TARJOUSPYYNTÖ RAISION KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTAMISESTA VUOSINA 2019-2021
Tarjouspyyntö / Raision kaupunki
TARJOUSPYYNTÖ RAISION KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTAMISESTA VUOSINA 2019-2021
1. Hankinnan kohde
Raision kaupungin tarkastuslautakunta pyytää tarjouksia kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä muista tarkastuspalveluista kuntalain 122 §:n ja 123 §:n mukaisesti hyvää julkishallinnon tilintarkastustapaa noudattaen. Lisäksi tarjousta pyydetään kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen tilintarkastuksesta:
Raision Vuokra-asunnot Oy Asunto Oy Kuulaharjat KOY Kerttulan jäähalli
Kuntayhtymä Raisio-Naantalin Vesilaitos Raision Vesi Oy
Xxxx Xxxxxxxx säätiö
Kaupunginvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön. Tarjouspyyntö koskee valtuuston jäljellä olevana toimikautena 2019-2021 Raision kaupungin
1. kuntalaissa tarkoitetun lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamista.
2. avustamista Raision kaupungin tarkastuslautakunnan kokousasioiden valmistelussa.
3. tarkastuslautakunnan arviointityöhön osallistumista, arviointikertomusten valmistelua ja läsnäoloa tarkastuslautakunnan kokouksissa. Vastuullisen tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä niissä tarkastuslautakunnan kokouksissa, joissa tilintarkastajan raportteja ja ilmoituksia käsitellään tai milloin lautakunta pitää sitä muuten tarpeellisena.
4. raportointia tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta sekä tarkastustyön kuluista ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista tarkastuslautakunnan päättämin ajoin. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vähintään yksi kirjallinen väliraportti.
5. muiden hyvän julkishallinnon tilintarkastustavan edellyttämien töiden ja toimenpiteiden suorittamista.
6. Raision kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden Raision Vuokra-asunnot Oy:n, Asunto Oy Kuulaharjat, KOY Kerttulan jäähallin, Kuntayhtymä Raisio-Naantalin Vesilaitoksen, Raision Vesi Oy:n sekä Xxxx Xxxxxxxx säätiön tilintarkastusta, mikäli tilintarkastusyhteisö valitaan tehtävään yhtiön erillispäätöksellä.
Tarkastustyö on tehtävä pääosin tarkastuskohteessa. Tilaaja luovuttaa palvelun suorittamista varten käyttöön työtilan, työaseman kaupungin verkossa, internet yhteydet kaupungin palvelimelta sekä kopiointi ja tulostuslaitteet. Tarkastusmateriaali on Raision kaupungintalolla Tilaajan määrittelemässä muodossa sähköisenä tai paperisena.
2. Sopimuskausi
Valtuuston jäljellä olevaa toimikautta 2019-2021 vastaava aika. Alkamispäivä 1.1.2019 ja päättymispäivä vuoden 2021 tilinpäätöksen valmistuminen ja optiona 2 vuotta.
3. Hankintamenettely
Xxxxxxxxx arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) tavaroiden ja palveluiden mukaisen kynnysarvon 60.000 euroa.
Hankinta toteutetaan noudattaen hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Avoimessa menettelyssä kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat voivat jättää tarjouksen.
Hankinnan tarjouspyyntö julkaistaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
4. Hankintayksikkö
Hankintayksikkö ja tarjousten vastaanottaja on Raision kaupunki / Tarkastuslautakunta. Raision kaupungin yhteystiedot ovat:
Raision kaupunki / Tarkastuslautakunta Xxxxxxxxxx 0
PL 100, 21201 Raisio
puhelin: 0400 899 785 / kaupunginlakimies Xxxx Xxxxxxxxxxx sähköposti: raision.kaupunki(at)xxxxxx.xx
5. Hankintamäärä
Raision kaupungin hallinnon ja talouden tarkastamiseen käytetään vuosittain 75 työpäivää ja tarkastuslautakunnan asioiden valmisteluun 10 työpäivää. Tarkastuspäivistä tulee vähintään 55 olla JHTT-tilintarkastajan suorittamia. Muilta osin tarkastustyö voidaan jättää auktorisoimattoman tarkastajan tehtäväksi.
Tarkastus- ja valmistelupäivien määrä on ohjeellinen ja täsmennetään vuosittaisessa tarkastussuunnitelmassa. Hankintayksikkö ei vastaa sopimuskauden hankintojen toteutumisesta määriltään edellä mainitun suuruisena.
6. Osatarjoukset
Osatarjouksia ei hyväksytä.
7. Vaihtoehtoiset tarjoukset
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
8. Ehdottomat vaatimukset
Tarjoukset, jotka eivät täytä alla kohdissa 8.1 ja 8.2 mainittuja ehdottomia vaatimuksia hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomina.
8.1 Tarjoajaa koskevat vaatimukset
Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän vahinkotapahtumaa kohti tulee olla vähintään 500 000 €.
Tarjoajalla tulee olla kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana ollut tarkastettavana vähintään viisi keskisuurta kuntakonsernia (yli 20.000 asukasta).
Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa.
8.2 Vastuullista tilintarkastajaa koskevat vaatimukset
Vastuullisella tilintarkastajalla ja hänen sijaisellaan tulee olla kuntalaissa säädetty kelpoisuus ja heidän tulee täyttää tilintarkastajalle laissa julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista asetetut vaatimukset.
Vastuullisella tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä tulee olla tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tarkastuksessa.
Vastuullisella tilintarkastajalla, hänen sijaisellaan ja avustavilla tilintarkastajille tulee olla hyvä suomen kielen taito.
Vastuullisella tilintarkastajalla ja hänen sijaisellaan tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus tarkastustehtävistä JHTT-tutkinnon suorittamisen jälkeen.
9. Hinnat ja hintojen muutokset
Hinnat ilmoitetaan tarkastuspäivähintoina tai siitä johdettuna tuntihintana. Päivän pituus on 7,5 h.
Päivähintoihin tulee sisältyä kaikki matka- yms. kustannukset.
Tarkastuspäivien yksikköhintojen on oltava kiinteät kolmen vuoden sopimuskauden ajan.
Konserniyhtiöiden tilintarkastukset edellytetään tehtävän samoilla tarkastuspäivien hinnoilla kuin kaupunkia koskevat tilintarkastukset.
Tilintarkastusyhteisöllä on mahdollisten optiovuosien osalta oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä kaupungin kanssa. Tilintarkastusyhteisön on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos yleisessä palkkakustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan kaupungin hyväksymisellä.
10. Muut hankintaehdot
Niiltä osin, kun hankinta-asiakirjoissa ei muuta ole mainittu, noudatetaan hankintasopimuksen ehtoina julkisen hallinnon yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut).
11. Alihankinta
Jos tarkastuspalvelusta osa on tarkoitus suorittaa alihankintana, tulee alihankintana tehdyn työn vastata tarjouspyynnön ehtoja. Tarjoaja vastaa alihankintana tehtävästä työstä kuin omastaan. Alihankintasopimukset on hyväksytettävä ostajalla. Vastuullisen tilintarkastajan tai hänen sijaisensa tehtäviä ei voida suorittaa alihankinta.
12. Maksuehto ja laskutus
Maksuehto on 30 päivää netto tai tätä parempi.
Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella 2-4 kertaa vuodessa. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
13. Tarjousten käsittely
Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset.
Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle.
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset.
4. Vertailee tarjoukset
Soveltuvien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan mukaan tarjousten vertailuun.
5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
Hankintayksikkö antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti. Tätä varten tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeessa sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi.
Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta kaupungin ja tarjoajan välille.
6. Solmii sopimuksen valituksi tulleen tarjoajan kanssa.
Sopimus syntyy vasta, kun valitusaika ja odotusaika (14 päivää) on kulunut ja kun hankintayksikkö ja tarjoaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen.
14. Lisäkysymykset kilpailun aikana
Hankinnasta on mahdollista esittää tarkentavia lisäkysymyksiä. Hankintayksikkö vastaa vain kirjallisesti esitettyihin lisäkysymyksiin. Kysymykset toimitetaan Raision kaupungin kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen:
viimeistään 05.04.2019 klo 12.00 Suomen aikaa mennessä.
Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan 9.4. klo 16.00 mennessä työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Tarjoajien huomiota kiinnitetään siihen, että tarjoajan velvollisuus on tutustua lisäkysymyksiin sekä niihin annettuihin vastauksiin.
15. Tarjouksen laatiminen ja toimittaminen
Tarjous on jätettävä 15.04.2019 klo 12.00 Suomen aikaan mennessä. Tarjoukset toimitetaan Raision kaupungin kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen:
Tarjouksen saapuminen asetettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan omalla vastuulla.
Xxxxxxxxxx on oltava sisällöltään tarjouspyyntöasiakirjan ja sen liitteissä edellytetyn mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja tai muuta ylimääräistä materiaalia.
Tarjous tulee laatia suomenkielisenä ja tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, y-tunnus, postiosoite ja sähköpostiosoite ja allekirjoitus.
Kaikki hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:
1. Kilpailutettavaa sopimuskautta 2019 – 2021 koskevan tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset.
2. Laskutuksessa sovellettava JHTT-tarkastajan sekä auktorisoimattoman tarkastajan tarkastuspäivän hinta, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu. Tarkastuspäivän hinnan tulee sisältää mahdolliset matka- ja muut kustannukset.
3. Esitys henkilöstä vastuulliseksi tilintarkastajaksi sekä tiedot vastuullisen tilintarkastajan kelpoisuudesta, auktorisoinnista ja työkokemuksesta.
4. Esitys henkilöstä vastuullisen tilintarkastajan sijaiseksi sekä tiedot vastuullisen tilintarkastajan sijaisen kelpoisuudesta, auktorisoinnista ja työkokemuksesta.
5. Tiedot vastuullisen tilintarkastajan, hänen sijaisensa sekä avustavina toimivien auktorisoitujen tai auktorisoimattomien tilintarkastajien suomen kielen taidosta.
6. Jos palvelun suorittamisessa käytetään alihankkijoita, tulee tarjouksessa ilmoittaa alihankkijoiden nimet ja tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana sekä tehtävien suorittajien koulutus ja kokemustiedot kuten edellä kohdissa 3.-5.
7. Tarjoajan referenssit kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana tarkastettavana olleista vähintään viidestä keskisuuresta (yli 20.000 asukasta) kuntakonsernista.
8. Selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa.
9. Selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä.
10. Tarjouksen voimassaoloaika.
Tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja hylätään. Xxxxxxxxxx tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä.
Pyydettäessä tarjoajan tulee esittää
1. Todistus vastuuvakuutuksesta, vakuutusmäärä vahinkotapahtumaa kohti vähintään
500.000 €
2. Tarjoajan tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta
3. Todistus arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin merkitsemisestä.
4. Todistus siitä, että yritys on maksanut kaikki lainsäädännön mukaiset veronsa.
5. Todistus siitä, että yritys on maksanut kaikki lakisääteiset sosiaaliturvamaksunsa.
6. Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain 22.12.2006/1233 (Tilaajavastuulain) 5 §:n mukaiset selvitykset ja todistukset.
7. Sopimusluonnos
Todistukset saavat olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanhoja.
16. Asiakirjojen julkisuus
Tarjousasiakirjojen julkisuuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (julkisuuslaki, 621/1999).
Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Mikäli näiden tietojen sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne tulee esittää erillisellä liitteellä. Liitteeseen tulee merkitä, että toimittaja katsoo tietojen kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin. Hankintayksikkö päättää hankinnan yhteydessä mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- ja ammattisalaisuutena.
17. Tarjouksen valintaperuste
Tarjouksen valintaperusteena on halvin kokonaishinta koko sopimuskaudelle laskettuna. Kokonaishinta lasketaan liitteenä 1 olevasta tarjouspyyntölomakkeessa tarkemmin selostetulla tavalla ja ilmoitetaan tarjouspyyntölomakkeella.
18. Muut tiedot ja ohjeet
Tarkemmat tiedot Raision kaupunkikonsernista ilmenevät Raision kaupungin verkkosivuilta xxx.xxxxxx.xx
aikaisempien vuosien talousarvioista ja tilinpäätöksistä: xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxx