Tekninen lautakunta § 8 19.01.2021

Tekninen lautakunta § 8 19.01.2021

Seudullinen konsulttipalvelujen puitesopimus 2021 - 2022 + mahdolliset optiot v. 2023 - 2024, ympäristöselvitykset (sisältää vesistöselvitykset), hankintapäätös

578/02.06.00/2020

Tekninen lautakunta 19. 01.2021 § 8

Asikkalan, Hartolan, Hollolan, Iitin, Kärkölän, Padasjoen ja Sysmän kuntien sekä Heinolan ja Orimattilan kaupunkien sekä niiden konserniyhtiöiden (Asikkalan Vesi ja satama Oy, Asikkalan Elinkeino Oy, Orimattilan Vesi Oy) suunnittelun ja rakennuttamisen yksilöimättömät konsultointipalvelut puitesopimuksena on kilpailutettu Hilmassa ja Cloudia Tarjouspalvelussa

7.11. - 11.12.2020 avoimella menettelyllä. Kilpailutuksen hoiti yhdyskuntasuunnittelutoimisto Navico Oy.

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Xxxxxxxxx kohteena oli yhdeksän kunnan seudullinen konsulttipalveluiden, suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden puitesopimus, joka oli EU-hankintakynnysrajan ylittävä. Hankinta sisälsi seuraavat tehtäväalueet:

1. Liikenneväylä- ja aluesuunnittelu sekä niihin liittyvä vesihuollon suunnittelu

2. Vesihuollon erillinen suunnittelu

3. Geotekninen suunnittelu (erikseen tilattavat)

4. Maisema- ja kulttuuriympäristöselvitykset

5. Ympäristöselvitykset (sisältää vesistöselvitykset)

6. Rakennuttaminen ja valvonta

7. Maankäytön suunnittelu

8. Sillat

9. Maastomittaukset ja maaperätutkimukset (erikseen tilattavat)

Tarjoajat pystyivät tarjoamaan joko yhdestä tai useammasta tehtäväalueesta. Hankinnan ennakoitu arvo kaikkine kuluineen kaikkien kilpailutettujen tehtäväalueiden osalta ilman arvonlisäveroa oli 300 000–500 000 euroa/vuosi.

Tehtäväalueitten puitesopimuskausi alkaa sopimusten allekirjoittamisesta ja päättyy 31.12.2022. Lisäksi pyydettiin tarjousta optiosta vuosille 2023 ja 2024. Sopimusaikaa jatkettaessa noudatetaan voimassa olevan sopimuksen ehtoja.

Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erikseen. Tilaajilla on oikeus kilpailuttaa tai tehdä suorahankintana yksittäisiä suunnittelukohteita ja maastotöitä sopimuksen voimassaoloaikanakin. Tämä puitesopimus ei koske talonrakentamista koskevia töitä.

Tämä hankintapäätös koskee hankinnan tehtäväaluetta 5.

Hankintamenettely

Hankintamenettelynä oli avoin menettely, joka toteutettiin neljän usean toimittajan puitejärjestelynä, jossa ehdoista oli tarjouspyynnössä kuvattu näin:

Toimeksiannot voidaan tilata puitesopimustoimijoilta suoraan puitesopimuksen puitteissa. Tilaajat voivat järjestää myös minikilpailutuksen puitesopimustoimijoiden kesken. Minikilpailutuksessa voidaan käyttää valintaperusteena hintaa, laatua tai molempia. Kuhunkin kohteeseen käytetään työhön parhaiten sopivaa konsulttia.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa 07.11.2020.

Tarjousten määräaika

Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 11.12.2020 klo 12:00.

Saadut tarjoukset

Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen [tehtäväaluetta 5 koskien] jättivät seuraavat tarjoajat:

− AFRY Finland Oy

− Destia Oy Asiantuntijapalvelut

− FCG Finnish Consulting Group Oy

− Ramboll Finland Oy

− Sitowise Oy

− Taratest Oy

− Vahanen Environment Oy

− WSP Finland Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksessa.

Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Destia Oy Asiantuntijapalvelut, Sitowise Oy, Taratest Oy ja WSP Finland Oy eivät tarjousasiakirjojen perusteella täyttäneet tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Kuitenkin, koska kysymys oli soveltuvuusvaatimuksia koskevista epäolennaisista puutteista, hankintayksikkö päätyi pyytämään em. tarjoajilta näitä koskevat täsmennykset. Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä 23.12.2020 asettaen täsmennysten toimittamisen määräajaksi 07.01.2021. Hankintayksikkö pyrki täsmennyspyynnöllään toteuttamaan tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta, jonka mukaisesti täsmentämismahdollisuus annettiin samalla tavalla kaikille samassa asemassa oleville tarjoajille.

Täsmennysten toimittamisen määräajan jälkeen todettiin, että Destia Oy ei toimittanut pyydettyjä täsmennyksiä annettuun määräaikaan mennessä, minkä vuoksi se suljettiin soveltuvuusvaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjottavaa tehtäväaluetta 5 ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä 2–4. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat tarjouksensa liitteeksi.

Täsmennysten antamisen jälkeen kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena oli hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Laatutekijöiden painoarvo oli 60% ja hinnan painoarvo 40%. Tarkemmin nämä vertailuperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön yleisessä kuvauksessa kohdassa 4.6.

Hintavertailu 40 %

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu suoritetaan seuraavasti:

Hintavertailussa huomioidaan annetut tuntiveloitushinnat henkilöryhmittäin, hinta neuvottelukäynnille, maastotöiden hinnat, kalustonhinnat, vesi- ja maanäytteiden analysoinnin hinnasto. Tarjoajien antamat tuntihinnat kerrotaan ryhmän painokertoimella. Painotetut ryhmäkohtaiset hinnat lasketaan yhteen. Näin saadaan kunkin tarjoajan painotettu vertailuhinta. Seuraavaksi lasketaan kaikkien tarjoajien vertailuhintojen keskiarvo, johon verrataan kunkin tarjoajan omaa painotettua vertailuhintaa.

Vertailuhintojen keskiarvo saa 80 % (32 pistettä) maksimipisteistä. Kunkin tarjoajan hintapisteet lasketaan siten, että keskiarvoa alhaisempi saa keskiarvoa suuremmat pisteet ja korkeampi alhaisemmat pisteet esitettyjen vaihtoehtoisten kaavojen mukaisesti. Hintapisteiden tarjoajakohtainen maksimi on 40 ja hyväksyttävä minimipistemäärä on 22 pistettä.

Hintavertailu ilmenee liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA5.

Laatuvertailu 60 %

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset.

Laatuvertailussa tarjoaja antoi omat laatupisteensä laatulupauksen muodossa. Tässä menettelyssä tarjoaja antaa laatulupauksen oman laaduntuottokykynsä mukaisesti ennalta annettujen kriteerien pohjalta. Laadun painoarvo vertailussa oli yhteensä 60 %, joka jakaantui yrityksen, henkilöstön ja toimeksiantojen toteutuksen osalle seuraavasti:

• Yrityksen referenssit, painoarvo kokopisteistä 10 %

• Avainhenkilöiden referenssit, painoarvo kokopisteistä 24 %

• Työn toteuttaminen, painoarvo kokopisteistä 26 %

Laatutekijöiden vertailu ilmenee liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA5.

Ehdotus Tekninen johtaja:

Hankintapäätös

Edellä kuvatun tarjousvertailun perusteella tarjoajat pisteytettiin vertailutaulukkoon. Neljä eniten vertailupisteitä saanutta tarjoajaa, jotka näin ollen valitaan tehtäväalueen varsinaisiksi Palveluntuottajiksi, ovat:

1. Sitowise Oy

2. Taratest Oy

3. Vahanen Environment Oy

4. Ramboll Finland Oy

Tarjousten kokonaispisteet ilmenevät liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA5.

Hankintasopimus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Option käyttäminen

Option käytöstä tehdään päätös ennen sopimuskauden päättymistä. Päätöksen tekee tekninen johtaja. Päätös Tekninen lautakunta:

Merkittiin, että Xxxx Xxxxxxx oli esteellisenä (peruste: työsuhde tarjoajayrityksessä) poissa kokouksesta tämän asian ja kaikkien ko. puitekilpailutusasioiden (§:t 4 - 12) käsittelyn ja päätöksenteon ajan klo 19.46 - 20.21.

Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.