SOPIMUSOIKEUDELLINEN RISKIENHALLINTA ELINTARVIKEALALLA
Opinnäytetyö (AMK) Liiketalouden koulutusohjelma Juridiikka
2017
Xxxxxx Xxxxxxx
SOPIMUSOIKEUDELLINEN RISKIENHALLINTA ELINTARVIKEALALLA
TURUN AMMATTIKORKEAKOULU
Liiketalous | Juridiikka 2017 | 33
Xxxxxx Xxxxxxx
SOPIMUSOIKEUDELLINEN RISKIENHALLINTA ELINTARVIKEALALLA
Tämän opinnäytetyön aiheena on sopimusoikeudellinen riskienhallinta. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Leipomo Salonen Oy:lle ja sen tarkoituksena oli tutkia toimeksiantajan sopimusoikeudellisen riskienhallinnan nykytilaa, etsiä mahdollisia kehityskohtia sekä antaa parannusehdotuksia sopimusoikeudellisen riskienhallinnan edistämiseksi.
Opinnäytetyössä perehdytään ensin itse sopimuksiin ja sopimuksissa huomioitaviin asioihin sopimusoikeudellisen riskienhallinnan osalta. Niitä ovat sopimuksen sisällön lisäksi lainsäädäntö sekä vallitsevat oikeuskäytännöt. Tämän jälkeen opinnäytetyössä käsitellään sopimusprosessin ja sopimusstrategin merkitystä sopimusoikeudellisen riskienhallinnan pohjana.
Toimeksiantajan pyynnöstä heitä käsittelevä luku on salassa pidettävä, siksi että siinä tutkitaan toimeksiantajan sopimuksia, sopimusstrategiaa sekä sopimusprosessia. Teoriaa pohjana käyttäen arvioidaan toimeksiantajan kykyä hallita sopimusoikeudellisia riskejä ja annetaan parannusehdotuksia sopimusoikeudellisen riskienhallinnan edistämiseksi.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajan sopimusoikeudellinen riskienhallinta kehittyi ja toimeksiantaja sai lisätietoa nykyaikaisesta sopimusoikeudellisesta riskienhallinnasta.
ASIASANAT:
Sopimus, riskienhallinta, sopimusprosessi, sopimusstrategia
TURKU UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES
Business Administration | Jurisprudence 2017 | 33
Xxxxxx Xxxxxxx
CONTRACT LAW RISKS MANAGEMENT IN FOOD INDUSTRY
The topic of this thesis is contract law risk management. The thesis was commissioned by Leipomo Salonen Oy (Bakery) and the purpose was to look into the company’s present state of contract law risks management and give possible suggestions to improve their contract law assessment.
The first part of the thesis discusses contracts and the main aspects to consider when making them as in legislation and prevalent legal praxis. The second deals with the significance of contract process and strategy based on contract law risk management.
On the commissioner’s request the part concerning them is defined as confidential. That part of the thesis focuses on the case company’s contracts, contract strategies and processes. Based on theory the thesis assesses the company’s ability to control contract law risks and gives suggestions to improve contract law risk assessment.
As a result the commissioner’s ability to contract law assessment improved. The thesis also offered additional information about modern contract law management.
KEYWORDS:
Contract, risk management, contract process, contract strategy
SISÄLTÖ | |
1 Johdanto | 5 |
2 Sopimusoikeudellinen riskienhallinta | 7 |
2.1 Kauppasopimus | 7 |
2.2 Kuljetussopimukset | 8 |
2.3 Vahingonkorvaus | 10 |
2.3.1 Välilliset ja välittömät vahingot | 10 |
2.3.2 Vastuuperuste | 11 |
2.3.3 Vastuunrajoitusehdot | 12 |
2.4 Sopimussuhteiden tulkinta- ja täytäntöönpanoriskit | 13 |
2.4.1 Lainvalintalauseke | 14 |
2.4.2 Riitojenratkaisulauseke | 15 |
3 Sopimusprosessi riskienhallinnassa | 17 |
3.1 Sopimusstrategia | 20 |
3.2 Kehittämiskohteet toimeksiantajalla (salassapidettävä) | 24 |
4 Yhteenveto | 25 |
LÄHTEET | 27 |
KUVIOT | |
Kuvio 1. Sopimusprosessi (Haapio & Järvinen 2014) | 19 |
1 JOHDANTO
Nykyaikana yritykset keskittyvät tehostamaan perustoimintojansa sekä minimoimaan vastuuasemansa. Tästä syystä sopimusvastuukysymykset nousevat tärkeään asemaan. Sopimusoikeudellinen riskienhallinta on perinteisesti ymmärretty lähinnä oman juridisen vastuualueen selkeyttämiseen. Sopimusoikeus on monimutkaistumassa kautta linjan ja viime vuosina sopimusoikeudelliseen riskien arviointiin on tullut täysin uusia asioita, ku- ten esimerkiksi sähköisten dokumenttien arkistointimenetelmä. Yleistymässä on myös alati laajeneva ajattelu, jonka mukaan sopimuksia ei enää nähdä vain juridisina asiakir- joina vaan yrityksen strategisena voimavarana. Tämä tekee opinnäytetyön aiheesta hy- vin ajankohtaisen.
Tämä opinnäytetyö tehdään toimeksiantona Leipomo Salonen Oy:lle. Opinnäytetyössäni tutkin Leipomo Salonen Oy:n kaupallisia sopimuksia riskienhallinnan sopimusoikeudelli- sesta näkökulmasta. Tutkimuksen tavoitteena on tutkia toimeksiantajan sopimusoikeu- dellisen riskienhallinnan nykytilaa sekä antaa kehitysehdotuksia mahdollisiin ongelma- kohtiin. Lisäksi myös muut yritykset voivat hyötyä teoriaosiota arvioidessaan omaa sopi- musoikeudellista riskitasoaan. Leipomo Salonen Oy:n liiketoiminta keskittyy pääasiassa Suomen rajojen sisälle. Siksi olen työssäni keskittynyt kansainvälisiin sopimuksiin vain niissä tapauksissa, joissa olen korostanut eri asian tärkeyttä eri oikeusjärjestelmien eroilla tai jos Suomessa sovelletaan kansainvälisiä säännöksiä. Toimeksiantajan pyyn- nöstä toimeksiantajaa käsittelevä kappale on määritelty salassa pidettäväksi.
Opinnäytetyön työprosessi eteni siten, että ensiksi tutustuin sopimusoikeudellista ris- kienhallintaa käsittelevään teoriaan; sopimuksiin ja sopimusten sisältöön, lainsäädän- töön sekä vallitseviin oikeuskäytäntöihin. Tämän jälkeen keskustelin yrityksen sopimus- hierarkiassa mukana olevin työtekijöiden kanssa yrityksen sopimusprosesseista. Sa- malla sain nähtäväksi erilaisia sopimuksia muun muassa kuljetus- sekä jälkimarkkinoin- nista.
Tämän jälkeen arvioin toimeksiantajan sopimusprosessin laadukkuutta sekä sopimusten sopimusoikeudellista riskitasoa vertaamalla niitä teoriassani esille nostamiin asioihin. Tein sopimuksista ja haastatteluista omia huomioita, jonka jälkeen esitin vielä tarkenta- via kysymyksiä sopimuksissa ja sopimusprosessissa havaitsemiini epäkohtiin. Näiden vaiheiden jälkeen minulla oli tarkka käsitys toimeksiantajan sopimusprosessista sekä so- pimuksien sopimusoikeudellisesta riskienhallinnasta. Havaintoni perusteilla löysin sopi- musprosessista sekä sopimuksista kehittämiskohteita, joihin esitän lopussa kehityside- oita. Teorian pohjana olen käyttänyt Suomen lainsäädäntöä, vallitsevia oikeuskäytäntöjä sekä tehokkaan sopimusstrategian määritelmää. Lisäksi opinnäytetyö pohjautuu osittain työharjoittelussa tekemiini havaintoihin kyseisessä yrityksessä sekä suorittamiini työnte- kijöiden haastatteluihin.
Ensimmäisessä kappaleessa käsittelen itse sopimusta ja sen sisältöä. Esittelen sopi- muksen tärkeimmät yksityiskohdat sopimusoikeudellisen riskienhallinnan näkökannalta. Toisessa kappaleessa keskityn sopimusprosessiin ja sen merkitykseen sopimusoikeu- dellisessa riskienhallinnassa. Samassa kappaleessa perehdyn myös toimeksiantajan nykyiseen riskienhallinnan tilanteeseen. Perehdyn heidän sopimusoikeudelliseen ris- kienhallintaansa, etsin siitä kehityskohteita sekä annan kehitysideoita ongelmakohtiin.
2 SOPIMUSOIKEUDELLINEN RISKIENHALLINTA
Sopimuksia on runsaasti erilaisia ja niihin vaikuttavat säännökset sekä muut sopimuspe- riaatteet vaihtelevat suuresti sopimuksen luonteen ja toimintaympäristön mukaan. Eikä jokaista sopimusta voi lähteä tekemään samalla lailla. Esimeriksi se, mikä on toisessa sopimussuhteessa toimivaa ja kohtuullista, saattaa jossain toisessa sopimussuhteessa olla vastoin lainsäädäntöä tai muuten kohtuutonta. (Xxxxx & Xxxxxxxx 2014, 336)
Tässä kappaleessa käsittelen sopimusoikeudellisesti tärkeimpiä sopimuksen sisällössä huomioon otettavia asioita.
2.1 Kauppasopimus
Tahtoteorian mukaisesti sopimus syntyy lähtökohtaisesti kahden osapuolen välille, joilla on yhtenevä tahto. Tätä sopimuksen syntyä Suomessa säätelee oikeustoimilaki. Oikeus- toimilaki lähtee mallista, jossa sopimus syntyy tarjous-vastaus –mekanismin pohjalta. Kauppasopimuksen keskiössä onkin tavaran toimitus ostajalle myyjältä. Mikäli sopimus ei ole pakottavan lainsäädännön vaikutuksen alla, voivat sopimuksen osapuolet sopia kauppasopimuksen sisällöstä varsin vapaasti. Kuitenkin yleisesti kauppasopimuksen mi- nimivaatimuksena pidetään kaupan kohteen eli tavaran yksiselitteistä määritystä, kaup- pahintaa, maksuaikaa, toimitusaikaa- että paikkaa sekä vaaranvastuun ja omistusoikeu- den siirtymistä. Edellä mainitut asiat tulee olla määritelty osapuolten kesken sopimuk- sessa. (Carlsson ym. 2014, 57)
Suomessa kotimaisen irtaimen esineen kauppaan sovelletaan kauppalakia. Lain sisältä- miä säännöksiä ovat muun muassa säännökset myyjän ja ostajan velvollisuuksista toi- siaan kohtaan, vaaranvastuun siirtyminen osapuolten toiselle, tavaran sopimuksenmu- kaisuus sekä virhe- ja viivästysvastuu. Kyseinen laki ei ole pakottavaa vaan tahdonval- taista. Tämä tarkoittaa, että kaupan osapuolen voivat sopia laista poikkeavia ehtoja so- pimuksessaan. Lisäksi kauppalain syrjäyttää myös vakiintunut kauppatapa. (Carlsson ym. 2013, 57)
Kauppasopimuksissa on erittäin tärkeää sopia selkeästi siitä, milloin vaaranvastuu ja omistusoikeus siirtyvät myyjältä ostajalle. Useimmissa kauppasopimuksissa omistusoi- keuden siirtyminen on sidottu kauppahinnan maksuun, mutta kauppasopimuksessa tär- keää vaaran vastuuta ei ole määritelty. Vaaran vastuu määrittää milloin taloudellinen vastuu kaupan kohteen tuhoutumisesti, vähentymisestä, huonontumisesta tai katoami- sesta siirtyy myyjältä ostajalle. (Carlsson ym. 59)
Suomen laki ei aseta irtaimen kaupassa sopimukselle muotomääräyksiä. Tästä johtuen suullinen sopimus voi olla yhtä sitova kuin kirjallinen. Suullisen sopimuksen sisältöä on kuitenkin vaikea osoittaa toteen, joten on tärkeää, että osapuolet tekevät kaikki sopimuk- set kirjallisena. Kirjallisena tulisi tehdä erityisesti taloudelliset tai muista syistä merkittävät sopimukset.
Sopimuksen sisältöä koskevissa epäselvyyksissä joudutaan tulkitsemaan osapuolten tahtoa. Suomen oikeusteoriassa on kehitetty seuraavia periaatteita tähän oikeustoimen tulkintaan.
• Objektiivisuusperiaatetta käytetään pääsääntöisesti sopimussuhteiden tulkin- nassa. Periaatteen mukaisesti sopimussuhteen aikana syntyneet epäselvyydet pyritään ratkaisemaan arvioimalla neutraalisti saatavilla olevaa tulkinta-aineistoa.
• Epäselvyyssääntö tukee objektiivista tulkintaperiaatetta. Epäselvyyssäännössä se osapuoli, joka olisi helpoimmin voinut välttää vaaran saa lähtökohtaisesti kan- taa epäselvistä ehdoista johtuvan riskin.
• Sopimuksien sisältöä tulkittaessa erityisehto saa etusijan yleisehtoon nähden. Esimerkiksi elintarvikekuljetusten hyvän käytännön ohjeet ovat yleisehto, jonka edelle menee sopimuksessa mahdollisesti sovittu erityisehto.
• Käsin kirjoitettu ehto menee koneella kirjoitetun tekstin edelle. (Carlsson ym. 2014, 59)
2.2 Kuljetussopimukset
Tietotekniikan kehitys sekä tehokkaampien toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto on mahdollistanut parempien logistiikkaketjujen suunnittelun. Tämän johdosta logistiik- kaketjujen kehittyminen on parantanut niiden optimointia ja kustannustehokkuutta. Ny- kyaikaiset jatkuvia tavaravirtoja hallinnoivat kuljetussopimukset luodaan käyttäen raami- sopimuksia. Pääsopimukseen eli raamiin otetaan tällöin kaikki ehdot, jotka ovat koko logistiikan sopimuskokonaisuudelle yhteisiä. Sopimusliitteessä taasen huomioidaan yk- sityiskohtaisesti eri kuljetusmuotojen erityispiirteet, logistiikkakumppanin tarjoamat lisä- palvelut, mahdolliset varastointitarpeet sekä sopimusseurantaan liittyvät kysymykset. (Carlsson ym. 2014, 61-62)
Tyypillisesti kuljetusoikeus on joissakin määrin pakottavaa ja perustuu kansainvälisiin konventioihin. Logistiikkatoimialla sovelletaan vastuuta määrällisesti rajoittavia ehtoja, jotka on määritelty laissa tai sopimuksessa. Tällä kontrollilla on pyritty rajoittamaan rah- din kuljettajan vastuuta tavaravahingoista hyvin vaara- alttiilla alalla. Lainsäädännössä vastuurajat on määritelty vastaamaan tiettyä korvausta kadonnutta tai vahingoittunutta
kiloa tai kollia vastaan. Lainsäädännön mukaan rahdinkuljettajan tulee hallita omat ris- kinsä tavaravahingosta tavaravakuutuksin. Tämä vakuutus korvaa tavaran arvon rahdin- kuljettajan vastuurajoista riippumatta. (Carlsson ym. 2014, 61-63)
Suomen sisällä suuri osa kuljetuksista tapahtuu maanteitse. Tämän osalta on syytä ko- rostaa, että tavaranvastaanottajan tulee reklamoida mahdollisista kuljetusvahingoista heti, mutta kuitenkin 7 päivän kuluessa tavaran vastaanottamisesta. Jos reklamaatio ta- pahtuu myöhemmin, menettää lähettejä oikeutensa vaatia korvausta rahdinkuljettajalta. (Carlsson ym. 2014 64)
Suomessa kuljetusvakuuksiin sovelletaan vakuutussopimuslain säännöksiä, eikä Suo- messa ole kansainvälisestä käytännöstä poiketen olemassa erillistä kuljetusvakuutus lainsäädäntöä. Kuljetusvakuutus hankitaan pääsääntöisesti huolinta- tai kuljetusliik- keeltä, vakuutusmeklarilta tai omalta vakuutusyhtiöltä. Kuljetusvakuutus suojaa kuljetet- tavaa tavaraa kuljetusriskiltä. Kuljetusriski on olemassa koko kuljetusosuuden ajan mu- kaan lukien kuljetusosuuden välivarastot. Vastuun kuljetusriskistä kantaa se kauppaso- pimus osapuoli, jolle riski on määritelty sopimuksessa tai sopimuksen toimituslausek- keella. (Carlsson ym. 68)
Kotimaan kaupassa käytettävät toimituslausekkeet on nimetty Finnterms –lausekkeiksi ja niitä on käytössä kuusi kappaletta. Kappaleet sopivat käytettäväksi kaikkien kuljetus- muotojen yhteydessä ja ne sisältävät kunkin kauppatavan määritelmän. Finnterms –lau- sekkeet ovat osa kauppasopimusta ja ne määrittelevät muun muassa riskin siirtymisen, kustannusten jakautumisen sekä toimituksen ja toimituksen vastaanoton. (Logistiikan maailma, xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/)
Rahtikirjoja käytetään yleisesti kuljetustoiminnassa. Rahtikirjaan tulee yksilöllisesti mer- kitä, mitä rahti sisältää sekä missä kunnossa se on vastaanottohetkellä. Rahtikirjassa voi esimerkiksi olla myös käsintehtyjä merkintöjä, jotka sitovat molempia osapuolia. Mer- kintä voi esimerkiksi olla tieto rahdin maksamisesta. Xxxxxxxxx lisäksi rahtikirjalla on myös juridinen merkitys. Sen mukaan rahtikirjan haltija määrää tavarasta kuljetuksen aikana. Kyseisellä määräämisoikeudella on suuri merkitys esimerkiksi tilanteissa, joissa sopi- muskumppanille ilmaantuu kuljetuksen aikana maksuvaikeuksia. Näissä tilanteissa rah- tikirjan haltija voi käyttää määräysvaltaansa ja määrätä rahdinkuljettajan tarvittaessa py- säyttämään kuljetuksen. (Carlsson ym. 2014 66-68)
2.3 Vahingonkorvaus
Vahingonkorvaus on yksi käytetyimmistä oikeuskeinoista, johon vahingonkärsijä voi ve- dota sopimusrikkomustapauksessa. Vaihtoehtoisesti vahingonkärsijä voi vaatia sopi- muksenperusteista suoritusta, hinnan alennusta tai vakavissa rikkomuksissa sopimuk- sen purkua. Yleisiä sopimusrikkomustapauksia ovat muun muassa sovitun toimitusajan- kohdan viivästyminen tai virheellisen tuotteen toimittaminen. Sopimusrikkomukseksi voi- daan kuitenkin laskea kaikki tilanteet, joissa toinen osapuoli ei suoriudu omista sopimus- velvoitteistaan sovitulla tavalla. (Carlsson ym. 2014, 13).
Suomessa sopimusperusteista vahingonkorvausta säätelee vahingonkorvauslaki sekä useat erityislait kuten tuotevastuulaki, ydinvastuulaki ja rikosvahinkolaki. Lisäksi vahin- gonkorvausvastuuta säätelevät käytössä olevat yleiset sopimusperiaatteet. Vahingon- korvausvastuun syntymiseksi vahingonkärsijän tulee näyttää toteen sopimusrikkomus, siitä aiheutunut vahinko sekä vahingon määrä. Sopimusrikkomustapauksissa korvatta- van vahingon määrä määräytyy niin kutsutun positiivisen sopimusedun mukaisesti, jonka mukaan vahingon kärsivä osapuoli on saatettava siihen taloudelliseen asemaan, jossa hän olisi, jos sopimus olisi täytetty oikein.
Kauppalaki säätelee usein kaupallisia sopimuksia. Vastuuperusteeseen voi kuitenkin myös vaikuttaa erityislainsäädäntö, joka on usein pakottavaa. Kauppalain 40 §:ssä mää- ritellään ostajan olevan oikeutettu korvaukseen tavaranvirheestä johtuneesta vahin- gosta. Kauppalain lähtökohtana toimii välittömien vahinkojen korvaaminen ostajalla. Os- taja voi kuitenkin olla oikeutettu korvaukseen myös välillisistä vahingoista, joita ovat muun muassa korvaus menetetystä voitosta. Oikeudellisesta näkökulmasta katsoen on vaikeaa arvioida, mikä katsotaan välittömäksi vahingoksi ja mikä välilliseksi vahingoksi. Tämä jää usein tuomarin tai muun ulkopuolisen ratkaisijan ratkaistavaksi, mikä ei ole ideaalitilanne kummankaan osapuolen kannalta. (Carlsson ym. 2014, 14)
2.3.1 Välilliset ja välittömät vahingot
Välittömien ja välillisten vahinkojen luonnetta kuvaavat paremmin niistä toisinaan käyte- tyt käsitteet suora ja epäsuora vahinko. Sopimusrikkomuksesta johtuva suora eli välitön vahinko aiheuttaa sopimuskumppanille suoraa vahinkoa, kuten tavaran saamatta jäämi- nen. Epäsuora eli välillinen vahinko on välittömästä vahingosta sopimuskumppanille ai- heutuvaa epäsuoraa vahinkoa, kuten tavaran saamatta jäämisestä seuraava tulonme- netys. (Carlsson ym. 2014, 15-16)
Jaottelu välittömien ja välillisten vahinkojen välillä perustuu kauppalakiin. Kauppalaissa on määritelty, mitkä ovat välillisiä vahinkoja. Kaikki määrittelyn ulkopuolelle jäävät vahin- got ovat välittömiä vahinkoja. Kauppalain 67 §:n mukaan välillisiä vahinkoja ovat:
1. Vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai kes- keytymisestä;
2. Muuta vahinkoa, joka johtuu siitä, ettei tavaraa voida käyttää tarkoite- tulla tavalla;
3. Voittoa, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein;
4. Vahinkoa, joka johtuu muun omaisuuden kuin myydyn tavaran vahin- goittumisesta; sekä
5. Muuta saman kaltaista, vaikeasti ennakoitavaa vahinkoa;
Välillisenä vahinkona ei kuitenkaan voida pitää vahinkoa, jonka vahingon kärsineelle so- pijapuolelle on aiheutunut muun kuin 2. momentissa tarkoitetun vahingon rajoittami- sesta. (KL 355/1987, 67 §)
2.3.2 Vastuuperuste
Kauppalaissa välittömät ja välilliset vahingot on jaettu eri vastuun piiriin. Välittömät va- hingot korvataan niin sanotun kontrollivastuun perusteella ja välilliset vahingot tuotta- musvastuun eli huolimattomuuden perusteella. Mikäli sopimuksessa ei sovelleta kaup- palakia korvausvastuu syntyy kummankin vahinkolajin perusteella. Jaotteluissa on huo- mattava periaatteellinen ero. Myyjälle ei muodostu välillisten vahinkojen korvausvastuu, hän toimii huolellisesti. Välittömien vahinkojen osalta myyjä on korvausvastuussa riippu- matta siitä, kuinka huolellisesti hän olisi olosuhteet huomioiden toiminut, jos vahinko joh- tuu myyjän vaikutusmahdollisuuksien piiriin kuuluvasta esteestä. Tämän lisäksi edellyte- tään, ettei myyjä olisi voinut kaupanteon hetkellä ottaa estettä kohtuudella huomioon tai välttää sen seurauksia. Tällä on pyritty ankarampaan korvausvastuuseen välittömien va- hinkojen kuin välillisten vahinkojen osalta. (Carlsson ym. 2014, 17-18)
Esimerkiksi myyjän tuotantoprosessin häiriöt eivät ole välittömien vahinkojen vapautu- misperuste, vaikka myyjä olisi toiminut kuinka huolellisesti. Omien tuotantolaitoksiensa lisäksi myyjä vastaa myös käyttämistään alihankkijoista sekä toimittajista. Kuitenkin myy- jän vaikutusvallan ulkopiirissä olevat esteet kuten luonnonkatastrofit, lakot ja energia- huollon katkot voivat vapauttaa myyjän korvausvastuusta. Vastuusta vapautumiseen ky- seisten esteiden on kuitenkin oltava ennalta arvaamattomia ja niiden vaikutuksen välttä- minen kohtuutonta. (Ruotamo, Ramberg 1997)
Taasen vapautumisperusteeksi välillisistä vahingoista riittää myyjän huolellinen toiminta. Myyjä ei esimerkiksi joudu välillisten vahinkojen korvausvastuuseen tuotantohäiriöissä, jos hän on toiminut huolellisesti. (Hemmo 1998, 44-45)
Riitatilanteissa noudatetaan ekskulpaatiovastuuta. Sen mukaan vahingonkärsijän tulee osoittaa sopimusrikkomus. Vahingonkärsijän ei kuitenkaan tule osoittaa huolimatto- muutta vaan sitä pidetään oletuksena, jonka vahingonaiheuttaja osapuoli voi vastatodis- tuksella kumota. Kauppalaki sisältää nimenomaisen todistustaakkasäännöksen välittö- mien vahinkojen osalta, muttei välillisten. Myyjän tuleekin välittömien vahinkojen osalta osoittaa vaikutusvaltansa ulkopuolinen asia. Nämä todistustaakka kysymykset ratkais- taan kuitenkin tapauskohtaisesti, mutta kyseistä ekskulpaatiovastuuta pidetään pää- sääntönä. (Hemmo 2011, 234)
2.3.3 Vastuunrajoitusehdot
Useat yritykset pyrkivät rajaamaan omia sopimusriskejään vastuunrajoitusehdoilla. Vas- tuunrajoitusehdoilla yritykset pyrkivät ensisijaisesti sulkemaan asiakassopimuksistaan pois välillisten vahinkojen korvaamisen. Kauppalaki ei juuri sisällä pakottavaa lainsää- däntöä, joten yritykset voivat vapaasti sopia lievemmästä vahingonkorvaamisesta, mitä se lain mukaan olisi. Tyypillisin vastuunrajoitusehdoista on sulkea sopimuksessa koko- naan pois välillisten vahinkojen korvaamisvastuu. Vaihtoehtoisesti sopimuksella voidaan asettaa euromääräinen yläraja vahinkojenkorvaamiselle eli sopia niin sanotusta vastuu- katosta. Vastuukatolle voidaan asettaa erilaisia ehtoja. Näistä vastuukattoehdoista käy- tetyin on sitoa vahingonkorvauksen maksimi määrä vastasuoritukseen, kuten vastapuo- len kokonaisostoihin. (Carlsson ym. 2014 30)
Vastuurajoitusehtojen lisäksi on myös muita sopimuksellisia tapoja rajata omaa vas- tuuta. Voidaan muun muassa sopia:
• Sopimussakon käyttämisestä sopimusrikkomuksen ainoana seuraamuksena,
• Rajoitetusta takuusta, joka rajoittaa virhevastuun normaalia takuuaikaa,
• Rajoitetusta reklamaatioajasta,
• Niin kutsutuista ”sellaisena kuin on” –ehdoista, kuitenkin kauppalain 19 §5 puit- teissa. (KL 355/1987, 19 §5)
On kuitenkin olemassa tiettyjä tilanteita, joissa sopimuksessa sovitut vastuunrajoituseh- dot voidaan juridisesti kyseenalaistaa. Pakottavan lainsäädännön, yleisen oikeuskäytän- nön sekä sopimusoikeudellisten periaatteiden vastaiset vastuunrajoitusehdot ovat sito- mattomia. Sopimuksenrikkoja ei voi vedota sopimuksen vastuunrajoituspykälään, jos hän aiheuttanut sopimusrikkomuksen tahallisesti tai törkeää huolimattomuutta käyttäen. (Carlsson ym. 2014 31-32)
Toinen vastuunrajoitusehtoja rajoittava tekijä liittyy vakioehtoihin. Yritykset pyrkivät usein lisäämään vastuunrajoituksia pääsopimuksen liitteenä oleviin vakioehtoihin. Vakioehdot ovat oikeudellisesti ongelmallisia, sillä ne tekevät sopimustilanteista helposti liian yksi-
puolisia silloin, kun osapuolet eivät ole tasavertaisessa neuvotteluasemassa. Vakioeh- toihin sisältyviin vastuunrajoitusehtoihin sovelletaan suppean tulkinnan periaatetta, jonka mukaan epäselvä ehto tulkitaan mahdollisimman vähän vastuuta sisältäväksi. (Hemmo 2002, 321)
2.4 Sopimussuhteiden tulkinta- ja täytäntöönpanoriskit
Lait sekä yleiset käytettävät sopimusperiaatteet vaihtelevat huomattavasti eri maiden kesken. Vakiintuneet suomalaiset termit saattavat saada huomattavasti löysemmän tai tiukemman merkityksen muissa maissa ja oikeusjärjestyksissä. Lisäksi pakottava lain- säädäntö saattaa joissakin maissa ja oikeusjärjestyksissä rajoittaa huomattavasti sopi- japuolten oikeuksia sopia sopimusehdoista. Muun muassa edellä mainittujen asioiden vuoksi on tärkeää sopia sovellettavasta laista. Sopimusten tulkinnan sekä täytäntöön- pano riskien poistamiseksi tämä on yksi tärkeimmistä riskienhallintakeinoista. Näin toi- miessa sopimukseen sovellettavasta laista johtuvat sisällölliset ja sopimuksen tulkintaan vaikuttavat tekijät voidaan huomioida jo sopimusta laadittaessa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pätee myös sopimustenlaadinnassa sekä sopimusriskienhallinnassa. Huolellisesti mietittyinä sopimuksen lainvalinta- sekä riitojenratkaisulausekkeet voivat pelastaa huomattavilta rahallisilta menetyksiltä sekä muilta vaikutuksilta. (Carlsson ym. 2014, 41)
Sopimusten asiantunteva tulkitseminen edellyttää myös eri oikeusnormien soveltamis- järjestystä, joka toimii pohjana yrityksen riskienhallinnalle. Sopimuksiin sovellettavien normien soveltamisjärjestys on seuraava: (Hemmo & Hoppu 2017)
1. Pakottava lainsäädäntö
2. Sopimusehdot
3. Osapuolten vakiintunut käytäntö
4. Alalla vallitseva kauppatapa
5. Tahdonvaltainen lainsäädäntö.
Pakottava lainsäädäntö menee kaiken muun edelle sopimusta tulkittaessa. Jos sopimus- ehdoissa on sovittu jotain pakottavasta lainsäädännöstä poikkeavaa, jätetään sopimus- ehtoa noudattamatta ja sovelletaan sopimukseen sovellettavia pakottavan lainsäädän- nön säännöksiä. Yleensä pakottava lainsäädäntö sääntelee sopimussuhdetta vain tie- tyltä osin, jolloin sen ulkopuolille jäävistä asioista on mahdollista sopia sopimusehdoilla. (Hemmo & Hoppu 2017)
Sopimuskumppaneiden sopimuksessa sopimusehtoja sovelletaan seuraavaksi pakotta- van lainsäädännön jälkeen. On tärkeää huomata, että sopimusehdot syrjäyttävät muun
muassa tahdonvaltaisen lainsäädännön, mikäli sopimuskumppaneiden välinen riitati- lanne etenisi tuomioistuimeen asti. Tuomioistuinkäsittelyssä sovelletaan sopimuksen so- pimusehtoja tahdonvaltaisen lainsäädännön sijasta. Osapuolilla on siis suuri vapaus so- pimus heidän väliseensä oikeussuhteeseen sovellettavia sopimusehtoja. Hyvin sopi- musoikeudellisen riskienhallinnan tunteva yritys pyrkiikin vaikuttamaan merkittävästi oi- keudelliseen asemaansa sopimusehdoilla niin tahtoessaan. (Hemmo & Hoppu 2017)
Seuraavaksi soveltamisjärjestyksessä tulee osapuolten vakiintunut käytäntö. Huomioita- vaa on, että myös osapuolten vakiintunut käytäntö menee tahdonvaltaisen lainsäädän- nön edelle. Ajatuksena on, että osapuolten menettelytavasta sopimussuhteen aikana on muodostunut vakiintunut käytäntö, eikä osapuolten tarvitse siitä tarvitse erikseen sopia. Lisäksi, jos osapuolet ovat jo pidemmän aikaan noudattaneet sopimuksesta poikkeavaa käytäntöä, katsotaan että siitä on muodostunut vakiintunut käytäntö ja sopimus on muut- tunut. Niin kirjallista kuin suullistakin sopimusta voidaan muuttaa käytännön kautta sopi- musvapauden mukaisesti. Tämän vuoksi on tärkeää, että sopimuskumppani reklamoi vastapuolta mahdollisimman nopeasti toisen poiketessa sopimuksesta. Muuten on vaa- rana, että poikkeavan toiminnan jatkuessa katsotaan vastapuolen hyväksyneen sopi- muksen vastaisen menettelyn ja sopimuksen muuttuneen. (Hemmo & Hoppu 2017)
Alalla vallitsevaa kauppatapaa sovelletaan vakiintuneen käytännön jälkeen. Alalla vallit- sevan kauppatavan tulee olla yleisesti alalla noudatettu ja vakiintunut, jotta se noteerat- taisiin oikeuslähteenä. Alalla vallitseva kauppatapa voidaan kuitenkin syrjäyttää sopi- musehdoilla, mikäli osapuolet ovat niin sopineet. Käytännössä alalla vallitsevan kauppa- tavan soveltaminen tulee kysymykseen vain silloin, kun ei ole olemassa sopimustyyppiä koskevaa erityislainsäädäntöä. Tällöin sopimussuhteen arvioimiseen käytetään sopi- musoikeudellisia periaatteita ja alalla vallitsevaa kauppatapaa. (Hemmo & Hoppu 2017)
Tahdonvaltainen lainsäädäntö tulee soveltamisjärjestyksessä viimeisenä. Monissa kes- keisissä sopimustyypeissä kuten esimerkiksi liike-elämän palvelusopimuksissa tahdon- valtainen lainsäädäntö puuttuu lähes kokonaan. Tahdonvaltaisen lainsäädännön puuttu- essa alan sääntelyyn käytetään alalla vallitsevaa kauppatapaa sopimusehtojen ja vakiin- tuneen käytännön puuttuessa. (Hemmo & Hoppu 2017)
2.4.1 Lainvalintalauseke
Sopimukseen tulee soveltaa aina jonkin maan lakia. Lähtökohtaisesti samasta maasta olevat osapuolet soveltavat kotimaan lakia. Eli esimerkiksi suomalaiset osapuolet sovel- tavat Suomen lakia silloinkin, kun eivät ole siitä erikseen sopineet. Mikäli osapuolet ovat eri valtioista sopimuksessa on tärkeää sopia, kumman maan lakia sopimukseen sovel- letaan. Tällöin sopimukseen syntyy niin kutsuttu lainvalintalauseke, joka voi olla esimer-
kiksi muotoa ”tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia”. Usein sopimuksissa sovi- taan sovellettavaksi jommankumman osapuolen maan lakia, mutta sovellettavaksi voi- daan valita myös jonkin kolmannen maan laki. (Carlsson ym. 2014, 42-43)
Lainvalintalausekkeen laatimisen merkitystä sopimukseen korostaa jo esille tuotu huo- mio eri termien vakiintuneista merkityksistä eri lakien ja oikeusjärjestyksien alla. Esimer- kiksi virheen olennaisuudella sopimuksen purkamisen suhteen on suuri ero. Tapaoikeu- dellisissa juridisissa järjestelmissä kuten Yhdysvalloissa ja Isossa-Britanniassa sopimuk- sen purkamiseen oikeuttavan virheen tulee olla sellainen, joka riistää virheestä kärsi- neeltä osapuolelta hänen sopimuksestaan saamansa hyödyn. Kun taas Suomessa so- pimuksen voi lähtökohtaisesti purkaa tilanteissa, joissa virheen seurauksena osapuolen ei voida enää kohtuudella olettaa pystyvän olemaan sopimussuhteessa. Vaikka toinen osapuoli olisi toisen lain mukaan oikeutettu virheen oikaisuun, voi tämä vetoamisoikeus olla menetetty toisen lain nojalla. Tapaoikeudellisessa eli tavanomaisissa juridisissa jär- jestelmissä käytetään kirjoitettujen säädösten rinnalla myös oikeuslähdettä, joka on muodostunut vallitsevan oikeuskäytännön vakiinnuttua velvoittavaksi säännökseksi. (Carlsson ym. 2014, 43)
Toinen merkittävä eroavuus Suomen lain ja tapaoikeudellisten juridisten järjestelmien kesken syntyy siinä, milloin ja miten sopimus katsotaan syntyneeksi. Tapaoikeudellisissa juridisissa järjestelmissä kiinnetään huomiota myös osapuolten hyötymistarkoitukseen ja siihen liittyvään harkintaan. Suomen laissa sopimus taasen pohjautuun niin kutsuttuun tarjous ja vastaus –mekanismiin. Pahimmillaan sopimukseen sovellettavan maan lait saattavat täydentää sopimusta epäonnistuneella tavalla tai jättää sopimukseen tulkinta- aukkoja. Sopimukseen sovellettavan maan laki vaikuttaa sopimuksessa käytettävään termistöön ja sopimuksen yksityiskohtaisuuteen. Yksityiskohdat tulisi valita sovellettavan maan lakien pohjalta. (Carlsson ym. 43-44 2014)
2.4.2 Riitojenratkaisulauseke
Riidanratkaisulauseke määrittää miten sopimuksen osapuolet toimivat mahdollisissa rii- tatilanteissa. Riidanratkaisulausekkeella voidaan määrittää ratkaisemaan riitä tietyssä tai tietyn maan tuomioistuimessa. Lausekkeella voidaan myös sopia riita ratkaistavaksi il- man tuomioistuimia tai sulkea pois tietyt tuomioistuimet. Riidanratkaisulauseke voi olla seuraavaa muotoa: ”Tämän sopimuksen riidat ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoi- keudessa”. Jolleivat sopimuksen osapuolet ole laatineet riidanratkaisulauseketta, rat- kaistaan erimielisyys kansainvälisten konventioiden perusteella valittavassa kansalli- sessa tuomioistuimessa. Laatiessa riidanratkaisulausekkeen sopimukseen osapuolet voivat kuitenkin välttää monimutkaisen ja aikaa vievän tuomioistuinprosessin. (Carlsson ym. 47-48)
Mikäli osapuolet ovat sopineet tuomioistuimen ulkopuolisista vaihtoehtoisista riidanrat- kaisumenetelmistä, tulee se aina tehdä riidanratkaisulausekkeella tai erikseen sopimalla riidan synnyttyä. Esimerkkinä vaihtoehtoisista riidanratkaisutavoista mainittakoon väli- miesmenettely sekä sovittelumenettely. Riidanratkaisemiseksi edellä mainituilla mene- telmillä on osapuolten sovittava siitä yhdessä. Ilman yhteisymmärrystä ei voida soveltaa kumpaakaan menetelmää. Sopimuksessa voidaan sopia riita ratkaistavaksi käyttämällä useampaa vaihtoehtoista riidanratkaisutapaa. Osapuolet voivat sopia käytettäväksi por- taittain etenevää tapaa, jossa osapuolet yrittävät ensin neuvotella keskenään riidan rat- kaisemiseksi. Mikäli keskinäinen neuvottelu ei ratkaise riitaa, voidaan neuvotteluun ottaa sovittelijaksi kolmas osapuoli. Sovittelija pyrkii sovittelemaan riidan kummankin osapuo- len etuja noudattaen. Mikäli sovittelijakaan ei saa riitaa ratkaistuksi, etenee se tämän jälkeen esimerkiksi välimiesmenettelyyn ratkaistavaksi. Nämä niin kutsutut moniportaiset riitojen ratkaisulausekkeet ja neuvottelulausekkeet sisältävät omat haasteensa ja ne tu- lee laatia erityistä huolellisuutta noudattaen. (Carlsson ym. 2014, 49-51)
3 SOPIMUSPROSESSI RISKIENHALLINNASSA
Sopimusprosessit saattavat venyä usein pitkiksi ja monimutkaisiksi. Sopimuksen synty- miseksi osapuolten tulee päästä yhteisymmärrykseen sopimuksen sisällöstä, kuten sen ehdoista sekä yksityiskohdista. Sopimuksen oikeudelliset sekä taloudelliset riskit kasva- vat sitä mukaa, mitä monimutkaisempi ja tulkinnanvaraisempi sopimuskokonaisuudesta muodostuu. Hyvän sopimuksen saavuttamiseksi tehokas täytäntöönpano, selkeä riskin- jako sekä sopimustasapaino ovat keskeisitä elementtejä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 336)
Sopimusriskien hallinnassa yrityksen tulee erityisesti pyrkiä kiinnittämään huomiota ai- kaan ennen sopimuksen solmimista. Vielä tällöin yrityksellä on mahdollisuus vaikuttaa sopimuskumppanin valintaan, vaikuttaa neuvotteluissa sopimuksen sisältöön tai jättää sopimus kokonaan tekemättä, jolloin neuvotteluissa löydy yrityksen edun mukaista lop- putulosta. (Hemmo & Hoppu 2017)
Sopimuksen solmimisen jälkeen tilanne on muuttunut. Tällöin jo solmittu sopimus sitoo sopimuskumppaneita, eikä sopimusta voi muuttaa ilman vastapuolen hyväksyntää. So- pimuksen solmimisella on syntynyt velvoitteita vastapuolta kohtaan sopimussuhteen ajaksi. Tällöin yrityksen on tärkeää keskittyä turvaamaan ne edut, jotka sopimuksen sol- mimisella on saavutettu. Vääränlainen toiminta sopimussuhteen aikana saattaa pahim- millaan johtaa näiden oikeuksien menetyksiin. (Hemmo & Hoppu 2017)
Yksittäisessä yrityksessä strateginen päätöksenteko keskittyy ylimmän johdon, hallituk- sen ja päivittäisistä asioista vastaavan tahon käsiin. Tällä tasolla tehdään myös yrityksen kannalta tärkeimmät päätökset. Tällä yrityksen strategisesta päätöksenteosta vastaa- valla tasolla tehdään myös sopimusprosessin hallintaa koskevat päätökset. Hyvin järjes- täytynyt yritys on luonut tähän selkeitä toimintaohjeita, jolla se pyrkii sisäisen sääntelyn avulla hallitsemaan koko sopimusprosessia. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 336)
International Association for Contract And Commercial Mangement (IACCM) on kansain- välisten sopimusten hallintaan keskittynyt järjestö, mutta sen ohjeet sekä ajatukset pä- tevät hyvin myös kotimaan markkinoille keskittyneille yrityksille. Järjestön mukaan sopi- musprosessien hallinta voi erottaa yrityksen muista yrityksistä ja luoda yritykselle strate- gisesti tärkeän kilpailuedun. Viimeisten vuosikymmenien aikana sopimukset ovat kehit- tyneet ja ne eivät ole enää vain juridisia asiakirjoja vaan välineitä, joilla suojaudutaan taloudellisesti negatiivisilta seurauksilta sekä optimoidaan sopimussuhteita. Liiketoimin- nan kokonaisuuden kannalta sopimukset ovat hyvin merkityksellinen osa, sillä pääasi- assa koko liiketoiminta rakentuu sopimuksille. Lisäksi sopimukset ovat osa yrityksen ai- neetonta pääomaa. Yksikään yritys ei voi kuitenkaan menestyä ainoastaan strategisten
tavoitteiden ja visioiden avulla vaan ne on pantava täytäntöön, ja niitä on pystyttävä so- peuttamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 337-338)
Yritysten toimintaympäristö muuttuu ja tämän seurauksena kaikilla yrityksillä on tarve muuttua ja kehittää toimintatapojaan. Strategisen johtamisen tasolla muutosherkkyys kuitenkin vaihtelee suuresti. Xxxxxxxxx mukaan yritysten tavat reagoida toimintaympä- ristössä tapahtuviin muutoksiin voidaan jakaa 5 luokkaan:
1. Yritys ei ole huomannut jo tapahtunutta muutosta.
2. Xxxxxx on huomannut jo tapahtuneen muutoksen, mutta ei ymmärrä sen vaikutuk- sia eikä osaa reagoida.
3. Yritys on huomannut jo tapahtuneen muutoksen ja ymmärtää sen vaikutukset, mutta ei osaa tai ei halua muuttua.
4. Yritys on huomannut jo tapahtuneen muutoksen ymmärtäen sen vaikutukset ja reagoi muutokseen.
5. Yritys havaitsee tulevaisuudessa tapahtuvat muutoksen etukäteen, arvioiden sen vaikutukset ja yrittää hyötyä reagoimalla muutokseen. (Xxxxxxxx 2010, 21-22)
Kaikkia edellä mainittuja organisaatiotyyppejä voidaan havaita jatkuvasti markkinoilla. Elinvoimainen ja aidossa kilpailussa mukana oleva yritys voi menestyä vain ryhmissä neljä ja viisi. Kaikki kolmeen ensimmäiseen ryhmään kuuluvat yritykset poistuvat ajan kanssa markkinoilta. Poistumisen nopeus riippuu markkinoiden kilpailutilanteesta sekä yrityksen käytössä olevista resursseista. Suurin osa jäljelle jäävistä yrityksistä kuuluu ryhmään neljä. Tässä ryhmässä mukana olevien yritysten menestyminen riippuu yritys- ten kyvystä reagoida toimintaympäristön muutoksiin kilpailijoihin verrattuna. 5 ryhmässä ovat kaikkein menestyneimmät yritykset. Tähän ryhmään kuuluminen edellyttää yrityk- seltä asiantuntevia johtajia ja onnistunutta strategian toteuttamista. (Xxxxxxxx 2010, 21)
Xxxxxxxxx mukaan ihminen ei luonnostaan ole tavoitekeskeinen vaan tekemiskeskei- nen. Hänen mukaansa siirrymme vauhdilla tekemään seuraavaa asiaa, pysähtymättä välissä miettimään tarkemmin tilanteen kokonaiskuvaa. Tämä vain korostuu pidemmällä aikavälillä ja esimerkiksi hyvin harvat ihmiset asettavat itselleen pidemmän aikavälin ta- voitteita. Organisaatiot ovat ratkaisseet tämän luomalla johtamisjärjestelmän, jossa ta- voitteet asetetaan koko yrityksen lisäksi myös pienemmille yksiköille ja yksilöille. Haas- teena on kuitenkin saada eri yksiköt ja yksilöt sitoutumaan koko yrityksen tavoitteisiin ja usein tavoitteiden ohjausvoima jää osittain puuttumaan. Erityisen haasteellista onkin saada yksiköt sitoutumaan yrityksen sopimusstrategian tavoitteisiin, sillä tavoitteiden saavuttaminen ei välttämättä näy välittömästi yrityksen toiminnassa. (Xxxxxxxx 2010, 206)
Kuviossa 1 havainnollistan yrityksen sopimusprosessin vaiheita.
Tarveharkinta
Valmistelu
Täytäntöönpano
Seuranta
Muuttaminen
Uusinta
Kuvio 1. Sopimusprosessi (Haapio & Järvinen 2014)
Kuten kuviosta 1 selviää, sopimusprosessi alkaa tarveharkinnalla. Tässä sopimuspro- sessin vaiheessa tehdään liiketaloudellinen päätös sopimuksen tarpeellisuudesta, esi- merkiksi uusien tuotantokoneiden hankkimisesta tai raaka-aineiden ostosta. Kaikki tä- män vaiheen ratkaisut perustuvat liiketaloudellisuuden näkökohtiin sekä yrityksen stra- tegiaan. Yritys pyrkii sopimusten avulla edistämään sekä liiketoimintaansa, että strategi- aansa juridisesti pitävällä tavalla. (Hemmo & Hoppu 2017)
Kun päätös sopimuksesta on liiketaloudellisuuden sekä strategian pohjalta tehty, siirry- tään valmistelemaan sopimusta. Sopimusprosessin valmisteluvaiheeseen kuuluvat mahdollisten sopimuskumppaneiden kartoittaminen, näiden tutkiminen sekä sopimus- neuvottelut. Sopimuksen valmistelun laajuus riippuu muun muassa sopimuksen merki- tyksestä yritykselle ja sopimusjärjestelyiden monimutkaisuudesta. Sopimuksen valmis- teluvaihe päättyy sopimuksen solmimiseen joko suullisesti tai kirjallisesti. Sopimus tulisi kuitenkin aina solmia kirjallisesti, sillä mahdollisessa riitatilanteessa kirjallisena tehdyn sopimuksen sisältö on helpompi osoittaa toteen. Yritys voi kuitenkin vielä tässä vai- heessa vetäytyä sopimuksen solmimisesta, jos sopimus osoittautuu sen kannalta epä- edulliseksi. (Hemmo & Hoppu 2017)
Sopimuksen valmisteluvaihetta seuraa sopimuksen täytäntöönpano, jossa osapuolet to- teuttavat sopimusta. Joskus tämä vaihe on kuitenkin hyvin lyhyt. Esimerkiksi raaka-ai- neiden ostossa sopimuksen toteutus tapahtuu vastapuolen sovitusti toimittaessa raaka- aineet ja yrityksen maksaessa toimituksen sovitusti laskulla tai käteisellä. Tuotantoko- neiden ostamisen sopimuksen toteutuminen taasen kestää huomattavasti pidempään.
Toteutus sisältää tuotantokoneiden kuljetuksen, niiden asennuksen, testaamisen ja huol- lon, jolloin sopimuksen toteutus kestää koko sopimussuhteen ajan. Mahdolliset konfliktit osapuolten välillä saattavat pidentää sopimuksen toteutumista. Viime kädessä tämä voi merkitä tuomioistuinkäsittelyä. (Hemmo & Hoppu 2017)
Sopimuksen toteuttamisvaiheesta siirrytään sopimuksen seurantaan ja valvontaan, että toinen osapuoli toteuttaa sopimusta. Mikäli toinen osapuoli ei noudata sopimusta ja poik- keaa siitä esimerkiksi toimittamalla virheellisen tuotteen tai jättämällä sovitun tuotanto- koneiden huollon väliin, tulee siitä reklamoida välittömästi sopimuskumppanille. Mikäli reklamaatiota ei tehdä lain mukaisesti, menettää yritys oikeuden vedota sopimuskump- panin virheeseen. Sopimuksen seurannan vaiheessa yritys voi siis menettää sopimuk- sen nojalla saamiaan oikeuksia, jos se toimii väärin. Passiivisuudella yritys saattaa me- nettää oikeuksiaan, sillä yrityksellä ei ole lainmukaista velvollisuutta valvoa sopimuksen toteutumista, vaan se on yrityksen omalla vastuulla. (Hemmo & Hoppu 2017)
3.1 Sopimusstrategia
Yrityksen sopimusstrategia on yrityksen keino ohjata, valvoa ja edistää yrityksen strate- gian toteutumista sopimusten avulla. Ennen kaikkea kyse on siitä, että yritys luo koko yrityksen sopimusprosesseille toimintaohjeet ja keskitytään erityisesti sopimuksen sisäl- töön. Näin toimimalla saavutetaan yrityksen menestyksen kannalta tehokkaimmat, toi- mivimmat sekä sisällöltään tarkoituksenmukaisimmat sopimukset. Sopimuksista muo- toutuu yritykselle voimavara, jolla on toiminnanohjauksen ja riskienhallinnan kannalta keskeinen merkitys. Selkeiden toimintaohjeiden ja valtuuksien lisäksi onnistunut sopi- musstrategia edellyttää toimivaa viestintää sekä yrityksen sisällä, että sopimuskumppa- neiden kanssa ja sopimuksiin liittyvien häiriötilanteiden tiedostamista. Sopimusstrategiaa mietittäessä tuleekin kiinnittää huomiota kolmeen ydinalueeseen:
1. Sopimuskäytännöt: Millaisia sopimuksia yritys tekee, käytetäänkö niissä vakio- ehtoja, kuka tai ketkä neuvottelevat ja solmivat sopimuksia, miten toimitaan muu- tostilanteissa?
2. Sitoumukset ja sopimukset: Xxxxxxxxx on sopimusten sisältö, ovatko sopimukset sisällöltään ja rakenteeltaan selkeitä ja yksiselitteisiä, onko sovittu toimintata- voista häiriötilanteissa, ovat ehdot keskenään sopusuhteessa, onko sopimuk- sessa otettu huomioon keskeisemmät oikeudet ja velvollisuudet?
3. Taloudellinen tarkoituksenmukaisuus: Ovatko sopimukset kannattavia ja pal- jonko niistä saadaan voittoa suhteessa käytettyihin resursseihin, millaisia riskejä ja hyötyjä niistä aiheutuu? (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 351-352)
Jokaisessa liiketoimintaan liittyvässä ratkaisussa yrityksen päätöksentekijät joutuvat miettimään toiminnan taloudellista tarkoituksenmukaisuutta eivätkä sopimukset ole tästä poikkeus. Puhutaan kustannustehokkuudesta ja panos-tuotos ajattelusta. Taloudellisesti mietittynä yrityksen ei ole järkevää pyrkiä sopimaan kaikista mahdollisista yksityiskoh-
dista sopimuksessa, koska tämä kuluttaisi runsaasti yrityksen resursseja. Näin ollen yri- tyksen tulee sopimusstrategiassaan ratkaista, paljonko se haluaa panostaa sopimusten laadun sekä riskittömyyden varmistamiseen. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 353)
Yritys voi vähentää omia sopimuksen valmisteluun liittyviä kustannuksia laatimalla va- kioehdot. Yrityksen on vakioehdoilla mahdollista ottaa paremmin huomioon omat tar- peensa ja lisäksi vakioehdot nopeuttavat sopimusprosessia. Vakioehtojen laadinnassa tulee kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:
• Epäselvä sopimusehto tulkitaan laatijan vahingoksi. Vakioehdoilla kannattaa pyr- kiä yksiselitteisiin ja selkeisiin ilmauksiin. Erityistä huomiota tulee kiinnittää moni- tulkintaisiin termeihin kuten virheeseen ja välillisiin vahinkoihin.
• Yksipuoliset, ankarat tai yllättävät vakioehdot eivät välttämättä sido toista osa- puolta. Ankarista ja yllättävistä ehdoista tulee tiedottaa toista osapuolta, sillä niissä on muuten rajoitettu sitovuus. Mikäli yllättävästä tai ankarasta ehdosta ei ole asianmukaisesti tiedotettu saattaa se estää ehdon sitovuuden. Yksittäistä eh- toa pidetään yllättävänä ja ankarana, jos se olennaisesti rajoittaa sopimuspuolen oikeuksia tai lisää velvoitteita verrattuna lainsäädäntöön tai normaalikäytäntöön verrattuna.
• Kohtuuttomien ehtojen sovitteleminen on mahdollista.
• Ehtojen on oltava asianmukainen osa sopimusta. Tämä tapahtuu esimerkiksi liit- tämällä ehdot sopimukseen tai viittaamalla ehtoihin sopimuksessa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 353-354
Strategisen sopimisen tavoitteena on mahdollisimman laadukas sopimus. Kuitenkin kaikkien riskien ja uhkien torjuminen on mahdotonta. Yrityksen tuleekin pyrkiä erotta- maan olennainen epäolennaisesta ja ottaa sopimukseen mukaan vain olennaiset asiat.
Yrityksen sisäiset toimintaperiaatteet ja menettelyohjeet toimivat yrityksen sopimusstra- tegian pohjana. Toimintaperiaatteet voidaan rinnastaa yhteisiksi pelisäännöiksi, jotka auttavat yritystä pääsemään tavoitteisiinsa ja joita jokainen työntekijä sitoutuu noudatta- maan. Itse asiassa ydinperiaatteet ovat strategian ydin. Ydinperiaatteet luovat strategiaa tukevia toimintatapoja sekä asettavat toimintaa ohjaavat normit. Sopimusprosessin kan- nalta on tärkeää luoda sellainen toimintaympäristö, jossa prosessia ohjaa prosessissa mukana olevien henkilöiden saumaton yhteistyö, roolien ja vastuun jakautuminen sekä prosessin asianmukainen koordinointi. Tällöin päätöksenteko- sekä valtasuhteet ovat selkeät ja ne ovat kaikkien tiedossa. Lisäksi laadukas sopimusprosessi edellyttää pakot- tavan lainsäädännön sekä yrityksen sisäisten menettelytapojen noudattamista. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 356- 358)
Myös dokumenttien hallinta on erittäin tärkeää niin sopimusten neuvotteluvaiheessa kuin mahdollisissa riitatilanteissa. Tällöin sopimus on tarvittaessa tallessa ja sitä voidaan tar- kastella sopimuksia uudestaan laadittaessa. Dokumenttien hallittu käsittely sopimuksen
koko elinkaaren aikana tulee olla dokumenttien hallinnoin pohjana. Perinteisesti doku- mentteja ylläpidetään ja arkistoidaan paperiarkistoissa, mutta nykyään siirrytään yhä enemmän sähköisiin dokumenttienhallintajärjestelmiin. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 358)
Dokumenttien laadintaan ja käsittelyyn yrityksellä tulisi olla erillinen ohje, jonka mukai- silla menettelytavoilla yhdenmukaistetaan käsittely. Lisäksi ohjeella turvataan dokument- tien säilyvyys, versionhallinta sekä löytyvyys. Ohjeessa tulisi spesifioida muun muassa dokumentit, joihin ohjetta sovelletaan, dokumentin sekä dokumenttienhallintajärjestel- män käyttäjien vastuut. Dokumenttienhallintajärjestelmän oikealla käytöllä taataan myös se, että jokaisesta dokumentista on olemassa uusin versio. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 358)
Haapio ja Xxxxxxxx esittelevät kirjassaan ryhmittelyn, jossa yrityksen sopimusprossin menettelyohjeet voidaan jakaa viidellä eri tavalla seuraavasti: (Haapio & Järvinen 2014, 359)
1) Liiketoiminnan suunnittelu- ja valtuudet
a. Valtuudet
b. Organisaatio
2) Asiakasprosessi
3) Tarjontaprosessi
4) Toimittajien hallintaprosessi
a. Toimittajien arviointi
b. Hyväksyttyjen toimittajien luettelo
c. Hankintaohje
d. Varastointiohje
e. Toimitusohje
5) Mahdollistajat
a. dokumenttien hallinta dokumenttien arkistointi ja käsittely
dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen luottamuksellisen tiedon käsittely
b. laatu
reklamaatioiden käsittely poikkeamien käsittely
c. henkilöstö pätevyydet perehdyttäminen koulutus
Kaikki edellä mainitut kohdat kuuluvat yrityksen sopimusprosessin menettelyohjeisiin. Tämän lisäksi menettelyohjeisiin voidaan lisätä esimerkiksi Taloudelliset valtuudet –ni- minen kohta, jolla määritellään valtuudet päättää hankinnoista, tarjouksista ja muista ta- loudellista asioista. Erilaiset kysymys- ja tarkistusliuskat taasen on luotu tunnistamaan
tarjousvaiheen oleelliset asiat tai projektiriskejä. Roolikuvauksessa määritellään eri hen- kilöiden vastuut projektin eri vaiheissa, esimerkiksi projektin suunnittelussa, käynnisty- essä, päättyessä sekä mahdollisissa muutostilanteissa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014. 359- 360)
Yhdessä tarkastus- ja kysymysliuskojen kanssa erilaiset sopimusmallit ja valmiit sopi- muslausekkeet tuovat turvaa sopimusten kanssa työskentelyyn. Mallisopimukset ja –lau- sekkeet auttavat parhaimmillaan sopimusprosessissa huomattavasti. Niihin ei kuiten- kaan pidä luottaa sokeasti, sillä sopimukset ovat harvoin keskenään täysin samanlaisia ja ne vaativat aina yksilöllistä sopimussuhteen arvioimista. Niin sopimukset kuin menet- telyohjeetkin tulee aika ajoin muistaa päivittää vastaamaan lainsäädännössä sekä liike- toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 360)
Lisäksi on tärkeää laatia ohjeet myös dokumenttien tarkastamista ja hyväksymistä var- ten, ohjeet luottamuksellisen tiedon käsittelyyn sekä reklamaatioita ja poikkeamia kos- keva ohjeistus. Dokumenttien tarkastus- ja hyväksymismenettelyä koskeva ohjeistus on tärkeää siksi, että sillä turvataan tiedon välittyminen oikealle henkilölle helposti luetta- vassa muodossa. Dokumenttien laadun tarkistuksessa käytetään yleensä kolmivaiheista prosessia, johon kuuluvat laatijan tekemä tarkistus, asiatarkastus sekä hyväksyntä. Pää- sääntönä on, että asiatarkastuksen ja hyväksymisen suorittavat eri henkilöt. Tarkastus- vaiheen sisältö ja tavoitteet määritellään tarkemmin dokumenttien tarkastusta koske- vassa ohjeistuksessa. Jos dokumenttien kokonaisuus muodostuu erillistä ja eri henkilöi- den laatimista dokumenteista, tulee dokumentit tarkistaa erikseen. Huomioitavia asioita ovat erityisesti erillisten dokumenttien saman tasoisuus, ristiriidattomuus sekä asiakoko- naisuuden kattavuus. Hyväksymismenettelyn jälkeen dokumentteihin tehdyt muutokset edellyttävät aina uutta tarkastus- ja hyväksymismenettelyä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 360)
Tiukka ja todisteellinen reklamaatiomenettely takaa tehokkaan reagoinnin sopimusrikko- muksiin. Reklamaatioiden käsittelyyn tulee antaa yhtenäinen menettelytapa tulevien rek- lamaatioiden käsittelylle. Menettelyohjeilla taataan, että reklamoija saa asianmukaisen vastauksen kohtuullisessa ajassa sekä välittömän reagoinnin mahdolliseen virheeseen. Ohjeessa tulee tarkentaa reklamaation käsite, vastaamiseen liittyvät vastuut ja rekla- maation käsittelyn eri vaiheet. Ohjeistetun reklamaatiokäytännön avulla saadaan lisäksi myös palautetta toimintaprosessista ja mahdollistetaan korjaavat toimenpiteet virheen uusiutumisen estämiseksi. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 360-361)
3.2 Kehittämiskohteet toimeksiantajalla (salassapidettävä)
4 YHTEENVETO
Opinnäytetyön tavoitteena oli perehtyä sopimusoikeudelliseen riskienhallintaan ja arvi- oida sekä kehittää toimeksiantaja yrityksen osaamista sopimusoikeudellisen riskienhal- linnan näkökulmasta.
Opinnäytetyön aluksi käsittelin sopimusta ja sen tärkeimpiä sopimusoikeudellisia kohtia. Ensin perehdyin toimeksiantajan kannalta merkittävimpiin sopimuksiin, joita ovat kauppa- ja kuljetussopimukset. Tarkastelin, mitkä ovat merkittävimmät sopimuksissa huomioitavat lait sekä vallitsevat oikeuskäytännöt. Tästä siirryin vahingonkorvaukseen ja toin esille, miten vahingonkorvausvastuu syntyy ja miten siltä voi suojautua. Kappa- leessa korostin sopimuksen lainvalinta- ja riitojenratkaisulausekkeen tärkeyttä mahdolli- sissa riitatilanteissa.
Tämän jälkeen siirryin tarkastelemaan yrityksen sopimusprosessin ja –strategian tär- keyttä sopimusoikeudellisessa riskienhallinnassa. Vaikka yrityksellä olisi sopimuksen ra- kenteen ja sisällön kannalta osaaminen tehdä sopimusoikeudellisesti hyviä sopimuksia, se ei voi menestyä ilman koko yrityksen laajuista sopimusprosessia, että sopimusstrate- giaa. Näiden pohjana toimii yrityksen toimintaperiaatteet sekä menettelyohjeet sopimus- prosessin eri vaiheisiin.
Opinnäytetyön lopuksi esittelin toimeksiantaja yrityksen sopimuksia, sopimushierarkiaa sekä toimintatapoja. Arvioin heidän sopimusoikeudellista riskihallintaa teorian pohjalta ja annoin kehitysideoita ongelmakohtiin. Leipomoalalla toimiva yritys tarvitsee hyvin mo- nenlaisia sopimuksia liiketoimintaansa. Kuten esimerkiksi kuljetussopimuksia tuotteiden toimitusta varten sekä kauppa- ja markkinointisopimuksia asiakkaiden kanssa. Erilaisten sopimusten laajuuden vuoksi onnistunut sopimusoikeudellinen riskienhallinta edellyttää selkeää sopimushierarkiaa sekä yhtenäisiä toimintatapoja yrityksen sisällä.
Tutkimuksessa merkittävimpänä huomiona voidaan pitää toiminta- sekä menettelyohjei- den tärkeyttä sopimusoikeudellisessa riskienhallinnassa. Yrityksellä voi olla käytössään kaikki työkalut hyödyntää menestyksekkäästi sopimuksia strategisten tavoitteiden saa- vuttamisessa, mutta ilman selkeitä toimintaohjeita jokaiseen sopimusprosessin vaihee- seen niiden vaikutus jää vajanaiseksi.
Tutkimuksen avulla toimeksiantaja sai arvokasta tietoa sopimusoikeudellisen riskienhal- lintansa nykytilasta, sen vahvuuksista sekä kehittämiskohteista. Toimeksiantajan suu- rimmat vahvuudet löytävät selkeästä sopimushierarkiasta ja sen luomista valtuuksista solmia sopimuksia. Eniten kehitettävää toimeksiantajan sopimusoikeudellisessa riskien- hallinnassa löytyi sopimusprosessin toimintaohjeista sekä dokumenttien arkistoinnista.
Tulevaisuudessa yrityksen on mahdollista lähteä kehittämään sopimusoikeudellista ris- kienhallintaansa tutkimuksessa havaittujen ongelmakohtien ja parannusehdotusten kautta.
LÄHTEET
Xxxxxxxx, Xxxxx; Xxxxxxxxx, Christian; Xxxxxx, Xxxxxx; Xxxxx, Xxx; Xxxxxxxxx, Asko; Xxxxxxxxx-Xxxx, Xxxxx; Xxxxxxxx, Xxxx; Xxxxxxxx, Xxxx; von Xxxxxxxxxx, Xxxx. 2014. Sopimusriskit, 1.painos. Sanoma Pro Oy: Helsinki.
Xxxxxx, Xxxxxx. 2014. Yritysten sopimus- ja vastuuketjut: Sopimusten hallinta käytännössä, 2.painos. AS Pakett: Tallinna.
Xxxxx, Xxxx. 1998. Sopimus ja delikti. Lakimiesliiton kustannus.
Xxxxx, Xxxx. 2002. Vahingonkorvausoikeuden oppikirja. WSOY: Helsinki.
Xxxxx, Xxxx. 2011. Sopimusoikeus II, 3.painos. Talentum Media Oy: Helsinki.
Xxxxx, Xxxx; Xxxxx, Xxxx. 2017. Sopimusoikeus. Päivitetty 18.9.2017. Xxxx Xxxxxx Oy: Helsinki. Saatavilla xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx/XXXXXXX- TAFJB#kohta:3.((20)SOPIMUSOIKEUDEN((20)NORMISTO((20)JA((20)SOPI- MUSRISKIT((20).
Xxxxxxxx, Xxxx. 2010. Strateginen johtaminen. Talentum Media Oy: Helsinki
Logistiikkayritysten liitto ry. 2011. Elintarvikekuljetusten yleiset hyvän käytännön ohjeet. Viitattu 28.11. 2017. Saatavilla sähköisesti osoitteessa xxxx://xxx.xxxxx- xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxx- ohjeet.pdf.
Logistiikan Maailma. Finnterms. Viitattu 28.11.2017. xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
> Sopimukset > Toimituslausekkeet > Finnterms.
Xxxxxxx, Xxxx; Xxxxxxx, Xxx. 1997. Kauppalain kommentaari. Lakimiesliiton kustannus.