Sopimus Keskitetyn asiakaspalvelupisteen tilakartoituksen toteuttamisesta
Sopimus Keskitetyn asiakaspalvelupisteen tilakartoituksen toteuttamisesta
Sopijapuolet
Turun kaupunki (jäljempänä kaupunki) Y-tunnus: 0204819-8
PL 355
20101 TURKU
Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxx
Kansaneläkelaitos (jäljempänä Kela) Y-tunnus: 0246246-0
PL 450, 00056 KELA
Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxx/Xxxx Xxxxxxxx
1. Sopimuksen peruste
Sopimus perustuu Turun kaupungin ja Kelan yhteiseen tahtotilaan toteuttaa yhteinen Keskitetty asia- kaspalvelupiste. Asiakaspalvelupisteen toteutuksen edellytyksenä on, että sopijaosapuolet saavat yhteisesti sovittua tarveselvityksen sisällöstä, tämän mukainen tila löytyy sekä tilan vuokrakustannuk- set ovat kaikkien osapuolien hyväksymät.
Kelan toimitilayksikkö allekirjoittaa tämän sopimuksen. Vuokrasopimuksen Kela solmii suoraan vuok- ranantajan kanssa johtuen kelan alv. -käsittelystä.
2. Sopimuksen tavoite ja tarkoitus
Tämän sopimuksen tarkoituksena on osapuolten kesken sopia sitoutumisesta hankkeeseen, jossa etsitään sopivaa tilaa, johon voidaan toteuttaa yhteinen keskitetty asiakaspalvelupiste. Palvelupistee- seen sijoitetaan kaupungin asiointi- ja asiantuntijapalveluita sekä Kelan Läntisen asiakaspalveluyksi- kön asiakaspalvelu.
Tällä sopimuksella sovitaan, että kaupunki hoitaa kohdassa 3 luetellut tehtävät. Kukin osapuoli osal- listuu omien toimintojensa kuvaamiseen, tilatarpeen määrittelyyn ja tiloihin kohdistuvien teknisten ja laadullisten määritysten tekemiseen. Kaupunki kokoaa materiaalista kokonaisuuden (tarveselvityk- sen), jonka avulla hoitaa tilakartoituksen.
3. Sopimukseen sisältyvät palvelut ja tehtävät
Tähän sopimukseen sisältyvät palvelut ja tehtävät ovat kaupungin osalta:
‐ projektin koordinointi
‐ tarvekartoitus
‐ palvelumuotoilu
‐ tilaohjelman laadinnasta yhteistyössä sopijapuolten kanssa
‐ tilahankintaan liittyvä markkinakartoitus käyttämällä kaupungin kilpailutettua kiinteistövälittäjää
‐ tilahankintaan liittyvä neuvottelumenettely tai kilpailutukset
o vuokratarjoukset pyydetään porrastetusti 5-, 7- ja 10 -vuoden sopimuskausille
‐ sisustussuunnitelma ja kalusteratkaisut
‐ vastata tilaan tarvittavista yleisistä it-järjestelmien suunnittelemisesta ja yhteisen verkkotoiminnan resurssien riittävyydestä yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa
‐ muut tilaan liittyvät tekniset suunnitelmat ja ratkaisut
Kaupungilla on neuvotteluvelvollisuus muiden sopimusosapuolien kanssa kaupungin järjestelyvas- tuulla olevien merkittävien seikkojen osalta sekä merkittäviin kustannuksiin liittyvien asioiden osalta.
Yleiset sopimusosapuolen tehtävät:
− jokainen toimija vastaa osaltaan tarvitsemansa erityisen it-verkon asentamisesta ja kustan- nuksista,
− Jokainen toimija vastaa osaltaan omien erikoisratkaisujen kustannuksista
− Kela solmii vuokrasopimuksen suoraan päävuokranantajan kanssa
4. Aikataulu
Xxxxx toteutetaan siten, että tilat olisivat mahdollisuuksien mukaan käyttöönotettavissa kesällä 2019. Mahdollinen aikataulun muutos ei kuitenkaan aiheuta sopimuksen raukeamista.
5. Erilliset sopimukset
Lopullisesta tai muuten sitovasta liikehuoneiston vuokrasopimuksesta ja siihen liittyvistä palveluista ja niiden hankinnasta sovitaan erillisellä sopimuksella.
6. Selvitystyöhön liittyvien kustannusten veloituksen periaatteet
Kansalaisten keskitettyyn asiakaspalvelupisteeseen liittyvät kustannukset tullaan jakamaan henkilös- tön suhteessa kaupungin, kelan ja maistraatin välillä. Kokonaishenkilöstömäärä on noin 70, jonka perusteella jakoperusteiden arvioitu jakauma on seuraava; kaupunki osuus prosentteina on 70 ja Kela 30.
Ennen tämän sopimuksen allekirjoittamista on sopimusosapuolten yhteisellä päätöksellä sovittu hankittavaksi asiakaslähtöinen palvelumuotoilu hyödyntäen kaupungin kilpailutettua muotoilume- netelmien ja asiakaslähtöisen kehittämisen asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyä. Puitejärjeste- lyn sisällä suoritettavassa minikilpailutuksen palveluntuottajaksi valittiin Etnografinen tutkimustoi- misto Kenno Oy. Tarjouksen kokonaishinta oli 19.800 € (alv 0 %). Tämä kustannus jaetaan osa- puolten kesken edellä esitetyn kustannusjaon mukaisesti.
Turun kaupunki on tehnyt kilpailuttamisen jälkeen sopimuksen toimitilojen kiinteistö- sekä vuokraväli- tyksien konsultointipalveluista Toimitilavälitys RHG Oy:n kanssa. Tilojen kartoittamisessa asiakaspal- velupisteelle soveltuvien tilojen löytämiseksi tilojen vuokratarjouskilpailutusta varten käytetään sopi- muksen konsultointityölle sovittua tuntihintaa 50 €/tunti, joka sisältää kaikki palveluntuottajan kulut.
Toimitilavälitys RHG:n käytöstä on sovittu yhteisesti sopimusosapuolten kesken ennen tämän sopi- muksen allekirjoittamista.
Edellä mainittujen palveluhankintojen lisäksi on sopimusosapuolten yhteisellä päätöksellä sovittu hankittavaksi arkkitehti laatimaan alustava aulatilojen tilankäyttösuunnitelman, jonka pohjalta pysty- tään arvioimaan palvelupisteen suuntaa-antava aulatilan koko. Kustannus arkkitehdin työlle on 4.180
€ (alv 0 %).
7. Maksuehdot
Tämän sopimuksen mukaisien tehtävien suorittamisesta kohdassa 6 esitetyt kustannukset kaupunki perii kertasuoritteena sopimusosapuolilta kohdassa 6 määritellyn jaon mukaisesti, kun tilakartoitus on valmistunut.
8. Sopimuksen voimassaolo
Kela hyväksyy osaltaan kyseessä olevan sopimuksen allekirjoituksellaan. Sopimus astuu voimaan kaupunginhallituksen myönteisen päätöksen jälkeen kaupungin allekirjoitettua sopimuksen osaltaan.
9. Raukeamisehdot
Mikäli hankkeelle ei löydy tarkoituksenmukaista tilaa, vuokrataso todetaan liian korkeaksi tai on ole- massa muu riittävä syy, tilakartoitus voidaan todeta päättyneeksi ja osapuolet maksavat kustannuk- set kohdan 6 mukaan toteutuneiden kustannusten mukaan.
10. Päiväys ja allekirjoitus
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle.
TURUN KAUPUNKI KELA
Liite 1 alustava tilaohjelma
Henkilöstöä n. 60
1. TASO
Käyttötarkoitus | määrä (kpl) | neliö/á (m2) | neliöt yhteensä (m2) | Varustelu | Huom. |
kaupungin yleiset asiointipalvelut | |||||
palvelutiski | 5 | 6 | 30 | avotiski | |
6 | 6 | 36 | sermillinen, kassakaappi, paloturvakaappi, pankkisalaisuuteen liittyvät asiat | ||
kaupungin matkailu | |||||
palvelutiski | 5 | 6 | 30 | ||
kaupungin varhaiskasvatuksen palveluohjaus | |||||
palvelutiski | 1 | 6 | 6 | sermillinen | |
lisäpaikat | |||||
asiakaskohtaamistila | 1 | 10 | 10 | kiinteä | |
asiakaskohtaamistila | 1 | 8 | 8 | kiinteä | |
Kela | |||||
palvelutiski | 3 | 6 | 18 | sermillinen | |
yhteiset tilat | |||||
info/vartiointi | 1 | 8 | 8 | ||
aula/odotustila | 1 | 290 | 290 | jonotusjärjestelmä | |
esitehyllyjä | |||||
infotauluja; fölille omia | |||||
asiakaspäätteet 12 kpl, tulostus, skannaus, kopiointi | |||||
vesipiste/juoma‐ automaatti | |||||
50 istuinta | |||||
eri korkuisia pöytiä mm. lomakkeiden täyttöön | |||||
postilaatikko | |||||
palvelutiski | 1 | 6 | 6 | avotiski | |
yleisöwc | 1 | 5 | 5 | invamitoitettu, lastenhoitohuone | |
yleisöwc | 1 | 3 | 3 | ||
asiakkaiden puhelinpiste | 1 | 1 | 1 | sermillinen | |
taustatilat | |||||
taustatyötila | 2 | 6 | 12 | näitä ei tarvita, mikäli tilaratkaisu mahdollistaa toisen tason taustatilan käytön | |
wc:t | 2 | 3 | 6 | ||
lähisäilytys | 1 | 5 | 5 | ||
varasto | 1 | 25 | 25 | ||
kopiointi | 1 | 7 | 7 | ||
1. TASO YHTEENSÄ | 506 | ||||
2. TASO
Käyttötarkoitus | määrä (kpl) | neliö/á (m2) | neliöt yhteensä (m2) | Varustelu | Huom. |
kaupungin infotori | |||||
asiakaskohtaaminen/ työhuone | 2 | 9 | 18 | kiinteä | |
kaupungin hyvinvointitoimiala | |||||
palvelutiski | 2 | 6 | 12 | sermillinen | |
asiakaskohtaaminen/ työhuone | 3 | 9 | 27 | kiinteä | mahdollistaa pyörätuolin |
kaupungin työllisyyspalvelu | |||||
asiakaskohtaaminen | 1 | 9 | 9 | kiinteä | |
kela | |||||
asiakaskohtaamistila | 4 | 7 | 28 | kiinteä | |
asiakaskohtaamistila | 2 | 9 | 18 | ||
yhteiset tilat | |||||
aula/odotustila | 1 | 300 | 300 | esitehyllyjä | |
infotauluja | |||||
asiakaspäätteet 10 kpl, tulostus | osa sijoitetaan siten, että mahdollistaa rauhallisen tietokoneopastuksen | ||||
50 istuinta | |||||
pöytiä lomakkeiden täyttöön | |||||
lasten leikkipaikka | osana odotustilaa | ||||
yritys‐/yhdistystila | esim. sermillinen tila, jossa palveluntuottajat/ yritykset voivat esitellä tuotteitaan tai toimintaansa, osana odotustilaa | ||||
asiakaskohtaamistila | 3 | 7 | 21 | kiinteä | |
asiakaskohtaamistila | 2 | 9 | 18 | kiinteä | |
asiakaskohtaamistila/neuvotte lu | 1 | 15 | 15 | kiinteä | |
palvelutiski | 1 | 6 | 6 | sermillinen | |
neuvottelutila | 1 | 20 | 20 | ||
yleisöwc | 1 | 5 | 5 | invamitoitettu | |
2. TASO YHTEENSÄ | 497 | ||||
TAUSTATYÖTILAT
Käyttötarkoitus | Nykyinen määrä (kpl) | neliö/á (m2) | neliöt yhteensä (m2) | Varustelu | Huom. |
henkilökunnan yhteiset tilat | |||||
taustatyötila | 21 | 6 | 126 | osassa huomioitava puhelinpalvelu | |
skannauspiste | 1 | 7 | 7 | laskutilaa, tietokone, skanneri | |
esimiehen työhuone | 1 | 10 | 10 | ||
xxxxxxxxxxxx/vetäytymistila | 5 | 6 | 30 | ||
kopiointi | 1 | 7 | 7 | ||
lähisäilytys | 1 | 7 | 7 | kassakaappi | |
muu säilytystila | 1 | 15 | 15 | ||
taukotila/työkahvila | 60 | 1 | 60 | säilytys‐ ja postilokerikot, infotaulu | |
wc:t | 2 | 3 | 6 | määrykset täyttävä | |
inva‐wc | 1 | 5 | 5 | ||
puku‐ ja pesutilat | määräykset täyttävä | osoitettava kiinteistöstä | |||
TAUSTATYÖTILAT YHTEENSÄ | 273 | ||||
muut tilat | |||||
siivoustilat | 15 | sijoitettava sekä 1. että 2. tasoon | |||
KOKO TILA YHTEENSÄ | 1291 | ||||