PALVELUKUVAUKSET
PALVELUKUVAUKSET
1. KIRJANPITO
Palvelun sisältö
• Kirjanpidon laadinta sekä arvonlisäveron laskenta ja ilmoittaminen asiakkaan verokauden mukaisesti
• Olennaisten tulojen ja menojen jaksottaminen kuukausittain
• Verotiliotteen nouto sähköisesti verohallinnosta
• Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta vuosittain
• Ennakkoverojen kertatarkistus vuosittain
• Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan*
Aineiston toimitus
Talenom Onlinessa käsitelty kirjanpitoaineisto siirtyy automaattisesti kirjanpitoon. Muu aineisto toimitetaan viimeistään 10 vuorokautta ennen raportointipäivää joko Talenom App -mobiilisovelluksella tai sähköpostitse osoitteeseen x-xxxxxx@xxxxxxx.xx. Viivästyneestä aineistosta veloitetaan Palvelukäsikirjan mukainen pikatoimituslisä, mikäli raportit halutaan julkaistavan sovittuna raportointipäivänä.
2. SIMPLE-KIRJANPITO
Palvelun sisältö
• Kirjanpidon laadinta sekä arvonlisäveron laskenta ja ilmoittaminen asiakkaan verokauden mukaisesti
• Olennaisten tulojen ja menojen jaksottaminen kuukausittain
• Verotiliotteen nouto sähköisesti verohallinnosta
• Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta vuosittain
• Ennakkoverojen kertatarkistus vuosittain
Soveltuvuus Simpleen estyy, mikäli
• arvioitu vuosiliikevaihto on yli 6.000.000 €
• arvioitu tositemäärä on yli 130 tositetta / kk
• laskutusta tehdään useammalla toiminimellä
• verotuksessa sovelletaan oman käytön arvonlisäverotusta
• toiminta edellyttää rakennusalan urakkailmoituksia
• käytössä on poikkeava tai asiakaskohtainen tilikartta
• yhteisömuoto on yhdistys tai säätiö
• yhteisömuoto on asunto-osakeyhtiö
• käytössä on verkkokauppa
• yhteisö on konserniyritys, jolle tehdään konsernitilinpäätös
• käytetty kieli on jokin muu kuin Suomi
• yhteisössä on yli viisi (5) työntekijää ja palkanlaskenta hoidetaan muulla tavoin kuin Talenom Palkat - palvelun avulla
• yhteisö harjoittaa säännöllistä arvopaperikauppaa ja arvopaperikauppa ei ole sen päätoimiala
• yhteisö on ulkomailla ALV-velvollinen
• yhteisö käyttää valuuttatilejä tai virtuaalivaluuttoja
• verotuksessa sovelletaan marginaaliverotusta
• kirjanpitopalvelun vaatimuksena on päiväkirjanpito
• kirjanpito ei ole ajan tasalla
Simple-palvelumalli edellyttää, että asiakasyritys käyttää myyntilaskutuksessaan ja palkanlaskennassaan pelkästään Talenomin palveluita. Poikkeuksena voi olla esim. Talenomin määrittelemän mallin mukainen myyntiyhteenveto, josta kirjataan vain kokonaismyynnit. Tällöin asiakkaalla ei voi olla yhteisömyyntiä.
Kirjanpito laaditaan kuukausittain, vaikka asiakas olisi ALV:n neljännesvuosi- tai vuosi-ilmoittaja.
Asiakasyrityksen palvelumalli voidaan vaihtaa, mikäli yksikin Simple-rajoituksista ylittyy. Muissa palvelumalleissa palveluiden sisältö ja hinnasto määräytyvät voimassa olevan Talenom palvelukäsikirjan mukaisesti.
Aineiston toimitus
Talenom Onlinessa käsitelty kirjanpitoaineisto siirtyy automaattisesti kirjanpitoon. Muu aineisto toimitetaan 7 vrk kuluessa kuukauden päättymisen jälkeen joko Talenom App -mobiilisovelluksella tai sähköpostitse osoitteeseen x-xxxxxx@xxxxxxx.xx. Viivästyneestä aineistosta veloitetaan Palvelukäsikirjan mukainen pikatoimituslisä, mikäli raportit halutaan julkaistavan sovittuna raportointipäivänä. Raportointipäivä on 30 päivää viimeisestä aineistontoimituspäivästä lukien.
Puuttuvien ja epäselvien tositteiden käsittely
Mikäli kirjanpidon laadinnassa ilmenee puuttuvia tai epäselviä tositteita, ne kirjataan kuukausittain selvittelytilille. Erittely selvittelytilistä on näkyvissä Talenom Online -palvelussa. Selvittelytilin tapahtumista veloitetaan kulloisenkin hinnaston mukaan erikseen. Puuttuvien ja epäselvien tositteiden karhuaminen sekä selvitystyö veloitetaan tuntihinnalla.
Tyytyväisyystakuu
Ensimmäisen kuukauden jälkeen Talenom sitoutuu maksamaan ensimmäisen kuukauden kirjanpidon kuukausimaksun takaisin, mikäli asiakas ei ole palveluun tyytyväinen.
3. TULOSSEURANTA
Palvelun sisältö
• Tulosseuranta luettavissa Talenom Online -palvelussa raportointipäivänä
o Tuloslaskelma ja tase, graafinen ja numeerinen, porautumismahdollisuus tapahtumatasolle
• Toimialavertailu
Räätälöidyn raportoinnin mahdollisuus (toteutetaan ja veloitetaan erikseen)
4. LASKUJEN MAKSU
Palvelun sisältö
• Paperilaskut ohjataan postilokero-osoitteeseen, josta ne skannataan ja tulkitaan sähköiseen muotoon. Laskut ovat tämän jälkeen Talenom Onlinessa asiakkaan kierrätettävänä ja hyväksyttävänä.
• Verkkolaskut vastaanotetaan Talenom Onlineen ja käsitellään samalla tavalla kuin paperilaskut.
• Sähköpostilaskut ohjataan Talenom Onlineen erillisestä sähköpostiosoitteesta.
• Hyväksytyt laskut menevät maksuun automaattisesti eräpäivinä, mutta asiakas voi myös itse hallinnoida laskujen lopullisia maksupäiviä
• Talenom huolehtii laskujen kirjanpitotiliöinneistä
• Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan* (mikäli esiselvityksen perusteella toteutettavissa)
5. MYYNTILASKUTUS
Palvelun sisältö
• Laskujen laadinta
o Talenom Onlinessa oleva laskutusohjelma laskujen laadintaan ja myynnin seurantaan.
• Laskujen lähettäminen eli lähetyspalvelu
o Paperisten laskujen ja verkkolaskujen automaattinen lähettäminen
o Laskut lähtevät palvelusta päivittäin klo 20:00
o Mahdollisuus myös itse tulostaa ja postittaa halutut laskut
o Lähetyspalvelun hinta sisältää myös postimaksut ja kirjekuoren
• Maksuvalvonta
o Talenom seuraa myyntisaatavat päivittäin. Automaattisesti kohdistuvien viitteellisten suoritusten lisäksi viitteettömät ja virheelliset suoritukset kohdistetaan manuaalisesti
o Talenom Onlinessa on nähtävissä reaaliaikainen saatavatilanne eriteltynä
o Maksuhuomautukset erääntyneistä laskuista lähetetään automaattisesti; huomautuksen voi kuitenkin estää asiakas- tai laskukohtaisesti
o Lasku siirtyy automaattisesti perintään; perintätoimet voi kuitenkin estää asiakas- tai laskukohtaisesti
• Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan* (mikäli esiselvityksen perusteella toteutettavissa)
6. TALENOM PALKAT
Palvelun sisältö
• Palkkojen laskenta
• Palkkojen maksaminen ja palkkalaskelmien toimittaminen työntekijöille
• Työajanlyhennysrahan laskenta ja maksaminen kuukausittain palkanlaskennan yhteydessä
• Kuukausittaisten ennakonpidätys- ja sairausvakuutusmaksutilityslomakkeiden laadinta sekä maksaminen
• Ulosotto- ja Ay-jäsenmaksut-tilityslomakkeiden laadinta sekä maksaminen
• Palkkatietoilmoitus palkanlaskennan jälkeen tulorekisteriin
• Työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin
• Ajantasainen lomapalkkavelkalaskelma kuukausittain
• Palkanlaskennan vakioraporttien toimitus Talenom Online -verkkopalveluun
Palkkatietojen toimitusaikataulu
• Palkka-aineiston tulee olla palkanlaskennan käytettävissä Palvelukäsikirjan mukaisesti 7 vrk ennen palkanmaksupäivää, ellei käytössä oleva työehtosopimus muuta vaadi tai ellei erikseen toisin sovita.
7. SIMPLE PALKAT
Palvelun sisältö
• Palkanlaskentaohjelma Talenom Online -verkkopalvelussa
• Palkanlaskenta
o Asiakas laskee itse palkat, luontoisedut ja korvaukset
o Asiakas ylläpitää palkansaajatiedot
o Asiakas hyväksyy palkat sivukuluineen maksuun 3 pankkipäivää ennen palkanmaksupäivää
• Palkkojen maksaminen työntekijöiden tileille
• Sivukulujen automaattimaksatus palkanmaksun yhteydessä
• Palkkalaskelmien toimittaminen työntekijöille
• Kuukausittaisten ennakonpidätys- ja sairausvakuutusmaksutilitysten laadinta
• Suppean palkkatietoilmoituksen lähetys tulorekisteriin
• Työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin
• Palkkalaskelmien arkistointi sopimuksen voimassaoloaikana
• Palvelun käyttöönotto
• Opastus ja ohjeistus käyttöönottovaiheessa
• Käyttötuki: Asiakaspalvelukeskus (avoinna arkisin klo 06–21)
• Palkkakirjanpitotositteiden toimittaminen Talenomin kirjanpitoon
* Vakiomuotoiset myyntilasku- ja palkkaintegraatiot toteutetaan veloituksetta Internet-sivuilla esitettyjen kumppaneiden järjestelmiin. Kaikki muut integraatiot toteutetaan ja veloitetaan erikseen.
8. TALENOM HR
Palvelun sisältö
• Asiakkaan pääkäyttäjä tai esimieskäyttäjä ylläpitää tietoja Talenom Online -verkkopalvelussa.
Työsuhdedokumenttien hallinta:
• Perehdytykseen liittyvien dokumenttien tallennus
• Kehityskeskusteluun liittyvien dokumenttien tallennus
• Muiden mahdollisten työsuhdedokumenttien tallennus
• Vakiomuotoisen työsopimuksen esitäyttö ja tulostaminen
• Vakiomuotoisen työtodistuksen esitäyttö ja tulostaminen
Koulutustietojen hallinta:
• Kielitaito
• Tutkinnot
• Käydyt kurssit
• Suoritetut pätevyydet
Muiden HR -prosessien ylläpito:
• Lähiomaisen tiedot
• Luovutetut tavarat
• Muistamiset
Muistutukset:
• Vakioidut muistutukset syntymäpäivistä, kehityskeskustelusta, määräaikaisen työsuhteen päättymisestä, pätevyyden voimassaolon päättymisestä ja sairauspoissaoloista.
9. TALENOM HR PLUS
Palvelun sisältö
• Asiakkaan pääkäyttäjä tai esimieskäyttäjä ylläpitää tietoja Talenom Online -verkkopalvelussa.
Työsuhdedokumenttien hallinta:
• Perehdytykseen liittyvien dokumenttien tallennus
• Kehityskeskusteluun liittyvien dokumenttien tallennus
• Muiden mahdollisten työsuhdedokumenttien tallennus
• Vakiomuotoisen työsopimuksen esitäyttö ja tulostaminen
• Vakiomuotoisen työtodistuksen esitäyttö ja tulostaminen
Koulutustietojen hallinta:
• Kielitaito
• Tutkinnot
• Käydyt kurssit
• Suoritetut pätevyydet
Muiden HR –prosessien ylläpito:
• Lähiomaisen tiedot
• Luovutetut tavarat
• Muistamiset
Muistutukset:
• Vakioidut muistutukset syntymäpäivistä, kehityskeskustelusta, määräaikaisen työsuhteen päättymisestä, pätevyyden voimassaolon päättymisestä ja sairauspoissaoloista.
Raportointi ja analytiikka:
• Vakioraportit päivittäisen sekä strategisen johtamisen tueksi
10. HUOLENPITOPALVELUT
KIRJANPIDON YHTEYSHENKILÖ
• Nimetty taloushallinnon asiantuntija
• Palvelupäällikkö, joka vastaa kirjanpidon laadusta, sujuvuudesta ja hinnoittelusta
• 3 tilannetarkastuspalaveria/vuosi
PALKANLASKENNAN YHTEYSHENKILÖ
• Nimetty palkanlaskija
• Tiimiesimies, joka vastaa kirjanpidon laadusta, sujuvuudesta ja hinnoittelusta
11. SIMPLE HUOLENPITOPALVELUT
KIRJANPIDON YHTEYSHENKILÖ
• Henkilökohtainen taloushallinnon asiantuntija
• 2 tilannetarkastuspalaveria/vuosi
Simple -taloushallinnon asiantuntija on tavoitettavissa osa-aikaisesti ja vastaa asiakkaan sähköpostitse esittämiin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään kuukausiraporttien julkaisemisen yhteydessä. Asiakaspalvelukeskus palvelee päivittäisissä asioissa.
12. ASIAKASPALVELUKESKUS
• Palvelee arkisin 6.00–21:00
• Kaikki asiakaspalvelunumeroon tulevat puhelut nauhoitetaan
Huolenpitopalveluiden sisältö määräytyy kulloinkin voimassa olevan Talenomin palvelukäsikirjan mukaisesti.