TARKASTUSLISTA SOPIMUSPOHJAN TEKOON SUUNNITTELUPALVELUI- DEN HANKINNOILLE
Xxxxxx Xxxxxxxx
TARKASTUSLISTA SOPIMUSPOHJAN TEKOON SUUNNITTELUPALVELUI- DEN HANKINNOILLE
Opinnäytetyö Tradenomi (AMK) Liiketalous
2022
Tutkintonimike Liiketalouden ammattikorkeakoulututkinto Tekijä/Tekijät Xxxxxx Xxxxxxxx
Työn nimi: Tarkastuslista sopimuspohjan tekoon suunnittelupalveluiden han- kinnoille
Toimeksiantaja Raute Oyj
Vuosi 2022
Sivut 30 sivua
Työn ohjaaja(t) Xxxx Xxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx
TIIVISTELMÄ
Opinnäytetyön tavoitteena on auttaa toimeksiantajaa suunnittelupalveluiden hankintoja varten tehtävän sopimuspohjan teossa, laatimalla sitä varten tarkis- tuslistan. Toimeksiantajalla ei aikaisemmin ole vastaaville ostoille ollut omaa sopimuspohjaa, joten tarkastuslistan toivotaan auttavan oman sopimuspohjan teossa.
Opinnäytetyö on toiminnallinen, ja se koostuu kahdesta osasta. Toinen osa on produkti eli käytännön työn tulos, joka on tässä tapauksessa tarkastuslista so- pimuspohjan tekoon. Toinen osa on työtä tukeva teoriapohja.
Tarkastuslistaan otettiin huomioita alan kirjallisuudesta sekä julkisten palvelui- den hankintojen sopimusehdoista. Suunnittelupalveluiden hankinnoille ei ollut yksityisellä puolella varsinaisia omia ehtoja, joten tarkastuslistaan päätettiin hakea julkisten hankintojen sopimusehdoista pykäliä, joita voisi mahdollisesti hyödyntää myös yksityisellä puolella.
Tarkastuslista koettiin Xxxxxxxx hyödylliseksi, ja se toimi aloituspotkuna heidän oman sopimuspohjansa teolle. Itse tarkastuslista toivottiin pidettävän salassa, joten sitä ei ole opinnäytetyön liitteenä.
Asiasanat: sopimuspohja, tarkastuslista, palveluhankinta, sopimusehdot
Degree Bachelor of Business Administration Author (authors) Xxxxxx Xxxxxxxx
Thesis title Checking list for contract basis for purchasing of design services. Commissioned by Raute Oyj
Time 2022
Pages 30 pages
Supervisor Xxxx Xxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx
ABSTRACT
The aim of the thesis is to assist the client in making a contract basis for the purchasing of design services by making a checklist. The client has not previ- ously had it`s own contract basis for similar purchases, so it is hoped that the checklist will help in creating it`s own contract basis.
The thesis is a functional study that consists of two parts. About the product, that in this case is the checklist for making a contract basis. The second part is the theoretical basis that supports the work.
The checklist was made with help from literature in the industry, as well as the terms of public purchasing of services. There were no actual contract terms on purchasing of design services on the private side, so it was decided to search the public purchasing terms that could be used in private side as well.
The checklist was found useful by Raute and served as a kick-off for making their own contract basis. It was hoped that the checklist itself would be kept secret, so it is not attached to the thesis.
Keywords: contract basis, checklist, purchasing of services, contract terms
SISÄLLYS
1.1 Toimeksiantajan esittely 6
2.1 Sopimus ja erilaisia sopimustyyppejä 8
2.1.2 Sopimusosapuolet ja sopimuskausi 10
2.2 Salassapito ja immateriaalioikeudet 11
2.5 Sopimuserimielisyydet ja sopimusrikkomus 13
2.7 Vakuudet, vakuutukset ja vahingonkorvaus 14
2.8 Reklamaatiot ja virhe palvelussa 15
3.2 Asiakas- sekä palvelunäkökulma 20
4.2 Suunnittelupalveluhankinnan perusta ja hankintamenettelyt 21
4.3 Palveluiden hankinnan prosessi 22
4.4 Palvelun sisällön määrittely 23
4.5 Toimittajan valitsemisen prosessi 23
4.6 Kilpailuttamisesta tarjoukseen 24
5 ULKOISTEN RESURSSIEN JOHTAMINEN JA OSAPUOLTEN VÄLINEN OSTAJA- TOIMITTAJASUHDE 25
5.1 Palvelun ominaisuudet ja palvelun tuottava henkilöstö 25
5.2 Palvelun laatu ja sen hallinta 26
6 OPINNÄYTETYÖN TOTEUTUS JA POHDINTA 27
1 JOHDANTO
Yritysten ostaessa enemmän toimintojaan ulkopuolisilta toimittajilta on heillä hyvä olla valmis sopimuspohja palveluhankintoihin. Tässä opinnäytetyössä laaditaan tarkastuslista sopimuspohjan tekoon Raute Oyj:n suunnittelupalve- luiden hankinnoille. Rautella ei ole aikaisemmin ollut omaa suunnittelun oston sopimuspohjaa eikä vastaavaa tarkastuslistaa sen tekoon, joten työn tavoit- teena on sopimuspohjan kehittäminen tarkastuslistani avulla.
Omalla sopimuspohjalla voidaan helpottaa suunnittelun ostamisen prosessia ja saada aikaan rahallisia säästöjä. Myös sopimuksen tekoon kuluvat työtunnit vähenevät, kun muiden sopimuspohjia ei tarvitse muokata itselle sopivaksi.
Suunnittelutyötä tarvitaan Rauten valmistamien vanerikoneiden suunnitteluun. Kun piirustukset ovat valmiita, ostajat tilaavat piirustuksen mukaiset osat ali- hankkijoilta Rautelle kokoonpantavaksi. Osa suunnitelluista kappaleista val- mistetaan omalla tehtaalla. Kokoonpanon jälkeen laitteet puretaan ja lähete- tään tilaajalle. Tilaajalla laitteet kokoonpannaan uudelleen. Hyvä suunnittelu- työ on tärkeää työn aikataulun sekä kustannusten kannalta. Merkittävä virhe suunnittelussa voi aiheuttaa mittavia rahallisia ja ajallisia vahinkoja sekä Rautelle että tehdaskokonaisuuden tilaajalle.
Halusin tehdä opinnäytetyöni Rautelle, koska olen ollut heillä monta kesää töissä ostajana ja olen päässyt seuraamaan läheltä yrityksen toimintaa. Rau- telta osattiin ehdottaa myös kiinnostava aihe ja ennen kaikkea sellainen, josta on yritykselle hyötyä.
1.1 Toimeksiantajan esittely
Opinnäytetyön toimeksiantajana on Raute Oyj, jonka pääkonttori sijaitsee Nastolassa. Raute on puutuotetoimialaa maailmanlaajuisesti palveleva tekno- logia- ja palveluyritys, jonka asiakasteollisuudet ovat vaneri- ja LVL-teollisuus. LVL eli viilupuu on sorvatuista viiluista liimaamalla valmistettu rakenteellinen puutuote (Puuinfo. 2020).
Puurakentamisen suosion kasvu kehittyneissä maissa tukee juuri esimerkiksi LVL:n kysynnän kasvua (Raute 2021).
Raute on globaali markkinajohtaja suurimmalla asiakasteollisuudellaan vaneri- teollisuudessa 15–20 %:n markkinaosuudella. Myös LVL-teollisuudessa Rau- ten asema on vahva, koska yli puolet maailman viilupuusta tuotetaan Rauten valmistamilla koneilla. Rautella työskentelee yli 700 henkilöä kymmenessä eri maassa. Suomen toimipisteet sijaitsevat Nastolassa ja Kajaanissa.
Raute on perustettu vuonna 1908, jolloin se tunnettiin nimellä Lahden Rauta- ja Metalliteollisuustehdas Oy. Yhtiön alkuaikoina valmistettiin sisävesilaivoja, vaakoja, rautasänkyjä, puunjalostuskoneita ja metallisorveja. Rauten ensim- mäiset ulkomaankaupat tapahtuivat vuosina 1914–1917, kun puunjalostusko- neita ja metallisorveja myytiin Venäjälle. Toisen maailmansodan aikana ja sen jälkeen yhtiöllä oli merkittävä osuus Suomen sotatarviketeollisuudessa. Yhtiö valmisti muun muassa tykistön ammuskuoria. Lahden Rautateollisuus osallis- tui sodan jälkeen sotakorvaustuotantoon, jolloin yhtiö toimitti 1200 konetta Neuvostoliittoon (Hassinen & Mustakallio 2008).
Onnistunut sotakorvaustuotanto oli pohja vahvalle yhteistyölle venäläisten kanssa, ja se on jatkunut tähän päivään asti. Isot vientimäärät Neuvostoliittoon aloitti yhtiön kasvun kohti globaalimpaa yritystä ja 70-luvulla yhtiö alkoi toimit- tamaan suurempia vaneritehtaita. Vuonna 1983 nimeksi tuli nykyinen Raute Oyj, jolloin tuotanto siirtyi kokonaan Nastolaan. Tänä päivänä Raute on mark- kinajohtaja maailman vaneriteollisuudessa, ja sillä on tuotantolaitoksia muun muassa Kiinassa, Kanadassa ja Yhdysvalloissa. Yhtiön liikevaihto vuonna 2020 oli 115 miljoonaa euroa. (Raute 2021.)
1.2 Tutkimusmenetelmä
Työ suoritettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Toiminnallinen opinnäytetyö keskittyy käytännön työelämän kehittämiseen enemmän kuin, muut tutkimus- menetelmät. Toiminnalliseen opinnäytetyöhön kuuluu kaksi vaihetta, produkti ja teoria. Produktilla tarkoitetaan tuotosta, joka syntyy toiminnallisessa opin- näytetyössä, esimerkiksi käsikirja tai tässä tapauksessa tarkastuslista. Toimin- nallisessa opinnäytetyössä tutkimuksellista osiota käytetään tiedonhankinnan tärkeänä apuvälineenä ja tukena itse produktille. (Vilkka & Airaksinen 2003, 9, 56–60.)
2 TEOREETTINEN VIITEKEHYS
Suunnittelun palveluhankintaan käytettävän sopimuspohjan tarkastuslistan te- ossa on mietittävä sopimusta sekä palveluhankintaa kokonaisuudessaan.
Työssä on hyödynnetty sopimusoikeuteen ja palveluhankintoihin liittyvää kir- jallisuutta. Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014) on myös käytetty apuna, vaikka ne eivät yksityisiin hankintoihin täysin pädekään. JYSE:stä saa kuitenkin hyvää ohjausta ja näkökulmaa pal- veluhankinnoille, ja sieltä voidaan omaksua toimintatapoja sekä ehtoja myös yksityisiin yrityksiinkin. Tämä on perusteltua siksikin, että XXXX:stä saa kuiten- kin hyvää ohjausta.
Mikä on palvelusopimus, sekä mitä palvelun hankinnan prosessissa tulee huo- mioida? Luvussa 2.1 vastataan esimerkiksi näihin kysymyksiin. Luvussa käsi- tellään sopimuksia yleisesti ja työn edetessä keskitytään enemmän hankinta- sopimuksiin.
2.1 Sopimus ja erilaisia sopimustyyppejä
Sopimuksella tarkoitetaan yleensä kahden osapuolen välistä oikeustoimea. Sopimus sitoo osapuolet oikeudelliseen suhteeseen ja on tämän suhteen kul- makivi. Sopimuksen on tarkoitus säädellä osapuolten välistä oikeudellista suh- detta ja usein sopimuksesta syntyy velvoitteita. (Saarnilehto 2009, 3–7.)
Sopimuksessa tulee käydä ilmi sopimuksen kohde ja tehtävänkuva. Perustie- toja sopimuksessa ovat hankkeen nimi, sijainti, keskeiset tavoitteet, hanke- tyyppi ja hankkeen suunnittelun ja toteutuksen organisointi. Suunnittelupalve- luja hankkiessa tehtävän kuvauksessa tulee esittää tilaajan keskeiset tavoit- teet palvelun ja lopputuotteen osalta. Myös vaadittavat ratkaisu- ja kehitystyön vaatimukset voidaan esittää. Mahdollisia tilaajan esittämiä lisävaatimuksia voi- vat olla tietyt ohjelmistot, joita suunnittelussa käytetään, ja tehtävänjako tilaa- jan ja toimittajan sekä myös suunnittelijoiden välillä. (Tauriainen 2007, 28.)
Kaksipuolisesti velvoittavassa sopimuksessa allekirjoitettaessa sopimuksen molemmille osapuolille syntyy velvoitteet. Esimerkkinä kaksipuolisesti velvoit- tavasta sopimuksesta on palvelun hankinta. Toinen osapuoli hankkii palvelua
toiselta, jolloin hän on velvollinen maksamaan palvelusta. Palvelun tarjoaja on taas velvollinen suorittamaan maksetun palvelun. (Saarnilehto 2009, 8.)
Palvelusopimuksen tarkoitus on varmistaa palvelun laadun säilyminen sopi- muksen vaatimalla tasolla läpi sopimuskauden. Palvelun tasolle laaditaan mit- tarit, vaadittu taso sekä periaate, miten palvelua seurataan. Palvelusopimuk- sella sovitaan, millaista vuorovaikutusta palvelua ostava yritys ja palveluntar- joaja käyvät sopimuksen aikana ja millaista yhteistyötä tehdään. (Nieminen 2016, luku 10.3.)
Vuosisopimuksen tavoite on pitkä tilaajan ja toimittajan välinen asiakassuhde. Vuosisopimuksella tilaaja voi välttää ylimääräisiä hankintoja ja kilpailuttamisia, kun palvelu saadaan nopeasti ja luotettavasti tutulta pitkäaikaiselta kumppa- nilta. Xxxxxxxx vastuulla on tarkistaa toimittajan toimituskyky ennen tilausta. (Tauriainen 2007, 19.)
2.1.1 Sopimusehdot
Sopimuksessa on pääehtoja sekä sivuehtoja. Sopimukseen voidaan lisätä si- vuehto, jonka toteutuminen riippuu tulevaisuuden epävarmasta tapahtumasta. Näitä sivuehtoja kutsutaan sopimusehdoiksi. Jos tulevaisuuden tapahtuma on varma, kutsutaan tätä silloin aikamääräykseksi. Varsinaiset ehdot voivat olla purkavia taikka lykkääviä. Purkava ehto tarkoittaa sopimusehdon oikeusvaiku- tuksen päättymistä, jos ehto ei täyty. Lykkäävä ehto lykkää oikeusvaikutuksen alkamista, kunnes ehto on täytetty tulevaisuuden epävarmalla tapahtumalla.
Varsinaiset ehdot tulee erottaa epävarsinaisista ehdoista. Epävarsinaisia eh- toja ovat seuraavat: Lainmääräyksestä johtuva ehto, nykyisyyden tai mennei- syyden tapahtumasta riippuvainen ehto, välttämätön ehto ja xxxxxxxx ehto. (Saarnilehto 2009, 143–145.)
Yleiset sopimusehdot ovat vakiosopimusehtoja, joita voidaan käyttää hyväksi sopimuksia tehdessä. Yleisiä sopimusehtoja voidaan käyttää esimerkiksi han- kintasopimuksen täydentämiseen (Kuntaliitto 2021). Yleiset sopimusehdot on lisättävä sopimukseen ja osapuolten on sovittava niiden käytöstä. Sopimuseh- tojen lisääminen sopimukseen ilman toisen osapuolen lupaa on kielletty.
(Saarnilehto 2009, 58–62.) Julkisissa palveluhankinnoissa yleiset sopimuseh- dot ovat JYSE 2014 Palvelut -nimiset ehdot. Nämä eivät kuitenkaan koske yk- sityisiä yrityksiä, mutta niistä voi ottaa mallia ja näkökulmaa yksityisenkin yri- tyksen hankintasopimuksiin.
2.1.2 Sopimusosapuolet ja sopimuskausi
Sopimuksessa on aina kaksi tai useampi osapuoli. Ennen kaikkea palveluso- pimuksessa osapuolet ovat tilaaja ja toimittaja. Tilaaja on tavaran tai palvelun ostaja, joka on loppujen lopuksi hankkeesta vastaava taho. Toimittaja on osa- puoli, joka tarjoaa tilaajalle palvelun, tuotteen taikka urakointia. (Tauriainen 2007, 7.)
Hankintasopimuksessa sopimusosapuolet sopivat yhteyshenkilöt, jotka seu- raavat sopimuksen toteutumista. Yhteyshenkilöillä ei tosin ole oikeutta muut- taa sopimuksen sisältöä, ellei toisin ole sovittu. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Hankintasopimuksissa kuuluu sopia tuotteen tai palvelun toimitusajasta ja so- pimuskaudesta. Sopimuskausi voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voi- massa oleva, jos toimitukset ovat toistuvia. Suosittu malli sopimuskaudelle on alkuun määräaikainen sopimus, joka määräajan päätyttyä jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena. Tämä malli takaa toimittajalle varman toimi- tusmäärän, mikä on sovittu määräaikaisessa sopimuksessa. Kun sopimus siir- tyy toistaiseksi voimassa olevaksi, voi toimittaja tehdä konehankintoja tai kou- luttaa lisää henkilöstöä ja parantaa palveluaan tai tuotettaan, jos yhteistyö ti- laajan ja toimittajan välillä on toiminut hyvin. Tällä toimintamallilla tilaaja voi myös välttää uuden kilpailuttamis- ja tarjouspyyntöprosessin. Jos tilaaja ei ole ollut tyytyväinen palvelun taikka tuotteen laatuun, voi tilaaja irtisanoa sopimuk- sen määräaikaisuuden päätyttyä. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Lähtökohtana allekirjoitettu sopimus on sitova, kunnes se päättyy. Sopimuk- seen voidaan kuitenkin tehdä muutoksia kesken sopimuskauden. Sopimuksen muuttaminen vaatii yksimielisyyttä, jos sopimuksessa ei toisin ole säädetty.
Sopimusta tehtäessä voidaan ennakkoon sopia, kuinka usein mahdolliset so- pimusmuutosneuvottelut käydään. Kaikki muutokset sopimuksiin on hyvä
tehdä kirjallisesti, jotta jatkossa sopimuksen tulkitsemisessa ei tule epäsel- vyyksiä. (Sopimustieto 2021.)
2.1.3 Sopimusvapaus
Sopimusvapauteen sisältyy useita vapauksia, joita ovat muotovapaus, valinta- vapaus, sisältövapaus, tyyppivapaus, päätäntävapaus, purkamisvapaus ja va- paus sopia laista, jota noudatetaan riitojen ratkaisussa. (Saarnilehto 2009, 37– 38.)
Valintavapaus tarkoittaa vapautta valita sopimuskumppaninsa. Sisältövapau- della tarkoitetaan vapautta määritellä itse sopimuksen ehdot. Tyyppivapaus tarkoittaa sopimuksen tyypin valinnan vapautta. Päätäntävapaus on vapaus päättää tehdä tai olla tekemättä sopimus. Purkamisvapauden ansiosta kum- mallakin sopimusosapuolella on laillisilla tavoilla vapaus vetäytyä sopimuk- sesta. (Saarnilehto 2009, 37–38.)
2.2 Salassapito ja immateriaalioikeudet
Sopimuksessa voidaan määritellä, mitkä aineistot ovat luottamuksellisia, jol- loin niitä ei käytetä muualla kuin toimittajan ja ostajan välisessä yhteistyössä. Sopimuksessa sovitut aineistot ovat salassa pidettäviä sopimuskauden jäl- keenkin. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Julkisissa hankinnoissa hankintasopimukseen on kirjattava palveluntuottami- sessa syntyvän aineiston suojaukseen ja tietojen käsittelyyn liittyvistä vas- tuista sekä toimintatavoista (JYSE 2014).
Yritysten välisen terveen kilpailun säilyttämiseksi on kehitetty lain säännöksiä, jotka mahdollistavat yrityksen yksinoikeuden tietyt omaperäiset vaatimukset omaavalle palvelulle tai tuotteelle. Tällaisia näkymättömiä oikeuksia kutsutaan immateriaalioikeuksiksi. Näitä ovat esimerkkinä patentit ja mallioikeuden sään- nökset. Näihin säännöksiin liittyy tekijänoikeuslainsäädäntö.
Immateriaalioikeuksista sekä terveestä kilpailusta on säännöksiä kansantalou- den tehokkuuden vuoksi. Jos yritykset vain yhdistäisivät ”voimansa”, syntyisi
uhka kansantalouden tehottomuudelle markkinoita hallitsevan yrityksen alka- essa rajoittaa omaa toimintaansa. (Hoppu 2020, luku 16.1.)
2.3 Alihankkijan käyttö
Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita sopimuksen velvoitteiden täyttä- miseen, mutta toimittaja ottaa täyden vastuun siitä, että alihankkija noudattaa hankintasopimusta ja vastaa siitä kuin omasta työstään. Aiemmin sovitun ali- hankkijan vaihtamiseen tarvitaan tilaajan suostumus. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Sopimusta ei voi ilman toisen osapuolen suostumusta siirtää kolmannelle osa- puolelle. Mahdollinen sopimuksen siirto on tehtävä kirjallisesti molempien osa- puolten suostumuksella. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Alihankkijan voi vaihtaa poikkeuksellisesti silloin, jos se palveluntuottajasta riippumattomista syistä ei pysty toimittamaan sopimuksen vaatimaa palvelua. Palveluntuottajan on myös ostajan pyynnöstä toimitettava kirjallinen selvitys käytetyistä alihankkijoista. (JYSE 2014.)
Xxxxxxxxxxxx xxxxxxx on loppujen lopuksi vastuussa alihankkijan työn tuloksesta. Esimerkkinä alihankkijan virheestä koituneet ongelmat korkeimman oikeuden päätöksessä KKO: 2016:79. Tilaaja A oli tehnyt urakoitsija B:n kanssa sopi- muksen salibandyhallin rakentamisesta. Urakoitsija B tilasi hallin rakennusta varten kattopelit alihankkijaltaan, mutta lopulta pellit eivät vastanneet vaadittua laatua. Saapumishetkellä urakoitsija oli tarkistanut pellit vain silmämääräisesti eikä ollut huomannut peltien virheellisyyttä. Kolme vuotta rakentamisen jäl- keen huomattiin, että hallin katto oli painunut alaspäin. Tilaaja nosti vahingon- korvauskanteen urakoitsijaa vastaan, joka puolestaan vastasi vetoamalla ali- hankkijan virheeseen. Urakoitsijan valitus hylättiin ja hänet tuomittiin vahin- gonkorvausvelvolliseksi. Valitus hylättiin, koska urakoitsija oli laiminlyönyt pel- tien laadunvarmistuksen. Viime kädessä urakoitsija on vastuussa alihankkijan työn laadusta.
2.4 Ylivoimainen este
Ylivoimainen este (force majeure) tarkoittaa normaalisti toisen sopimusosa- puolen vapautumista korvaamisvelvollisuudesta ylivoimaisen tapahtuman sat- tuessa. Tällainen ylivoimainen tapahtuma voi olla esimerkiksi luonnon kata- strofi, sota tai viranomaisen kielto. (Saarnilehto 2009, 196.)
Eräs korkeimman oikeuden päätös (KKO: 1963 II 88) perustuu seuraavaan ta- paukseen. Poikkeuksellisen runsaiden kaatosateiden aikana oli talon kellari- kerroksessa sijaitsevaan osakkeenomistajan hallinnassa olleeseen varastoon tunkeutunut vettä, joka oli turmellut varastossa olleita tavaroita. Kun veden tunkeutumisen varastoon ei ollut näytetty johtuneen talon ja sen viemärilaittei- den rakenteellisista vioista tai puutteellisuuksista, vaan se oli katsottava aiheu- tuneen ylivoimaisena tapahtumana pidettävästä luonnonilmiöstä, hylättiin osakkeenomistajan yhtiötä vastaan ajama vahingonkorvauskanne.
2.5 Sopimuserimielisyydet ja sopimusrikkomus
Sopimuserimielisyyksien ratkaisemisesta voidaan päättää sopimuksessa en- nakkoon määritetyllä tavalla. Tätä menettelyä kutsutaan prorogaatiosopi- mukseksi. Erimielisyyksistä on hyvä sopia ennakkoon, koska monet vaikeudet voidaan välttää, kun erimielisyyksien selvitystapa on molemmille osapuolille selkeä. Molempien osapuolien etu on yleensä sopia erimielisyydet etukäteen sovitulla neuvottelu- ja sovittelumenetelmällä. Jos riitaa ei saada neuvottele- malla selvitettyä, tulee siitä tuomioistuimen tai välimiesoikeuden asia. (Sopi- mustieto 2021.)
Kummankin sopimusosapuolen tulee täyttää sopimuksen tuomat velvollisuu- det. Velvollisuuksien täyttämättä jättäminen tarkoittaa sopimusrikkomusta, ja siitä voi tulla seuraamuksia sopimusta rikkoneelle. Kaupanteossa sopimusrik- komus voi olla tekemättä jäänyt maksusuoritus. Tämä katsotaan ostajan suori- tuksen virheeksi. (Saarnilehto 2009, 185, 188.)
Tästä löytyy esimerkki korkeimman oikeuden ennakkopäätöksessä KKO 2002:44: Kiinteistön kauppa purettiin myyjien vaatimuksesta useita vuosia kaupanteon jälkeen sen vuoksi, että ostajat olivat jättäneet huomattavan osan kauppahinnasta maksamatta. Kiinteistön arvo oli yleisen hintatason laskun vuoksi alentunut. Ostajat velvoitettiin korvaamaan myyjille arvonalennuksesta
aiheutunut vahinko. Kysymys oli myös siitä, oliko ostajilla oikeus saada tuotto- korkoa palautussaatavalleen.
Myyjän suorituksessa on virhe, jos myyty tuote ei ole vaaditun laadun mu- kaista, taikka se toimitetaan suoritusajan umpeuduttua (Saarnilehto 2009, 186).
2.6 Sopimuksen purkaminen
Sopimuksen purkaminen voi olla seuraamus sopimusrikkomuksesta. Sopi- muksen purkaminen vaatii yleensä sen, että rikkomus on ollut olennainen so- pimuksen kokonaisarvon kannalta. Sopimuksen purkaminen on yksipuolinen oikeustoimi, jonka jälkeen kumpikaan osapuoli ei ole velvollinen täyttämään sopimuksen velvollisuuksia (Saarnilehto 2018).
Esimerkiksi palvelusopimuksissa julkisissa hankinnoissa kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli on laiminlyö- nyt sopimusvelvoitteitaan tai tehnyt olennaisen sopimusrikkomuksen. Olennai- sella sopimusrikkomuksella tarkoitetaan sitä, ettei palvelu vastaa sopimuk- sessa sovittua. Viivästynyt suoritus on myös olennainen virhe, kuten myös toistuvat virheet, joita palveluntoimittaja ei korjaa. Sopimuksen purkautuessa palveluntuottaja palauttaa mahdolliset ennakkomaksut ja korkolain mukaiset korot päälle. (JYSE 2014.)
2.7 Vakuudet, vakuutukset ja vahingonkorvaus
Vakuudella tarkoitetaan sitä, että velallinen antaa omaisuuttaan velkojalle kau- passa vakuudeksi. Asuntokaupassa vakuutena toimii esimerkiksi asunnon osakekirja (Koulu & Lindfors 2021).
Esimerkiksi palvelusopimuksien vakuuksista Xxxxxxx ym. (2019) kirjoittaa, että palveluntuottamisesta ennakkoa maksaessaan tilaajan olisi maksettava va- kuus, jonka arvo olisi esimerkiksi vähintään 15 % maksettavasta ennakosta.
Vakuus voi olla tilaajalle tehty pankkitalletus, raha- tai vakuutuslaitoksen oma- velkainen takaus tai jokin muu tilaajan hyväksymä vakuus. Vakuus tulisi olla voimassa vähintään kuukausi sen palvelun toimittamisen jälkeen, josta en- nakko on maksettu. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Henkilön rikkoessa lakia tai sopimuksessa lukevaa kieltoa on hän vahingon- korvaussäädösten mukaan korvausvelvollinen aiheuttamastaan vahingosta. Vakuutuksessa taas vakuutusyhtiö on korvausvelvollinen, koska yhtiö on si- toutunut vakuutussopimuksessa korvaamaan vahingot vakuutusmaksua vas- taan. Vakuutuksen ja vahingonkorvauksen erona on siis se, että vakuutus on sopimusperusteinen, kun taas vahingonkorvaus on rikkomusperusteinen vel- voite. (Hoppu ym. 2020, luku 11.2.)
Xxxxx Xxxxxxxx suositus olisi, että palveluntuottajalla kuuluisi olla asianmukai- set ja lakisääteiset vakuutukset koko sopimuskauden ajan. Toimittajan suosi- tellaan myös hankkivan vastuuvakuutus ja olla siitä todistus, ellei toisin sovita. Osapuolet ovat vahingonkorvausvelvollisia toisilleen sopimusrikkomuksen ai- heuttamasta vahingosta. Oletuksena korvattava määrä on enintään viisinker- tainen summa hankintasopimuksen arvosta. Hankintasopimuksen arvolla tar- koitetaan tarjotun palvelun arvoa. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Julkisissa hankinnoissa korvattavat ovat lähtökohtaisesti vain välittömät vahin- got. Tähän vastuunrajaukseen on poikkeuksena toisen osapuolen tahallinen vahingonteko, törkeä huolimattomuus sekä salassapitovelvollisuuden ja imma- teriaalioikeuden loukkaaminen. Korvausvelvollisuuteen voi kuitenkin sopia muutoksia hankintasopimusta tehdessä. Myös palveluntuottajan huolellisuus- velvollisuus on hyvä mainita sopimuksessa. (JYSE 2014.)
2.8 Reklamaatiot ja virhe palvelussa
Reklamaatiolla tarkoitetaan virheilmoitusta, jonka ostaja antaa myyjälle vir- heellisestä tuotteesta. Juridisesta näkökulmasta reklamaation käsite voi erota esimerkiksi insinöörin näkökulmasta. Juridisesti palvelussa taikka tuotteessa on virhe ainoastaan silloin, kun palvelu tai tuote ei ole sopimuksen mukainen. Saatu palvelu voi olla huonoakin, mutta jos se on sopimuksen mukaista, ei siinä ole oikeudellista virhettä. Tämän vuoksi sopimuksessa on tärkeää antaa tarkat tiedot vaadittavasta laadusta. Reklamaatiosta kuuluu ilmoittaa myyjälle kohtuullisessa ajassa. Poikkeuksena reklamaatiosta voi ilmoittaa myöhässä vain, jos myyjä on toiminut törkeän huolimattomasti. Reklamaatiossa ostajalla
on oikeus vaatia toimittajaa korjaamaan virheen ilman, että ostajalle muodos- tuu siitä lisäkustannuksia. Jos virhe on olennainen, voidaan vaatia kokonaan uutta toimitusta tai rahallista korvausta. Merkittävän virheen vuoksi kaupat voi- daan purkaa kokonaan. Jos toimittajan toiminnasta on aiheutunut ostajalle esi- merkiksi liikevaihdon vähenemistä, toimitusten myöhästymistä taikka jonkun toisen sopimuksen raukeamista, voi tästä vaatia korvauksia. (Kauppalaki 27.3.1987/355, 31. §.)
Tilaajalla on oikeus hinnan alennukseen palvelussa olevasta virheestä, mutta virheestä kuitenkin on ilmoitettava kohtuullisessa ajassa. Palveluntuottaja omakustanteisesti selvittää virheen syyn ja korjaa sen aikailematta. Hankin- tayksiköillä on usein omat käsityksensä kohtuullisesta virheilmoituksen ajasta. Tämän vuoksi virheilmoituksen aikarajasta olisi suositeltavaa sopia erikseen sopimuksessa. Jos palveluntuottajan virhe on merkittävä, eikä hän pysty sitä korjaamaan, on esimerkiksi julkisissa hankinnoissa tilaajalla oikeus hankkia palvelu kolmannelta osapuolelta palveluntuottajan kustantamana. Jos ostaja käyttää tämän oikeutensa, on siitä ilmoitettava ennakkoon palveluntuottajalle. (JYSE 2014.)
2.9 Palkkio ja maksuehdot
Xxxxxxx on tilaajan toimittajalle suorittama korvaus, joka koostuu suorista työn palkkakustannuksista sekä yleisistä työhön liittyvistä kuluista. Oikealla palkkio- muodon valinnalla voidaan vähentää ostaja-toimittajasuhteeseen liittyviä epä- varmuuksia ja riskejä. Tämän valinnassa on huomioitava hankinnan tavoitteet ja toimittajan kannalta suurimmat epävarmuudet sekä tärkeimmät tehtävät. Ti- laajan resurssit ja kokemus palvelun johtamisesta kannattaa huomioida toimit- tajan työn organisointiin kuluvien resurssien lisäksi. Lopuksi myös työn kiirei- syys ja toteutus on otettava huomioon. (Tauriainen 2007, 10.)
Palkkiomuoto voi olla jokin seuraavista:
- prosenttipalkkio
- kokonaispalkkio
- yksikköpalkkio
- aikapalkkio henkilöryhmittäin
- aikapalkkio konsultin kustannusten mukaan
- tavoitepalkkio
- muu sovittu palkkio
Prosenttipalkkiossa palkkio on määräprosentti sopimuksessa sovittujen laske- misperusteiden mukaisista kustannuksista. Prosenttipalkkiossa otetaan huo- mioon myös tehtävän haastavuus ja toistuvuus. Prosenttipalkkio yleensä las- ketaan työn toteutumista ja lopputulosta ajatellen, jolloin toimittajan mahdolli- nen kehitystyö voi jäädä huomiomatta eikä toimittaja tällöin siihen myöskään saata käyttää resurssejaan.
Kokonaispalkkio on ennalta sovittu hinta koko työstä. Tätä muotoa käytettä- essä tilaajalla on oltava tarkka tieto ja kokemus halutusta palvelusta. Mitä hei- kommin tarve on määritelty, sitä kalliimmaksi se tilaajalle lopulta tulee.
Yksikköpalkkiossa toimittaja määrittelee hinnat työsuoriteyksikköä kohden. Tässä muodossa toimittajalla on oltava hyvä käsitys työhön kuluvista resurs- seista sekä työn tavoitteista.
Aikapalkkioita käytetään palveluissa, jotka vaativat paljon suunnittelua ja inno- vointia. Aikapalkkioon voidaan asettaa yläraja, jota toimittaja ei saa ylittää il- man tilaajan suostumusta.
Tavoitepalkkiossa tavoitellaan suunnittelun ohjauksen ja suunnittelutyön mää- rän optimointia. Tavoitepalkkio sovitaan yhdessä, ja tavoitteen ylittyessä tai alittuessa toinen osapuoli maksaa toiselle tavoitteesta jäädystä erotuksesta puolet. Tavoitteen alittumisesta hyvitetään usein puolet erotuksesta toimitta- jalle ja ylityksestä puolestaan toisinpäin. (Tauriainen 2007, 11–12.)
Esimerkiksi julkisten hankintojen sopimusehdoissa hinta on kiinteä 12 kuu- kautta sopimuskauden alusta lähtien, ellei toisin sovita. Sopimushinta ei si- sällä arvolisäveroa, vaan palveluntuottaja laskuttaa sen voimassa olevan lain mukaisesti. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisiä, ellei toisin sovita. Hinta on se, mikä sopimuksessa on ja mahdollisten lisätöiden hinnat on sovittu ennakkoon. Sovittua hintaa voidaan muuttaa, jos siihen on perusteet. Hinnanmuutoksen peruste tulee esimerkiksi vaikuttaa välittömästi palvelun hintaan, tai hinnan muutoksen peruste on syntynyt sopimuksen allekirjoituk- sen jälkeen. Julkisissa hankinnoissa ehdotus hinnanmuutoksesta tulee esittää tilaajalle kolme kuukautta ennen uuden hinnan voimaantuloa. Jos yksimieli- syyteen hinnasta ei päästä on osapuolilla oikeus irtisanoa hankintasopimus
kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisajalla käytössä on hankintaso- pimuksessa sovitut hinnat. Julkisissa hankinnoissa palveluntuottajalla on oi- keus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa, jos tilaaja ei ole maksanut las- kua eräpäivänä. Toimittaja voi myös keskeyttää palvelun tuottamisen, jos maksu viivästyy yli 30 päivää ja viivästynyt maksusuoritus on olennainen. Ti- laaja voi periä viivästyssakkoa, jos tilattu palvelu myöhästyy (JYSE 2014.)
3 ULKOISTAMINEN
Ulkoistamisella tarkoitetaan aikaisemmin yrityksen itse suorittamien toiminto- jen hankkimista ulkoiselta toimijalta. Ulkoistamisen perimmäinen ajatus on hankkia yritykselle vähemmän tärkeitä palveluita muualta, jolloin voidaan kes- kittyä oman yrityksen ydinosa-alueeseen enemmän. Kun enemmän omasta työvoimasta keskitetään yrityksen ydinalueeseen, saavutetaan osaamista ja tehokkuutta. (Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018, 169.)
Tehokkuuden ja osaamisen lisäksi ulkoistamisella on rahallista ja teknologista hyötyä. Joitakin toimintoja ulkoistamalla voidaan välttää pääoman kiinnittämi- nen esimerkiksi isoihin konehankintoihin. Teknologista hyötyä voidaan saada, kun hankintaan palvelua toimittajalta, jolla on tuoreinta teknologiaa käytös- sään. Ulkoistaminen on onnistunut, kun palvelua ostava yritys ja palveluntar- joaja täydentävät toisiaan ja luovat täten toimivan verkoston, jossa molemmat osapuolet hyötyvät suhteesta. (Iloranta, Pajunen-Muhonen, 176–183.)
Ulkoiset resurssit ovat joustavampia, kuin yrityksen sisäiset resurssit. Jos yri- tykselle tulee tarve tietylle toiminnolle tai sen kehittämiselle, voi helpompi rat- kaisu olla hankkia ulkoisista resursseista apua. Täten saadaan valmiiksi kehi- tettyä ammattitaitoa sen sijaan, että alettaisiin keskittää omia resursseja yrityk- sen kannalta vähemmän merkittävän toiminnan kehittämiseen. Ulkoisista re- sursseista voi muodostua tärkeitä yhteistyökumppaneita ja mobilisoinnin avulla voidaan myös saada muita palveluita toimittajilta. Tavarantoimittaja voi esimerkiksi osallistua tuotteen kehittämiseen, joka on tehokkaampaa kuin pel- kästään sisäisten resurssien käyttö tuotekehityksessä. (Tanskanen 2021, 11.)
Ydinosaaminen
Ydinosaamista suojaavat toiminnot
Ulkoistettavat toiminnot
Kuva 1. Xxxxx 1996, Ydinosaamista suojeleva ”muuri” (muokaten Tanskanen 2021, 231).
Vaikka ulkoistamisessa on paljon hyviä puolia, tulee yrityksen olla tarkkana mitä toimintojaan ulkoistaa. Ydinosaamisen ympärille on rakennettava suoja- muuri yrityksen toiminnoista, joiden ulkoistamisesta voisi seurata salassa pi- dettävien tietojen vuotoja kilpailijoille (Kuva 1). Mahdollisia ulkoistettavia toi- mintoja on silloin kaikki ne toiminnot, jotka eivät kuulu ydintoimintoihin taikka sen suojamuuriin. (Tanskanen 2021, 230.)
3.1 Palvelu
Palvelu on jotain mitä voi ostaa ja myydä, mutta ei pudottaa varpailleen. Pal- veluilla on yleensä kolme tunnuspiirrettä. Ne ovat toiminnosta tai monesta toi- minnosta muodostuvia prosesseja. Palveluita kulutetaan ja tuotetaan ainakin osittain samanaikaisesti, sekä asiakas on usein mukana tuotantoprosessissa. Useimmiten palvelu on asiakkaalle näkymätöntä ja konkreettinen näkyvä osa on yleensä vasta lopputulos. Näkyvä lopputulos voi olla esimerkiksi leikattu nurmikko. Palvelua määritellään usein aineettomaksi, sekä että palvelu ei johda minkään omistukseen. (Grönroos 2020, luku 3.)
Palvelun myyminen eroaa fyysisen tuotteen myymisestä, kun nämä kaksi ase- tellaan vertailuun. Fyysinen tuote on käsin kosketeltavissa, kun taas palvelu ei sitä yleensä ole. Fyysinen tuote vaihtaa omistajuutta, kun taas palvelu ei.
Tuote on aineellinen kappale, kun taas palvelua voisi ennemmin kuvailla pro- sessiksi tai toiminnoksi. Kun palvelu ei ole aineellinen kappale, ei sitä voi myöskään varastoida kuten fyysistä tuotetta. Asiakas myös harvemmin osal- listuu fyysisen tuotteen tuotantoprosessiin, kun palvelussa asiakas lähes aina osallistuu. (Nieminen 2016, luku 10.1.)
3.2 Asiakas- sekä palvelunäkökulma
Xxxxxxx ei sinänsä etsi tuotetta tai palvelua, vain etsinnän kohteena on niistä saatu hyöty. Asiakas etsii ratkaisua, jossa palvelu tai tuote tuo lisäarvoa yrityk- sensä toiminnalle. Tätä ulkopuoliselta toimittajalta avun etsimistä kutsutaan arvontuottamisprosessiksi. (Grönroos 2020, luku 1.)
Ostettavat palvelut sisältävät laskuttamatta jääviä piilopalveluita. Piilopalvelut ovat merkittävä osa palveluntarjoajien kilpailukeinoja. Ydinpalvelun lisäksi tar- jottu lisäpalvelu voi olla ratkaiseva syy, miksi asiakas valitsee juuri tietyn yri- tyksen, toisen saman vertaisen ydinpalvelun tarjoajan yli. Piilopalveluiden tar- joamista pidetään hinnan alentamista parempana kilpailuetuna, koska joku toi- nen toimittaja voi koska vain tarjota alemman hinnan. (Grönroos 2020, luku 1.)
Lisäpalveluista usein mainitaan sopimuksessa optiona. Option käyttö on tilaa- jan päätettävissä. Jos sopimuksessa sovitaan lisäpalveluoptiosta, on toimittaja velvollinen tuottamaan lisäpalvelun. (JYSE 2014.)
4 HANKINTA
Hankinta on yrityksen toimintaan tarvittavien ulkoisten resurssien ostamista. Hankinta on yrityksen tukitoiminto, jolla taataan ydintoimintojen häiriötön toi- minta. Hankinta jaetaan kahteen osa-alueeseen, operatiiviseen ja strategiseen hankintaan. Operatiivinen hankinta on enemmän päivittäistä ostotyötä, kun taas strateginen hankinta tarkoittaa pidemmän ajan hankinnan suunnittelua ja johtamista. (Nieminen 2016, luku 1.2.)
On olemassa suoraa ja epäsuoraa hankintaa. Suoralla hankinnalla tarkoite- taan esimerkiksi yrityksen valmistamiin tuotteisiin tarvittavia raaka-aine han- kintoja. Epäsuoraa hankintaa on taas ne hankinnat, jotka eivät ole suoraan kytköksissä yrityksen lopputuotteeseen. Epäsuoria hankintoja on esimerkiksi
palveluhankinnat ja työkalujen sekä toimistotarvikkeiden hankinta. (Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018, 57–62.)
4.1 Palveluhankinta
Yritys ostaa ulkopuoliselta toimittajalta omia toimintojaan, jolloin toiminnoista tulee yrityksen ulkopuolelta hankittavia ostopalveluita. (Logistiikan maailma 2021).
Palveluhankintojen määrä myös yrityksissä on kasvanut. Yritykset ulkoistavat nykyään esimerkiksi markkinointi, - ja taloushallintopalveluita sekä suunnittelu,
- ja kehitystyötä. (Nieminen 2016, luku 10.1.)
Palveluhankinnassa on tärkeä määritellä ennakkoon tarkasti mitä halutaan. Epämääräinen määrittely johtaa usein siihen, että palvelua saadaan liian vä- hän tai liikaa. Puutteelliseksi jäänyt määrittely voi myös tuoda yritykselle lisä- kuluja. (Nieminen 2016, luku 10.2.)
4.2 Suunnittelupalveluhankinnan perusta ja hankintamenettelyt
Yksityisen sektorin tai yhteisön palveluhankintoja ei säädetä yhtä tiukasti kuin julkisia hankintoja. Palvelua hankkiva yritys voi itse määritellä haluamallaan tavalla hankinnan, koska yksityisiä hankintoja koskevaa lakia ei suoranaisesti ole. Jos kauppa tehdään yksityisen henkilön kanssa, on sovellettava kulutta- jansuojalakia. Kauppatapa hankinnoissa on tarjouspyyntö- ja tarjousmenet- tely. (Tauriainen 2007, 8.)
Suunnittelupalveluja voidaan hankkia neuvottelumenetelmällä, rajoitetulla tar- jouspyynnöllä, suunnittelukilpailulla tai suorahankinnalla. Neuvottelumenette- lyn avulla tilaaja saa varmistettua tärkeimmät tarpeensa ja sopia niistä toimit- tajan kanssa. Rajoitettua tarjouspyyntöä käytetään eniten julkisella sektorilla, johtuen sen soveltuvuudesta perushankintoihin. Suunnittelukilpailua käyte- tään, kun tilaaja haluaa kehitysehdotuksia ja uusia ideoita hanketta varten.
Suorahankintaa taas käytetään useimmiten halvempiin tai kiireisimpiin hank- keisiin. (Tauriainen 2007, 14.)
4.3 Palveluiden hankinnan prosessi
Tarpeet Tulosvaikutukset Toimittajamarkkinan mahdollisuudet
Hankintastrategian hahmottelu
Toimittajien etsintä ja kilpailutusprosessi
Toimittajasuhteen johtaminen
Kilpailun ja vaihtoehtoisten mahdollisuuksien seuranta
Kuva 2. Palvelun hankintaprosessi pähkinänkuoressa, muokattu. (Iloranta & Pajunen-Muho- nen 216)
Palvelun hankinta alkaa tarpeesta tai havaitusta ongelmasta. Palvelun tarpeen huomattua on hyvä miettiä, mihin palvelua käytettäisiin apuna. Olisiko se on- gelman ratkaisuun, uusiin innovaatioihin tai esimerkiksi tuloksen kehittämi- seen. (Iloranta & Pajunen-Muhonen 217.)
Kun tarve on selvillä, on pohdittava palvelun hankinnan kustannuksia. Kustan- nuksia mallintaessa on huomioitava, mistä kustannukset muodostuvat. Palve- luiden kustannusrakenne muodostuu itse palvelutyöstä, suunnittelusta, työn johdosta ja odotusajoista. Palvelussa saatetaan myös tarvita kalliin asiantunti- jan apua sekä työkalujen ja ohjelmien hankintoja. (Iloranta & Pajunen-Muho- nen, 223.)
Toimittajamarkkinoiden mahdollisuuksia selvittämällä voidaan pohtia, minkä- laista toimittajaa tarvitaan ja minkälaista osaamista painotetaan. Jotkin toimit- tajat voivat tarjota halvempia työvoimakuluja, kun taas jotkin voivat tarjota vah- vaa koulutusta ja kokemusta alalta. Toisien toimittajien etuna voi olla saata- villa olevat koneet ja ohjelmistot, kun taas joillakin voi olla nopeat logistiikkayh- teydet. (Iloranta & Pajunen-Muhonen, 227.)
Markkinoita kartettuaan ja ennen hankintojen tekoa yrityksen on pohdittava hankinnan etenemistä ja suunnitella toimintatavat ja aikataulutus hankinnan eri vaiheissa ennakkoon. Tätä hankinnan ennakkoon suunnittelua kutsutaan hankintastrategiaksi. (Iloranta & Pajunen-Muhonen, 253.)
4.4 Palvelun sisällön määrittely
Palvelun sisältö voidaan määritellä neljällä tavalla. Ensimmäinen on “input- tapa”, joka mitataan palvelun tuottamiseen tarvittavien resurssien avulla. Näitä ovat esimerkiksi vuokrahenkilöstön palkkaamisen kulut. Toinen on “through- put-tapa”, joka tarkoittaa palvelun määrittelyä toimitusprosessin kuvauksella. Palvelun tarve määritetään kokonaissuorituksen perusteella ja lopputulokseen pääsyyn voi olla monia eri toimintatapoja. Esimerkkinä tästä rakennusprojektit, joissa projektisuunnitelmaan kootaan projektin aikataulut, välitavoitteet ja ma- teriaali- sekä henkilöstökustannukset. Tässä uhkana on lopputuloksen heik- kous verrattuna alkuperäiseen suunnitelmaan. Kolmas tapa on “output-tapa”, jossa ainoastaan lopputuloksella on merkitystä. Tapa millä lopputulokseen päästään ei ole niin tarkka, kuin esimerkiksi throughput-tavassa. Viimeinen tapa määritellä palvelun sisältöä on “outcome-tapa”. Tässä on kyse siitä, min- kälaisia vaikutuksia palvelun lopputuotos tuottaa yritykselle. Esimerkkinä pal- jonko kunnossapitopalveluista saadaan hyötyä teoliisuudessa, kun koneet ovat rikki vähemmän ja seisokkitunnit vähenevät. (Iloranta & Pajunen- Muhonen, 218-220.)
Markkinoiden
kartoitus
Mielenkiinnon
varmistaminen
Ehdotuksen
pyytäminen
Tarjouspyyntö
Neuvottelu
4.5 Toimittajan valitsemisen prosessi
Kuva 3. Toimittajan etsintäprosessin vaiheet, muokattu (Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018, 235)
Toimittajan valinta perustuu siihen, kuka palveluntarjoajista tarjoaa parhaan kokonaisuuden ja parhaat ehdot. Yhteistyön sujuvuus voi myös olla valintakri- teerinä. (Nieminen 2016, luku 10.3.)
Toimittajan valinta aloitetaan kartoittamalla markkinat ja etsimällä julkisista lähteistä taustatietoa kartoitettavista yrityksistä. Voidaan selvittää, mikä on yri- tyksen toimiala, kuinka laajaa yrityksen toiminta on, sekä löydetäänkö yrityk- selle suosittelijoita. Mahdollisen toimittajan löydyttyä varmistetaan molempien
osapuolien mielenkiinto, jonka jälkeen voidaan arvioida toimittajan kyvyt tar- kemmin ja pyytää tarjousta. Tarjouksia tarkastellessa on huomioitava vas- taako tarjous tarvetta ja onko tarjottu hinta oikea suhteessa saatuihin hyötyi- hin. Toimittajan valinnassa huomioitava on myös se, onko toimittaja aidosti kiinnostunut tarjoamaan palvelua juuri meille ja minkälaista yhteistyö olisi ky- seisen toimittajan kanssa. Toimittajan taloudellinen tilanne ja mahdollinen tule- vaisuuden kehitys on myös hyvä selvittää. (Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018, 235-240.)
4.6 Kilpailuttamisesta tarjoukseen
Ennen kilpailuttamista ja tarjouspyyntöä tulisi tarkistaa mahdollisen kauppa- kumppanin luotettavuus. Xxxxxxxxx tulisi saada selville onko mahdollinen toi- mittaja ennakkoperintä- ja arvonlisäverovelvollisten rekistereissä. Yrityksen luottotiedot ja mahdolliset maksuhäiriöt on suositeltavaa tarkistaa ennen tar- jouspyynnön tai viimeistään sopimuksen tekoa (Xxxxx.xx 2021.)
Toimittajan suorituskyvyn, laadun ja toimitusvarmuuden laskiessa, tai hinnan ollessa muita korkeampi, vaihdetaan yleensä toimittajaa. Toimittajia kilpailute- taan tavoitteena pitää heidät tehokkaina ja yritykset yrittävät saada parhaim- man vastineen rahoillensa. (Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018, 245.)
Tarjouspyynnössä on ilmoitettava riittävän selkeästi, mitä tarvitaan. Tämä sel- keyttää toimittajien työtä tarjota oikeaa tuotetta taikka palvelua. Suunnitelupal- velusta tarjousta pyytäessä voidaan ilmoittaa tarvittavasta kehitystyöstä ja ker- toa selkeästi työn tavoitteista. Tarjottavan työn aikataulu kuuluu myös sisältää tarjouspyyntöön. (Tauriainen 2007, 27–28.)
Toimittajamarkkinoita tutkittua voidaan saada myös ideoita tarjouspyyntöön. Erilaiset näkökulmat eri palveluntarjoajilta tuo uusia näkemyksiä ja näitä näke- myksiä voidaan yhdistää ja käyttää hyödyksi tarjouspyynnössä. (Iloranta & Pa- junen-Muhonen 2018, 254.)
Tarjous ja tarjoukseen annettu vastaus sitovat tekijöitään. Sitovuuden syy on vastapuolen luottamuksen suojaus. Jos sitovasta tarjouksesta perääntyy, on silloin korvausvelvollinen vastapuolelle. Tarjoukseen lähetetty puhdas vastaus
on edellytys sopimuksen synnylle. Puhdas vastaus tarkoittaa sitä, ettei siihen sisälly ehtoja. Xxxxxxxxxx on myös tultava pyydettyyn aikaan mennessä. (Saarnilehto 2009, 42, 48.)
5 ULKOISTEN RESURSSIEN JOHTAMINEN JA OSAPUOLTEN VÄLINEN OSTAJA-TOIMITTAJASUHDE
Ulkoisten resurssien johtamisessa merkittävin ero sisäisten resurssien johta- miseen on se, että ulkoiset resurssit jaetaan useiden muiden yritysten kanssa, kun taas sisäiset resurssit ovat yrityksen käytössä koko ajan. Parhaimmat edellytykset hyvän palvelun saantiin on, kun oma yritys on tarpeeksi houkutte- leva palveluntarjoajille ja yritys on luonut parhaat mahdolliset puitteet yhteis- työn onnistumiselle. (Tanskanen 2021, 10.)
Houkuttelevalla yrityksellä tarkoitetaan sitä, kun yritys ajattelee hankintojaan proaktiivisesti. Proaktiivisesti hankintoja ajatteleva yritys panostaa toimittaja- markkinatietämykseen ja itsensä markkinoimiseen, eikä jää passiivisesti odot- tamaan, että toimittaja ottaa heihin yhteyttä. (Tanskanen 2021, 113.)
Yrityksen sisäiset ja ulkoiset resurssit oikein johdettuina täydentävät toisiaan, eli luovat komplementaarisuutta. Oikeanlainen synergia resurssien välillä luo yritykselle valtavan kilpailuedun, kasvavan kilpailukyvyn ja vaikeamman kopi- oitavuuden vuoksi. Tämänlaisen synergian luominen vaatii kuitenkin vahvaa toimittajaverkoston tuntemista. Toimittajasuhdetta voidaan vahvistaa laajalla tiedonjaolla. Tämä tutkitusti tekee yhteistoiminnasta ja liiketoiminnasta tehok- kaampaa. Ostaja-toimittajasuhteeseen voidaan myös investoida suhteeseen erikoistuneilla resursseilla. Nämä resurssit tuottavat ostaja-toimittajasuh- teessa, mutta menettävät arvonsa suhteen päätyttyä. Näitä resursseja on esi- merkiksi toimittajan asiakkaan palvelua varten ostamat koneet ja laitteet. (Tanskanen 2021, 17–24.)
5.1 Palvelun ominaisuudet ja palvelun tuottava henkilöstö
Palvelun on oltava sopimuksessa vaaditun mukaista koko sopimuskauden ajan. Tilaajan ilmoittaessa palvelun ominaisuuden virheestä, on sen pystyttävä osoittaa, että virhe eroaa sopimuksessa sovitusta palvelusta. Tilaajan vas-
tuulla on kertoa sopimuksessa palvelun ominaisuuksien vaatimuksista tarvitta- van selkeästi. Epäselvä palvelun kuvaus katsotaan tilaajan virheeksi, jos pal- velun ominaisuuksissa ilmenee puutteita. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Palveluntuottamiseen käytetään henkilöitä, joilla on työhön sopiva pätevyys ja kokemus. Mahdolliset henkilöstömuutokset on ilmoitettava tilaajalle, jos se koskee palveluntuottamista. Henkilöstön vaihdos ei myöskään saa heikentää tuotetun palvelun laatua. Tilaaja voi edellyttää toimittajaa nimeämään palvelua tuottavat henkilöt, eikä nimettyjä henkilöitä saa vaihtaa ilman tilaajan suostu- musta. Xxxxxxx henkilö voidaan kuitenkin muuttaa toimittajasta riippumatto- masta, - tai pakottavasta syystä tarvittaessa toiseen henkilöön, jos nimetty henkilö ei pystykään tuottamaan palvelua. Tilaaja voi olla hyväksymättä uutta henkilöä vain hyvin perustelluin syin. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Palvelun pitää olla sellaista, miten se on alkuperin tilaajalle esitetty ja palvelun tulee täyttää tarvittavat säännökset ja lakien asetukset. Tilaajan on mahdol- lista määrittää vaatimuksia tarjouspyynnössä palvelua tuottavan henkilöstön koulutus- ja pätevyysvaatimuksista samalla, kun määrittää palvelun laadun vaatimukset. Palvelua tuottavalla henkilöstöllä tulee olla myös tehtävään edel- lyttämä kielitaito. Jos palvelua tuottavalla henkilöstöllä ei ole riittävää ammatti- taitoa, on tilaajalla oikeus vaatia näiden henkilöiden korvaamista muilla. (JYSE 2014.)
5.2 Palvelun laatu ja sen hallinta
Palvelun laatu jakautuu kahteen osa-alueeseen, tekniseen ja toiminnalliseen ulottuvuuteen. Teknisellä ulottuvuudella tarkoitetaan palvelusta saatua loppu- tulosta. Palvelun lopputulos voi olla esimerkiksi ravintolassa tarjottu ateria, tai yrityksen tuotteelle saama kuljetus paikasta A paikkaan B.
Toiminnallinen ulottuvuus taas kuvaa koko prosessia toimittajalta asiakkaalle. Ravintolaesimerkkiä käyttäen toiminnallinen ulottuvuus tarkoittaa sitä, kuinka helposti pöytä on varattavissa, miten tarjoilija on saatavilla ja kuinka kauan ruoan saamisessa kestää. (Grönroos 2020, luku 4.)
Palvelun toimittaja vastaa laadun tarkkailusta ja raportoi tilaajalle hankintaso- pimuksessa sovitulla tavalla. Toimittaja sitoutuu kehittämään omaa toimin- taansa, sekä tilaajan niin vaatiessa palvelun laatua seurataan asiakaspalaute- järjestelmän kautta. Tilaajan on hyvä määrittää sopimuksessa, kuinka paljon ja mitä kohtia palvelusta seurataan. Seuranta kannattaa suorittaa kirjallisesti esimerkiksi sähköpostin avulla. Tilaajan on myös määriteltävä sopimuksessa, onko palvelun kehittämiselle tarvetta. Palvelun toteutumista voidaan seurata lisäksi tilaajan ja toimittajan välisissä palvelunseurantakokouksissa. Palvelun- seurantakokouksissa käsitellään reklamaatiot, palvelun laadun toteutuminen, asiakaspalautteet ja tulevaisuuden tarpeet. (Pekkala ym. 2019, luku 21.)
Tilaajalla on sopimuskauden aikana oikeus tarkistuttaa, onko palvelun laatu sopimuksen mukaista. Tarkistuksesta tulee ilmoittaa etukäteen ja toimittajalla on oikeus perustelluin syin siirtää tarkistuskäyntiä 14 päivän päähän tilaajan ehdottamasta tarkistuspäivästä. Tarkastuksen tuloksia voidaan pyytää pitä- mään salassa, mutta se ei saa estää tilaajaa saamasta tietoja. Palveluntuotta- jan tulee myös olla valmis yhteistyöhön muiden mahdollisten tilaajalle palvelua tuottavien toimittajien kanssa. Palvelun kuuluu tilaajan kannalta sujua sula- vasti, sekä liikesalaisuuksien tulee pysyä salassa. Toimittajalta odotetaan pal- velun dokumentoimista. Dokumentoinnissa tulee käydä ilmi kaikki vahinkota- paukset ja näistä on ilmoitettava tilaajalle. (JYSE 2014.)
Palvelun laadun mittaamiseen käytetyt tavat voidaan jakaa kahteen osa-alu- eeseen, attribuuttipohjaisiin ja kvalitatiivisiin mittausmalleihin. Näistä kahdesta mittausmallista attribuuttipohjaisia käytetään useammin. Attribuuttipohjaisista menetelmistä yleisin on SERVQUAL-menetelmä. Tässä määritellään joukko palvelua kuvaavia ominaisuuksia, joita vastaajia pyydetään arvioimaan. Kvali- tatiivisia malleja käytetään huomattavasti vähemmän. Kvalitatiivisia malleja käytettäessä vastaajaa pyydetään kuvailemaan omaa käsitystään palvelusta. (Grönroos 2020, Luku 4.)
6 OPINNÄYTETYÖN TOTEUTUS JA POHDINTA
Työn tarkoituksena oli tehdä tarkistuslista suunnittelupalveluiden hankintoja koskevaa sopimuspohjan tekoa varten. Tavoitteena tällä tarkastuslistalla on
olla aloituspotku Rauten omalle sopimuspohjalle suunnittelun ulkoa hankkimi- selle. Opinnäytetyön toimeksiantajalla Xxxxxxxx ei siis ole omaa sopimuspoh- jaa suunnittelun hankkimiselle, jonka vuoksi tällaisen tarkastuslistan teko sopi- muspohjaa varten koettiin hyödylliseksi.
Työn tekoon Raute antoi minulle vapaat kädet, koska tarkoituksena oli tuoda heille uutta näkökulmaa sopimuspohjan tekoon. Muista Rauten sopimuspoh- jista ei tahdottu ottaa vaikutteita, vaan haluttiin uusia näkemyksiä Rauten val- miiden sopimusten ulkopuolelta. Työstä ei myöskään haluttu vielä mitenkään virallista ja lopullista sopimuspohjaa, vaan tarkoituksena oli saada asia aluille tarkastuslistani avulla. Tähän koettiin riittäväksi Word-dokumentti, sekä doku- menttia tukeva opinnäytetyön teoriapohja. Tarkastuslista toimisi ponnah- dusalustana saamaan asia aluilleen, kun Rautella tehdään virallinen sopimus- pohja suunnittelun ostoa varten. Työlläni pyrittiin tuomaan juridista näkökul- maa sopimuspohjan tekoon. Tarkastuslistasta kävisi ilmi sopimuspohjan ra- kenne yleisesti, sekä huomioitavia asioita esimerkiksi laadun hallintaan ja rek- lamointeihin liittyen sopimuskauden aikana.
Työlle luotiin pohja sopimusoikeudellisesta ja hankintoihin liittyvästä kirjallisuu- desta. Hyödyksi käytettiin myös korkeimman oikeuden päätöksiä, kauppala- kia, sekä julkisten hankintojen sopimusehtoja. Haasteeksi koitui yleisten sopi- musehtojen puuttuminen yksityisen teollisuusyrityksen suunnittelupalveluiden hankintoihin liittyen, mutta juridista näkökulmaa haettiin julkisten hankintojen sopimusehtojen puolelta. Vaikka JYSE-ehdot eivät pädekään Rauten hankin- toihin, on siellä ehtoja, joita voi hyvinkin ottaa mukaan oman sopimuspohjan ehtoihin.
Työn suhteen pidimme Rautella Teams-palavereita tietyin väliajoin, jossa kä- vimme työn tilannetta läpi ja näissä Rauten puolelta oli mahdollisuus antaa li- sänäkemystä työhön. Palavereista oli iso apu itselleni ja varsinkin suunnittelu- puolelta tulleet kommentit antoivat tärkeitä huomioita työhöni liittyen. Sain tehdä opinnäytetyötä joka perjantai ollessani Rautella samalla kesätöissä, joka auttoi huomattavasti itseäni saamaan työtä eteenpäin.
LÄHTEET
Xxxxxxxx, X. 2020. Palveluiden johtaminen ja markkinointi. 5. painos. E-kirja. Helsinki: Talentum. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx/Xxxxxx/xxxx- kuri.226255 [viitattu 28.5.2021]
Hassinen, E & Xxxxxxxxxxx, X. 2008. Suomen talouselämän vaikuttajat -verk- kojulkaisu. Studia Biographica 8. Helsinki: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. Saatavissa: kttp://"í⭲.ri/"í⭲:⭲b⭲:ri:sks-tc:-001190 [viitattu 8.11.2021]
Xxxxx, E., Xxxxx, K. & Xxxxx, X. 2020. Kauppa- ja varallisuusoikeuden pää- piirteet. 17. uudistettu painos. E-kirja. Helsinki: Xxxx Xxxxxx Oy. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx/Xxxxxx/xxxxxxxx.000000 [viitattu 28.5.2021]
Xxxxxxxx, X., Xxxxxxx-Xxxxxxx, H., 2018. Hankintojen johtaminen. Ostami- sesta toimittajamarkkinoiden hallintaan. 5.painos. Helsinki: Tietosanoma Oy
JYSE. 2014. Palvelut. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhan- kinnoissa. PDF-Dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xx.xx/xxxx- ments/10623/1169934/Julkisten+hankintojen+yleiset+sopimusehdot+palvelu- hankinnoissa+(Tarkistetut+JYSE-ehdot,+huhtikuu+2017).pdf/62be0208-6b6a- 46c4-8811-5282aa8fce78/Julkisten+hankintojen+yleiset+sopimusehdot+pal- veluhankinnoissa+(Tarkistetut+JYSE-ehdot,+huhtikuu+2017).pdf?ver- sion=1.0&t=1537192345000
Xxxxxxx, X. 2015. Opinnäytetyön kirjoittajan opas. Jyväskylä: JAMK
Kauppakamari. 2020. Välimiesmenettely. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/ [viitattu 31.1.2022]
Kauppalaki 27.3.1987/355 KKO 1963 II 88
KKO 2002:44
KKO: 2016:79
Xxxxx, X., Xxxxxxxx, X. 2021. Maksukyvyttömyys – yritys velkojana ja velalli- sena. E-kirja. Helsinki: Kauppakamari. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx- xx.xxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx-0000#xxxxx:Xxxx- sanat [viitattu 31.1.2022]
Kuntaliitto. 2021. Yleiset sopimusehdot hankintasopimuksissa.. WWW-doku- mentti. Saatavissa: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- mus/yleiset-sopimusehdot [viitattu 27.1.2022]
Xxxxxxxx, X. 2016. Hyvä hankinta - Parempi bisnes. E-kirja. Helsinki: Xxxx Xxxxxx Oy. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx/Xxxxxx/xxxxxxxx.000000 [vii- tattu 28.5.2021]
Xxxxxxx, X., Xxxxxxxx, M., Huikko, X. & Xxxxxx, X. 2019. Hankintojen kilpai- luttaminen ja sopimusehdot. 8. uudistettu painos. E-kirja. Helsinki: Tietosa- noma. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx/Xxxxxx/xxxxxxxx.000000 [viitattu 22.7.2021]
Puuinfo. 2020. Viilupuu. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxx.xx/xxx- tieto/insinoorituotteet/viilupuu-lvl/ [viitattu 27.1.2022]
Raute. 2021. Company. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxx/ [viitattu: 4.6.2021].
Raute. 2021. Toimintaympäristö. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/ [viitattu 27.1.2021]
Xxxxxxxxxxx, X. & Xxxxxx, X. 2018. Sopimusoikeuden perusteet. E-kirja. Hel- sinki: Xxxx Xxxxxx. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx- xx.xxxxxxx.xxxx.xx/xxxx/XXXXXXXXXX#xxxxx:Xxxxxxxxxxxxxxx((00)xxxxxxxxx [viitattu 31.1.2022]
Xxxxxxxxxxx, X. 2009. Sopimusoikeuden perusteet. 7. uudistettu painos. Hel- sinki: Talentum
Sopimustieto. 2021. Prorogaatiosopimus määrittää miten sopimusriidat ratko- taan. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- tiosopimus-erimielisyyksien-ratkaiseminen [viitattu 4.6.2021]
Sopimustieto. 2021. Sopimuksen muuttaminen edellyttää lähtökohtaisesti yk- simielisyyttä. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxx- tieto/sopimuksen-muuttaminen [viitattu 4.6.2021]
Xxxxx.xx. 2021. Yritysten välinen kauppa. WWW-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx/xx- pimukset-yritystoiminnassa/yritysten-valinen-kauppa [viitattu 21.10.2021]
Xxxxxxxxx, X. 2021. Ulkoisten resurssien johtaminen. Helsinki. Tietosanoma.
Xxxxxxxxxx, X. 2007. Suunnittelupalvelujen hankintaopas. Suunnittelu- ja kon- sulttitoimistojen liitto SKOL ry. Rakennustieto Oy: Helsinki. PDF-dokumentti. Saatavissa: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxx/xxxxxxxx- opas2007.pdf [viitattu 16.7.2021]
Xxxxxx, X. & Airaksinen, T. 2003. Toiminnallinen opinnäytetyö. Jyväskylä: Tammi