REKISTERISELOSTE

Hämeen Laatusiivous Oy:n rekisteriseloste sekä yleiset sopimusehdot

Voimassa 25.5.2018 alkaen toistaiseksi

REKISTERISELOSTE

Rekisterinpitäjä: Hämeen Laatusiivous Oy, y-tunnus 2589851-5

Haapasaarentie 71, 36420 SAHALAHTI

Tietosuojavastaava: Xxxxx Xxxxxxxx, p. 044-5586595, xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Tallennamme asiakkaistamme seuraavat tiedot:

• nimi

• siivouskohteen osoite

• laskutusosoite

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• siivousohjeeseen tarvittavat kohdekohtaiset tiedot oikein tehdyn siivoustyön mahdollistamiseksi Mikäli asiakkaan asioita hoitaa toinen henkilö, häneltä kerätään seuraavat tiedot:

• nimi

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• muuta tietoa tarpeen mukaan, esim. suhde asiakkaaseen (tytär, poika, xxxxx, naapuri, ystävä, tms.) Mikäli kyseessä on arvonlisäveroton siivoussopimus, asiakkaalta tarvitaan edellisten lisäksi myös

• syntymäaika (ei henkilötunnuksen loppuosaa)

• kuvaus toimintakyvyn alenemisesta (arvonlisäverottomuuden peruste).

Yllämainittuja arvonlisäverottoman asiakkaan tietoja ei tallenneta sähköisiin järjestelmiimme (Talenom / Husky Intelligence) vaan ainoastaan sopimukselle.

Muut asiakastiedot tallennetaan tilitoimistomme Talenom Oyj:n järjestelmään, jonka kautta tapahtuu mm. laskutus, sekä Husky Intelligence Oy:n järjestelmään, jonka toimittamaan järjestelmän kautta henkilökuntamme pystyy näkemään puhelimestaan kyseisen päivän työkohteet ja niiden työohjeet, sekä tallentamaan niissä käytetyn työajan. Edellä mainittujen yritysten kanssa Hämeen Laatusiivous Oy:llä on asianmukaiset sopimukset myös tietosuojaan liittyen.

Asiakastietojen tarkistaminen ja poisto

Asiakas voi pyytää itseään koskevat tiedot nähtäväkseen ja ne on hänelle kuukauden kuluessa toimitettava. Pyynnön voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Asiakassuhteen päätyttyä, asiakas voi pyytää muut tiedot poistettavaksi, mutta kirjanpitoon jää laskutustiedot seuraavien 10 vuoden ajaksi mm. verotuksellisista syistä.

Asiakastietojen käyttö

Asiakastietoa tarvitaan työn normaaliin suorittamiseen. Lisäksi lähetämme vakituisille kotisiivousasiakkaillemme asiakaskirjeen (sisältäen mm. tulevan vuoden siivousaikataulun) 1-2 kertaa vuodessa, mutta emme käytä asiakasrekisteriämme suoramarkkinointiin, emmekä luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille.

Tietojen suojaaminen

Sähköiset asiakastiedot on suojattu salasanoin ja palomuurein. Kirjalliset materiaalit säilytetään lukituissa ja hälytyslaittein suojatuissa tiloissa.

Henkilökunnan henkilötiedot

Henkilökunnastamme tallentuvat seuraavat tiedot:

• koko nimi

• henkilötunnus

• kotiosoite

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• tilinumero

• veronumero ja verokortti

• mahdolliset sairaslomatodistukset

Palkanlaskentaa varten tarvittavat tiedot tallennetaan verohallinnon ylläpitämään Xxxxxx.xx –järjestelmään. Paperiversiot dokumenteista säilytetään lukituissa ja hälytyslaittein suojatussa tilassa. Henkilökunnasta ei tallenneta muuta kuin työsuhteen ja palkanlaskennan perustella tarvittavat tiedot.

YLEISET SOPIMUSEHDOT

Ehtojen soveltaminen

Näitä ehtoja sovelletaan Hämeen Laatusiivous Oy:n ja tältä siivouspalveluja ostavan asiakkaan välillä, mikäli kirjallisesti ei ole muuta sovittu. Kirjallinen sopimus ei puolestamme ole välttämätön, suullisella tai sähköpostikeskustelun perusteella tehty sopimus on yhtä pätevä ja niissä noudatetaan allamainittuja yleisiä sopimusehtojamme.

Mikäli kuitenkin kyseessä on arvonlisäveroton siivoussopimus asiakkaan toimintakyvyn alentumisen vuoksi, kirjallinen palvelusopimus laaditaan aina.

Irtisanomisaika ja siivouksen peruuttaminen

Sopimuksen irtisanomisaika on kotisiivousasiakkailla 2 viikkoa ja yritysasiakkailla 1 kuukausi, mikäli muuta ei ole kirjallisesti sovittu. Siivouksen voi peruttaa ilman ”force majeur” –estettä kustannuksitta vähintään 7 päivää ennen ko. siivouspäivää, muussa tapauksessa siivouksesta veloitetaan normaali hinta.

Vaitiolovelvollisuus

Hämeen Laatusiivous Oy:tä ja sen koko henkilökuntaa sitoo ehdoton vaitiolovelvollisuus asiakkaiden asioihin liittyen. Vaitiolovelvollisuus on kirjattu kaikkiin työsopimuksiimme.

Vastuuvakuutus

Hämeen Laatusiivous Oy vastaa asiakkaalleen aiheuttamastaan vahingosta ja sillä on toimintaansa koskeva vastuuvakuutus.