Sopimus henkilötietojen käsittelystä

Sopimus henkilötietojen käsittelystä

Tämä sopimus on olennainen osa Isännöintiliiton Palvelu Oy:n tapahtumajärjestelyissä käyttämän Eventos Contact- ja Partner- palvelun käytön ehtoja.

Tarkoitus

Sopimuksen tarkoituksena on soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla sopia henkilötietojen käsittelystä Eventos Contact- ja Partner- palvelua käytettäessä. Tietosuoja- asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjällä tarkoitetaan Isännöintiliiton Palvelu Oy:tä ja käsittelijällä näytteilleasettajaa, joka käyttää palvelua rekisterinpitäjän järjestämässä tapahtumassa.

Eventos Contact- ja Partner- palvelua käyttämällä Käsittelijä saa rajoitetun pääsyn Rekisterinpitäjän ylläpitämän henkilörekisterin tietoihin sellaisten henkilöiden osalta, jotka ovat antaneet Käsittelijälle suostumuksensa osallistujatietojensa skannaamiseen nimikyltin QR- koodista tai vastaavasta tunnisteesta. Henkilötieto, johon Käsittelijällä on pääsy, sijaitsee Rekisterinpitäjän sopimuskumppanin Prospectum Oy:n Eventos Contact ja/tai Partner- palvelussa, johon kirjaudutaan Käsittelijän pääkäyttäjän luomilla tunnuksilla.

Selvyyden vuoksi todetaan, että tämä sopimus koskee Eventos Contact- ja Partner – palvelun avulla tapahtuvaa Rekisterinpitäjän henkilörekisterin tietojen käsittelyä. Sopimus ei rajoita Käsittelijän oikeutta käsitellä tapahtumassa keräämäänsä henkilötietoa markkinointiin tapahtuman päättymisen jälkeen. Jälkimarkkinointiin tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen Käsittelijä toimii itsenäisesti rekisterinpitäjänä ja on siten mm. velvollinen informoimaan rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelijä käsittelee seuraavia Rekisterinpitäjän keräämiä henkilötietoja:

- osallistujien nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, yritys ja titteli)

- nimi- ja yhteystietojen skannausajankohta

- osallistujan tekemät toimenpiteet liittyen näytteilleasettajan lähettämiin kutsuviesteihin, kuten viestin avaaminen ja viestissä olleiden linkkien avaaminen

- osallistujan osallistuminen näytteilleasettajan järjestämiin tapahtumiin

- osallistujan antamat tiedot esim. tiedonkeruulomakkeilla ja pelisovelluksissa

Käsittelyn edellytykset ja osapuolten vastuut

Käsittelijä huolehtii henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuudesta ja sitoutuu käsittelemään henkilötietoja vain tapahtumaan liittyvää markkinointia ja mahdollisia muita tapahtuman järjestämiseen liittyviä toimenpiteitä, kuten messuarvontojen suorittamista, varten. Käsittelijä sitoutuu pyytämään osallistujilta suostumuksen henkilötietojen skannaamiseen.

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja tämän sopimuksen sekä Rekisterinpitäjän mahdollisten kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Käsittelijän tulee saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittely ja mahdolliset käsittelyä koskevat ohjeet ovat lainmukaisia.

Salassapito ja tietoturva

Käsittelijä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt ja niitä luovutetaan vain henkilöille, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Käsittelijä toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa henkilöstönsä ja huolehtii henkilötietojen käsittelyyn käyttämiensä laitteiden ja järjestelmien tietoturvasta.

Alihankkijat ja henkilötietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle

Käsittelijällä on oikeus käyttää alihankkijoita Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyssä. Käsittelijä vastaa alihankkijoiden toimista kuin omistaan ja laatii alihankkijoiden kanssa vastaavat kirjalliset sopimukset henkilötietojen käsittelystä. Käsittelijä ilmoittaa muutoksista alihankkijoiden käytössä ja pyydettäessä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle etukäteen alihankkijoista, joita se aikoo käyttää tämän sopimuksen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Käsittelijällä ei ole oikeutta siirtää käsittelemiään henkilötietoja EU - / ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen poistaminen

Käsittelijä poistaa tämän sopimuksen perusteella käsittelemänsä henkilötiedot ja niiden jäljennökset käsittelyn päättymisen jälkeen, viimeistään kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä.

Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjällä on oikeus kustannuksellaan suorittaa auditointi arvioidakseen tämän sopimuksen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttäminen ja henkilötietojen käsittelyssä noudatettava tietoturvan taso.

Rekisterinpitäjän avustaminen

Käsittelijä auttaa Rekisterinpitäjää tarvittaessa rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa.

Vastuu

Kumpikin osapuoli vastaa kaikilta osin omista, mukaan lukien alikäsittelijöidensä, toimista ja laiminlyönneistä.

Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus on voimassa Isännöintipäivät tapahtuman aikana sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyyn liittyvän toiminnan loppuunsaattamiseksi. Käsittelijän oikeus käsitellä henkilötietoa tämän sopimuksen perusteella päättyy viimeistään yhden kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä.