VOIMAAN 1.3.2024

Savon koulutuskuntayhtymä sopimushallinnan ohjeessa määritellään sopimusproses- sien kulku ja annetaan toimintaohjeita sopimusten riskiarvioinnin tekemisestä, valmiste- lusta, valvonnasta, reklamoinnista, tiedonkulusta, raportoinnista ja vastuuhenkilöistä. Jos ammatillisen koulutuksen lainsäädännössä tai muussa lainsäädännössä on määräyk- siä sopimuksiin liittyen, noudatetaan ensisijaisesti kulloinkin voimassa olevan lainsää- dännön määräyksiä.

Sopimushallinnan ohje koskee kaikkia kuntayhtymän tehtäviä ja toimia, joissa laaditaan koulutuskuntayhtymän nimissä sopimuksia. Ohje on tarkoitettu kaikille kuntayhtymän työntekijöille ja viranhaltijoille, jotka osallistuvat sopimushallintaan eri rooleissa, kuten sisällön valmistelijana, sopimusyhteyshenkilönä, allekirjoittajana, tallentajana tai käyttä- jänä. Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös Savon Koulutus Oy:ssä.

Ohjeessa ei käsitellä virka- ja työsuhteiden sopimusten hallinnointia tai muita virka- ja työsuhteeseen liitännäisiä sopimuksia, joita tehdään yksittäisten viranhaltijoiden tai vir- kamiesten, työsuhteisten henkilöiden tai johtajien kanssa. Myös niiden hallinnoinnin tu- lee kuitenkin noudattaa ohjeistusta sekä kyseessä oleviin sopimussuhteisiin liittyvää eri- tyislainsäädäntöä.

Sopimushallinta kattaa sopimuksen suunnittelun ja laadinnan, mahdolliset sopimusneu- vottelut, sopimuksen tallentamisen, sopimusseurannan ja sopimuksen päättymisen. So- pimushallinnan ohje koskee koko tätä prosessia menettelyineen ja asiakirjoineen.

Lainsäädännön ja kuntayhtymän hallintosäännön lisäksi sopimushallintaa ohjaavat ta- lousarvio ja taloussuunnitelma, talousarvion täytäntöönpano-ohjeet, hankintaohje ja ar- kistonmuodostussuunnitelma/tiedonohjaussuunnitelma.

1.1 Sopimushallinnan tavoitteet

Sopimushallinnan tavoitteena on

• varmentaa sopimusten olemassaolo,

• turvata päätettävään järjestelyyn tai hankintaan liittyvät keskeiset oikeudet ja nii- den toteuttaminen,

• varmistaa sopimusten täytäntöönpano ja hyödyntäminen,

• ehkäistä tehokkaasti mahdolliset sopimuskonfliktit ja hallita sopimussuhteeseen liittyviä riskejä sekä

• ottaa riidanratkaisuun liittyvät tarpeet huomioon.

2 Toimivalta, sopimushallinnan toimijat, roolit ja vastuut

2.1 Toimivalta ja esteellisyys

Savon koulutuskuntayhtymän hallintosäännön mukaan yhtymähallitus vastaa sopimus- ten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä sekä antaa tarkemmat ohjeet sopi- mushallinnasta. Kuntayhtymän hallintosäännössä on määritelty sopimusten hyväksy- mistä koskevasta toimivallanjaosta ja sopimusten allekirjoittamisesta.

Sopimushallinnan eri vaiheissa tulee huomioida myös esteellisyysnäkökulmat (hallinto- laki). Mikäli henkilöllä on sellainen suhde viranomaisessa käsiteltävään asiaan, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa, hän on esteellinen eli jäävi. Jos esteellinen hen- kilö ottaa osaa asian käsittelyyn, päätös syntyy virheellisessä järjestyksessä. Esteellisyys koskee kaikkia asian käsittelyvaiheita valmistelun alusta täytäntöönpanoon asti. Esteel- linen henkilö ei saa esitellä tai valmistella käsiteltävää asiaa, osallistua päätöksentekoon toimielimen jäsenenä tai hoitaa päätöksen täytäntöönpanoon liittyviä tehtäviä.

2.2 Sopimusprosessin toimijat ja vastuut

2.2.1 Sopimustoimijoiden roolit ja vastuut

Sopimustoimijoiden roolit ja vastuut on kuvattu seuraavassa taulukossa:

Xxxxxxx (rooli)

Vastuut

Päätöksentekijä

Päättää sopimuksesta ja allekirjoittaa sopimuksen tai val- tuuttaa toisen henkilön allekirjoittamaan sopimuksen.

Määräytyy lain, kuntayhtymän hallintosäännön ja dele- gointipäätösten perusteella.

Yhteyshenkilö

Jokaiselle kuntayhtymän sopimukselle nimetään sopi- muksen tekovaiheessa yhteyshenkilö, joka vastaa sopi- muksesta kokonaisuudessaan sen voimassaoloajan.

Yhteyshenkilön tulee tuntea sopimus ja sopimuksen tulee liittyä hänen vastuualueeseensa.

Yhteyshenkilö

• kirjataan näkyviin sopimukseen tai sen liitteisiin.

• huolehtii, että sopimus allekirjoitetaan osapuo- lien toimivaltaisten edustajien toimesta joko säh- köisesti (ensisijainen) tai manuaalisesti ja allekir- joitettu sopimus liitteineen tallennetaan sopi- mustyypin mukaiseen sopimushallintajärjestel-

mään ja toimitetaan sopijapuolille

Xxxxxxx (rooli)

Vastuut

• vastaa sopimukseen liittyvien määräaikojen val- vonnasta ja tietojen ylläpitämisestä ajan tasalla sopimushallintajärjestelmässä.

• huolehtii sopimuksen merkittävien riskien arvi- oinnista ja hallinnasta sekä varautumisvelvoit- teista yhteistyössä sopijaosapuolten kanssa.

• vastaa siitä, että tarvittaessa asiantuntijoita pyy- detään mukaan sopimuksen valmisteluun ja mui- hin toimenpiteisiin.

• huolehtii sopimukseen liittyvien velvoitteiden toi- meenpanosta.

• huolehtii mahdollisten laskutustietojen toimitta- misesta laskutukseen ja laskujen tarkastajille sekä valvoo, että sopimukseen liittyvä laskutus on sopimuksen mukaista.

• seuraa sopimusta ja valvoo sopimuksen noudat- tamista sekä huolehtii tiedonkulusta oman orga- nisaation sisällä ja sopimusosapuolten kesken.

• järjestää tarvittavat kokoukset ja seurantatapaa- miset sopimusosapuolten kesken.

• tarkistaa sopimuskauden määräaikoina onko tar- vetta sopimusmuutoksiin, saattaa

• tarvittaessa sopimuksen jatkon käsiteltäväksi ja saattaa uuden hankinnan/sopimuksen sisäiseen valmisteluun.

• ryhtyy tarvittaessa valmistelemaan toimenpi- teitä sopimuksen irtisanomiseksi tai purka- miseksi.

• huolehtii mahdollisten reklamaatioiden tekemi- sestä sopimusosapuolelle.

• huolehtii sopimuskauden päättymiseen liittyvistä toimista ja tarvittaessa uuden sopimuksen val- mistelusta.

• vastaa siitä, että kaikki sopimuksen elinkaaren vaiheissa syntyvät dokumentit/tiedot (esim. sopi- mus, hinnankorotukset, reklamaatiot ja vastauk- set niihin, voimassaoloajan muutokset) tallenne- taan sopimushallintajärjestelmään tai sähköiseen

arkistoon.

Muut sopimuksen yhteyshenkilöt

Sopimuksella voi olla yhteyshenkilön lisäksi nimettynä useampikin yhteyshenkilö vastuualueittain tai toiminnoit- tain, esimerkiksi toimitukseen liittyvät yhteyshenkilöt paikkakunnittain.

Toimijoiden tehtävät/vastuut tulee sopia selkeästi.

Xxxxxxx (rooli)	Vastuut
Sopimusta käyttävät henkilöt	Xxxxx osaltaan huolehtia siitä, että sopimuksen yhteys- henkilö saa tiedon sopimuksen toteutumisesta ja mahdol- lisista reklamaatioista tai muutostarpeista.
Asiantuntija	Voi osallistua sopimuksen valmisteluun tai mihin tahansa sopimuksen elinkaaren toimenpiteeseen oman aihealu- eensa asiantuntijana. Asiantuntija on substanssiasiantun- tija esimerkiksi hankintasuunnittelija, tiedonhallinnan asiantuntija, tietosuojasta/tietoturvasta vastaava, opet- taja. Voi avustaa sopimusneuvottelussa, sopimuksen valmiste- lussa, osallistua tarvittaessa sopimusneuvotteluihin, avustaa reklamaation tekemisessä ja muissa sopimukseen liittyvissä toimenpiteissä.
Tallentaja	Vie teknisesti sopimuksen ja mahdolliset muutokset sopi- musrekisteriin. Hänen tehtäviinsä ei kuulu sisällön seu- ranta, ellei hän vastaa seurannasta muun roolinsa perus- teella. Sopimusten tallentajia ovat muun muassa sopi- musten yhteyshenkilöt, kirjaamo ja erikseen määritellyt sihteerit.

3 Sopimusprosessi

3.1 Tarpeen havaitseminen ja arviointi

Sopimuksen elinkaari alkaa, kun Savon koulutuskuntayhtymän toiminnoissa havaitaan tarve, puute tai kehittämisaihe, jonka ratkaisemiseksi tarvitaan sopimus tai hankinta. Sopimuksen tarpeen arvioinnissa lähtökohtana ovat kuntayhtymän strategian linjauk- set, Reilu Sakky vastuullisuusohjelmaan periaatteet sekä taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet.

Tarvearviossa otetaan huomioon lisäksi muun muassa

• onko kuntayhtymällä jo olemassa sitä koskeva sopimus

• voidaanko tarve toteuttaa muuten

• onko tarve sekä toiminnallisten että taloudellisten tavoitteiden mukainen (onko esim. hankinnalle varattu talousarviossa määräraha)

• asian suhde kuntayhtymän muihin sopimuksiin ja sitoumuksiin

• koskeeko tarve myös muita kuntayhtymän toimijoita (tavoitteena yksi koko kun- tayhtymän kattava sopimus)

• riskit ja seuraamukset, jos sopimusta ei toteuteta tai se viivästyy tai ei toteudu.

Tarvittaessa laaditaan kannattavuuslaskelma, jossa huomioidaan edellä mainitut seikat.

3.2 Sopimusten riskiarviointi

Sopimuksen valmisteluvaiheessa tulee arvioida sopimukseen liittyvät riskit koko sopi- muksen vaikutusaikana. Riskienhallinnan näkökulmasta tulee kiinnittää huomiota erityi- sesti seuraaviin ehtoihin: vastuut ja velvoitteet, hinta ja maksuehdot, vahingonkorvaus, mahdollinen sopimussakko, viivästys ja virhe, reklamointi, tietosuoja, immateriaalioikeu- det sekä sopimuksen irtisanominen ja päättäminen.

Sopimusneuvottelujen eri vaiheissa määritellään riskienhallintakeinot. Riskienhallinta edellyttää sopimusehtojen määrittelyn lisäksi muun muassa henkilöstön perehdyttä- mistä ja kouluttamista sekä laadunvalvontaa.

Riskien kartoituksessa tulee huomioida muun muassa:

Riski	Huomioitavaa
Taloudellinen riski	Taloudellinen riski liittyy taloudelliseen tilanteeseen, ku- ten kannattavuuteen, kustannuksiin ja niiden muutoksiin sekä maksuvalmiuteen. Taloudellisen riskin suuruus on pyrittävä minimoimaan.
Olosuhteiden muuttuminen	Etenkin pitkäkestoisissa sopimussuhteissa on riskinä sopi- mukseen liittyvien olosuhteiden muuttuminen. Keskeiset olosuhteiden muutoksiin liittyvät riskit tulee tunnistaa ajoissa ja niihin tulee varautua sopimuksen määräyksillä. Kaikkiin olosuhteiden muutoksiin ei kuitenkaan aina ole mahdollista varautua ennalta. Ne voivat johtua esimer- kiksi ulkopuolisista tekijöistä, kuten laajoista ja pitkäkes- toisista häiriötilanteista, jotka uhkaavat sopimuksen koh- teena olevien palveluiden tai prosessien toimintavar- muutta.
Sopimusvastuuriski	Sopimuksessa on määritettävä osapuolten vastuu siinä ta- pauksessa, jos sopimusosapuoli ei kykene suoriutumaan sille kuuluvista sopimuksen mukaisista velvoitteistaan so- vitulla tavalla tai sovitun aikataulun puitteissa. Sopimusta valmisteltaessa on tällaisen riskin aiheuttavat olosuhteet ja tilanteet pyrittävä ennakoimaan ja minimoimaan riski sopimusehdoilla. Sopimusvastuu on asetettava sopimuk- sen laatu ja luonne huomioiden oikealle tasolle. On myös huomioitava, että liian ankara sopimusvastuu voi muo- dostaa riskin kuntayhtymälle. Vastuunrajoitusehdot, ”force majeure”-ehdot ja välillisten vahinkojen poissulke- vat ehdot rajoittavat sopimusvastuuseen liittyviä riskejä.
Sitovuusriski	Sopimuksen valmistelussa on varmistuttava, että sopi- muksen osapuolella on asianmukainen edustusvalta eikä sopimus tai sen osa ole vastoin lakia. Merkittävissä sopi- muksissa riskien minimoimiseksi on tarvittaessa syytä käyttää asiantuntijaa jo sopimuksen valmisteluvaiheessa

Riski	Huomioitavaa
Yhteensovittamis- ja yhteensopi- vuusriski	Sopimus voi muodostua useista erillisistä asiakirjoista, ku- ten pääsopimuksesta, osasopimuksista, sopimusehtoliit- teistä ja tarjousasiakirjoista. Kaikki sopimuksen liitteet on mainittava pääsopimuksessa ja siinä on oltava määräys niiden tulkintajärjestyksestä. Jos liitteitä ei ole mainittu tai tulkintajärjestyksestä ei ole otettu määräystä, on lii- teasiakirjojen sitovuus ja soveltamisjärjestys epäselvää. Tällaisen riskin realisoiduttua seuraamuksena voi olla esi- merkiksi korvausvastuu tai sopimuksen sisällön tarkoituk- sesta poikkeava tulkinta.
Tulkintariski	Sopimus on muotoiltava selkeään ja yksiselitteiseen muo- toon. Monitulkintaiset maininnat sopimuksessa voivat ai- heuttaa sopimusriitoja, jolloin sopimuksen sisältöä jou- dutaan tulkitsemaan usean tulkintavaihtoehdon välillä. Tällaisen riskin mahdollisena seurauksena voi olla sopi- muksen velvoitteiden tarkoituksesta poikkeava täyttämi- nen. Tulkintariskiä pienentävät perusteelliset, yhteisym- märrykseen ja luottamukseen pohjaavat sopimusneuvot- telut ja neuvotteluista kirjatut neuvottelumuistiot, joiden lopputuloksena on syntynyt yhteinen näkemys ja tahto- tila. Tämän tavoitteen täyttyessä on todennäköistä, että sopimuspuolet tulkitsevat mahdollisesti monitulkintaista- kin ehtoa samalla tavalla. Sopimuksen keskenään ristirii- taisia ja epäselviä ehtoja tulkitaan laatijan vahingoksi. Kuntayhtymä käyttää sopimuksissa lähtökohtaisesti omia sopimuspohjiaan, joten epäselvissä tulkintatilanteissa voidaan epäselvyyssäännön nojalla päätyä tulkitsemaan sopimusta sopimuskumppanin tulkinnan mukaisesti laati- jaa eli kuntayhtymää vastaan.
Luotettavuus- ja maksukykyriski	Sopimusta valmisteltaessa on varmistettava sopimus- osapuolten maksukyky ja kyky suoriutua sopimuksen mu- kaisista velvoitteista. Jos sopimusosapuolten talouteen ja ammattitaitoon liittyvistä seikoista ei saada varmuutta, on riskinä sopimuksen mukaisten tavoitteiden toteutu- matta jääminen ja mahdolliset luottotappiot.
Suorituskustannusriski	Omien sopimusvelvoitteiden toteuttamisen taloudelli- sista kustannuksista täytyy olla riittävän kattava selvitys. Mikäli selvitys on vajaa, on riskinä, että sopimuksen täyt- täminen osoittautuu myöhemmin realisoituvien kustan- nusten vuoksi ennakoitua kalliimmaksi, jolloin sopimus voi käydä taloudellisesti tappiolliseksi. Toteutuskustan- nusten arvioinnissa on otettava huomioon mahdolliset olosuhteiden muutokset, jotka voivat vaikuttaa sopimuk- sen täyttämiseen.

Riski

Huomioitavaa

Neuvotteluriski

Neuvotteluvaiheessa osapuolet luovuttavat toisilleen ar- kaluonteisia, esimerkiksi yrityssalaisuuden piiriin kuulu- via, tietoja. Nämä tiedot jäävät neuvotteluosapuolten tie- toon, vaikka sopimusta ei lopulta synny tai vaikka neuvot- teluosapuolilla ei olisi aikomustakaan solmia sopimussuh- detta.

Tällaiseen tulee tietyissä tilanteissa varautua ja sopimus- neuvotteluiden aikaisten salassapitosopimusten käyttöä

tulee harkita.

Toiminnallinen riski

Toiminnallinen riski on seuraus tapahtumasta, joka aiheu- tuu riittämättömistä tai toimimattomista osapuolen sisäi- sistä prosesseista, järjestelmistä tai ihmisistä. Riskin reali- soituminen voi johtaa sopimusosapuolen toiminnan kes- keytymiseen tai toimintaan liittyvään vakavaan häiriöön sopimuskauden aikana. Sopimusta valmisteltaessa on ar- vioitava, onko tarkoituksenmukaista liittää sopimukseen vaatimukset osapuolen toiminnan jatkuvuudenhallinnan järjestelyistä, joilla tätä riskiä kyetään hallitsemaan.

Lisäksi on määriteltävä, mikä on sopimuksen kohteena olevan toiminnan suurin sallittu keskeytysaika ja arvioi- tava osapuolen kyky vastata tästä määritellystä aikamää-

reestä.

3.2.1 Tiedonhallinnan muutosvaikutusten arviointi ja tietosuojan vaikutustenarvi- ointi

Mikäli sopimuksella toteutetaan sellaisia hallinnollisia ja teknisiä uudistuksia tai tietojär- jestelmien käyttöönottoja, joiden toteuttaminen vaikuttaa olennaisesti kuntayhtymän tiedonhallintamallin sisältöön, tulee sopimuksen valmisteluvaiheessa tehdä tiedonhal- lintalain mukainen muutosvaikutusten arviointi. Tiedonhallinnan ohjausryhmä avustaa muutosvaikutustenarvioinnin alkukartoituksen ja varsinaisen arvioinnin tekemisessä.

Mikäli sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, on arvioitava myös tarve tieto- suoja-asetuksen mukaisen vaikutustenarvioinnin tekemiseen. Vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen kä- sittelyyn sisältyviä riskejä. Tietosuojavastaava avustaa vaikutustenarvioinnin alkukartoi- tuksen ja varsinaisen vaikutustenarvioinnin tekemisessä. Mikäli sopimukseen liittyy sel- laista henkilötietojen käsittelyä, joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin henkilöi- den oikeuksille ja vapauksille, on vaikutustenarviointi tehtävä ennen käsittelyn aloitta- mista.

3.3 Sopimusten suunnittelu ja valmistelu

Kun sopimuksen tarve on arvioitu, riskiarviointi on tehty dokumentoidusti, alkaa sopi- muksen valmistelu. Sopimuksen suunnittelussa ja valmistelussa tulee kiinnittää huo- miota siihen, että sopimuksen kohde ja sisältö on kuntayhtymän yhteisten linjausten ja näkemysten suuntainen. Sopimuksen suunnittelussa tulee niin ikään ottaa huomioon kuntayhtymän taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet. Sopimuksen suhde muihin kun- tayhtymän velvollisuuksiin, kuntayhtymälle laista johtuvat velvoitteet tai jo olemassa olevat sopimukset eivät saa olla suunniteltavan sopimuksen kanssa ristiriidassa.

Sopimukset valmistelevat viranhaltijat/työntekijät, joiden tehtäviin sopimuksen valmis- telu kuuluu.

Kun sopimus edellyttää kilpailutusta, laaditaan sopimusluonnos ja sopimusehdot jo tar- jouspyyntövaiheessa osaksi tarjouspyyntömateriaalia.

Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkit- tava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on syytä varmistaa, että hankin- nan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista.

Kaikki sopimukset tehdään kirjallisesti ja pyritään käyttämään valmistelussa kuntayhty- män omia sopimuspohjia. Sopimusasiakirjassa sovitaan perusasiat, jotka eivät yleensä muutu sopimuskauden aikana. Sopimuksen liitteitä voidaan sen sijaan päivittää tietojen muuttuessa tai päivittyessä varsinaista sopimusta joustavammin. Kun liitteissä oleva asiat päivittyvät, päivitetty liite liitetään sopimushallintaan uudeksi asiakirjaksi.

3.3.1 Sopimusehdot

Kaikki sopimuksen ehdot ovat tärkeitä. Sopimusehtoja suunniteltaessa tulee ottaa huo- mioon, missä roolissa kuntayhtymä tai konserniyhteisö on ko. sopimuksessa. Sopimus- osapuolten on noudatettava lainsäädäntöä ja sopimuksessa hyväksyttyjä sopimusehtoja ja -velvoitteita.

Sopimukseen tulee sopimuksen kohteen mukaan olla selkeästi kirjattu (pakollinen tieto

• sopimuksen nimi *

• sopimusosapuolet (sopijapuolten nimet, yhteystiedot, y-tunnus) *

• sopimusyhteyshenkilöt *

• sopimuksen tarkoitus ja tarkka kuvaus *

• sopijapuolten vastuut ja velvoitteet

• toimitusaika

• arvo tai hinta ja mahdollinen hinnan muutosperuste *

• laskutus- ja maksuehdot, viivästyskorko *

• laskutustiedot, maksutiedot, verkkolaskutuksen tiedot *

• takuuehdot, vakuudet, vahingonkorvaus, mahdollinen sopimussakko (xxxxxx- xxxxxx)

• tietoturvan toteutuminen ja tietosuojan toteutuminen, jos sopimuksen koh- teena on henkilötietojen käsittelyä sisältävä järjestelmä tai palvelu

• muodostuvien tietojen arkistointi ja toimenpiteet sopimuksen päättyessä (kuka säilyttää, kuinka kauan säilyttää jne.)

• mahdollinen salassapito

• immateriaalioikeudet

• sopimuksen voimassaolo (kertaluontoinen/määräaikainen/toistaiseksi voi- massa oleva) *

• optiokaudet ja niiden määräytyminen

• toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa sopimuksen irtisanominen (irti- sanomisajassa on arvioitava kuntayhtymän tarve mm. uudelle hankintapro- sessille)

• viivästys ja virhe

• reklamointi

• sopimuksen päättäminen erityistilanteessa eli sopimuksen purkaminen

• erimielisyksien ratkaiseminen, esim. ”Jos kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin tai neuvotteluihin asti ei päästä, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi asiasta riippuen ensisijaisesti Savon koulutuskuntayhtymän kotipaikan hallinto-oi- keuteen tai käräjäoikeuteen ”.

• sopimuksessa, jota koskee tilaajavastuulaki, tulee sopia sopimusaikainen seuranta ja seuraamukset selvityksen perusteella havaituista puutteista.

Vuokra-, leasing- ja käyttöoikeussopimuksissa on lisäksi näihin sopimustyyppeihin ja so- pimuksen luonteeseen liittyviä erityisiä sopimusehtoja, kuten vuokranantaja, vuokralai- nen, vuokrakohde, vuokran määrä, sopimuskausi.

Koulutukseen liittyvissä sopimuksissa sopimuksen sisältö määräytyy lainsäädännön ja soveltuvin osin edellä mainittujen asioiden mukaan. Hankkeiden sopimuksissa noudate- taan hankintalakia/kuntayhtymän omaa hankintaohjetta.

Sopimukseen liitetään myös soveltuvat julkishallinnolle valmiiksi neuvotellut yleiset so- pimusehdot kuntayhtymän etu huomioon ottaen (esim. julkisen hallinnon IT-hankinto- jen yleiset sopimusehdot eli nk. JIT-ehdot). Sopimuksessa tulee viitata noudatettaviin sopimusehtoihin.

Kuntayhtymällä voi olla myös omia yleisiä sopimusehtoja.

Sopimukseen otetaan liitteeksi Savon koulutuskuntayhtymän henkilötietojen käsittelyn ehdot, kun sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä (kts. ohjeen kohta 3.4).

3.4 Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Tietosuojalainsäädännön vaatimukset sopimukselle tulee tunnistaa ja ottaa huomioon sopimusehtojen suunnittelussa. Kaikesta sopimuksen nojalla tehtävästä henkilötietojen käsittelystä on sovittava osapuolten välillä kirjallisesti.

Jos palveluhankintoihin liittyy henkilötietojen käsittelyä, on tietosuojavastaavaa kuul- tava sopimuksen suunnitteluvaiheessa, vähintään kuitenkin ennen sopimusten tekoa, että kaikki henkilötietojen käsittelyn vastuut ja velvollisuudet tulevat huomioiduiksi.

Henkilötietojen käsittelyssä tulee määritellä osapuolten roolit ja vastuut, käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät, toiminta mahdollisissa tietoturvaloukkaustilan- teissa, tietoturvan toteutuminen, alihankkijoiden käyttäminen sekä toimenpiteet henki- lötietojen käsittelyn päätyttyä. Sopimuksissa, joissa sopijaosapuoli käsittelee kuntayhty- män rekistereissä olevia henkilötietoja, tulee lisäksi olla liitteenä käsittelytoimen kuvaus, jossa on kuvattu käsiteltävänä olevat henkilötietojen ja rekisteröityjen ryhmien tyypit sekä käsittelyn luonne, tarkoitus sekä kesto. Kuntayhtymässä on käytössä sopimusliite (lomake) koskien henkilötietojen käsittelyn ehtoja.

3.5 Sopimusten hyväksyminen ja allekirjoittaminen

Ennen sopimuksen hyväksymistä ja allekirjoittamista on pääsääntöisesti odotettava pää- töksen lainvoimaisuus (siinä tapauksessa, kun erillinen toimielimen/viranhaltijan päätös on tehty). Päätöksessä tulee ilmetä, että sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimukseen merkitään, mihin päätökseen sopimus perustuu. Han- kintavaltuudet on määritelty voimassa olevassa hankintaohjeessa.

Toimittajan tekemä tarjous ja kuntayhtymän hyväksyntä/tilaus/tilausvahvistus voi myös luoda sopimuksen. Esimerkiksi pienhankinnoissa voidaan sitoutua sopimukseen myös tarjous-tilaus tai tarjous-vastaus-mallilla.

Hankintasopimuksissa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeuksista annetun lain (hankintalaki 1397/2016) mukaista odotusaikaa. Myös tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisten selvitysten tarkistaminen on tehtävä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Selvitykset on tallennettava. Sopijapuolten selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia laskettuna sopimuksen allekirjoittamishetkestä.

Sopimukset allekirjoittaa toimivaltainen viranhaltija. Toimivalta sopimusasiakirjojen allekirjoittamiseen perustuu

1. kuntayhtymän hallintosääntöön

2. ratkaisuvallansiirtopäätöksiin

3. erillisiin valtuutuspäätöksiin (esim. hankintapäätöksessä annettu valtuutus so- pimuksen allekirjoittamiseen).

Sopimukset allekirjoitetaan ensisijaisesti sähköisesti järjestelmällä, joka vaatii allekirjoi- tukseen vahvan tunnistautumisen. Allekirjoitettu sopimus liitteineen toimitetaan kai- kille osapuolille sähköisesti. Sopimuksen yhteyshenkilön tai allekirjoittajan tulee varmis- taa, että valmis allekirjoitettu sopimus liitteineen tallennetaan kuntayhtymän sopimus- hallintajärjestelmään. Kirjaamo avustaa sopimusten tallentamisessa.

3.6 Sopimusten julkisuus

Kuntayhtymän sopimukset ovat lähtökohtaisesti julkisia, elleivät ne sisällä salassa pidet- täviä tietoja (esim. liikesalaisuuksia). Sopimusasiakirjojen julkisuus ja salassapito mää- räytyvät viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain eli julkisuuslain (621/1999) mukaan. Sopimukseen liittyvien asiakirjojen salausta ei tule ulottaa niin laajalle, että so- pimusseuranta ja julkisuusperiaatteen noudattaminen vaikeutuu.

Kuntayhtymälle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä kuntayhtymän laatimat edullisuusvertailulaskelmat yms. tulevat julkisiksi, kun sopimus on tehty. Lain soveltaminen julkisuusmyönteisesti edellyttää, että tarjousasiakirjoista annetaan tietoja, kun asiasta on päätetty. Tarjouspyyntö tulee julkiseksi vasta, kun se on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen julkinen tieto on myös se, keneltä tarjouksia on pyydetty.

Savon Koulutus Oy:n sopimukset jäävät pääsääntöisesti julkisuuslain soveltamisalan ul- kopuolelle.

3.7 Sopimusten rekisteröinti ja arkistointi

Kaikki sopimukset liitteineen, sopimusten muutokset ja irtisanomiset kirjataan sopimus- hallintajärjestelmään. Kirjaaminen tehdään johdonmukaisesti, jotta sopimusten elin- kaarta ja yksityiskohtia voidaan seurata.

Kuntayhtymän sopimukset kirjataan ja tallennetaan pääasiassa Dynasty-asianhallinta- järjestelmän yhteydessä olevaan sopimushallinnan osioon. Sopimuksen yhteyshenkilö tai allekirjoittaja toimittaa allekirjoitetun sopimuksen liitteineen kirjaamoon tai erikseen määritellylle sihteerille tallennettavaksi järjestelmään.

Sopimusten säilytysajat määritellään kuntayhtymän arkistonmuodostus-/ tiedonohjaus- suunnitelmassa. Sopimuksia säilytetään vielä sopimussuhteen päättymisen jälkeenkin, koska sopimukseen liittyviä vaatimuksia, kuten vahingonkorvauksia, voidaan esittää myös jälkikäteen, jolloin dokumentaation säilyttäminen on välttämätöntä.

Sopimusten tallentamisesta sopimushallintajärjestelmiin on erilliset ohjeet.

3.8 Sopimusten toimeenpano ja tiedottaminen

Sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu tai sopimuksessa erikseen määriteltynä muuna ajankohtana. Toimeenpanovaiheessa osapuolet toteuttavat sopimuksen mukai- set vastuut ja velvollisuudet.

Ennen sopimuksen toimeenpanoa on hyvä varmistua siitä, että kaikki osapuolet ymmär- tävät sopimuksen sisällön samalla tavalla, jotta vastuut ja velvollisuudet voidaan täyttää oikein.

Koko kuntayhtymää koskevista sopimuksesta ja menettelyistä tiedotetaan kuntayhty- män intrassa ja tarvittaessa Teamsilla tai sähköpostilla. Sopimukset liitteineen löytyvät asianhallintajärjestelmästä.

Sopimuksesta ja sen muutoksista tulee tiedottaa ja sen olennaiset kohdat tulee käydä läpi niiden henkilöiden kanssa, jotka ovat tekemisissä sopimuksen mukaisessa toimin- nassa tai ovat valvomassa sitä, esimerkiksi palvelujen tai tuotteiden tilaajille, laskutta- jille, laskujen tarkastajille ja hyväksyjille. Näin voidaan paremmin varmistaa sopimuksen- mukainen toiminta sopimuskaudella sekä osataan reagoida ongelmatilanteisiin oikealla tavalla ja oikea-aikaisesti.

Sopimuksen suunnittelu ja -valmisteluvaihe on kuvattu myös ohjeen liitteenä (Liite 1) olevassa taulukossa.

3.9 Sopimuksen seuranta

Sopimuksen seurantaan määritetään jo sopimuksen valmisteluvaiheessa toimivat me- nettelytavat. Sopimuksen yhteyshenkilön tehtäviin kuuluu sopimusprosessin seuranta koko sopimuksen elinkaaren.

Sopimusseurannassa on tärkeä, että

• sopimusten toteuttamista seurataan ja valvotaan.

• mahdollisten toimitusten viivästymisiin ja virheisiin reagoidaan välittömästi ja edellytetään, että toinen sopimuksen osapuoli ryhtyy asianmukaisiin toimenpi- teisiin sopimusrikkomusten johdosta.

Sopimuskauden aikana seurataan sopimuksen ja sen sisältöön liittyviä määräaikoja. Jos sopimushallintajärjestelmässä on määräaikojen seurantaa koskeva toiminto, määräai- koja valvotaan sopimushallintajärjestelmään asetettavien hälytysten perusteella. Tallen- tajan avustuksella sopimuksen yhteyshenkilö huolehtii hälytysten tallentamisesta järjes- telmään sekä niiden ylläpidosta koko sopimuksen elinkaaren ajan.

Jos sopimus kuuluu tilaajavastuulain selvitysvelvollisuuden piiriin, tulee tietoja seurata ja selvityksiä pyytää toimittajilta ennen sopimuksen tekemistä sekä myös sopimuskau- della tilaajavastuulain mukaisesti. Selvitykset on tallennettava ja säilytettävä vähintään kaksi vuotta työtä koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen.

Seurantaprosessin kautta voi tulla tarpeita joko sopimuksen muuttamiselle tai päättämi- selle. Sopimuksen yhteyshenkilön tulee tarvittaessa ryhtyä valmisteleviin toimenpiteisiin sopimuksen irtisanomiseksi tai purkamiseksi. Irtisanomisen tai purkamisen toimeenpa- nee toimivaltainen viranomainen.

Sopimusseurantaan kuuluu myös se, että määräaikaisten sopimusten sopimuskauden lä- hetessä loppua arvioidaan mahdollisten optiovuosien käyttö, tarve uudelle hankin- nalle/kilpailutukselle/sopimukselle. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten osalta huolehditaan muun muassa siitä, että sopimus ja sen ehdot ovat kuntayhtymän edun mukaiset. Huomattaessa sopimusmuutostarpeita, tulee käynnistää tarpeelliset toimen- piteet sopimuksen muuttamiselle tai irtisanomiselle huomioiden muun muassa hankin- talainsäädännön rajoitukset sopimusehtojen muuttamiselle.

Muiden sopimusvastuuhenkilöiden ja sopimusta käyttävien henkilöiden tulee infor- moida sopimuksen yhteyshenkilöä sopimukseen ja sen toimeenpanoon liittyvistä kysy- myksistä ja ongelmista.

3.9.1 Laskutus

Laskutuksen seurantaan ja valvontaan tulee kiinnittää erityistä huomiota. Laskutuksen yhteyshenkilö tulee määritellä jo sopimuksen valmisteluvaiheessa. Ellei muuta ole mää- ritelty, laskutuksen seurannasta ja valvonnasta vastaa sopimuksen yhteyshenkilö. Sopi- muskauden aikana yhteyshenkilön tai muun erikseen laskutuksen seurantaan määrätyn henkilön tulee seurata ja valvoa, että kyseiseen sopimukseen perustuva laskutus on so- pimuksenmukainen. Laskutuksessa laskua arvioidaan sopimusta vasten ennen laskun hyväksymistä ja maksamista. Laskutuksesta ja maksatuksesta vastaava sopimuksen yh- teyshenkilö raportoi tarvittaessa poikkeamista laskun ja sopimuksen välillä sopimusoh- jauksesta ja -valvonnasta vastaavalle yksikölle Poikkeama ratkaistaan yhteistyössä. So- pimuskohtaisen vastuiden määrittelyn lisäksi vastuulaskutuksen seurannasta määräytyy myös lain, kuntayhtymän hallintosäännön, toimintasääntöjen sekä asianomaisen viran- haltijan tai työntekijän organisatorisen aseman ja työtehtävien perusteella.

3.9.2 Yhteistyö sopimuskauden aikana

Sopimuskauden alkaessa sovitaan ja aikataulutetaan sopimuskaudelle esimerkiksi

• yhteistyökäytäntö ja mahdolliset kokousjärjestelyt

• käytännön toimintatavat reklamoitaessa

• mahdollisten loppukäyttäjien tai muiden keskeisten sidosryhmien informoi- minen, kuuleminen ja sitouttaminen sekä koulutukset

• mahdolliset seurantakokoukset, tarkistuskäynnit, laaturaportit ym. keskuste- lukanavat

• molemminpuolinen laadunseuranta ja tarkastus, laskutuksen seuranta

• kyseisen sopimuksen mukaisen toiminnan riskienhallinta ja siitä raportoimi- nen sekä mahdollinen toiminnan jatkuvuudenhallintaan liittyvien järjestelyi- den arvioiminen.

3.10 Sopimusrikkomukset, reklamointi, sanktiot ja vahingonkorvaus sekä kor- vausvastuu

3.10.1 Yleistä

Tässä kohdassa käsitellään sopimusrikkomuksia ja menettelyä sopimusrikkomustilan- teissa.

3.10.2 Sopimusrikkomus

Sopimusrikkomus on kyseessä silloin, kun sopijaosapuoli rikkoo toiselle osapuolelle syn- tynyttä luottamusta sopimusvelvollisuuksien täyttämisestä. Sopimus ei toteudu toivo- tulla tavalla tai toteutuu muuten tavalla, joka on sopimusosapuolelle epäedullinen. So- pimusrikkomus voi olla esimerkiksi suoritushäiriö. Kuitenkaan mikä tahansa virhe ei tee siitä sopimusrikkomusta. Toiselle osapuolelle on yleensä annettava mahdollisuus korjata sopimusrikkomus. Sopimusrikkomuksesta voi seurata esimerkiksi luontoissuoritusvel- vollisuus, hinnanalennus, omasta suorituksesta pidättyminen, sopimussanktio, vahin- gonkorvaus tai sopimuksen purku.

Olennaisesta sopimusrikkomuksesta on kyse silloin, kun sopimusosapuolen ei voida koh- tuudella vaatia pysymään sopimussuhteessa vasta puolen sopimusrikkomuksen jälkeen. Sopimuksessa pysyminen saattaisi tällaisessa tapauksessa esimerkiksi aiheuttaa huo- mattavia tappioita osapuolelle. Tällaisena voidaan pitää esimerkiksi sitä, ettei tavara tai palvelu vastaa sovittua, virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suu- remmat sekä virhettä ei tilaajan huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virhe on toistuva.

3.10.3 Reklamaatio

Sopimusrikkomuksiin reagoidaan välittömästi. Reklamaatioihin liittyy määräaikoja, mistä johtuu, että reklamaatioiden tekemisessä viivästymisen seurauksena kuntayhtymä voi menettää oikeutensa vedota sopimusrikkomukseen. Virheisiin ja puutteisiin liittyvistä il- moitus- ja reklamaatiomenettelyistä, määräajoista ja siihen liittyvistä muista seikoista on sovittava sopimusehdoissa. Sopimuksen yhteyshenkilön tulee tehdä reklamaa- tio/huolehtia reklamaation tekemisestä saatuaan tiedon sopimusrikkomuksesta ja hä- nellä tulee olla tieto kaikista tehdyistä huomautuksista ja puuteilmoituksista, esim. toi- mituksissa olleista virheistä.

Reklamaation sisältyy tapausharkinnan mukaan

• sopimuksen yksilöinti

• mitä on sovittu

• mikä on reklamaation syy eli miten toimitus/palvelu/tms. poikkeaa sovitusta (virhe/puute tai laiminlyönti)

• sopimusrikkomuksesta aiheutuneet seuraukset

• vaatimukset sopimusrikkomuksen korjaamiseksi tarvittavista toimenpiteistä mahdollinen rahallinen korvausvaatimus, jos kuntayhtymälle on aiheutunut tai on aiheutumassa taloudellista vahinkoa

• lisäksi on varattava oikeus täsmennettyjen vaatimusten esittämiseen myöhem- min

• pyyntö sopimuskumppanille ilmoittaa määräajassa (sopimusehdoista ja tilan- teesta riippuen viipymättä tai viimeistään 7 päivässä reklamaation saapumi- sesta) toimenpiteet, joihin se ryhtyy virheen tai puutteen korjaamiseksi.

• mahdollinen viittaus siihen, että sopimus puretaan, ellei sopimusrikkomusta kor- jata määräajassa.

• päiväys ja allekirjoitus.

3.10.4 Sopimussanktiot

Sopimussanktiot ovat sopimuskohtaisia ja ne tulee erikseen määritellä sopimuksessa. Sopimussanktiot eivät edellytä varsinaista vahingon toteennäyttämistä, ja tämän vuoksi ne ovat hyvä keino vaatia hyvitys/korvaus sopimusvelvoitteen laiminlyönnistä.

3.10.5 Vahingonkorvaus

Vahingonkorvauksella osapuoli saatetaan siihen taloudelliseen asemaan, johon tämä olisi päässyt sopimuksen täyttämisellä. Yleensä sovelletaan niin sanottua täyden kor- vauksen periaatetta, jossa sopimuksen mukaista ja toteutunutta tapahtuman kulua ver- rataan keskenään. Vahingonkorvaus on näiden kahden erotus. Taloudellisten vahinkojen lisäksi korvattavaksi voi tulla myös henkilö- ja esinevahinkoja. Vahingonkorvaus voi kat- taa myös tarpeelliset reklamaatio- ja selvityskustannukset. Vahingonkorvaus kattaa sekä välittömän että välillisen vahingon.

3.11 Sopimuksen muuttaminen

Sopimusehtoihin voi tulla tarve tehdä muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana, esim. toimitusaikojen, hintojen tai palveluntarvemuutosten vuoksi. Pitkäkestoisiin tai euro- määrältään merkittäviin sopimuksiin voi olla tarve tehdä myös muita muutoksia, joilla voi olla vaikutusta sopimuksen osapuolten vastuisiin ja velvoitteisiin.

Hankintalaissa (1397/2016) on säännöksiä hankintoihin liittyvien sopimusten olennai- sesta muuttamisesta. Hankintasopimukseen ei saa tehdä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen olennaisia muutoksia johtuen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteesta. Jos muutoksessa on kysymys olennaisesta sopimusmuutoksesta, tulee hankinta kilpailuttaa uudelleen, elleivät muutokset perustu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muut- tamista koskeviin ehtoihin ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, ei- vätkä ne muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta. Hankintasopimuksiin tehtäviä muutosehdotuksia tulee aina arvioida hankintalain 136 §:n perusteella.

Sopimusmuutokset tulee aina tehdä kirjallisesti ja kirjata sopimushallintajärjestelmään. Sopimusyhteyshenkilön tulee tiedottaa sopimusmuutoksista sisäisesti kaikille tietoa tar- vitseville.

3.12 Sopimuksen päättäminen ja jälkiarviointi

Sopimusten päättyessä tulee varmistaa, ettei päättyminen aiheuta häiriöitä kuntayhty- män toimintaan. Sopimuksen päättyessä sopimusyhteyshenkilö huolehtii, että sopimuk- sen toteutumista sopimuskauden aikana arvioidaan ja ottaa arvio huomioon mahdolli- sissa tulevissa hankinnoissa, kilpailutuksissa ja muissa sopimusneuvotteluissa.

Määräaikainen sopimus päättyy määräajan umpeuduttua, kun molemmat osapuolet ovat suorittaneet sopimuksen mukaiset velvollisuutensa. Muut sopimusten päättämis- tavat ovat irtisanominen ja purkaminen. Toistaisesti voimassa olevat sopimukset irtisa- notaan sopimuksessa olevien irtisanomisehtojen mukaisesti. Purkamismenettely voi tulla kysymykseen sopimusrikkomustapauksissa, jos sopimukseen on kirjattu purkava ehto. Sopimuksen purkaminen edellyttää sitä, että virheeseen vetoava on reklamoinut asiasta. Toiselle osapuolelle on yleensä annettava mahdollisuus korjata sopimusrikko- mus. Sopimukseen tulee kirjata myös, mitä sopimusvelvoitteelle tapahtuu, jos sopimus päätetään kesken sopimuskauden.

Sopimuksen päättyessä tulee varmistaa sopimukseen kirjatut menettelyt, joita voivat olla muun muassa:

• mahdollisten takausten palauttaminen

• jatkuvat velvoitteet, esim. immateriaalioikeudet, takuuehdot ja salassapito

• kuntayhtymän/toisen sopimusosapuolen omaisuuden, irtaimiston tuotteiden palauttaminen

• kuntayhtymälle palautuvien tai seuraavalle sopimuskumppanille mahdollisesti siirtyvien tietojen siirrosta sopiminen

• asiakastietojen käsittelystä tietosuojavaatimukset huomioon ottaen sopiminen sekä liike- ja ammattisalaisuuksien käsittely

• mahdollinen loppuraportointi.

Sopimuksen päättyminen on kirjattava sopimushallintajärjestelmään.

Sopimuksen seuranta, reklamointi ja päättäminen on kuvattu myös ohjeen liitteenä (Liite 2) olevassa taulukossa

Liite 1

Sopimuksen suunnittelu- ja valmisteluvaihe

Prosessin vaihe	Xxxxxx	Xxxxxxxxxxxx
Tarpeen arviointi:
Tarpeen havaitseminen ja tarvearvio	Toiminnassa ilmenevä puute tai tarve sopimukselle.	Sopimushallinnan ohje 3.1
Riskiarvioinnin ja muiden tarvittavien arviointien te- keminen	Riskiarviointi, mahdollinen tiedonhallin- nan muutosvaikutusten arviointi, mah- dollinen tietosuojan vaikutustenarvi- ointi.	Sopimushallinnan ohje 3.2
Sopimuksen valmistelu:		Sopimushallinnan ohje 3.3
Valmistelutoimeksiannon antaminen	Aloite sopimuksen valmistelusta
Sisäinen valmistelu	Sisäinen valmistelu mahdollista tarjous- kilpailua ja sopimusluonnoksen ehtojen määrittelyä varten.	Sopimushallinnan ohje 3.3 Sisäisessä valmistelussa tulee ottaa huomioon val- mistelutoimeksiantoon mahdollisesti liittyneet kuntayhtymän päätökset ja huolehtia kuntayhty- män edun toteutumisesta sopimusehdoissa. Sopimusluonnoksen ehto- jen valmistelussa tulee käyttää asiantuntijoita.
Mahdollinen kilpailutus:		Vain hankinnat, osittain päällekkäinen sisäisen val- mistelun ja sopimuksen valmistelun kanssa. Katso myös kuntayhtymän han- kintaohje.
Tarjouskilpailun valmistelu	Jos sopimukseen sitoutuminen edellyt- tää kuntayhtymän puolelta tarjouskil- pailua, aloitetaan sen valmistelu.	Vain hankinnat
Tarjouskilpailun järjestämi- nen	Valmistellaan tarjouskilpailun vaatimat dokumentit, muun muassa sopimus- luonnos ja sen liitteet.	Vain hankinnat

Sopimusneuvottelu tilan- teessa, jossa sopimukseen sitoutuminen ei edellytä tarjouskilpailua	Sopimusehdoista neuvotellaan valitun sopimuskumppanin kanssa ja käytetään yleisiä julkishallinnon vakioehtoja.

Prosessin vaihe	Xxxxxx	Xxxxxxxxxxxx
Sopimuksesta neuvottele- minen	Sopimusneuvottelujen käyminen tarvit- taessa asiantuntijoita hyödyntäen.	Sopimusneuvottelujen osapuolien yhteinen suun- nitelma, jolla toteutetaan sopimusneuvottelu.
Sopimusluonnoksen laatimi- nen	Sopimusluonnoksen ja tarvittavien liit- teiden laatiminen edeltäneen prosessin perusteella. Sopimuksen seurantaa ja toteutumista varten valitaan sopimuksen yhteyshen- kilö/yhteyshenkilöt.	Sopimushallinnan ohje 3.3, 3.3.1, 3.4 Sopimus laaditaan pää- sääntöisesti kuntayhty- män sopimuspohjalle.
Sopimusluonnokseen tutus- tuminen	Päätöksentekijä tutustuu luonnokseen.	Pyytää tarvittaessa apua asiantuntijalta substanssin ja oikeudellisten kysymys- ten osalta.
Sopimuksen hyväksyminen:		Sopimushallinnan ohje 3.5
Toimielin-/viranhaltijapää- töksen tekeminen	Päätös sopimukseen sitoutumisesta.	Kuntayhtymän hankinta- ohje
Sopimuksen allekirjoittami- nen:		Sopimushallinnan ohje 3.5 Sopimuksen allekirjoitta- jan toimivalta sopimuksen allekirjoittamiseen tulee varmistaa.
Sopimuksen allekirjoittami- nen sähköisesti (ensisijainen tapa)	Käytettäessä kuntayhtymän Dynasty- asianhallintajärjestelmään integroitua allekirjoituspalvelua, sopimus liittei- neen toimitetaan tallentajalle allekirjoi- tettavaksi lähettämistä varten. Allekirjoitettu sopimus tallentuu suo- raan sopimushallintajärjestelmään. Tal- lentaja toimittaa allekirjoitetun sopi- muksen sen yhteyshenkilölle jatkojake- lua varten. Käytettäessä muuta allekirjoituspalve- lua (VismaSign, sopijapuolen käyttämä järjestelmä jne.), allekirjoitettu sopimus liitteineen toimitetaan sekä tallentajalle tallennettavaksi sopimushallintajärjes- telmään että tarvittaessa muille osa- puolille.
Sopimuksen allekirjoittami- nen manuaalisesti	Valmis sopimus liitteineen allekirjoite- taan ja lähetetään sekä tallentajalle tal- lennettavaksi sopimushallintajärjestel- mään että tarvittaessa muille osapuo- lille.

Liite 2

Sopimuksen seuranta, reklamointi ja päättäminen

Prosessin vaihe	Xxxxxx	Xxxxxxxxxxxx
Sopimuksen tallentaminen (tallentaja)	Tallentaja tallentaa sopimuksen sopimus- hallintajärjestelmään ja kirjaa tarvittavat hälytykset sekä sopimuksen metatiedot (mm. osapuolet, voimassaoloaika).	Sopimushallinnan ohje 3.9 Dynasty10-asianhallin- nan käyttöohje
Sopimuksen seuranta (yhteyshenkilö)	Sopimuksen seurantaa varten tulee jär- jestää jo sopimuksen valmisteluvaiheessa toimivat menettelytavat. Seurannan jär- jestäminen määräytyy myös osana orga- nisaation sisäistä valvontaa. Sopimusta tulee seurata koko sopimuksen voimassa- oloajan seuraavaa sopimusta silmällä pi- täen: miten sopimuksen toteuttaminen on onnistunut, onko nykyinen sopimus- kumppani sopiva ja mitä tulee ottaa huo- mioon valmisteltaessa mahdollista uutta sopimusta. Sopimuksen seurantaan kuuluu olennai- sena osana mahdollinen hinnankorotus- ten seuraaminen. Hinnankorotustilan- teissa sopimuksen yhteyshenkilön on ol- tava yhteydessä toimivaltaiseen viranhal- tijaan ja tarvittaessa muihin asiantuntijoi- hin. Sopimuksen yhteyshenkilö seuraa sopi- mushallinnasta tulevia, sopimuksen voi- massaoloon liittyviä hälytyksiä ja huoleh- tii niiden uusimisesta/päivittämisestä jär- jestelmään tallentajan avustuksella tai kautta.	Sopimushallinnan ohje 3.9
Sopimuksen seuranta (sopimusta käyttävät)	Sopimusta käyttävien henkilöiden tulee informoida sopimuksen yhteyshenkilöä sopimukseen ja sen toimeenpanoon liit- tyvistä kysymyksistä ja ongelmista.	Sopimushallinnan ohje 3.9
Sopimukseen perustuva las- kutus (laskun hyväksyjä)	Sopimukseen liittyvästä laskutuksesta (myyntilasku) tai sopimukseen liittyvien laskujen tarkastamisesta ja hyväksymi- sestä (ostolaskut) tulee huolehtia. Laskut- tajalla sekä ostolaskun tarkastajalla ja hy- väksyjällä tulee olla riittävä tieto sopi- muksen sisällöstä laskutuksen oikeelli- suuden varmistamiseksi.	Sopimushallinnan ohje 3.9 Talousarvion täytäntöön- pano-ohjeet

Prosessin vaihe	Xxxxxx	Xxxxxxxxxxxx
Puuteilmoitukset, rekla- mointi	Reklamaatiot tulee toimittaa tallentajalle tallennettavaksi sopimushallintaan.	Sopimushallinnan ohje 3.10 Kuntayhtymän hankinta- ohje
Sopimuskauden päättymi- nen (yhteyshenkilö)	Määräaikaisen sopimuksen sopimuskau- den ollessa päättymässä tarvitaan seu- rannasta hälytys, joka ilmoittaa sopimuk- sen päättymisestä. Sopimuksen yhteys- henkilö vastaa jatkotoimenpiteistä häly- tyksen saatuaan.	Sopimushallinnan ohje 3.12
Toistaiseksi voimassa ole- van sopimuksen jatkuminen (yhteyshenkilö)	Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen toteutumista tai sen tarpeellisuutta tulee seurata sopimuksen voimassaoloaikana ja huolehtia siitä, että sopimus on jatku- essaan kuntayhtymän edun mukainen.
Muutostarpeet (yhteyshenkilö)	Voimassa olevaan sopimukseen voi tulla seurannan kautta muutostarpeita. Mah- dolliset muutostarpeet tulee huomioida jo sopimuksen suunnitteluvaiheessa (”so- pimuksen muuttaminen ja siirtäminen”). Hankintojen osalta tulee kuitenkin ottaa huomioon esimerkiksi hankintalainsää- dännön rajoitukset sopimusehtojen muuttamiselle.	Sopimushallinnan ohje 3.11
Sopimusmuutoksista neu- votteleminen ja päätöksen valmisteleminen (yhteys- henkilö)	Muutostarpeista neuvotellaan yhdessä osapuolten välillä.	Sopimushallinnan ohje 3.11
Päätös sopimuksen muutta- misesta tai päättämisestä	Toimivaltaisen tahon päätös siitä, muute- taanko sopimusta vai päätetäänkö sopi- mus, mikäli päättämisen edellytykset täyttyvät huomioiden sopimuksen irtisa- nomis- ja purkuehdot.	Sopimushallinnan ohje 3.11
Sopimusmuutoksesta tie- dottaminen (yhteyshenkilö)	Yhteyshenkilö tiedottaa sopimusmuutok- sista sisäisesti kaikille tietoa tarvitseville, myös tallentajalle.	Sopimushallinnan ohje 3.11
Muutetun sopimuksen tal- lentaminen (tallentaja)	Muutokset tallennetaan sopimusrekiste- riin alkuperäisen sopimuksen yhteyteen. Myös alkuperäinen sopimus jätetään jär- jestelmään.	Sopimushallinnan ohje 3.11

Prosessin vaihe

Xxxxxx

Xxxxxxxxxxxx

Sopimussuhteen päättymi- seen liittyvät järjestelyt (yh- teyshenkilö)

Sopimuksen päättyessä tulee varmistaa, ettei päättyminen aiheuta katkoja organi- saation toiminnassa. Sopimuksen päätyt- tyä tulee arvioida sopimuksen toteutu- mista sopimuskauden aikana. Sopimuk- sen muutoin päätyttyä voi olla velvoit- teita, jotka jäävät voimaan, esimerkiksi immateriaalioikeudet, takuuehdot, salas-

sapito.

Sopimushallinnan ohje 3.12

Sopimuksen arkistoiminen (tallentaja)

Sähköisessä muodossa olevia sopimuksia säilytetään niiden elinkaaren aktiiviajan sopimushallintajärjestelmässä (esim. Dy- nasty, Xxxxx), jonka jälkeen ne siirretään tarvittaessa sähköiseen arkistoon pitkäai- kaissäilytystä tai arkistointia varten. Tie- dot tuhotaan säilytysaikojen päätyttyä.

Myös manuaalisesti allekirjoitetut sopi- mukset liitteineen tallennetaan sopimus- hallintajärjestelmään. Alkuperäiset asia- kirjat siirretään arkistoon kirjaamon kautta ja hävitetään säilytysaikojen pää- tyttyä.

Sopimusten säilytysajat määritellään kuntayhtymän arkistonmuodostus-/tie-

donohjaussuunnitelmassa. Yleisin säily- tysaika on voimassaoloaika + 10 vuotta.

Sopimushallinnan ohje 3.12

3 SAVON KOULUTUSKUNTAYHT YMÄ // KESTÄVÄN TULEVAISUUDEN TEKIJÄ

K E S T Ä V Ä N T U L E V A I S U U D E N T E K I J Ä

Document Metadata

Table of Contents

VOIMAAN 1.3.2024

Document Metadata