ATERIAPALVELUSOPIMUS

2023

ATERIAPALVELUSOPIMUS

PPE-KÖÖKKI OY JA PYHÄJÄRVEN KAUPUNKI

1. SOPIMUSOSAPUOLET

Tilaaja Pyhäjärven kaupunki

Y-tunnus 0210261–7

Yhteyshenkilö Sopimusasioissa Kaupunginjohtaja Xxxxxx Xxxxxxxxx

xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx puh. 044 4457 701

Käytännön toteutukseen liittyvissä asioissa Palvelukuvauksissa esitetyt toimipisteen yhteyshenkilöt

Yhteystiedot löytyvät palvelukuvauksista (liite 1)

Tuottaja PPE-Köökki Oy

Y-tunnus: 3319133–3

Xxxxxxxxxxxx 00 X 0, 00000 XXXXXXXXX

Toimitusjohtaja Xxxx Xxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxxx@xxx-xxxxxx.xx puh. 040 6533 700

Yhteyshenkilö Sopimusasioissa

Palvelupäällikkö Xxxx Xxxxxxx xxxx.xxxxxxx@xxx-xxxxxx.xx puh. 040 6533 702

Käytännön toteutukseen liittyvissä asioissa ko. toimialueen ateriapalvelun esihenkilöt.

Jäljempänä yhdessä ”Osapuolet”

2. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET

Tuottaja on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ns. hankintalaki) 15 §:ssä tarkoitettu Tilaajan sidosyksikkö. Tilaaja ostaa Tuottajalta tämän sopimuksen mukaisia palveluita ilman kilpailutusta ns. sidosyksikköhankintana (hankintalain 15 §).

Tämän sopimuksen (jäljempänä ”Sopimus”) kohteena on Tilaajan kohteisiin tuotettavat ateriapalvelut (jäljempänä ”Palvelu”), joiden sisältö ja vaatimukset on määritelty tässä Sopimuksessa sekä sen liitteissä. Tämän sopimuksen kattamien Palveluiden ulkopuolelle jäävien lisäpalveluiden hankinnasta, niiden hinnasta sekä aikataulusta on aina sovittava etukäteen kirjallisesti Osapuolten välillä.

3. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT

Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu sopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoista (JYSE 2014 PALVELUT, huhtikuu 2022, jäljempänä ”JYSE”, liite 2).

4. MÄÄRITELMÄT

Tähän Sopimukseen sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT, huhtikuu 2022) kohdan 1 mukaisia määritelmiä, ellei Sopimuksessa ole erikseen toisin sovittu.

Lisäksi tässä sopimuksessa käytetään seuraavia määritelmiä:

”Toimipiste” tarkoittaa niitä Tilaajan toimipaikkoja, joihin Tuottaja tuottaa Palveluita.

”Välitystuote” tarkoittaa niitä elintarvikkeita, jotka eivät sisälly sopimuksen mukaiseen Palveluun, mutta niitä tilataan tämän Sopimuksen perusteella Tuottajalta.

5. YHTEYS- JA VASTUUHENKILÖT

Tässä Sopimuksessa nimetyt sopimusyhteyshenkilöt seuraavat ja valvovat tämän Sopimuksen ja sen liitteiden toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä.

• Sopimusyhteyshenkilöiden tehtävänä on toimia tätä Sopimusta koskevissa asioissa ensisijaisina yhteyshenkilöinä.

• Sopimusyhteyshenkilöt sitoutuvat ilmoittamaan toisilleen hyvissä ajoin palvelutoimintaan kohdistuvista olennaisista muutoksista ja seikoista, joilla saattaa olla merkitystä Sopimuksen toteuttamisen kannalta.

• Kaikki tähän Sopimukseen liittyvät ilmoitukset lähetetään sähköpostitse Osapuolten sopimusyhteyshenkilöille.

Tämän Sopimuksen liitteissä ilmoitetut toimipaikkakohtaiset vastuuhenkilöt löytyvät palvelukuvauksista (liite 1).

• Tilaajan ja tuottajan vastuuhenkilöt ja niiden muutokset tulee ilmoittaa osapuolille.

6. HANKITTAVA PALVELU

Tilaaja hankkii tällä Sopimuksella Tuottajalta Palveluita Xxxxxxxx määrittelemää tarvetta vastaavasti. Palvelujen sisältö, kohteena olevat Xxxxxxxx toimipisteet ja yksikkökohtaiset toiminnot kuvataan palvelukuvauksissa, jotka ovat tämän sopimuksen liitteenä (liite 1). Palveluun sisältyy myös Välitystuotteiden toimittaminen tämän Sopimuksen mukaisin ehdoin. Palvelukuvaukset tarkistetaan vuosittain ja päivitetään tarvittaessa. Ne liitetään kirjallisesti molempien Osapuolten toimivaltaisten edustajien allekirjoituksin osaksi tätä Sopimusta poistaen edellisen vuoden palvelukuvaukset.

6.1. Henkilöstöruokailu

• Noudattaa ko. toimipaikan perusruokalistaa.

6.2. Kahvitukset ja tilausruokailut

• Kahvitukset ja muu tilaajan vieras- ym. ruokatarjoilu tilausten mukaan tarjoiltuna tai tarvikkeina.

6.3. Muut ateriapalvelut

• Toteutetaan tilauksen mukaan (juhlat, koulutukset, kokoukset, välipalat).

6.4. Erityisruokavaliot

• Tuottaja sitoutuu tuottamaan terveydenhoitajien, lääkärien tai ravitsemusterapeuttien vahvistamat tarvittavat erityisruokavaliot.

6.5. Tilattavat Välitystuotteet

• Elintarvikkeet ja muut ruokailuun liittyvät tuotteet tilataan ja laskutetaan Tilaajalta erikseen.

• Elintarvikkeiden ja muiden ruokailuun liittyvien tuotteiden osalta Tuottaja lisää hankintahintaan + 20 % työkustannuksia.

• Elintarvikkeet ja muut tuotteet ovat PPE-Köökki Oy:ssä kulloinkin käytössä olevia tuottajan kilpailuttamia tuotteita.

 Tarvittavat kliiniset ravintovalmisteet Tilaaja tilaa ja maksaa itse

7. PALVELUN LAATU

• Palvelun tulee täyttää lain ja viranomaisen asettamat määräykset.

• Tuottaja vastaa palvelujen toimittamisesta tämän Sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti ja sitoutuu tuottamaan palvelut huolellisesti, ammattimaisesti ja parhaan kykynsä mukaan.

• Palvelukohtaisista laatuvaatimuksista on sovittu palvelukuvauksessa.

8. PALVELUN HINNAT

• Laskutushinnat ovat liitteenä. Hinnat muodostuvat toteutuneista toimipaikkakohtaisista kustannuksista. Hinnat tarkistetaan vuosittain tuotettavien palveluiden mukaan talousarvion teon yhteydessä.

• Osapuolet sopivat kullekin kalenterivuodelle uuden hinnaston, joka liitetään osaksi tätä sopimusta. Uusi hinnasto korvaa edellisen vuoden hinnaston.

• Toimitettaviin palveluihin lisätään arvonlisävero voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

9. OSAPUOLTEN VASTUUT

• Osapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnasta, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista.

• Tuottaja huolehtii oman henkilöstönsä henkilöstöhallinnosta.

• Ruoanvalmistusastiat ja -välineet sekä ruoankuljetusastiat omistaa Tuottaja.

• JYSE 2014 PALVELUT kohtaa 19 ei sovelleta, eikä Tuottajan tarvitse toimittaa siinä mainittuja todistuksia tai selvityksiä Tilaajalle, ellei Tilaaja niitä erikseen Palvelun Tuottajalta pyydä. Tuottaja noudattaa tilaajavastuulain velvoitteita omissa

alihankintasopimuksissa.

• Tuottajan tulee ylläpitää kustannuksellaan asianmukaista vastuuvakuutusta.

• Tuotantoon käytettävät kiinteistöt ja laitteet on vuokrattu Tuottajan käyttöön erillisen vuokrasopimuksen mukaisesti.

• Tuottaja varautuu tuottamaan Palvelut normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Tilaaja ja Tuottaja vastaavat omaan toimintaansa liittyvistä valmiuslain mukaisista varautumisvelvoitteista.

-Lakon, saarron, työsulun, tulipalon, yleisen energia - ja vedenjakelun keskeytymisen, epidemian/ pandemian tai muun näihin verrattava poikkeuksellisen tilanteen / häiriötilanteen taikka ylivoimaisen esteen vallitessa osapuolet sopeuttavat toimintaansa olosuhteiden mukaisesti. Palvelutuotantoa pyritään jatkamaan mahdollisuuksien mukaan kaikissa olosuhteissa esim. palveluvalikoimaa muuttamalla.

-Poikkeusoloihin varautumisessa tulee palvelutuottajalle taata toimintaedellytykset tilaajan puolelta (sähkö, vesi) tärkeimpien keittiöiden osalta, jotta Tuottajalla on edellytykset tuottaa palveluja kuntalaisille.

-Varautuminen on yhteistyötä kunnan eri toimialojen ja muiden eri tahojen kanssa.

-Ateriapalvelun varautumisen ja valmiussuunnittelun tavoite on asiakkaiden palvelutuotannon mahdollisimman häiriötön hoitaminen kaikissa olosuhteissa sekä häiriötilanteiden hallinta ja niistä toipuminen.

-Normaalioloissa rakennettavat järjestelmät ja varautumistoimenpiteet luovat perustan toiminnalle poikkeusoloissa.

-Sopimusosapuolet informoivat toisiaan mahdollisimman pian poikkeavan tilanteen syntyessä.

-Toimittajan ollessa estynyt tuottamasta palveluja edellä mainituista syistä, Tilaajalla ei ole oikeutta vaatia sopimuksen pohjalta vahingonkorvausta - esimerkiksi palvelujen hinnan erotuksesta, mikäli Xxxxxxx joutuu hankkimaan palveluja toiselta toimijalta kalliimmalla hinnalla.

-Vastaavasti Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia korvausta Tilaajalta, mikäli tilattu ja toimitettu palvelumäärä pienenee sopimuskauden aikana edellä mainituista syistä.

• Osapuolet sitoutuvat siihen, että yhtiössä panostetaan mm. tarjottavan ruuan laatuun ja ympäristövaikutuksiin sekä käytetään kotimaista ja lähiruokaa mahdollisuuksien mukaan ja hankintalainsäädännön asettamat reunaehdot huomioiden.

10. TILAUSKÄYTÄNNÖT

Myytävien aterioiden ja toimitusten määrä perustuu Tilaajan ilmoittamiin määriin.

10.1. Ruokailijamuutokset

• Ruokailijamuutokset toimipistekohtaiselle vastuuhenkilölle mahdollisimman pian ajantasaisen tiedon turvaamiseksi.

10.2. Muut ateriapalvelut

 Pienet tilaukset ilmoitettava Tuottajalle vähintään viikkoa ennen toimitusta.

 Isojen tilaisuuksien (juhlat ym.) tarjoilut on tilattava Tuottajalta vähintään 2 viikkoa ennen tilaisuutta.

 Peruutukset: tilaukset tulee perua viimeistään 1 viikkoa aikaisemmin ilmoittamalla siitä Tuottajalle sähköpostilla tai sovitun tavan mukaisesti.

10.3. Henkilöstöruokailut

● Tuottaja toimittaa Tilaajan tilaamat tai muulla tavalla sovitut henkilöstöruokailut.

10.4. Välitystarvikkeet

● Välitystarvikkeet tulee tilata Tuottajalta sähköpostilla viikkoa ennen haluttua toimitusajankohtaa.

11. LASKUTUS – JA MAKSUEHDOT

Tuottaja laskuttaa toteutetut palvelut kerran kuukaudessa.

• Ateriapalvelut laskutetaan Tuottajan ilmoittamien ruokailijamäärätietojen mukaan.

• Henkilöstöruokailut laskutetaan toimipaikkakohtaisesti sovittujen käytänteiden mukaisesti.

 Erikseen tilatut tarjoilut/elintarvikkeet laskutetaan jälkikäteen kerran kuukaudessa seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä toteutuneiden kulujen mukaan.

• Maksuehto 14 päivää netto. Xxx Xxxxxxx ei maksa laskua viimeistään eräpäivänä, Tuottajalla on oikeus periä viivästyskorkoa korkolain (633/1982) mukaisesti sekä kohtuulliset perintäkulut.

• Laskutusosoite:

Pyhäjärven kaupunki, Y-tunnus: 0210261–7 Verkkolaskuosoite: 003702102617 Verkkolaskuoperaattori: CGI Suomi Oy Välittäjätunnus: 003703575029

12. YHTEISTYÖ JA SOPIMUKSEN SEURANTA

• Yhteistyön kehittämiseksi järjestetään Tilaajan ja Tuottajan välinen neuvonpito kerran vuodessa a) edellisen toimintavuoden toiminnan arvioimiseksi ja b)

seuraavan suunnitelmakauden toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi.

• Tilaaja kutsuu koolle.

13. REKLAMAATIOT

• Reklamaatiot käsitellään viipymättä Xxxxxxxx ja Tuottajan edustajien kesken.

• Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.

14. SALASSAPITO JA TIETOSUOJA

• Salassapidon osalta noudatetaan JYSE 2014 PALVELUT kohtia 21.1.–21.1 ja 21.4–21.12, ellei tämän Sopimuksen liitteissä tai Osapuolten kesken muuta ole sovittu.

• Erityisruokavalioiden osalta on sovittu, että keskuskeittiöltä lähtevät erityisruokavaliot nimetään erityisruokavalion nimellä (esim. gluteeniton) ja ruokailijan nimellä (esim. Maija. P).

15. ERIMIELISYYDET JA SOVELLETTAVA LAKI

• Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen kansainvälistä lainvalintaa koskevia säännöksiä.

• Sopimuksista johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti

Osapuolten välisissä neuvotteluissa. Erimielisyydet, joista osapuolet eivät ole päässeet

sovintoon, ratkaistaan Tuottajan kotipaikan yleisessä tuomioistuimessa.

16. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN

• Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta.

• Sopimuksen muuttaminen tehdään kirjallisella muutosdokumentilla. Yhteyshenkilöt voivat sopia pienistä sopimusmuutoksista. Muutokset kirjataan.

17. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA PÄÄTTÄMINEN

• Sopimus on 1.1.2023 alkaen voimassa toistaiseksi. Sopimus voidaan irtisanoa kuluvan kalenterivuoden loppuun mennessä ilmoittamalla siitä toiselle Osapuolelle viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä.

• Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Kirjalliseksi irtisanomisilmoitukseksi katsotaan myös sähköisessä muodossa (esim. sähköposti) tehdyt ilmoitukset.

• Sopimuksen päättäminen erityistilanteissa: JYSE 2014 Palvelut kohdan 18 sovitun lisäksi Osapuolet sopivat seuraavaa: Osapuolilla on oikeus irtisanoa tämä Sopimus päättymään välittömästi myös sellaisessa tilanteessa, jossa Tuottaja ei enää ole Tilaajan hankintalaissa tarkoitettu sidosyksikkö.

18. SOPIMUSASIAKIRJAT JA NIIDEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS

Sopimus muodostuu tästä Sopimuksesta ja alla mainituista liitteistä: Liite 1 Palvelukuvaukset

Liite 2 JYSE 2014 Palvelut (huhtikuu 2022 päivitysversio)

Liite 3 Hinnat

Mikäli asiakirjojen välillä on ristiriitaa, sovelletaan sopimusta ennen liitteitä ja liitteistä pienempi numeroista ennen suurempi numeroista.

19. ALLEKIRJOITUKSET

Tämä sopimus on allekirjoitettu sähköisesti ja kumpikin osapuoli on saanut sopimuksesta samansisältöisen kappaleen.

PPE-Köökki Oy Pyhäjärven kaupunki

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Toimitusjohtaja Kaupunginjohtaja