Hankkeiden aloitustilaisuus:
Hankkeiden aloitustilaisuus:
Työpaja 2. Hankkeen taloushallinto
Joensuu, 10.10.2019
8.10.2019
Tärkeät asiakirjat
Tukisopimus ja sen liitteet:
• Liite I Hankesuunnitelma
• Liite II Sovellettavat ehdot Karelia CBC ohjelman rahoittamiin tukisopimuksiin
• Liite III Hankebudjetti
Muut:
• Venäläisiä yksityistahoja koskevat hankintamenettelyt
• Toimeksianto rahoitussopimuksen mukaisten menojen varmentamiseksi
• Kumppanuussopimus
• Ohjelmakäsikirja
8.10.2019
Ohjelmakäsikirja
• Osa A: Hakeminen
• Osa B: Toteuttaminen
• Osa C: Taloushallinto
• Osa D: Viestintä
Pääpartnerin ja jokaisen kumppanin tulee perehtyä ohjelmakäsikirjaan ennen
• hankkeen kirjanpidon perustamista
• hankkeen kustannusten syntymistä
8.10.2019
Talousraportoinnin lomakkeet
• Talousraportti
• Menojen varmennusraportti ja sen liitteet
• Pääpartnerin tilitietolomake (Financial Identification Form)
• Pääpartnerin tarkistuslista
• Osa-aikaisen työntekijän työaikakirjanpito
Ladattavissa ohjelman nettisivuilta xxx.xxxxxxxxxx.xx
8.10.2019
Taloudelliset vastuut
• Pääpartneri:
– Kokonaisvastuu hankkeen toteuttamisesta
– Vastaanottaa ohjelmarahoituksen ja maksaa siitä osan kumppaneille
– Varmistaa hankkeen moitteettoman varainhoidon
– Järjestää hankekirjanpidon ohjelman sääntöjen mukaisesti
– Varmistaa, että kumppaneiden talousraporteissa raportoidut kustannukset ovat budjetin mukaisia
– Vähentää kumppaneiden kustannukset, jotka eivät ole budjetin mukaisia
– Varmistaa, että ulkopuolinen tilintarkastaja on varmentanut kumppaneiden kustannukset (ohjelman säännöt)
– Xxxxxx takaisinperittävän määrän maksamisesta hallintoviranomaiselle
– Lopullinen vastuu hankkeen varainhoidosta
– Tiedottaa kaikkia kumppaneita ohjelman vaatimuksista
8.10.2019
Taloudelliset vastuut
• Kumppani (laskuttava kumppani ja raportoiva kumppani):
– Varmistaa hankkeen moitteettoman varainhoidon
– Järjestää hankkeen taloushallinnon ja –raportoinnin ohjelman sääntöjen mukaisesti
– Noudattaa ohjelman sääntöjä (esim. kustannusten tukikelpoisuus, hankintasäännöt)
– Varmistaa, että omarahoitusosuus toteutuu budjetin ja kumppanuussopimuksen mukaisesti
– Xxxxxx oman osuutensa takaisinperittävästä summasta pääpartnerille
8.10.2019
Laskuttava kumppani
• Vain vähäiset hankkeen toteutusaikana aiheutuneet palkka- ja matkakustannukset
• Edellyttää pääpartneri ja hallintoviranomaisen etukäteishyväksyntää
• Rooli kuvataan kumppanuussopimuksessa
• Laskuttavan kumppanin ja raportoivan kumppanin tulee olla samasta maasta
– Tässä tapauksessa ”raportoiva kumppani” on toinen kumppani tai pääpartneri
• Noudattaa ohjelman sääntöjä (esim. hankekirjanpito, kustannusten tukikelpoisuus)
8.10.2019
Laskuttava kumppani
• Lähettää hankkeeseen liittyvistä kustannuksistaan laskun raportoivalle kumppanille
• Laskun tulee olla selkeä, informatiivinen ja ymmärrettävä, ja sisältää tarvittavat liitteet:
– Kopiot kaikista alkuperäisistä laskuista
– Laskujen liitteet (esim. matkalasku sisältäen juna/lento/bussiliput)
– Kirjanpitoaineisto (esim. laskutettavia kustannuksia koskeva pääkirjaote)
8.10.2019
Raportoiva kumppani
Vastaanotettuaan laskuttavan kumppanin laskun, raportoiva kumppani:
• Tarkistaa laskun ja sen liitteet (esim. kaikki kustannukset liittyvät hankkeeseen, kustannusten laskentaperusteet, kustannukset ovat budjetin mukaisia)
• Kirjaa laskuttavan kumppanin laskun hankekirjanpitoon, erilliselle laskuttava kumppani -tilille
• Raportoi laskuttavan kumppanin kustannukset talousraportissaan
– Laskuttavan kumppanin kustannukset tulee merkitä selkeästi talousraporttiin
Ero:
– Ainoastaan raportoiva kumppani laatii talousraportin (sis. raportoivan kumppanin ja laskuttavan kumppanin kustannukset)
– Raportoivan kumppanin tilintarkastaja varmentaa laskuttavan kumppanin kustannukset
8.10.2019
Hankkeen taloushallinto
• Kirjanpitomalli (hajautettu tai osittain hajautettu)
• Kirjanpito (suoriteperusteinen kahdenkertainen kirjanpito, kirjaa ainoastaan hankkeeseen liittyvät kustannukset)
• Pääkirjanote
• Pankkitili
• Talousraportointi ja raportointilomakkeet
• Menojen varmentaminen ja siihen liittyvät liitteet ja menettelytavat
• Raportoinnin määräajat (esim. laskuttavan kumppanin raportointi raportoivalle kumppanille, raportoivan kumppanin raportointi tilintarkastajalle, raportoivan kumppanin raportointi pääpartnerille)
8.10.2019
Hankkeen taloushallinto
• Tukikelpoiset ja tukikelvottomat kustannukset
• Tukikelvottomia kustannuksia koskevat vastuut
• Arvonlisäveron tukikelpoisuus
• Xxxxxxxxx ja hankintamenettelyt
• Tulot (myös ennakoimattomat tulot)
• Omarahoitusosuus
• Ongelmista tiedottaminen (esim. budjetti, rahoituksen toteutuminen)
• Takaisinperintää koskevat menettelytavat
• Seurantajärjestelmä (budjetti vs. toteutuneet hankekustannukset + toteutunut rahoitus)
8.10.2019
Arvonlisävero (ALV)
• Pääpartneri, raportoiva kumppani, laskuttava kumppani
• Mikäli arvonlisävero on hankkeen tukikelpoinen kustannus:
– Virallinen asiakirja, joka osoittaa ALV:n tukikelpoisuuden (kirjanpito-osaston päällikkö ja/tai verohallinto)
– Hankekohtainen eli toimitetaan jokaiselle hankkeelle erikseen
• Virallinen asiakirja toimitetaan tilintarkastajalle menojen varmentamista varten ja hallintoviranomaiselle
• Arvonlisävero kirjataan hankekirjanpitoon ja kustannus sisältäen ALV:n raportoidaan talousraportissa
8.10.2019
Pankkitili
• Mahdollistaa varojen vastaanottamisen ulkomailta ja lähettämisen ulkomaille
• Organisaatio, joka ei ole julkinen taho:
– Kertyykö tilille korkotuloja?
• Mikäli kyllä, suositus: Hankkeelle perustetaan oma pankkitili
• Tilintarkastajalle ja hallintoviranomaiselle toimitetaan:
– Tiliote, josta käy selville hankkeelle kertyneen korkotulon määrä
– Laskelma, josta käy selville kertyneet korkotulot sekä tapa, jolla kertyneet korkotulot on laskettu (mikäli tiliotetta ei ole käytettävissä)
– Korkotulot vähennetään hankkeen loppumaksusta (hallintoviranomaisen maksatuspäätös)
8.10.2019
Pankkitili
• Pääpartneri lähettää tilitietolomakkeen hallintoviranomaiselle
– Pankkitilin tiedot tilitietolomakkeessa ja maksatushakemuslomakkeessa tulee täsmätä
• Suunnittele, milloin raha siirretään pääpartnerin pankkitililtä kumppanin pankkitilille (esim. tulevien hankintojen osalta, hankkeen toteutuksen viivästymisen välttämiseksi)
• Suunnittele, milloin rahaa siirretään euromääräiseltä pankkitililtä ruplamääräiselle pankkitilille (valuuttakurssitappiot)
• Loppumaksatus: Ei ole ennakkomaksu
– Pääpartneri ja kumppanit vastaavat kustannuksista siihen saakka, että hallintoviranomainen maksaa viimeisen maksuerän pääpartnerin pankkitilille
8.10.2019
Hankekirjanpito
• Hankkeen taloushallinnon tulee noudattaa:
– Kansallista lainsäädäntöä (esim. kirjanpitoperiaatteet ja määräykset)
– Organisaatiossa yleisesti käytössä olevia kirjanpitokäytäntöjä
– Ohjelman sääntöjä
Periaatteet eivät saa olla ristiriidassa ohjelman sääntöjen kanssa (mikäli kyllä: edellyttää hallintoviranomaisen etukäteishyväksyntää)
Dokumentointi ja arkistointi (arkistointisuunnitelma ja päivitetty arkistointisuunnitelma)
8.10.2019
Hankekirjanpito
• Paikkaansapitävä, ajantasainen, pohjautuu suoriteperusteiseen kahdenkertaiseen kirjanpitoon
• Suositus: erillinen hankekirjanpito
– Sisältäen erilliset tilit ulkopuoliselta lahjoittajalta saadulle omarahoitusosuudelle, tuloille, pankkitilin korkotuloille, laskuttavan kumppanin kustannuksille (laskuille)
• Kaikki hankkeen kustannukset tulee dokumentoida asianmukaisesti (alkuperäiset tositteet, muistiotositteet, selittävät tositteet)
• Hankkeen kustannusten tulee olla helposti tunnistettavissa, varmennettavissa ja jäljitettävissä kirjanpitojärjestelmässä
• Kaikki hankkeen kustannukset kirjataan ainoastaan hanketta varten perustettuun hankekirjanpitoon
Tiedota organisaationne talousosastoa hankkeesta ja sen erityispiireistä ennen hankekirjanpidon perustamista
8.10.2019
Hankekirjanpito
• Informatiivinen pääkirjanote (päivätty ja allekirjoitettu)
– Listaa kaikki talousraportissa raportoidut laskut
• Lista laskuista pääkirjanotteessa = lista laskuista talousraportissa
– Hankkeeseen kuulumattomat laskut:
• Merkitse ja vähennä pääkirjanotteen loppusaldosta
• Pääkirjanotteen loppusaldo = talousraportin loppusaldo
– Mikäli mahdollista:
• Hankekirjanpidon tilikartta = voimassaolevan budjetin kustannuslajit
Xxxxxxx informatiivinen, selkeä ja ymmärrettävä pääkirjanote tilintarkastajalle ja hallintoviranomaiselle
8.10.2019
Hankekirjanpito
• Hankekohtaiset laskut (hankkeen nimi ja/tai koodi)
– Ohjeista toimittajia lähettämään hankekohtaisia laskuja
– Täsmällinen dokumentointi miten lasku liittyy hankkeeseen
• Selitys/dokumentointi laskussa = selitys talousraportissa
• Laskun jakaminen (kokonaissumma) useammalle kustannuslajille talousraportissa
8.10.2019
Esimerkki jäljitysketjusta: yksi lasku jaetaan kahdelle eri kustannuslajille talousraportissa
Pääkirja Hankkeen kustannuspaikka 1234 . Tili 2000, laitteet | ||||
Tositepvm | Tositenro | Selitys | Summa, euro | Kustannuslaji(t) |
15.11.2018 | 00800 | Yritys AB, | 2,000.00 | 3 (500.00) |
tietokoneet | 4 (1,500.00) | |||
. | ||||
Talousraportti:
Kustannuslajit
3. Laitteet ja tarvikkeet
Laskun / kuitin numero
Kirjanpito- aineistossa olevan laskun päiväys
Laskun aiheutumis- kuukausi
Valuutta (euro / rupla)
Kokonais- kustannukset valuutassa (euro / rupla)
Tietokone projektipäällikölle 00800 15.11.2018 10/2018 euro 500.00
4. Pieninvestoinnit
Tietokoneet (3 kpl) sovittelukeskukseen 00800 15.11.2018 10/2018 euro 1,500.00
8.10.2019
Jäljitysketju
Voimassaoleva budjetti = Hankekirjanpito = Talousraportti (kustannuslajit, hankkeen kustannukset)
Alkuperäinen lasku <=> organisaation kirjanpitojärjestelmä <=> hankekirjanpito <=> talousraportti
Pääkirjanotteen raportointijakso = Talousraportin raportointijakso
Laskun päivämäärä pääkirjanotteessa = Laskun päivämäärä talousraportissa
Laskun alkuperäinen aiheutumispäivämäärä = ko. kuukauden InforEuro-vaihtokurssi talousraportissa
Voimassaolevan budjetin kustannuslaji = Pääkirjanotteessa kustannuslajin numero per lasku = Talousraportin kustannuslaji per lasku
Pääkirjanotteen loppusaldo (esim. palkat, raportointijakson loppusaldo) = Talousraportin loppusaldot (esim. hankkeen kustannukset, tulot, korkotulot, omarahoitusosuus)
8.10.2019
Talousraportti
• Excel-tiedosto, jossa kuvataan raportointijaksolla toteutuneet kustannukset (laskut) per kustannuslaji (budjetti)
• Kuvauksen tulee olla informatiivinen (yhdistää laskun hankkeen toimenpiteeseen):
– Matkalasku: kuka matkusti, missä, milloin, miksi
– Laskentaperusteet (esim. päivärahat)
• Tulot vähennetään
• InforEuro-vaihtokurssin oikea käyttö
• Valmiiden laskentakaavojen oikea käyttö
HUOM! Hallintoviranomainen hyväksyy enintään maksatushakemuslomakkeessa haetun määrän tukikelpoisia kustannuksia
8.10.2019
Kustannusten tukikelpoisuus
• Aiheutuneet hankkeen toteutusaikana, ovat kohtuullisia, perusteltuja, tarpeellisia ja kustannustehokkaita hankkeen toteuttamista varten (esitetty hankkeen budjetissa)
• Kirjattu hankekirjanpitoon (oikea summa ja oikea raportointijakso) ja todennettu laskuilla
• Pääpartneri hyväksyy vain kumppaneiden talousraporteissa raportoidut tukikelpoiset kustannukset
– Pääpartneri vähentää tukikelvottomat kustannukset kumppaneiden talousraporteissa
• Todiste xxxxxx suorittamisesta, todiste toimituksesta, todiste asennuksesta
• Ei kustannuksia hankkeen päättymispäivän jälkeen
– Poikkeus: viimeinen menojen varmennusraportti ja budjetoitu hanke-evaluointi
• Kaikki kustannukset tulee olla maksettuna ennen loppuraportin toimittamista hallintoviranomaiselle
8.10.2019
Menojen varmentaminen
• Vaaditaan pääpartnerilta ja jokaiselta kumppanilta (talousraportti)
• Tuen maksamisen edellytys
• Menojen varmentamiseen liittyvien dokumenttien (menojen varmennus –dokumentit) käyttö on pakollista
Hallintoviranomainen ei hyväksy menojen varmennusraporttia, joka sisältää epäjohdonmukaisuuksia tai virheitä
Tilintarkastajalle toimitettavan aineiston tulee olla selkeä, ymmärrettävä ja paikkaansapitävä
8.10.2019
Menojen varmentaminen
• Tilintarkastaja:
– Varmentaa talousraportissa raportoidut kustannukset
– Xxxxx xxxxxxxxx kustannusten tukikelpoisuudesta
– Raportoi tukikelvottomat kustannukset
– Raportoi varmentamisprosessin aikana havaitsemistaan poikkeamista ja kohtaamistaan ongelmista
– Raportoi riski-indikaattoreista (erityisesti henkilöstökustannukset, hankinnat)
– Antaa suosituksia pääpartnerille/kumppanille ja valvoo niiden toteuttamista
8.10.2019
Taloushallinto ja -raportointi
• Pääpartneri tarkistaa, että jokainen kumppani on toimittanut seuraavat asiakirjat:
– Talousraportti (oikea raportointijakso, kustannukset on raportoitu oikeilla kustannuslajeilla (voimassaoleva budjetti), kustannukset ovat tukikelpoisia, tukikelvottomat kustannukset on vähennetty, tulot, omarahoitusosuus, korkotulot)
– Pääkirjanote (oikea raportointijakso, oikea loppusaldo, xxxxxxx ja allekirjoitus)
– Menojen varmennusraportti liitteineen (asiakirjat on asianmukaisesti täytetty)
– Virallinen asiakirja ALV:n tukikelpoisuudesta (mikäli kumppani ei saa ALV:n palautusta hankekustannuksista)
Jokainen kumppani tarkistaa, että yllä mainitut asiakirjat ovat virheettömiä ennen niiden toimittamista tilintarkastajalle ja pääpartnerille
8.10.2019
Taloushallinto ja -raportointi
Tarkista ja varmista, että raportoidut kustannukset on kirjattu hankekirjanpitoon
Moitteettoman varainhoidon periaate
Dokumentoinnin ja jäljitysketjun tärkeys
8.10.2019
Kiitos huomiostanne!
Talousraportointiin liittyvä aineisto on saatavilla ohjelman nettisivuilla:
xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xxxxxx
8.10.2019