Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimustoiminnan tavoitteena on var- mistaa vahva ja horisontaalinen tietopohja yhteiskunnallisen päätöksenteon tueksi.

Valtioneuvosto vahvistaa vuosittain päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimussuunnitel- man, joka ohjaa selvitys- ja tutkimustoimintaa hallituksen valitsemille painopistealueille.

Suunnitelman valmistelusta vastaa valtioneuvoston kanslian johdolla valtioneuvoston tutki- mus-, ennakointi- ja arviointitoimintaa koordinoiva työryhmä (TEA-työryhmä), jossa jäsen jokaisesta ministeriöstä.

Selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoon on käytettävissä noin 10 miljoonaa eu- roa. Osa määrärahoista varataan kohdennettavaksi myöhemmin päätettäviin, päätöksen- teon tueksi tarvittaviin pikaisiin selvitys- ja tutkimustarpeisiin. Määrärahoja käytetään muun muassa hallinnonalojen yhteisiin päätöksentekoa tukeviin selvityksiin, ennakointeihin, toi- mintavaihtoehtojen vertailuihin ja tilannekuva-arviointeihin. Selvitys- ja tutkimustoiminnan hankkeet ovat kestoltaan puolesta vuodesta kolmeen vuotta. Hankkeilta edellytetään avoi- muutta sekä tulosten mahdollisimman laajaa hyödynnettävyyttä.

2. Selvitys- ja tutkimushankintojen yleiset ehdot ‌

Selvitykset ja tutkimukset hankitaan avoimella haulla. Kyseessä on tutkimus- ja kehittämis- palveluja koskeva palveluhankinta, joka ei kuulu hankintalain soveltamisalaan. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 9 §:n mu- kaan hankintalakia ei sovelleta hankintalain liitteessä A tarkoitettuja tutkimus- ja kehittä- mispalveluja koskeviin hankintoihin, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan han- kintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan (1 momentti 13 kohta).

Haut on tarkoitettu erilaisille organisaatioille, kuten korkeakouluille, tutkimuslaitoksille, yri- tyksille ja järjestöille, tai näiden muodostamille konsortioille. Myös kansainväliset organi- saatiot voivat osallistua hakuun. Määräraha myönnetään vain taustaorganisaatiolle, ei yk- sittäiselle henkilölle

Haku on jaettu eri hallinnonalojen yhdessä valitsemiin teemoihin, jotka määritellään tieto- tarvekuvauksella. Ministeriöiden asiantuntijat arvioivat hakemukset ja esittävät valittavat hankkeet valtioneuvoston kanslialle. Valintakriteereitä ovat relevanssi ja hyödynnettävyys, hankkeen laatu, hankkeen toteuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys sekä viestintä ja tiedonhallinta (ks. Kohta I/4).

Valtioneuvoston kanslia päättää arviointiryhmän tekemän esityksen perusteella selvitysten ja tutkimusten hankinnasta, laatii sopimukset hanketoimijoiden kanssa, huolehtii maksu- suorituksista ja seuraa hankkeiden toteutusta yhdessä hankkeille nimettyjen xxxxxxxxx- xxxx kanssa.

Valtioneuvoston päätöksentekoa koskevan selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnoissa so- velletaan kokonaiskustannusmallia. Määräraha on täysimääräistä, eikä omarahoitus- osuutta vaadita. Oman rahoituksen käyttö hankkeen toteutuksessa ei ole kiellettyä, mutta sitä ei huomioida arvioinnissa. Talousseurannasta ja laskujen maksatuksista huolehtii val- tioneuvoston kanslia. Hankkeiden toteutuksen seurannasta vastaa hankkeen ohjaus- ryhmä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii vastuuministeriön edustaja ja hän huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tuloksista sekä väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa että TEA-työryhmää.

Selvitys- ja tutkimustoiminnan määrärahasta rahoitettavien hankkeiden edellytetään nou- dattavan hyvän tieteellisen käytännön periaatteita (HTK) ja kansallista ohjeistusta ihmi- seen kohdistuvan tutkimuksen eettisistä periaatteista ja ihmistieteiden eettisestä ennakko- arvioinnista. (Ks. Kohta I/13).

3. Hakemusasiakirjat ‌

Kaikki VN TEAS -haut tapahtuvat valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköi- sessä haku- ja asiointijärjestelmässä osoitteessa xxxxxx-xxxxxxxx.xx.

VN TEAS -toiminnan sähköisen asiointijärjestelmän käyttökieli on suomi; hakemuslomake voidaan täyttää myös ruotsinkielisenä. Hakemuksen liitteeksi tallennettavat hankesuunni- telma ja ansioluettelot voivat olla suomen-, ruotsin- tai englanninkielisiä.

Hakuun osallistumalla hakija hyväksyy selosteen Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoi- minnan henkilörekisterin käsittelytoimista (EU:n ylinen tietosuoja-asetus 2016/679). Hake- musasiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999).

Hankehakemus liitteineen on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja muilta osin, paitsi liitteeksi tuleva yksityiskohtainen hankesuunnitelma on lähtökohtaisesti salainen, ellei hakija toisin ilmoita tai viranomainen toisin päätä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, 6. luku § 24 Salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat, kohta 21).

Xxxxxx hakija katsoo, että edellä mainitun lisäksi hakemuksessa liitteineen on jotain salassa pidettävää, tulee hänen merkitä salassa pidettävät tiedot erilliselle liitteelle, johon on kirjattu salassapidon peruste. Lopullisen päätöksen tiedon salassapidosta tekee valtio- neuvoston kanslia.

Hankehakemuksessa hakijan tulee esittää hankkeen resurssitarve ja määrärahan käyttösuunnitelma. Tähän sisältyy kustannusarvio, hankkeen vaatima työpanos kaikkien hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osalta ja hankkeen rahoitussuunnitelma. Kustan- nusarvio ei voi ylittää haussa ilmoitettua määrärahan ylärajaa. Jäljempänä määriteltyinä hyväksyttävinä kuluina hyväksytään ainoastaan kulut, jotka sisältyvät hakemukseen ja määrärahan käyttösuunnitelmaan.

Hakemuksen tarkemmat täyttöohjeet löytyvät sähköisestä haku- ja asiointijärjestelmästä.

Jos hanke tulee valituksi, hankkeen toteutuksesta ja vastuista sovitaan tarkemmin valtio- neuvoston kanslian ja hankkeen toteuttajan välisessä allekirjoitetussa sopimuksessa. So- pimuksen allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus.

Hankehakemukset toimitetaan valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisen haku- ja asiointijärjestelmän kautta. Hakemukseen tulee järjestelmässä liittää seuraavat liitteet omina liitetiedostoinaan:

1) Hankesuunnitelma: Hakemuksen tulee sisältää toteutettavan selvityksen tai tutkimuksen alustava, vapaamuotoinen hankesuunnitelma, jota voidaan täsmentää hankkeen alkuvaiheessa yhteistyössä ohjausryhmän kanssa. Suunnitelman tulee olla maksimissaan 10 sivun mittainen. Hankesuunnitelman tarkempi rakenne on esitelty haku- ja asiointijärjestelmässä.

2) Ansioluettelot: Hakemukseen tulee liittää kaikkien niiden henkilöiden ansioluettelot, joilla on keskeinen rooli hankkeen toteutuksessa ja näiden henkilöiden työpanos tulee olla myös kirjattuna hakemuksen asiantuntijat - välilehdelle. Ansioluettelo on tiivis esitys tieteellisistä ja hankesuunnitelman toteuttamisen kannalta olennaisista ansioista. Apuna voi käyttää esimerkiksi tutkimuseettisen neuvottelukunnan ansioluettelomallia (xxxx.xx/xx/xxxxxxxx- ansioluettelomalli). Ansioluettelon enimmäispituus on 2 sivua. Huomaa, että ansioluettelo on julkinen asiakirja.

Konsortiohakemus täytetään samoin kuin yksittäisen hakijatahon hakemus. Konsor- tiokumppanit alihankkijoineen eritellään ja kirjataan hakemuksen kohtaan muut hankkeen toteuttajatahot. Konsortion kustannusarvio laaditaan hakemuksen budjetti-välilehdellä or- ganisaatiokohtaisesti. Konsortion yhteinen hakemus sisältää yhteisen hankesuunnitelman lisäksi kaikkien konsortioon osallistuvien tutkimusryhmien keskeisesti hankkeessa työpa- noksella mukana olevien henkilöiden ansioluettelot. Sopimus solmitaan hankkeen pääto- teuttajan kanssa ja tämä myös vastaa tiedonkulusta valtioneuvoston kanslian ja toteuttaja- tiimin kanssa. Konsortion toiminnasta lisää kohdassa I/6.

Mikäli hakija käyttää alihankintaa, hakemuksen täyttäminen tehdään samalla tavoin kuin konsortiohakemuksissa.

4. Hakemusten arviointi ‌

Vastuuministeriöiden asiantuntijat vastaavat hankkeiden arvioinnista ja hakemusten vertai- lusta yhteistyössä muiden toimintaan osallistuvien ministeriöiden asiantuntijoiden kanssa. Arviointikriteereitä on 4 ja ne ovat painotettu seuraavasti:

Arviointikriteerit

1. Relevanssi ja hyödynnettävyys (25 %)

Mikäli hakemus saa tämän kohdan arvioinnissa nolla pistettä, ei hakemusta arvioida enää muiden arviointikriteerien osalta

Hakemusta, joka saa tämän kohdan arvioinnissa alle 2.0 pistettä, ei hanketta voida valita toteutettavaksi.

• Vastaa tietotarvekuvauksessa esitettyihin tavoitteisiin ja tutkimuskysymyksiin

• On oikea-aikaisesti hyödynnettävissä suhteessa esitettyihin tietotarpeisiin

• Tuottaa lisäarvoa ja tiedollista hyötyä päätöksenteon ja sen valmistelun kannalta

2. Hankkeen laatu (35 %)

• Hankesuunnitelman selkeys ja toteuttamiskelpoisuus

• Tutkimusmenetelmien ja lähestymistavan soveltuvuus tietotarpeeseen

3. Hankkeen toteuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys (30 %)

• Toteuttajien tutkimukselliset ja tieteelliset ansiot sekä asiantuntemus ja perehtyneisyys aihepiiriin (osoitettavissa CV:ssä koulutuksella, työkokemuksella ja aiemmilla vastaavilla tutkimushankkeilla sekä muulla toiminnalla)

• Käytettävissä olevien henkilöresurssien riittävyys ja soveltuvuus hankkeen erityisaloilla

4. Viestintä ja tiedonhallinta (10 %)

• Tunnistaa ja tarjoaa ratkaisuja oikea-aikaiseen ja tehokkaaseen viestintään ja vuorovaikutukseen

• Viestintä- ja hyödyntämissuunnitelma on realistinen tavoitteiden ja voimavarojen osalta

• Suunnitelma ei toista tutkimuksen tavoitteita, vaan kertoo tutkimusviestinnän ja - vuorovaikutuksen tavoitteista

• Tunnistaa tiedon tarvitsijatahot ja keinot heidän tavoittamisekseen

• Tiedonhallinta noudattaa avoimen tieteen ja tutkimuksen periaatteita

Haussa ollut tietotarvekuvaus toimii arvioinnin vertailuperustana. Arvioinnissa käytetään sekä numeerista että sanallista arviointia. Sanallinen hakemuksia vertaileva arviointi tukee numeerista arviointia. Numeerinen asteikko on jokaisen arviointikriteerin osalta 0–4 (myös puolikkaat pisteet ovat käytössä välillä 1,5–3,5).

• 0 = ei vastaa lainkaan tietotarvekuvauksen määrityksiä

• 1 = vastaa heikosti tietotarvekuvauksen määrityksiä

• 2 = vastaa kohtalaisesti tietotarvekuvauksen määrityksiä

• 3 = vastaa hyvin tietotarvekuvauksen määrityksiä

• 4 = vastaa erinomaisesti tietotarvekuvauksen määrityksiä

Tilanteessa, jossa kaksi hakemusta saa samanarvoiset painotetut yhteispisteet (Rele- vanssi ja hyödynnettävyys*25% + Hankkeen laatu*35% + Hankkeen toteuttajien asiantun- tijuus ja resurssien riittävyys*30 % + Viestintä ja tiedonhallinta * 10 %), toteutettavaksi vali- taan se hanke, jonka arviointikriteerien 1. ja 2. yhteispisteet ovat korkeammat. Arvioinnissa noudatetaan avoimuutta, syrjimättömyyttä ja tasapuolista kohtelua. Arvioinnin sisältöä kos- keviin kysymyksiin vastaavat vastuuministeriöt.

Hakijan esteellisyys

Hakuun ei voi osallistua henkilö, jonka voidaan katsoa olleen mukana valmistelemassa tie- totarvetta tai jolla on muuten sellaista luottamuksellista tietoa, joka asettaisi hänet hakijana muita hakijoita edullisempaan asemaan.

Esteellisyys ei tarkoita sitä, että puolueettomuus todellisuudessa vaarantuisi, vaan pelkkä kuvitteellinen mahdollisuus puolueettomuuden vaarantumiseen riittää.

5. Esitys hankinnasta, päätös hankinnasta ja sopimus ‌

Arvioinnin valmistuttua valtioneuvoston kanslia tekee päätöksen selvitys- ja tutkimustoi- minnan hankinnasta sähköisen järjestelmän kautta.

Päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnasta voi olla myös ehdollinen. Ministeriöillä on oikeus neuvotella hakijoiden kanssa hankesuunnitelmien tarkistamisesta, ehdotettujen hankkeiden liittämisestä yhteen suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja muista mahdollisista muutostarpeista hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen tekoa. Vastuuministeriö voi

tällöin hankintapäätöksen jälkeen neuvotella hakijoiden kanssa muutostarpeista. Mikäli ha- kijat eivät vastaa esitettyihin muutostarpeisiin, ehdollinen päätös hankinnasta raukeaa. Eh- dollisen päätöksen saaneen hanketoimijan hakemus avataan järjestelmässä uudelleen muokattavaksi. Hanketoimija tekee muutokset hakemukseensa ja liittää päivitetyn hanke- suunnitelman liitteeksi. Tämän jälkeen hakemus lähetetään järjestelmästä.

Mikäli kahta hanketta esitetään yhdistettäväksi, tulee esityksessä hankinnasta selkeästi il- maista, mitä hankkeita yhdistäminen koskee. Tällöin yhdistettäviksi valituista hankkeista ns. hankkeen päätoteuttajaksi tulevan tahon hakemuslomaketta muokataan sähköisessä järjestelmässä vastaamaan ehdollisessa päätöksessä esitettyihin täydennyksiin sekä toi- mitetaan liitteeksi uusi täydennetty hankesuunnitelma.

Päätöksen hankinnasta sekä sopimukset hankkeen toteuttajien kanssa tekee valtioneu- voston kanslia.

Hankintapäätöksen jälkeen valitulle toteuttajalle on järjestelmässä nähtävillä hankkeen so- pimusluonnos. Lähtökohtaisesti sopimuksen tekemisessä noudatetaan 14 päivän odotus- aikaa, joka lasketaan siitä, kun hakijoiden on katsottu saaneen tiedoksi päätös hankin- nasta.

Hanketoimija voi ladata sopimusluonnoksen ja tehdä organisaatiossa siihen mahdolliset muutosesitykset muokkausmerkinnöin. Tämän jälkeen hanketoimija tallentaa muokatun sopimuspohjan takaisin järjestelmään. Valtioneuvoston kanslia käy läpi mahdolliset muu- tosehdotukset. Jos valtioneuvoston kanslialla on niistä jotain kommentoitavaa, on valtio- neuvoston kanslia hanketoimijaan yhteydessä. Mikäli sopimuspohjaan ei tarvita muutoksia hanketoimijan tulee merkitä rasti kohtaan ”Mikäli sopimuspohja on mielestäsi riittävä, voit hyväksyä sen laittamalla ruksin tähän”. Kun sopimuspohja on kaikkien osalta kunnossa, tekee valtioneuvoston kanslia sopimuksesta pdf-tiedoston, jossa ovat kaikki sopimuksen liitteet mukana. Tämä tiedosto lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi sopimuspohjaan kirjatuille henkilöille. Mikäli osapuolet eivät pääse yhteisymmärrykseen sopimuksesta ja al- lekirjoita sopimusta, raukeaa päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnasta.

Sähköinen allekirjoittaminen tapahtuu xxx.xxxxxxxxx.xxx -sovelluksen kautta. Allekirjoit- taja saa sähköpostiinsa toimeksiantoa koskevan viestin, jossa on linkki allekirjoitettavaan sopimukseen. Tunnistautuminen allekirjoituksiin tapahtuu pankkitunnuksin tai mobiilivar- menteen avulla.

Hanke voi käynnistyä ja sille voidaan kirjata kustannuksia vasta molempien osapuolten al- lekirjoitettua sopimuksen. Valtioneuvoston kanslia ei hyväksy ennen sopimuksen allekirjoit- tamista hankkeelle mahdollisesti kertyviä kustannuksia.

6. Konsortiot ‌

Konsortiosta vastaava taho (päätoteuttaja) vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunni- telman mukaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvi- tystyönsä sisällöllisestä oikeellisuudesta.

Konsortiohankkeissa konsortio-osapuolten tulee tehdä konsortiosopimus, jossa jokainen konsortion jäsen sitoutuu myös noudattamaan näitä yleisiä ehtoja. Konsortiosopimus on toimitettava valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi, mikäli konsortiosopimusta ei pyydettäessä toimiteta.

Konsortion muodostavat jäsenet vastaavat yhteisvastuullisesti sopimusvelvoitteiden täyttä- misestä esimerkiksi siten, että mikäli yksi tai useampi konsortioon kuuluva jäsen rikkoo so- pimusta, on valtioneuvoston kanslialla oikeus vaatia sopimuksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrikkomuksesta johtuvaa vahingonkorvausta tai sopimussakkoa miltä tahansa konsortioon kuuluvalta jäseneltä ja kyseinen jäsen on tällöin velvollinen vas- taamaan sopimusvelvoitteista niin omalta kuin muiden konsortioon kuuluvien jäsenten osalta. Sopimusrikkomusten seurauksia laskettaessa konsortio katsotaan yhdeksi oikeus- henkilöksi siten, että esimerkiksi sopimuksenmukainen viivästyssakko peritään vain ker- taalleen. Mikäli yhtä konsortioon kuuluvaa jäsentä koskee sopimuksen mukainen irtisano- misperuste, valtioneuvoston kanslialla on oikeus irtisanoa sopimus koko konsortion osalta. Reklamaatiot toimitetaan hankkeen päätoteuttajalle. Konsortiohankkeissa hankkeen pää- toteuttaja vastaa hankkeen rahaliikenteestä ja taloushallinnosta konsortiosopimuk- sessa sovitulla tavalla. Hankkeen päätoteuttaja lähettää valtioneuvoston kanslialle las- kun, jonka liitteenä on erittely siitä, mitkä kulut sisältyvät laskutettavaan summaan konsor- tion toimijoiden osalta. Hankkeen päätoteuttajan on huolehdittava yhdessä hankkeen vas- tuullisen johtajan kanssa, että kukin konsortion organisaatio toteuttaa osaltaan hankesuun- nitelmaa sovitun mukaisesti ja saa sovitun korvauksen.

Konsortiohankkeissa tulee huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvoston kanslialta laskuteta.

7. Alihankinta ‌

Hakijalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita (ostopalvelut). Xxxxxx (hankkeen päätoteuttaja) on sopimussuhteessa valtioneuvoston kanslian kanssa. Alihan- kintaa käyttäessään hakija vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukai- sia velvoitteita ja noudattaa näitä yleisiä ehtoja.

Käytettävät alihankkijat ja alihankkijoiden työosuudet tulee eritellä hakemuksessa henki- löittäin. Liitteenä tulee toimittaa niiden henkilöiden ansioluettelot, joilla on keskeinen rooli hankkeen toteutuksessa. Alihankkijoiden kulut kirjataan budjetti-välilehdellä kohdan orga- nisaatioiden kulut kohtaan ostopalvelut. Mikäli alihankintatahoja ei ole eritelty hakemuk- sessa henkilöittäin työosuudet huomioiden, ei työpanosta voida ottaa hakemuksen arvioin- nissa huomioon.

Toimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa hakemuksessa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman tilaajan suostumusta.

Jos hakemuksessa nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuva alihankkija ei kuitenkaan voi toimittajasta riippumattomista ja pakottavista syistä osallistua hankintasopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen, toimittajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka tilaaja hyväksyy. Tilaaja voi olla hyväksymättä toimittajan esittämän korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä.

8. Tutkimuksen vastuullisen johtajan asema ja velvollisuudet ‌

Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen toteutuksesta, hakemustietojen oikeelli- suudesta, mahdollisesti myönnettävän määrärahan käyttämisestä sovittuun tarkoitukseen sekä asiaan liittyvien ohjeiden ja määräysten noudattamisesta. Hankkeen vastuullinen joh- taja sitoutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden tilaajalle palvelua kulloinkin tuottavien toi- mittajien kanssa siihen, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä.

Vastuullinen johtaja huolehtii, että kustannusten jakamisesta konsortion muiden osapuol- ten kesken sovitaan sekä vastaa siitä, että hankkeen raportointi on järjestetty ohjausryh- män ja valtioneuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seu- rataan ja ne laskutetaan asianmukaisesti.

Vastuullinen johtaja toimii ensisijaisesti hankkeen ja tilaajan välisenä yhteyshenkilönä. Hankkeen vastuullinen johtaja:

• huolehtii, että päätös hankinnasta toimitetaan viipymättä hankkeen eri toteuttajatahoille ja huolehtii, että mahdolliset eri toteuttajatahojen keskinäiset sopimukset hankkeesta kanssa on tehty ja allekirjoitettu

• vastaa siitä, että hankkeen vuorovaikutus ja viestintä on järjestetty ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seurataan ja ne laskutetaan asianmukaisesti

• huolehtii, että määrärahan jaosta muiden osapuolten kesken sovitaan ja että hankkeen rahaliikenteestä vastaava taho kokoaa laskut ja kirjanpitoraportit, sekä välittää muille osapuolille niille kuuluvan osuuden määrärahasta

• huolehtii siitä, että ohjausryhmän pyytämät materiaalit ovat ohjausryhmän puheenjohtajan ja sihteerin käytössä hyvissä ajoin ennen ohjausryhmän kokousta. Mahdolliset hankkeen aikataulun, hankesuunnitelman, viestintäsuunnitelman, tiedonhallintasuunnitelman ja määrärahan käyttösuunnitelman tarkistukset tehdään ohjausryhmässä hankkeen vastuullisen johtajan esittelystä

• vastaa siitä, että hankkeen tiedonhallinta hoidetaan ja että hankkeesta viestitään hankkeen viestintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti

• sopii ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa asiakirjojen tallennuksesta sähköisessä järjestelmässä

9. Ohjausryhmä ‌

Valtioneuvoston kanslia osoittaa jokaiselle valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan hankkeelle tai hankekokonaisuudelle ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtajana toi- mii vastuuministeriön edustaja. Ohjausryhmän puheenjohtajan (vastuuministeriön virka- mies) nimi kirjataan hankkeesta tehtävään sopimukseen. Valtioneuvoston kanslia voi vaih- taa ohjausryhmän puheenjohtajan ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle.

Ohjausryhmien puheenjohtajat tiedottavat selvitys- ja tutkimussuunnitelman toteutumisen seurannasta vastaaville ministeriöidensä TEA-työryhmän jäsenille säännöllisesti hankkeen edistymisestä sekä toimittavat heidän käyttöön kaiken hankkeen seurannan kannalta oleellisen materiaalin.

Ohjausryhmän tehtävät

Ohjausryhmä seuraa hankkeen edistymistä ja edesauttaa hankkeen tulosten hyödyntä- mistä sekä tekee esitykset hankkeen etenemisen mukaisesta kulujen maksatuksesta val- tioneuvoston kanslialle.

Ohjausryhmällä ei ole tekijänoikeutta tutkimuksen tuloksiin. Ohjausryhmän jäsenet eivät saa välittää hankkeesta keskeneräisiä tuloksia kolmansille osapuolille ilman hanketoimijoi- den suostumusta.

Vastuuministeriöt huolehtivat yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa hankkeessa syntyvän tiedon hyödyntämisen edistämisestä. Loppuraportit julkaistaan Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarjassa. Valtioneuvoston kanslian päätös loppuraportin julkai- semisesta edellyttää ohjausryhmän puoltoa.

Ohjausryhmä kokoontuu tarpeen mukaan, tarvittaessa osa kokouksista voidaan hoitaa pu- helinkokouksina tai sähköpostilla. Kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa ja ne tulee tallen- taa sähköiseen asiointijärjestelmään hankkeen kokousmateriaalit-välilehdelle. Pöytäkirjat, joissa puolletaan kulloinkin laskutettavan määrärahaerän maksatusta, tulee liittää laskujen liitteeksi. Näin varmistetaan, että hanke on edennyt sovitun mukaisesti ja laskut voidaan maksaa.

Ohjausryhmän puheenjohtaja huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tuloksista ja väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa (xxxxxx@xxx.xx) että TEA -työryhmää (oman ministeriönsä TEA -työryhmän jä- sentä), joka vastaa valtioneuvoston selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanosta ja horisontaalisesta ohjauksesta.

Mikäli ohjausryhmä havaitsee tuotettavassa palvelussa virheen tai ongelman hankkeen etenemisessä, tulee sen välittömästi raportoida valtioneuvoston kanslialle. Valtioneuvoston kanslia reklamoi tällöin toimittajalle ja eteneminen tapahtuu näiden ohjeiden kohdan II/1 mukaisesti.

10. Määrärahan laskutus ja maksaminen ‌

Määräraha maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan laskua vastaan hankkeen oh- jausryhmässä erikseen sovitun suunnitelman mukaisesti. Maksatuserien lukumäärän tulee perustua hankkeen sisällöllisien tavoitteiden toteutumiseen. Valtioneuvoston kanslia vas- taanottaa laskut vain verkkolaskuina.

Laskussa tulee olla selkeästi merkitty, että se liittyy valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoi- mintaan (VN TEAS). Lisäksi laskun viitekenttään tulee ehdottomasti merkitä valtio- neuvoston kanslian hankkeelle antama hankekohtainen sopimusnumero (löytyy asi- ointijärjestelmästä hankkeen kustannusseuranta-välilehdeltä).

Valtioneuvoston kanslian verkkolaskuosoite:

Verkkolaskuosoite / OVT-tunnus: 003702459755 Y-tunnus: 0245975-5

Välittäjätunnus (Opus Capita Solutions Oy): X000000

Ennen verkkolaskun lähettämistä hanketoimijan tulee:

• Täyttää kustannusseuranta sähköisessä asiointijärjestelmässä

• Tallentaa laskun liitteet järjestelmään

Laskun liitteinä tulee olla:

• Taloushallinnosta vastaavan henkilön allekirjoittama, tositevienteihin perustuva kirjanpidon kustannusraportti, josta selviää yksiselitteisesti laskutettavat kustannukset

• Hankkeen ohjausryhmän pöytäkirja, jossa todetaan hankkeen sisällöllinen eteneminen sovitun mukaisesti ja puolletaan laskun maksua

Lasku käsitellään vasta, kun sen liitteet on tallennettu järjestelmään ja ohjausryhmän pu- heenjohtaja on puoltanut laskun maksua. Hankkeiden on päätyttävä siten, että loppulasku- tus voidaan hoitaa viimeistään ennen kuin tilit sulkeutuvat siirtomäärärahakautta (3v.) seu- raavan vuoden tammikuussa.

Hankkeen viimeinen maksuerä, jonka tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaissum- masta, suoritetaan vasta, kun ohjausryhmä on hyväksynyt hankkeen loppuraportin, loppu- raportti on toimitettu valtioneuvoston kansliaan ja loppuraportin julkaisupäivästä on valtio- neuvoston kanslian kanssa sovittu. Maksuehto on 21 pv netto.

Konsortiohankkeissa hankkeen päätoteuttaja vastaa hankkeen rahaliikenteestä ja ta- loushallinnosta konsortiosopimuksessa sovitulla tavalla. Hankkeen päätoteuttaja lä- hettää valtioneuvoston kanslialle yhteisen laskun, jonka erittely on tullut täyttää sähköi- sessä järjestelmässä kaikkien konsortion osapuolten osalta. Hankkeen vastuullinen johtaja huolehtii, että kukin konsortion organisaatio toteuttaa osaltaan hankesuunnitelmaa sovitun mukaisesti ja saa sovitun korvauksen.

Valtion budjettitalouden piiriin kuuluville toimijoille kyse on yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusten korvaamisesta. Toimijat kirjaavat saadut suoritukset käyttäen liikekirjanpidon tiliä yhteisrahoitteisen toiminnan tuotoista.

Sopimusosapuoli on velvollinen korvauksetta esittämään kaikki tarvittavat tili- ja muut asia- kirjat määrärahan käytön selvittämiseksi. Sopimusosapuolen tulee pyydettäessä antaa vastuuministeriölle ja valtioneuvoston kanslialle kaikki hanketta ja sen hyödyntämistä kos- kevat tiedot.

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti hank- keen toteutumiseen, hankkeen kustannuksiin tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muu- toksista. Muutoksiin on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Hakemuksessa nimettyjä asiantuntijoita ei voi vaihtaa ilman asiakkaan suostumusta. Mikäli nimetty asiantuntija ei ole toimittajasta riippumattomista syistä käytettävissä toimeksiannon suorittamiseen sopi- muksen mukaisesti, toimittaja on velvollinen osoittamaan hänen tilalleen toisen asiantunti-

jan, jolla on vastaava pätevyys ja ammattitaito. Jos toimittaja ei kykene osoittamaan asiak- kaan käyttöön tämän hyväksymää asiantuntijaa, asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi toimittamatta olevan työn osalta.

11. Hyväksyttävät kustannukset ‌

Vain sellaiset kustannukset voidaan katsoa hyväksyttäviksi, jotka ovat sisältyneet toteutta- jan hankehakemukseen. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat selvityksen tai tutkimuksen kan- nalta välttämättömät ja kohtuulliset kustannukset, jotka voidaan kirjanpidon perusteella kohdistaa hankkeelle. Kustannusten tulee syntyä selvityksen tai tutkimuksen määräaikana, jotta ne voidaan hyväksyä. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus olla hyväksyttämättä sel- laisia kustannuksia, joiden ei selkeästi voida osoittaa kuuluvan hankkeeseen.

Palkkauskustannukset

Henkilöstökustannuksia, eli selvitys- ja tutkimustyön välittömiä palkkoja ovat hankkeessa työskentelevän henkilöstön ennakonpidätyksenalaiset palkat. Hankkeen välittömänä palk- kakustannuksena hyväksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön ennakonpidätyksen alaisesta palkasta. Palkkaa ei saa maksaa apurahana. Kohtuullisina palkkakustannuksina pidetään vastaavasta tutkimustyöstä suorituspaikassa maksettavaa palkkaa.

Henkilösivukustannukset

Näitä ovat välilliset työvoimakustannukset, kuten loma- ja sairausajan palkka, sekä loma- raha. Hakija merkitsee hakemukseen henkilösivukustannukset organisaatiossa käytössä olevan periaatteen mukaan.

Yleiskustannukset

Yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka kohdistetaan projektille välillisesti. Tällaisia ovat mm. kone- ja laitekustannukset, hallinnon ja tukipalveluiden kustannukset yms. Yleis- kustannuksiksi hyväksytään vain hankkeesta aiheutuva ja määrärahan saajan kirjanpi- dosta hankkeelle osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esim. puhelin-, posti-, sih- teeri-, toimisto- yms. ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät) sekä osuus toimitilakustannuk- sista (vuokra-, energia-, yms. menot). Valtioneuvoston kanslia hyväksyy määrärahan saa- jan esittämän yleiskustannuskertoimen, mikäli kerroin on laskettu kirjanpitotietojen pohjalta

tavalla, joka täyttää laskentatoimen luotettavuuden vaatimukset. Yleiskustannusten las- kentaperuste on toimitettava valtioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Mikäli määrärahan saajalla ei ole kustannusten seurantajärjestelmää, jonka avulla projek- tin kokonaiskustannukset pystytään selvittämään, määräraha myönnetään projektin lisä- kustannusten mukaan (= marginaalikustannukset). Lisäkustannuksilla tarkoitetaan projek- tista aiheutuvia välittömiä lisäkustannuksia. Yleiskustannuksen laskentaperuste on toimi- tettava valtioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Matkakulut

Matkakulut lasketaan valtion matkustussäännön mukaisesti. Ulkomaanmatkoihin ja mah- dollisten kansainvälisten yhteistyökumppaneiden matkustamisesta Suomeen on hankittava etukäteen ohjausryhmän puolto. Ulkomaanmatkojen tarve olisi hyvä tuoda esille jo hanke- suunnitelmassa.

Ostopalvelut

Ostopalveluja ovat hankkeen toteuttajan mahdollisesti ulkopuolelta ostamat tutkimus- ja suunnittelutyöt sekä selvitykset.

Tarvikkeet ja aineistot

Näihin luetaan tutkimus- ja selvitystyön edellyttämät tarvikkeet, materiaalit, tietoaineistot ja laitteet. Tarvikkeisiin ei voi sisällyttää tavanomaisia atk-laitteistoja, puhelimia yms., joiden osuus on huomioitu jo yleiskuluissa. Laitteiden hankintaa tuetaan vain poikkeustapauk- sissa. Tutkimustyössä tarvittavien laitteiden ja tietokoneohjelmistojen vuokrat hyväksytään vain niiltä osin, kun laitteita tai ohjelmia käytetään tutkimustyössä.

Arvonlisäveron laskuttaminen

Arvonlisävero-ohjeet VN TEAS -toiminnassa on yksilöity hankkeiden päätoteuttajatahon mukaisesti:

Valtion virastot ja laitokset

Mikäli valtion virastot ja laitokset hakevat arvonlisäveroa, tulee arvonlisävero kirjata hallin- nonalan arvonlisäveromomentille.

Konsortiohankkeissa on tullut jo hakuvaiheessa huomioida mahdollisen konsortio-osapuo- len hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtio- neuvoston kanslialta laskuteta.

Valtiontalouden ulkopuolisten tai valtionapua nauttivat tutkimuslaitokset

Arvonlisäverot maksetaan tutkimus- ja selvitystoimintamomentilta. Laskun liitteenä ole- vasta erittelystä on selkeästi käytävä ilmi verokannoittain, mikä osuus laskutettavasta sum- masta on arvonlisäveroa. Arvonlisäveron osuus vähentää tutkimukseen käytettävää raha- summaa.

Yliopistot ja korkeakoulut

Määrärahaa myönnettäessä arvonlisäveroa ei lueta hyväksyttäviin kustannuksiin. Yliopisto tai ammattikorkeakoulu kirjaa arvonlisäveron omassa kirjanpidossaan kompensoitaviin ar- vonlisäveroihin.

Yksityiset organisaatiot ja liiketoimintayksiköt

Arvonlisävero maksetaan erilliseltä arvonlisäveromomentilta. Arvonlisäveron osuus ei ku- luta selvitys- ja tutkimusmomentilta maksettavaa määrärahaa.

Arvonlisävero konsortiohankkeissa

Konsortiohankkeissa valtioneuvoston kanslialta laskutettava arvonlisävero määräytyy hankkeen päätoteuttajan mukaisesti. Hankkeen päätoteuttajan tulee huolehtia konsortio- osapuolten arvonlisäverokäytännöistä ja niiden maksatuksista keskenään sopimallaan ta- valla. Konsortiohankkeissa on tullut jo hakemuksessa huomioida mahdollisen konsortio- osapuolen hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvoston kanslialta laskuteta.

Käytetyt henkilötyökuukaudet

Mikäli hankkeen toteuttajana toimii valtion budjettitalouden piiriin kuuluva virasto tai laitos, tulee heidän omalta osaltaan ilmoittaa hankkeeseen käytetyt henkilötyökuukaudet valtio- neuvoston kanslialle järjestelmän kustannusseurannan yhteydessä.

12. Tutkimustulosten julkistaminen ja niistä tiedottaminen ‌

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan tutkimuksen tulokset ovat lähtökohtaisesti julki- sia, ellei Valtioneuvoston kanslia toisin päätä. Hankkeen tutkimustulokset julkistetaan hankkeen päättyessä. Tutkimustulosten julkistamisessa hanketoimijoiden on huomioitava, että tulokset eivät sisällä henkilötietoja.

Hankkeen toteuttajan on viestittävä hankkeesta ja sen tuloksista hakemuksessa kuvatun viestintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti. Kaikista hankkeista raportoidaan valtio- neuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisessä julkaisusarjassa (ks. tieto-

xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx). Julkaisuissa käytetään aineistopankista saatavaa valtioneu- voston selvitys- ja tutkimustoiminnan taittopohjaa ja julkaisut taitetaan yhteisen graafisen ohjeen mukaisesti. Julkaisuista ei pääsääntöisesti tehdä painettua julkaisua. Hanketoimi- jan tulee kääntää julkaisun kuvailusivut sekä englanniksi, että ruotsiksi. Julkaisujen kään- tämisestä eri kielille ja taittamisesta aiheutuvat kustannukset maksaa hankkeen toteuttaja. Tämä tulee huomioida hankkeen kustannusarviota laadittaessa.

Jos julkistamisajankohta viivästyy, ohjausryhmän puheenjohtajan tulee olla välittömästi yh- teydessä valtioneuvoston kansliaan. Julkaisemiseen on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Julkaisun sisällöstä vastaavat tiedon tuottajat, eikä tekstisisältö välttämättä edusta valtioneuvoston näkemystä.

Julkaisu tulee julkaista ensin valtioneuvoston verkkosivuilla, sen jälkeen vasta muualla. Julkaisusta tulee laatia tiedote. Julkaisua koskevan tiedotteen laatiminen on hankkeen päätoteuttajan sekä hanketta ohjaavan vastuuministeriön vastuulla. Tiedote tulee laatia yh- teistyössä vastuuministeriön viestinnän kanssa.

Viimeistelty ohjausryhmän puoltama loppuraportti ja tiedote tulee lähettää viimeistään kaksi viikkoa ennen julkaisuajankohtaa sähköpostitse valtioneuvoston kansliaan: xxxxxx@xxx.xx.

Tiedotteessa tulee ilmetä seuraavat:

• lyhyt kuvaus tutkimuksen tavoitteista, sisällöstä ja tärkeimmistä tuloksista, sekä tieto siitä, kenen tekemä selvitys tai tutkimus on

• lisäksi seuraava teksti: xx:n (organisaation nimi) julkaisu on toteutettu osana valtioneuvoston vuoden 20xx selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa

• lisätietoja: titteli ja nimi, organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Tiedotteen mediajakelusta vastaa VN TEAS -tiimi valtioneuvoston kansliassa. Tiedote lä- hetetään medialle sovittuna ajankohtana ja se julkaistaan samanaikaisesti valtioneuvoston (xx.xx) ja valtioneuvoston kanslian (xxx.xx) verkkosivuilla sekä mahdollisuuksien mukaan myös hankkeen vastuuministeriön verkkosivuilla. Loppuraportin julkistamiseen liittyvistä muista mahdollisista viestinnällisistä toimenpiteistä ja vastuista (esimerkiksi julkistustilai- suuksien mediakutsujen lähettämisestä) tulee myös sopia VN TEAS -tiimin kanssa.

13. Laadunvarmentaminen ‌

HTK-ohje on suomalaisen tiedeyhteisön sisäinen eettinen ohje hyvän tieteellisen käytän- nön loukkauksia koskevien epäilyjen käsittelemiseksi yliopistoissa, ammattikorkeakou- luissa, tutkimuslaitoksissa ja muissa tutkimusta harjoittavissa organisaatioissa. Vastuu laa- dusta on toteuttajaryhmällä ja erityisesti sen vastuullisella johtajalla myös kaikkien konsor- tiokumppaneiden osalta.

VN TEAS -hankkeissa tuotetun tiedon tulee pohjautua tutkimukseen ja olla laadullisesti korkeatasoista, ei mielipiteisiin tai arvovalintoihin perustuvaa. Esitystavan ja kieliasun tulee myös olla selkeitä. Tutkimukselliset tulokset, päätelmät ja toimintaehdotukset tulee erotella toisistaan selkeästi. Valtioneuvoston kanslia hyväksyy hankkeiden loppuraportit ohjausryh- män esityksestä. Valtioneuvoston kanslia voi harkinnan mukaan myös lähettää hankkei- den raportit ulkopuoliseen tieteelliseen laadunarviointiin kuultuaan ohjausryhmää ja hanke- toimijoita.

Vastuu laadun arvioinnista on ohjausryhmällä, joka voi tehdä perustellun esityksen valtio- neuvoston kanslialle (tilaaja) hankkeen lopputulosten julkaisematta jättämisestä. VN TEAS

-hankesopimus sisältää mahdollisuuden jättää hankkeen viimeinen kustannuserä maksa- matta, mikäli hankkeen katsotaan rikkovan sopimusehtoja. Epäilyt HTK ohjeiden rikkomi- sesta tulee ilmoittaa valtioneuvoston kansliaan xxxxxx@xxx.xx ja mahdolliset rikkomukset käsitellään HTK-ohjeiden mukaisesti tai tutkimuseettistä neuvottelukuntaa kuullen.

Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin ohje on osa Tutkimuseettisen neuvottelukunnan valvomaa tiedeyhteisön itsesääntelyjärjestelmää. Ohjetta sovelletaan kaikkeen sellaiseen tieteelliseen tutkimukseen, joka kohdistuu ihmiseen tai jossa käytetään ihmistieteiden tutki- musmenetelmiä kuten haastatteluja, havainnointia, erilaisia koeasetelmia tai muuta tutki- musvuorovaikutusta. Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin ohjetta voidaan soveltaa myös lääke- ja terveystieteelliseen tutkimukseen silloin, kun tutkimus ei ole kajoavaa. Oh- jetta sovelletaan myös luonnontieteelliseen, tekniikan alan tai esimerkiksi taiteelliseen tut- kimukseen, jos tutkimuksen kohteena on ihminen. Eettisen ennakkoarvioinnin laiminlyöntiä voidaan tarkastella HTK-loukkauksena.

14. Immateriaalioikeudet ‌

Tutkimus- ja kehittämishankkeen lopputuloksien, dokumentaatioiden tai muiden hank- keessa syntyvien aineistojen immateriaalioikeudet kuuluvat tekijälle. Konsortiohankkeissa tutkimustulosten, dokumentaation ja muiden hankkeessa syntyvien aineistojen omistus- ja immateriaalioikeuksista tulee sopia konsortion jäsenten kesken tarkemmin solmittavassa konsortiosopimuksessa. Kaikki aineisto, joka hankkeessa luovutetaan toiselle osapuolelle ennen tai jälkeen sopimuksen tekemistä, jää aineiston luovuttajan omaisuudeksi.

Valtioneuvoston kanslialla ja muilla ministeriöillä on peruuttamaton käyttöoikeus hankkeen lopputuloksena syntyviin tutkimustuloksiin. Hankkeen lopputuloksina syntyvillä tutkimustu- loksilla tarkoitetaan hankkeesta tuotettua loppuraporttia. Käyttöoikeus sisältää oikeuden käyttää, kopioida, esittää, jakaa lähde nimeten sekä hyödyntää ja soveltaa hankkeen tu- loksia haluamallaan tavalla. Lisäksi valtioneuvoston kanslialla on oikeus julkaista julkaista- vat loppuraportit merkitsemällä julkaisuihin Creative Commons -lisenssi CC BY-ND 4.0 Ni- meä-Ei muutoksia. Tämän CC-lisenssin mukaisesti julkaisun käyttäjä saa oikeuden kopi- oida, esittää ja jakaa loppuraporttia lähde nimeten, mutta ei saa tehdä muutoksia tai muun- nelmia. Hankkeen toteuttajan tulee varmistua siitä, että valtioneuvoston kanslia voi jul- kaista loppuraportin sisältämät kuvat ja muun aineiston kyseisellä CC-lisenssillä.

Tausta-aineiston ja/tai hankkeen lopputulosten käyttöoikeuksia toisilleen luovuttaessaan sopijapuolet pyrkivät siihen, että ne ovat mahdollisimman virheettömiä. Luovutettujen tu- losten käyttö tapahtuu yksin luovutuksensaajan vastuulla.

Valtioneuvoston kanslialla ja muilla ministeriöillä on lisäksi oikeus siirtää käyttöoikeudet sille, jolle ministeriön tehtävät mahdollisesti siirtyvät.

Toimittaja pyrkii hanketta toteuttaessaan siihen, että hankkeen lopputuloksina syntyvät tut- kimustulokset ja muu dokumentaatio sekä aineistot ovat mahdollisimman virheettömiä ja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto sopimuksen mukai- sesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia patentti-, tekijän- tai muita immateri- aalioikeuksia. Hankkeen päätoteuttaja vastaa siitä, että hankkeen lopputuloksena synty- vän aineiston tekijät luovuttavat käyttöoikeuden työnsä tuloksiin siten, että käyttöoikeus työhön kokonaisuudessaan voidaan luovuttaa edellä mainituin laajuuksin. Jos tilaajaa vas- taan esitetään työn lopputuloksiin liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeu- teen perustuvia vaatimuksia, toimittaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin tilaajan puolesta omalla kustannuksellaan. Toimittaja vastaa siitä, ettei tutkimustuloksiin liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista ai- heudu tilaajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus – tai muita kolmannelle osa- puolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan.

Omistusoikeus ja immateriaalioikeudet mahdolliseen tilaajan tausta-aineistoon kuuluvat ti- laajalle tai kolmannelle osapuolelle. Toimittajalla on oikeus käyttää tilaajan tausta-aineistoa sopimuksen mukaisesti hanketta toteuttaessaan.

15. Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen ‌

Hankkeen kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa siten, että hankkeen kustannukset voi- daan vaivatta erottaa määrärahan saajan muun toiminnan kustannuksista. Kirjanpito on

pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti, ja sen tulee perustua tositteisiin. Määrära- han saajan on säilytettävä kaikki tutkimushankkeeseen liittyvän toiminnan tositteet siten, että niiden tutkiminen on vaikeudetta mahdollista. Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto on säilytettävä siten kuin kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 9 ja 10 §:ssä säädetään. Kirjanpi- toa koskeva avustusehto koskee kaikkia hankkeeseen osallistuneita tahoja.

16. Arviointi hankkeen päättymisen jälkeen ‌

Valtioneuvoston kanslia seuraa määrärahan käytön vaikuttavuutta myös projektien päätty- misen jälkeen. Arviointi on osa projektin raportointia, johon sopimusosapuoli sitoutuu.

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan asiointijärjestelmästä lähtee palautekysely hankkeen päätyttyä. Kyselyn saavat sekä hanketoimijat että ohjausryhmä.

Kyselyllä kerätään tietoa toiminnan kehittämiseksi mm.

• hanketyöskentelyn onnistumista

• miten ja missä VN TEAS -hankkeissa tuotettua tietoa on hyödynnetty

• millaista lisäarvoa hankkeet ovat tuoneet päätöksentekoon ja sen valmisteluun

II Määrärahan käytön valvonta ja ehtojen noudattamatta jättämisen seuraamukset ‌

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti pro- jektin toteutumiseen tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista. Muutoksiin on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto.

1. Virhe, hinnanalennus, sopimuksen irtisanominen ja purkaminen ‌

Jos palvelussa on virhe, tilaajan tulee ilmoittaa virheestä toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Toimittajan on ilmoitettava tilaa- jalle virheilmoituksen vastaanottamisesta ja toimenpiteiden aloittamisesta viimeistään 14 päivän kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta. Tilaajalla on virheen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Tilaaja ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on virheen perusteella oikeus. Jos palve- lussa on virhe, toimittaja omalla kustannuksellaan selvittää virheen syyn ja korjaa sen vii- vytyksettä. Toimittaja vapautuu vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu toimittajan vas- tuulla olevasta seikasta. Tällöin toimittaja on oikeutettu veloittamaan virheen selvitys- ja

korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. Jos palvelussa on virhe, tilaajalla on oikeus saada toimittajalta hinnanalennusta.

Valtioneuvoston kanslia voi keskeyttää hankkeesta aiheutuvien kulujen korvaamisen ja irti- sanoa sopimuksen päättymään välittömästi, mikäli sen tavoitteissa, edistymisessä, olosuh- teissa tai määrärahan saajan henkilöstössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei projek- tin jatkamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään hankkeen em. perusteella valtioneuvoston kanslia maksaa päätöksen mukaisen osuuden hankkeen to- teutuneista kustannuksista hankkeen keskeyttämishetkeen saakka.

Jos toimittaja joutuu saneerausmenettelyyn, konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellai- siin taloudellisiin vaikeuksiin tai käsillä on muu hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu tilanne, ti- laajalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi joko kokonaan tai määrätyiltä osin. Tilaa- jalla on myös oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, jos Toimittaja tai Toimitta- jan johtohenkilö-, edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö tuomitaan hankinta- lain 80 §:ssä tarkoittamista rikoksista.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrik- komus tulee tapahtumaan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vä- häistä suurempia eikä virhettä tilaajan huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään myös sitä, että sopija- puoli on olennaisesti viivästynyt suorituksessaan tai viivästykset ovat toistuvia.

Valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen välittömästi, jos sopimusosapuoli rikkoo olen- naisesti sopimuksen ehtoja (esimerkiksi ei toimita pyydettyjä raportteja), tai jos määrära- han saamiseksi on esitetty virheellisiä seikkoja tai salattu seikkoja, jotka olisivat voineet vaikuttaa rahoittamiseen tai sen ehtoihin). Jos valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen, on sopimusosapuoli valtioneuvoston kanslian vaatimuksesta velvollinen palauttamaan päätöksen perusteella saamansa määrärahan osittain tai kokonaan. Mikäli määräraha on myönnetty yhteisesti useammalle, vastaavat kaikki määrärahan saajat yhteisvastuullisesti määrärahan palauttamisesta valtiolle.

2. Viivästyminen ‌

Jos sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköi- senä, viivästyvän sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuo- lelle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Toimittajan viivästy- essä on sen ilmoitettava tilaajalle uusi palvelunsuorittamisajankohta niin pian kuin mahdol- lista.

Palvelun viivästymiseen rinnastetaan sopimuksessa edellytettyjen tietojen, tavaroiden ja palveludokumentaation viivästyminen.

Jos palvelu viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että toimittajan viivästyksestä olisi ai- heutunut tilaajalle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi

(1) prosentti viivästyneen palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seit- semän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Viivästyssakon lisäksi tilaa- jalla on oikeus vahingonkorvaukseen toimittajan viivästyksestä aiheutuneesta vahingosta kohdassa 20 mainitulla tavalla.

Tilaajalla on viivästyksen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Tilaaja ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hä- nellä on viivästyksen perusteella oikeus.

Sopimus voidaan purkaa olennaisen viivästyksen perusteella kohdan II/1 mukaisesti.

3. Ylivoimainen este ‌

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen hankintasopimuksen täyttämi- sen estävä ja hankintasopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon hankintasopi- musta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapah- tuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liiken- teen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuk- siltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että ali- hankkijan viivästys johtuu kohdassa yllä mainitusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvel- voitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuh- teet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle sa- moin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa hankintasopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuk- sen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta.

4. Vahingonkorvaus ‌

Asiakkaalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta toimittajan sopi- musrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää mahdollisen maksettavan sopimussakon tai muun mahdollisesti sovitun korvauksen. Vahingonkorvauksen enimmäismäärä on rikkomuksen kohteena olevien palveluiden koko- naishinta. Toimittaja ei vastaa välillisestä tai epäsuorasta vahingosta, paitsi jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Toimittaja suorittaa sopimuksessa määritellyt tehtävät huolella ja ammattitaidolla. Asiak- kaan tulee vedota hankkeen suorituksessa tapahtuneeseen virheeseen kohtuullisen ajan kuluessa hankkeen lopputulosten luovuttamisesta. Virhetilanteessa toimittajalla on ensisi- jaisesti oikeus korjata tai uusia hankkeen suoritus/virheellinen lopputulos.

5. Xxxxxxxxxxx ja henkilötietojen käsittely ‌

Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovut- tamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi toimittajan tulee noudattaa asiakir- jojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita.

Mikäli toimittaja käsittelee henkilötietoja, noudattaa toimittaja voimassa olevan tietosuoja- lainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomi- oon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsotta- vat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttä- mättä niitä muihin kuin hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Silloin kun toimittaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on hankintasopimuksen kohteena olevassa palvelutuotannossa noudatettava sa- lassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Toimittaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muuten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista.

Toimittaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille tietoja, jotka voivat olla sa- lassa pidettäviä tai henkilötietoja rekisterimuodossa. Toimittaja vastaa siitä, että sen käyt- tämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä ja toimittajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö.

Tilaajan niin vaatiessa toimittajan on laadittava luettelo niistä palvelun tuottamiseen osallis- tuvista toimittajan tai sen alihankkijan henkilöistä, joilla on pääsy tilaajan aineistoihin tai ar- kaluonteisiin tilaajaa tai kolmatta koskeviin tietoihin. Luetteloa on päivitettävä jatkuvasti.

Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaiselle tai muulle taholle.

Toimittaja ei saa käyttää hankintasopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaa- jan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, toimittaja saa kuitenkin käyttää sopimusta refe- renssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksi- köille.

Tässä luvussa tarkoitetut velvoitteet jatkuvat myös hankintasopimuskauden jälkeen.

6. Sopimuksen siirtäminen ‌

Toimittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopi- musta kolmannelle. Tilaajalla on oikeus siirtää hankintasopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muo- dossa tehdyt muutokset.

III Lisätietoja ‌

xxxxxxxxxxxxx.xx Laskutus: xxxxxx@xxx.xx

Yleiset asiat: xxxxxx@xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Document Metadata