PALVELUSOPIMUS VUODELLE 2022 MATKAILU- JA MARKKINOINTIPALVELUT
PALVELUSOPIMUS VUODELLE 2022 MATKAILU- JA MARKKINOINTIPALVELUT
1. Sopijaosapuolet
Tämän sopimuksen osapuolet ovat Rovaniemen kaupungin elinvoimalautakunta ja Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy
2. Sopimuksen tarkoitus
Tällä sopimuksella osapuolet sopivat matkailu- ja markkinointipalveluja koskevista tavoitteista, sisällöstä, toimenpiteistä ja käytettävissä olevista resursseista.
3. Tavoitteet ja sisältö
Rovaniemen matkailu- ja markkinointipalvelujen tavoitteena on vahvistaa matkailun yritystoimintaa ja uuden yritystoiminnan syntymistä. Tavoitteena on matkailun toimialan työpaikkojen lisääminen, mikä edellyttää matkailupalvelujen kysynnän kasvua ja yritysten kannattavuuden parantumista, mikä puolestaan edistää uusien investointien syntymistä. Kysynnän kasvuun voidaan vaikuttaa tuotekehityksellä, markkinointi- ja viestintätoimenpiteillä ja yritysten liiketoimintaosaamisen vahvistamisella.
4. Toimenpiteet ja resurssit
4.1. Matkailuneuvonta
Rovaniemen matkailuneuvonta kasvattaa alueen matkailupalvelujen kysyntää välittämällä tietoa Rovaniemestä, Lapista ja alueen yrityksistä Rovaniemestä kiinnostuneille matkailijoille ja Rovaniemelle matkaa suunnitteleville.
Asiakaskontakteja on normaalivuosina noin 40 000.
Palvelu koostuu seuraavista osioista:
− kuluttajille suoraan annettava asiakaspalvelu.
− verkkoperusteinen asiakaspalvelu sisältäen sähköpostit, sosiaalisen median ja yhteisöviestinnän
− sisällöntuotanto eri verkkomedioihin
− alueen matkailutuotteiden koonti ja välitys
Rovaniemen matkailun asiakaspalvelu on laadukasta ja asiakkaan tarpeet huomioon ottavaa. Matkailupalvelujen välitystoiminnan lähtökohtana on asiakaskysyntä ja puolueettomuus eri yritysten tarjoamien palvelujen välillä.
Raportointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy raportoi puolivuosittain asiakaskontaktien määrän kehityksen ml. fyysiset asiakkaat, puhelinneuvonta ja verkkoperusteinen neuvonta.
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy tekee vuosittain asiakastyytyväisyysmittauksen ja raportoi sen tulokset elinvoimalautakunnalle.
Palvelun hinta:
Palkat ja henkilötyövuodet sivukuluineen 70 000 euroa / 1,25 htv Kiinteät kulut 17 000 euroa
Yhteensä 87 000 euroa
4.2. Rovaniemen matkailubrändin ylläpito, kehittäminen ja markkinointi
Palvelu koostuu seuraavista osioista:
− Rovaniemen matkailun markkinointisuunnitelman laadinta kohderyhmittäin
− asiantuntijapalvelu markkinointia sisältävien hankkeiden valmistelussa
− markkinointisuunnitelman käytännön toteutus
− kotimaahan suuntautuvan markkinoinnin vahvistaminen kansainvälisen markkinoinnin lisäksi.
− Rovaniemen kaupunki johtaa joulubrändityötä strategisesti rahoittamalla ja johtamalla operatiivisten toteuttajaorganisaatioiden työtä palvelusopimusten ja muun toiminnan kautta. Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy jatkaa joulubrändityötä yhteistyössä Rovaniemen kaupunkikonsernin kanssa.
Joulubrändi on Rovaniemen matkailubrändin keskeinen ja näkyvä osa.
• Palkkojen ja kiinteiden kulujen lisäksi ostopalveluja 10 000 euroa
− Joulubrändiin kiinteästi liittyvien tapahtumien toteutus;
✓ Palkkojen ja kiinteiden kulujen lisäksi ostopalveluja 33 800 euroa
− Rovaniemen saavutettavuuden kehittäminen yhteistyössä kaupunkikonsernin muiden toimijoiden kanssa
✓ Palkkojen ja kiinteiden kulujen lisäksi ostopalveluja 36 000 euroa
− Matkailun verkkopalvelut sisältäen seuraavat osiot:
• alueen matkailutiedon kerääminen, muokkaus, tuotanto ja ylläpito
• sisällön ja visuaalisen ilmeen jatkuva kehittäminen
• Visit Rovaniemi parantaa kotimaisen ja kansainvälisen asiakkaan digitaalista ostopolkua integroimalla aktiviteettien digitaalisen välitysmyynnin osaksi xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx – sivustoa. Toisessa vaiheessa myynnillisyyttä tullaan lisäämään myös käyntikohteiden lipunmyynnin osalta.
• kansainvälisten, kansallisten ja aluetason tietokantojen ylläpito esim. Lapin maakunta- ja matkailuportaaliin ja Visit Finlandin tietokantoihin
• sosiaalisen median sivustojen ylläpito
• Kiinan kielisten palvelujen ylläpito sosiaalisessa mediassa
− Kesämatkailun kehittäminen
✓ Palkkojen ja kiinteiden kulujen lisäksi ostopalveluja 10 000 euroa
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi toimittaa markkinointisuunnitelma nähtäväksi Rovaniemen kaupungille.
Raportointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi raportoi puolivuosittain toteutuneista toimenpiteistä sekä arvioi toimenpiteiden vaikuttavuuden asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy raportoi puolivuosittain matkailun verkkopalvelujen käytön kehittymisen.
Palvelun hinta
Palkat ja henkilötyövuodet sivukuluineen 296 540 euroa/ 5,5 htv
Kiinteät kulut 30 000 euroa
Ostopalvelut 89 800 euroa
Yhteensä 416 340 euroa
4.3. Yhteismarkkinointi yritysten kanssa ja matkailun alueorganisaatiotoiminta Palvelu sisältää yritysten kanssa yhteistyössä tehtävien matkailuun liittyvien markkinointitoimenpiteiden suunnittelun, toteutuksen ja tuloksellisuuden seurannan.
Palvelu koostuu seuraavista osioista:
− markkinointisuunnitelman laadinta kohderyhmittäin
− markkinointisuunnitelman toteutus
− matkailumarkkinoinnin kehittämistä koskevien hankkeiden valmistelu
− markkinointitoimenpiteiden tulosten seuranta
− matkailumarkkinointiin liittyvän yhteistyön kehittäminen yritysten kesken sekä yritysten ja Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy:n välillä
− alueorganisaatiotoiminta Lapissa ja Suomessa
Raportointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi raportoi puolivuosittain yhteismarkkinoinnin toteutuneista toimenpiteistä ja yhteistyöhön osallistuvien yritysten määrän kehityksestä. Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy tekee vuosittain asiakastyytyväisyysmittauksen yhteistoimintaan osallistuville yrityksille ja raportoi sen tulokset.
Hinta: Rovaniemen kaupunki ostaa matkailumarkkinointia ja matkailun alueorganisaatiotoimintaa määrällä, joka on vähintään yhtä suuri kuin mitä yhtiön vuosittain keräämät yhteismarkkinointimaksut yrityksiltä ovat yhteenlaskettuna kuitenkin enintään 100 000 eurolla. Mikäli alueen matkailuyritykset osarahoittavat Rovaniemen ensilumen ladun markkinointia, Rovaniemen kaupunki osallistuu ladun markkinointiin 10 000 eurolla.
4.4. Kokous- ja kongressimarkkinointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy vastaa Rovaniemen markkinoinnista kokous- ja kongressipaikkakuntana. Palvelu koostuu seuraavista osioista:
− Rovaniemen kaupungin markkinointi ja myynti kansainvälisenä kokous- ja kongressikaupunkina
− kaupungin kokous- ja kongressitilojen sekä kokouksiin liittyvien palvelujen markkinointi ja myynti
− tarvittavien markkinointi- ja myyntimateriaalien tuottaminen
− kokoustilojen ja palvelujen keskitetty välitystoiminta ja tuotteiden vieminen verkkokauppaan
− kokousten ja kongressien määrän ja laadun seuranta
Raportointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy raportoi puolivuosittain kokous- ja kongressimarkkinoinnin toteutuneista toimenpiteistä.
Palvelun hinta:
Palkat ja henkilötyövuodet sivukuluineen 23 000 euroa/ 0,5 htv
Kiinteät kulut 6 000 euroa
Yhteensä 29 000 euroa
4.5. Vierailut ja PR-palvelu
Palvelu koostuu seuraavista osioista:
− Media ja matkanjärjestäjävierailut; ohjelmat, seuranta ja kontaktien ylläpito
Raportointi
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy raportoi puolivuosittain kumulatiivisesti vierailujen määrän kehityksestä.
Palvelun hinta: 57 660 euroa, mihin sisältyy 90 vierailua sisältäen media-
ja matkanjärjestäjävierailujen opas- ja tulkkikustannukset sekä ohjelmista aiheutuvat kustannukset. Toimenpiteisiin haetaan lisäksi yritysrahoitusta. Kaupunki vastaa omien vieraidensa kustannuksista.
5. Tulossopimuksen kokonaishinta
Tulossopimuksen toimenpiteiden kokonaishinta vuonna 2022 on 700 000 euroa.
Mikäli yhtiön toiminnassa tai palvelujen tuotannossa tapahtuu olennaisia muutoksia, tulee niistä ilmoittaa palvelujen tilaajalle välittömästi mahdollisia toimenpiteitä varten. Kaupunki pidättää oikeuden tarkistaa sopimuksen kustannuksia, mikäli sopimuksen velvoitteita ei ole täysimääräisesti suoritettu. Edellä mainittuun liittyen Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi on velvollinen korvaamaan mahdollisesti havaitut puutteet tämän sopimuksen erittelyn mukaisesti.
Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi hyväksyttää matkailun markkinointisuunnitelman toteutettavat ostopalvelut Rovaniemen kaupungilla. Rovaniemen kaupungin taholta osoitettaviin ja kohdistuviin lisätehtäviin osoitetaan erilliset budjetit.
6. Tulossopimuksen raportointi
Tulossopimuksen tulokset raportoidaan elinvoimalautakunnalle kaksi kertaa vuodessa helmikuussa ja elokuussa. Raportoinnin yhteydessä esitetään toteutuneet toimenpiteet ja niiden kokonaiskustannukset.
Rovaniemen kaupungilla on halutessaan oikeus saada tarkempaa tietoa markkinointisuunnitelman toimenpiteiden toteutumisesta ja niiden kustannuksista. Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi on pyydettäessä velvollinen antamaan tarkemman erittelyn kirjanpidosta.
Rovaniemellä xx.xx.2021
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
Toimialajohtaja Toimitusjohtaja