Liikkuvuushankkeen sopimus ja budjetti
Liikkuvuushankkeen sopimus ja budjetti
Xxxxxxxx yleissivistävälle koulutukselle
KA121-SCH akkreditoitujen liikkuvuushankkeiden koulutus 1.10.2021
- Katso 2020 KA120-SCH akkreditoinnit kartalla
Osallistumisohjeita
2
• Pyydämme sulkemaan mikrofonit
• Tilaisuus tallennetaan ja tallenne
on katsottavissa 14 vrk:n ajan tilaisuuden sivulta
• Käymme läpi sopimusasiat tiiviissä aikataulussa, pyydämme sinua siksi esittämään kysymyksesi chatissä.
• vastaamme kysymyksiin chatissa
• suullisesti vastaamme ainoastaan kysymyksille varatussa ohjelmakohdassa
Tilaisuuden sisältö
• Lyhyet esittelykierrokset pienryhmissä
• Tulevat koulutukset
• Akkreditoitujen liikkuvuushankkeiden
eteneminen
• Avustussopimus
• Budjetti ja kululuokat
• Ryhmätyöskentely osallisuudesta
• Muutokset hankkeessa, Force Majeure
• Maksatukset ja raportointi
• Seuranta- ja asiakirjatarkastukset
Lyhyet esittelykierrokset pienryhmissä
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen henkilö, sisä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
• Jako n. 3 hengen pienryhmiin
• Pienryhmissä lyhyet esittelyt sekä ajatustenvaihtoa siitä minkälaisia ajatuksia akkreditointi on herättänyt?
• Alahuoneissa pienryhmäkeskustelulle aikaa 5 minuuttia
• Tämän jälkeen vielä 5 minuuttia yhteiselle
purulle Teamsin päähuoneessa
Yhteinen purku (5min)
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen henkilö, sisä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
• Mistä keskustelitte?
• Xxxxxxxxx ajatuksia nousi esille?
Tulossa olevia koulutuksia
• Hallinnointi- ja raportointiväline Beneficiary Module (BM) käyttökoulutusta
• Europassi –koulutus
• Lisäkoulutusta hankehallintoon
• Valmennusta pitkäkestoisiin opiskelijaliikkuvuuksiin liittyen (opiskelijoille sekä
yhteyshenkilöille)
• Loppuraportointikoulutuksia
6
Hankkeiden raportointi- ja hallinnointijärjestelmä
• Uudella ohjelmakaudella liikkuvuustiedot tallennetaan Beneficiary Module (BM) -
järjestelmään, joka korvaa aiemmin käytössä olleen Mobility Tool+ -järjestelmän
• Uusi järjestelmä ei ole vielä avautunut – aikataulu tarkentuu komissiosta
• Järjestelmän käytöstä tulossa koulutusta
7
• Vanhan ohjelmakauden hankkeet raportoidaan entiseen tapaan Mobility Toolissa
Muistutus henkilötietojen käsittelystä
• Yhteydenpidossa OPH:n kanssa esim. sähköposteihin ei pidä lisätä hankkeisiin osallistujien (liikkujien) nimiä tai muita henkilötietoja
• Käytä nimen sijasta liikkujan Mobility ID:tä, joka yksilöi kyseisen liikkuvuuden Beneficiary
Modulessa (Mobility Toolissa vanhat hankkeet 2019/2020)
• Henkilötietoja ei saa lähettää suojaamattomana sähköpostilla 🡪 turvaviesti
• Huomioikaa henkilötietoja käsitellessänne myös oman organisaationne
tietosuojakäytännöt
• Koskee kaikkien vuosien hankkeita
8
Akkreditoitujen hankkeiden eteneminen
Hankkeen aloitus 1.9.2021
• Sopimus tehdään 15
kk:ksi
• Edunsaajat voivat myöntää apurahoja
9
1.9.21 alkaen
12 kk / 31.8.2022
• Mahdollisuus hakea jatkoa sopimukselle 24 kk asti
15 kk / 30.11.2022
• Hanke päättyy (ellei jatkoa
haettu 12 kk kohdalla)
• Loppuraportointi 60 pv kuluttua hankkeen päättymisestä
24 kk / 31.8.2023
• Hankkeen max kesto
• Loppuraportointi 60 pv kuluttua hankkeen päättymisestä
Liikkuvuushankkeen avustussopimus
Liikkuvuushankkeen avustussopimus
• Organisaation = edunsaajan ja kansallisen toimiston välinen sopimus
• Sopimusnumero = hankenumero esim. 2021-1-FI01-
KA121-SCH-012345
• Laillinen edustaja allekirjoittaa sähköisesti
• Yhteyshenkilö saa allekirjoitetun sopimuksen
sähköpostitse tiedokseen
• Ilmoita yhteydenpidossa kansalliseen toimistoon aina hankenumero. Löydämme hankkeenne sähköisistä järjestelmistä ainoastaan hankenumerolla
11
Avustussopimuksen pääkohdat
• Sitoutuminen hankkeen toteuttamiseen
• Hankkeen toimintakausi
• Tuen enimmäismäärä
• Raportointi ja maksujärjestelyt
• Yhteystiedot
• Tietosuojavelvoitteet ja henkilötietojen käsittely
• Osallistujien suojelu ja turvallisuus (mm. vanhempien tai huoltajan suostumus, vakuutusjärjestelyt, ikärajat)
12
• Tulosten käyttö (tekijänoikeudet)
• Raportointi- ja hallinnointityökalu sekä
Erasmus+ -hanketietokanta
• Ohjelman näkyvyys viestinnässä (ks. xxxxxx: xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxx-xx- viestintaohjeet-erasmus-hankkeille )
• Tuki osallistujille
Tutustu liitteisiin – tärkeä osa sopimusta
• Kaikille yhteiset liitteet löytyvät verkkosivuilta:
xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xx000-xxx
Hankekohtainen: Liite II Hankkeen kuvaus ja budjetti
Hankekohtainen: Liite VI
Pankkitietolomake on sähköinen
13
Xxxxx XX
• Liitteessä II näkyy hankkeelle myönnetty kokonaisbudjetti ja eriteltynä myönnetyt liikkuvuusmäärät
• Organisaationne käyttää tuen Erasmus- suunnitelmanne tavoitteiden mukaisesti
Tee liikkuvien henkilöiden kanssa sopimukset 1/3
• Apurahasopimus (Grant agreement): osallistujan ja lähettävän organisaation kanssa tehtävä apurahaa koskeva sopimus
Oppilaille/Opiskelijoille/vastavalmistuneille: mallit tulevat komissiosta myöhemmin
• Learning agreement: ulkomaanjakson oppimistavoitteita ja toteutusta koskeva sopimus
• Pakollinen komission pohja
• Erasmus+ learning programme for group activities
• Pakollinen mutta voi käyttää omaa tai komission pohjaa, josta näet minimivaatimukset
• Xxxxxxxx agreement with invited experts
• Pakollinen mutta voi käyttää omaa tai komission pohjaa, josta näet minimivaatimukset
Tee liikkuvien henkilöiden kanssa sopimukset 2/3
Lisäksi mieti, olisiko tarpeen tehdä sopimus myös eri vastaanottavien tahojen kanssa.
• Aiemmin oppilaiden ja opiskelijoiden ryhmä ja yksilövaihdot toteutuivat hankkeiden puitteissa ja
toiminta oli yhdessä suunniteltu hakemuksissa.
• Learning agreement –asiakirjassa on jokaisen liikkuvuuden tavoitteet yhdessä vastaanottavan xxxxx kanssa
• Sopimus vastaanottavan tahon kanssa olisi yleisellä tasolla
• Vastaanottavat koulut/päiväkodit/organisaatot:
• Suositellaan yhteistyösopimusten tekemistä.
• Yhteistyöstä on suositeltavaa aina sopia kumppaneiden kanssa kirjallisesti, vaikka kyseessä olisi tuttukin
yhteistyökumppani
o Partnerisopimuksia ei toimiteta kansalliseen toimistoon
o Ei ole sopimusmallia
Ennakkotieto tulevista liikkuvuusasiakirjoista 3/3
Oppimistulosten tunnistaminen ja jakson todentaminen
Jaksolla hankitun osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen sekä jakson todentamisen dokumentti:
• Europass -liikkuvuustodistus tai vastaava oppilaitoksen ja opiskelijan/henkilöstön tarpeita vastaava arviointilomake xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx
• Dokumentti kysytään mahdollisessa tarkastuksessa tositteena toteutuneesta jaksosta ja sen tulee sisältää avustussopimuksen liitteen III mukaisesti:
o Osallistujan nimi, oppimistulokset sekä toiminnon alkamis- ja päättymispäivä
o Jos tukihenkilöt ovat tukeneet osallistujaa toiminnon aikana, heidän nimensä ja oleskelun kesto on myös ilmoitettava
o Vastaanottavan organisaation ja osallistujan allekirjoitukset
• Poikkeus: valmistelevat vierailut, joilta edellytetään: Agenda & attendance declaration/certificate
Q&A
Kysymykset ja vastaukset
Lyhyt tauko
Hankkeen budjetti ja kululuokat
Budjettikategoriat 1/2 Yksikkökorvauksiin perustuvat kululuokat
Organisointituki (Organisational support) €/hlö
Matkatuki (Travel) kilometritaulukon mukaan €/hlö
Xxxxxxxxxx (Individual support) xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx mukaan pv/€/hlö
Kielivalmennustuki (Linguistic support) €/hlö
Kurssimaksut (Course fees) €/kurssipäivä
Valmistelevat vierailut (Preparatory visits) €/hlö
Osallisuustuki organisaatiolle (Inclusion support for organisations) 100 €/hlö
22
Organisointituki (Organisational support)
• Tuki hankkeen hallintoon liittyviin kuluihin, kuten ulkomaanjakson ohjaus ja tuki, oppimistulosten tunnistaminen ja tunnustaminen ja valmennusjärjestelyt (lähtö-, kieli- ja kulttuurivalmennus). Saa käyttää myös sijaiskuluihin.
• Tuen saamisen ehtona että henkilö on osallistunut liikkuvuusjaksolle. Tukihenkilöille eikä valmisteleville vierailuille osallistuville ei makseta organisointitukea
100 €/hlö:
• Ryhmäliikkuvuuteen osallistuva oppilas/opiskelija (maks 10hlön ryhmä)
• Henkilöstön täydennyskoulutusjaksolle (=kurssit) osallistuja
• Kutsuttu asiantuntija
• Vastaanotettava opettajaharjoittelija
350 € 100 osallistujaan asti; 200 € sadannen osallistujan jälkeen:
• Lyhytkestoiselle liikkuvuusjaksolle osallistuva oppilas/opiskelija
• Henkilöstön job shadowing- ja opetusjaksolle osallistuja
500 euroa:
• Pitkäkestoisille liikkuvuusjaksoille osallistuva oppilas/opiskelija (30-365 pv) 23
Vihreä matkustus (Green Travel)
• Yksilötukea voi saada matkapäiviltä ennen jaksoa ja sen jälkeen yht. 3+3=6 päivää
• Päivien määrän arvioi organisaatio/liikkuja
itse; max. 3+3
• Matkustus junalla, bussilla, laivalla ja kimppakyydillä
Matkatuki (Travel)
• Lasketaan lähettävän organisaation sijainnista
vastaanottavan organisaation sijaintiin
• Matkan pituus määritetään komission välimatkalaskimella (Distance Calculator)
• Tuki myönnetään matkan pituuden mukaan taulukon
summien mukaisesti
• Tukisumma kattaa tuen edestakaiseen matkaan kohteeseen riippumatta todellisista kuluista
• Yksilötukea voi saada matkapäiviltä ennen jaksoa ja sen jälkeen (yht. 2 pv)
Matkaetäisyys (km) | Tukisumma (€) | Tukisumma (€) vihreä matkustaminen |
10-99 km | 23 € / osallistuja | - |
100-499 km | 180 €/ osallistuja | 210 € / osallistuja |
500-1999 km | 275 € / osallistuja | 320 € / osallistuja |
2000-2999 km | 360 € / osallistuja | 410 € / osallistuja |
3000-3999 km | 530 € / osallistuja | 610 € / osallistuja |
4000-7999 km | 820 € / osallistuja | - |
8000 km tai yli | 1500 € / osallistuja | - |
Vihreä matkustus (Green travel)
• Ympäristöystävällisen matkustuksen dokumentointi:
o Käytettäessä kestäviä liikennemuotoja (vihreä matkustaminen), tarvitaan tositteeksi valaehtoinen vakuutus (vapaamuotoinen allekirjoitettu dokumentti), jonka matkatuen saava henkilö ja lähettävä organisaatio ovat allekirjoittaneet
o Valaehtoinen vakuutus esim: Vakuutan että olen käyttänyt maasta toiseen siirryttäessä junaa / bussia jne. sekä kuvaus miten on matkustanut
o Organisaation pitää säilyttää todisteet (matkaliput)
❖ Edunsaajaorganisaatio voi käyttää organisaatiotukea (Organisational support) valitsemallaan tavalla esim. halutessaan hiilikompensaatioon. Hiilijalanjäljen kompensoimista ei kuitenkaan katsota Erasmus+:ssa vihreäksi matkustukseksi, vaan tarkoitus on kannustaa liikkujia ympäristökestävämpien matkustusmuotojen (= juna, bussi, laiva, kimppakyyti) käyttöön
Yksilötuki (Individual support)
• Tuki liikkuvuuden keston ja kohdemaan mukaan
15-
• Ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien päivien
• Tuki maksetaan myös mahdollisilta erillisiltä matkapäiviltä
• Suositus on, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa
• Oppilaat/opiskelijat:
o Ryhmäliikkuvuuksien minimipituus on 2 päivää + mahdolliset matkapäivät
o Lyhytkestoisten liikkuvuusjaksojen minimipituus on 10 päivää + mahdolliset matkapäivät
o Pitkäkestoisten liikkuvuusjaksojen minimipituus on 30 päivää + mahdolliset matkapäivät
• Henkilöstö: Jakson minimikesto on 2 pv ohjelmaa kohdemaassa (+ mahdolliset matkapäivät)
• Ks. Liite III ja IV xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx- ka121-sch 26
LIIKKUVUUSMUODOT VUOSINA 2021 - 2027
Taulukkoon on koottu lyhyesti mahdolliset
liikkuvuusmuodot ja niiden kestot
27
Yksilötuen maaryhmät ja tuki euroina
Vastaanottava ohjelmamaa | Maa- ryhmä | Opiskelijaliikkuvuus €/päivä | Henkilöstöliikkuvuus €/päivä | ||
(1-14) | (15-360) | (1-14) | (15-60) | ||
Norja, Tanska, Luxemburg, Islanti, Ruotsi, Irlanti, Suomi, Liechtenstein | 1 | 60 | 42 | 135 | 95 |
Alankomaat, Itävalta, Belgia, Ranska Saksa, Italia, Espanja, Kypros, Kreikka, Malta, Portugali | 2 | 53 | 37 | 120 | 84 |
Slovenia, Viro, Latvia, Kroatia, Slovakia, Tšekki,Liettua, Turkki, Unkari, Puola, Romania, Bulgaria, Pohjois-Makedonian tasavalta, Serbia | 3 | 45 | 32 | 105 | 74 |
Programme Guide:
28
/programmes/erasm us-plus/programme- guide/part-b/key- action-1/mobility- pupils-and-staff- school- education_en
Kielivalmennustuki 150 € (Linguistic support)
• Pitkäkestoiselle liikkuvuusjaksolle osallistuvalle opiskelijalle
• Lyhytkestoiselle liikkuvuusjaksolle osallistuvalle opiskelijalle
• Yli 31 pv henkilöstöliikkuvuuksiin osallistuvalle
• Kielivalmennustuen saamiseksi edellytetään lisäksi:
o Tosite kielikursseille osallistumisesta, oppimateriaalin ostolasku tai koulutusta antavan organisaation antama todistus
o Katso tarkemmin liite III rahoitus- ja sopimussäännöt: F. Kielivalmennustuki
o xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xx000-xxx
Kurssimaksut ja valmistelevat vierailut
Kurssimaksut henkilöstöliikkuvuuksissa (Course fees)
• 80 € osallistujaa kohden päivässä
• henkilöstön jäsen voi saada enintään 800 € kurssimaksuihin hankkeen aikana
Valmistelevat vierailut (Preparatory visits)
• 575 € / osallistuja (tuki ns. könttäsumma)
• Enintään 3 osallistujaa / vierailu (kestoa ei määritelty)
• Valmistelevia vierailuja voi toteuttaa kaikkien muiden aktiviteettien paitsi kurssien
valmisteluun
• Osallistujana voi olla henkilöstö ja poikkeustapauksissa opiskelijat:
o Pitkäkestoiseen opiskelijaliikkuvuuteen osallistuva opiskelija
o Muita vähemmän mahdollisuuksia omaava opiskelija
Budjettikategoriat 2/2
Todellisiin kustannuksiin perustuvat kululuokat
Osallisuustuki osallistujalle
(Inclusion support for participants)
todellisten kulujen mukaan €/hlö
Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) JA korotettu matkatuki (Expensive cost for expensive travel) todellisten kulujen mukaan €/hlö
Poikkeukselliset kulut (Exceptional Costs) 1/2
• Virtuaalisen liikkuvuuden toteuttamiseen tarvittavien välttämättömien laitteiden ja/tai palvelujen ostamiseen ja/tai vuokraamiseen liittyvät kustannukset, korvaus 75 % todellisista tukikelpoisista kuluista. Huom. max 10 % kokonaisbudjetista. Ks. Liite IIIa
• xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xx000-xxx
• Covid-19 testejä voi kattaa poikkeuksellisista kuluista, korvaus niiden osalta 100 %
• Kulut raportoidaan uudessa raportointijärjestelmässä
• Poikkeuksellisista kuluista on oltava tositteet ja ne toimitetaan kansalliseen toimistoon loppuraportin yhteydessä
Poikkeukselliset kulut – korkeat matkakulut
(Expensive Cost for Expensive Travel) 2/2
• Korkeat matkakulut korvaa 80 % todellisista tukikelpoisista kuluista (rahoituksen myöntäminen kalliista matkoista aiheutuviin poikkeuksellisiin kuluihin korvaa erillisen matkatuen)
o Kun tavallisten rahoitussääntöjen mukaiset korvaukset eivät kata vähintään 70 % avustuskelpoisista kustannuksista. Rahoituksen myöntäminen kalliista matkoista aiheutuviin poikkeuksellisiin kuluihin korvaa erillisen matkatuen
• Voidaan myöntää jaksolle lähtevälle ja hänen mahdolliselle tukihenkilölleen
• Perusteluna hakuun matkustukseen liittyvät poikkeukselliset kulut maantieteellisen syrjäisyyden tai etäisyyden takia
• Poikkeuksellisista kuluista on oltava tositteet sekä matkakuvaus ja ne toimitetaan kansalliseen
toimistoon loppuraportin yhteydessä
• Perustuu todellisiin kuluihin jotka kansallinen toimisto hyväksyy
Osallisuustuki – organisaatiolle ja osallistujalle
• Osallisuustuki jakautuu sekä yksikkötukeen että todellisiin kuluihin perustuvaan tukeen:
1. Osallisuustuki organisaatiolle (Inclusion support for
organisations)
o Lisätuki liikkuvuustoimintojen järjestämiseen
o Yksikköavustus on 100 € / osallistuja, jolla on
muita vähemmän mahdollisuuksia
2. Osallisuustuki osallistujalle (Inclusion support for participants): Todellisiin kuluihin perustuva tuki
Osallisuustuki osallistujalle (Inclusion support for participants)
• Tuki osallistujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia sekä heidän tukihenkilöilleen, tuki korvaa
100 % todellisista tukikelpoisista kuluista
• Myös matka- ja oleskelukustannuksiin voidaan hakea avustusta tästä kululuokasta, jos samoille
osallistujille ei ole haettu avustusta matkoja ja yksilötukea koskevista kululuokista.
• Edunsaaja voi tehdä siirron osallisuustukeen muista kululuokista ilman sopimusmuutosta
• Tositteet todellisesti aiheutuneista kuluista; tositteessa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, summa, valuutta ja laskun päiväys. Kulujen tulee olla perusteltuja.
• Todelliset kulut raportoidaan tulevassa uudessa raportointijärjestelmässä
35
• Tutustu Erasmus+ -ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen osallisuus- ja moninaisuusstrategiaan xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxx- european-solidarity-corps-inclusion-and-diversity_en
Ryhmätyöskentely osallisuudesta
Ryhmätyöskentely osallisuudesta
• Jakaudutaan alahuoneisiin alun esittelykierrosten tapaan keskustelemaan osallisuudesta (15 minuuttia)
• Jokaisella pienryhmällä oma keskusteluteema, josta kirjaa ajatuksiaan Padletiin
• Lopuksi puretaan ryhmien ajatuksia yhdessä (10 minuuttia)
• Padlet-linkki: xxxxx://xxx.xx/XX000_xxxxxxxxxxxxxxxxx
• xxxxx://xxx.xx/XX000_xxxxxxxxxxxxxxxxx
Ryhmätyöskentely osallisuudesta
• Tehtävänä
• 1) miettiä, mitä nämä osallisuuden osa-alueet tarkoittavat käytännössä koulu- ja päiväkotimaailmassa
• 2) miettiä, miten Erasmus+ -ohjelman osallisuustuki voisi tukea oppilaita/opiskelijoita ja henkilöstöä, joilla on osallisuuteen liittyviä esteitä
• Miksi?
• 1) Jotta te hankkeiden parissa toimivat saatte ideoita siitä, mitä osallisuus tarkoittaa ja mihin voitte hakea osallisuustukea (myös hankkeen aikana)
• 2) OPH:n tulevien tukimateriaalien ja webinaarien pohjaksi
Yhteinen purku (10 min)
• Mistä keskustelitte?
• Xxxxxxxxx ajatuksia nousi esille?
• Käy myös tykkäämässä tärkeimmiksi kokemistasi kommenteista!
Lyhyt tauko
Muutokset hankkeessa
Budjetin käyttö
• Lähtökohtaisesti toiminnan tulee vastata Erasmus-suunnitelmassa asetettuja tavoitteita (näistä raportoidaan loppuraportissa)
• Hakuvaiheessa asetettuihin määrällisiin liikkuvuustavoitteisiin tulisi pyrkiä
• Rajoitukset löytyvät sopimuksen liitteestä II (budjetin erittely)
o Kululuokasta osallisuustuki osallistujille ei voi siirtää tukea muihin kululuokkiin ilman
sopimusmuutosta
42
Muutosilmoitukset
Hankkeiden hallintoon liittyvä tieto ja muutosilmoituslomakkeet:
43
Laillisen edustajan allekirjoittamana:
• Edunsaajaorganisaation yhteystiedot muuttuvat
• Tilinumero muuttuu
• Oppilaitosten yhdistyminen
xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx- ka121-sch
Yhteyshenkilön allekirjoittamana:
• Hankkeen yhteyshenkilö oppilaitoksessa muuttuu
• Budjettiin liittyvät muutokset tarvittaessa
• Laillinen edustaja muuttuu
Force Majeure -tapaukset liikkuvuushankkeissa
• Hankkeen tai toiminnon peruuntuminen / keskeytyminen ylivoimaisen esteen takia, johon
sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä esim:
• Oma tai lähiomaisen sairastuminen, luonnonkatastrofi, pandemian kaltainen laajalle levinnyt epidemia, joka estää toimintoon tai koulutukseen osallistumisen tai siinä jatkamisen
• Ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella, kansallinen toimisto käsittelee ilmoitukset tapauskohtaisesti ja päättää kulujen korvaamisesta
• Myös peruuntuneet tai keskeytyneet ulkomaanjaksot raportoidaan raportointialustalla
• Jos osallistuja päättää edunsaajan kanssa tekemänsä sopimuksen ylivoimaisen esteen takia, osallistujalla on oikeus saada tukea vähintään liikkuvuusjakson tosiasiallista kestoa vastaava määrä. Jäljellä olevat varat on palautettava, ellei edunsaajan kanssa sovita jotain muuta
• Jos osallistuja keskeyttää edunsaajan kanssa tekemänsä tukisopimuksen ylivoimaisen esteen vuoksi, osallistuja saa jatkaa toimintoja keskeytyksen jälkeen, mikäli liikkuvuuden päättymispäivä ei ole liikkuvuushankkeen päättymispäivän jälkeen. Raportoidaan raportointialustalla yksittäisenä liikkuvuustoimintona, johon sisältyy keskeytysjakso
• Force Majeure -ohjeet käynnissä oleville hankkeille
Covid-19 Force Majeure -tapaukset
• Matkoja, majoitusta ja kursseja varatessa ottakaa huomioon peruutus- ja siirtoehdot
• Uudet mahdollisesti covid-19 takia keskeytyneet jaksot käsitellään aiemman menettelyn
mukaisesti tapauskohtaisesti
o Ensisijaisesti pyrittävä saamaan rahat takaisin lentoyhtiöltä, majoituksesta, kurssista tai vakuutusyhtiöltä
o Jos nämä tahot eivät korvaa ”menetettyjä kuluja”, voidaan ne korvata hanketuen puitteissa
Force Majeure –menettelyn kautta -> täytä lomake
• Tarkastakaa oman organisaationne vakuutusehdot ja pohtikaa mahdollisien lisävakuutuksien ottamista
• Covid-19 testejä voidaan korvata poikkeuksellisista kuluista (max 10 % kokonaishanketuesta)
Maksatukset ja raportointi
46
Maksatukset ja raportointi
• Kansallinen toimisto maksaa edunsaajalle 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta
ennakkomaksun (80 %)
• Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin 60 päivän kuluessa hankkeen
päättymispäivästä, loppuraportti täytetään Beneficiary Modulessa.
• Loppuraportin tukikelpoisten kulujen perusteella maksetaan loppumaksu (enintään 20 %).
• Hanketukea laskutetaan takaisin, jos tukea on käytetty vähemmän
kuin ennakkomaksun summa tai kulut eivät ole hyväksyttäviä.
47
Kulujen kohdistaminen
• Xxxxxxxxxx pitää avata oma seurantakohde (projekti/kustannuspaikka) kirjanpitoon, sis. kaikki hankkeen tulot ja menot (myös mahdollinen omarahoitus)
• Huomaa että eri hankkeiden kulut pidettävä erillään
• Kuluihin sisältyvät arvonlisäverot kohdistetaan hankkeelle ainoastaan, jos ne jäävät hankkeen lopullisiksi kustannuksiksi (eli jos edunsaajalla ei ole arvonlisäverojen vähennysoikeutta)
• Muussa valuutassa kuin euroissa aiheutuneiden kulujen muuntaminen euroiksi 🡪 katso sopimuksen kohta I.4.9 Maksupyynnöissä käytettävä valuutta ja muuntaminen euroiksi.
48
Asiakirjojen säilyttäminen
• Kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta loppumaksun suorittamisesta (pvm)
• Kirjanpitomateriaali ja kopiot dokumenteista (esim. ulkomaanjaksojen todentamiseen)
• Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille
henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin
• Esimerkiksi tarkastuksissa pyydetään toimittamaan tositteita tai asiakirjoja
49
Seuranta- ja asiakirjatarkastukset
50
Hankkeille tehtävät tarkastukset
Kaikille hankkeille tehtävät tarkastukset
• Final report check: Loppuraportin tarkastus. Tarkastus määrittelee tuen lopullisen määrän
Xxxxxx xxxxxxxxxx (noin 10%:lle) tehtävät tarkastukset
• On the spot check during/after action: Hankkeen toimintaa ja taloutta koskeva monitorointivierailu, joka tehdään hankkeen aikana tai sen päätyttyä.
• Desk check: Asiakirjojen ja tositteiden tarkastus hankkeen loppuraportointivaiheessa.
• System check: Järjestelmätarkastus, hankkeen seuranta ja asiakirjatarkastus, jossa katsotaan, että edunsaaja on noudattanut akkreditointia koskevia sääntöjä
Tositteiden toimittaminen
• Kansallinen toimisto voi pyytää tarvitsemiaan tositteita tarkastustyypistä riippumatta
• Edunsaaja säilyttää vähintään kopiot osallistujien
kanssa tehtävistä dokumenteista
• Tarkastuksien yhteydessä kopiot ja sähköiset dokumentit ja tositteet ovat riittävät
• Dokumentit toimitetaan tarkastustilanteessa sähköpostin turvaviestillä
Yhteystiedot Xxxxxxxx yleissivistävä koulutus
• Xxxxxx Xxxxxxxx, sirkka.saikkala(@)xxx.xx, 0295 338 583
• Xxxxx Xxxxxxxxxx, xxxxx.xxxxxxxxxx(@)xxx.xx, puh. 0295 331 859
• Xxxxx Xxxxx, liisi.airas(@)xxx.xx, puh. 0295 331 565
• Tulossa oma Howspace-tila akkreditoiduille
• UKK xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxx-xxxxxxxx?xxxxxxxxxx000
Opetushallituksen verkkosivu:
xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xx000-xxx Liity kv.yleissivistävä -sähköpostilistalle: xxxxx://xxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xx.xxxxxxxxxxxxxx Tykkää meistä Facebookissa: @kansainvalisyyttakouluille
Facebookissa myös ryhmä Koulujen KV-hankeaktiivit keskusteluryhmä
53
Olemme Twitterissä @EDUFI_GeneralEd
Kiitos ajastasi!
54