KOVAT URHEILUMESSUT / NÄYTTEILLEASETTAJA SOPIMUSEHDOT
KOVAT URHEILUMESSUT / NÄYTTEILLEASETTAJA SOPIMUSEHDOT
Messujen ajankohta 27.–28.4.2023
Messujen sijaintipaikka: Seinäjoki Areena, Xxxxxxxxxx 00
Messujen aukioloajat: lauantaina 27.4 klo 10-17 sunnuntaina 28.4 klo 10–16 Messujärjestäjä: KOVAT Company Oy
Messujen nettisivut xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxxxx.xx Lipunmyynti: Liveto
1. MESSUAJATUS Näytteilleasettajat voivat markkinoina, mainostaa ja myydä tuotteitaan. Esiteltävien tuotteiden tulee olla urheiluun suoraan tai välillisesti liittyviä tuotteita tai palveluita.
2. ILMOITTAUTUMINEN NÄYTTEILLEASETTAJAKSI Xxxxxx ilmoittautuminen näytteilleasettajaksi tehdään messujen nettisivuilla xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxxxx.xx sähköisellä ilmoittautumislomakkeella. Ilmoittautumisen saatuaan järjestäjä hyväksyy tai hylkää näytteilleasettajan ilmoittautumisen ja vahvistaa ilmoittautumisen sähköisesti. Messujärjestäjä määrää osastojen lopullisen sijainnin ottaen huomioon
näytteilleasettajan toiveen kuitenkin niin, että messukokemus on messuvierailijoille mahdollisimman sujuva
ja looginen. Osaston sijainti ilmoitetaan näytteilleasettajalle viimeistään 7 päivää ennen messuja.
3. MESSUOSASTON HINNOITTELU
Messualue koostuu 9m2 suuruisista esittelypisteistä, jotka ovat laajennettavissa yritysten ja yhteisöjen haluamiin kokoihin. Esittelypiste sisältää perusrakenteet (Maiserin plankot seinä ja otsalautarakenteet). Esittelypisteen hinnaksi muodostuu 90€/m2 (alv 0%) + Sähkösyöttö 88€ (alv 0%) yksivaiheinen max 16A. Varausmaksu 10% esittelypisteen hinnasta. Hintoihin lisätään voimassa oleva alv 24 %
4. MAKSUEHDOT Näyttelytilavuokra laskutetaan näytteilleasettajan toiveiden mukaan, mutta viimeistään 15.4.2024. Pankkiyhteys EPOP IBAN XX00 0000 0000 0000 00. Hintoihin lisätään alv 24 %. Eräpäivä 15 päivää laskun päiväyksestä. Eräpäivän jälkeen saapuneista suorituksista peritään 10 % viivästyskorko.
5. PERUUTTAMINEN Osastopaikan peruutus mahdollista ennen viimeistä laskutuspäivää 15.4.2024 jolloin peruutusmaksu varausmaksun suuruinen. Mikäli messuesittelijä peruu osanottonsa 15.4 jälkeen tai ei saavu paikalle niin peruutusmaksu on esittelypisteen täysi hinta + varausmaksu 10% + sopimusrikkomismaksu 10%.
6. RAKENTAMINEN JA PURKAMINEN Messujen perusrakenteet pystytetään torstaina 25.4 klo 21 mennessä ja puretaan sunnuntaina 28.4 klo 23.59 mennessä Maiserin toimesta. Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa näytteilleasettamiskuntoon laittamisesta perjantaina 26.4 klo 21 mennessä ja purkamisesta, poiskuljetuksesta, siivouksesta ja jätehuollosta sunnuntaina 28.4 klo 20.00 mennessä. Näytteilleasettaja on velvoitettu tekemään rakenteet, jotka pysyvät varatun näyttelytilan sisäpuolella eivätkä aiheuta vaaraa. Järjestäjän tai muun virallisen tahon huomautettua osaston turvallisuus, palo- tai muista näkökohdista, on näytteilleasettaja velvoitettu korjaamaan ko. asian välittömästi. Paloturvallisuutta mahdollisesti
vaarantavien laitteiden esittelyyn sekä katettuihin osastorakennelmiin on saatava paloviranomaisten ennakkolupa. Kaikenlainen kiinnittäminen hallin katto- , pilari- ja seinärakenteisiin on kielletty!
Mattoteipeiksi sallitaan vain messukäyttöön tarkoitetut teipit, jotka eivät jätä liimaa lattiaan. Messumattojen ym. materiaalien tulee tapahtua vain NEC-hyväksytyllä asennusteipillä eli ns. heikkoliimateipillä.
7. MESSUPÄIVIEN KULKU Lauantaina ja sunnuntaina ovet avataan näytteilleasettajille tunti ennen messujen alkua. Osastojen purku tapahtuu sunnuntaina 28.4. klo 16.00–20.00. Näyttelytila on luovutettava takaisin haltuunottokunnossa. Näyttelyalueelta osastonne läheltä löytyy jäteastioita! Messujärjestäjänä laskutamme ylimääräiset siivouskulut jälkikäteen.
8. KULKULUVAT Saapuessanne messuille ilmoittautukaa ensin messuinfossa, joka sijaitsee A-hallissa pääsisäänkäynnin yhteydesssä. Ilmoittautumisen yhteydessä saatte tarvittavan määrän esittelijäkortteja, jotka on pidettävä näkyvillä koko messujen rakennusajan.
9. ASIAKASLIPUT Sähköisiä asiakaslippuja voitte tilata ennakkoon lippupalvelusta esittelijähintaan 8€/kpl + alv 10%. Messujen ajan on myös mahdollista hankkia asiakaslippuja 10 lipun erissä lipunmyyntipisteestä 9€/ kpl + alv 10%. Messujen lipunmyyntipisteestä hankittavat asiakasliput maksetaan pankki- tai luottokortilla oston yhteydessä.
10. PAIKOITUSPALVELUT JA YÖPAIKOITUS Näytteilleasettajilla ei ole mahdollisuutta yöpaikoitukseen asuntovaunulla tai -autolla Areenan alueella. Jokaisen näytteilleasettajan on itse hankittava asuntovaunulleen tai -autolleen paikka muualta kuin Areenan alueelta. Näytteilleasettajille on varattu hotellimajoitusta hotellista xx, jossa on auton parkkeerausmahdollisuus. Asuntovaunuille ja -autoille suosittelemme Kalajärven upeaa karavaanarialuetta.
11. VAKUUTUS JA VARTIOINTI Näytteilleasettajan on itse hoidettava asianmukaisten vakuutusten hankkimisesta. Messujärjestäjä huolehtii alueen palosuojelusta ja järjestää yleisen vartioinnin vastaamatta kuitenkaan tavaroiden, rakenteiden tms. vioittumisesta tai katoamisesta.
12. VAHINGOT Näytteilleasettaja on vastuussa kaikista osastonsa rakenteiden, laitteiden, näyttelyesineiden tai toimintansa ja alihankkijoidensa aiheuttamista henkilö- ja esinevahingoista, joita messuyleisölle, toisille näytteilleasettajille, järjestäjälle ja messualueelle saattaa aiheutua.
13. HAVAINTOESITYKSET Näytteilleasettaja vastaa järjestäjän tiloissa esittämiensä elokuvien, video- ohjelmien, muiden kuvaohjelmien ja tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämiensä musiikki- ja muiden teosten osalta. Esitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja.
14. SIIVOUS Jokaisen näytteilleasettajan on huolehdittava oman osastonsa puhtaanapidosta. Messujärjestäjä huolehtii käytävien ja yleisten kulkuväylien siivoamisesta. Messuosasto on luovutettava siivottuna tapahtuman päätyttyä. Mikäli osastolle jää muuta kuin messurakentajan rakenteita, somisteita yms. tavaraa, ne poistetaan näytteilleasettajan kustannuksella. Messujärjestäjän hankkima siivouspalvelu ottaa korvausta vastaan siivoustoimeksiantoja.
15. SÄHKÖ Osastolle voi tilata 10/16 A valovirtasyötön, joka maksaa 88 euroa/kpl kulutuksineen. Voimavirrasta ja ylimääräisistä valovirtapistorasioista veloitetaan erikseen. Jos sähkö tilataan myöhemmin kuin 2 viikkoa ennen messujen alkua, hintaan lisätään 50 %. Näyttelyosastojen omat sisäiset sähköasennukset kuuluvat näytteilleasettajalle. Näytteilleasettaja vastaa osastolleen tuomista sähkölaitteista sekä asennuksista. Sähkölaitteistoon liitettävien sähkölaitteiden tulee olla standardin mukaisia.
16. INTERNET, PUHELIN, VESI, VIEMÄRI Internet-liittymän, puhelinliittymän, veden ja viemärin voi tilata messujärjestäjältä ilmoittautumislomakkeella. Internet-, puhelin-, vesi-, viemäritöistä ja kulutuksesta aiheutuvat kustannukset tulevat näytteilleasettajan maksettavaksi. HUOM! Seinäjoki Areenassa on langaton verkko! Tunnukset ja salasanat saatte messuille tullessa.
17. YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ Mainonta, mainostaulujen, -banderollien ja mainoslehtisten kiinnittäminen, levittäminen ja jakelu on kielletty näyttelyalueella ja sen välittömässä läheisyydessä. Näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä sopimusehtoja sekä messujärjestäjän antamia lisäohjeita. Näytteilleasettaja on vastuussa messualueella mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista. Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Seinäjoen kaupunkia. Ylivoimaisen esteen sattuessa messujärjestäjä pidättää oikeuden tapahtuman siirtämiseen tai peruuttamiseen ilman korvausvelvollisuutta. Poikkeuksena koronavirustilanne, mikäli viranomaisten toimesta tapahtuma tulee perutuksi, palautamme osastomaksun takaisin, pl. 10% varausmaksun. Reklamaatiot on tehtävä kirjallisina messujärjestäjälle 29.5.2024 mennessä. Myöhemmin tehtyjä valituksia ei käsitellä.
18. YLEINEN TIETOSUOJA-ASETUS (GDPR) Osaston varauksen yhteydessä annat luvan henkilötietojesi käsittelyyn. Keräämämme henkilötiedot ovat puhelinnumerot ja osoitteet. Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa. Tietoja säilytämme niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty. Meillä on käytössämme asianmukaiset turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja väärinkäytön, luvattoman käytön, katoamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Sinulla on oikeus tutustua KOVAT Company Oy:n hallussa oleviin henkilötietoihisi, pyytää tietojesi korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen poistamista.