Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Vuokrasopimusrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

VTS-kotien vuokrasopimusten käsittely ja hallintointi. Vuokrasopimuksiin liittyvien toimien tekeminen (laskutus, reskontran hoito, isännöinti, vikailmoitusten käsittely, asukastoiminnan hallinnointi, Pisteet Kotiin –asukaspistejärjestelmän ylläpito, www-sivujen asukaspalveluiden tuottaminen) sekä yhteydenpito vuokrasopimukseen ja asumiseen liittyvissä asioissa. Asumisen ja voimassaolevien vuokrasopimusten raportointi ja seuranta.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Vuokratalosäätiö sr Y-tunnus 0155666-8 Vilusen Rinne Oy Y-tunnus 0155320-5

4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Xxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxx@xxx.xx, 0201 277 263

5. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rekisterin tietoja käsitellään sopimuksen tuottamisen perusteella vuokrasopimuksen tekemiseen vuokralaisen ja VTS-kotien välille sekä tämän jälkeen sopimussuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen. Tietoja käsitellään myös asukasdemokratian näkökulmasta asukastoiminnan organistointiin VTS-kotien kiinteistöissä. Tekemällä vuokrasopimuksen hyväksyy rekisteröity tietojen tallentamisen. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

6. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisterissä henkilöstä säilytettävät tiedot: henkilön itsensä syöttämät tiedot (perustiedot, hakemuksen kautta), VTS-kotien asuttamisprosessin myötä syntyvät tiedot (sopimuksen tiedot, asumisen aikaiset yhteydenotot ja niistä syntyvät huomiot, maksutiedot, sosiaalisen isännöinnin dokumentointi).

7. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

Tampuuri (pääjärjestelmä, joka sisältää kaiken yllämainitun), Signom (sopimusten sähköinen allekirjoitus), Basware Maksuliikenne ja pankkien järjestelmät (maksutiedot), porraskäytävien sähköiset ilmoitustaulut (nimi- ja osoitetieto), Latomo (VTS-kotien www-sivujen asukassivut/sähköiset palvelut, tunnukset) ja VTS-kotien tietovarasto (raportointi, tilastointi)

8. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei

Kyllä, excel-tilastoja raportointia varten

9. Rekisterin tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, VTS-kotien sisäisen prosessin tuloksena, pankkiaineistojen sekä viranomaisyhteistyön kautta.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus Ei

Kyllä

12. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Ei Kyllä

Rekisterin tietoja pääsevät tarkastelemaan VTS-kotien henkilökunnan lisäksi Tampereen kaupunki ja VTS-kotien hallitus toiminnan ohjauksen näkökulmasta. Myös VTS-kotien palvelutuottajat (huoltoyhtiöt, siivousyhtiöt ja remonttiurakoitsijat) voivat tarkastella tietoja käyttöoikeuksiensa laajuudessa toteuttaakseen palvelusopimustaan. Tietoihin pääsevät myös IT-toimittajat ylläpitäessään järjestelmiä.

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

Rekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

14. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterin tietoja säilytetään sopimuksen ja sopimusvelvoitteiden jälkeen 5 vuotta.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät VTS-kotien www-sivuilta osoitteesta xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/.