Kaupungin toiminta etätyötä koskevien sopimusten ja suositusten mukaisesti

Kaupungin toiminta etätyötä koskevien sopimusten ja suositusten mukaisesti

426/01.00.00/2020

YTR 25.04.2016 § 26 286/01.00.01/2016

Keskushallinnossa valmisteltu luonnos etätyöohjeeksi ja siihen liittyvä luonnos työnantajan ja työntekijän väliseksi etätyösopimukseksi ovat liitteenä.

Etätyötä koskevassa ohjeessa on kerrottu etätyön määritelmä ja etätyön tekemiseen ja sopimiseen liittyvistä asioista sekä etätyön järjestelyihin, etätyön kustannuksiin, työsuojeluun, yksityisyyden suojaan ja lainsäädäntöön ja työehtosopimuksiin liittyvistä asioista.

Etätyöohjeen liitteenä on etätyösopimus, jossa työnantajan edustajana toimiva esimies ja työntekijä sopivat tarkemmin etätyön ajanjaksosta, etätyöpäivistä, etätyön suorituspaikasta, etätyötehtävistä ja työtuloksista ja niiden seurannasta ja raportoinnista etätyön aikana.

Etätyöllä tarkoitetaan sellaista työtä, joka voitaisiin tehdä työnantajan tiloissa, mutta joka on organisoitu tehtäväksi tai tehdään tarvittaessa tietotekniikkaa käyttäen muualla. Etätyön hyödyiksi on kirjattu: Aika ja kustannussäästöt työmatkoissa, joustavampi työ- ja vapaa-ajan yhteensovittaminen, työuran piteneminen paremman työviihtyvyyden myötä, työn tuottavuuden paraneminen ja järkivihreä toimintatapa.

Henkilöstöpäällikkö: Yhteistoimintaryhmä keskustelee liitteenä olevasta etätyöohjeesta ja etätyösopimuksesta ja niihin liittyvistä mahdollisista muutos- ja tarkennustarpeista.

Käsittely: Henkilöstöpäällikkö Xxx Xxxxxxxx selosti asiaa ja esitteli liitteenä olevaa luonnosta etätyöohjeeksi kokouksessa.

Hämeenlinnan malli ollut valmistelun pohjana. Xxxxxx mukaan palvelualueen esimies päättää palveluyksikön esimiehen esityksestä etätyön käytöstä. Ohjeessa lähtökohtana on, että etätyötä tehdään kokonaisina päivinä ja tehdään tarvittavat merkinnät atk-järjestelmiin. Työmatkat eivät ole etätyön piirissä.

Pääluottamusmies Xxxx Xxxxxxx peräsi työmatkoja etätyö piiriin. Xxxxx- Xxxxx Xxxxxx mukaan etätyösopimuksessa tulisi olla molemmin puolinen maininta 1 kuukauden irtisanomisesta ja lisäksi Niemen mukaan tehtävät ovat kovin erilaisia, joka tuo haastetta etätyöjärjestelyihin mm. työtiloihin. Henkilöstöpäällikkö Xxx Xxxxxxxxx mukaan harkittavaksi tulee kuka ja miten etätyö järjestellään kohtuullisilla kustannuksilla, kaksinkertaisia kustannuksia (mm. laitteet) tulisi välttää. Sivistysjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx mukaan etätyö antaa hyvän mahdollisuuden tietyissä tehtävissä, kaikkiin tehtäviin se ei sovellu.

Pääluottamusmies Xxxxx Xxxxxxxxxxx esitti, että järjestöjen lausunnot ko. asiasta olisivat tarpeen.

Päätös: Yhteistoimintaryhmä keskusteli etätyöohjeesta ja etätyösopimuksesta ja päätti, että halutessaan henkilöstöjärjestöillä on mahdollisuus antaa kommentteja ja lausuntoja henkilöstöpäällikölle ennen asian valmistelua eteenpäin kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

KH 29.08.2016 § 183 Ensimmäisiä etätyösopimuksia tehtäessä ja etätyökulttuuria muodostettaessa on tarkoituksenmukaista, että annettavat ohjeet ovat kohtuullisen helposti teknisesti toteutettavia ja seurattavia. Sen vuoksi on ohjeissa määritelty, että etätyöjärjestelyt eivät koske työmatkoja ja että etätyöpäivät sovitaan kokonaisina työpäivinä eikä osatyöpäivinä. Palkanlaskentajärjestelmän poissaololomakkein on mahdollista myöntää etätyötä palkallisena vain kokonaisina päivinä. Kunta-alan virka- ja työehtosopimusten mukaan työmatkoja asunnosta työpaikalle ja takaisin ei lueta työajaksi. Työntekijän tulee olla työaikana tarvittaessa käytettävissä myös työpaikalla, minkä vuoksi jo sovittuja etätyöpäiviä voi olla tarpeen muuttaa nopeastikin ilman pitkiä irtisanomisaikoja. Etätyö tuo useissa tapauksissa hyötyä työntekijälle aika- ja kustannussäästöinä työmatkoissa sekä mahdollistaa entistä joustavamman työ- ja vapaa-ajan yhdistämisen. Toisena puolena on huomioitava, että etätyö ei saa haitata työn tekemistä työpaikalla eikä kuormittaa työpaikalla olevaa henkilöstöä.

Etätyösopimus ei korvaa työsopimuslaissa tarkoitettua työsopimusta tai viranhaltijalaissa tarkoitettua viranhoitomääräystä.

Etätyön tulee perustua vapaaehtoisuuteen, luottamukseen ja avoimuuteen esimiehen, etätyötä tekevän työntekijän ja muun lähiorganisaation kesken. Etätyön tekeminen on aina harkinnanvaraista. Työntekijällä ei ole siihen subjektiivista oikeutta. Etätyön tekemisestä ja sen perusteista tiedotetaan tarvittavilta osin työpaikalla ennen etätyöskentelyn aloittamista.

Etätyöohje, etätyösopimus ja etätyön muistilista ovat liitteenä. (ES)

Kaupunginjohtajan sijainen, talousjohtaja: Kaupunginhallitus hyväksyy kaupungin puolesta liitteenä olevan etätyöohjeen ja etätyösopimuslomakkeen otettavaksi käyttöön.

Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KH 24.08.2020 § 204

Valmistelija Kaupunginsihteeri

Osana kansallisia COVID19 -epidemian leviämisen estämistoimia valtioneuvosto linjasi 16.3.2020 mm. etätyön tekemistä. Linjauksen

mukaan julkisen sektorin työntekijät, joiden työtehtävät sen mahdollistivat, työskentelivät etätyössä. Valtioneuvosto suositti vastaavaa toimenpidettä yksityisille työnantajille Periaatepäätöksen 6.5.2020 mukaan etätyösuositus jatkui toistaiseksi. Valtioneuvosto päätti 23.6.2020 rauhoittuneen epidemiatilanteen johdosta laajan etätyösuosituksen päättyvän 1.8.2020. Valtioneuvosto arvioisi asiaa uudestaan epidemiatilanteen sitä edellyttäessä.

Valtiovarainministeriön ja sosiaali- ja terveysministeriön 13.8.2020 julkaiseman suosituksen mukaan terveysviranomaisten todetessa epidemian kasvavan väestössä torjuntatoimenpiteistä huolimatta julkisen sektorin työntekijöiden tulisi työskennellä etätyössä mahdollisimman laajasti työtehtävien sen mahdollistaessa.

Valtioneuvosto suositti vastaavaa laajaa etätyötä myös yksityisille työnantajille.

Työnantajilla on velvoite huolehtia työturvallisuuslain mukaisesti henkilöstön turvallisuudesta ja terveydestä työssä sekä ottaa huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. Tartuntataudin leviämisen estäminen on tällainen peruste.

Työterveyslaitoksen raportin mukaan laaja etätyö esti valtakunnassa koronaviruspandemian leviämistä. Etätyö sekä muut suositukset ja rajoitukset vähensivät työntekijöiden sairauspoissaoloja merkittävästi.

Forssan kaupunki on toiminut suositusten mukaisesti. Kaupungin henkilöstöllä on ollut viime kevättalvesta alkaen yhä enenevästi käytössään mahdollisuuksien mukainen etätyö. Henkilöstöstä iso osa on ollut etätyössä. Sekä työnantajan että työntekijöiden kokemukset ovat olleet myönteisiä. Uusin hallituksen suositus osoittaa mahdollisuuksien mukaisen etätyön olevan työnantajan ja työntekijän sekä koko yhteiskunnan etu. Kaupunki jatkaa suosituksen mukaista toimintaa.

Kaupungin henkilöstö työskentelee tilanteen mukaan joko työpaikalla tai etätyössä. Tämä niin sanottu monimuototyöskentely joustavoittaa ja sujuvoittaa asioiden hoitamista vielä lisää. Kaupungin henkilökunnan etätyö on lisääntynyt olennaisesti tilanteesta, jossa kaupunginhallitus hyväksyi etätyösopimuksen luonnoksen ja etätyöohjeen. Kaupunginhallituksen hyväksymää etätyöohjeistusta voidaan kuitenkin edelleen soveltaa muutoksitta. Palvelualueen esimies sopii etätyöstä työntekijän kanssa kaupunginhallituksen hyväksymän etätyöohjeistuksen mukaisesti.

Kaupungin johtoryhmä on valmistellut ohjeen, joka koskee etä- ja lähityön tekemistä, kokousten, koulutusten ja muiden tilaisuuksien järjestämistä virtuaalisesti etäyhteyden avulla sekä suojautumista koronaviruspandemialta. Ohje on liitteenä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee edellä olevan selostuksen ja liitteenä olevan ohjeen tiedoksi.

Päätös Kaupunginjohtajan kokouksessa muuttaman ehdotuksen mukaisesti kaupunginhallitus palautti asian uudelleen valmisteltavaksi.