OHJE SOPIMUSJOHTAMISEN JA SOPIMUSHALLINNAN JÄRJESTÄMISESTÄ

OHJE SOPIMUSJOHTAMISEN JA SOPIMUSHALLINNAN JÄRJESTÄMISESTÄ

Kunnanhallitus 21.11.2016 § 294

Voimassa 24.11.2016 alkaen

Kunnanhallitus 10.9.2018 § 193 lisäys

Sisällys

1. Sopimusprosessi 3

2. Sopimusten riskit ja riskiarvioinnin laatiminen 3

3. Jatkuvuuden hallinta häiriötilanteissa 4

4. Sopimusten vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden tehtävät 4

5. Sopimusten valmistelu 4

6. Sopimusten syntyminen ja sopimusten allekirjoittaminen 5

7. Sopimusten valvonta ja sopimuksiin liittyvä raportointi 6

8. Sopimushäiriöistä reklamointi ja sisäinen tiedonkulku häiriötapauksissa 7

9. Sopimuksen muuttaminen, irtisanominen tai purkaminen 7

MYNÄMÄEN KUNTA

OHJE SOPIMUSJOHTAMISEN JA SOPIMUSHALLINNAN JÄRJESTÄMISESTÄ

Hyväksytty kunnanhallituksessa 21.11.2016 § 294

Kuntalaissa kunnan johtamisen yhtenä osa-alueena on sopimuksiin perustuva johtaminen. Sopimusten nostaminen kunnan johtamisen keskiöön edellyttää vahvaa omistajaohjausta. Käytännössä omistajaohjaus toteutetaan sopija- kumppaneiden kanssa käytävissä neuvotteluissa, sopimusten valmistelussa, laadituissa sopimuksissa sekä sopimusten valvonnalla. Sopimusten elinkaa- ren jokaisen vaiheen tulee olla johdon hallinnassa. Kuntalain riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset koskevat myös sopimuksia. Kuntalain järjestämisvastuun käsitteeseen sisältyy velvoite valvoa tehtyjä sopimuksia.

Valvonnan laiminlyönti tarkoittaa, että järjestämisvastuuta ei ole toteutettu.

Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja vastaavat sopimusten hallinnan operatiivi- sesta järjestämisestä. Tässä toimintaohjeessa määritellään sopimusprosessin organisointi ja vastuut.

1. Sopimusprosessi

Sopimuksia ja hankintoja määrittelevät lainsäädäntö sekä kunnan strategiset linjaukset ja päätökset toiminnan järjestämisestä ja hankinnoista.

Sopimusprosessi jakautuu sopimussuunnitteluun ja valmisteluun, hankinnan kilpailutusvaiheeseen ja itse sopimuskauteen.

Kuntien väliset sopimukset yhteisesti tuotetuista palveluista tehdään ilman kil- pailutusta. Myös näiden sopimusten ehdoissa kunnan etu tulee ottaa huomi- oon tarkasti. Mynämäen toimiessa palveluntuottajana, kustannuksissa tulee huomioida kaikki tuottamisesta aiheutuvat kulut.

2. Sopimusten riskit ja riskiarvioinnin laatiminen

Sopimuksiin voi liittyä taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, jotka edellyttävät sopimusosaamista ja kykyä hallita sopimuksia koko niiden elinkaaren ajan.

Hankintaa kilpailutettaessa on tilaajan edustajan aina etukäteen selvitettävä hankinnan sisältö, hankintaan liittyvät riskit ja hankinnan vaikutus kunnan toi- mintaan.

Sopimuksissa tulee olla sovittuna sopimussakko tai muu seuraamus sopimus- ehtojen noudattamatta jättämisestä.

Rakennusurakkasopimukset tehdään YSE1998 mukaisesti, jolloin vakuudet ja sopimussakot ovat YSE1998 mukaiset.

Riskien hallintaan kuuluu riskien tunnistaminen ja niiden arviointi sekä riskien seuranta ja vastuuhenkilö. Riskien hallintaa voidaan tehdä seuraavan taulu- kon avulla:

riskitekijä (tunnistami- nen)	arvio (matala, keski- taso, korkea, kriitti- nen)	seuranta	vastuuhenkilö
1.
2.
3.
4.

3. Jatkuvuuden hallinta häiriötilanteissa

Jatkuvuuden hallinnan kannalta kriittisiin sopimuksiin tulee aina kirjoittaa sopi- musehdot häiriötilanteisiin varautumisesta sekä asetettujen vaatimusten val- vonnasta. Sopimuskumppaneille tulee asettaa sopimuksissa selkeät velvoit- teet häiriötilanteisiin varautumisesta.

4. Sopimusten vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden tehtävät

Toimivalta ja vastuu sopimusasioissa määräytyvät pääasiassa hallintosään- nön toimivaltajaon ja henkilöstön toimenkuvien mukaisesti.

Hallintosäännössä on määräykset myös ulkoisesta ja sisäisestä tarkastuk- sesta. Riskien hallinta on osa sisäistä valvontaa.

Sisäisen valvonnan ohjeessa on tarkemmat säännökset sisäisestä valvon- nasta ja riskien hallinnasta.

5. Sopimusten valmistelu

Toimielinten ja viranhaltijoiden on huolehdittava, että kunnan taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutetaan sopimusehdoissa. Viranhaltijoiden velvolli- suus sopimuksia valmisteltaessa on pitää huolta siitä, että sopimuksenmukai- set palvelut ovat osa kunnan toiminnallista kokonaisuutta. Sopimusehtojen tu- lee olla valmisteltuna jo tarjouspyyntöä laadittaessa.

Hankintasopimuksissa on sopimusehdoissa huomioitava mahdolliset riskit ja sopimusehtojen noudattamisen valvonnalla on varmistettava, että sopimuseh- toja myös tältä osin noudatetaan.

Sopimuksiin tulee tarvittaessa ottaa kirjaukset EU:n yleisen tietosuoja-asetuk- sen (14.4.2016) henkilötietojen käsittelyä koskevista säännöksistä.

Hankintaa valmisteleva viranhaltija vastaa tulevista hankinnoista tiedottami- sesta, tarvittavan tiedon hankkimisesta, sopimuksen tavoitteiden asettami- sesta ja sopimuksen tai hankinta-asiakirjojen (hankintailmoitus, tarjouspyyntö, sopimusluonnos) laadinnasta.

Hankintojen kilpailutus:

Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista sekä kunnan hankinta- ohjeita.

Kunnan edustaja Turun seudullisessa hankintajohtoryhmässä on hallintojoh- taja. Hallintojohtaja vastaa, että seudullisten hankintojen uusin kilpailutuska- lenteri on Intrassa. Osastot vastaavat omien hankintojensa osalta, missä tuo- teryhmissä kunta osallistuu seudulliseen kilpailutukseen.

Kuntien on mahdollista tehdä hankinnat KL Kuntahankinnat Oy:n kilpailutta- mien sopimusten kautta. Sopimukset ovat aihealueittain www.kuntahankin- xxx.xx.

Hankintaprosessi:

Tehtävän määrittely

tavarat, palvelut, rakennustyö Kilpailuttamisvaihe

hankintamenettelyn valinta valintaperusteen määrääminen

valintaperusteiden ja arviointikriteerien asettaminen osallistumishakemusten käsittely

tarjousten pyytäminen Vertailu ja päätöksenteko

tarjousten avaaminen päätöksenteko ja perusteleminen

päätöksen tiedoksianto muutoksenhakuosoituksin

Hankkeen taloudellinen arvo vaikuttaa asiakirjojen sisältöön.

Tarjouspyyntö on hankintaa koskevan kilpailutuksen keskeisin asiakirja. Tar- jouspyyntö tulee valmistella huolella ja miettiä etukäteen kaikki sopimukseen liittyvät ehdot.

Sopimusneuvottelut yhteistoimintasopimuksista käydään hallintosäännön toi- mivaltajaon mukaisesti tai toimielimen päättämällä tavalla.

6. Sopimusten syntyminen ja sopimusten allekirjoittaminen

Kunnan puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet tekee kunnanhallitus tai muu hallintosäännössä määrätty viranomainen. Oikeustoimen tekemisessä on erotettava kunnan sisäinen päätöksenteko ja suhde ulkopuoliseen sopimus- kumppaniin.

Jos sopimuskumppani on vilpittömässä mielessä, kunta ei useinkaan voi ve- dota omassa päätöksenteossaan tapahtuneisiin virheisiin. Sopimussuhdetta arvioidaan yksityisoikeudellisten säännösten mukaan ja tehty sopimus sitoo kuntaa (oikeustoimilaki 25 §).

Hankintapäätökseen tulee aina kirjata, että sopimus syntyy vasta, kun toimi- valtaisen viranomaisen päätös on lainvoimainen ja sopimusasiakirja on asian- mukaisesti allekirjoitettu.

Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset tulee aina hankkia ennen sopimuk- sen allekirjoittamista.

Hallintosäännössä määrätään nimenkirjoituksesta ja asiakirjojen allekirjoitta- misesta:

Koko kuntaa koskevat sopimukset ja annettavat sitoumukset tekee kunnanhal- litus. Nämä asiakirjat allekirjoittaa kunnanjohtaja tai kunnanhallituksen pu- heenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja varmentaa hallintojohtaja tai asianomai- sen osaston päällikkö, jollei kunnanhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä.

Sopimukset ja annettavat sitoumukset tehtäväalueellaan tekee asianomainen lautakunta, jollei lautakunta ole siirtänyt ratkaisuvaltaa viranhaltijalle. Allekir- joittaja on tällöin osastopäällikkö tai ao. lautakunnan puheenjohtaja ja varmen- tajana asianomaisen tulosalueen tai tulosyksikön vastuuhenkilö. Viranhaltijan hänelle annetun päätösvallan nojalla tekemät päätökset samoin kuin niiden perusteella tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa pää- töksentekijä itse.

7. Sopimusten valvonta ja sopimuksiin liittyvä raportointi

Sopimuksiin tulee kirjata sopimusten valvontaa koskevat ehdot.

Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset tulee pyytää ja tarkastaa 12 kk vä- lein.

Hankintasopimukset tulee säilyttää sopimuksen voimassaoloajan ja lisäksi 2 vuotta.

Dynasty-ohjelmiston sopimushallinnassa ylläpidetään kunnan sopimukset ja vakuudet sekä hallitaan sopimuksiin kuuluvat vastuut ja velvoitteet. Suurin osa sopimuksista, joissa osapuolena on Mynämäen kunta, viedään laaditun oh- jeistuksen mukaisesti järjestelmään. Kestoltaan alle 4 kuukauden sopimuksia ja Webtallennuksessa tehtäviä henkilöstöön liittyviä sopimuksia ei viedä järjes- telmään.

Järjestelmään kirjataan sopimuksista sopimuksen vakuudet ja sopimuksen tuet (esim. EU-tuki).

Sopimushallinnan hälytystoiminto lähettää hälytyksen/muistutuksen sopimuk- sen vastuuhenkilölle sekä kunnan viralliseen sähköpostiin xxxxx@xxxxxxxx.xx Hälytykset näkyvät myös Dynasty-ohjelmiston Käyttäjä: etunimi sukunimi -toi- minnosta aukeavasta valikosta.

Sopimuksiin liittyviä eräpäiviä on seurattava systemaattisesti. Alkuperäiset so- pimukset säilytetään sopimuskansiossa (käsiarkisto) voimassaoloajan. Päätty- neet sopimukset arkistoidaan tai hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Työkappaleena käytetään aina jäljennöstä. Sopimusten voimassa- oloa on seurattava, jotta ehditään ajoissa neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde.

Raporttiohjelma mahdollistaa erilaisten sopimusyhteenvetojen ja raporttien laadinnan hakuehtoja yhdistelemällä.

Sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, joiden tehtävänä on vastata kaikista sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanoon liittyvistä asioista.

8. Sopimushäiriöistä reklamointi ja sisäinen tiedonkulku häiriötapauksissa

Reklamaatiot tulee kirjata sähköiseen sopimushallintajärjestelmään.

Sopimuksen vastuuhenkilön on välittömästi ilmoitettava esimiehelle kirjallisesti havaitsemastaan sopimushäiriöstä ja/tai -rikkomuksesta ja käynnistettävä asian selvittäminen. Sopimushäiriöistä ja -rikkomuksista ilmoitetaan toimival- taiselle viranomaiselle mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten.

Sopimusrikkomuksiin liittyvät sanktiot kirjataan sopimuksiin silloin, kun se on mahdollista.

9. Sopimuksen muuttaminen, irtisanominen tai purkaminen

Sopimuksiin tulee aina kirjata ehdot sopimuksen mahdollisesta muuttamisesta sekä irtisanomisesta.

Oikeus sopimuksen yksipuoliseen muuttamiseen ratkeaa ensisijaisesti sen mukaan, onko tällaisesta muutosoikeudesta sovittu. Mikäli muutosoikeudesta ei ole sovittu, ei toinen osapuoli voi lähtökohtaisesti omin päin muuttaa sopi- musta.

Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen ovat erilaisia tapoja päättää sopi- muksen voimassaolo. Purkaminen tarkoittaa yleisesti sopimuksen välitöntä lakkauttamista ja suoritustoimien mitätöintiä. Sopimuksen purkaminen on toi- sen osapuolen sopimusrikkomukseen liittyvä oikeuskeino, kun taas irtisanomi- nen on tapa lakkauttaa sopimussuhde, kun sopimuksen jatkumista ei enää pi- detä tarkoituksenmukaisena. Purkaminen vaatii lähtökohtaisesti perusteeksi toisen osapuolen tekemän sopimusrikkomuksen, kun irtisanominen voidaan normaalisti tehdä ilman perustetta. Sopimuksen purkamisella ja irtisanomisella on Suomessa laissa säädetty ero muun muassa työsuhteessa ja huoneen- vuokrasuhteessa, joissa purkaminen vaatii huomattavasti vakavampia perus- teita sopimuksen päättämiseen kuin irtisanominen.

Määräaikainen sopimus solmitaan nimensä mukaisesti määräajaksi, jolloin se päättyy sovittuna aikana. Osapuolilla ei lähtökohtaisesti ole irtisanomisoi- keutta, vaan luottamusta järjestelyn pysyvyyteen suojataan. Lainsäädännössä on kuitenkin poikkeustapauksia, jotka oikeuttavat määräajaksi tehdyn sopi- muksen irtisanomiseen, esim. vuokrasopimukset.

Jos osapuoli irtisanoo määräaikaisen sopimuksen perusteettomasti, voi toinen osapuoli vaatia sopimuksen jatkamista. Tällöin oikeudettomasti irtisanoutu- neen tulee tehdä sopimuksen loppuaikaiset suoritukset. On myös mahdollista, että irtisanova osapuoli suorittaa osansa vahingonkorvauksena.