Etelä-Savon maakunnallisen PaMu-kokoelmatietokannan käyttösopimus

Etelä-Savon maakunnallisen PaMu-kokoelmatietokannan käyttösopimus

1) Sopimuksen kohde ja tätä sopimusta tarkentavat määräykset

Sopimus koskee PaMu-kokoelmatietokantaa, mikä on Oy Communication Pro Ab:n tarjoama Collection Pro - ohjelmisto digitaalisten aineistojen hallintaan ja säilytykseen pilvipalveluna internet-selaimella osoitteessa xxxxx://xxx.xxx.xxx .

PaMu-tietokanta on tällä hetkellä käytössä vain esineille.

Tarkennukset tähän sopimukseen ovat luettavissa liitteenä olevasta Savonlinnan museon ja palveluntarjoajan välisestä sopimuksesta, jota tämän sopimuksen allekirjoittanut oikeustoimikelpoinen kunnallinen museo, yhdistyspohjainen museo tai säätiöpohjainen museo sitoutuvat noudattamaan.

Tietokantaa ei saa ottaa käyttöön ilman koulutusta, ks. kohta 8.

2) Sopimuksen osapuolet

Sopimuksen osapuolet ovat Riihisaari – Savonlinnan museo (entinen Savonlinnan maakuntamuseo) ja <kunta/museo, yhdistys tai säätiö>, joka on museon omistaja/haltija. Savonlinnan museo toimii välittäjänä eli tekee sopimuksen palveluntarjoajan kanssa kunnan, yhdistyksen tai säätiön puolesta.

Ennen sopimuksen allekirjoittamista oikeustoimikelpoisen kunnallisen museon, yhdistyspohjaisen museon tai säätiöpohjaisen museon tulee toimittaa Savonlinnan museolle kirjallisesti (sähköposti tai kirje) erillinen päätös tietokantaan liittymisestä. Kuntatoimijalta vaaditaan viranhaltijapäätös, lautakunnan päätös tai muu, vähintään vastaavan tasoinen päätös. Yhdistystoimijalta vaaditaan hallituksen tai johtokunnan päätös. Säätiötoimijalta vaaditaan hallituksen päätös.

Kunnalle, yhdistykselle ja säätiölle varataan vähintään viikko (7 päivää) aikaa tutustua sopimukseen ennen kuin Savonlinnan museo ja palveluntarjoaja allekirjoittavat sen. Em. ei koske voimassaolevaa sopimusta tietokannasta, joka on allekirjoitettu 8.12.2020, mutta joka lähetetään tiedoksi ko. tietokantaan liittyville.

3) Tietokanta, käyttäjät ja tunnukset

PaMu-tietokanta ei ole avoin.

Savonlinnan museo/maakuntamuseotutkija on tietokannan pääkäyttäjä. Tietokannassa voi olla kerrallaan kirjautuneena kolme hallintakäyttäjää.

Kunta, yhdistys tai säätiö saa käyttöönsä yhden kolmen käyttäjän yhteisen lisenssin, joka sisältää kunnalle, yhdistykselle tai säätiölle yhden ylläpitotunnuksen (hallintakäyttäjä) ja yhden selaajatunnuksen. Tunnuksilla on pääsy tietokannassa vain kyseisen kunnan, yhdistyksen tai säätiön hallinnoimiin kokoelmiin. Selaajatunnuksella voidaan rajoittaa tietojen näkyvyyttä.

4) Tietokannan kustannukset

Tietokannan kustannukset (0 alv) koostuvat:

– kuukausimaksusta (allekirjoitushetkellä XX e)

– mahdollisesti levytilamaksusta, mikäli sopimukseen kirjattu levytila ylittyy (sopimuksen allekirjoitushetkellä levytilaa on käytössä 25 gigatavua eli 8,33 gigatavua per kunta/yhdistys/säätiö (lisämaksu 100 gigatavun erissä hintaan XX €/kk, levytilan käyttöä voidaan seurata hallintakäyttäjäkohtaisesti)

– muista erikseen palveluntarjoajalta tilattavista palveluista.

Savonlinnan museo maksaa tietokannan kuukausimaksut ja laskuttaa ne kerran vuodessa käyttäjiltä. Laskutus tehdään oletusarvoisesti joulukuussa, ellei toisin sovita kunnan, yhdistyksen tai säätiön kanssa. Kunnan, yhdistyksen tai säätiön irtisanoutuessa tietokannasta Savonlinnan museo laskuttaa kunnan, yhdistyksen tai säätiön todelliset käyttökuukaudet. Savonlinnan museo ilmoittaa kunnalle, yhdistykselle tai säätiölle palveluntarjoajan muuttuneesta kuukausi- ja levytilamaksuista välittömästi niistä tiedon saatuaan.

Mikäli kunta, yhdistys tai säätiö irtisanoutuu tietokannasta, niin oletusarvoisesti kuukausimaksu jää tasapuolisesti jäljelle jäävien maksettavaksi, elleivät nämä sovi keskenään toisin. Jälkimmäisessä tapauksessa muuttunut laskutuskäytäntö tulee ilmoittaa Savonlinnan museolle. Irtisanoutumistilanteessa seuraavana ns. jonossa oleva museo – joka on tehnyt kirjallisen päätöksen tietokantaan liittymisestä, mutta joka ei vielä ole liittynyt tietokantaan

– voi tässä yhteydessä liittyä tietokantaan.

Savonlinnan museo ei osallistu tietokannan kuukausimaksuun eikä levytilamaksuun.

Savonlinnan museo osallistuu muihin palveluntarjoajalta tilattavien palvelujen (esim. tietokannan perustaminen, Finna-kytkentä, mediatiedostojen massasyöttö) kustannuksiin, mutta nämä päätetään aina erikseen ja tapauskohtaisesti. Savonlinnan museo kustantaa em. palvelut korvauksetta tietokannan käyttäjille.

Tietokannan perustamisen kustannuksiin Savonlinnan museo voi osallistua vain, jos kaikki sopimuksen sisältämät lisenssit tulevat kerralla käyttöön.

Mikäli kunta, yhdistys tai säätiö päättää maksaa itse tietokannan perustamiskustannukset, niin tällöin perustava taho laskuttaa tietokantaan myöhemmin liittyviltä tasapuolisesti perustamiskustannukset. Tällaisessakin tilanteessa Savonlinnan museo tekee sopimuksen palveluntarjoajan kanssa ja toimii tietokannan pääkäyttäjänä.

5) Tietokannassa säilytettävät tiedot

Tietokannassa säilytetään oikeustoimikelpoisen kunnallisen museon, yhdistyspohjaisen museon tai säätiöpohjaisen museon kokoelmatietoja.

Oikeustoimikelpoisen kunnallisen museon, yhdistyspohjaisen museon tai säätiöpohjaisen museon muiden aineistojen säilyttämisestä tietokannassa sovitaan erillisellä sopimuksella Savonlinnan museon kanssa. Savonlinnan museolla on oikeus hyväksyä/hylätä kunnallisen museon, yhdistyspohjaisen museon tai säätiöpohjaisen museon muiden aineistojen säilytys tietokannassa.

Mikäli kunnallinen museo, yhdistyspohjainen museo tai säätiöpohjainen museo säilyttää tietokannassa muita kuin museon kokoelmatietoja tai muita erikseen sovittavia aineistoja, niin Savonlinnan museo huomauttaa kahdesti (välissä kuukauden eli 30 päivän väli) ja pyytää poistamaan tiedot. Mikäli poistoa ei tehdä kahden viikon (14 päivää) sisällä toisesta varoituksesta, niin Savonlinnan museo poistaa aineistot ilman kolmatta varoitusta tai siirtää aineistojen poiston palveluntarjoajalle. Jälkimmäisessä tapauksessa poistokulut maksaa kunnallinen museo, yhdistyspohjainen museo tai säätiöpohjainen museo.

Tietokannassa säilytettävät tiedot ovat tekstiä ja mediatiedostoja.

6) Mediatiedostot

Tietokantaan liitettävien mediatiedostojen tulee täyttää pitkäaikaissäilytykseen (PAS) hyväksytyt säilytys- ja siirtokelpoisuuden kriteerit. Sopimuksen allekirjoitushetkellä nämä ovat tarkistettavissa osoitteessa xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/XXX-xxxxxxxxxxxxxx-0.0.0.xxx . Savonlinnan museo ylläpitää www-sivullaan (kirjoitushetkellä xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx) linkkiä PAS-tietoihin kohdassa Maakunnallinen kokoelmatietokanta (PaMu).

Opetus- ja kulttuuriministeriö arvioi vuosittain PAS-määrittelyn ajanmukaisuuden. Tietokantaan suositellaan talletettavaksi kuvatiedostoja.

Olemassa olevia mediatiedostoja voi joutua konvertoimaan, mikäli ne eivät täytä pitkäaikaissäilytykseen vaatimuksia. Konvertoinnista vastaa museon omistaja/haltija.

7) Irtisanomisaika ja aineistot

Tietokannan käyttösopimuksen irtisanomisaika on kolme kuukautta. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti (kirjeitse tai sähköpostitse) pääkäyttäjälle tai Savonlinnan museolle (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, Savonlinnan museo, Riihisaari, 57130 Savonlinna).

Irtisanoutumistilanteessa tietokantaan talletettujen aineistojen palautus on museon omistajan/haltijan vastuulla.

8) Koulutus ja tiedotus

Pääkäyttäjä kouluttaa ylläpitäjät tietokannan käyttöön korvauksetta ja tiedottaa ylläpitäjiä huoltokatkoksista, ohjelmiston päivityksistä yms., ellei palveluntarjoaja sitä tee.

Kirjoitushetkellä palveluntarjoaja antaa koulutuksen uuden tietokannan käyttöönoton yhteydessä.

9) Sopimuksen voimaantulo

Molemmat osapuolet ovat tutustuneet tähän sopimukseen, ja sen liitteeseen ja sitoutuvat noudattamaan niitä. Sopimuksesta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta kummallekin osapuolelle.

Molempien osapuolten allekirjoittama sopimus astuu voimaan XX.XX.20XX.

ALLEKIRJOITUKSET

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

museonjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxx Riihisaari – Savonlinnan museo

Savonlinna, XX.XX.20XX

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXX XXX XXX

XXX

XXX, XX.XX.20XX

LIITE: Savonlinnan museon ja palveluntarjoajan välinen sopimus tietokannasta 8.12.2020.