LUOVUTUSSOPIMUS
7.9.2020 KA/18076/00.00.00.00.00/ 2020
Minä allekirjoittanut luovutan ja lahjoitan Kansallisarkistolle TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkiston seuraavin ehdoin:
1 Asiakirjat säilytetään TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN ARKISTO -nimisenä kokonaisuutena.
2 Arkisto on vapaasti käytettävissä Kansallisarkiston tutkijasaleissa.
3 Arkiston täydentämisestä neuvotellaan aina erikseen.
4 Tiedot arkistosta julkaistaan verkkopalveluissa tietosuojalainsäädännön sallimassa laajuudessa.
5 Kansallisarkiston perustelut elävien henkilöiden henkilötietoja sisältävän aineiston hankinnalle ja minimoin- nin vaatimuksen täyttäminen esitetään liitteenä.
Arkistoon sisältyy henkilörekisteri/-rekistereitä, jotka luovutushetkellä sisältävät elävien henkilöiden henki- lötietoja ja joiden osalta Kansallisarkisto rekisterinpitäjänä vastaa tietosuojalainsäädännön mukaisista vel- voitteista.
6 Kansallisarkisto hävittää sellaisen aineiston, jonka säilyttämistä ei pidetä tarkoituksenmukaisena.
7 Tällä sopimuksella korvataan talletusasiakirjat ajalta 1976 -2016 (rev. 10/1976, 41/1991, 75/1993, 45/1996, 35/2001, 21/2006 ja AL/4821/2016).
Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, joista toinen jää luovuttajalle ja toinen luovutuksen vastaanotta- jalle.
Paikka syyskuun päivänä 2020
Luovuttaja
Kansallisarkisto on vastaanottanut edellä mainitut asiakirjat ja sitoutuu noudattamaan tämän sopimuksen ehtoja. Paikka syyskuun päivänä 2020
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx
Ylitarkastaja Xxxx Xxxxxxx Liite luovutussopimukseen
ELÄVIEN HENKILÖIDEN HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVÄN ANALOGISEN TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN ARKISTON VASTAANOTTAMISEN PERUSTELUT SEKÄ MINIMOINNIN VAATIMUKSEN TÄYTTÄMINEN
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016 art. 5) edellyttää arkistoitavien henkilötietojen minimointia ja perusteluja henkilötietoja sisältävän aineiston arkistoinnille.
Perustelut TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkiston vastaanottamiselle:
Vastaanotettava aineisto kuuluu suomalaiseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön, ja se on Kansallisarkiston yksityisarkistojen hankintapolitiikan (AL/8906/00.00.00.00.00/2017) mukaista aineistoa, joka otetaan vas- taan yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Tällaisen yksityisarkistoaineiston säilyttäminen, tieteelliseen ja historialliseen ja muuhun tutkimukseen ja muuhun asialliseen käyttöön antaminen kuuluu Kansallisarkiston lakisääteisiin tehtäviin (ArkL 831/1994 ja Laki Kansallisarkistosta 1145/2016 sekä tieto- suoja-asetus 6 art. 1 c). Myös aineiston muodostaneen toimijan tai aineistossa esiintyvien tai aineistoon muutoin asiallisesti liittyvien henkilöiden oikeusturvatarpeet otetaan huomioon. Kansallisarkiston toiminta toteuttaa perustuslain turvaamaa tieteen vapauden edistämistä.
Asiakirjallisen kulttuuriperinnön hyödyntämismahdollisuuksien turvaaminen edellyttää yksilöivän henkilö- tiedon säilyttämistä pelkän tilastotiedon sijaan, jota hyödynnetään vain kapeassa osassa humanistista ja yhteiskunnallista tutkimusta. Tutkimukselle ja muulle käytölle välttämättömiä henkilötietoja ei ole mahdol- lista arkistoida kunkin aineistossa esiintyvän yksittäisen henkilön kuoleman jälkeen, jolloin tietosuojalain- säädäntö ei enää tule sovellettavaksi. Yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen saavuttamista ja tieto- suojaperiaatetta on punnittu oikeasuhtaisuuden näkökulmasta TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkiston vastaanottamisesta päätettäessä.
Minimoinnin vaatimuksen täyttäminen TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkiston osalta:
Kansallisarkisto on ottanut huomioon tietosuojalainsäädännössä edellytetyn elävien henkilöiden henkilötie- toja koskevan minimointivelvoitteen ottaessaan vastaan yksityisarkiston, johon sovelletaan tietosuojalain- säädäntöä ja jota Kansallisarkistossa käsitellään yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten.
Minimointia on tehty siinä määrin kuin kulttuuriperinnön säilymisen ja tieteellisen ja historiallisen tutki- muksen sekä muut asialliset kansalaisten käyttötarkoitukset sallivat. Historiallisen ja tieteellisen tutkimuk- sen mahdollisuuksien turvaaminen sekä kansalaisten ja arkistonmuodostajan oikeusturvan takaaminen ja asialliset muut tiedontarpeet edellyttävät yksilöivää tietoa, joten alkuperäisaineistoa ei voida korvata tilas- totiedolla tai arkistoitaessa korvata pseudonymisoidulla versiolla ja sitä koskevaa metatietoa minimoida samalla arkistoteoreettisia ja arkistoeettisiä periaatteita rikkomatta, tutkimusmahdollisuuksia rajaamatta, kansalaisten tiedontarvetta estämättä ja oikeusturvaa vaarantamatta sekä lainsäädännössä määriteltyä Kansallisarkiston tehtävää ja perustuslain takaamaa tutkimusmahdollisuuksien edistämistä vaarantamatta. Rekisterin muodostavista analogisista TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkistoon sisältyvistä henki- lötiedoista on siten poistettu vain ne tiedot, jotka eivät ole välttämättömiä aineiston käytettävyyden kan- nalta edellyttäen, että näiden poistaminen analogisesta ei-rakenteisesta aineistosta on ollut mahdollista.
TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN arkistoon sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan tie- tosuojalainsäädännössä edellytettävät organisatoriset ja tekniset suojatoimet (tietosuoja-asetus art. 89), mm: Analoginen aineisto säilytetään valvotuissa arkistotiloissa, joihin on pääsy vain työtehtävissään pääsyä tarvitsevilla. Metatietoa tietojärjestelmiin syötettäessä ja tämän metatiedon sekä aineiston käyttöön anta- misessa noudatetaan Kansallisarkiston ohjeistusta, jolla turvataan elävien henkilöiden tietosuoja. Käyttötar- peen mukaan ja aineiston perusteella harkitaan, voidaanko elävien henkilöiden henkilötietoja sisältävä ai- neisto pseudonymisoida ennen käyttöön antamista.