessa sovitulla tavalla. Hankkeen päätoteuttaja lähettää valtio- neuvoston kanslialle yhteisen laskun, jonka erittely on tullut täyttää sähköisessä järjestelmässä kaik- kien konsortion osapuolten osalta. Hankkeen vastuullinen johtaja huolehtii, että kukin konsortion or- ganisaatio toteuttaa osaltaan hankesuunnitelmaa sovitun mukaisesti ja saa sovitun korvauksen.

Valtion budjettitalouden piiriin kuuluville toimijoille kyse on yhteisrahoitteisen toiminnan kustan- nusten korvaamisesta. Toimijat kirjaavat saadut suoritukset käyttäen liikekirjanpidon tiliä yhteisra- hoitteisen toiminnan tuotoista.

Sopimusosapuoli on velvollinen korvauksetta esittämään kaikki tarvittavat tili- ja muut asiakirjat mää- rärahan käytön selvittämiseksi. Sopimusosapuolen tulee pyydettäessä antaa vastuuministeriölle ja val- tioneuvoston kanslialle kaikki hanketta ja sen hyödyntämistä koskevat tiedot.

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti projektin toteu- tumiseen, hankkeen kustannuksiin tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista. Muutoksiin on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Tarjouksessa nimettyjä asiantuntijoita ei voi vaihtaa ilman asiakkaan suostumusta. Mikäli nimetty asiantuntija ei ole toimittajasta riippumattomista syistä käytet- tävissä toimeksiannon suorittamiseen sopimuksen mukaisesti, toimittaja on velvollinen osoittamaan hänen tilalleen toisen asiantuntijan, jolla on vastaava pätevyys ja ammattitaito. Jos toimittaja ei ky- kene osoittamaan asiakkaan käyttöön tämän hyväksymää asiantuntijaa, asiakkaalla on oikeus irtisa- noa sopimus välittömästi toimittamatta olevan työn osalta.

11. Hyväksyttävät kustannukset ‌

Vain sellaiset kustannukset voidaan katsoa hyväksyttäviksi, jotka ovat sisältyneet toteuttajan hanke- hakemukseen ja toimitettuun tarjoukseen. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat selvityksen tai tutkimuk- sen kannalta välttämättömät ja kohtuulliset kustannukset, jotka voidaan kirjanpidon perusteella koh- distaa hankkeelle. Kustannusten tulee syntyä selvityksen tai tutkimuksen määräaikana, jotta ne voi- daan hyväksyä. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus olla hyväksyttämättä sellaisia kustannuksia, joi- den ei selkeästi voida osoittaa kuuluvan hankkeeseen.

Valtioneuvoston päätöksentekoa koskevan selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnoissa sovelletaan kokonaiskustannusmallia. Määräraha on täysimääräistä, eikä omarahoitusosuutta vaadita. Oman rahoituksen käyttö hankkeen toteutuksessa ei ole kiellettyä, mutta sitä ei huomioida arvioin- nissa.

Palkkauskustannukset

Henkilöstökustannuksia, eli selvitys- ja tutkimustyön välittömiä palkkoja ovat hankkeessa työskente- levän henkilöstön ennakonpidätyksenalaiset palkat. Hankkeen välittömänä palkkakustannuksena hy- väksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön ennakonpidätyk- sen alaisesta palkasta. Kokonaiskustannusmallin mukaisissa projekteissa palkkakustannusten hyväk- syminen edellyttää tehollisen työajan seurantaan perustuvaa tuntikirjanpitoa. Teholliseen työaikaan ei sisällytetä henkilösivukustannuksina käsiteltäviä kustannuseriä. Palkkaa ei saa maksaa apurahana. Kohtuullisina palkkakustannuksina pidetään vastaavasta tutkimustyöstä suorituspaikassa maksettavaa palkkaa.

Henkilösivukustannukset

Näitä ovat välilliset työvoimakustannukset, kuten loma- ja sairausajan palkka, sekä lomaraha. Hakija merkitsee hakemukseen henkilösivukustannukset organisaatiossa käytössä olevan periaatteen mu- kaan.

Yleiskustannukset

Yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka kohdistetaan projektille välillisesti. Tällaisia ovat mm. kone- ja laitekustannukset, hallinnon ja tukipalveluiden kustannukset yms. Yleiskustannuksiksi hy- väksytään vain hankkeesta aiheutuva ja määrärahan saajan kirjanpidosta hankkeelle osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esim. puhelin-, posti-, sihteeri-, toimisto- yms. ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät) sekä osuus toimitilakustannuksista (vuokra-, energia-, yms. menot). Valtioneuvoston kanslia hyväksyy määrärahan saajan esittämän yleiskustannuskertoimen, mikäli kerroin on laskettu kirjanpitotietojen pohjalta tavalla, joka täyttää laskentatoimen luotettavuuden vaatimukset. Yleiskus- tannusten laskentaperuste on toimitettava valtioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Mikäli määrärahan saajalla ei ole kustannusten seurantajärjestelmää, jonka avulla projektin kokonais- kustannukset pystytään selvittämään, määräraha myönnetään projektin lisäkustannusten mukaan (= marginaalikustannukset). Lisäkustannuksilla tarkoitetaan projektista aiheutuvia välittömiä lisäkustan- nuksia. Yleiskustannuksen laskentaperuste on toimitettava valtioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Matkakulut

Matkakulut lasketaan valtion matkustussäännön mukaisesti. Ulkomaanmatkoihin ja mahdollisten kan- sainvälisten yhteistyökumppaneiden matkustamisesta Suomeen on hankittava ohjausryhmän puolto. Ulkomaanmatkojen tarve olisi hyvä tuoda esille jo hankesuunnitelmassa.

Ostopalvelut

Ostopalveluja ovat hankkeen suorittajan mahdollisesti ulkopuolelta ostamat tutkimus- ja suunnittelu- työt sekä selvitykset.

Tarvikkeet ja aineistot

Näihin luetaan tutkimus- ja selvitystyön edellyttämät tarvikkeet, materiaalit, tietoaineistot ja laitteet. Tarvikkeisiin ei voi sisällyttää tavanomaisia atk-laitteistoja, puhelimia yms., joiden osuus on huomioitu jo yleiskuluissa. Laitteiden hankintaa tuetaan vain poikkeustapauksissa. Tutkimustyössä tarvittavien laitteiden ja tietokoneohjelmistojen vuokrat hyväksytään vain niiltä osin, kun laitteita tai ohjelmia käy- tetään tutkimustyössä.

Arvonlisäveron laskuttaminen

Arvonlisävero-ohjeet VN TEAS -toiminnassa on yksilöity hankkeiden päätoteuttajatahon mukaisesti:

Valtion virastot ja laitokset

Mikäli valtion virastot ja laitokset hakevat arvonlisäveroa, tulee arvonlisävero kirjata hallinnonalan arvonlisäveromomentille.

Konsortiohankkeissa on tullut jo hakuvaiheessa huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvoston kanslialta lasku- teta.

Valtiontalouden ulkopuolisten tai valtionapua nauttivat tutkimuslaitokset

Arvonlisäverot maksetaan tutkimus- ja selvitystoimintamomentilta. Laskun liitteenä olevasta eritte- lystä on selkeästi käytävä ilmi verokannoittain, mikä osuus laskutettavasta summasta on arvonlisäve- roa. Arvonlisäveron osuus vähentää tutkimukseen käytettävää rahasummaa.

Yliopistot ja korkeakoulut

Määrärahaa myönnettäessä arvonlisäveroa ei lueta hyväksyttäviin kustannuksiin. Yliopisto tai ammat- tikorkeakoulu kirjaa arvonlisäveron omassa kirjanpidossaan kompensoitaviin arvonlisäveroihin.

Yksityiset organisaatiot ja liiketoimintayksiköt

arvonlisävero maksetaan erilliseltä arvonlisäveromomentilta. Arvonlisäveron osuus ei kuluta selvitys- ja tutkimusmomentilta maksettavaa määrärahaa.

Arvonlisävero konsortiohankkeissa

Konsortiohankkeissa valtioneuvoston kanslialta laskutettava arvonlisävero määräytyy hankkeen päätoteuttajan mukaisesti. Hankkeen päätoteuttajan tulee huolehtia konsortio-osapuolten arvonli- säverokäytännöistä ja niiden maksatuksista keskenään sopimallaan tavalla. Konsortiohankkeissa on

tullut jo hakemuksessa huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen päätoteuttajalta lasku- tettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvoston kanslialta laskuteta.

Käytetyt henkilötyökuukaudet

Mikäli hankkeen toteuttajana toimii valtion budjettitalouden piiriin kuuluva virasto tai laitos, tulee hei- dän omalta osaltaan ilmoittaa hankkeeseen käytetyt henkilötyökuukaudet valtioneuvoston kanslialle järjestelmän kustannusseurannan yhteydessä.

12. Tutkimustulosten julkistaminen ja niistä tiedottaminen ‌

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan tutkimuksen tulokset ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei toi- sin päätetä. Hankkeen tutkimustulokset julkistetaan hankkeen päättyessä. Tutkimustulosten julkista- misessa on huomioitava, että tulokset eivät sisällä henkilötietolain (523/1999) vastaisia tietoja.

Hankkeen toteuttajan on viestittävä hankkeesta ja sen tuloksista laajasti hakemuksessa kuvatun vies- tintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti. Kaikista hankkeista raportoidaan valtioneuvoston kans- lian TEAS -toiminnan sähköisessä julkaisusarjassa (ks. xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx). Julkaisuissa käytetään aineistopankista saatavaa valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan taittopohjaa ja julkaisut taitetaan yhteisen graafisen ohjeen mukaisesti. Julkaisuista ei pääsääntöisesti tehdä painet- tua julkaisua. Hanketoimijan tulee kääntää julkaisun kuvailusivut sekä englanniksi, että ruotsiksi. Jul- kaisujen kääntämisestä eri kielille, sekä taittamisesta aiheutuvat kustannukset maksaa hankkeen to- teuttaja. Tämä tulee huomioida hankkeen kustannusarviota laadittaessa.

Jos julkistamisajankohta viivästyy, ohjausryhmän puheenjohtajan tulee olla välittömästi yhteydessä valtioneuvoston kansliaan. Julkaisemiseen on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Julkaisun si- sällöstä vastaavat tiedon tuottajat, eikä tekstisisältö välttämättä edusta valtioneuvoston näkemystä.

Julkaisu tulee julkaista ensin valtioneuvoston verkkosivuilla, sen jälkeen vasta muualla ja julkaisusta tulee laatia tiedote. Julkaisua koskevan tiedotteen laatiminen on tutkimushankkeen sekä hanketta ohjaavan vastuuministeriön vastuulla. Tiedote tulee laatia yhteistyössä vastuuministeriön viestinnän kanssa.

Viimeistelty ohjausryhmän puoltama loppuraportti ja tiedote tulee tallentaa kaksi viikkoa ennen jul- kaisuajankohtaa sähköiseen järjestelmään.

Tiedotteessa tulee ilmetä seuraavat:

• lyhyt kuvaus tutkimuksen tavoitteista, sisällöstä ja tärkeimmistä tuloksista, sekä tieto siitä, kenen tekemä selvitys tai tutkimus on

• lisäksi seuraava teksti: xx:n (organisaation nimi) julkaisu on toteutettu osana valtioneuvoston vuoden 20xx selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa

• lisätietoja: titteli ja nimi, organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Tiedotteen mediajakelusta vastaa valtioneuvoston viestintäosasto valtioneuvoston kansliassa. Viestin- täosasto lähettää tiedotteen medialle sovittuna ajankohtana. Tiedote julkaistaan samanaikaisesti val- tioneuvoston (xx.xx) ja valtioneuvoston kanslian (xxx.xx) verkkosivuilla. Loppuraportin julkistamiseen liittyvistä muista mahdollisista viestinnällisistä toimenpiteistä ja vastuista (esimerkiksi julkistustilai- suuksien mediakutsujen lähettämisestä) tulee myös sopia valtioneuvoston viestinnän kanssa.

13. Laadunvarmentaminen ‌

HTK-ohje on suomalaisen tiedeyhteisön sisäinen eettinen ohje hyvän tieteellisen käytännön loukkauk- sia koskevien epäilyjen käsittelemiseksi yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa, tutkimuslaitoksissa ja muissa tutkimusta harjoittavissa organisaatioissa. Vastuu laadusta on toteuttajaryhmällä ja erityisesti sen vastuullisella johtajalla myös kaikkien konsortiokumppaneiden osalta.

VN TEAS -hankkeissa tuotetun tiedon tulee pohjautua tutkimukseen ja olla laadullisesti korkeatasoista, ei mielipiteisiin tai arvovalintoihin perustuvaa. Esitystavan ja kieliasun tulee myös olla selkeitä. Tutki- mukselliset tulokset, päätelmät ja toimintaehdotukset tulee erotella toisistaan selkeästi. Valtioneuvos- ton kanslia hyväksyy hankkeiden loppuraportit ohjausryhmän esityksestä ja voi tarvittaessa lähettää sen vertaisarvioitavaksi.

Vastuu laadun arvioinnista on ohjausryhmällä, joka voi tehdä perustellun esityksen valtioneuvoston kanslialle (tilaaja) hankkeen lopputulosten julkaisematta jättämisestä. VN TEAS -hankesopimus sisäl- tää mahdollisuuden jättää hankkeen viimeinen kustannuserä maksamatta, mikäli hankkeen katsotaan rikkovan sopimusehtoja. Epäilyt HTK ohjeiden rikkomisesta tulee ilmoittaa valtioneuvoston kansliaan xxxxxx@xxx.xx ja mahdolliset rikkomukset käsitellään HTK-ohjeiden mukaisesti tai tutkimuseettistä neuvottelukuntaa kuullen.

Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin ohje on osa Tutkimuseettisen neuvottelukunnan valvomaa tiedeyhteisön itsesääntelyjärjestelmää. Ohjetta sovelletaan kaikkeen sellaiseen tieteelliseen tutkimuk- seen, joka kohdistuu ihmiseen tai jossa käytetään ihmistieteiden tutkimusmenetelmiä kuten haastat- teluja, havainnointia, erilaisia koeasetelmia tai muuta tutkimusvuorovaikutusta. Ihmistieteiden eetti- sen ennakkoarvioinnin ohjetta voidaan soveltaa myös lääke- ja terveystieteelliseen tutkimukseen sil- loin, kun tutkimus ei ole kajoavaa. Ohjetta sovelletaan myös luonnontieteelliseen, tekniikan alan tai esimerkiksi taiteelliseen tutkimukseen, jos tutkimuksen kohteena on ihminen. Eettisen ennakkoarvi- oinnin laiminlyöntiä voidaan tarkastella HTK-loukkauksena.

14. Immateriaalioikeudet ‌

Tutkimus- ja kehittämishankkeen palvelun lopputuloksien, dokumentaatioiden tai muiden hankkeessa syntyvien aineistojen immateriaalioikeudet kuuluvat tekijälle. Kaikki aineisto, joka hankkeessa luovu- tetaan toiselle osapuolelle ennen tai jälkeen sopimuksen tekemistä, jää aineiston luovuttajan omai- suudeksi. Valtioneuvoston kanslialla ja muilla ministeriöillä on kuitenkin peruuttamaton käyttöoikeus palvelun lopputuloksena syntyviin tutkimustuloksiin. Käyttöoikeus sisältää oikeuden käyttää ja kopi- oida tutkimustuloksia sekä hyödyntää ja soveltaa hankkeen tuloksia haluamallaan tavalla. Tausta- aineiston ja/tai hankkeen lopputulosten käyttöoikeuksia toisilleen luovuttaessaan sopijapuolet pyrkivät siihen, että ne ovat mahdollisimman virheettömiä. Luovuttava sopijapuoli ei kuitenkaan anna luovu- tuksen kohteelle mitään takuuta ja luovutettujen tulosten käyttö tapahtuu yksin luovutuksensaajan vastuulla.

Ministeriöillä on lisäksi oikeus siirtää oikeudet sille, jolle ministeriön tehtävät mahdollisesti siirtyvät.

Palvelun tuottaja vastaa siitä, että lopputuloksena syntyvä aineisto ei loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia. Hankkeen päätoteuttaja vastaa siitä, että hank- keen lopputuloksena syntyvän aineiston tekijät luovuttavat käyttöoikeuden työnsä tuloksiin siten, että käyttöoikeus työhön kokonaisuudessaan voidaan luovuttaa edellä mainituin laajuuksin. Jos tilaajaa vastaan esitetään työn lopputuloksiin liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeuteen perustuvia vaatimuksia, palveluntuottaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin tilaajan puolesta omalla kustannuksellaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei tutkimustuloksiin liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu tilaajalle oikeu- denkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus – tai muita kolmannelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan.

15. Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen ‌

Hankkeen kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa siten, että hankkeen kustannukset voidaan vaivatta erottaa määrärahan saajan muun toiminnan kustannuksista. Kirjanpito on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti, ja sen tulee perustua tositteisiin. Määrärahan saajan on säilytettävä kaikki tutkimushankkeeseen liittyvän toiminnan tositteet siten, että niiden tutkiminen on vaikeudetta mah- dollista. Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto on säilytettävä siten kuin kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 9 ja 10 §:ssä säädetään. Kirjanpitoa koskeva avustusehto koskee kaikkia hankkeeseen osallis- tuneita tahoja.

16. Arviointi hankkeen päättymisen jälkeen ‌

Valtioneuvoston kanslia seuraa määrärahan käytön vaikuttavuutta myös projektien päättymisen jäl- keen. Arviointi on osa projektin raportointia, johon sopimusosapuoli sitoutuu.

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan asiointijärjestelmästä lähtee palautekysely hankkeen päätyttyä. Kyselyn saavat sekä hanketoimijat että ohjausryhmä.

Kyselyllä kerätään tietoa toiminnan kehittämiseksi mm.

• hanketyöskentelyn onnistumista

• miten ja missä VN TEAS -hankkeissa tuotettua tietoa on hyödynnetty

• millaista lisäarvoa hankkeet ovat tuoneet päätöksentekoon ja sen valmisteluun

II Määrärahan käytön valvonta ja ehtojen noudattamatta jättämisen seuraamukset ‌

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti projektin toteu- tumiseen tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista. Muutoksiin on saatava hankkeen oh- jausryhmän puolto.

1. Virhe, hinnanalennus ja sopimuksen purkaminen ‌

Jos palvelussa on virhe, tilaajan tulee ilmoittaa virheestä palveluntuottajalle kohtuullisessa ajassa vir- heen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajalle virheilmoituksen vastaanottamisesta ja toimenpiteiden aloittamisesta viimeistään 14 päivän kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta. Tilaajalla on virheen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palve- lun hintaa. Tilaaja ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on virheen perusteella oikeus. Jos palvelussa on virhe, palveluntuottaja omalla kustannuksel- laan selvittää virheen syyn ja korjaa sen viivytyksettä. Palveluntuottaja vapautuu vastuusta osoitta- malla, ettei virhe johdu palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tällöin palveluntuottaja on oi- keutettu veloittamaan virheen selvitys- ja korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. Jos palvelussa on virhe, tilaajalla on oikeus saada palveluntuottajalta hinnanalennusta.

Valtioneuvoston kanslia voi keskeyttää hankkeesta aiheutuvien kulujen korvaamisen ja irtisanoa sopi- muksen päättymään välittömästi, mikäli sen tavoitteissa, edistymisessä, olosuhteissa tai määrärahan saajan henkilöstössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei projektin jatkamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään hankkeen em. perusteella valtioneuvoston kanslia maksaa päätöksen mukaisen osuuden hankkeen toteutuneista kustannuksista hankkeen keskeyttämishetkeen saakka.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennai- sesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtu- maan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä tilaajan huo- mautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuk- sena pidetään myös sitä, että sopijapuoli on olennaisesti viivästynyt suorituksessaan tai viivästykset ovat toistuvia.

Valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen välittömästi, jos sopimusosapuoli rikkoo olennaisesti so- pimuksen ehtoja (esimerkiksi ei toimita pyydettyjä raportteja), tai jos määrärahan saamiseksi on esi- tetty virheellisiä seikkoja tai salattu seikkoja, jotka olisivat voineet vaikuttaa rahoittamiseen tai sen ehtoihin). Jos valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen, on sopimusosapuoli valtioneuvoston kans- lian vaatimuksesta velvollinen palauttamaan päätöksen perusteella saamansa määrärahan osittain tai kokonaan. Mikäli määräraha on myönnetty yhteisesti useammalle, vastaavat kaikki määrärahan saajat yhteisvastuullisesti määrärahan palauttamisesta valtiolle.

2. Viivästyminen ‌

Jos sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, viivästy- vän sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuolelle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Palveluntuottajan viivästyessä on sen ilmoitettava tilaajalle uusi palvelunsuorittamisajankohta niin pian kuin mahdollista.

Palvelun viivästymiseen rinnastetaan sopimuksessa edellytettyjen tietojen, tavaroiden ja palveludoku- mentaation viivästyminen.

Jos palvelu viivästyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Ti- laajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että palveluntuottajan viivästyksestä olisi aiheutunut tilaajalle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosentti viivästy- neen palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Viivästyssakon lisäksi tilaajalla on oikeus vahingonkorvaukseen palvelun- tuottajan viivästyksestä aiheutuneesta vahingosta kohdassa 20 mainitulla tavalla.

Tilaajalla on viivästyksen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Tilaaja ei kuiten- kaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on viivästyksen perusteella oikeus.

Sopimus voidaan purkaa olennaisen viivästyksen perusteella kohdan II/1 mukaisesti.

3. Ylivoimainen este ‌

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen hankintasopimuksen täyttämisen estävä ja hankintasopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon hankintasopimusta tehtäessä ja joka on sopija- puolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viran- omaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnon- mullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan vii- västys johtuu kohdassa yllä mainitusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimi- tukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa hankintasopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttämi- nen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta.

4. Vahingonkorvaus ‌

Asiakkaalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta toimittajan sopimusrikko- muksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää mahdollisen maksettavan sopimussakon tai muun mahdollisesti sovitun korvauksen. Vahingonkorvauksen enim- mäismäärä on rikkomuksen kohteena olevien palveluiden kokonaishinta. Toimittaja ei vastaa välilli- sestä tai epäsuorasta vahingosta, paitsi jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimatto- muudella.

Toimittaja suorittaa sopimuksessa määritellyt tehtävät huolella ja ammattitaidolla. Asiakkaan tulee vedota hankkeen suorituksessa tapahtuneeseen virheeseen kohtuullisen ajan kuluessa hankkeen lop- putulosten luovuttamisesta. Virhetilanteessa toimittajalla on ensisijaisesti oikeus korjata tai uusia hankkeen suoritus/virheellinen lopputulos.

5. Xxxxxxxxxxx ja henkilötietojen käsittely ‌

Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapi- dosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsitte- lyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Silloin kun palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia teh- täviä, on hankintasopimuksen kohteena olevassa palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta an- nettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan jul- kisuudesta (621/1999).

Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muu- ten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista.

Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä tai henkilötietoja rekisterimuodossa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät ali- hankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä ja palveluntuottajan on selvitettävä pal- velua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö.

Tilaajan niin vaatiessa palveluntuottajan on laadittava luettelo niistä palvelun tuottamiseen osallistu- vista palveluntuottajan tai sen alihankkijan henkilöistä, joilla on pääsy tilaajan aineistoihin tai arka- luonteisiin tilaajaa tai kolmatta koskeviin tietoihin. Luetteloa on päivitettävä jatkuvasti.

Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapah- tuvaa tietojen luovuttamista viranomaiselle tai muulle taholle.

Palveluntuottaja ei saa käyttää hankintasopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitie- tona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille.

Tässä luvussa tarkoitetut velvoitteet jatkuvat myös hankintasopimuskauden jälkeen.

6. Sopimuksen siirtäminen ‌

Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopimusta kolmannelle. Tilaajalla on oikeus siirtää hankintasopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle ti- laajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset.

III Lisätietoja ‌

xxxxxxxxxxxxx.xx Laskutus: xxxxxx@xxx.xx

Yleiset asiat: xxxxxx@xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Document Metadata