TIETOJEN LUOVUTTAMISTA KOSKEVA SOPIMUS

TIETOJEN LUOVUTTAMISTA KOSKEVA SOPIMUS

1 OSAPUOLET

1.1 Suomen Palloliitto Ry (jäljempänä “SPL”) Yhdistysrekisterinumero 16190

PL 191

0251 Helsinki

Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxx

puh. 09 742 151, xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

1.2 Seura: (jäljempänä “Seura”)

Osoite:

Yhteyshenkilö:

Yhteystiedot:

1.3 SPL:stä ja Seurasta käytetään erikseen viitattuna termiä ”Osapuoli” ja yhdessä ”Osapuolet” asiayhteyden edellyttämällä tavalla.

2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS

2.1 SPL on suomalaisen jalkapallon korkein kattojärjestö ja valtakunnallinen urheilun lajiliitto, jonka jäseniä ovat jäseniksi hyväksytyt seurat. SPL edellyttää urheilijoilta lisenssimaksun maksamista ja Seuran kautta SPL:n alaiseen urheilutoimintaan osallistuvalla henkilöllä tulee olla voimassa pelitoimintaan osallistumiseen oikeuttava lisenssi (jäljempänä ”Lisenssi”). SPL vastaa Lisenssien rekisteröinnistä ja hallinnoinnista Suomessa kansainvälisten urheilujärjestöjen ja - liittojen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti.

2.2 Henkilötietojen käsittely on kuvattu tarkemmin Suomen Palloliiton henkilörekisterin tietosuojaselosteessa, joka on saatavilla SPL:n internet-sivuilla.

2.3 SPL ja Seura ovat kumpikin itsenäisiä rekisterinpitäjiä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa EU 2016/679 (jäljempänä ”Tietosuoja-asetus”) tarkoitetulla tavalla. Seuran luovuttaessa henkilötietoja SPL:lle, kyseessä on säännönmukainen henkilötietojen luovutus Osapuolten välillä. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa ja kulloinkin voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä (jäljempänä ”Tietosuojalainsäädäntö”).

2.4 Osapuolten tarkoituksena on tällä luovutussopimuksella (jäljempänä ”Sopimus”) sopia Seuran henkilörekisterissä olevien henkilötietojen luovuttamisesta SPL:lle Lisenssin rekisteröintiä ja hallinnointia varten, sellaisena kuin tämä henkilötietojen käsittely tapahtuu Suomen Palloliiton henkilörekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Sopimuksella on tarkoitus sopia, mitä henkilötietoja Seura luovuttaa SPL:lle, luovutuksiin sovellettavista ehdoista sekä edellä mainittuihin toimintoihin sisältyvistä Osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista.

2.5 Kummallakin Osapuolella on rekisterinpitäjinä itsenäiset oikeudet ja velvollisuudet suhteessa omiin henkilörekistereihinsä sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn. Kumpikin Osapuoli vastaa itsenäisesti ja erillisesti rekisteröityjen oikeuksista suhteessa käsittelemiinsä henkilötietoihin.

2.6 Seura henkilötiedon luovuttajana vastaa Sopimuksen mukaisesti erityisesti siitä, että sillä on oikeus luovuttaa henkilötieto ja että Xxxxxx henkilörekisteriin rekisteröidyt ovat tietoisia tällaisesta luovutuksesta ja hyväksyvät sen osana urheilutoiminnan järjestymistä. Vastaavasti SPL vastaa luovutuksensaajana erityisesti siitä, että sillä on asianmukainen käsittelyperuste tai käsittelyperusteita vastaanottamilleen henkilötiedoille ja ettei se käsittele henkilötietoa muutoin kuin käsittelyperusteidensa mukaisesti ennalta ilmoitetuin tavoin ja ennalta ilmoitettuihin tarkoituksiin.

3 SOPIMUKSEN MUKAAN LUOVUTETTAVAT HENKILÖTIEDOT

Sopimuksen kohteena ovat SPL:n rekisteröintijärjestelmän kulloinkin edellyttämät Seuran henkilörekisteristä luovutettavat Lisenssin rekisteröintiä ja hallinnointia varten vaadittavat tiedot. Tähän rajattuun käyttötarkoitukseen kuuluvat seuraavat tiedot;

(a) Perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, nimen kieli, sukupuoli, mahdollinen kansainvälinen etu- ja sukunimi

(b) Syntymätiedot, kuten syntymäaika, syntymämaa, mahdollinen syntymäalue tai osavaltio, syntymäkaupunki

(c) Osoite- ja yhteystiedot, kuten kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti

(d) Xxxxxxxxxxxxx, kuten rooli, organisaation tyyppi, organisaatio, laji, taso, ikäryhmä, edustusoikeus

(e) Valittu vakuutusturva

(f) Rekisteröinnin laatu

(g) Huoltajan tiedot, kuten huoltajuussuhteen tyyppi, huoltajan etu- ja sukunimi, nimen kieli, mahdollinen kansainvälinen etu- ja sukunimi.

4 SEURAN ASEMA, OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET

4.1 Seura on oman henkilörekisterinsä osalta Tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Seuralla on oman henkilötietojen käsittelyn osalta henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisterinpitäjän oikeudet, velvollisuudet ja vastuut.

4.2 Seura vastaa henkilörekisterinsä osalta rekisteröityjen informoinnista, mahdollisen tietosuojaselosteen tai -käytännön laatimisesta ja sen saatavuudesta suhteessa rekisteröityihin, rekisteröityjen lainmukaisten oikeuksien, kuten tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeuden toteuttamisesta, tietojen luovuttamisesta sekä muiden Tietosuoja-asetuksen velvoitteiden asianmukaisesta suorittamisesta. Seura on vastuussa siitä, että sillä on Tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus käsitellä tietoja, ja että tiedot ovat tarpeellisia sekä virheettömiä. Seura määrittelee itsenäisesti henkilörekisterinsä osalta ne perusteet, joiden nojalla henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä sen, mitä henkilötietoja Seura kerää omaan käyttöönsä. Seura vastaa siitä, että sen luovuttamat henkilötiedot ovat oikeita ja paikkansapitäviä.

4.3 Henkilötietojen luovutus Seuralta SPL:lle on säännönmukainen luovutus, joka Seuran tulee kuvata mahdollisessa tietosuojaselosteessaan tai muuten asianmukaisesti kertoa rekisteröidylle säännönmukaisesta luovutuksesta. Seuran tulee varmistua, että Seuran henkilörekisteriin rekisteröity henkilö on tietoinen tällaisesta luovutuksesta, mahdollisista jälleenluovutuksista sekä siitä, että rekisteröity henkilö ymmärtää, että henkilötietojen luovuttaminen ja Lisenssin rekisteröinti on edellytys SPL:n alaiseen urheilutoimintaan osallistumiselle.

4.4 Seura sitoutuu Tietosuoja-asetuksen artiklojen 12–14 mukaisesti antamaan SPL:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä tietoja niille jäsenilleen, joiden henkilötietoihin Sopimuksen mukainen luovutus kohdistuu. Tiedonantovelvollisuus yhtäältä edellyttää henkilötiedon luovutuksen kuvaamista Seuran omaan läpinäkyvyyteen liittyvään dokumentaatioon, kuten tietosuojaselosteeseen tai muuten asianmukaista kertomista käsittelystä sekä toisaalta tietojen antamista kysyttäessä. Varmistaakseen sen, että henkilötietojen luovutus ja käsittely olisi läpinäkyvää, Seura sitoutuu tutustumaan Suomen Palloliiton henkilörekisterin tietosuojaselosteeseen sekä huomioimaan siinä tapahtuvat muutokset asianmukaisesti. Tieto Seuran toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä sekä tietojen luovutuksesta tulee antaa rekisteröidylle lähtökohtaisesti sillä hetkellä, kun tiedot kerätään rekisteröidyltä.

4.5 Siltä osin kuin henkilötietojen luovutus koskee alaikäisen henkilötietojen luovuttamista SPL:lle, Xxxxxx tulee erityisesti varmistua siitä, että alaikäisen henkilön henkilötietojen käsittelylle ja luovuttamiselle on olemassa laillinen käsittelyperuste, ja kiinnittää huomiota käsittelyn lainmukaisuuteen. Seuran tulee vastaavasti erityisesti huolehtia asianmukaisesta informoinnista silloin, kun rekisteröity on alaikäinen.

4.6 Seura huolehtii omalta osaltaan siitä, että se noudattaa toiminnassaan henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa Tietosuojalainsäädäntöä, viranomaisten määräyksiä ja ohjeita, hyvää tietojenkäsittelytapaa ja huolellisuutta sekä Sopimuksen ehtoja.

4.7 Seuran on omalta osaltaan huolehdittava siitä, että se on toteuttanut tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta mainittujen tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä, sekä huolehtinut siitä, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt on sidottu joko lakisääteisesti tai sopimuksin asianmukaiseen salassapitovelvoitteeseen. Vastaavasti Seura huolehtii, että SPL:n järjestelmiä ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä työkaluja käyttävät Seurojen edustajat tuntevat henkilötietojen käsittelyyn liittyvät edellytykset, kuten luottamuksellisuuden ja huolellisuuden vaatimukset henkilötietojen käsittelyssä.

4.8 Seura luovuttaa tiedot SPL:n kulloinkin kirjallisesti antamien ohjeiden mukaan ja sitoutuu noudattamaan SPL:n sivuilla kulloinkin voimassa olevaa ohjeistusta.

4.9 Seuran tulee ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä SPL:lle rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat Tietosuojalainsäädännön mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä silloin, kun nämä pyynnöt ovat sellaisia, että ne tulee Tietosuoja-asetuksen mukaan välittää myös henkilötietojen luovutuksensaajan tietoon. Tämän lisäksi Xxxxxx tulee ryhtyä mahdollisiin kohtuudella edellytettäviin toimenpiteisiin pitääkseen luovuttamansa henkilötiedot ajan tasalla. Seura sitoutuu tarkistamaan tietojen oikeellisuuden vuosittain Lisenssin uusimisen yhteydessä. SPL:llä on oikeus antaa Seuraa sitovia ohjeita rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi silloin, kun Seuralle toimitetulla rekisteröidyn pyynnöllä on yhteys Suomen Palloliiton henkilörekisteriin.

4.10 SPL:llä on halutessaan oikeus varmistaa, että Xxxxx ja sen pitämä henkilörekisteri täyttää Tietosuojalainsäädännössä ja muussa mahdollisesti sovellettavassa lainsäädännössä asetetut sekä SPL:n tämän Sopimuksen mukaiset vaatimukset. Lisäksi SPL:llä on halutessaan oikeus varmistaa, että Xxxxx noudattaa asianmukaisia menettelytapoja henkilötietojen käsittelyn ja luovuttamisen läpinäkyvyyden ja turvallisuuden takaamiseksi. Seura sitoutuu antamaan pyydettäessä tietoja SPL:lle ja Seura sallii SPL:n tai sen tilaaman sekä kustantaman auditoijan suorittamat ja tämän Sopimuksen mukaisen toiminnan tietosuojaa koskevat tarkastukset sekä sitoutuu myötävaikuttamaan niihin. Molemmat osapuolet vastaavat muista mahdollisista kustannuksista itsenäisesti.

5 SPL:N ASEMA, OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET

5.1 SPL on Suomen Palloliiton henkilörekisterin osalta Tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä. SPL:llä on oman henkilötietojensa käsittelyn osalta henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisterinpitäjän oikeudet, velvollisuudet ja vastuut.

5.2 Tämän Sopimuksen mukaisessa yhteistyössä SPL:n suorittamalla henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan SPL:n rekisterinpitäjänä toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä yksinomaan Suomen Palloliiton henkilörekisterissä, eikä Sopimus koske muuta henkilötietojen käsittelyä, jota SPL roolissaan mahdollisesti toteuttaa. Henkilötietojen käsittely on määritelty Suomen Palloliiton henkilörekisterin tietosuojaselosteessa sellaisena, kuin se kulloinkin tapahtuu. SPL varaa oikeuden ilman erillistä ilmoitusta muuttaa henkilötietojen käsittelyä lain sallimin reunaehdoin. SPL määrittelee itsenäisesti Suomen Palloliiton henkilörekisterin osalta ne perusteet, joiden nojalla henkilötietoja kerätään ja käsitellään.

5.3 SPL määrittää sen, mitä tietoja se edellyttää Seuran luovuttavan Suomen Palloliiton henkilörekisteriin.

5.4 SPL luovuttaa vakuutuksen myöntämiseksi tarvittavia tietoja säännönmukaisesti Lisenssien yhteydessä hankittujen vakuutusten vakuutuksenantajille sekä kansainvälisen jalkapalloliiton (FIFA) ja Euroopan jalkapalloliiton (UEFA) sekä niiden alaisten jäsenliittojen rekistereihin. Tietoja voidaan luovuttaa takaisin Suomen Palloliiton jäsenseurojen rekistereihin, joilta tiedot ovat peräisin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin. Seura on tietoinen luovutuksista ja on vastuussa jälleenluovutusten tiedonannosta rekisteröidyille.

5.5 SPL vastaa oman henkilötietorekisterinsä osalta rekisteröityjen informoinnista, mahdollisen tietosuojaselosteen laatimisesta ja sen saatavuudesta suhteessa rekisteröityihin, rekisteröityjen lain mukaisten oikeuksien, kuten tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeuden toteuttamisesta sekä muiden Tietosuoja-asetuksen velvoitteiden asianmukaisesta suorittamisesta.

5.6 SPL:llä on oikeus käyttää henkilötietojen käsittelyyn ulkopuolisia palveluntuottajia välttämättömissä toiminnoissa, kuten järjestelmien toimittamisessa ja pelaajien vakuuttamisessa. SPL takaa sopimuksilla, että mahdolliset yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat noudattavat Sopimuksen ehtoja. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille soveltuvien lakien nojalla.

5.7 SPL huolehtii omalta osaltaan siitä, että se noudattaa toiminnassaan ja henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa Tietosuojalainsäädäntöä, viranomaisten määräyksiä ja ohjeita, hyvää tietojenkäsittelytapaa ja huolellisuutta sekä Sopimuksen ehtoja.

5.8 SPL antaa seuralle tarkemmat tiedot tietojen luovuttamistavoista ja periaatteista. SPL:llä on tarvittaessa oikeus siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, SPL huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

6 VASTUU TIETOJENKÄSITTELYSTÄ JA VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS

Osapuoli on velvollinen korvaamaan toiselle Osapuolelle Sopimuksen rikkomisesta aiheutuneen välittömän vahingon. Mikäli Sopimuksessa ei ole toisin mainittu, kumpikaan Osapuoli ei vastaa mistään Sopimuksen tai siihen liittyvän toiminnan tai laiminlyönnin perusteella toiselle Osapuolelle syntyvistä välillisistä vahingoista.

7 YLIVOIMAINEN ESTE

7.1 Kumpikaan Osapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia hän ei kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa (force majeure). Ylivoimaisena esteenä pidetään muun muassa lakkoa, sulkua, työnseisausta ja muuta työtaistelutoimenpidettä, sopimusvelvoitteen täyttämisen estävää luonnontapahtumaa tai onnettomuutta.

7.2 Ylivoimaiseen esteeseen vetoavan Osapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle Osapuolelle, samoin kuin esteen arvioidusta kestosta ja lakkaamisesta. Osapuolen on tehtävä ylivoimaisesta esteestä toiselle Osapuolelle aiheutuvan haitan minimoimiseksi se, mitä Osapuolelta kohtuudella voidaan edellyttää.

8 LUOTTAMUKSELLISUUS

8.1 Osapuolet sitoutuvat käsittelemään henkilörekistereissä olevia tietoja siten, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia perusteettomasti rajoiteta.

8.2 Osapuolilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus siirtää luottamuksellisia tietoja alihankkijoilleen tai muille sopimuskumppaneilleen sekä työntekijöilleen siinä määrin kuin Sopimuksen täyttämiseksi on tarpeen. Osapuoli huolehtii tällöin siitä, että sen yhteistyökumppanit ja työntekijät sitoutuvat salassapitovelvollisuuteen ja noudattavat Tietosuojalainsäädäntöä sekä Sopimuksen mukaisia ehtoja samoin kuin Osapuolet itse.

9 SOPIMUKSEN TULKINTA

9.1 SPL voi halutessaan muuttaa tai täydentää Seuralle antamiaan ohjeita, jos Tietosuojalainsäädäntö ja/tai muu sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää tai jos muuttaminen tai täydentäminen on perusteltua SPL:n muuttuneiden aihetta koskevien käytäntöjen, toimintamallien tai teknisten prosessien vuoksi. Ohjeiden antamista ei pidetä kirjallista ennakkohyväksymistä edellyttävänä sopimusmuutoksena, ellei ohjeilla asiallisesti ja merkittävästi muuteta Sopimuksen sisältöä tai Osapuolten vastuita sen alla.

9.2 Osapuolet ymmärtävät, että Sopimusta tehtäessä Tietosuojalainsäädäntö on muutostilassa. Jos kyseiseen lainsäädäntöön tai sitä tai sen tulkintaa koskeviin suosituksiin, ohjeistuksiin tai määräyksiin tulee muutoksia, jotka vaikuttavat SPL:n tai Seuran asemaan tai velvollisuuksiin tai Sopimuksessa määriteltyihin velvollisuuksiin tai vastuisiin, kyseisellä Osapuolella on oikeus tarkistaa Sopimuksen sisältöä niiltä osin. Toinen Osapuoli sitoutuu noudattamaan kyseistä tarkistettua sopimusta.

10 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN

10.1 Sopimusmuutoksen voimaantulo edellyttää molempien Osapuolten allekirjoitusta. Sopimusta voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisesti.

10.2 Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää Sopimusta, sen osaa tai siihen perustuvia tai liittyviä oikeuksiaan tai velvoitteitaan kolmannelle ilman toisen Osapuolen etukäteen antamaa kirjallista suostumusta.

10.3 SPL:llä on oikeus antaa ohjeita koskien henkilötietojen luovuttamista ilman, että näitä katsotaan Sopimuksen muutoksiksi siltä osin kuin kysymys on SPL:n toimenpiteistä Lisenssien rekisteröimiseksi ja hallinnoimiseksi.

11 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA PÄÄTTYMINEN

11.1 Sopimus on voimassa toistaiseksi Sopimuksen allekirjoitushetkestä lähtien.

11.2 Kummallakin Osapuolella on oikeus irtisanoa Sopimus päättymään kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen tulee tehdä toiselle Osapuolelle kirjallisesti.

11.3 Sopimuksen irtisanominen ei vaikuta Seuran jäsenyyteen Suomen Palloliitossa.

11.4 Molemmat Osapuolet toimivat rekisterinpitäjinä ja Osapuolilla on rekisterinpitäjinä itsenäiset oikeudet ja velvollisuudet suhteessa omiin henkilörekistereihinsä. Sopimuksen päättyminen ei johda tietojen palautus- tai poistamisvelvollisuuteen suhteessa toisen Osapuoleen.

12 SOVELLETTAVA LAKI JA RIIDANRATKAISU

Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tietojen käsittelystä tai Sopimuksesta muutoin aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan SPL:n kotipaikan tuomioistuimessa, elleivät Osapuolet pääse asiassa sovintoratkaisuun.

***ALLEKIRJOITUKSET SEURAAVALLA SIVULLA***

13 ALLEKIRJOITUKSET

Tätä Sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kummallekin Osapuolelle. Helsinki, 22.5.2018

SUOMEN PALLOLIITTO RY

Xxxx Xxxxxxxx Apulaispääsihteeri