LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT

LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT

Tämä liite kattaa yhden edunsaajan tukisopimusten osalta seuraavaa:

Avaintoimi 1 – aikuiskoulutus

I. YKSIKKÖKORVAUKSIIN PERUSTUVIIN BUDJETTIKOHTIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT

I.1 Yksikkökorvausten tukikelpoisuusehdot

Silloin kun tukea myönnetään yksikkökorvaukseen perustuvana tukena, yksiköiden lukumäärän on oltava seuraavien ehtojen mukainen:

• yksiköitä on tosiasiallisesti käytettävä tai tuotettava erityisehtojen I.2.2 artiklassa määriteltynä ajanjaksona

• yksiköiden on oltava hankkeen toteuttamisen tai sen tuotosten kannalta välttämättömiä

• yksiköiden lukumäärän on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa erityisesti tässä liitteessä määriteltyjen kirjanpitotietojen ja asiakirjojen avulla.

I.2 Yksikkökorvausten laskeminen ja tositteet

A. Matkat

Asuinpaikkakunta on oletusarvoisesti paikka, jossa lähettävä organisaatio sijaitsee, ja tapahtumapaikka on paikka, jossa vastaanottava organisaatio sijaitsee. Jos ilmoitetaan jokin muu asuinpaikkakunta tai tapahtumapaikka, edunsaajan on esitettävä perusteltu syy siihen.

Jos matkustaminen ei ole ollut tarpeen tai se on rahoitettu muista EU-lähteistä kuin Erasmus+-ohjelmasta (esimerkiksi liikkuvuushankkeen osallistuja on jo tapahtumapaikassa jonkin muun kuin sopimuksen mukaisesti rahoitetun toiminnon vuoksi), edunsaajan on ilmoitettava tällaisesta tilanteesta kunkin liikkuvuustoiminnon osalta Mobility Tool+ -työkalun avulla. Tässä tapauksessa matkakustannuksiin ei myönnetä tukea.

a) Matkakustannuksiin myönnettävän tuen määrän laskeminen henkilöstöä varten. Tuen määrä lasketaan kertomalla osallistujien lukumäärä etäisyyshaarukkaa kohden, avustajat/tukihenkilöt mukaan lukien, kyseiseen etäisyyshaarukkaan sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla yksikkökorvauksella. Matkaetäisyysluokan

yksikkökorvaus vastaa lähtöpaikan ja saapumispaikan välisestä meno-paluumatkasta maksettavan tuen määrää.

Edunsaajan on ilmoitettava sovellettavan matkaetäisyysluokan määrittämistä varten yhdensuuntaisen matkan pituus, joka lasketaan komission verkkosivuilla olevalla etäisyyslaskurilla:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx

Edunsaaja laskee Mobility Tool+ -työkalun avulla matkatukien määrät sovellettavien yksikkökorvausosuuksien perusteella.

b) Korvausperuste: Tuen saamisen ehtona on, että osallistuja on tosiasiallisesti osallistunut toimintoon.

c) Tositteet: Lähettävän organisaation ja vastaanottavan organisaation väliset matkat: todiste osallistumisesta ulkomailla toteutettavaan toimintoon vastaanottavan organisaation allekirjoittamana ilmoituksena, jossa esitetään osallistujan nimi, ulkomailla toteutettavan toiminnon tarkoitus sekä sen alkamis- ja päättymispäivä.

B. Yksilötuki

a) Tuen määrän laskeminen: Tuen määrä lasketaan kertomalla päivien/kuukausien määrä osallistujaa kohden, avustajat/tukihenkilöt mukaan lukien, kyseiseen vastaanottavaan maahan sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla päivä- tai kuukausikohtaisella yksikkökorvauksella. Yksilötuen laskentaan voidaan tarvittaessa lisätä yksi matkapäivä ennen toimintoa ja yksi matkapäivä toiminnon jälkeen.

– Jos oleskelu keskeytyy, keskeytysjaksoa ei oteta huomioon yksilötukea laskettaessa.

– Jos osallistuja päättää edunsaajan kanssa tekemänsä sopimuksen ylivoimaisen esteen takia, osallistujalla on oikeus saada tukea se määrä, joka vastaa vähintään liikkuvuusjakson tosiasiallista kestoa. Jäljellä olevat varat on palautettava, ellei edunsaajan kanssa sovita jotain muuta.

– Jos osallistuja keskeyttää edunsaajan kanssa tekemänsä tukisopimuksen ylivoimaisen esteen vuoksi, osallistuja saa jatkaa toimintoja keskeytyksen jälkeen, mikäli liikkuvuuden päättymispäivä ei ole liikkuvuushankkeen päättymispäivän jälkeen. Tämä on ilmoitettava Mobility Tool+ -työkalun avulla yksittäisenä liikkuvuustoimintona, johon sisältyy keskeytysjakso.

a) Korvausperuste: Tuen saamisen ehtona on, että osallistuja on tosiasiallisesti osallistunut liikkuvuusjaksoon ulkomailla määriteltynä aikana.

b) Tositteet: todiste osallistumisesta ulkomailla toteutettavaan toimintoon vastaanottavan organisaation allekirjoittamana ilmoituksena, jossa esitetään osallistujan nimi, ulkomailla toteutettavan toiminnon tarkoitus sekä sen alkamis- ja päättymispäivä.]

(d) Raportointi:

– Liikkuvuustoimintoihin osallistuvien on raportoitava kyseisestä toiminnosta vastaamalla verkkokyselyyn, jossa annetaan palautetta, kuten tosiasiallisia tietoja ja arvio ulkomailla vietetystä jaksosta sekä sen valmistelusta ja seurannasta.

C. Organisointituki

a) Tuen määrän laskeminen: Tuen määrä lasketaan kertomalla liikkuvuustoimintojen osallistujien kokonaismäärä sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla yksikkökorvauksella. Osallistujien avustajia/tukihenkilöitä liikkuvuustoimintojen aikana ei katsota liikkuvuustoimintojen osallistujiksi eikä heitä oteta huomioon organisointitukea laskettaessa.

b) Korvausperuste: Tuen saamisen ehtona on, että osallistuja on tosiasiallisesti osallistunut liikkuvuusjaksoon ulkomailla.

c) Tositteet: todiste osallistumisesta liikkuvuustoimintoon ulkomailla, kuten edellä yksilötukea koskevassa kohdassa on määritelty

d) Raportointi:

– Edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa kaikista hankkeen alaisista liikkuvuustoiminnoista.

– Toimintoihin osallistuvien on raportoitava toiminnoista vastaamalla verkkokyselyyn, jossa annetaan palautetta, kuten tosiasiallisia ja laadullisia tietoja toimintajaksosta sekä sen valmistelusta ja seurannasta.

D. Kurssimaksut

(a) Tuen määrän laskeminen: Tuen määrä lasketaan kertomalla kurssipäivien kokonaismäärä sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla yksikkökorvauksella. Edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa jokaisesta osallistujasta, onko tämän ulkomaanharjoittelu toteutunut osallistumalla

kurssille, josta on täytynyt maksaa kurssimaksu, ja ilmoitettava kyseisen kurssin alkamis- ja päättymispäivä. Kurssimaksuista maksettavan tuen määrää laskettaessa otetaan huomioon vain tosiasialliset kurssipäivät.

(b) Korvausperuste: Tuen saamisen ehtona on, että osallistuja on osallistunut ulkomailla järjestetylle maksulliselle täydennyskoulutuskurssille.

(c) Tositteet: todiste osallistumisesta kurssille ja kurssimaksun maksamisesta laskun tai muun kurssinjärjestäjän antaman ja allekirjoittaman ilmoituksen muodossa, jossa ilmoitetaan osallistujan nimi, kurssin nimi sekä kurssiin osallistumisen alkamis- ja päättymispäivä.

II. BUDJETTIKOHTIIN SOVELLETTAVAT TOSIASIALLISESTI AIHEUTUNEIDEN KUSTANNUSTEN KORVAAMISEEN PERUSTUVAT SÄÄNNÖT

II.1. Todellisten kustannusten korvaamisen edellytykset

Silloin kun tuki maksetaan todellisten kustannusten korvauksina, sovelletaan seuraavia ehtoja:

a) ne ovat aiheutuneet edunsaajalle

b) ne ovat aiheutuneet I.2.2 artiklassa määriteltynä ajanjaksona

c) ne on ilmoitettu liitteen II mukaisessa arvioidussa talousarviossa tai ne ovat tukikelpoisia I.3.3 artiklan varainsiirtojen mukaisesti

d) ne ovat aiheutuneet hankkeen yhteydessä liitteessä II kuvatulla tavalla ja ovat sen toteutuksen kannalta välttämättömiä

e) ne ovat yksilöitävissä ja todennettavissa ja erityisesti kirjattu edunsaajan kirjanpitoon ja määritelty sen maan sovellettavien kirjanpitostandardien mukaisesti, jossa edunsaajan kotipaikka on, ja edunsaajan tavanomaisia kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen

f) ne täyttävät sovellettavassa vero- ja sosiaalilainsäädännössä asetetut vaatimukset

g) ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja tehokkuuden suhteen

h) tämän liitteen luvussa I määritellyt yksikkökorvaukset eivät kata niitä.

II.2. Todellisten kustannusten laskeminen

A. Erityistuki

a) Tuen määrän laskeminen: Tuella korvataan tosiasiallisesti aiheutuneista tukikelpoisista kustannuksista [korkeakoulutus: enintään] 100 prosenttia.

b) Tukikelpoiset kustannukset: kustannukset, jotka liittyvät suoraan sellaisiin osallistujiin, joilla on erityistarpeita, ja heidän avustajiinsa/tukihenkilöihinsä (mukaan lukien matka- ja oleskelukustannukset, jos ne ovat perusteltuja), ja jos näille osallistujille ei ole haettu yksikkökorvaukseen perustuvaa tukea matkoja ja koskevista budjettikohdista, ja jotka ovat lisäkustannuksia suhteessa tämän liitteen luvussa I määriteltyihin yksikkökorvausten perusteella korvattaviin kustannuksiin.

c) Tositteet: todellisista aiheutuneista kuluista laskut, joissa ilmoitetaan laskun esittävän elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä.

d) Raportointi:

– Edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa, onko joku osallistuja, jolla on erityistarpeita, saanut lisätukea erityistarpeisiin tai avustajaan/tukihenkilöön liittyviin kustannuksiin.

– Jos on, edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa, minkä tyyppisiä lisäkulut ovat ja mikä on aiheutuneiden lisäkustannusten todellinen määrä.

B. Poikkeukselliset kustannukset

a) Tuen määrän laskeminen: tukea myönnetään 75 prosenttia vakuudesta todellisuudessa aiheutuvista tukikelpoisista kustannuksista ja 80 prosenttia tukikelpoisten osallistujien kalliista matkoista aiheutuvista tukikelpoisista kustannuksista.

b) Tukikelpoiset kustannukset:

– Ennakkomaksusta vaaditusta vakuudesta aiheutuvat kustannukset, kun kansallinen toimisto vaatii vakuutta edunsaajalta sopimuksen I.4.2 artiklan mukaisesti.

– Tukikelpoisten osallistujien kustannukset matkustamisesta taloudellisimmalla mutta myös tehokkaimmalla tavalla silloin, kun tavallisten rahoitussääntöjen mukaiset korvaukset eivät kata vähintään 70:tä prosenttia tukikelpoisista kustannuksista. Kalliista matkoista aiheutuvat poikkeukselliset kustannukset korvaavat vakiomuotoisen matkustustuen.

c) Tositteet:

– vakuuden antavan elimen edunsaajalle vakuudesta aiheutuvista kustannuksista antama todistus, jossa on vakuuden antavan elimen nimi ja osoite, vakuuden kustannusten summa ja valuutta sekä vakuuden myöntävän elimen laillisen edustajan päiväys ja allekirjoitus.

– Kun kyse on matkakustannuksista: todiste aiheutuneiden kustannusten maksamisesta sellaisten laskujen perusteella, joissa ilmoitetaan laskun esittävän elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta, laskutuspäivä ja matkareitti.

d) Raportointi:

– Edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa, onko aiheutunut poikkeuksellisia kustannuksia.

– Jos on, edunsaajan on raportoitava Mobility Tool+ -työkalussa, minkä tyyppisiä kulut ovat ja mikä on aiheutuneiden kustannusten todellinen määrä.

III. HANKETOIMINTOJEN TUKIKELPOISUUSEHDOT

a) Edunsaajan on varmistettava, että hanketoiminnot, joille tuki on myönnetty, ovat tukikelpoisia Erasmus+-ohjelmaoppaassa kullekin avaintoimelle ja kullekin osa- alueelle vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

b) Kansallisen toimiston on ilmoitettava tukeen oikeuttamattomiksi sellaiset toteutetut toiminnot, jotka eivät ole Erasmus+-ohjelmaoppaan sääntöjen mukaisia, sellaisina kuin säännöt ovat täydennettyinä tässä liitteessä vahvistetuilla säännöillä, ja kyseisiä toimintoja koskevat tukimäärät on maksettava täysimääräisesti takaisin. Takaisinmaksun on katettava kaikki budjettikohdat, joista tukeen oikeuttamattomalle toiminnolle myönnettiin tukea.

c) Ohjelmaoppaassa määritelty liikkuvuustoimintojen tukikelpoinen vähimmäiskesto on toiminnon vähimmäiskesto ilman matkoihin kulunutta aikaa.

IV. TUEN VÄHENTÄMISTÄ PUUTTEELLISEN, OSITTAISEN TAI VIIVÄSTYNEEN TOTEUTUKSEN VUOKSI KOSKEVAT SÄÄNNÖT JA EHDOT

– Kansallinen toimisto voi edunsaajan loppuraportin (mukaan lukien liikkuvuustoimintoihin osallistuvien yksittäisten osallistujien raportit) perusteella todeta hankkeen toteutuksen olevan puutteellista, osittaista tai viivästynyttä.

– Kansallinen toimisto voi myös ottaa huomioon muista asiaankuuluvista lähteistä saamansa tiedot, jotka osoittavat, että hanketta ei toteuteta sopimuksen määräysten mukaisesti. Muita tietolähteitä voivat olla kansallisen toimiston tekemät seurantakäynnit, asiakirjatarkastukset tai paikan päällä tehtävät tarkastukset.

– Loppuraportti arvioidaan laatukriteerien perusteella, ja sille voidaan antaa enintään 100 pistettä. Jos loppuraportti saa yhteensä alle 50 pistettä, kansallinen toimisto voi pienentää organisointituen lopullista määrää toimen puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella, vaikka kaikki ilmoitetut toiminnot olisivat tukikelpoisia ja ne olisi tosiasiallisesti toteutettu.

– Loppuraportti arvioidaan liikkuvuustoimintoon osallistujien raporttien arvioinnin yhteydessä käyttäen yhteistä laatukriteeristöä, jonka tärkeimmät kriteerit ovat seuraavat:

– missä määrin toiminto toteutettiin hyväksytyn tukihakemuksen mukaisesti

– oppimistulosten laatu ja vaikutus osallistujiin

– vaikutus osallistuviin organisaatioihin

– liikkuvuuden tueksi toteutettujen käytännön järjestelyjen laatu eli miten osallistujia perehdytetään, seurataan ja tuetaan liikkuvuustoiminnon aikana

– osallistujien oppimistulosten tunnistamista/tunnustamista koskevien järjestelyjen laatu

– missä määrin liikkuvuustoimintoon osallistujille maksettavat tukimäärät siirrettiin heille sopimuksen liitteessä VI esitettyjen edunsaajan ja osallistujan mallisopimusten määräysten mukaisesti.

– Tukea voidaan pienentää puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella vähentämällä organisointituen tukikelpoisten kustannusten lopullisesta summasta

• 25 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 40 mutta alle 50 pistettä

• 50 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 25 mutta alle 40 pistettä

• 75 prosenttia, jos loppuraportti saa alle 25 pistettä.

V. TUEN MUUTOKSET

a) Tuen muuttaminen käytettävissä olevien lisävarojen vuoksi

• Jos kansallinen toimisto saa käyttöönsä lisävaroja jaettavaksi edunsaajille,

I.3.1 artiklassa ilmoitettua tuen enimmäismäärää voidaan suurentaa seuraavien ehtojen perusteella:

– Edunsaajalle ei ole myönnetty koko haettua tukea päävalintakierroksella suuren kysynnän ja rajallisen talousarvion vuoksi eikä siksi, että edunsaajan aiempi suoriutuminen olisi ollut heikkoa.

– Tapauskohtaisessa väliraportissa ja Mobility Tool+ -työkalussa annettujen tietojen perusteella alun perin tuettujen liikkuvuuksien toteutumistaso on tukisopimuksen mukainen.

• Lopullisen myönnetyn tuen määrä ei saa ylittää hakijan alkuperäisessä tukihakemuksessa pyytämää tuen määrää.

b) Sopimusmuutokset

• Sopimuksen liitteessä I olevan II.13 artiklan mukaan tukea voidaan muuttaa edellä jakson V kohdassa (a) määrätyllä tavalla muuttamalla sopimusta.

VI. EDUNSAAJAN TARKASTUKSET JA TOSITTEIDEN ESITTÄMINEN

Edunsaaja voi sopimuksen liitteessä I olevan II.27 artiklan mukaan olla sopimukseen liittyvien tarkastusten kohteena [ohjelma- ja kumppanimaiden välinen liikkuvuus korkeakoulutusalalla: sekä saapuvan että lähtevän liikkuvuuden osalta]. Tarkastusten tavoitteena on varmentaa, hallinnoiko edunsaaja tukea sopimuksessa esitettyjen sääntöjen mukaisesti, jotta voidaan määritellä lopullinen tuen määrä, johon edunsaaja on oikeutettu.

Loppuraportin tarkastus suoritetaan kaikille hankkeille. Lisäksi hankkeelle saatetaan tehdä vielä asiakirjatarkastus tai tarkastus paikan päällä, jos tukisopimus sisältyy kansallisen toimiston otokseen, jota Euroopan komissio vaatii, tai jos kansallinen toimisto on valinnut sen riskiarvioinnin perusteella kohdennettuun tarkastukseen.

Loppuraportin tarkastusta ja asiakirjatarkastusta varten edunsaajan on toimitettava kansalliselle toimistolle luvussa I.2 määritettyjen tositteiden kopiot, ellei kansallinen toimisto vaadi toimittamaan alkuperäisiä tositteita. Kansallisen toimiston on palautettava alkuperäiset tositteet edunsaajalle analysoituaan ne. Jos edunsaajalla ei ole laillisia valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastusta tai asiakirjatarkastusta varten, edunsaaja voi lähettää sen sijaan tositteiden kopiot.

Kansallinen toimisto voi missä tahansa tarkastuksessa vaatia edunsaajaa esittämään lisätositteita tai todisteita, joita vaaditaan yleensä jonkin muun tyyppisessä tarkastuksessa, yleisten ehtojen II.27 artiklan mukaisesti.

Erilaisiin tarkastuksiin on kuuluttava seuraavat:

a) Loppuraportin tarkastus

Loppuraportin tarkastus suoritetaan loppuraporttivaiheessa kansallisen toimiston tiloissa, jotta voidaan määritellä lopullinen tuen määrä, johon edunsaaja on oikeutettu.

Edunsaajan on toimitettava loppuraportti kansalliselle toimistolle Mobility Tool+ -työkalun kautta, ja siinä on oltava seuraavat tiedot tukimenoista:

• Seuraavista budjettikohdista käytetyt yksikkökorvaukset:

− matkat

− yksilötuki

− organisointituki

− kurssimaksut

• Todelliset kustannukset budjettikohdassa:

− erityistuki

• Todelliset kustannukset ja tämän liitteen xxxxxxx XX määritellyt tositteet budjettikohdassa:

− poikkeukselliset kustannukset

b) Asiakirjatarkastus

Asiakirjatarkastus on tositteiden perusteellinen tarkastus, joka suoritetaan kansallisen toimiston tiloissa joko loppuraporttivaiheessa tai sen jälkeen.

Edunsaajan on pyydettäessä toimitettava kansalliselle toimistolle tositteet kaikista budjettikohdista.

c) Paikan päällä tehtävät tarkastukset

Kansallinen toimisto tekee tarkastukset paikan päällä edunsaajan tiloissa tai muissa hankkeen toteuttamisen kannalta olennaisissa tiloissa. Paikan päällä tehtävän tarkastuksen aikana edunsaajan on annettava kansallisen toimiston tarkasteltavaksi alkuperäiset tositteet kaikkien budjettikohtien osalta.

Mahdollisia paikan päällä tehtäviä tarkastuksia on kolmentyyppisiä:

– Hankkeen toteutuksen aikana paikan päällä tehtävä tarkastus

Tämä tarkastus tehdään hankkeen toteutuksen aikana, jotta kansallinen toimisto voi varmentaa suoraan hankkeen kaikkien toimintojen ja osallistujien todenmukaisuuden ja tukikelpoisuuden [ohjelma- ja kumppanimaiden välinen liikkuvuus: ja määrittää, onko tehtyjä sitoumuksia noudatettu korkeakoulujen välisten sopimusten mukaisesti].

– Hankkeen päättymisen jälkeen paikan päällä tehtävä tarkastus

Tämä tarkastus tehdään hankkeen päättymisen jälkeen ja yleensä loppuraportin tarkastuksen jälkeen.

Kaikkien tositteiden toimittamisen lisäksi edunsaajan on annettava kansallisen toimiston käyttöön hankekustannuksista tekemänsä kirjanpito.