PAVILJONKI YLEISET SOPIMUSEHDOT
PAVILJONKI YLEISET SOPIMUSEHDOT
1. TILAISUUDEN JÄRJESTÄJÄ JA TUOTTEET
Tilaisuuden järjestäjinä voivat toimia Paviljongin (Jyväskylän Messut Oy, jäljempänä Paviljonki) sopimuksella tai vahvistuksella hyväksymät yritykset, yhteisöt ja yksityishenkilöt (jäljempänä Tilaaja). Ainoastaan ne tuotteet ja palvelut, jotka on mainittu sopimuksessa tai vahvistuksessa ja jotka Paviljonki on hyväksynyt, saa asettaa näytteille. Paviljongilla on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet ja palvelut, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi toisille tilaisuuden järjestäjille tai yleisölle tai jotka ovat hyvän tavan vastaisia.
2. SOPIMUS TAI VAHVISTUS
Kun tarjous on hyväksytty, Paviljonki vahvistaa varauksen Tilaajalle kirjallisesti (sähköposti tai erillinen vahvistus/sopimus). Allekirjoittamalla em. asiakirjan tai vahvistamalla tilaisuuden sähköpostitse, sitoutuu järjestäjä noudattamaan näitä toimitusehtoja sekä niiden täydennykseksi annettuja ohjeita ja määräyksiä. Järjestäjä ei ole ilman Paviljongin kirjallista lupaa oikeutettu vuokraamaan tai luovuttamaan edelleen tilaa tai sen osaa kolmannelle osapuolelle. Vahvistuksen jälkeen peruutus- ja muut sopimusehdot ovat voimassa. Varaus- ja ennakkomaksut tulee suorittaa eräpäivään mennessä. Muussa tapauksessa varaus ei ole enää voimassa. Suoritettua varausmaksua ei palauteta, mikäli tilaisuus peruuntuu tai sen päivämäärä vaihtuu. Tilavarauksen vahvistuttua laaditaan sopimus, johon merkitään Tilaajan laskutus--‐ ja muut yhteystiedot, käyttöön tulevat tilat, päivämäärät sekä tiedossa olevat aikataulut jatarvittavat palvelut (jäljempänä Sopimus). Mahdollisista sopimukseen tehtävistä muutoksista voi Tilaajan puolelta neuvotella ja sopia ainoastaan sopimukseen merkitty yhteyshenkilö.
3. VUOKRAUSEHDOT
Paviljonki luovuttaa vuokratut tilat sopimuksessa mainittuna päivänä Xxxxxxxx käyttöön siivottuina ja toimintakuntoisina. Tilaaja luovuttaa tilat Xxxxxxxxxxxxx sopimuksessa mainittuna päivänä samassa kunnossa kuin luovutettaessa. Xxxxxxxxx kertoina suoritetaan luovutustarkastus Paviljongin ja Tilaajan edustajien läsnä ollessa ja Tilaajan on ilmoitettava tilaa koskevat huomautukset välittömästi Paviljongin tietoon.
4. PERUUTUS JA SOPIMUKSEN PURKAMINEN
Sopimus purkautuu ja tilojen käyttöoikeus palautuu Paviljongille, ellei sopimusta tai vahvistusta palauteta allekirjoitettuna tai vahvisteta, vuokraa suoriteta määräaikana tai Paviljongilla on saatavia Tilaajalta. Sopimuksen näin tai muulla tavoin Xxxxxxxx syystä purkautuessa, Paviljonki perii jo erääntyneet maksut, kuitenkin vähintään alan peruutusehtojen mukaiset korvaukset:
Aika peruutuspäivästä tilauspäivään / veloitusprosentti
− 361 pv / 10%
− 360−181 pv / 25%
− 180−91pv / 50%
− 90−30 pv / 75%
Tapahtuman peruutus alle 30 päivää ennen tapahtumaa, laskutetaan sopimuksessa määritelty kokonaishinta (sisältäen henkilöstö- ja muut palvelukulut) 100% tilaajalta.
5. ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS
• 1. Kirjallinen Sopimus
• 2. Tilavarauksen vahvistaminen kirjallisesti
• 3. Tarjous tai kustannusarvio
• 4. Erilliset vuokraehdot
• 5. Yleiset tilojen vuokraehdot
6. ARVONLISÄVERO
Kaikkiin Paviljongin hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.
7. TILAAJAN VASTUUT
Tilaajalla on aina tuotantovastuu, vahingonkorvausvastuu kaikista vahingoista Paviljonkia ja kolmansia osapuolia kohtaan sekä lopullinen kokonaisvastuu tapahtumastaan.
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vuokraamaansa tilaa ja kalustoa vahingoilta. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita esiintyjät, tilaajan henkilökunta (oma / alihankkija) tai yleisö aiheuttavat Paviljongin kiinteälle tai irtaimelle omaisuudelle. Tilapäiset rakenteet voidaan rakentaa, pystyttää tai kiinnittää vain Paviljongin luvalla ja valvonnassa. Paviljongin suorittamista kalustus- ym. järjestelypalveluista veloitetaan erilliskorvaus.
Tilaaja sopii hyvissä ajoin ennen tapahtumaansa Xxxxxxxxxxx kanssa turvallisuuspalveluiden (järjestysmies--‐, liikenteenohjaus- ja naulakkopalveluiden) järjestämisestä.
8. TAPAHTUMAN RAKENTAMINEN JA SOMISTUS
Tilaisuuden Tilaaja vastaa kustannuksellaan tilaisuuden vaatimasta rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, poiskuljetuksesta ja tapahtuman niin vaatiessa myös tapahtuman aikaisesta siivouksesta ja jätehuollosta.
Paviljongin tilojen ripustuspisteiden käytöstä on sovittava etukäteen Xxxxxxxxxxx kanssa. Tilaajan tulee tarkastaa maksimikuormat per piste Paviljongin tilakohtaisesta ripustuskaaviosta, josta myös näkee pisteiden sijainnit. Tilaajan tulee aina käyttää ripustukseen Paviljongin ripustajia.
9. TIETOLIIKENNE, SÄHKÖVIRTA JA –TYÖT
Paviljonki vastaa kiinteistön lähiverkko- ja langattomista tietoliikenneyhteyksistä. Järjestäjällä ei ole oikeutta rakentaa omia tietoliikenneverkkoja ilman Paviljongin kirjallista lupaa. Jakelujännite Paviljongissa on 400/240 V.
50 Hz. Paviljonki vastaa tilojen yleisvalaistuksesta, lämmityksestä ja riittävästä sähköverkosta. Tilaaja tilaa Paviljongilta tarvitsemansa sähköliittymät. Paviljongin valtuuttama sähköasennusliike suorittaa sähköliittymien asennukset erillisen tarjouksen perusteella. Paviljonki ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista. Tilaaja vastaa haltijana tiloihin tuomistaan sähkölaitteista. Tilaaja vastaa myös rakentamiensa (tai mahdollisesti hänen asiakkaidensa rakentamien) sähköasennusten ja tietoliikenneyhteyksien määräystenmukaisuudesta ja niiden turvallisuudesta. Tarvittaessa Paviljongin valtuuttama sähköasennusliike tarkistaa Xxxxxxxx sähköasennukset Tilaajan kustannuksella.
10. PALO- JA MUU TURVALLISUUS
Turvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia lakeja, asetuksia ja turvallisuusohjeita. Viranomaiset suorittavat pääsääntöisesti ennakkoon turvatarkastuksen. Palo- ja henkilöturvallisuutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn ja ylimääräisten verhoilu- tai somistusmateriaalien käyttöön on saatava paloviranomaisten ennakkolupa. Tulityön alaiset työt vaativat Xxxxxxxxxxx myöntämän tulityöluvan. Tupakointi on sallittu vain Paviljongin siihen osoittamissa paikoissa. Tilaaja vastaa näytteille asetettavien tai käyttämiensä tuotteiden, koneiden, laitteiden ja palveluiden tuoteturvallisuudesta ja lainmukaisuudesta.
11. VARTIOINTI
Paviljonki vastaa tapahtumatilojen yleisvalvonnasta ja vartioinnista, mutta ei Tilaajan tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta. Yleisestä järjestyksenvalvonnasta (kts. kohta 14) tapahtumassa vastaa aina tilaisuuden järjestäjä. Näyttelyesineiden vastaanottamisesta ja kuittaamisesta alueella vastaa aina Tilaaja tai hänen valtuuttamansa edustaja.
12. VAHINGOT
Tilaaja on vastuussa kaikista omien rakenteiden, laitteiden, näyttelyesineiden tai toimintansa ja alihankkijoidensa aiheuttamista henkilö- ja esinevahingoista sekä taloudellisesta vahingosta, joita saattaa aiheutua kolmannelle osapuolelle, järjestäjälle tai Paviljongin rakennuksille ja alueelle.
13. VAKUUTUKSET JA LUVAT
Tilaaja sitoutuu ottamaan vuokra--‐ajalle vastuu--‐ tai muun vastaavan vakuutuksen, ellei toisin todisteellisesti sovita, mikä korvaa seuraavat vahingot:
□ osallistujille, yleisölle ja Tilaajan henkilökunnalle aiheutuneet kaikki vahingot;
□ osallistujien, tapahtuman yleisön ja Tilaajan henkilökunnan aiheuttamat kaikki vahingot; ja
□ Paviljongin irtaimelle ja kiinteälle omaisuudelle aiheutuneet kaikki vahingot sekä yksityisen henkilön omaisuuteen kohdistuvat kaikki vahingot.
Tilaaja sitoutuu toimittamaan tapahtuma--‐aikana voimassa olevan edellä mainitun vastuuvakuutuksensa numeron ja vakuutusyhtiön nimen Paviljongin yhteyshenkilölle allekirjoitetun sopimuksen liitteenä tai viimeistään tapahtumaa edeltävän kuukauden 15. päivään mennessä.
Mikäli tilaaja ei toimita em. vakuutustietoja määräpäivään mennessä, Paviljongilla on oikeus purkaa sopimus ja saada näin tapahtuvasta purkamisesta aiheutuneen vahingon Tilaajalta.
Tilaajan on tehtävä yleisötapahtumailmoitus poliisiviranomaiselle viimeistään seitsemän vuorokautta ennen tapahtumaa, mikäli varausvahvistuksessa ei ole toisin sovittu.
Paviljongin ottama vastuuvakuutus korvaa ainoastaan Paviljongin ja sen oman henkilökunnan toimenpiteistä tai laitteista ja rakennuksista kolmannelle osapuolelle mahdollisesti aiheutuneet vahingot.
14. LUVAT
Avotulen sytyttämiseen tai pyrotekniikan käyttöön tarvitaan aina Paviljongin ja viranomaisen lupa ja sen tulee täyttää lain ja viranomaisten asettamat vaatimukset. Lupahakemus on toimitettava Paviljongille toiminta- ja turvarakenneselvityksineen 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Tilaaja vastaa musiikin esittämistä varten tarvittavista Teosto--‐ ja Gramex--‐maksuista sekä muista mahdollisesti tarvittavista luvista ja kuluista.
15. KULKULUVAT
Xxxxxxxxxxx henkilökuntakortin omaavilla henkilöillä ja heidän vieraillaan on esteetön pääsy Paviljongin tiloihin, ellei muuta erikseen sovita.
16. HENKILÖKUNTA
Sopimuksen mukaisesti Paviljonki asettaa Tilaajan käyttöön tarvittavan määrän henkilökuntaa. Paviljongilla on oikeus tapahtumakohtaisesti määritellä kokemukseensa ja viranomaismääräyksiin perustuva vähimmäistarve. Henkilöstön käytöstä peritään voimassa olevien hintojen mukainen korvaus mahdollisine sunnuntai- ja muine lisineen siltä osin kuin henkilökunta ei sisälly vuokrasopimukseen tai varausvahvistukseen.
17. MARKKINOINTI JA TIEDOTUS
Tilaaja vastaa tilaisuuteen liittyvästä viestinnästä. Ilmoituksissa tulee mainita tilaisuuden nimi, vastuullinen järjestäjä, lipun hinta, lipunmyyntipaikka, tapahtumapaikka ja --‐aika. Myös peruutuksista ja aikataulumuutoksista tulee Tilaajan tiedottaa asianmukaisella tavalla sekä järjestää viime hetken peruutustapauksissa yleisön opastus ja ohjaus.
Tilaaja sitoutuu käyttämään kaikessa tapahtumaan tai tilojen käyttöön liittyvässä tiedotus--‐ ja mainostoiminnassa Paviljongin nimeä ja logoa. Paviljongilla on oikeus kieltää ohjeiden, lain tai hyvän tavan vastainen, taikka Paviljongin käsitysten mukaan muutoin sopimattomien mainosten käyttö.
Paviljongilla on myös oikeus käyttää tapahtumaa omassa markkinoinnissaan.
Paviljonki ylläpitää nettisivuillaan tapahtumakalenteria. Mikäli Xxxxxxx haluaa tapahtumansa näkyviin sivuille, tulee hänen lähettää sähköpostitse Paviljongille valmis teksti ja tapahtuman markkinointikuva sekä muu relevantti materiaali.
Paviljonki pyrkii tuomaan tapahtumatietoja esiin omassa markkinoinnissaan soveltuvin osin.
18. YLEISÖPALVELUT
Paviljonki vastaa tapahtuman naulakkopalveluista ja perii niistä yleisöltä kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisen korvauksen.
Jos Tilaaja haluaa, että tapahtuman aikana vartioitu naulakko on ilmainen, maksaa Tilaaja tästä kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisen korvauksen.
Ravintolapalveluiden osalta on huomioitava seuraavaa: Tilaisuuden yhteydessä järjestettävästä tarjoilusta on sovittava Paviljongin
ravintolakumppanin kanssa. Ravintolakumppanilla on yksinmyyntioikeus ruokaan, juomaan ja alkoholiin, ts. anniskeluoikeudet.
Lipunmyynnin osalta on huomioitava seuraavaa: ennen lipunmyynnin aloittamista, Tilaajan on toimitettava allekirjoitettu Sopimus Paviljongin yhteyshenkilölle.
Tilaajan on tehtävä lipunmyyntisopimus Paviljongin kanssa (katso LIITE: YTL_Paviljonki)
19. REKLAMAATIO
Kaikki huomautukset koskien Paviljongin vastuulla olevia järjestelyjä on tehtävä kirjallisesti välittömästi niiden ilmettyä ja viimeistään 7 päivän kuluessa tapahtuman päättymisestä. Paviljongille on varattava oikeus tapahtuman aikana korjata mahdolliset järjestäjää koskevat haitat ja puutteellisuudet.
20. PAVILJONGIN KORVAUSVASTUU JA VASTUURAJOITUS
Paviljonki ei vastaa sähkön--‐, lämmön--‐, ilmastoinnin--‐, vedenjakelussa tai tietoliikenneyhteyksissä mahdollisesti tapahtuvista rajoituksista tai puutteellisuuksista, mikäli ne aiheutuvat Paviljongista riippumattomista syistä.
Paviljonki ei vastaa mistään välillisestä tai epäsuorasta vahingosta. Tämä vastuun rajoitus ei koske vahinkoa, jonka Paviljonki on
aiheuttanut tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
Paviljonki ei vastaa Tilaajan palveluksessa olevien henkilöiden, Tilaajan alihankkijoiden eikä yleisön omaisuuden katoamisesta tai vahingoittumisesta aiheutuvista vahingoista eikä näille aiheutuvista henkilövahingoista, vaan näistä vastaa Tilaaja.
Kaikissa tilanteissa Xxxxxxxxxxx mahdollinen tähän sopimukseen perustuva korvausvastuu Tilaajaa kohtaan on enintään tässä sopimuksessa sovittu tilavuokran määrä.
Sopimuksessa määritellään koko Sopimus ja sopimuspuolten välinen yhteisymmärrys heidän keskinäisestä suhteestaan, ja se korvaa kaikki muut sopimuksen osapuolten keskenään tätä ennen tekemät suulliset ja kirjalliset sopimukset. Sopimusta koskevat muutokset on laadittava kirjalliseen muotoon ja kummankin sopimuksen osapuolen valtuutettujen edustajien on vahvistettava muutokset sähköpostilla.
21. TIETOJEN KÄSITTELY JA TIETOSUOJA
Paviljongilla on oikeus, sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen, luovuttaa Xxxxxxxx ja/tai heidän edustajiensa yhteystiedot tapahtuman järjestämiseen kiinteästi osallistuville tahoille, kuten toimeksiantajat, alihankkijat ja
mediakumppanit sekä käsitellä ja käyttää yhteystietoja Paviljongin myynnissä ja markkinoinnissa. Tilaaja vastaa omalta osaltaan Xxxxxxxxxxxxx vastaanottamiensa henkilötietojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta käsittelystä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
22. YLEISET MÄÄRÄYKSET
Ylivoimainen este: Paviljongin ei voida katsoa rikkoneen Sopimusta, jos sopimusehtojen
noudattamisen laiminlyönti on johtunut syystä joka on Paviljongin kohtuullisten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella, ja joka ei ole johtunut Xxxxxxxxxxx omista toimista tai omasta huolimattomuudesta. Tällaisia syitä ovat muun muassa myrskyt, tulvat, muut luonnonilmiöt, tulipalot, räjähdykset, mellakat, sodat, lakot, julkisen liikenteen häiriöt, energiaverkon häiriöt ja työvoimapula.
Ylivoimainen este: Paviljonki pidättää itsellään oikeuden tilaisuuden peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, ellei tapahtumaa
voittamattomien esteiden vuoksi voida toimeenpanna ilmoitettuna aikana. Tapahtuma voidaan siirtää myös Paviljongin oman messutapahtuman osuessa samaan ajankohtaan.
Vähittäismyynti on sallittu lain sallimissa rajoissa ja Paviljongin osoittamassa paikassa. Painotuotteiden jako on sallittu vain Tilaajan vuokraamassa tilassa.
Mikäli osa näistä sopimusehdoista on tai tulee lainsäädännön tai sen muutosten tai muista syistä pätemättömäksi tai muuten täytäntöönpanokelvottomiksi ovat sopimusehdot muilta osin yhä voimassa. Osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan yhteisymmärryksessä tällaisen ehdon korvaamisesta vastaavan tarkoituksen sisältävällä pätevällä ja täytäntöönpanokelpoisella ehdolla.
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa. Jos osapuolten välillä ei päästä yksimielisyyteen, käsitellään riitaisuudet ensimmäisenä asteena, suomen kielellä, Keski-Suomen käräjäoikeudessa.
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Jyväskylän Messut Oy, Lutakonaukio 12, 40100 JYVÄSKYLÄ, puh. 014 339 8100, email
xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx