SANNA SVEHOLM
XXXXX XXXXXXX
Hankintasopimusten
sopimustenhallinnan kehittäminen Satakunnan hyvinvointialueella
TOIMITUSVERKOSTON KEHITTÄMISEN YAMK-TUTKINTO-OHJELMA
2024
TIIVISTELMÄ
Sveholm, Sanna: Hankintasopimusten sopimustenhallinnan kehittäminen Satakunnan hyvinvointialueella
Opinnäytetyö, ylempi AMK
Tutkinto-ohjelma: Toimitusverkoston kehittäminen Huhtikuu 2024
Sivumäärä: 99
Tutkimuksen aiheena oli hankintasopimusten sopimustenhallinnan kehittämi- nen Satakunnan hyvinvointialueella. Tutkimuksessa selvitettiin hyvinvointialu- een hankinta- ja logistiikkapalveluiden hankintasopimusten sopimustenhallin- nan nykytilannetta ja etsittiin siihen kehittämisehdotuksia. Kohdeorganisaatio on toiminut nykymuodossaan vasta vuoden 2023 alusta, joten toimintaa, jär- jestelmiä ja yhtenäisiä työtapoja kehitetään tällä hetkellä aktiivisesti. Opinnäy- tetyö tehtiin julkisten hankintojen kilpailutuksiin keskittyvälle yksikölle.
Tutkimus rajattiin koskemaan organisaatiossa pienhankintojen, kansallisten hankintojen tai EU-hankintojen hankintamenettelyn kautta tehtyjä hankintaso- pimuksia. Pienhankintarajan alle jäävät hankinnat, eli tavanomaiset tilaukset ja ostot rajattiin tämän tutkimuksen ulkopuolelle. Tutkimuksen ulkopuolelle ra- jattiin myös julkisia organisaatioita koskeva valmiussuunnittelu ja varautumi- nen poikkeustilanteita varten, mikä tulee osaltaan huomioida myös sopimus- tenhallinnassa.
Tutkimuksen lähestymistavoiksi valittiin kvalitatiivinen tapaustutkimus ja em- piirinen oikeustutkimus. Kvalitatiivisen tapaustutkimuksen avulla kartoitettiin sopimustenhallinnan kokonaistilannetta kohdeorganisaatiossa ja empiirisen oikeustutkimuksen avulla selvitettiin viranomaisen toimintatapoja kuvailemalla vallitsevaa oikeudellista tilaa, sekä selvitettiin, miten viranomaiset soveltavat julkisten hankintojen hankintasopimusten sopimustenhallintaa ohjaavia nor- meja käytännössä.
Tutkimuskysymyksiä olivat, millä sopimuksenhallintaa kohdeorganisaatiossa voi parantaa ja mitä sopimustenhallinnassa tulee huomioida, jotta se täyttäisi lainsäädännön asettamat ja muut olennaiset vaatimukset. Tutkimusmenetel- minä käytettiin dokumenttianalyysiä, benchmarkingia ja havainnointia.
Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, mitä normeja julkisen hankintayksikön sopimustenhallinnassa tulee huomioida ja tutkimuksen tuloksena syntyi kehit- tämisehdotuksia kohdeorganisaatiolle sopimustenhallinnan parantamiseksi.
Avainsanat: julkiset hankinnat, sopimukset, sopimustenhallinta,
Abstract
Sveholm, Sanna: Development of contract management in the Satakunta wellbeing services county
Master’s thesis
Development of Supply Network April 2024
Number of pages: 99
The research focused on the development of contract management in the Sa- takunta wellbeing services county. The research examined the current state of contract management in the wellbeing services county's procurement and lo- gistics services and sought proposals for its development. The target organi- sation has only been in operation in its current form since the beginning of 2023, so the activities, systems and uniform procedures are currently being actively developed. The thesis was carried out for a public procurement ten- xxxxxx unit.
The research was limited to contracts awarded in the organisation through the small procurement process, national procurement or EU procurement. Con- tracts below the threshold for small procurement, i.e. normal orders and pur- chases, were excluded from the scope of this research. Contingency planning and emergency preparedness in public organisations, which should also be taken into account in contract management, were also excluded from the re- search.
The approaches chosen for the research were a qualitative case research and empirical legal research. The qualitative case research was used to map the overall situation of contract management in the target organisation, while the empirical legal research was used to examine the practices of the public au- thority by describing the prevailing legal situation and examining how public authorities apply contract management standards in practice in public procure- ment contracts.
The research questions were how to improve the management of contracts in the target organisation and what needs to be taken into account to meet the legal requirements. The research methods used were document analysis, benchmarking and observation.
The research identified the standards that need to be taken into account in the contract management of a public contracting entity and provided the target organisation with suggestions for improving contract management.
Keywords: public procurement, contracts, contract management, contract li- fecycle management,
Kiitos Xxxx ja J-P, xxxx kaiken sen ajan, luottamuksen ja tutkijan vapauden, jonka tämän tutkimuksen valmistuminen vaati.
Kiitos myös erityisen taitaville ja kannustaville kollegoilleni kaikesta tuesta ja avusta. Minulla on teiltä vielä paljon opittavaa.
SISÄLLYS
2.1 Kohdeorganisaatio erityisesti hankintojen näkökulmasta 8
2.2 Tutkimuksen tarkoitus ja tavoitteet 10
3 TUTKIMUKSEN LÄHESTYMISTAPA JA TUTKIMUSMENETELMÄT 14
3.2 Tiedon keruun menetelmät 16
4 JULKISET HANKINNAT JA NIIHIN SOVELLETTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ . 18
4.2 Hyvän hallinnon vaatimukset 21
4.3 Tietosuoja ja tietoturva 22
4.4 Asiakirjojen julkisuus ja liikesalaisuudet 24
4.5 Järjestämislaki ja sopimusohjaus 26
4.6 Tilaajavastuulaki ja pakollisten poissulkemisperusteiden selvittäminen
4.7 Tiedon tuottaminen ja asiakirjojen säilytys 29
5 SOPIMUKSET JA SOPIMUSTENHALLINTA 30
5.1 Hankintasopimusten pohja on sopimusoikeudessa 30
6 SOPIMUSTENHALLINNAN KEHITTÄMINEN 36
6.1 Sopimustenhallinnan merkitys 36
6.2 Sopimusperiaatteiden kartoitus ja määrittely, sekä vastuunjako 38
6.3 Sopimustenhallintajärjestelmä 40
6.4 Toimintojen automatisointi ja malliasiakirjojen hyödyntäminen 42
6.5 Sopimuskauden aikainen valvonta, toimittajayhteistyö ja sopimusten jalkauttaminen käytäntöön 42
6.6 Hankintasopimusten lukumäärään ja laatuun vaikuttaminen 44
7 SOPIMUSTENHALLINNAN NYKYTILANNE KOHDEORGANISAATIOSSA
7.1 Nykytilanteen kartoitus 47
7.2 Periaatteet, linjaukset ja ohjeet 48
7.5 Käytössä olevat järjestelmät 53
7.6 Tilaajavastuulain asettamat velvoitteet ja rikosrekisteriotteiden käsittely
7.7 Riskienhallinta ja tietosuoja 54
8 SOPIMUSTENHALLINNAN HUOMIOIMINEN MUILLA HYVINVOINTIALUEILLA 55
8.1 Verkkosivustoilta löytyvät sopimustenhallinnan asiakirjat 55
8.4 Operatiivisella tasolla 65
8.5 Käytössä olevat järjestelmät 66
9.1 Nykyinen hankintasopimusten sopimustenhallinnan taso kohdeorganisaatiossa 68
9.2 Sopimustenhallinnan kehittäminen ja vaatimustenmukaisuuden varmistaminen kohdeorganisaatiossa 69
9.2.1 Sopimuksenhallintajärjestelmän käyttöönotto ja toimintojen automatisoiminen 69
9.2.2 Roolit, tehtävien vastuutukset ja tarvittava koulutus 71
9.2.3 Toiminnan suunnitelmallisuus ja yhtenäiset, sujuvat käytännöt . 73
9.2.4 Lainsäädännön ja muiden vaatimusten huomioiminen toiminnassa 75
9.2.5 Tilaajavastuuasiakirjojen ja rikosrekisteriotteiden tehokkaampi käsittely 76
9.2.6 Yhteenveto kehittämisehdotuksista 78
10.1 Tutkimuksen eettisyyden ja luotettavuuden arviointi 79
Hyvinvointialueet ovat uusia organisaatioita, joille on siirtynyt toiminnan alussa merkittävä määrä erilaisia olemassa olevia sopimuksia, resursseja ja toiminta- malleja. Hyvinvointialueilla onkin tarve aktiivisesti kehittää yhtenäisiä toiminta- tapoja, jotta sopimustenhallinta palvelisi organisaation tavoitteita, käytännön työskentely saataisiin sujuvaksi ja käytettävissä olevia resursseja pystyttäisiin hyödyntämään mahdollisimman hyvin.
Julkiset hankinnat ja niiden seurauksena syntyneiden hankintasopimusten hal- linta eroavat monella tavoin muiden hankintasopimusten hallinnasta. Julkisten organisaatioiden hankintasopimukset syntyvät pääsääntöisesti tarkkaan sää- dellyn kilpailutusprosessin seurauksena ja sopimusten muutoksille sopimus- kauden aikana on asetettu rajoituksia. Lainsäädäntö asettaakin julkisten han- kintasopimusten hallinnalle useita sellaisia edellytyksiä, joita yksityisten toimi- joiden ei tarvitse ottaa sopimustenhallinnassa huomioon. Sen vuoksi julkisen hankintayksikön sopimustenhallinta edellyttää paitsi sopimusten ja sopimus- tenhallinnan osaamista, myös julkisten organisaatioiden toimintaan vaikutta- vien normien tuntemusta ja julkisen hankintamenettelyn hallintaa.
Sopimustenhallintaan tulisi olla riittävä osaaminen julkisen organisaation kai- killa tasoilla, joilla sopimuksia käsitellään tai sovelletaan. Vastaavasti myös jul- kisten hankintojen osaamisen merkitys tulisi nähdä osana koko organisaation toimintaa, eikä se saisi jäädä vain hankintapalveluiden tasolle. (Valtioneu- vosto, 2020, s. 6.)
2.1 Kohdeorganisaatio erityisesti hankintojen näkökulmasta
Kohdeorganisaatio Satakunnan hyvinvointialue on yksi Suomen kahdesta- kymmenestäyhdestä hyvinvointialueesta. Hyvinvointialueet ovat erillisiä julkis- oikeudellisia yhteisöjä, joilla on alueellaan itsehallinto (hyvinvointialuelaki 611/2021, 1 luku 2 §). Satakunnan hyvinvointialueeseen kuuluvat Euran, Eu- rajoen, Harjavallan, Huittisten, Jämijärven, Kankaanpään, Karvian, Koke- mäen, Merikarvian, Nakkilan, Pomarkun, Porin, Rauman, Siikaisten, Säkylän ja Ulvilan kunnat. Hyvinvointialue on 1.1.2023 alkaen vastannut alueen sosi- aali- ja terveyspalveluista ja pelastustoimesta. (Satakunnan hyvinvointialue, 2023.)
Kohdeorganisaatio on suuri, joten myös organisaatiorakenne on monitahoinen (Kuvio 1.) Satakunnan hyvinvointialueen ylintä päätösvaltaa käyttää aluevaa- leilla valittu aluevaltuusto. Aluehallituksen tehtävänä on puolestaan vastata hy- vinvointialueen hallinnosta, toiminnasta ja taloudesta.
Kuvio 1. Satakunnan hyvinvointialueen organisaatiorakenne (Satakunnan hy- vinvointialue, 2023)
Hankinta- ja logistiikkayksikkö sisältyy konsernipalvelut toimialueeseen. Han- kintojen kilpailutuksessa tehdään tiivistä yhteistyötä koko hankintaprosessin ajan niiden toimialojen kanssa, joiden käyttöön hankinnat tulevat. Siten pyri- tään varmistamaan hankintaprosessin tehokkuus ja hankintojen tarkoituksen- mukaisuus.
Hyvinvointialueet voivat tuottaa tavaroita ja palveluita omana työnä tai ostaa tar- vitsemansa asiat vapailta markkinoilta. Julkisten hankintojen arvo on Suomessa vuositasolla yhteensä noin 47 miljardia euroa (työ- ja elinkeinoministeriö, 2022), joten julkiset hankintayksiköt ovat merkittävässä roolissa markkinoilla ja niillä on sen vuoksi myös suuri vastuu käyttää varoja hankintalain periaat- teiden mukaisesti. Hankinnat muodostavatkin tavallisesti merkittävän osan orga- nisaation kustannuksista ja sopimustenhallinta on sen vuoksi kustannusvaikutus- ten osalta huomionarvoisessa roolissa (valtioneuvosto, 2020, s. 10). On huomi- oitava myös, että mitä suurempi osuus organisaation menoista kohdistuu han- kintoihin, sitä merkittävämmässä asemassa toimittajahallinta ja toimittajien kanssa tehtävä yhteistyö ovat.
Hankintalain valmisteluaineistossa otettiin kantaa siihen, että julkisten varojen tehokkaan käytön saavuttamisessa suuri merkitys on myös hankintamenette- lystä osapuolille syntyvillä kustannuksilla, hallinnollisella taakalla sekä menet- telyyn kuluvalla ajalla (HE 108/2016, luku 2.3.3). Hyvinvointialueet pyrkivät tällä hetkellä aktiivisesti etsimään säästökohteita taloustilanteidensa tasapai- nottamiseksi, joten kustannussäästöjen saavuttamiseksi onkin pyrittävä aktiivi- sesti kehittämään ja tehostamaan toimintaa. Verrattuna hyvinvointialueita edel- tävään aikaan myös kilpailutusten suuruusluokka on kasvanut, koska aiemmin kunnille ja sairaanhoitopiireille kuuluneita hankintoja tehdään nyt keskitetym- min. Yksittäinen hankinta, joka saattoi aiemmin jäädä kansallisen kynnysarvon alle, onkin nyt EU-kynnysarvon ylittävä, koska tuotteet ja palvelut kilpailutetaan kaikkien hyvinvointialueen kuntien alueelle samalla kertaa.
Hankintojen kokonaiskuvan hahmottamiseen organisaatiossa voidaan hyö- dyntää Spend-analyysiä, jossa listataan kaikki hankinnat ja niiden kustannuk-
set (Xxxxxxxx, 2016, s. 82). Spend-analyysin mukaan Satakunnan hyvinvoin- tialueella tehdään hankintoja vuodessa noin 550 miljoonan euron arvosta (ku- vio 2).
Kuvio 2. Satakunnan hyvinvointialueen SPEND %-jakauma, materiaali yhdis- tetty vuosilta 2022-2023 (Satakunnan hyvinvointialue, 2024)
Hankintojen suuresta volyymistä johtuen hankintojen tehostamisella on mer- kittävä vaikutus koko hyvinvointialueen kustannuksiin. Onnistunut sopimusten- hallinta on yksi keino tehostaa hankintoja.
2.2 Tutkimuksen tarkoitus ja tavoitteet
Tutkimuksessa selvitetään hankintasopimusten hallinnan kehittämistä Sata- kunnan hyvinvointialueella. Tutkimuksessa kartoitetaan sopimustenhallinnan nykytila ja tuotetaan siitä tietoa, sekä tehdään organisaatiolle kehittämisehdo- tuksia, joilla sopimustenhallintaa voidaan kehittää paremmaksi.
Sosiaali- ja terveydenhuoltoalan uudistus on vaikuttanut siten, että muun mu- assa yksikön työmäärä on merkittävästi kasvanut, toiminta-alue on laajentunut
ja palveluiden käyttäjäkunta on muuttunut. Nykyinen hankinta- ja logistiikka- palveluiden työyhteisö on muodostettu pääasiassa hyvinvointialueelle siirty- neiden organisaatioiden olemassa olevasta henkilöstöstä ja lisäksi on palkattu uusia työntekijöitä. Sen vuoksi organisaatiolla ei ole kaikilta osin vielä muodos- tunut yhtenäisiä työtapoja hankintasopimusten hallinnoimiseksi. Prosessi ja vastuiden jakautuminen eivät ole kaikilta osin selviä, joten näihin asioihin kai- vataan muutosta. Hankinta- ja logistiikkayksiköllä on myös merkittävä rooli koko Satakunnan hyvinvointialueen sopimuksenhallinnan kehittämisessä.
Hyvinvointialueiden perustamisvaiheessa niille siirtyi kunnilta ja sairaanhoito- piireiltä valtava määrä sopimuksia sellaisenaan (voimaanpanolaki 616/2021, 4 luku 20 & 25 §). Sopimukset saattoivat erota hyvinkin paljon sisällöltään, ei- vätkä esimerkiksi palvelusopimusten sopimusajat ole kaikilta osin yhtenäiset. Kohdeorganisaatiossa kaikkia sopimuksia ei myöskään ole tallennettu vuonna 2023 käytössä olleeseen tai vuoden 2024 alusta käyttöön otettuun asianhal- lintajärjestelmään. Joitain yksittäisiä sopimuksia on myös tehty vain suulli- sessa muodossa. Hyvinvointialueilla onkin valtava työ sopimusten sisältöjen ja voimassaoloaikojen kartoittamisessa, sekä sopimusten harmonisoinnissa. Haasteita on aiheutunut myös siitä, tunnistetaanko hyvinvointialueilla sopi- mukset, joita olisi tarpeen laajentaa koko hyvinvointialuetta koskeviksi ja toi- saalta tunnistavatko vastuualueet kaikki niiden vastuulla olevat sopimukset (Päijät-Hämeen hyvinvointialue, 2023, s. 50).
Tutkimuskysymyksiä ovat: Mitä sopimustenhallinnassa tulee huomioida, jotta se täyttää lainsäädännön asettamat ja muut olennaiset vaatimukset? Millaisilla toimenpiteillä sopimustenhallintaa voi parantaa kohdeorganisaatiossa? Aihe on laaja, joten varsinainen käytännön kehittämistyö rajataan tämän tutkimuk- sen ulkopuolelle ja keskitytään organisaation sopimustenhallinnan nykytilan kartoittamiseen ja kehitysehdotuksiin. Tutkimuksessa selvitetään sopimusten- hallintaa lähinnä kilpailutusten seurauksena syntyvien hankintasopimusten nä- kökulmasta, mutta tietoa on mahdollista hyödyntää myös organisaation muussa sopimustenhallinnassa. Tutkimus toimii samalla osana perehdytyspro- sessia, koska tutkija aloitti vuoden 2023 elokuussa kohdeorganisaatiossa hankin- tasuunnittelijana.
Teoreettisen viitekehyksen avulla havainnollistetaan, mihin aihepiiriin tutkimus luo uutta tietoa (Ojasalo ym., 2015, s. 34). Kuviossa 3 näkyy työn viitekehys.
Sopimustenhallinnan
kehittäminen
Sopimustenhallinta
Uusi organisaatio
Julkiset hankinnat
Kuvio 3. Työn viitekehys
Viitekehyksessä nivoutuvat yhteen tarkoituksenmukaisten sopimustenhallinta- keinojen kehittäminen, uudessa organisaatiossa, eli Satakunnan hyvinvointi- alueella ja sopimukset keskittyvät erityisesti julkisiin hankintoihin, joita säänte- lee oma hankintayksiköitä velvoittava lainsäädäntönsä.
Julkiset hankinnat tarkoittavat julkisten hankintayksiköiden, eli valtion, kuntien ja kuntayhtymien, sekä muiden vastaavien yksiköiden tekemiä ostoja, joissa käytetään julkisia varoja (hankintalaki 1397/2016, 5-6 §; Kontio ym., 2017, s. 27). Hyvinvointialueet ovat myös hankintalain tarkoittamia hankintayksiköitä, joten niihin sovelletaan julkisiin hankintoihin soveltuvaa lainsäädäntöä (han- kintalaki, 5 §).
Sopimusten tarkoituksena on muun muassa jakaa osapuolten kesken sopi- mussuhteen velvollisuudet ja vastuut, mahdollistaa kummankin osapuolen ta- voitteiden toteutuminen ja hallita sopimussuhteen aikana ilmeneviä riskejä (Haapio & Xxxxxxxx, 2014, s. 65). Onnistuneilla sopimuksilla ja laadukkaalla
sopimustenhallinnalla voidaankin vaikuttaa monella tavalla koko organisaation toimintaan.
Sopimustenhallinta voi tarkoittaa eri yhteyksissä eri asioita, sille ei siis ole vain yhtä vakiintunutta määritelmää. Termillä voidaan tarkoittaa esimerkiksi sopi- muskäytännön kehittämistä, sopimuksiin liittyvää asiakirjahallintaa tai sopi- muksenaikaista toimintaa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx, 2014, s. 65-66.) Joissain mää- ritelmissä on erikseen erotettu myös sopimusohjaus ja varsinainen sopimus- tenhallinta. Tällöin sopimusohjauksella tarkoitetaan sopimustenhallintaa oh- jaavia toimintaperiaatteita, linjauksia ja muita ohjeistuksia ja varsinainen sopi- mustenhallinta tarkoittaa vain itse sopimusprosessia, riskienhallintaa, vastuu- tuksia, henkilöstön osaamista ja sopimushallintajärjestelmää. (Sosiaali- ja ter- veysministeriö, 2019, s. 19.) Sopimustenhallinta voidaan myös tietoisesti eriyt- tää hankintatoiminnasta ja toimittajahallinnasta (valtiovarainministeriö, 2023a,
s. 281). Hyvinvointialueella sopimustenhallinta voidaan määritellä esimerkiksi niiksi johtamisen välineiksi, joilla seurataan hyvinvointialueen sopimuksiin liit- tyvää kokonaisuutta ja määritellään tavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvit- tava ohjaus (Keski-Suomen hyvinvointialue, 2023a).
Tässä tutkimuksessa sopimuksenhallinta pitää sisällään koko sopimuksen elinkaaren, suunnitteluvaiheen aloituksesta siihen, että sopimus päättyy. Termi pitää siis sisällään myös ohjaavat toimintaperiaatteet ja linjaukset, sekä sopimuskauden aikaisen seurannan ja asiakirjojen hallinnan. Termejä sopi- mushallinta ja sopimustenhallinta käytetään usein synonyymeinä ja tässäkin tutkimuksessa niitä kumpaakin käytetään rinnakkain ja ne tarkoittavat samaa määritelmää. Kirjallisuudessa puhutaan usein sopimustenhallinnasta, mutta hyvinvointialueiden omilla verkkosivustoilla käytetään lähes pelkästään termiä sopimushallinta. Sopimuksen elinkaaren aikaista hallintaa kutsutaan myös ter- millä Contract Lifecycle Management, jolla voidaan toisaalta myös tarkoittaa sopimushallintaan käytettäviä sopimushallintaohjelmistoja ja tekoälyratkaisuja (Hirvonen-Ere, 2023, s. 89-90). Tässä tutkimuksessa termillä tarkoitetaan kui- tenkin sopimuksen elinkaaren aikaista hallintaa.
Sopimustenhallinnasta löytyy useita aiempia tutkimuksia ja usein ne on tehty kehittämistyönä jollekin tietylle organisaatiolle. Myös sopimuksenhallinnan tie- tojärjestelmien käyttöönotosta, julkisista hankinnoista ja sopimustenaikaisesta sopimustenhallinnasta, sekä hankinnan sopimustenhallinnasta riskienhallin- nan näkökulmasta löytyy aiempia tutkimuksia. Hyvinvointialueita koskien on myös ehditty tehdä jo useita opinnäytetöitä, mutta sopimustenhallinnan osalta vastaavia tutkimuksia ei ole vielä julkaistu. Toisaalta hyvinvointialueet ovat niin uusia organisaatioita ja aihe on vasta nyt ajankohtainen, ettei vastaavia tutki- muksia ole välttämättä vielä ehditty tehdä tai ne ovat vielä kesken. Aihe on laaja, joten varsinainen käytännön kehittämistyö rajataan tämän tutkimuksen ulkopuolelle ja keskitytään organisaation sopimustenhallinnan nykytilan kar- toittamiseen ja kehitysehdotuksiin. Tutkimuksen ulkopuolelle rajataan pää- sääntöisesti myös hyvinvointialueiden sopimushallintaan kuuluva valmius- suunnittelu ja varautuminen.
3 TUTKIMUKSEN LÄHESTYMISTAPA JA TUTKIMUSMENETEL- MÄT
Lähestymistapa tarkoittaa sitä menetelmien kokonaisuutta, jolla tutkimuson- gelma ratkaistaan. Lähestymistapa voi olla laadullinen, eli kvalitatiivinen tai määrällinen, eli kvantitatiivinen. (Kananen, 2015, s. 63.) Kvalitatiivisessa tutki- muksessa tutkimus on tiedon hankintaa, joka perustuu enemmän tutkijan omiin havaintoihin ja keskusteluihin, kuin erilaisten mittausvälineiden avulla hankittuun tietoon. Kvalitatiivisen tutkimuksen tyypillisenä piirteenä on myös se, että kohdejoukko valitaan tarkoituksenmukaisesti, eikä satunnaisotoksen perusteella. (Hirsjärvi ym., 2009, s. 164.) Lähestymistapaa voidaan kuvata myös tutkimuksen strategian valinnaksi. Se on siis ylätasolla tutkimusmenetel- miin nähden. Yhdessä tutkimuksessa voi olla useampia lähestymistapoja. Tär- keää on, että tutkimuksen laatija kuvaa, millä tavalla tutkimuksessa on hyö- dynnetty mitäkin lähestymistapaa. (Ojasalo ym., 2015, s. 51-52.)
Tapaustutkimus on lähestymistapa, jossa tiettyä nykyajassa tapahtuvaa asiaa tarkastellaan tarkasti ja kokonaisvaltaisesti. Tapaustutkimuksessa voidaan hyödyntää sekä kvalitatiivisia, että kvantitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tutki- muksen kohde tulisi kuvata perusteellisesti hyödyntämällä mahdollisimman monipuolisesti aineistoa ja eri tutkimusmenetelmiä. (Laine ym., 2007, s. 9-10.) Tapaustutkimus sopii hyvin tutkimuksen lähestymistavaksi, kun halutaan tuot- taa kehittämisehdotuksia ja tutkimuksen kohteena on esimerkiksi tietty organi- saatio, sen osa tai jokin organisaation prosessi tai toiminta. Tapaustutkimuk- sen tavoitteena on tuottaa syvällistä ja yksityiskohtaista tietoa tutkimuksen kohteesta, eikä sen avulla pyritä tilastolliseen yleistämiseen. Tutkimuksen koh- teen valintaa ohjaavat käytännön tarve ja tutkimuksen tavoitteet. (Ojasalo ym., 2015, s. 52-53.) Empiirinen oikeustutkimus puolestaan on lähestymistapa, jossa tutkimuksen kohteena on oikeudellinen ilmiö, kuten oikeudellisten toimi- joiden toimintatavat tai päätöksenteko ja jonka tutkimiseen käytetään empiiri- sen tutkimuksen metodeja. Empiirisen oikeustutkimuksen kohteena voivat olla esimerkiksi viranomaiset, yritykset tai kansalaiset. (Keinänen ym., 2016, s. 249.)
Tämän tutkimuksen lähestymistavoiksi sopivatkin parhaiten kvalitatiivinen ta- paustutkimus ja empiirinen oikeustutkimus. Kvalitatiivisen tapaustutkimuksen avulla pyritään kartoittamaan tietty kokonaisuus ja ymmärtämään sitä koko- naisvaltaisesti. Kerätyn aineiston pohjalta pyritään kuvaamaan kohdetta katta- vasti, eikä niinkään mittaamaan sitä määrällisesti. Empiirisen oikeustutkimuk- sen avulla pyritään puolestaan selvittämään viranomaisen toimintatapoja ku- vailemalla vallitsevaa oikeudellista tilaa ja selvittämään, miten viranomaiset soveltavat julkisten hankintojen hankintasopimusten sopimustenhallintaa oh- jaavia normeja käytännön työssä.
Tutkimusmenetelmien valinta riippuu opinnäytetyön kehittämiskohteesta ja työn tavoitteista (Vilkka, 2021, s. 31-32). Tutkimusmenetelmien valinnan ja nii- den käytön tulisi perustua, sekä tutkimuksen aiheeseen, että valittuun lähes- tymistapaan (Silverman, 2013, s. 138). Tässä tapauksessa opinnäytetyön ke- hittämiskohteena on tietyn rajatun yhteisön hankintasopimusten sopimusten- hallinta ja tutkimuksen avulla pyritään selvittämään millä sopimuksenhallintaa kohdeorganisaatiossa voi parantaa ja mitä sopimustenhallinnassa tulee huo- mioida, jotta se täyttäisi lainsäädännön asettamat ja muut olennaiset vaatimuk- set.
Dokumenttianalyysissä etsitään tietoa erilaisista työelämässä tuotetuista asia- kirjoista ja pyritään löytämään tiedon lisäksi uusia näkökulmia kehittämisen kohteena olevaan asiaan. Tutkimusmenetelmää käytetään usein yhdistettynä muihin tiedonkeruumenetelmiin. Dokumenttianalyysissä on hyvä erikseen huomioida tekstin tarkoitus, eli kenelle ja mihin tarkoitukseen teksti on tuotettu, koska nämä seikat vaikuttavat tiedon luonteeseen. (Ojasalo ym., 2015, s. 43.) Tässä tutkimuksessa dokumenttianalyysiä hyödynnetään erityisesti sopimus- tenhallinnan nykytilanteen kartoittamiseen kohdeorganisaatiossa, etsimällä ja tutkimalla organisaation sopimuksenhallintaan liittyviä dokumentteja.
Sen selvittämiseksi, millä sopimustenhallintaa voi parantaa, tutkimusmenetel- mänä käytetään dokumenttianalyysin lisäksi benchmarkingia, eli esikuva-arvi- ointia, jossa toimintaa verrataan toisten yksiköiden toimintaan ja menetelmiin ja kohdeyksikön toimintaa pyritään sen myötä kehittämään parempaan suun- taan. Benchmarking on hyvä menetelmä, kun halutaan kehittää esimerkiksi organisaation toimintaprosesseja tai työskentelytapoja. Benchmarking voi- daan toteuttaa vertailemalla eri organisaatioiden toimintaa erilaisten julkaisu- jen avulla tai selvittämällä toisten organisaatioiden toimintaa esimerkiksi kysy- myslistan avulla. (Ojasalo ym., 2015, s. 43-44.) Menestyville terveydenhuolto- alan organisaatioille on tyypillistä, että toimintaa vertaillaan muiden vastaavien organisaatioiden toimintaan ja hyviä käytäntöjä pyritään mahdollisuuksien mu- kaan ottamaan käyttöön. Organisaation tulisi myös arvioida vastaavanlaisten
toimijoiden tulosten ja suorituskykyjen kehittymistä ja erityisesti niitä syitä, jotka ovat johtaneet kyseisenlaisiin tuloksiin. (Heino ym., 2021, s. 33.) Tutki- muksessa hyödynnetään benchmarkingia kartoittamalla kaikkien muiden hy- vinvointialueiden verkkosivuistoilta löytyviä sopimustenhallintaan liittyviä asia- kirjoja ja etsimällä niistä tietoa sopimushallinnan erilaisista käytännöistä.
Kolmantena tutkimusmenetelmänä käytetään havainnointia, eli menetelmää, jossa tutkija menee itse tarkkailemaan käytännön tilanteita. Havainnointi on hyvä menetelmä kaikkeen kehittämistyöhön. (Ojasalo ym., 2015, s. 42.) Ha- vainnoin avulla voidaan selvittää, mitä organisaatiossa todellisuudessa tapah- tuu ja miten ihmiset toimivat ja käyttäytyvät. Havainnointia voidaan tehdä sys- temaattisella tai osallistuvalla havainnoinnilla. Systemaattisessa havainnoin- nissa havainnoija on ulkopuolinen toimija ja havainnointi on järjestelmällistä, kun taas osallistuvassa havainnoinnissa havainnoijalla voi olla erilaisia rooleja ja havainnointi muodostuu vapaasti erilaisissa tilanteissa. Osallistuvassa ha- vainnoinnissa tutkija voi myös osallistua toimintaan. (Seppola, 2023, s. 97-98.) Havainnointiaineiston analysoinnissa on olennaista varmistua siitä, että kaikki tärkeä aineisto on huomioitu analyysissa. Tutkijan tulisi eritellä aineistosta sel- laiset yksityiskohdat, jotka kertovat jotain merkityksellistä tutkittavasta asiasta ja välittää käytännön kokemus, sekä sen perusteella muodostettu johtopäätös tutkimuksen lukijoille. (Paalumäki & Vähämäki, 2020, s. 136-137.)
Tutkimuksessa hyödynnetään osallistuvaa havainnointia. Tutkija työskentelee organisaatiossa ja osallistuu toimintoihin työntekijän roolin lisäksi tutkijan roo- lissa. Havainnoinnin avulla pyritään selvittämään erityisesti sopimustenhallin- nan nykytilannetta ja käytännön toimintatapoja kohdeorganisaatiossa. Havain- nointia toteutetaan käytännön työtilanteissa, kuten palavereissa, joihin tutkija osallistuu ja tutkimuksen kannalta olennaiset havainnot kirjoitetaan muistiinpa- nojen muotoon, tilanteen aikana tai mahdollisimman pian sen päätyttyä. Muis- tiinpanoja tilanteista kirjoitetaan sekä sähköisessä, että paperimuodossa. Osa havainnointitilanteista tapahtuu palavereissa, joissa ihmiset eivät ole fyysisesti samassa tilassa, joten se rajoittaa esimerkiksi ihmisten eleiden ja ilmeiden tul- kintaa eri havainnointitilanteissa. Merkittävin osa havainnoista kohdistuukin sanalliseen viestintään.
4 JULKISET HANKINNAT JA NIIHIN SOVELLETTAVA LAINSÄÄ- DÄNTÖ
Kansallinen hankintalaki pohjautuu Euroopan unionin oikeudellisiin periaattei- siin ja unionin direktiiveihin, sekä Maailman kauppajärjestön julkisten hankin- tojen GPA-sopimukseen (Kontio ym., 2017, s. 27). Hankintalain tavoitteena on muun muassa tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää markkinoilla toimi- vien yritysten ja muiden organisaatioiden välistä vapaata kilpailua ja pyrkiä sii- hen, että tehdyt hankinnat olisivat laadukkaita ja edistäisivät uusia innovaati- oita (hankintalaki, 2 luku). Hankintatoiminta tulee organisoida niin, että se edis- tää näiden tavoitteiden toteutumista (Eskola ym., 2017, s. 23-24).
Julkiset hankinnat pitävät sisällään paitsi erilaisten tavaroiden ja palveluiden ostot, myös käyttöoikeussopimusten tai rakennusurakoiden teettämisen. Myös vuokraaminen, osamaksulla hankkiminen ja leasing-vuokraus, eli käyttöomai- suuden pitkäaikainen vuokraus, ovat julkisia hankintoja. (Hankintalaki, 1 luku 4 §.) Kuitenkin, jos hankinta toteutetaan rahoitusleasingilla, ilman että rahoitus on kytketty suoraan tietyn tuotteen hankintaan, on tulkittu, että kyse olisi pää- oman hankinnasta. Tällaisiin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. (Jylhä, 2022.)
Yksittäiseen hankintaan sovellettava lainsäädäntö määräytyy hankinnan laa- dun ja ennakoidun laskennallisen hankinta-arvon perusteella. Hankinnat voi- daan jakaa EU-hankintoihin, eli niihin hankintoihin, jotka ylittävät EU-kynnys- arvon, kansallisiin hankintoihin, eli niihin hankintoihin, jotka ylittävät vain kan- sallisen kynnysarvon, sekä pienhankintoihin, jotka jäävät edellä mainittujen kynnysarvojen alle. Mikäli kynnysarvot ylittyvät, hankinta tulee kilpailuttaa (hankintalaki, 25-26 §). Organisaatiotasolla myös pienhankinnoille on usein määritelty euromääräinen raja, jonka alle jäävät hankinnat käsitellään tavan- omaisina ostoina tai tilauksina. Hankintojen ennakoitua arvoa laskettaessa tu- lee huomioida niin sanottu pilkkomiskielto, jonka tarkoitus on estää hankinta-
lain säännösten kiertäminen (hankintalaki, 31 §). Erilaisten hankintojen kyn- nysarvot vaihtelevat myös riippuen siitä, mikä hankintayksikkö hankinnan te- kee (työ- ja elinkeinoministeriö, n.d.) EU-hankintojen kynnysarvot päivitetään kahden vuoden välein vastaamaan Maailman kauppajärjestön WTO:n GPA (Government Procurement Agreement) -sopimusta. Viimeksi EU-kynnysarvot on päivitetty vuoden 2024 alussa (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, 2023). Kansallisia kynnysarvoja voidaan päivittää kansallista lainsäädäntöä muuttamalla. EU-hankinnat ja kansalliset hankinnat eroavat toisistaan muun muassa siten, että EU-hankinnoissa hankintailmoitus julkaistaan kansallisen hankintailmoituksen lisäksi Euroopan komission ylläpitämässä TED-palve- lussa (Tenders Electronic Daily).
Merkittävin kansallinen julkisia hankintoja säätelevä laki on laki julkisista han- kinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, eli hankintalaki. Hankinta- lain tavoitteena on parantaa julkisten hankintojen tehokkuutta ja tarjoajien yh- denvertaisuutta, sekä taata oikeudenmukainen kilpailu vapaiden ja kilpailuky- kyisten markkinoiden takaamiseksi (hankintalaki, 2 §). Hankintalakia sovelle- taan vain hankintalain kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Tietyn kynnysarvon ylittäviin erityisalojen hankintoihin sovelletaan erityisalojen han- kintalakia, eli lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 2016/1398. Eri- tyisalojen hankintalain mukaiset menettelytavat ovat suurimmaksi osaksi vas- taavat kuin muissakin julkisissa hankinnoissa (Karinkanta & Xxxxxxxx, 2017, s. 14). Sosiaali- ja terveyspalveluihin sekä muihin erityisiin palveluihin luokitel- luissa hankinnoissa, eli liitteen E mukaisissa hankinnoissa tulee ottaa huomi- oon niitä koskeva lainsäädäntö ja muista hankinnoista poikkeavat kynnysarvot (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, n.d.).
Hankintaan käytettävä menettely voidaan valita sen perusteella, mikä on han- kinnan sisällön ja laadun perusteella tarkoituksenmukaisin tapa. Joidenkin me- nettelyiden käyttö EU-hankinnoissa edellyttää myös vaadittujen edellytysten täyttymistä. Erilaisia hankintamenettelyjä ovat: avoin menettely, rajoitettu me- nettely, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, dynaaminen
hankintajärjestelmä, innovaatiokumppanuus, suunnittelukilpailu ja suorahan- kinta (hankintalaki, 5 luku). Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi käyttää myös itse määrittelemäänsä hankintamenettelyä, kunhan edellytykset tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta, avoimuudesta ja suh- teellisuudesta asetetuissa vaatimuksissa täyttyvät (Julkisten hankintojen neu- vontayksikkö, n.d.).
Kaikista kansallisen kynnysarvon ylittävistä julkisista hankinnoista tulee pää- sääntöisesti tehdä viranomaispäätös. Vastaava päätös tulee laatia myös muista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista, kuten esi- merkiksi hankinnan keskeyttämisestä. Hankintapäätös tehdään esittelyn poh- jalta ja se on hallinnollinen päätös, jonka tulee olla kirjallinen ja perusteltu. (Hankintalaki, 123 §.) Oikeudet päätösten tekemiseen määritellään erikseen hyväksymisoikeuksia koskevassa työohjeessa. Xxxxxxxxx arvo voi myös vai- kuttaa siihen, kenellä organisaatiossa on oikeus tehdä hankintapäätös kysei- sessä asiassa. (Valtiovarainministeriö, 2023a, s. 388.)
Hankintapäätöksiin voi hakea oikaisua hankintayksiköltä, mikäli katsoo yksi- kön menetelleen lainvastaisesti. Hankintayksiköllä on mahdollisuus myös oma-aloitteisesti tehdä oikaisupäätös. Hankinnan asianosaisilla on myös mah- dollisuus tehdä kansallisen raja-arvon ylittävistä hankintapäätöksistä valitus markkinaoikeuteen. Muutoksenhakuaika on pääsääntöisesti neljätoista vuoro- kautta päätöksen tiedoksisaannista. (Hankintalaki 132-133§, 146-147 §.) Pien- hankinnoista tehtyjä hankintapäätöksiä ei voi viedä markkinaoikeuden ratkais- taviksi, edellyttäen että hankinnan arvo on laskettu oikein, eikä kyseessä ole sen vuoksi esimerkiksi kansallisen hankinnan raja-arvon ylittävä hankinta. Markkinaoikeuden pelon ei saisi liikaa antaa ohjata hankintojen toteutusta ja kehitystä, vaan pelkkään kilpailutukseen panostamisen sijaan tulisi kiinnittää huomiota hankintaan kokonaisuutena (Nieminen, 2016, s. 216).
Julkisten hankintojen lainsäädäntö vaikuttaa myös sopimusosapuolten kesken käytäviin sopimusneuvotteluihin. Käytännössä hankintayksikkö määrittelee suuren osan sopimuksen sisällöstä siinä vaiheessa, kun se liittää sopimus-
luonnoksen tarjouspyynnön liitteeksi. Hankintalaki ei mahdollista enää merkit- täviä sopimusneuvotteluja kilpailutuksen päätyttyä, vaan tarjouspyynnön liit- teenä määritellyt sopimusehdot tulevat yleensä sellaisenaan sopimuksen osaksi. (Hankintalaki 136 §.)
Myös monissa muissa laeissa ja asetuksissa on säännöksiä, joita sovelletaan julkisiin hankintoihin. Kauppalaki (355/1987) sisältää monia yleisiä kauppaa ja sopimuksia koskevia säännöksiä, kuten säännökset virhevastuusta ja vaaran- vastuun siirtymisestä. Yleissopimus kansainvälistä tavaran kauppaa koske- vista sopimuksista, eli kansainvälinen kauppalaki (50/1988) taas sääntelee eri valtioiden alueella toimivien sopimuskumppanien välisiä suhteita. Kansainvä- linen julkisten hankintojen instrumentti, eli vastavuoroisuusasetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2022/1031/EU) puolestaan soveltuu, kun hankintoja tehdään niin sanotuista kolmansista maista, eli sellaisista maista, jotka eivät kuulu Euroopan Unionin sisämarkkinoihin, eivät ole GPA-sopimuk- sen piirissä tai joilla ei ole EU:n kanssa solmittua kansainvälistä kauppasopi- musta. Kilpailulaissa (984/2011) määritellään muun muassa markkinoilla kiel- letyt kilpailunrajoitukset. Maksun viivästymisestä johtuviin velvoitteisiin sovel- letaan puolestaan korkolakia (633/1982) ja laissa kaupallisten sopimusten maksuehdoista (30/2013) määritellään muun muassa maksuaikojen enim- mäiskestot.
4.2 Hyvän hallinnon vaatimukset
Perustuslain mukaan hyvän hallinnon takeet on turvattava lailla (perustuslaki 731/1999, 2 luku 21 § 2 mom.). Hyvän hallinnon oikeusperiaatteet on määri- telty hallintolaissa 434/2003, jonka 2. §:n 2. momentin mukaan lakia sovelle- taan myös hyvinvointialueiden toimintaan, eli myös kaikkeen kohdeorganisaa- tion toimintaan. Hallintolaissa määritellään useita periaatteita, joilla tavoitel- laan hyvän hallinnon toteutumista. Sopimuksenhallintaan vaikuttavaksi peri- aatteeksi voidaan katsoa esimerkiksi hallinnon palveluperiaate, jonka mukaan asiointi ja asian käsittely tulee pyrkiä järjestämään niin, että asiakas saa asi-
anmukaisesti palveluita ja toisaalta viranomaisella on myös mahdollisuus suo- rittaa tehtävänsä tuloksellisesti (hallintolaki, 2 luku 7 §). Palveluperiaate kos- kee kaikkea hallintotoimintaa, riippumatta palvelun sisällöstä. Asiakkaan mää- ritelmä on ymmärrettävä laajasti, joten esimerkiksi hankintayksiköltä julkisuus- lain nojalla tietoja pyytävä henkilö voitaisiin tällä perusteella tulkita viranomai- sen asiakkaaksi (Mäenpää, 2023, s. 178-179).
Muita hallintolaissa määriteltyjä hyvän hallinnon periaatteita ovat muun mu- assa yhdenvertaisuus- ja suhteellisuusperiaate, joka velvoittaa tasapuoliseen kohteluun ja syrjimättömyyteen, luottamuksensuojaperiaate, joka suojaa viran- omaisessa asioivia julkisen vallan väärinkäytöltä, objektiviteettiperiaate, joka edellyttää viranomaisilta asianmukaista toimintaa, sekä tarkoitussidonnaisuu- den periaate, jonka mukaan viranomainen ei saa käyttää harkintavaltaansa väärin, eikä vääriin vaikuttimiin perustuen (hallintolaki, 2 luku; Wistbacka, n.d; Leppänen ym., 2024, s. 276). Hyvän hallinnon perusteisiin kuuluvat myös pal- velun asianmukaisuus, neuvontavelvollisuus, viranomaisten velvoite tehdä yh- teistyötä ja hyvän kielenkäytön vaatimus (hallintolaki 7-10 §, Leppänen ym., 2024, s. 276). Hallinnon oikeusperiaatteita tulee soveltaa kaikessa viranomais- toiminnassa.
Tietosuojalaki 1050/2018 täsmentää EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), joka sääntelee henkilötietojen käsittelyä (tietosuojalaki, 1 luku 1 mom.). Tietosuo- jalakia tulee noudattaa aina, kun käsitellään henkilötietoja, eli esimerkiksi tal- lennetaan, käytetään, luovutetaan tai hävitetään ihmisten yhteystietoja, nimiä tai muita henkilötietoja. Tietosuojalain tarkoituksena on turvata rekisteröityjen oikeudet tietojen käsittelyssä ja se määrittelee, miten ja millä edellytyksillä tie- toja voidaan käsitellä ja säilyttää. Tietosuojasääntelyn avulla pyritään ohjaa- maan rekisterinpitäjiä, jotta henkilötietojen käsittely ja tietoturva olisi asianmu- kaista ja toisaalta sääntelyn avulla pyritään takaamaan tiedon kohteen yksi- tyiselämän suojan säilyminen. (Andreasson ym., 2022, s. 23.) Tietoturva on
yksi tietosuojan toteuttamisen keinoista. Tietoturvan avulla pyritään suojaa- maan tietojärjestelmät ja niissä oleva aineisto. (Tietosuojavaltuutetun toimisto, n.d.) Organisaation sopimustenhallinnassa käsitellään henkilötietoja, joten tie- tosuojaa koskevat vaatimukset tulee huomioida kaikissa prosessin vaiheissa.
EU:n tietosuoja-asetus jättää organisaatioille monilta osin liikkumavaraa toteu- tuskeinojen suhteen, kunhan käytännöissä noudatetaan henkilötietojen käsit- telyä ohjaavia periaatteita, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus, läpinäky- vyys, tietojen minimointi, käyttötarkoitussidonnaisuus, eheys ja luottamukselli- suus, sekä osoitusvelvollisuus. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että rekisterin- pitäjä vastaa paitsi siitä, että edellä mainittuja periaatteita noudatetaan, myös sitä, että niiden noudattaminen on myös mahdollista todistaa, esimerkiksi eri- laisten dokumenttien avulla. (Korpisaari & Warma-Lehtinen, 2022, s. 28-30.) Tietosuoja-asetuksen noudattaminen edellyttää, että organisaatiossa tiede- tään kattavasti, mitä kaikkia henkilötietoja käsitellään, kuka niitä käsittelee ja missä yhteyksissä tietoja hyödynnetään (Keller, 2023, s. 216). Sopimustenhal- linnassa periaatteet tulee huomioida erityisesti siinä, että vain sellaisilla henki- löillä, jotka tarvitsevat kyseistä tietoa työssään, olisi pääsy tietoon ja toisaalta myös, että kaikilla sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoa työssään, olisi myös aina pääsy tietoon. Henkilötietoja käsiteltäessä tulee huomioida myös järjestelmän kyky selvitä ja palautua teknisistä vioista. (Xxxxxxxx ym., 2017, s.107-108.) Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyn yhdenmu- kaistamiseksi on säädetty laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen kä- sittelystä 703/2023. Laki täydentää tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen sää- döksiä ja se pitää sisällään myös sen, miten asiakkaiden itsensä tuottamia hy- vinvointitietoja tulee käsitellä (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 1 luku 1-2 §).
Erityisesti ulkoistettaessa palveluja tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen tu- lisi varmistaa. Sopimukset ovat yksi merkittävimmistä keinoista vaikuttaa tähän asiaan. Organisaation tietosuojavastaavan tulisi olla tietoinen olemassa ole- vista ja tulevista sopimuksista, jotta hän voi varmistua siitä, että niissä huomi- oidaan tietosuoja ja tietoturvakysymykset riittävän kattavasti. Tietosuojavas-
taavan tulisi osallistua myös sopimuspohjien laadintaan. Lisäksi sopimuskau- den aikana tulisi huolehtia riittävästä seurannasta ja raportoinnista, jotta tieto- suoja ja tietoturva-asiat toteutuvat myös käytännössä. Sopimusten sisällön tu- lisi pysyä mukana palveluiden kehityksessä, joten suositeltavaa on ottaa niihin liittyvät asiat sopimuksen osaksi erillisten liitteiden avulla, jolloin niitä on myös helpompi tarvittaessa päivittää. (Andreasson ym., 2022, s. 166-168.) Tietosuo- jan periaatteet on myös huomioitava julkisten tarjouskilpailujen yhteydessä (EU:n tietosuoja-asetus, 78 artikla). Tietosuojan osalta on laadittu opas ”Tieto- suoja-asetuksen huomioiminen kilpailutettaessa julkisia hankintoja” (Hansel Oy ym., 2017).
4.4 Asiakirjojen julkisuus ja liikesalaisuudet
Viranomaisen asiakirjat voivat olla salassa pidettäviä ainoastaan, jos siitä on säädetty laissa (perustuslaki, 2 luku 12 § 2 mom.; julkisuuslaki 621/1999, 1 luku 1 mom.; KHO 25.6.2019/83). Hankintalain mukaan hankinta-asiakirjojen julkisuus ja asianosaisen tiedonsaantioikeus määräytyvät julkisuuslain mu- kaan, mikäli hankintayksikkö on julkisuuslaissa tarkoitettu viranomainen (han- kintalaki, 14 luku 138 § 1 mom.). Hyvinvointialue on julkisuuslain 4§:n mukaan kyseisessä laissa tarkoitettu viranomainen, joten hyvinvointialueen asiakirjoi- hin, eli myös hankintasopimuksiin, sovelletaan julkisuuslakia. Julkisuuslain so- veltaminen pitää sisällään asiakirjojen asianosaisjulkisuuden ja yleisöjulkisuu- den, mikä tarkoittaa sitä, että tarjouskilpailun asianosaisten lisäksi, myös ulko- puolisilla on oikeus saada asiakirjoista pyytämiään tietoja. Hankintasopimus- ten kohdalla se tarkoittaa sitä, että kaikilla halukkailla on oikeus pyytää han- kintayksiköltä tietoja voimassa olevista ja aiemmin voimassa olleista hankinta- sopimuksista. (Xxxxxxx ym., 2022, s. 794-795.)
Hankinta-asiakirjojen julkiseksi tuleminen riippuu asiakirjan laadusta. Tarjous- pyyntö liitteineen tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu (julkisuuslaki, 2 luku 6 § 1 mom.). Hankintaa koskevat tarjouksen täydennyspyynnöt ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat yleisöjulkisiksi, kun sopimus on tehty (julkisuuslaki, 2 luku 6 §
1 mom.). Samoin julkista hankintaa koskevat tarjoukset, osallistumishakemuk- set ja muut asiakirjat tulevat julkisiksi vasta kun hankintasopimus on tehty (jul- kisuuslaki, 2 luku 7 § 2 mom.). Asianosaisilla on kuitenkin mahdollisuus saada tietoa sellaisenkin asiakirjan sisällöstä, joka on voinut vaikuttaa heidän asiansa käsittelyyn. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tarjouskilpailuun osallistuneella taholla on oikeus saada tieto muiden tarjoajien tarjousten sisäl- löstä jo hankintapäätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tämä oikeus ei kuiten- kaan koske liikesalaisuuksia. (Julkisuuslaki, 3 luku 10 § 1 mom.) Liikesalaisuu- deksi voidaan luokitella tieto, joka ei ole vastaavanlaista tietoa käsitteleville yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa olevaa tietoa, jolla on sen vuoksi taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa ja jonka laillinen haltija on ryh- tynyt toimenpiteisiin tällaisen tiedon suojaamiseksi (liikesalaisuuslaki 595/2018, 2 §). On melko yleistä, että tarjouskilpailuun osallistuneet pyytävät tietoja toisten tarjoajien tekemistä tarjouksista (Krakau & Haapalehto, 2020, s. 155).
Tietosuoja ja julkisuusperiaate saattavat olla osin ristiriidassa, jos julkisuuslain alainen asiakirja sisältää henkilötietoja. EU:n tietosuoja-asetuksen 86 artik- lassa määritellään, että viranomaiset voivat luovuttaa henkilötietoja joko EU- oikeuden tai kansallisen lainsäädännön perusteella, jotta oikeus henkilötieto- jen suojaan ja asiakirjajulkisuus on mahdollista sovittaa yhteen (Mäenpää, 2020, s. 216). Lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli tiedonhallintalain (2019/906) tarkoituksena on varmistaa ”viranomaisten tietoaineistojen yhden- mukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaat- teen toteuttamiseksi. Mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti, sekä edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimi- vuutta.” (Tiedonhallintalaki, 1 luku 1 § 1. mom.) Lain tavoitteena on siis vastata useisiin julkiselle hallinnolle asetettuihin vaatimuksiin, kuten julkisuusperiaat- teen, hyvän hallinnon ja tietoturvan periaatteiden toteutumiseen.
4.5 Järjestämislaki ja sopimusohjaus
Hyvinvointialueilla palveluja ulkoistettaessa tulee huomioida myös järjestämis- lain, eli sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021) vaatimukset. Järjestämislaissa määritellään, millaisissa tilanteissa asiakkaille annettavia sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja voidaan hankkia sopimuk- silla yksityisiltä palveluntuottajilta. Hankittavien palveluiden tulee olla sisällöl- tään ja laadultaan sellaisia, että järjestämisvastuun velvoitteet täyttyvät. Pal- veluja voi ulkoistaa vain sellaisilta osin, että hyvinvointialueet pystyvät valvo- maan toimintaa riittävästi. Laissa on erikseen rajattu, millaisia palveluja ei voi ulkoistaa:
”Hyvinvointialue ei saa hankkia yksityiseltä palveluntuottajalta:
1) palveluja, joihin sisältyy julkisen vallan käyttöä, jollei lailla erikseen toisin säädetä; 2) sosiaalihuoltolain 15 §:ssä tarkoitettua yksilö- ja per- hekohtaista sosiaalityötä eikä 29 §:ssä tarkoitettua sosiaalipäivystystä; 3) terveydenhuoltolain 50 §:ssä tarkoitettuja kiireellisen hoidon ja päivystyk- sen palveluja lukuun ottamatta mainitun pykälän 2 momentissa tarkoitet- tua perusterveydenhuollon päivä- ja ilta-aikaista kiireellistä vastaanotto- toimintaa; eikä 4) terveydenhuoltolain 40 §:ssä tarkoitettua ensihoitopal- velua lukuun ottamatta mainitun lain 40 §:n 1 momentin 1 ja 3 kohdassa tarkoitettuja palveluja ja 2 kohdassa tarkoitettua muuta palvelua kuin en- sihoitopalvelun kokonaisvalmiuden ylläpitämistä eikä ensihoitopalvelusta vastaavan lääkärin tai kenttäjohtajan tehtäviä, jotka on hoidettava kaikilta osin virkasuhteessa.”
Palveluntuottajan vastuulla on, että palvelut ovat lain- ja sopimuksenmukaisia ja hyvinvointialueen vastuulla on puolestaan valvoa ja ohjata yksityistä palve- luntuottajaa (järjestämislaki, 12 §). Sopimustenhallinnan kannalta merkittävää on, että laissa säädetään myös edellä mainittujen palvelujen sopimuksenaikai- sesta hallinnasta. Järjestämislain mukaan hyvinvointialueen tulee huolehtia, että se pystyy suoriutumaan palvelujen tuottamisesta myös esimerkiksi häiriö- tilanteissa, sopimusrikkomustilanteissa ja sopimusten päättyessä (järjestämis- laki, 15 §). Hyvinvointialue ei siis voi ulkoistaa järjestämis- ja valvontavastuu- taan, vaan viime kädessä hyvinvointialue vastaa palvelujen toteutumisesta asi- akkaaseen nähden. Mikäli palveluntuottaja ei pysty suoriutumaan sopimusvel- voitteistaan, tulee hyvinvointialueen järjestää palvelu muulla tavoin, kuten omana palveluntuotantona. (EOAK/1357/2023; EOAK/1490/2023;
EOAK/1492/2023.) Sosiaali- ja terveyspalveluja koskevissa sopimuksissa tu- leekin huomioida järjestämislain palveluille ja niiden jatkuvuudelle asetetut vaatimukset erillisillä sopimusmääräyksillä. Järjestämislain lisäksi huomioon tulee ottaa myös uuden sote-valvontalain vaatimukset ja niistä annetut ohjeet (sote-valvontalaki 741/2023; sosiaali- ja terveysministeriö, 2023).
4.6 Tilaajavastuulaki ja pakollisten poissulkemisperusteiden selvittäminen
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käy- tettäessä 1233/2016, eli tilaajavastuulaki määrittelee, mitä edellytyksiä sopi- muskumppanin tulee tietyissä sopimussuhteissa täyttää. Lain tavoitteena on edistää tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista, sekä luoda organi- saatioille edellytyksiä varmistaa, että niiden kanssa vuokratyöstä tai alihankin- noista sopimuksia tekevät tahot täyttävät lakisääteiset velvoitteensa (tilaaja- vastuulaki, 1 §). Lain mukaiset selvitykset tulee tarkistaa ennen sopimuksen solmimista, sekä tietyissä tapauksissa lisäksi vuosittain. Tilaajavastuulakia so- velletaan yli yhdeksäntuhannen euron arvoisiin hankintoihin. (Tilaajavastuu- laki, 4 § 2 mom; Tilaajavastuulaki, 5a §.) Tilaajavastuulaki ei määrittele, että asiakirjojen tarvitsisi olla alkuperäisiä, vaan käytännössä myös kopiot voidaan hyväksyä, jolloin samoja asiakirjoja voi toimittaa tarvittaessa useammalle eri tilaajalle (Pohjonen, 2017, s. 131). Mikäli saman sopimuskumppanin kanssa tehdään uusia sopimuksia vuoden sisällä siitä, kun tilaajavastuuasiakirjat on tarkastettu, ei uusia selvityksiä pääsääntöisesti tarvitse hankkia (Petäinen, 2020). Tilaajavastuuasiakirjat tulisi säilyttää kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt (tilaajavastuulaki, 5§).
Ennen hankintasopimuksen solmimista hankintayksikön tulisi myös selvittää, koskeeko valittua tarjoajaa jokin pakollinen poissulkemisperuste ja täyttyvätkö hankintayksikön asettamat muut soveltuvuusvaatimukset (hankintalaki, 10 luku 88 §). Pakollisten poissulkemisperusteiden selvittämiseksi hankintayksi- kön on kaikissa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tarkistettava valitun tarjoajan rikosrekisteriote hankintamenettelyä varten. Asiakirja saa olla enin- tään vuoden vanha. Otteen tulee olla rikosrekisterilain 6 §:n 8 momentissa tai
6b §:ssä tarkoitettu ote tai vaihtoehtoisesti ehdokkaan tai tarjoajan tai tämän alihankkijan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumis- maan viranomaisen antama ote rikosrekisteristä. (Hankintalaki, 10 luku 80 §, 88 §.) Muun muassa hankinnan kohde ja tarjouskilpailun voittajan oikeudelli- nen muoto vaikuttavat siihen, keneltä kaikilta rikosrekisteriote tulee yksittäi- sessä hankinnassa tarkistaa. Koska tyhjentävää luetteloa ei ole mahdollista tehdä, on hankintayksiköllä oikeus luottaa tarjouskilpailun voittajan antamaan selvitykseen siitä, miltä kaikilta tahoilta rikosrekisterimerkinnät tulee selvittää. (Työ- ja elinkeinoministeriö, 2017, s. 8.)
Rikosrekisteriotteen tarkistamisvelvollisuus vaikuttaa sopimustenhallintaan erityisesti sen vuoksi, että rikosrekisteriotteesta ei saa ottaa jäljennöstä, eikä sitä saa myöskään tallettaa. Hankintayksikön on kuitenkin kyettävä tarvitta- essa osoittamaan, että otteet on asianmukaisesti tarkistettu. Poissulkemispe- rusteiden selvittämisen jälkeen hankintayksikön tulee hävittää rikosrekisteriote tai palauttaa se henkilölle, jota se koskee. Rikosrekisteristä ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä poissulkemisperusteiden selvittämiseksi. (Hankintalaki, 10 luku 88 §.)
Valtioneuvoston julkaisussa on mainittu, että nykyinen lainsäädäntö ei mah- dollista rikosrekisteriotteiden sähköistä tarkastamista, mutta ongelmaan on tarkoitus vastata päivittämällä lainsäädäntöä paremmin nykyajan vaatimuksia vastaavaksi (valtioneuvosto, 2020, s. 10). Toisessa aiemmin laaditussa julkai- sussa on puolestaan mainittu, että rikosrekisteriotteet voisi jo nyt tarkistaa säh- köisesti, kunhan lainsäädännön edellyttämä suojaus ja jäljitettävyys on varmis- tettu (työ- ja elinkeinoministeriö, 2017 s. 15). Laki digitaalisten palvelujen tar- joamisesta (306/2019) puolestaan edellyttää jo tällä hetkellä, että ”viranomai- sen on tarjottava jokaiselle mahdollisuus toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät sähköiset viestit ja asiakirjat käyttäen digitaalisia palveluita tai muita sähköisiä tie- donsiirtomenetelmiä”. Voidaankin todeta, että lainsäädäntö ja viranomaisille an- nettu ohjeistus ei ole tältä osin yhdenmukainen. Nykytilanteessa otteesta voi- daan kuitenkin tallentaa tunnistetiedot, eli tieto, kenestä ote on tarkastettu ja
minä päivänä ote on myönnetty (Oikeusrekisterikeskus, 2020). Sopimusten- hallinnassa tuleekin huomioida, että rikosrekisteriotteita käsitellään lainsää- dännön edellyttämällä tavalla. Mahdollisten sopimuskumppanien sopimuskau- den aikana saamien tuomioiden huomioiminen sopimussuhteessa on mahdol- lista esimerkiksi ottamalla asia sopimuksen sisällössä huomioon tai ottamalla sopimuksen osaksi vakiosopimusehdot, joissa asiaan on otettu kantaa.
4.7 Tiedon tuottaminen ja asiakirjojen säilytys
Hyvinvointialuelain mukaan ”hyvinvointialueen on tuotettava tietoja hyvinvoin- tialueen toiminnasta ja taloudesta hyvinvointialueen toiminnan ja talouden oh- jausta, johtamista ja seurantaa varten” (hyvinvointialuelaki, 13 luku 120 § 1. mom.). Lainvalmisteluasiakirjoissa olennaisena on pidetty myös vertailukelpoi- sen tiedon saamista eri hyvinvointialueiden tilanteista (HE 241/2020, luku 7.1). Vastaavasti laissa pelastustoimen järjestämisestä (613/2021) on säännös, jonka mukaan hyvinvointialueen tulee seurata pelastustoimen palvelujen saa- tavuutta, laatua ja vaikuttavuutta, kustannuksia ja tuottavuutta, sekä verrattava saatua tietoa muiden hyvinvointialueiden vastaavaan tietoon (13 §). Myös so- pimustenhallinnassa tulisi siis huomioida mahdollisuus saada numeerisia tie- toja ainakin sopimusten määrästä, sisällöstä ja kustannusvaikutuksista.
Hankintalain mukaan kaikki yli miljoonan euron arvoiset tavara- ja palveluhan- kintasopimukset, sekä yli kymmenen miljoonan euron arvoiset rakennusurak- kasopimukset tulee säilyttää vähintään hankintasopimusten keston ajan (han- kintalaki, 17 luku 170 §). Lisäksi tietyn suuruusluokan hankinnoissa on laadit- tava hankintamenettelyä koskeva kertomus tai sisällytettävä vastaavat tiedot muihin hankinta-asiakirjoihin. Nämä asiakirjat on säilytettävä vähintään kol- men vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. (Hankintalaki, 14 luku 125
§.) Tiedonhallintalain mukaan, jos asiakirjojen säilytysajoista ei ole säädetty laissa, tulee niiden säilytysaikoja määriteltäessä ottaa huomioon muun mu- assa tietoaineiston tarpeellisuus, oikeusturvan toteutuminen, sopimusten oi- keusvaikutukset, sekä lainsäädännössä määritellyt vanhentumisajat (tiedon-
hallintalaki, 5 luku 21 §). Lainsäädännön perusteella laaditun kunnallisten asia- kirjojen säilytysohjeen mukaan hankinta-asiakirjoja ja sopimuksia tulisi pää- sääntöisesti säilyttää kymmenen vuoden ajan takuun päättymisestä tai hyö- dykkeen luovutusajankohdasta ja rauenneiden hankintojen osalta kahden vuo- den ajan (Botska, 2002, s. 16-17). Julkisten hankintojen käsikirjan mukaan hankinta-asiakirjoja tulee säilyttää kymmenen vuoden ajan ja kauemminkin, jos sopimuskausi on tätä pidempi (valtiovarainministeriö, 2023a, s. 316). Xxx- xxxxxxxx julkisten hankintojen asiakirjojen säilytysaikoihin on otettu kantaa valtiovarainministeriön julkaisussa ”Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä”. Julkaisussa on asiakirjakohtaisesti mää- ritelty jokaisen hankinta-asiakirjan säilytysaika, joka esimerkiksi hankintasopi- musten kohdalla on kymmenen vuotta sopimuksen voimassaoloajasta ja urak- kasopimusten kohdalla kolmekymmentä vuotta. (Valtiovarainministeriö, 2023d, s. 60-67.) Hyvinvointialueiden asiakirjojen säilytykseen sovelletaan myös arkistolakia, jonka mukaan arkistotoimen tulee ”varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto” (arkistolaki 831/1994, 4 luku 7 §). Asiakirjat tulee hävittää niille määritellyn säilytysajan jälkeen tietosuojan kannalta turvallisella tavalla (arkistolaki, 4 luku 13 §).
5 SOPIMUKSET JA SOPIMUSTENHALLINTA
5.1 Hankintasopimusten pohja on sopimusoikeudessa
Hankintasopimukset, kuten muutkin sopimukset pohjautuvat viime kädessä perustuslaissa määriteltyyn yhdenvertaisuuteen, elinkeinonvapauteen ja omaisuuden suojaan. Lisäksi perustuslain mukaan julkisen vallan on turvat- tava perusoikeuksien toteutuminen, mikä tarkoittaa sitä, että myös julkisissa hankinnoissa on pyrittävä takaamaan edellä mainittujen perusoikeuksien to- teutuminen. (Perustuslaki, 2 luku 6, 15, 18, 22 §; Xxxxxxxxxxx & Xxxxxx, 2023,
s. 519-520.)
Sopimusoikeus määrittelee esimerkiksi sopimuksen syntymisen ja sen päte- vyyteen liittyvät kysymykset, sekä sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvoit- teet. Lisäksi sopimusoikeus määrittelee käytettävissä olevat oikeussuojakei- not, jos sopimusosapuoli syyllistyy sopimusrikkomukseen. (Xxxxxx & Xxxxx, 2008, s. 2.) Vaikka hankintasopimukset eroavat monella tapaa muista sopi- muksista, on niiden pohja kuitenkin sopimusoikeudessa (Voutilainen & Määttä, 2023, s. 519).
Julkisissa hankinnoissa hankintayksikkö on tavallisesti julkista valtaa käyttävä taho. Sopimusoikeudellisesti julkisissa hankinnoissa ei kuitenkaan ole ky- seessä julkisen vallan käyttö, vaan sopimuksen osapuolten välinen sopimus- suhde on yksityisoikeudellinen. Suomen kansallinen sopimusoikeus on ylei- sellä tasolla melko vähän säänneltyä ja pääosin dispositiivista. Sääntely on ennemminkin sopimustyyppikohtaista. Sen vuoksi oikeusperiaatteiden merki- tys sopimusoikeudessa on melko suuri. (Aarto, 2009, s. 31-32.) Yhtenä esi- merkkinä sopimustenhallintaan vaikuttavista oikeusperiaatteista voidaan mai- nita sopimusten sitovuus, eli sopimuksessa sovitut ehdot velvoittavat niihin si- toutuneita osapuolia (Hemmo, 2003a, s. 49).
Sopimus on väline, jolla yksittäiset toimijat voivat järjestää keskinäisiä suhtei- taan ja yhteistyötään. Yksittäisten toimijoiden välisiä sopimuksia voidaan pitää myös olennaisena osana toimivia markkinoita, koska markkinat muodostuvat toimijoiden välisten menettelyiden yhteisvaikutuksen seurauksena. (Aine, 2001, s. 71.) Tavanomaisesti sopimus syntyy tarjouksesta ja siihen annetusta vastauksesta (oikeustoimilaki 228/1929, 1 luku 1 §). Sopimuksen syntymisen edellytyksenä ei välttämättä pidetä kirjallista muotoa, vaan pätevä sopimus voi syntyä myös suullisesti tai konkludenttisesti. Sopimus voidaan myös tulkita kä- sitteenä laajemmin kuin vain yksittäisenä sopimusasiakirjana. Sopimus voi tar-
koittaa myös ”joukkoa kahden osapuolen välillä vaikuttavia yksityisoikeudelli- sin määräämistoimin perustettuja velvoitteita ja niitä vastaavia oikeuksia”. (Hemmo, 2003a, s.13.)
Kuten aiemmin on jo mainittu, sopimusten tarkoituksena on muun muassa ja- kaa osapuolten kesken sopimussuhteen velvollisuudet ja vastuut, mahdollis- taa kummankin osapuolen tavoitteiden toteutuminen ja hallita sopimussuhteen aikana ilmeneviä riskejä (Haapio & Järvinen, 2014, s. 65). Lisäksi sopimusten tarkoituksena on määritellä tavoiteltu suorituksen taso ja sopimusosapuolten väliset käytännöt sopimussuhteen aikana (O’Brien, 2022, s. 264). Sopimukset toimivat osaltaan myös johtamisen välineinä. Niiden avulla voidaan hallinnoida liiketoimintaa ja hankkeita, sekä luoda ja suojata toiminnan arvoa. (Xxxxxx & Xxxxxx, 2013, s. 37.) Sopimusten sisällön tulisi olla linjassa sen kanssa, kuinka merkittävästä hankinnasta on kyse, jos se suhteutetaan esimerkiksi hankinnan arvoon tai merkitykseen organisaatiolle. Merkittävissä hankinnoissa sopimuk- sen tulisi pääsääntöisesti olla kattavampi, kuin yksinkertaisimmissa ja kustan- nuksiltaan edullisissa hankinnoissa. (Iloranta & Pajunen-Muhonen, 2015, s. 276.) Sopimuksia voidaan pitää myös työkaluina, joiden avulla toimintaa ohja- taan ja järjestetään (Keski-Suomen hyvinvointialue, 2023a). Sopimus itses- sään ei varmista, että osapuolet toimivat sopimuksen mukaisesti, vaan sopi- musosapuolten tulee valvoa sopimuksen noudattamista myös käytännössä ja tarvittaessa puuttua sopimusrikkomuksiin (Nieminen, 2016, s. 69).
Hankintalain mukaan hankintasopimuksella tarkoitetaan ”kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välillä ja jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai pal- velun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan” (hankintalaki, 1 luku 4 § 1 mom.). Hankintasopimuksia koskevat periaatteet seuraavat suurelta osin ylei- sistä sopimusoikeudellisista periaatteista, hankintamenettelyssä noudatetta- vista periaatteista ja oikeuskäytännöstä (Aarto ym., 2009, s. 5). Lisäksi han- kintalaki määrittelee, että hankintasopimusten osalta sopimus syntyy vasta
hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja vain erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä (hankintalaki, 14 luku 128 §). Hankintalain mukaan hankintasopi- mus ei siis voi syntyä muilla tavoin, kuten suullisesti tai konkludenttisesti. Han- kintasopimuksen keskeisinä tunnusmerkkeinä voidaan pitää sitä, että sopimus on solmittu kahden erillisen oikeushenkilön välille, sopimuksen osapuolena on hankintayksikkö, jolla on määräysvalta sopimuskumppanin valinnassa, sopi- mus on vastikkeellinen ja sillä on taloudellista arvoa ja että suoritukset perus- tuvat yksityisoikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisiin sopimusehtoihin (Pek- kala ym., 2022, s. 82).
Hankintasopimukset voidaan jakaa edelleen palveluhankintasopimuksiin, ta- varahankintasopimuksiin ja rakennusurakkasopimuksiin, riippuen siitä, mikä hankinnan kohde on (hankintalaki, 1 luku 4 § 1-4 mom.). Hankintasopimus voi olla myös sekamuotoinen, eli siihen voi sisältyä sekä palvelu-, että tavarahan- kintoja tai rakennusurakoita. Tällaisessa tapauksessa sovellettavat säännöt muodostuvat sen perusteella, mikä on hankinnan pääasiallinen kohde. Pää- asiallinen kohde taas määräytyy sen perusteella, mikä osuus hankinnasta on ennakoidulta arvoltaan suurin. (Hankintalaki, 2 luku, 7§; Xxxxxxx ym., 2022, s. 132.)
Hankintasopimus voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Han- kintalaissa ei ole määräyksiä sopimuskauden kestosta, lukuun ottamatta pui- tejärjestelyjä, joissa sopimus voidaan tehdä pääsääntöisesti enintään neljäksi vuodeksi (hankintalaki, 5 luku 42 §). Mikäli hankintasopimus on voimassa tois- taiseksi, on huomioitava hankintalain edellyttämät vaatimukset, esimerkiksi olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntämisestä, hankintamenettelyn avoimuudesta ja tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta (han- kintalaki, 1 luku 2-3 §; MAO 1.11.2023/503; MAO 22.3.2012/101).
Hankintasopimus muodostuu paitsi varsinaisesta sopimusasiakirjasta, myös hankintailmoituksesta, tarjouspyynnöstä liitteineen ja voittaneesta tarjouksesta liitteineen. Hankintasopimuksen sisältö määräytyykin aina hankintamenettelyn tuloksena. (Xxxxxxxxxxx & Määttä, 2023, s. 525.) Hankinta-asiakirjat ovat puo-
lestaan hankintayksikön laatimia asiakirjoja tai sellaisia asiakirjoja, joihin han- kintayksikkö viittaa, tavoitteenaan kuvata tai määrittää hankinnan kohdetta tai hankintamenettelyä (Voutilainen, 2019, s. 519).
Sopimuksen solmimisvaiheessa on huomioitava, että hankintasopimuksen voi tehdä vasta hankintapäätöksen muutoksenhakuun varattujen määräaikojen kuluttua umpeen. Ennen sopimuksen allekirjoitusta tulee myös varmistaa, ettei hankintapäätöksestä ole valitettu markkinaoikeuteen tai tehty hankintayksi- kölle oikaisupyyntöä (hankintalaki, 133 §, 146 §, 150 §). Hankintasopimusten allekirjoitusvaltuudet hyvinvointialueilla on määritelty usein hallintosäännössä. Varsinaisen allekirjoittajan lisäksi valtuuden todentamiseksi tulisi myös jonkin toisen virkamiehen varmentaa valtuus, esimerkiksi lisäämällä allekirjoituk- sensa sopimukseen. Tarjoajan puolesta sopimuksen voi allekirjoittaa sellainen henkilö, jolla on organisaation nimenkirjoitusoikeus. (Xxxxxxxxxxx & Määttä, 2023, s. 527.) Lainsäädännössä ei ole määritelty mitä allekirjoituksella tarkoi- tetaan, mutta sen sijaan sähköinen allekirjoitus ja kehittynyt sähköinen allekir- joitus on määritelty eIDAS asetuksessa. Kehittyneen sähköisen allekirjoituk- sen edellytyksenä on muun muassa, että sillä voidaan yksilöidä allekirjoittaja ja se on liitetty sillä allekirjoitettuun tietoon siten, että tiedon mahdollinen myö- hempi muuttaminen on mahdollista havaita. (Xxxxxxxxxxx, 2023, s. 67.)
Julkisissa hankinnoissa käytetään usein sopimusten liitteenä julkisiin hankin- toihin räätälöityjä yleisiä sopimusehtoja, eli Julkisten hankintojen yleisiä sopi- musehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut, huhtikuun 2022 päivi- tysversio) tai Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat huhtikuun 2022 päivitysversio). Muita yleisiä sopimuseh- toja ovat esimerkiksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015), Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998), Konsulttitoi- minnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013) tai Kone- ja kuljetuspalveluiden han- kinnan yleiset ehdot (KE 2008). Se, mikä yleisistä sopimusehdoista milloinkin valitaan, riippuu hankinnan kohteesta. Vanhempia sopimusehtoja valitessa tu- lee huomioida, että niitä ei välttämättä ole päivitetty vastaamaan muuta ajan- tasaista lainsäädäntöä, mikä tulee huomioida sopimuksen sisällössä. Kaikki sopimusehdot eivät ole myöskään puolueettomien tahojen laatimia, mikä olisi
hyvä ottaa huomioon. Vakiosopimusehtoja käytettäessä hankintayksikön tulee määrittää käytettävien vakiosopimusehtojen päivitysvuosi. (Valtiovarainminis- teriö, 2023a, s. 102.) Tarjoajien tulee sitoutua hankintayksikön määrittelemiin sopimusehtoihin tarjousta jättäessään. Mikäli tarjoaja liittää tarjouksensa eh- toihin eri sopimusehdot, tulee tarjous hylätä. (MAO 15.5.2012/185; MAO 10.1.2013/6.) Vakiosopimusehtojen käyttöä puoltaa se, että ehdot ovat yleensä hyvin tunnettuja ja niiden käyttö säästää sopimusten laadintaan ja so- veltamiseen käytettävää aikaa (Xxxxxx, 1994, viitattu lähteessä Xxxx, 2007, s. 320-321).
Tavanomaisesti sopimukset ovat sopimuskauden aikana muutettavissa osa- puolten yhteisellä päätöksellä. Hankintalaki asettaa kuitenkin rajoitteita sopi- musten muuttamiselle kesken sopimuskauden, jotta lain tavoitteet tasapuoli- sesta ja syrjimättömästä kohtelusta, sekä avoimuudesta tulevat täytetyiksi. Pääsääntö on, ettei hankintasopimuksiin saa tehdä olennaisia muutoksia kes- ken sopimuskauden. Kiellettyinä sopimusmuutoksina pidetään muun muassa sopimuksen muuttamista niin, että siitä tulee taloudellisesti edullisempi sopi- muskumppanille, esimerkiksi alkuperäisestä sopimuksesta poikkeavien hin- nankorotusten vuoksi. Lisäksi jos sopimusmuutos olisi voinut vaikuttaa han- kintamenettelyn kulkuun, esimerkiksi osallistujien määrään, sitä pidetään kiel- lettynä. Sallittua ei myöskään ole, jos muutos laajentaa sopimuksen sovelta- misalaa olennaisesti, eli jos hankitaankin esimerkiksi muita palveluja tai tuot- teita, kuin mitkä ovat olleet kilpailutuksen piirissä. Kielletyksi sopimusmuu- tokseksi katsotaan myös tiettyjen edellytysten täyttyessä alkuperäisen sopi- muskumppanin vaihtuminen. Varsinaista kiellettyihin sopimusmuutoksiin koh- distuvaa pykälää sovelletaan vain EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, käyttöoikeussopimuksissa ja liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa. Kui- tenkin hankintalain tavoitteet asettavat vaatimuksia myös kansallisten hankin- tojen tasolla ja sen perusteella sopimusmuutokset koskevat myös kansalliset kynnysarvot ylittäviä hankintoja. (Hankintalaki, 136 §; Kontio ym., 2017, s. 265- 270.)
Toisaalta hankintalaissa on määritelty myös tilanteita, joissa sopimusmuutok- set ovat sallittuja ilman uutta hankintamenettelyä. Tällainen tilanne on esimer- kiksi, jos sopimusmuutokset ovat täsmällisiä ja yksiselitteisiä ja ne on määri-
telty jo kilpailutusvaiheessa (C‑549/14, Xxxx Xxxxxx). Myös arvoltaan vähäiset
sopimusmuutokset ja tietyin edellytyksin vähäisten lisähankintojen tekeminen samalta sopimuskumppanilta on sallittu. (Hankintalaki, 136 §; Kontio ym., 2017, s. 265-270.) Hankintalain valmisteluasiakirjojen perusteella 136§:n luet- telo olennaisista sopimusmuutoksista olisi tyhjentävä, eikä hankintayksiköllä ole velvoitetta kilpailuttaa hankintaa uudelleen, jos sopimusmuutos koskee muuta, kuin laissa mainittua olennaista sopimusmuutosta (Männistö, 2019, s.148-149).
6 SOPIMUSTENHALLINNAN KEHITTÄMINEN
6.1 Sopimustenhallinnan merkitys
Sopimusten laatu ja niiden hallinnan taso voi vaihdella. Hyvällä sopimusten- hallinnalla voidaan saavuttaa sekä taloudellisia, että ajallisia säästöjä, joilla on merkitystä yksikön tulokseen. (Pohjonen ym., 2002, s. 5.) Onnistunut sopimus- tenhallinta takaa sen, että sovitut asiat toteutuvat niin kuin on sovittu ja elleivät toteudu, asiat on mahdollista ratkaista ennen kuin tilanteet kärjistyvät (X’Xxxxx, 2022, s. 266). Hyvä sopimustenhallinta vähentää myös sopimusongelmia ja niihin liittyviä haitallisia seuraamuksia. Sen vuoksi sopimustoimintaan osallis- tuvien onkin tärkeää ymmärtää sopimusten kannalta olennaiset asiat, mikä vaatii usein henkilökunnan lisäkoulutusta. (Xxxxxx & Xxxxxxxx, 2014, s. 71.) Sopimustenhallinnan kehittäminen on mainittu muun muassa Kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa osana hankintojen tehokkuuden edistämistä (valtioneuvosto, 2020, s. 10) ja sopimustenhallintaa on pidetty myös olennai- sena keinona vaikuttaa julkisten hankintojen harmaan talouden torjuntaan (Kil- pailu- ja kuluttajavirasto, 2019). Sopimusten koko elinkaaren aikainen hallinta on noussut viime vuosina entistä tarkeämmäksi, koska olosuhteet ja tilanteet
muuttuvat ja sopimusten tulisi entistä paremmin mukautua monenlaisiin tilan- teisiin.
Sopimussuhteet ja niiden hallinta aiheuttavat myös kustannuksia organisaati- oille. Kustannukset muodostuvat sopimusten valmistelusta, sopimuksen voi- massa ollessa tehdyistä tarkistuksista ja tulkinnasta aiheutuvista kustannuk- sista, sekä mahdollisten riitatilanteiden aiheuttamista kustannuksista. (Hemmo, 2005b, s. 25.) Sopimustenhallinnan kannalta organisaation on kan- nattavaa panostaa erityisesti sopimusten valmisteluvaiheeseen ja valmistella sopimukset yhteistyössä eri alojen asiantuntijoiden kesken, jotta sopimuksissa tulee huomioitua kaikki tarvittavat asiat (Tieva, 2009, s. 116). On todettu, että liian vähäinen panostus sopimuksen valmisteluvaiheessa on yhteydessä sopi- muksen soveltamiseen liittyviin ongelmiin ja riitatilanteiden mahdollisuuden kasvuun. Liian vähäinen valmisteluvaiheeseen panostaminen saattaa näkyä myös liiallisten riskien toteutumisena tai siinä, etteivät sopimuksen tärkeimmät tavoitteet täyty odotetulla tavalla. Toisaalta sopimusten valmisteluun ei ole tar- koituksenmukaista myöskään käyttää kohtuuttoman paljon resursseja. Opti- maalisen valmistelun taso tulisikin määrittää punnitsemalla yksittäisen sopi- muksen taloudellista merkitystä, mahdollisia riskejä ja sitä voidaanko sopimuk- sessa hyödyntää esimerkiksi vakioehtoja. (Hemmo, 2005b, s. 25-27.)
Organisaatioissa tulisi ymmärtää sopimus ennemmin prosessina, kuin yksittäi- senä asiakirjana. Sopimustenhallinnan kannalta on olennaista, että myös so- pimussuunnittelussa varmistetaan, että sopimukset ovat organisaation tavoit- teiden toteutumista palvelevia ja että niissä huomioidaan erilaiset riskit ja so- pimusten toimivuus myös käytännössä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx, 2014, s. 348.) So- pimustenhallinta on erityisen tärkeää, kun palveluja ulkoistetaan (Weele, 2010,
s. 177). Hyvää sopimustenhallintaa voidaan julkisissa hankinnoissa pitää eri- tyisen tärkeänä myös siksi, koska hankintaprosesseihin on varattava riittävän paljon aikaa. Sen vuoksi hankintayksikön onkin tärkeää tietää, milloin aiemmat hankintasopimukset ovat päättymässä, jotta kilpailutus ehditään toteuttaa en- nen uuden sopimuskauden alkua. (Kilpailu- ja kuluttajavirasto, 2021.)
6.2 Sopimusperiaatteiden kartoitus ja määrittely, sekä vastuunjako
Sopimustenhallintaa voidaan kehittää useilla eri osa-alueilla. Aluksi olisi kui- tenkin hyvä kartoittaa ja määritellä organisaation sopimusperiaatteet, eli kaikki käytössä olevat ohjeet ja linjaukset, joiden perusteella sopimustenhallinnassa toimitaan. Niiden perusteella voidaan kehittää esimerkiksi malliasiakirjoja ja tarkistuslistoja, jotta sopimusperiaatteiden noudattaminen olisi helpompaa. Yhtenäisten periaatteiden pohjalta on mahdollista laatia myös ohjeistuksia, ja- kaa vastuurooleja ja tehdä myös ulkopuolisille helpommin näkyväksi se, ke- neltä he saavat tarvitsemansa tiedon. (Xxxxxx & Xxxxxxxx, 2014, s. 69-75.)
Hyvinvointialuelain mukaan hallintosäännössä tulee antaa tarvittavat mää- räykset muun muassa sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja sopimus- ten hallinnasta (hyvinvointialuelaki, 95 §). Hyvinvointialueen aluevaltuusto hy- väksyy noudatettavat periaatteet (hyvinvointialuelaki, 22 §; Leppänen, ym., 2024, s. 309). Aluehallitus vastaa muun muassa sopimushallinnan järjestämi- sestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnan järjestämiseksi ja hankinto- jen toteuttamiseksi, sekä vastaa sopimusten vastuuhenkilöiden määräämi- sestä (hyvinvointialuelaki, 43 §; Leppänen, ym., 2024, s. 307-308).
Sopimustenhallinnan periaatteet ovat yksi tapa ohjata hyvinvointialueiden toi- mintaa. Niiden avulla muodostetaan yhteiset määrittelyt toiminnan ja sopimus- ten suuntaviivoista ja rajoista. Sopimustenhallinnan periaatteiden tulisi perus- tua hyvinvointialuestrategiaan ja palvelustrategiaan. (Leppänen, ym., 2024, s. 306.) Hankintasopimusten periaatteiden määrittely ja strategiset linjaukset kuuluvat yleensä ylimmän johdon tehtäviin (Huuhka, 2022, s. 179). Hyvinvoin- tialuejohtajan tehtävänä onkin valvoa ja johtaa sopimustenhallintaa ja vastata strategisesta sopimustoiminnasta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ylin johto seuraa sopimustenhallintaa kokonaisuutena, ei niinkään yksittäisten so- pimusten tasolla. (Leppänen, ym., 2024, s. 309.) Kuntaliitto on julkaissut hy- vinvointialueiden sopimushallinnan periaatteet –julkaisun, jota hyvinvointialu- eet voivat hyödyntää hankintasopimusten sopimustenhallinnan periaatteiden määrittelyssä (Kuntaliitto, 2022).
Strategissa linjauksissa tulisi määritellä toiminnan tavoiteltu suunta ja keskei- set tavoitteet, sekä tehdä valintoja sen suhteen, miten näihin tavoitteisiin pyri- tään. Strategian tulisi kestää myös muuttuva toimintaympäristö. Organisaa- tioissa, joissa hankintojen osuus on merkittävä, strategian tulisi kattaa myös ulkoiset toimittajat, koska niiden toiminnalla on merkittävä vaikutus organisaa- tion tavoitteiden toteutumiseen. (Nieminen, 2016, s. 24-25.) Onnistuneessa strategiassa otetaan huomioon muun muassa sidosryhmien tarpeet ja odotuk- set, oman henkilökunnan odotukset, sekä viranomaisten vaatimukset. Menes- tyvissä terveydenhuoltoalan organisaatioissa on tyypillistä, että strategia ote- taan osaksi päivittäistä toimintaa, eikä se ole vain kuvaus haaveista, joita ha- luttaisiin saavuttaa. Tämä edellyttää sitä, että strategia on realistinen ja työn- tekijät ymmärtävät, miten voivat päivittäisessä toiminnassaan vaikuttaa strate- giasta johdettujen tavoitteiden saavuttamiseen. (Heino ym., 2021, s. 31-35.) Ohjetasolla voidaan hyödyntää kuntaliiton mallipohjaa kuntien ja hyvinvointi- alueiden sopimushallinnan ohjeiksi (Kuntaliitto, 2022).
Xxxxxxxxxxx roolin lisäksi vastuut ja tehtävät voidaan hyvinvointialueilla jakaa taktisen roolin tehtäviin ja operatiivisen roolin tehtäviin (Leppänen, ym., 2024,
s. 310-311). Taktinen rooli on yleensä johtavilla viranhaltijoilla ja vastuu voi olla myös jaettu. Taktisen roolin tehtäviin kuuluu raportoida strategiselle tasolle, huolehtia tarvittavista resursseista ja vastata sopimustenhallintaan kuuluvasta viestinnästä. Taktisella tasolla tarkastellaan sopimuksia kokonaisuutena, mutta eri kategorioihin jaoteltuna. Taktisesta roolista vastaavan viranhaltijan tehtäviin sisältyy sopimustenhallinnan arviointi, valvominen ja kehittäminen, sekä sopimustenhallintaan liittyvä riskienhallinta yhdessä muiden sopimusten- hallinnasta vastaavien viranhaltijoiden kanssa. Xxxxxxxxx rooliin sisältyy myös yhteistyö yksikkönsä sopimushallinnasta vastaavien viranhaltijoiden kanssa. Taktisesta roolista vastaavan tahon tehtäviin kuuluu myös yhdenmukaisten toi- mintatapojen ohjeistaminen, lakineuvonta ja sopimusmallien laatiminen, sekä päätöksenteko palvelutuotannon sopimustarpeista järjestämislain vaatimukset huomioon ottaen. (Leppänen, ym., 2024, s. 310-311.)
Operatiivinen taso vastaa puolestaan sopimustenhallinnasta yksittäisten sopi- musten tasolla ja rooli on usein jaettu useammalle henkilölle. Operatiivista roo- lia toteuttavat usein sekä hallinnon, että palvelutuotannon asiantuntijat ja avus- tavat henkilöt. Operatiiviselle tasolle kuuluvat muun muassa sopimustarpeen havainnointi, kilpailutuksen hoitaminen, päätösten valmistelu, sopimuksen laa- dinta ja allekirjoitusprosessi, sekä sopimuksen elinkaarenaikainen hallinta ja sen päättämiseen liittyvät toimenpiteet. (Leppänen, ym., 2024, s. 310-311.)
Kaikille sopimuksille tulisikin hankintayksikössä määritellä asianmukaiset vas- tuutahot, sekä henkilöiden roolit ja tehtävät. Yksittäisen sopimuksen kohdalla rooleja voivat olla esimerkiksi sopimuksen omistaja, allekirjoittaja, sopimuksen yhteyshenkilö ja sopimus- ja toimittajatietojen tallentaja. Erityisen merkityksel- lisissä tai laajoissa sopimussuhteissa vastuita voidaan myös jakaa eri tasoille. (Valtiovarainministeriö, 2023a, s. 280, 282.) Selkeät vastuut ovat tärkeitä myös sen vuoksi, että organisaation on mahdollista toimia vaatimustenmukaisesti. Selkeät vastuunjaot ja roolien nimeäminen ovat tärkeitä, jotta kaikki lainsää- dännön asettamat vaatimukset tulevat myös käytännön tasolla huomioitua. (Laininen, 2023, s. 9.) Sopimustenhallintaa suunniteltaessa olisi hyvä myös varmistaa, ettei mikään tieto ole yhden henkilön varassa, vaan useammalla henkilöllä on mahdollisuus löytää tieto helposti tarvittaessa. Näin varmistetaan se, ettei toiminta vaarannu, esimerkiksi sairastapausten tai muiden poissaolo- jen vuoksi. (Aalto ym., 2007, s. 196-197.) Onnistuneen sopimustenhallinnan seurauksena jokaisen sopimukseen sidoksissa olevan toimijan tulisi olla tietoi- nen siitä, missä vaiheessa sopimus on ja millaisia vaikutuksia sopimus saa aikaan hyvinvointialueella (Leppänen ym., 2024, s. 307).
6.3 Sopimustenhallintajärjestelmä
Sopimusperiaatteiden määrittelyn ja vastuunjaon jälkeen voidaan tarkastella sopimustenhallinnan toimivuutta käytännössä. Sopimustenhallintajärjestelmä auttaa sopimusten hallinnoinnissa, tiedon löytämisessä, sekä toiminnan suun- nittelussa ja tapahtumien ennakoinnissa. Sopimustenhallintajärjestelmällä on
myös merkittävä rooli tiedon tuottamisessa hankintayksiköille (valtiovarainmi- nisteriö, 2023a, s. 40). Nykyään sopimuksenhallintajärjestelmät ovat yleensä sähköisiä, mikä helpottaa tietojen löydettävyyttä ja hallintaa, sekä mahdollistaa saatavan tiedon ajantasaisuuden paremmin kuin paperimuotoinen sopimus- tenhallintajärjestelmä. Sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän etuna on, että tietojen saanti on yleensä helppo rajata sen mukaan, mitä tietoja kukin työntekijä työssään tarvitsee ja työntekijät pääsevät järjestelmään käsiksi omilta laitteiltaan. Lisäksi tiedon haku ja erilaisten rajausten tekeminen ha- kuehtojen perusteella on mahdollista. Sähköisen sopimustenhallintajärjestel- män etuna voidaan pitää myös sitä, että tiedot eivät ole niin herkästi yksittäis- ten työntekijöiden tiedon varassa, vaan ne ovat näkyvästi kaikkien niiden saa- tavilla, joilla kuuluu olla pääsy tietoon. Lisäksi tiedonhallintalain mukaan viran- omaisen laatimat asiakirjat tulee säilyttää sähköisesti, mikä puoltaa sähköisen järjestelmän käyttöä (tiedonhallintalaki, 5 luku 19 §).
Sopimustenhallintajärjestelmän käytössä tulee ottaa huomioon myös asiakir- jahallinnon näkökulma, eli että asiakirjat ovat tarvittaessa käytettävissä ja hel- posti löydettävissä, asiakirjojen sisältö pysyy muuttumattomana ja lisäksi nii- den tulkinta on mahdollista, eli asiakirjan tiedoista selviää, missä yhteydessä, milloin ja kuka asiakirjan on luonut. Asiakirjan tulee olla myös suunnitelmalli- sesti hävitettävissä tai siirrettävissä jonnekin muualle arkistoon. (Xxxxx, 2007, viitattu lähteessä Henttonen, 2023, s. 105.) Sopimuksenhallintajärjestelmää hankittaessa tulee myös ottaa huomioon tietoturvallisuusvaatimukset ja tie- donhallintalain asettamat vaatimukset. Valtiovarainministeriö on julkaissut eri- tyisesti julkisia hankintayksiköitä varten ohjeen, jossa määritellään tietojärjes- telmähankinnoissa tietoturvan kannalta huomioon otettavat asiat (valtiovarain- ministeriö, 2023c). Sopimustenhallintajärjestelmän valinnassa ja käyttöön- otossa tulisi huomioida myös koko organisaation laajuinen järjestelmänäkö- kulma. Olisi hyvä kartoittaa, miten kyseinen järjestelmä sopii yhteen organi- saation muiden järjestelmien kanssa ja onko se linjassa organisaation IT-stra- tegian kanssa, mikäli sellainen on laadittu. Sähköinen sopimuksenhallintajär- jestelmä helpottaa paitsi hankintayksikön omaa sopimustenhallintaa, mahdol- listaa myös paremman sisäisen valvonnan (Kilpailu- ja kuluttajavirasto, 2019).
6.4 Toimintojen automatisointi ja malliasiakirjojen hyödyntäminen
Toimintojen automatisointi on mahdollista, mikäli organisaatiossa on käytössä sähköinen sopimustenhallintajärjestelmä. Sähköisten sopimushallintajärjestel- mien etu on erityisesti siinä, että niiden avulla on mahdollista hallita suuriakin sopimusmassoja. Järjestelmät mahdollistavat yleensä automaattisten hälytys- ten ja muistutusten asettamisen ja järjestelmistä saa kootusti tietoa esimerkiksi sopimuskausien tilanteesta. Kehittyneimmissä sopimuksenhallintajärjestel- missä on mahdollista hyödyntää myös tekoälyä ja koneoppimista, jotka mah- dollistavat muun muassa paremman virheiden havaitsemisen, muuttuvan sääntelyn huomioimisen ja ajansäästön sopimustenhallinnassa (Hirvonen- Ere, 2023, s. 91-92). Hankintayksikön on mahdollista hyödyntää myös big da- taa, eli suurien, järjestelemättömien ja jatkuvasti lisääntyvien tietomassojen avulla saatavaa tietoa. Hankintayksikön on mahdollista kerätä ja analysoida esimerkiksi toimittajiin liittyvää tietoa erilaisten tietojärjestelmien ja tilastotie- teen avulla. (Nieminen, 2016, s. 225.)
Erilaisissa hankintasopimuksissa, sopimustenhallintaan liittyvissä saatteissa ja vastaavissa asiakirjoissa on mahdollista hyödyntää mallipohjia, jotka sääs- tävät usein aikaa ja kustannuksia, sekä varmistavat, että olennaiset asiat tule- vat huomioitua. Yhtenäisten sopimuspohjien käyttö parantaa myös sopimus- ten käytettävyyttä, koska niiden luettavuus ja ymmärrettävyys paranevat (Jär- vinen, 2016, s. 70). Malliasiakirjojen, ohjeiden ja tarkistuslistojen avulla koke- mattomampikin työntekijä osaa laatia tarkoituksenmukaisia asiakirjoja ja nii- den avulla voidaan tuoda organisaation sopimusperiaatteet käytännön tasolle (Haapio & Järvinen, 2014, s. 71).
6.5 Sopimuskauden aikainen valvonta, toimittajayhteistyö ja sopimusten jal- kauttaminen käytäntöön
Sopimukselle asetettujen tavoitteiden toteutumista tulisi seurata sopimuskau- den aikana aktiivisesti. Merkittävimmissä hankinnoissa sopimuskausi voidaan aloittaa yhteistyöpalaverilla toimittajien kanssa, jotta toimintatavat ja tavoitteet
ovat molemmille osapuolille selkeät heti sopimuskauden alkaessa. Hankin- tayksikön tulee seurata, että palvelu tai tuotteet täyttävät niille asetetut vaati- mukset koko sopimuskauden ajan. Hankintayksikkö voikin edellyttää toimitta- jilta esimerkiksi raportointia tietyin väliajoin seurannan helpottamiseksi. Sopi- muskauden aikaisen toiminnan laatua voi pyrkiä varmistamaan myös erilaisilla bonusjärjestelmillä ja sanktioilla. Tärkeää on myös tallettaa sopimuskauden aikana saatu tieto ja kokemukset, jotta niitä voidaan hyödyntää myöhempien kilpailutusten suunnittelussa. (Airaksinen, 2020.) Paitsi toimittajia, myös han- kintayksikön omaa toimintaa ja yhteistyötä toimittajien kanssa tulisi seurata ja arvioida. Toimittajien ja hankintatoimen seurannassa ja arvioinnissa voidaan hyödyntää myös erilaisia mittareita ja seurata niiden kehitystä. (Nieminen, 2016, s. 76).
Sopimusten sisällön tulisi olla myös sopimusten käyttäjien tiedossa. Sillä var- mistetaan se, että esimerkiksi sopimusrikkomuksiin osataan reagoida ajoissa ja että sopimuksia noudatetaan. Se, ettei sopimusten sisältöä tunneta riittävän hyvin, voi johtaa myös siihen, että asioita ja noudatettavia käytäntöjä sovitaan osapuolten kesken vain suullisesti. (Nystén-Haarala, 2017, s. 1015-1016.) So- pimukset tulisikin mieltää aktiivisesti käytettäviksi dokumenteiksi, sen sijaan että niitä pidetään vain pakollisina asiakirjoina, jotka kerran tehdään ja sen jäl- keen unohdetaan. Olennaisena osana sopimusten käytettävyyden edellytyk- siä ovat myös sopimusten selkeys ja niiden helppo löydettävyys (Nieminen, 2016, s. 70). Loppukäyttäjien tiedottaminen ja kouluttaminen sopimuskauden alussa on erityisen tärkeää palvelusopimusten kohdalla. On todettu, että kou- luttamisella ja tiedottamisella on merkittävä vaikutus siihen, onnistuuko han- kintayksikön ja palveluntuottajan välinen yhteistyö siten kuin on suunniteltu. Osapuolten tulisi sopia myös tavat, joilla loppukäyttäjiä kuullaan ja informoi- daan sopimuskauden aikana, sekä miten heidät sitoutetaan uuden sopimuk- sen palveluihin tai tuotteisiin. (Nieminen, 2016, s. 198, 241.)
6.6 Hankintasopimusten lukumäärään ja laatuun vaikuttaminen
Hankintayksiköllä on tietyin edellytyksin mahdollisuus vaikuttaa hankintasopi- musten lukumäärään ja siten vähentää hankintasopimusten sopimustenhallin- nasta aiheutuvia kustannuksia ja hallinnointiin käytettäviä resursseja, eli transaktiokustannuksia. Sopimusten lukumäärään on mahdollista vaikuttaa esimerkiksi hyödyntämällä puitejärjestelyjä tai asiakasvalintajärjestelmiä, sil- loin kun se on tarkoituksenmukaista. Jotta kyseessä olisi hankintalain tarkoit- tama hankintasopimus, hankintayksiköllä tulee olla valta päättää, kenen kanssa hankintasopimus tehdään. Mikäli näin ei ole, hankintasopimusta ei synny, vaan kyse on asiakasvalintajärjestelmän hyödyntämisestä, eli esimer- kiksi palvelusetelien käytöstä. Toisaalta, vaikka hankintasopimusten osalta hallinnollinen taakka vähenisi, niin asiakkaan tehdessä palveluntarjoajan va- linnan saattavat kokonaiskustannukset nousta. Siihen on mahdollista vaikut- taa asettamalla palvelun enimmäishinnalle rajat, joita palvelun hinta ei saa ylit- tää. (Xxxxxxx ym., 2022, s. 87-89.)
Hankintayksikön on mahdollista hankkia tavaroita ja palveluita myös yhteis- hankintayksiköltä (hankintalaki 3 luku, 20 §). Tällaiset hankinnat vähentävät osaltaan sopimustenhallintaan käytettäviä resursseja yksittäisellä hyvinvointi- alueella. Palveluiden saatavuuden turvaamiseksi hyvinvointialueiden on myös mahdollista perustaa osuuskuntia, joiden avulla pystytään paremmin paitsi hal- litsemaan työvoiman saatavuutta, myös yhtenäistämään sopimusten sisältöjä ja kestoja ja sen myötä parantamaan näiden sopimusten hallintaa (Lapin hy- vinvointialue, 2022b, s. 23). Keskitettyjen hankintojen hyödyntäminen on nähty myös yhtenä merkittävänä mahdollisuutena saavuttaa säästöjä stardardoitu- jen tuotteiden hankinnoissa. Keskitettyjen hankintojen riskinä on toisaalta markkinoiden liiallinen keskittyminen. (Valtiovarainministeriö, 2023b, s. 5.)
Sopimusten keskitetty neuvotteleminen tehostaa yleensä hankintaprosessia useilla eri tavoilla. Tietoisuus näiden sopimusten sisällöstä vaikuttaa puoles- taan siihen, kuinka paljon hankintoja täytyy tehdä ohi neuvoteltujen sopimus- ten. Sopimusten ulkopuolelta tilaaminen vie yleensä turhaan työaikaa, lisää hankintojen kokonaiskustannuksia ja vaikuttaa neuvotteluvoimaan keskitettyjä
sopimuksia tehtäessä. Kuten aiemmin on jo todettu, onnistuneella sopimus- tenhallinnalla ja riittävällä koulutuksella voidaan vaikuttaa myös siihen, miten hyvin sopimusten sisältö tunnetaan. (Tanskanen, 2021, s. 85-86.)
Riskienhallinnan keskeisenä tavoitteena on tukea organisaation tavoitteiden saavuttamista. Organisaatioissa tulee osata tunnistaa ja hallita riskejä ja var- mistaa toiminnan jatkuvuuden edellytykset. (Xxxxxxx, ym., 2023, s. 17.)
Sopimustenhallinta vaikuttaa myös osaltaan organisaation toiminnan vaati- mustenmukaisuuteen, eli complianceen. Varmistamalla, että organisaatiossa noudatetaan hyvää sopimustenhallintaa, voidaan vähentää taloudellisia ris- kejä ja maineriskiä, joka voi aiheutua siitä, että toiminta ei kaikilta osin täytä tarvittavia vaatimuksia, tai että vaatimuksia ja riskejä ei tunneta organisaation sisällä riittävän hyvin. Compliance pitää sisällään myös organisaation omalle toiminnalleen asettamat säännöt ja toimintaperiaatteet, sekä eettiset ja moraa- liset vaatimukset. (Xxxxxxx, 2016, luku 1.1., kohta ” Mitä ovat eettiset riskit ja compliance-riskit?”.) Vaatimustenmukaisuus edellyttää usein sitä, että organi- saation toimintatavat järjestetään sellaisiksi, että niitä noudattamalla myös vaatimustenmukaisuus samalla toteutuu. Vaatimusten mukainen toiminta edellyttää paitsi vaatimusten, myös toimintaympäristön riittävää tuntemusta. (Laininen, 2023, s. 1-3.) Olisikin hyvä, että organisaation sopimustenhallintaa suunniteltaessa vaatimustenmukaisuus huomioitaisiin alusta alkaen myös käytännön tasolla ja henkilökunnalla olisi ymmärrys, miksi mitäkin toimenpi- teitä on syytä tehdä. Vaatimustenmukaisuuden huomiointi on erityisen tärkeää sellaisilla toimialoilla, joihin kohdistuu paljon sääntelyä (Laininen, 2023, s. 7). Sääntelyn vaatimusten toteutumiseen voidaan vaikuttaa muun muassa laati- malla mallipohjia ja tarkistuslistoja, joiden avulla pyritään varmistamaan, että kaikki olennaiset asiat huomioidaan ja tarvittaessa osataan kääntyä asiantun- tijan puoleen (Xxxxxx & Xxxxxxxx, 2014, s. 71).
Sopimustenhallinta toteutetaan nykypäivänä yleensä sähköisesti, jolloin tulee huomioida myös IT-riskit. IT-riskeillä tarkoitetaan sellaisia riskejä, jotka voivat vaikuttaa käsiteltävään tietoon tai tietojen perusteella tuotettavaan palveluun (Ilmonen ym., 2022, s. 179). Sopimustenhallinnan kannalta huomioitavaa on ainakin taata tietojen säilyvyys muuttumattomana ja varmistaa tiedon siirrettä- vyys tietojärjestelmien muuttuessa. Tärkein tekijä IT-riskien hallinnassa on ym- märtää, miksi ja mihin mitäkin tietoa tarvitaan ja minkälainen merkitys kysei- sellä tiedolla on. (Ilmonen ym., 2022, s. 184.)
Kilpailutuksessa ja hankintasopimusten sisällössä tulisi ottaa huomioon myös organisaatioiden erilaiset tavoitteet. Esimerkiksi palvelutarpeen osalta julkiset organisaatiot pyrkivät usein mahdollisimman vähäiseen palvelutarpeeseen, kun taas yksityisten organisaatioiden tavoitteena on päinvastoin kasvattaa pal- velutarvetta ja sen myötä saamiaan tuottoja. (Ellram ym., 2004, viitattu läh- teessä Taponen, 2018, s. 4-5.) Mikäli sopimusosapuolet toimivat eri maissa, sopimuksen laadinta tulisi aloittaa lainvalinnalla, koska se jo määrittää hyvin vahvasti sen, mitä kaikkea sopimuksessa tulisi ottaa huomioon (Xxxxxxxx ym., 2014, s. 41). Sopimusriskejä voidaan osaltaan vähentää paitsi vakioehtojen sisällyttämisellä sopimukseen, myös valmiiden sopimuspohjien käytöllä.
Sopimustenhallinnassa tulee ottaa huomioon myös mahdollisiin sopimus- kumppanin sopimusrikkomuksiin reagoiminen ja reklamaatioiden arkistointi. Reklamaatio tarkoittaa suoritushäiriötä koskevaa ilmoitusta sopimuskumppa- nille ja siinä tulee täsmentää, minkälaisesta virheestä on kysymys tai miten virhe ilmenee. Hyvitysvaatimusta ei tarvitse esittää vielä reklamaatiossa, vaan sen voi tehdä myöhemminkin. (Hemmo, 2003b, s. 165, 170-171.) Reklamaatio on tehtävä kohtuullisen ajan kuluttua siitä, kun ostaja on havainnut virheen tai hänen olisi pitänyt se havaita (kauppalaki, 32§). Reklamaatioiden suhteen tu- lisi myös olla yhtenäinen linja, jotta reklamointikynnys on koko organisaatiossa samalla tasolla. Reklamointi olisi syytä tehdä vähintään silloin, jos sopimus- kumppanin toiminta voi johtaa siihen, että sopimusosapuoli voi joutua vastuu- seen toimittajan laiminlyönnin seurauksena (Hemmo, 2005a, s. 50-51).
Yhteenvetona voidaan todeta, että sopimusten sisällössä tulisi huomioida kaikki riskienhallinnan kannalta olennaiset asiat muun muassa liittyen osapuol- ten toimintaan, hankinnan kohteeseen, tehtävään yhteistyöhön ja osapuolten oikeuksiin. Olennaisten asioiden osalta tulisi määritellä myös vähimmäisvaati- mukset, suoritusten seurantatavat sopimuksen aikana ja seuraamukset, jos vähimmäisvaatimukset eivät täyty. (Nieminen, 2016, s. 35.)
Riskienhallinnan kannalta olennaista on, että myös kaikki sopimussuhteen ai- kana sovitut asiat kirjataan sopimukseen tai sen liitteeksi. Xxxxxxxx sopimus- suhteissa on usein tyypillistä, että samojen henkilöiden hoitaessa sopimussuh- detta asioista sovitaan vapaamuotoisesti, eikä niitä välttämättä kirjata ollen- kaan ylös. Mikäli organisaatioiden kontaktihenkilöt vaihtuvat tai sopimussuh- teessa syntyy jostain syystä erimielisyyksiä, on vaikeaa näyttää toteen, mitä todellisuudessa on sovittu. Kaikki merkittävät muutokset tulisin käsitellä ja hy- väksyä johdonmukaisesti samalla tavoin, kun alkuperäinen sopimus on käsi- telty ja hyväksytty. (Ilmonen ym., 2022, s. 146-147.)
7 SOPIMUSTENHALLINNAN NYKYTILANNE KOHDEORGANI- SAATIOSSA
Sopimustenhallinnan nykytilanteen kartoittamiseen kohdeorganisaatiossa hyödynnetään dokumenttianalyysiä, jonka avulla tutkitaan organisaation sopi- muksenhallintaan liittyviä dokumentteja ja niiden sisältöä. Dokumenttianalyy- sin avulla pyritään selvittämään, miten sopimuksenhallintaan liittyviä asioita on huomioitu organisaation dokumenteissa.
Lisäksi nykytilaa kartoitetaan havainnoimalla yksikön työntekijöiden työsken- telytapoja, eli miten edellä tarkoitetuissa dokumenteissa olevia ohjeistuksia ja toimintaan vaikuttavia normeja sovelletaan käytännön työssä. Havainnoinnin avulla pyritään löytämään kehittämiskohteita.
7.2 Periaatteet, linjaukset ja ohjeet
Satakunnan hyvinvointialueen toiminta jakautuu toimialueisiin, vastuualueisiin ja vastuuyksiköihin (Satakunnan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohta 17). Hyvinvointialueen aluehallituksen tehtävänä on johtaa hyvinvointi- alueen toimintaa, hallintoa ja taloutta (Satakunnan hyvinvointialueen hallinto- sääntö 20.12.2022, kohta 32.10). Aluehallituksen tehtävänä on lisäksi vastata sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkem- mat ohjeet sopimushallinnan järjestämisestä (Satakunnan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohta 30). Hallintosäännössä on myös määritelty, että kiinteän omaisuuden, tavaroiden ja palveluiden hankinnasta säädetään aluehallituksen hyväksymissä hankintasuunnitelmassa ja hankintaohjeissa ja että tarkempia ohjeita ja määräyksiä sopimisesta ja sopimusehdoista voidaan antaa toimintasäännöissä tai hankintaohjeissa. Aluehallituksen tehtävänä on myös hyväksyä edellä mainitut toimintasäännöt, hankintaohje, sekä vuosittain tehtävä hankintasuunnitelma. (Satakunnan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohdat 31, 32.10, 66.)
Hallintosäännön tarkoittamia toimintasääntöjä on määritelty eri toimialueille ja vastuualueille. Konsernipalveluiden toimialueelle on laadittu omat toiminta- sääntönsä, joissa määritellään muun muassa tarkemmat määräykset toimin- nan järjestämisestä, sekä viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtävistä. (Sata- kunnan hyvinvointialueen konsernipalveluiden toimialue, toimintasääntö 7.2.2023, s. 5.)
Hyvinvointialueelle on laadittu myös hankintojen periaatteet –asiakirja, jossa on yleisellä tasolla määritelty hankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet, eri hankintakategoriat ja kategoriakohtaiset periaatteet. Hankintakategoriat on jaoteltu loogisiin kokonaisuuksiin hyödyntämällä Spend-analyysin avulla saa- tua tietoa. Asiakirjassa on lisäksi määritelty muun muassa käyttöön otettavat mittarit ja hankinnoissa noudatettavia menettelytapoja, sekä sopimustenhallin- nan periaatteita. (Satakunnan hyvinvointialue, 2024.) Hankintapalveluiden henkilökunnalle järjestetään myös koulutusta hankintojen periaatteisiin ja ka- tegoriajohtamisen malliin.
Hyvinvointialueelle on laadittu hankintatoimen ja juristin yhteistyönä hankinta- ja sopimusohje, jossa on määritelty hallintosäännössä tarkoitettuja hankinta- ohjeita. Ohjeessa on myös sopimustenhallintaan sisältyviä asioita, kuten han- kintasopimusten valvontaan liittyviä seikkoja. Ohjeen tarkoitus on olla käytän- nön ohjeistus hankintojen ja hankintasopimusten tekemiseen. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022a, pöytäkirjanote s. 1.)
Hallintosäännön tarkoittama hankintasuunnitelma tarkoittaa vuositasolla laa- dittavaa suunnitelmaa, jonka tarkoitus on pitää sisällään kaikki kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat. Hyvinvointialueen aluehallitus käsittelee ja hyväksyy hankintasuunnitelman ennen hankintaprosessien aloitusta. Käytän- nössä kaikkia kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja ei ole mahdollista ennakoida, joten sen vuoksi viranhaltijoille on lisäksi määritelty erilliset hankin- tapäätösvaltuudet hankintasuunnitelman ulkopuolisille hankinnoille. (Satakun- nan hyvinvointialue, 2022a, pöytäkirjanote s. 1-2.)
Hankintojen osalta hyvinvointialuejohtajan tehtävänä on hyväksyä koko hyvin- vointialuetta koskevat sopimukset ja sitoumukset hyväksytyn talousarvion, hankintasuunnitelman ja hankintaohjeen mukaisesti. Lisäksi hyvinvointialue- johtajan väliaikainen hankintavaltuus on 500.000 euroa (alv. 0 %.). (Satakun- nan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohdat 18.7, 18.8.) Toi- mialuejohtajan tehtävänä on hyväksyä kunkin toimialueen sopimukset ja si- toumukset ja vastuualuejohtaja puolestaan hyväksyy oman vastuualueensa sopimukset ja sitoumukset. Vastaavasti vastuuyksikön päällikkö hyväksyy vastuuyksikkönsä sopimukset ja sitoumukset. (Satakunnan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohdat 23.13, 24.7 ja 25.7.)
Satakunnan hyvinvointialueelle on siirtynyt merkittävä määrä sopimuksia voi- maanpanolain mukaisesti. Tutkijan tekemien havaintojen perusteella kaikkia voimassa olevia sopimuksia ei ole viety nykyiseen tai vuonna 2023 käytössä
olleeseen asianhallintajärjestelmään ja joitain yksittäisiä sopimuksia on tehty myös vain suullisesti sopimalla. Organisaatio on aloittanut sopimusten harmo- nisoinnin muun muassa kilpailuttamalla merkittävimmät palveluhankinnat vuo- den 2023 aikana. Sen avulla suuri osa taloudellisesti merkittäviä sopimuksia on saatu sisällöltään ja ajalliselta kestoltaan yhdenmukaisiksi. Edelleen on kui- tenkin paljon sellaisia siirtyneitä, voimassa olevia sopimuksia, joiden sisältö ei vastaa kaikkia hyvinvointialueiden sopimuksille asetettuja vaatimuksia. Tällä hetkellä tiedon löytäminen aiemmista ja tällä hetkellä voimassa olevista sopi- muksista ja niiden sisällöstä on toisinaan haastavaa ja jonkin verran tietoa on myös yksittäisten työntekijöiden varassa. Voimassa olevien sopimusten sisäl- löstä tarvitaan tietoa esimerkiksi hinnanmuutosehdotuksista tai mahdollisten optiokausien käytöstä päätettäessä. Näissä tapauksissa tiedon tulisi olla no- peasti ja helposti saavutettavissa, mutta tällä hetkellä näin ei aina ole.
Satakunnan hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeen mukaan on suosi- teltavaa käyttää tarjouspyynnön liitteenä sopimusluonnosta tai sopimuspoh- jaa, jolloin myös lopullisen sopimuksen laatiminen on nopeampaa (Satakun- nan hyvinvointialue, 2022b, s. 15). Sopimusluonnoksen käyttäminen lisää myös tarjoajien mahdollisuuksia saada tietoja sopimuksen tarkemmasta sisäl- löstä ja sopimuksessa käytetyistä sanamuodoista jo tarjousvaiheessa, mikä edesauttaa osaltaan hankintalain mukaisen avoimuusvaatimuksen täytty- mistä. Tutkijan havaintojen mukaan sopimuspohjia on laadittu sopimusjuristin, hankintayksikön ja toimialueiden kanssa yhteistyönä hankintakohtaisesti ja li- säksi tarpeen mukaan. Päävastuu sopimusten laadinnassa on ollut juristilla. Yhteistyö on osoittautunut toimivaksi tavaksi laatia sellaisia sopimuksia, joissa on otettu huomioon toimialuekohtaiset erityispiirteet. Lisäksi vuoden 2024 tam- mikuussa on aloitettu hankintakategoriakohtaisten sopimuspohjien laadinta- prosessi, jossa tutkija on mukana.
Hankintasopimuksia on solmittu liittyen muun muassa tavara- ja palveluhan- kintoihin, sekä rakennusurakoihin. Hankintayksikkö on tehnyt toimittajien kanssa myös puitesopimuksia ja niiden kaltaisia järjestelyjä, joilla toimittaja on sitoutunut tarjoamaan hyvinvointialueelle tiettyä palvelua tai tavaroita, mutta
toimittajalle ei kuitenkaan taata mitään tiettyä määrää toimitettavaksi, vaan tuotteita ja palveluja ostetaan järjestelmän sisällä tarpeen mukaan.
Uusien tehtyjen hankintasopimusten kappalemäärä on toimialueen laajentu- misen myötä kasvanut voimakkaasti, mikä aiheuttaa haasteita sopimusten laa- timiseen ja niiden hallinnointiin. Haasteeseen on vastattu muun muassa auto- matisoimalla sopimusten laadintaa ohjelmoinnin avulla, mikä on helpottanut merkittävästi sopimusten valmistelua erityisesti sellaisten hankintojen koh- dalla, joissa hankintasopimuksia tehdään useita kymmeniä. Havaintojen pe- rusteella sopimustenhallinnassa kuluu tällä hetkellä kuitenkin vielä runsaasti työaikaa sellaisiin työvaiheisiin, jotka olisi mahdollista ainakin osittain automa- tisoida. Sopimusten määrää on pyritty hallitsemaan myös hyödyntämällä yh- teishankintoja sekä palvelusetelijärjestelmää niissä hankinnoissa, joissa se on katsottu tarkoituksenmukaiseksi.
Vastuualuetta johtaa hankinta- ja logistiikkajohtaja, jonka tehtäviin kuuluu muun muassa tehdä hankintasopimukset koko hyvinvointialuetta koskevista hankintakategorioista, sekä päättää sopimus- ja hankintaohjeen sekä -strate- gian valmistelusta ja päivittämisestä aluehallituksen hyväksyttäväksi. Han- kinta- ja logistiikkajohtaja voi myös antaa hankintoja koskevia yhtenäistämis- ohjeita toimialueille. (Satakunnan hyvinvointialueen konsernipalveluiden toimi- alue, toimintasääntö 7.2.2023, s. 22.)
Vastuuyksikköä johtaa hankintapäällikkö, joka muun muassa vastaa kilpailu- tusasiakirjojen valmistelusta yhteistyössä substanssialojen kanssa ja kilpailu- tusprosessien läpiviennistä, sekä toimii asiantuntijana hankintalain ja muun hankintalainsäädännön tulkintaan liittyvissä asioissa. (Satakunnan hyvinvoin- tialueen konsernipalveluiden toimialue, toimintasääntö 7.2.2023, s. 23.)
Kilpailutusyksikössä työskentelee lisäksi hankintasuunnittelijoita, hankinta-asi- antuntija ja hankintainsinööri, joiden pääasiallisena tehtävänä on yhteistyössä
hankinnan omistajien, eli hankinnan tarvitsevan vastuualueen vastuuhenkilöi- den kanssa suunnitella ja kilpailuttaa hyvinvointialueelle tehtäviä julkisia han- kintoja. Tutkijan havaintojen perusteella hankinnat pyritään pääsääntöisesti ja- kamaan kunkin henkilön osaamisalueen mukaan. Hankintainsinöörin työtehtä- viin sisältyvät myös rakennusurakkahankinnat ja hän toimii yhteyshenkilönä rakennuspalveluihin. Hankinta-asiantuntijan tehtävät eivät käytännössä eroa hankintasuunnittelijoiden työtehtävistä ja nimikkeet onkin tarkoitus yhdenmu- kaistaa. (Holmi, 2023.)
Hankintayksiköllä on mahdollisuus hyödyntää myös hyvinvointialueen sopi- musjuristin osaamista sopimusten laadinnassa ja hallinnoinnissa. Tutkijan ha- vaintojen perusteella juristi on myös tarvittaessa käytännössä aktiivisesti mu- kana hankintojen kilpailutusvaiheessa, erityisesti merkittävimpien hankintojen ollessa kyseessä, mikä on osoittautunut hyväksi toimintamalliksi. Sopimuksia laativan juristin aktiivinen osallistuminen hankintaan ja laajempi ymmärrys hankinnan kohteesta tukee osaltaan myös sopimustenhallintaa laajemmin.
Hankinta- ja sopimusohjeen mukaan jokaiseen kansallisen kynnysarvon ylittä- vään hankintasopimukseen tulee nimetä hankinnan kohteesta vastaava ja kaupallisista asioista vastaava yhteyshenkilö. Hankinnan kohteesta vastaavan henkilön tulee olla hankkivasta yksiköstä ja kaupallisista asioista vastaavan henkilön hankintapalveluista. Yhteyshenkilöille tulee nimetä myös varahenki- löt. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 15.)
Ohjeistuksen mukaan hankintasopimusten valvonta on aina sopimuksen omis- tajan vastuulla ja valvonnan tulee olla vastuutettu nimetyille henkilöille. Pää- sääntöisesti hankintapäätöksen allekirjoittajan tulee määrätä myös hankinta- sopimuksen vastuuhenkilöt. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 11, 15.) Hankinnasta vastaava taho on yleensä jokin hyvinvointialueen vastuuyksi- köistä, jonka käyttöön hankinnan kohde tulee ja jolla on myös ensisijainen vas- tuu hankintasopimusten sopimuskauden aikaisesta hallinnasta ja toimittajayh- teistyöstä. Hankintojen periaatteet -asiakirjan mukaan sopimuksen omistaja vastaa myös hankinnan tuloksellisuudesta ja tavoitteiden toteutumisesta sopi-
muksen elinkaaren aikaisella valvonnalla. Strategisesti merkittäville sopimuk- sille tulee lisäksi määritellä tukihenkilö hankintatoimesta. Strategisesti tärkeiksi määriteltyjen sopimusten elinkaarta ohjaamaan perustetaan myös viranhalti- joista muodostettu ohjausryhmä. (Satakunnan hyvinvointialue, 2024, s. 5.)
Hankinta- ja sopimusohjeen mukaan toimialuejohtajien tehtävänä on valvoa, että kunkin omalla toimialueella noudatetaan voimassa olevia sopimuksia, eikä ostoja tehdä sopimusten ulkopuolelta. Vastuu hankintasopimusten valvon- nasta on myös osaltaan muilla viran- ja toimenhaltijoilla. Merkittäviin hankin- toihin voidaan nimetä ohjausryhmä, jossa on edustajia kummaltakin sopijapuo- lelta ja tarvittaessa myös sopimuksen käyttäjiä. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 13, 15.) Sopimuksen vastuuhenkilöiden tulee vastata myös rekla- maatioiden tekemisestä ja toimittaa ne tiedoksi hankintapalveluille. Hinnanko- rotusten tulee olla sopimuksenmukaisia. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 15.)
7.5 Käytössä olevat järjestelmät
Sopimustenhallintaan on tällä hetkellä käytettävissä asianhallintaohjelmisto CaseM, jonka ominaisuudet soveltuvat hyvin päätösten valmisteluun, sopi- musten säilytykseen ja tiedonhakuun. Lisäksi sähköisen sopimustenhallinta- järjestelmän käyttöönottoa on valmisteltu osana hankinta- ja logistiikkapalve- lujen tietojärjestelmien kokonaisuudistusta ja järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön kevään 2024 aikana. Sopimustenhallintaan tarkoitetun ohjelmiston on tarkoitus tuoda merkittävä parannus nykyiseen sopimustenhallintaan, eri- tyisesti sopimuksenaikaisen sopimustenhallinnan osalta.
Satakunnan hyvinvointialueen hankintasopimukset allekirjoitetaan sähköisesti vahvan tunnistamisen avulla (laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista 617/2009) ja se on käytännössä osoittautu- nut kummankin sopimusosapuolen kannalta hyväksi toimintatavaksi. Sopi-
musten allekirjoitusprosessissa käytetään tällä hetkellä ulkopuolisen palvelun- tarjoajan järjestelmää, joka on tarvittaessa mahdollisuus vaihtaa toisen toimit- tajan tarjoamaan järjestelmään.
7.6 Tilaajavastuulain asettamat velvoitteet ja rikosrekisteriotteiden käsittely
Vaikka tilaajavastuulakia ei suoraan sovelletakaan organisaation kaikkiin han- kintasopimuksiin, on hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeessa määri- telty, että tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet tulee silti tarkastaa jokaiselta sopimuskumppanilta. Lain tarkoitus on ehkäistä niin sanottua harmaata ta- loutta ja ohjeistuksen tarkoitus on varmistaa, ettei hyvinvointialue solmi sopi- muksia sellaisten tahojen kanssa, jotka eivät täytä lain asettamia vaatimuksia. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 14.)
Tutkijan tekemien havaintojen perusteella rikosrekisteriotteita on käsitelty sekä perinteisin menetelmin, eli tarjoajat käyvät näyttämässä rikosrekisteriotteen hankintayksikön edustajalle, että suojatun sähköpostin avulla, jolloin on huo- lehdittava huolellisesti tietojen hävittämisestä, heti kun ote on tarkastettu. So- pimuskumppanien määrän ja hankintojen suuruusluokan kasvettua rikosrekis- teriotteiden tarkastus on aiheuttanut aiempaa enemmän työtä.
7.7 Riskienhallinta ja tietosuoja
Sopimustenhallinnan näkökulmasta hyvinvointialueella riskienhallintaa pyri- tään tekemään muun muassa sopimusvalvonnan avulla. Satakunnan hyvin- vointialueen omavalvontaohjeen mukaan valvontamenetelminä käytetään muun muassa erilaisia mittareita, asiakirjojen tarkistusta, valvontakäyntejä ja neuvotteluja. Johtavien viranhaltijoiden tulee vastata riskienhallinnasta omalla toimi- ja vastuualueellaan ja raportoida siitä ohjeiden mukaisesti. (Satakunnan hyvinvointialue, 2022c, s. 23, 25.) Yksittäiseen sopimukseen kirjattavat riskien- hallintakeinot on pääpiirteittäin kuvattu hankinta- ja sopimusohjeessa ja niissä on otettu kattavasti huomioon voimassa oleva lainsäädäntö (Satakunnan hy- vinvointialue, 2022b, s. 19).
Tietosuojan osalta hyvinvointialueen rekisterinpitäjän velvollisuuksista huoleh- tii aluehallitus (Satakunnan hyvinvointialueen hallintosääntö 20.12.2022, kohta 2). Organisaatiossa on lisäksi oma tietosuojavastaava, jonka asiantuntemusta voidaan hyödyntää myös sopimusten laadinnassa. Hankinta- ja sopimusoh- jeen mukaan kaikissa sopimuksissa, joihin liittyy henkilötietojen käsittelyä, tu- lee olla sopimusehdot henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien (Sata- kunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 22). Käytännössä tiedot on liitetty sopimuk- siin erillisen liitteen avulla, jota muokataan sopimuskohtaisesti.
Hyvinvointialueelle on myös alkuvuodesta 2024 laadittu dokumenttien käsit- tely/tallennusohje, joka on vain henkilöstön käytettävissä. Ohjeessa määritel- lään erityyppisten tietojen käsittelystä käytössä olevissa tietojärjestelmissä ja lisäksi otetaan kantaa muun muassa asiakirjojen säilytysaikoihin ja arkistoin- tiin, vastuutahoihin, sekä dokumenttien näkyvyyteen.
8 SOPIMUSTENHALLINNAN HUOMIOIMINEN MUILLA HYVIN- VOINTIALUEILLA
8.1 Verkkosivustoilta löytyvät sopimustenhallinnan asiakirjat
Hyvinvointialuelain mukaan hyvinvointialueiden tulee hallintosäännöissään antaa tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta (hyvinvointialuelaki, 12 luku 95 § 1f. mom.). Hallintosäännön tulisi myös olla saatavilla yleisessä tieto- verkossa hyvinvointialueiden verkkosivustolla. Lisäksi verkkosivustoilta tulisi löytyä muun muassa tieto hyvinvointialueiden yhteistoimintaa koskevista sopi- muksista. (Hyvinvointialuelaki, 12 luku 114 § 2 ja 7 mom.)
Benchmarking tehtiin vertailemalla kaikkien muiden hyvinvointialueiden verk- kosivustoilta löytyviä julkisia asiakirjoja ja tutkimalla, miten sopimustenhallinta on otettu hyvinvointialueiden verkkosivustoilta löytyvissä ohjeistuksissa huo-
mioon strategisella tasolla, taktisella tasolla ja operatiivisen roolin tasolla. Do- kumentteja etsittiin hyvinvointialueiden sivustoilta tekstihaun ja otsikoiden avulla. Tekstihaun hakusanoina käytettiin sanoja ”sopimus”, ”sopimushallinta” ja ”sopimustenhallinta”. Löytyneistä asiakirjoista etsittiin olennaista tietoa teks- tihaun avulla käyttämällä edellä mainittuja hakusanoja.
Suurimmalla osalla hyvinvointialueista hallintosäännössä on mainittu, että aluehallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämi- sestä. Muita aluehallitukselle annettuja tehtäviä ovat muun muassa sopimus- prosessien määrittely, roolien, vastuiden ja käytäntöjen päättäminen, sopimuk- sissa noudatettavien yleisten periaatteiden määrittely, ohjeiden antaminen so- pimushallinnan järjestämisestä ja hankintojen toteuttamisesta, sisäisen val- vonnan ja riskienhallinnan asianmukainen järjestäminen, sopimushallinnan to- teutumisen ja tuloksellisuuden seuranta koko konsernin tasolla, sopimushal- linnan ja sopimushallinnan periaatteiden kehittäminen, sekä siitä vastaaminen, että tiedonhallinnan vaatimukset huomioidaan sopimuksissa ja hankinnoissa. (Varsinais-Suomen hyvinvointialue, 2022, s. 11, 13; Kanta-Hämeen hyvinvoin-
tialue, 2023, s. 8, 23; Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023b, s. 16, 24, 44, 69;
Etelä-Savon hyvinvointialue, 2022, s. 2, 22; Pohjois-Karjalan hyvinvointialue,
2022a, s. 13, 25; Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022, s. 8-9, 36; Keski-Pohjan-
maan hyvinvointialue, 2022a, s. 6, 19, 31; Kainuun hyvinvointialue, 2022, s. 1,
3; Lapin hyvinvointialue, 2023a, s. 9, 16, 36; Keski-Uudenmaan hyvinvointi-
alue, 2023c, s. 18, 37; Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, 2023, s. 6, 42, 58; Itä-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023a, s. 8, 13.) Etelä-Pohjanmaan hyvin- vointialueella aluehallituksen sopimuksenhallintaan liittyvien tehtävien osalta on lisäksi mainittu, että aluehallitus antaa tarkemmat ohjeet sopimuksenhallin- nasta huomioiden järjestämislain 15 §:n (Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022, s. 40). Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella aluehallituksen tulee myös antaa aluevaltuustolle vuosittain arvio muun muassa sopimustenhallinnan osalta (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, 2022, s. 43).
Hyvinvointialuejohtajalla on myös merkittävä rooli sopimuksenhallinnassa. Etelä-Karjalan hyvinvointialuejohtajan tehtäviin kuuluu sopimusohjauksen roo- lien ja vastuiden vahvistaminen niiltä osin, kuin vastuista ei ole määräyksiä hyvinvointialueen hallintosäännössä tai aluehallituksen päätöksissä. Edelleen on tarkemmin määritelty, että hyvinvointialuejohtajan tehtäviin kuuluu sopi- mushallinnan toteutumisen seuranta ja arviointi, sopimushallinnan ja sen peri- aatteiden kehittäminen, niiden tuloksellisuuden arviointi koko konsernin edun näkökulmasta, sekä sopimushallinnan roolien päättäminen ja tarkempien oh- jeiden antaminen. (Etelä-Karjalan hyvinvointialue, 2022, s. 10, 25, 49-50.) La- pin hyvinvointialueella hyvinvointialuejohtajan tehtävänä on puolestaan hyväk- syä sopimusohjaukseen liittyvät roolit ja vastuut, sekä hyväksyä sopimuspro- sessit (Lapin hyvinvointialue, 2023a, s. 16). Keski-Suomen hyvinvointialueella näiden lisäksi tehtäviin kuuluvat muun muassa säännöllinen raportointi alue- valtuustolle, sopimushallinnan periaatteiden kehittäminen ja ulkopuolisen arvi- oinnin teettäminen kerran valtuustokaudessa siitä, miten sopimushallinta on onnistunut koko hyvinvointialuekonsernin tasolla (Keski-Suomen hyvinvointi- alue, 2023b, s. 1, 16-17, 31). Pohjanmaan hyvinvointialueella hyvinvointialue- johtaja puolestaan hyväksyy sopimusprosessit ja sopimusohjauksen roolit ja vastuut. Lisäksi hän vastaa järjestämisvastuun velvoitteiden toteutumisesta. (Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022, s. 36.) Keski-Pohjanmaan hyvinvointialu- eella hyvinvointialuejohtajan tehtävänä on puolestaan arvioida ja seurata so- pimushallinnan toteutumista ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta (Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022a, s. 31). Varsinais-Suomen hyvin- vointialueen asiakirjoissa on mainittu, että sopimushallinnan toimeenpanosta vastaa viime kädessä hyvinvointialuejohtaja (Varsinais-Suomen hyvinvointi- alue, 2022, s. 17).
Suurimmassa osassa hyvinvointialueita on myös määritelty, että toimi- ja vas- tuualueiden johtavien viranhaltijoiden tulee vastata sopimushallinnan toteutu- misesta omalla toimi- tai vastuualueellaan. Useilla hyvinvointialueilla toi- mialuejohtajat vastaavat edellä mainitun lisäksi myös sopimuksenhallinnan tu- loksellisuudesta omalla alueellaan. (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023a, s. 63; Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022, s. 50; Keski-Pohjanmaan hyvinvointi-
alue, 2022a, s. 31; Lapin hyvinvointialue, 2023a, s. 9, 16, 36; Vantaan ja Ke- ravan hyvinvointialue, 2023, s. 58; Itä-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023a, s. 35.) Pirkanmaan hyvinvointialueella jokaisen toimialuejohtajan tulee lisäksi vastata riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan, sekä tiedonhallinnan toimeen- panosta oman tehtäväalueensa osalta (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023b, s. 46). Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella on puolestaan määritelty, että pal- velujohtajat, integraatiojohtaja ja konsernin tulosalueiden johtajat vastaavat omien vastuualueidensa sopimushallinnan toteuttamisesta ja tuloksellisuu- desta (Keski-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 37).
Varsinais-Suomen hyvinvointialueella sopimustenhallinta nähdään merkittä- vänä osana sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Sen vuoksi sopimushallinnan järjestämisen ja sen tuloksellisuuden valvonta on annettu sisäisen tarkastuk- sen tehtäväksi. Sisäisen valvonnan toteutumisesta vastaavat puolestaan lau- takunnat omilla toimialueillaan ja viime kädessä aluehallitus on vastuussa vel- voitteiden toteutumisesta. Organisaation sisäinen valvonta ja riskienhallinta on otettu myös osaksi päivittäistä toimintaa ja ohjeistuksen mukaan sen tulisi to- teutua kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla. (Varsinais-Suo- men hyvinvointialue, 2023, s. 1-4; Varsinais-Suomen hyvinvointialue, 2022, s. 4.) Sopimushallinta on määritelty niiksi toimintaperiaatteiksi, joiden avulla var- mistetaan riskienhallinnan ja strategisten tavoitteiden toteutuminen, sekä toi- minnan taloudellisuus. Hyvää sopimushallintaa pyritään toteuttamaan käytän- nössä kartoittamalla hankintasopimuksiin sisältyvät riskit, valmistelemalla so- pimukset huolellisesti ja valvomalla niitä. Palvelutuotantoon liittyvä sopimus- tenhallinta on annettu järjestämisen palvelut –tulosalueen tehtäväksi. (Varsi- nais-Suomen hyvinvointialue, 2022, s. 10-11.)
Kanta-Hämeen hyvinvointialueen palvelustrategiassa sopimustenhallinta on otettu osaksi toimittajahallintaa ja sen avulla valvotaan sopimusehtojen toteu- tumista sopimuskauden aikana. Riskienhallinnan näkökulmasta mainitaan li- säksi, että palveluiden hankinnassa on varauduttava myös sopimuskauden päättymiseen ja se on huomioitava sopimusten sisällössä. Sopimus- ja toimit- tajahallinta mainitaan myös yhtenä merkittävänä tekijänä hyvinvointialueen ta- louden tasapainottamisessa. (Kanta-Hämeen hyvinvointialue, n.d., s. 24, 42,
48.) Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella sopimuksenhallintaan ja sopimusten valvontaan on otettu kantaa myös laatu- ja omavalvonta -ohjelmassa, jossa mainitaan muun muassa, että sopimusten laadinnassa ja sopimuskauden ai- kana tulee ottaa huomioon järjestämislain ja tilaajavastuulain asettamat vaati- mukset (Itä-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023b, s. 7).
Pirkanmaan hyvinvointialueella on erillinen sopimushallintaohje ja hankinta- ohje. Sopimushallintaohjeen tavoitteena on kuvata tarkemmin ne toimintata- vat, ohjeet ja asiat, jotka sopimushallinnassa tulee huomioida. (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 2-7.) Lisäksi sopimuksenhallintaohjeessa on ohjeis- tettu muun muassa sopimuspohjien käytöstä, sopimuksenaikaisesta valvon- nasta, toimivallasta sopimusten tekemisessä, riittävistä resursseista ja asiakir- jojen säilyttämisestä. (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 7-20.) Hankinta- ohjeessa määritellään vielä tarkemmin käytännön vastuunjako eri hankin- noissa ja hankinnoissa käytettävät menettelyt (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023d).
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on käytössä hankintaohje, joka tosin on melko suppea, mutta kuvaa tärkeimmät hankintojen periaatteet (Länsi-Uuden- maan hyvinvointialue, 2022b, s. 2-3). Päijät-Hämeen hyvinvointialueella on laadittu sopimusohjauksen ja sopimushallinnan toimintaohje, sekä hankinta- ohje. Hankintaohje löytyy hyvinvointialueen verkkosivustolta, mutta sopimus- ohjauksen ja sopimushallinnan toimintaohjeesta tutkija löysi ainoastaan use- ampia mainintoja (Päijät-Hämeen hyvinvointialue, 2023, s. 50).
Etelä-Savon hyvinvointialueen hankintasopimusten hallinta kuuluu hankinta- palveluiden toimialaan. Hankintapalveluihin on nimetty myös hankinta- ja so- pimuspäällikkö. (Etelä-Savon hyvinvointialue, 2023.) Kymenlaakson hyvin- vointialueella sopimustenhallinta on jaettu eri vastuualueille, riippuen sopimus- ten laadusta. Hallintopalveluihin kuuluva yleishallinto vastaa sopimustenhallin- nasta, lukuun ottamatta hankintasopimusten hallintaa, joka kuuluu hankinta- palveluille. Kymenlaakson hyvinvointialue ostaa hankinta-asiantuntijoiden pal- velut HUS-yhtymältä. Ostotiimin vastuulla on muun muassa huolehtia ostopal- velujen sopimusohjauksen ja valvonnan, sekä muiden hankinnan prosessien
yhteensovittamisesta yhdessä eri toimialojen kanssa. Riskinä nähdään, että puutteellinen sopimustenhallinta voi kasvattaa kustannuksia ja viivästyttää pal- velujen saantia. Tavoitteena on lisätä sopimustenhallinnan koulutusta yleishal- linnon puolella. (Kymenlaakson hyvinvointialue, 2022, s. 53-54.) Viime kä- dessä sopimushallinta on hyvinvointialueen aluehallituksen vastuulla (Kymen- laakson hyvinvointialue, 2022, s. 65). Hyvinvointialueen verkkosivustolta ei löydy juurikaan asiakirjoja siitä, miten sopimustenhallintaa olisi tarkemmin jär- jestetty. Osavuosikatsauksista käy kuitenkin ilmi, että sopimushallinnan mallia olisi jalkautettu hyvinvointialueelle. (Kymenlaakson hyvinvointialue, 2023a, s. 17; Kymenlaakson hyvinvointialue, 2023b, s.18.)
Pohjois-Savon hyvinvointialueen verkkosivustolta löytyy hankintaohje, jossa kerrotaan kattavasti myös sopimushallinnasta (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023a, s. 9). Pohjois-Savon hyvinvointialueella on Sansia Oy:n kanssa sopi- mus, jossa on sovittu kilpailutusprosessin ja sopimushallinnan toteuttamisesta hyvinvointialueelle. Pääsääntöisesti Sansia Oy kilpailuttaa kaikki Pohjois-Sa- von hyvinvointialueen kynnysarvon ylittävät hankinnat. Sopimuksesta käy ilmi, että yhtiö vastaa myös sen kilpailutusprosessin kautta syntyneiden hankinta- sopimusten hallinnasta. (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2022a, s. 5.) Sansia Oy:n omistajiin kuuluvat muun muassa Etelä-Karjalan hyvinvointialue, Etelä- Savon hyvinvointialue, HUS-yhtymä, Kainuun hyvinvointialue, Kanta-Hämeen hyvinvointialue, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, Keski-Suomen hyvinvoin- tialue, Kymenlaakson hyvinvointialue, Lapin hyvinvointialue, Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue, Pohjois-Savon hyvin- vointialue, Päijät-Hämeen hyvinvointialue ja Vantaan ja Keravan hyvinvointi- alue. (Sansia, n.d.) Sellaisten pienhankintojen kohdalla, jotka on kilpailutettu tietyn yksikön tarpeita varten, yksikkö vastaa itse hankintasopimusten hallin- nasta (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023b, s. 17). Pohjois-Savon hyvinvoin- tialueen hankintaohjeessa on mainittu, että osana sopimuksenhallinnan johta- mista pidetään myös sopimuksiin liittyvien riskien kartoittamista. Hankintaoh- jeesta käy myös ilmi, että hyvinvointialueelle on laadittu sopimushallinnan oh- jeet, jotka löytyvät hyvinvointialueen intranetistä. (Pohjois-Savon hyvinvointi- alue, 2023b, s. 13, 17, 37.) Sopimushallinnan ohjeet soveltuvat myös hankin-
tasopimuksiin ja ohjeissa on määritelty muun muassa roolit ja vastuut, riskien- hallinta, reklamaatioiden käsittely, sekä sopimuksen koko elinkaari aina val- mistelusta sopimuksen poistamiseen asti. Myös Pohjois-Savon hyvinvointialu- eella sopimustenhallinta nähdään osana sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2022b, s. 2; Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023b, s. 50-51, 53.)
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen omavalvontaohjeen mukaan hyvinvointi- alueelle on laadittu sopimusstrategia ja sopimusohjauksen periaatteet, joiden pohjalta on laadittu sopimushallinnan ohje. Omavalvontaohjeesta löytyy myös linkki sopimushallinnan periaatteisiin, joka valmistuu ohjeen mukaan myöhem- min. Sopimushallinnan ohje on vain sisäisessä käytössä ja se koskee kaikkia hyvinvointialueen sopimuksia, lukuun ottamatta työsopimuksia, ja se pitää si- sällään koko sopimuksen elinkaarenaikaisen hallinnan. Huomionarvoista on, että hankinnoista vastaava yksikkö on nimetty hankinta- ja sopimuspalvelut yksiköksi. (Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, 2022b, s. 26-27.) Keski-Suomen hyvinvointialueen aluevaltuusto on aluehallituksen esityksestä päättänyt sopi- mustenhallinnan periaatteista ja niitä täydentää sopimushallinnan ohje (Keski- Suomen hyvinvointialue, 2023c; Keski-Suomen hyvinvointialue, 2023d).
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella osa hankinnoista on annettu Tervia Lo- gistiikka Oy:n hoidettavaksi. Näiden hankintojen osalta Tervia Logistiikka Oy vastaa myös sopimushallinnasta. (Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2023a.) Yhtiö kuuluu Pohjois-Suomen osuuskuntakonserniin Terviaan, joka tuottaa so- siaali- ja terveydenhuollon palveluja. Tervia Logistiikan omistajia ovat Keski- Pohjanmaan, Lapin, Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueet. (Ter- via, 2023.) Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella sopimushallinnan tarkem- mat määräykset on annettu hankintasäännössä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelta löytyy myös kattava hankintaohje, jossa on sopimustenhallinnan osalta kiinnitetty huomiota muun muassa siihen, että toistaiseksi voimassa olevia tai pitkäaikaisia sopimuksia tulisi arvioida myös sopimuskauden aikana (Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, n.d. s. 8).
Pohjanmaan hyvinvointialueella sopimusohjaus pitää sisällään ne toimintape- riaatteet, joiden avulla varmistetaan riskienhallinnan ja strategisten tavoittei- den saavuttaminen, sekä toiminnan taloudellisuus. Sopimusohjauksen avulla määritellään toiminta sopimusten elinkaaren aikana, sekä sopimusten sisältö. (Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022, s. 36.)
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella tulevaisuuslautakunnan tehtävänä on tehdä esitys sopimusohjauksen periaatteista. Sopimusohjauksen tarkoituk- sena on taata hyvinvointialueen strategisten tavoitteiden toteutuminen, toimin- nan taloudellisuus ja riskienhallinnan toteutuminen. Sopimusohjauksen edel- lytyksenä pidetään hyvää sopimuksenhallintaa, joka puolestaan pitää sisäl- lään roolien kuvaukset, sopimusprosessit, työvälineet ja ohjeistuksen. (Poh- jois-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022a, s. 18, 35-36.) Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen hankintaohjeessa on annettu tarkempia määräyksiä hankin- tojen toteuttamisesta ja sopimushallinnasta. Hankintaohje pitää sisällään myös muun muassa olennaisten käsitteiden määrittelyn, ohjeet reklamaatioi- den tekemiseen, sopimusten seurantaan, sopimusmuutoksiin ja toimenpitei- siin sopimuskauden päättyessä. Hankintaohjeesta käy myös ilmi, että sopi- mustenhallintaan on laadittu oma erillinen ohjeensa. (Pohjois-Pohjanmaan hy- vinvointialue, 2022b, s. 57, 60-61.) Myös Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue hyödyntää Tervia Logistiikan palveluita hankinnoissa ja niiden sopimushallin- nassa. Tällä hetkellä yhtiö hoitaa lähinnä kuljetuspalveluiden hankintaa ja so- pimushallintaa, sekä matkojen järjestelytoimintaa. (Pohjois-Pohjanmaan hy- vinvointialue, 2023.)
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen sivustolta löytyvät hankintastrategia ja hankintaohje, jotka tosin on laadittu kuntayhtymää perustettaessa, eli muu- tama vuosi ennen hyvinvointialueen perustamista. (Keski-Uudenmaan sote- kuntayhtymä, 2019, Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, 2021.) Lapin hyvin- vointialueella yhdeksi hyvinvointialueen valmisteluvaiheen riskeistä on tunnis- tettu kunnilta siirtyvien sopimusten hallinta ja analysointi (Lapin hyvinvointi- alue, 2022a, s. 21). Osavuosikatsauksen perusteella sopimushallintaa on ke- hitetty muun muassa yhdenmukaistamalla hankintasopimusten ehtoja, valmis-
telemalla sopimuspohjia ja päivittämällä ohjeistuksia. Sopimushallintajärjestel- män valmistelu on osavuosikatsauksen mukaan vielä kesken, mutta hankinta- strategian valmistelu etenee aikataulussa. (Lapin hyvinvointialue, 2023b, s. 83.)
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella sopimushallinnan järjestäminen kuuluu hallinto –vastuualueelle ja hallintojohtajan tehtäviin (Länsi-Uudenmaan hyvin- vointialue, 2023, s. 15). Sopimuskaudenaikainen seuranta on ohjeen perus- teella pääosin hankintayksikön vastuulla. ICT-hankintoihin on kiinnitetty huo- miota ja ne tulee tehdä aina yhteistyössä digipalvelujen asiantuntijoiden kanssa. (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, 2022b, s. 2-3.)
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella sopimushallinta kuuluu hankintapalve- lujen tehtäviin, kuten myös hankintatoimen kehittäminen. Hankintatoimi kilpai- luttaa muut kynnysarvot ylittävät hankinnat, paitsi tietohallintoon liittyvät han- kinnat, joiden kilpailuttaminen on tietohallintopalvelun vastuulla. Keski-Uuden- maan hyvinvointialueen hankintakalenterista löytyvät tiedot myös voimassa olevista sopimuksista. (Keski-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023a; Keski-Uu- denmaan hyvinvointialue, 2023b.)
Lapin hyvinvointialueella sopimustenhallinnan koordinointi on laki- ja hankin- tapalvelut –vastuualueen tehtävä. Vastuualue tukee myös hyvinvointialueen eri toimialoja sopimusten valvonnassa ja hallinnassa. (Lapin hyvinvointialue, 2022b, s. 56) Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallintaohjeessa on mää- ritelty, että hallintopalvelujohtaja vastaa sopimushallinnan ohjeistuksen kehit- tämisestä ja päivittämisestä ja hankintajohtaja yhdessä hallintopalvelujohtajan kanssa siitä, että sopimuksia ja hankintoja koskeva ohjeistus on yhdenmukai- nen ja selkeä (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 2-7).
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hankintaohjeen mukaan toimialoille on nimetty omat hankintavastaavat, joiden tehtävänä on suunnitella ja kehittää
oman vastuualueensa sopimuskantaa yhteistyössä toimialan kanssa, sekä kouluttaa toimialojen henkilökuntaa. Hankintasopimusten valvonta toteutetaan yhteistyössä hankintapalvelujen ja toimialojen kesken. (Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, n.d., s. 8-9.) Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella mallipoh- jat hankintasopimusten tekemiseen on tallennettu asiakirjanhallintajärjestel- mään. Hyvinvointialue on myös linjannut, että pienhankinnoissa sopimus voi- daan tehdä paitsi sopimuspohjaa käyttäen, myös sähköpostitse. (Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, n.d., s. 22, 59.)
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella hankinnat sisältyvät Palvelujen han- kinta, hallinta, ohjaus ja valvonta –toimialueeseen. Hankinnan tehtäviin kuulu- vat muun muassa sopimusten laadinta ja sopimusohjaus, sekä sopimusten in- deksikorotusten hyväksyntä. Yhteistyötapaamisia palveluntuottajien kanssa järjestetään myös sopimuskauden aikana. (Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointi- alue, n.d.) Hankintaohjeen mukaan sopimuspohjat ovat käytössä ja niitä yllä- pidetään pääsääntöisesti sopimustenhallintajärjestelmässä, kuitenkin lääke- hankintojen osalta sopimuspohjia ylläpidetään apteekin järjestelmässä (Poh- jois-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022b, s. 57).
Pohjois-Savon hyvinvointialueella on myös käytössä sopimuspohjat, joita muokataan kutakin hankintaa vastaavaksi tarpeen mukaan (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023b, s. 36). Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen hankinta- toimen vastuulla on hyvinvointialueen hankintatoiminnan kehittäminen. Osa hankinnoista toteutetaan yhteishankintoina ja niitä toteutetaan myös liittymällä Hansel Oy:n hankintasopimuksiin. Tietosuojan osalta Keski-Pohjanmaan hy- vinvointialueen hankintaohjeessa on määritelty, että hankintoja valmistelevat vastuualueet vastaavat yhdessä hankintapalvelujen kanssa siitä, että tietosuo- javaatimukset tulevat huomioitua sopimuksissa. Hankintasopimuksiin tulee liit- tää henkilötietojen käsittelyn ehdot, jotka ovat erillisellä liitteellä. Tilaajavas- tuuraporttien tarkistamisessa hyödynnetään sähköisen järjestelmän tilaajavas- tuuintegraatiota. (Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, n.d, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022b s. 10.) Keski-Suomen hyvinvointialueella sopimusten
laatimiseen ja sopimustenhallinnan ohjeen noudattamiseen on tarkoitus järjes- tää / on järjestetty koulutusta (Keski-Suomen hyvinvointialue, 2023c; Keski- Suomen hyvinvointialue, 2023d).
Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimushallinnan ohjeessa on määritelty, että ”organisaatiossa sopimuksen omistaja on se tehtäväalue, palvelulinja, toimi- alue, vastuualue tai yksikkö, jonka toimintaa sopimus omana toimintana olisi tai jonka tehtäviin se keskeisimmin liittyy”. Pirkanmaan hyvinvointialueella so- pimuksen omistajan nimeämä vastuuhenkilö vastaa yksittäisten sopimusten sisällöstä, toimeenpanosta ja valvonnasta. Vastuuhenkilöä avustava henki- löstö toteuttaa osaltaan operatiivisen tason tehtäviä. Vastuuhenkilöksi tulee ni- metä se henkilö, jonka vastuualueelle sopimuksen mukainen toiminta kuuluu ja yhteyshenkilöksi tulee nimetä sellainen henkilö, joka myös käytännössä vas- taa sopimuksenaikaisesta seurannasta ja yhteydenpidosta. Sopimuksenhallin- taohjeessa on painotettu näiden henkilöiden merkitystä sopimushallinnan on- nistumisen kannalta ja sitä tukee myös yksityiskohtainen ohjeistus tarpeellis- ten tehtävien toteuttamiseksi. Vastuuhenkilön ja yhteyshenkilön tehtävien li- säksi ohjeessa on mainittu avustavan henkilön, kuten sihteerin tehtävät. (Pir- kanmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 2-7.)
Pohjois-Savon hyvinvointialueella yksittäisen sopimuksen seuranta on vastuu- tettu sopimuksen nimetylle yhteyshenkilölle. Merkittäviksi katsottujen hankin- tojen sopimuksenaikaista seurantaa varten on mahdollista perustaa erillinen ohjausryhmä tai sopimuskaudelle voidaan sopia yksi tai useampia seuranta- palavereja. Sopimuksen yhteyshenkilö vastaa pääsääntöisesti reklamaatioi- den tekemisestä. (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023b, s. 50-51, 53.) Myös Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella nimetty sopimusvastuuhenkilö vastaa yk- sittäisen sopimuksen kohdalla, että sopimuksenhallinta on ohjeen mukaista (Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, 2022b, s. 26).
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen osavuosikatsauksen mukaan henkilös- tön vastuut ja toimivalta on pääosin määritelty (Keski-Pohjanmaan hyvinvoin- tialue, 2023b. s. 11, 18). Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella sopimuskau- den aikainen sopimustenhallinta on hankkivan yksikön vastuulla ja hankinta- palvelut avustavat siinä tarvittaessa. Vastuualuejohtajien tulee valvoa myös sitä, ettei ostoja tehtäisi sellaisilta toimijoilta, joiden kanssa ei ole voimassa olevaa sopimusta, mikäli vastaavista tuotteista on voimassa oleva hankintaso- pimus. Sopimuksenhallintajärjestelmään merkitään tiedot sopimuskaudella tehdyistä muutoksista, optioiden käyttöönotoista ja reklamaatioista. (Keski- Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022b, s. 10-11.) Myös Varsinais-Suomen hyvin- vointialueella on määritelty vastuuroolit tehtävien hoitamiseksi (Varsinais-Suo- men hyvinvointialue, 2022, s. 11).
8.5 Käytössä olevat järjestelmät
Hyvinvointialueiden verkkosivustoilta löytyvien tietojen perusteella useilla hy- vinvointialueilla on käytössä sähköinen Cloudia-sopimushallintajärjestelmä. Muun muassa Keski-Suomen hyvinvointialueella on käytössä Cloudia -järjes- telmä, johon on viety kaikki nykyiset sopimukset (Keski-Suomen hyvinvointi- alue, 2023c; Keski-Suomen hyvinvointialue, 2023d). Keski-Pohjanmaan hyvin- vointialueen hankintaohjeessa mainitaan, että sopimukset laaditaan Cloudi- assa (Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue, 2022b, s. 9). Myös Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asiakirjoissa mainitaan, että sopimushallinnassa on otettu käyttöön Cloudia-sopimuksenhallintajärjestelmä, jossa hankintoja hallinnoi- daan suunnittelusta aina sopimuksenaikaiseen hallintaan (Päijät-Hämeen hy- vinvointialue, 2023, s. 13, 48). Sama järjestelmä on käytössä myös Pohjois- Karjalan hyvinvointialueella hankintasopimusten hallinnoinnissa. Lisäksi Poh- jois-Karjalan hyvinvointialueella selvitetään, pitäisikö hankintasopimusten hal- lintajärjestelmän lisäksi hankkia myös erillinen tuottajavalvonnan ja –hallinnan ohjelmisto. (Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, 2022b, s. 45.) Keski-Uuden- maan hyvinvointialueelta löytyy sote-kuntayhtymän aikana tehtyjä asiakirjoja, joiden perusteella, mikäli olennaisia muutoksia ei ole sen jälkeen tehty, hyvin- vointialueella olisi myös käytössä Cloudia-sopimustenhallintajärjestelmä ja
sen lisäksi CaseM –asiakirjahallintajärjestelmä, jota käytetään sähköisenä ar- kistona. (Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, 2019, s. 7., Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, 2021, s. 4.) CaseM on käytössä myös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella. Asiakirjoissa on mainittu, että sähköinen sopimushallinta- järjestelmä on ollut tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2023 aikana. Asiakirjan- hallintajärjestelmää käytetään paitsi sähköisenä arkistona, myös viranhaltija- päätösten tekemiseen. Mahdolliset hankintayksikön laatimat reklamaatiot tal- lennetaan joko sopimuksenhallintajärjestelmään tai asiakirjanhallintajärjestel- mään. (Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, n.d., s. 9, 22, 62.)
Pohjois-Savon hyvinvointialueella on käytössä sähköiset sopimushallintajär- jestelmät ja In-house –hankinnoissa käytetään toimijoiden omia sopimushal- lintajärjestelmiä. Sopimusten laadinta ja allekirjoitus tapahtuvat sähköisessä asianhallintajärjestelmässä Dynasty 10:ssä. (Pohjois-Savon hyvinvointialue, 2023a, s. 9.) Pirkanmaan hyvinvointialueella on käytössä Pirre-asianhallinta- järjestelmä, johon tallennetaan kaikki hyvinvointialueen sopimukset, lukuun ot- tamatta kunnilta siirtyneitä sopimuksia ja työsopimuksia. Hyvinvointialueen on ollut tarkoitus päättää vuoden 2023 aikana uusiiko se sopimuksenhallintajär- jestelmänsä. (Pirkanmaan hyvinvointialue, 2023c, s. 7.)
Hyvinvointialueiden verkkosivustoilta voidaan havaita, että sopimustenhallin- nassa noudatettavat käytännöt ja verkkosivustoilta löytyvät asiakirjat vaihtele- vat merkittävästikin eri hyvinvointialueiden välillä. Sopimuksenhallintaa voi- daan tarkastella useasta eri näkökulmasta ja sitä voidaan käytännössä hallin- noida ja toteuttaa erilaisilla tavoilla. Hyvinvointialueiden väliltä löytyi eroja eri- tyisesti tavoissa toteuttaa sopimuksenaikaista hallintaa ja siitä, kuka on vas- tuussa sopimuskauden aikaisesta sopimuksenhallinnasta.
Tutkijan tekemien havaintojen perusteella tietoa sopimustenhallinnasta ja sen toteuttamisesta on keskimäärin melko vaikeaa löytää hyvinvointialueiden verk-
kosivustoilta, eivätkä tietojen sijainnit ole yhtenäisiä eri hyvinvointialueiden vä- lillä. Hakukentät harvoin ohjaavat oikean tiedon äärelle, joten siinä hyvinvoin- tialueilla olisi vielä kehittämisen varaa. Tutkija havaitsi myös, että kun asiakir- joja päivitetään, niin uusia versioita ei aina päivitetä kaikkien asiakirjaan johta- vien linkkien taakse, jolloin asiakirjoja etsiessä tulee virheilmoitus. Osalla hy- vinvointialueista asiakirjat ovat kuitenkin muulla tavoin kuin hakukentän kautta helposti ja kattavasti löydettävissä, mutta joiltain hyvinvointialueilta tietoa so- pimustenhallinnasta oli melko haastavaa löytää tai sitä ei löytynyt ollenkaan. Tämäkin asia toivottavasti korjaantunee ajan kuluessa, kun hyvinvointialueet saavat kehitettyä verkkosivustojaan. Erot tietojen saatavuudessa voivat johtua myös siitä, että osa hyvinvointialueista ei ole vielä laatinut sopimuksenhallin- nassa noudatettavia linjauksia ja ohjeistuksia. Eniten tietoa löytyikin strategi- sen tason linjauksista ja asiakirjoista, mikä on tietysti loogista, koska asiakirjo- jen laatiminen tulee aloittaa ylätasolta alkaen ja toisaalta strateginen taso on eri tasoista myös kaikista säädellyin.
Kattavimmin sopimuksenhallinnan järjestämisestä löytyi tietoja Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivustolta. Kaiken kaikkiaan Pirkanmaan hyvinvointi- alueen hankinnan ja sopimushallinnan ohjeistusta voidaan kokonaisuudes- saan pitää hyvin kattavana.
9.1 Nykyinen hankintasopimusten sopimustenhallinnan taso kohdeorganisaa- tiossa
Satakunnan hyvinvointialueen sopimuksenhallinnan periaatteet ja ohjeet ovat jo hyvällä tasolla, koska niistä löytyvät sopimuksenhallinnan kannalta olennai- simmat huomioitavat asiat, kun niiden sisältöä tarkastellaan suhteessa asetet- tuihin normeihin. Organisaatiossa on myös toimittu aktiivisesti sopimustenhal- linnan parantamiseksi, mikä voidaan havaita tarkastelemalla tehtyjen toimien määrää viimeisen vuoden aikana. Xxxxxxx todeta, että hankintasopimusten
sopimustenhallinta on myös keskimäärin hyvällä tasolla, kun sitä verrataan vastaavien muiden organisaatioiden toimintaan, kuten benchmarkingissa on havaittu.
Sopimustenhallintaa määritteleviä ja ohjeistavia asiakirjoja on Satakunnan hy- vinvointialueella kohtuullinen määrä ja niissä on tiiviisti kerrottu olennaisimmat asiat. Tutkijan mielestä asiakirjojen määrää tai niiden sivumääriä ei olekaan tarkoituksenmukaista olennaisesti lisätä, jotta asiakirjojen käytettävyys myös käytännön tasolla säilyy. Olemassa olevien asiakirjojen päivittämisestä ja muuttuneiden tietojen viemisestä hyvinvointialueen verkkosivustolle tulee kui- tenkin jatkossakin huolehtia. Strategisen tason linjaukset ja ohjeet on katta- vasti laadittu, jos niitä verrataan normien ja hyvän sopimustenhallinnan aset- tamiin vaatimuksiin, joten kehitysehdotukset kohdistuvatkin lähinnä taktisen tason ja erityisesti operatiivisen tason toimintaan.
9.2 Sopimustenhallinnan kehittäminen ja vaatimustenmukaisuuden varmista- minen kohdeorganisaatiossa
9.2.1 Sopimuksenhallintajärjestelmän käyttöönotto ja toimintojen automatisoi- minen
Tutkijan tekemien havaintojen perusteella yksikössä tulee ottaa käyttöön ny- kyistä kattavampi sähköinen sopimuksenhallintajärjestelmä, jotta hallittu, nor- mien mukainen ja riittävän kattava sopimustenhallinta on mahdollista. Käytän- nön työssä on ilmennyt, etteivät nykyisten järjestelmien ominaisuudet ja käy- tössä olevat toimintatavat vastaa kaikkiin hyvän sopimustenhallinnan edellyt- tämiin vaatimuksiin. Erityisesti sopimusten hallinnointi sopimuskauden aikana on osoittautunut hankalaksi ilman tarkoitukseen soveltuvaa järjestelmää. Sa- takunnan hyvinvointialueella tehdään myös paljon etätöitä ja yksiköt sijaitsevat fyysisesti eri sijainneissa, joten kaiken tiedon saatavuuden pitäisi olla paikka- ja aikariippumatonta, mikä osaltaan puoltaa sähköisen järjestelmän käyttöä. Organisaatiossa onkin valmisteltu uuden sopimuksenhallintajärjestelmän käyt- töönottoa ja sen myötä sopimuksenhallintaa on mahdollista kehittää entistä paremmin myös operatiivisella tasolla. Kuten aiemmin on todettu, sähköisiä
sopimuksenhallintajärjestelmiä on käytössä myös useilla muilla hyvinvointialu- eilla ja osa valmistelee järjestelmän hankintaa.
Järjestelmän tehokkaan käytön hyödyntämiseksi myös voimassa olevat sopi- mukset tulee jaotella tarkoituksenmukaisiin kategorioihin, nykyisen katego- riamallin mukaisesti ja lisäksi pohtia tarkoituksenmukaiset metatiedot, joilla voidaan helpottaa sopimusten löytymistä ja tiedonhakua. Sopimustenhallinta- järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on hyvä laatia yhteiset säännöt siitä, mi- ten asiakirjat nimetään, mihin ne tallennetaan, mitä pohjia asiakirjojen laatimi- seen käytetään, varmuuskopioidaanko asiakirjoja ja milloin ne tulee hävittää. Näiden toimien avulla voidaan vaikuttaa muun muassa tietosuojan ja tietotur- van mahdollisimman hyvän toteutumiseen, kuten luvussa neljä on esitetty. Asiakirjojen nimeämissääntöjä ja avainsanoja laadittaessa on hyvä hyödyntää asiakirjojen käyttäjien asiantuntemusta, jotta asiakirjojen löydettävyys olisi mahdollisimman hyvä. Sopimuskauden aikana on myös tarpeellista, että käy- tettävä järjestelmä mahdollistaisi automaattiset ilmoitukset sopimuskausien muutoksista, hinnanmuutosajankohdista ja määräaikojen lähestymisestä ja il- moitukset saisi kohdistettua sopimuksenhallinnan kannalta tarkoituksenmukai- sille henkilöille. Tämä mahdollistaisi osaltaan sen, että normien noudattaminen ja hyvän sopimustenhallinnan vaatimukset tulisivat implementoitua osaksi or- ganisaation päivittäisiä käytäntöjä, kuten riskienhallinnan kannalta on suota- vaa. Sopimustenhallintajärjestelmän käyttöönotossa tulee huomioida myös riittävä koulutus järjestelmän käyttöön, jotta järjestelmän ominaisuudet ovat käyttäjien tiedossa ja järjestelmää pystytään hyödyntämään mahdollisimman kattavasti päivittäisessä työssä.
Uuden järjestelmän avulla sopimusten saavutettavuus on myös hyvä rajata tarkoituksenmukaisesti, jotta kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus saada sel- lainen tieto, jota hän tarvitsee työssään, kuten luvussa 6.3 on mainittu. Sopi- muskauden aikana tulee huomioida, että kaikilla sopimuksia käyttävillä henki- löillä on pääsy sopimustenhallintajärjestelmään ja että ainakin sopimusten vastuuhenkilöillä on riittävät oikeudet tehdä tarpeellisia muutoksia sopimusten tietoihin. Nämä toimet edistäisivät osaltaan tietosuojan ja tietoturvan huomi-
ointia organisaation toiminnassa. Riskienhallinnan kannalta tulee taas vastaa- vasti ottaa huomioon, ettei muokkausoikeuksia olisi sellaisilla henkilöillä, joi- den työtehtävien kannalta se ei ole välttämätöntä. Olisi myös tärkeää, että jär- jestelmään jäisi merkintä, kuka yksittäisen dokumentin on luonut ja kuka asia- kirjoihin on tehnyt muutoksia ja milloin, jotta hyvän asiakirjahallinnon vaatimuk- set tulevat huomioiduksi.
9.2.2 Roolit, tehtävien vastuutukset ja tarvittava koulutus
Henkilöstön koulutusta sopimustenhallintaan, vastuiden jakautumiseen ja eri- tyisesti sopimuksenaikaiseen toimintaan tulee järjestää tarvittaessa. Erityisesti palvelusopimusten kohdalla tulee nykyistä enemmän painottaa sopimuksen käyttäjien tiedottamista sopimuksen sisällöstä, koska sillä on todettu olevan merkittävä vaikutus sopimuskauden onnistumiseen, kuten luvussa 6.5 on mai- nittu. Hankinta- ja sopimusohjeessa on edellytetty, että laskujen asiatarkasta- jat tarkistavat, että laskut ovat sopimuksen mukaisia (Satakunnan hyvinvointi- alue, 2022b, s. 15.) Tutkijan havaintojen mukaan organisaatiossa on havaittu, että myös laskujen asiatarkastajat tarvitsisivat koulutusta sopimusten sisäl- löstä, siltä osin, kun ne koskevat sopimuksissa määriteltyjä hinnoittelujen pe- rusteita, jotta he tietäisivät ovatko laskutukset kaikilta osin sopimuksen mukai- sia. Käytännössä asia on ilmennyt siten, että laskujen asiatarkastajat eivät ole olleet tietoisia kaikista hyväksyttävistä laskutusperusteista.
Tutkijan tekemien havaintojen perusteella käytännössä erityisesti sopimus- kauden aikaisessa sopimustenhallinnassa on toisinaan epäselvää, kenen vas- tuulla mikäkin toimi on ja asioiden hoito saattaa sen vuoksi venyä. Asia on ilmennyt siten, että vastuista ja rooleista on herännyt usein kysymyksiä vas- tuualueiden kanssa pidettävissä erilaisissa palavereissa, eikä keskustelun osapuolilla ole yleensä riittävästi tietoa siitä, kenen vastuulla minkäkin toimen- piteen tulisi olla. Sopimusten kannalta olennaiset roolit tuleekin jakaa, kuten luvussa 6.2 ja myös organisaation hankinta ja sopimusohjeessa on mainittu. Olisi myös hyvä, että jokaiseen hankintaan nimettäisiin myös varahenkilöt, ku-
ten hankinta- ja sopimusohjeessa on ohjeistettu. Tällöin riski hankinnan viiväs- tymisestä esimerkiksi sairastumisten vuoksi saataisiin minimoitua, eivätkä tie- dot olisi yhden henkilön varassa. Sopimuskauden aikaisia käytäntöjä on pyritty kehittämään esimerkiksi luomalla toimintamalli hinnanmuutosten käsittelyyn, mutta edelleen on toimia, joita ei ole kaikilta osin huomioitu ohjeistuksissa, ku- ten kenen vastuulla on tilaajavastuuasiakirjojen tarkastaminen sopimuskau- den aikana. Myös hinnanmuutosten toimintamalli on tiedon saatavuuden kan- nalta hyvä viedä myös hankinta- ja sopimusohjeeseen.
Hankinta- ja sopimusohjeeseen kirjattu ohjeistus sopimukseen kirjattavista vastuuhenkilöistä vaikuttaa myös suoraan siihen, mille taholle sopimuskump- panit osoittavat yhteydenottonsa. Tutkijan havaintojen perusteella kaikkiin so- pimuksiin ei ole kirjattu erikseen kahta yhteyshenkilön tietoa, eli tietoa kaupal- lisista asioista vastaavasta yhteyshenkilöstä ja hankinnan kohteesta vastaa- vasta yhteyshenkilöstä, vaan joissakin sopimuksissa on vain yksi nimetty yh- teyshenkilö. Niiden sopimusten osalta, joihin on kirjattu kaupallisista asioista vastaava yhteyshenkilö, yhteydenotot esimerkiksi sopimusmuutosten osalta tulevat suoraan hankintapalveluihin. Vastaavasti, jos sopimuksessa on vain yksi sopimusyhteyshenkilö, myös tällaiset asiat ohjautuvat suoraan hankki- vaan yksikköön. Onkin tärkeää miettiä yhtenäinen prosessi siihen, mihin yh- teydenottojen toivotaan ohjautuvan ja muuttaa tarvittaessa sopimuskäytäntöjä tai hankinnan ohjeistusta siltä osin. Yksi vaihtoehto roolien ja vastuiden xxxx- xxxxxxx on esimerkiksi hyödyntää vastaavaa mallia, kuin Pirkanmaan hyvin- vointialueella on käytössä. Kyseisestä toimintamallista on kerrottu tarkemmin luvussa 8.4.
Hankinta- ja sopimusohjeessa on mainittu, että ennen hankinnan valmistelua tulee selvittää olemassa olevien sopimusten tilanne (Satakunnan hyvinvointi- alue, 2022b, s. 3.) Tutkija on havainnut, että organisaation työntekijöiden kes- kuudessa on käytyjen keskustelujen perusteella tehty havainto, että tällä het- kellä tietoa kaikista voimassa olevista sopimuksista ei kuitenkaan ole organi- saatiotasolla kootusti saatavilla, eikä edes hankintayksikön henkilökunnalla ole saatavilla vastaavaa tietokantaa. Ohjeeseen onkin hyvä täsmentää, miten
nykyisten sopimusten tilanne olisi tarkoituksenmukaisinta käytännössä selvit- tää. Organisaation tietosuojavastaavalla on myös hyvä olla mahdollisuus saada tarvittaessa tietoa kaikista organisaation hankintasopimuksista, kuten luvussa 4.3 on kerrottu. Tärkeää on, että vastuualueet tuntisivat omistamansa sopimukset, kuten luvussa 6.2 on määritelty, eli muun muassa tietäisivät, mil- laisia sopimuksia on, mitkä niiden sisällöt ovat ja koska sopimuskaudet ovat päättymässä.
Myös julkisuuslain perusteella luovutettavien tietojen tulee olla helposti löydet- tävissä ja olisi hyvä, jos ohjeistuksessa määriteltäisiin myös kunkin sopimuk- sen kohdalla asiakirjojen luovutuspyynnöistä vastaava taho, jolloin olisi selvää, kenelle pyynnöt tulee osoittaa ja kuka tietojen luovutuksesta käytännössä vas- taa. Tällä varmistettaisiin hyvän hallinnon periaatteiden toteutuminen, siten kun luvussa 4.4 on kerrottu.
9.2.3 Toiminnan suunnitelmallisuus ja yhtenäiset, sujuvat käytännöt
Hankintoja suunnitellessa tulee ottaa huomioon hankintamenettelyn vaatima aika, jotta hankinta on kokonaisuudessaan saatu valmiiksi silloin, kun hyödyke tai palvelu tarvittaisiin käyttöön, kuten luvussa 6.1 on kerrottu. Hankintapro- sessia aikataulutettaessa tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon ar- vioidun prosessin keston lisäksi myös mahdolliset valitusten ja oikaisuvaati- musten aiheuttamat viivästykset. Satakunnan hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeessa on kiinnitetty huomiota tähän asiaan, mutta tutkijan tekemien havaintojen perusteella hankintoja on käytännössä tehty toisinaan tarpeetto- man tiukalla aikataululla (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 2). Asia on ilmennyt muun muassa siten, että yhteydenotot hankinnan toteuttamiseksi tu- levat hankintayksikköön liian myöhään, kun yhteydenoton ajankohta suhteute- taan hankintaprosessin vaatimaan aikaan ja siihen, koska hankinnan kohteen tulisi olla käytettävissä. Toisaalta hankintojen aikataulutus todennäköisesti pa- ranee sen myötä, kun hyvinvointialueen sopimustoiminta saadaan vakiinnutet- tua.
Hankinta- ja sopimusohjeessa on myös mainittu, että hankintasuunnitelmalle kerätään tiedot kyseisenä vuonna käynnistettävistä kilpailutuksista ja ole- massa olevien sopimusten optiopäätöksistä (Satakunnan hyvinvointialue, 2022b, s. 11). Tutkijan tekemien havaintojen perusteella käytännössä tietoja optiopäätöksistä ei ole enää viety hankintasuunnitelmalle ja onkin hyvä pohtia, pitäisikö ohjeistusta siltä osin päivittää.
Sopimusten tulee pääasiallisesti pohjautua valmiisiin sopimuspohjiin, joihin tehdään sopimuskohtaisesti tarpeelliset muutokset, joko manuaalisesti tai au- tomaattisesti, kuten luvussa 6.4 on mainittu. Sopimuspohjia hyödynnetään myös useilla muilla hyvinvointialueilla, kuten benchmarkingin tuloksista voitiin havaita. Sopimusten suuresta määrästä johtuen mahdollisimman pitkälle viety automaatio olisi tavoiteltavaa ja siten työntekijöiden aikaa voitaisiin kohdentaa tarkoituksenmukaisempiin työtehtäviin. Sopimuspohjien valmistelutyö onkin jo aloitettu ja myös automaatiota on hyödynnetty erityisesti suurempien sopimus- määrien kohdalla onnistuneesti. Olennaisena osana sopimuspohjien toimi- vaan käyttöön on henkilökunnan riittävä koulutus ja ohjeistus siihen, missä laa- juudessa sopimuksia voi itse räätälöidä ja milloin tulee olla yhteydessä han- kintapalveluihin tai sopimusjuristiin, kuten luvussa 6.4 on mainittu. Malliasia- kirjojen laadinnassa on hyvä hyödyntää ainakin hankkivan yksikön, hankinta- toimen, juristin ja tietosuojavastaavan osaamista, jotta kaikki tarpeelliset näkö- kulmat tulee huomioitua sopimuspohjien sisällössä, kuten luvussa 6.1 on ker- rottu.
Hankintoja kilpailutettaessa on tärkeää, että tieto on johdonmukaisesti ja no- peasti löydettävissä, kuten luvussa 6.3 on kerrottu. Tutkijan havaintojen perus- teella käytännössä työtavat vaihtelevat ja sen myötä tietoa saattaa olla tallen- nettuna henkilöstä riippuen eri sijainneissa. Nykyisessä toimintamallissa han- kinnan tiedostot tulisi siirtää hankinnan edetessä tiedostosijainnista toiseen ja se saattaa jäädä tekemättä, jolloin tiedon etsimiseen menee enemmän aikaa. Olisikin hyvä, että työskentelymenetelmät saatettaisiin riittävän yhdenmukai- siksi ja turhat työvaiheet pyritään minimoimaan. Tällöin kaikki tietäisivät, mistä ajantasainen tieto löytyy tarvittaessa.
Tutkijan näkemys on, että hankintojen hallinnollisia kuluja voidaan pyrkiä vä- hentämään paitsi pyrkimällä vähentämään sopimusten määrää, myös välttä- mällä tarkoituksettoman lyhyitä sopimuskausia ja pyrkimällä muodostamaan sopimuskauden aikaiset hallinnolliset prosessit mahdollisimman yksinkertai- siksi. Toisaalta transaktiokustannusten minimointi ei saisi olla itsetarkoitus, vaan hankinnoissa tulisi ensisijaisesti käyttää hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävää kokonaisharkintaa toteutustapaa päätettäessä.
Muilta hyvinvointialueilta hyviä toimintamalleja voisi omaksua muun muassa sen osalta, että toistaiseksi voimassa olevia tai pitkäaikaisia sopimuksia arvi- oitaisiin järjestelmällisesti myös sopimuskauden aikana (Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, n.d. s. 8). Voisi myös harkita olisiko voimassa olevien sopi- musten luettelon julkaiseminen kannattavaa, kuten esimerkiksi Keski-Uuden- maan hyvinvointialueella on tehty (Keski-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023b). Se parantaisi erityisesti toimittajien mahdollisuuksia saada tietoa. Asian poh- dinnassa on tutkijan mielestä hyvä muistaa toisaalta myös riskienhallinnallinen näkökulma.
9.2.4 Lainsäädännön ja muiden vaatimusten huomioiminen toiminnassa
Lainsäädännön asettamat vaatimukset ja riskienhallinta tulee mahdollisuuk- sien mukaan implementoida osaksi organisaatiossa noudatettavia ohjeita, jol- loin vaatimustenmukaisuus kaikessa toiminnassa tulee samalla mahdollisim- man hyvin huomioitua, kuten luvussa 6.7 on mainittu. Oikeat toimintamallit ja esimerkiksi erilaiset määräajat ja asiakirjojen säilytysajat tulee mahdollisuuk- sien mukaan huomioida myös käytössä olevissa järjestelmissä ja käytössä olevissa asiakirjapohjissa.
Voimassa olevan lainsäädännön ja muiden vaatimusten huomioon ottaminen edellyttää, että voimassa olevat säädökset tunnetaan ja otetaan huomioon aina ohjeistuksia ja muita asiakirjoja laadittaessa. Lainsäädännön muutoksia tulee myös seurata aktiivisesti ja päivittää voimassa olevia hyvinvointialueen
asiakirjoja ja järjestelmissä olevia tietoja aina kun se on tarpeen. Lainsäädän- nön muutosten aktiivinen seuraaminen edellyttää riittävää resurssia siihen. Olisi myös hyvä merkitä päivitykset niin, että asiakirjoista kävisi selkeästi ilmi, monesko päivitysversio kyseinen asiakirja on, jotta uusin versio olisi helppo löytää.
Toiminnan kehittämiseksi hankintayksikön toiminnasta, hankinnoista ja toimin- nan vaikutuksista olisi hyvä tuottaa nykyistä enemmän vertailukelpoista tietoa, kuten luvussa 4.7 on kerrottu. Tähän on pyritty jo vaikuttamaan määrittelemällä hankintojen periaatteissa mittarit, joilla toimintaa voidaan jatkossa seurata. Ta- voitteena on jatkossa määritellä myös ne tavoitteet, joihin tuloksia mittamaalla pyritään, kunhan mittareiden avulla on ensin saatu riittävästi tietoa nykytilan- teen tasosta. Tietoa on pyritty tuottamaan myös jakamalla hankinnat eri kate- gorioihin, mikä mahdollistaa myös tarkoituksenmukaisemman hankintojen seurannan ja parantaa tiedon saatavuutta jatkossa.
9.2.5 Tilaajavastuuasiakirjojen ja rikosrekisteriotteiden tehokkaampi käsittely
Tilaajavastuulain vaatimien asiakirjojen käsittelyn on hyvä olla mahdollisim- man yksinkertaista kaikille osapuolille. Tutkijan tekemien havaintojen perus- teella tilaajavastuuasiakirjojen tarkastus tehdään tällä hetkellä manuaalisesti, eikä siihen ole käytettävissä eri järjestelmien välistä rajapintaa, mikä helpot- taisi työskentelyä. Tilaajavastuuvelvoitteiden sopimuksenaikaista seurantaa ei myöskään tutkijan havaintojen mukaan ole pystytty tekemään siinä laajuu- dessa kuin se olisi tarkoituksenmukaista. Yhtenä vaihtoehtona on hyödyntää sopimustenhallintajärjestelmien tarjoamia rajapintoja, joiden avulla tilaajavas- tuulain mukaiset tiedot saadaan yksinkertaisemmin tarkistettua ja tieto voidaan tallentaa suoraan sopimuksen yhteyteen. Rajapinnan käyttö edellyttää kuiten- kin sitä, että palveluntarjoaja tai toimittaja on liittynyt maksulliseen rekisteriin, josta tiedot saadaan suoraan haettua. Tilaajavastuutietojen seuranta on myös mahdollista automatisoida. (Vastuu Group, n.d.) Ihanteellisinta olisi, jos sopi-
muksenaikainen seuranta olisi mahdollisimman pitkälle automatisoitu, eli jär- jestelmä esimerkiksi ilmoittaisi, mikäli tilaajavastuulain mukaisissa vaatimuk- sissa tapahtuisi muutoksia jonkin sopimuskumppanin kohdalla.
Satakunnan hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeessa ei ole ohjeistettu yhtenäistä toimintamallia rikosrekisteriotteiden tarkistamiseksi, joten ohjeis- tusta on tarvittaessa hyvä päivittää, jotta vaatimustenmukaisuus tulisi myös siltä osin varmistettua. Rikosrekisteriotteiden käsittely on nykymuodossaan kankeaa, koska voimassa oleva lainsäädäntö ja järjestelmät eivät mahdollista rikosrekisteriotteiden toimittamista sähköisesti ilman suojatun sähköpostin käyttöä. Tähän kaivataan pikaisesti muutosta lainsäätäjän taholta, koska ny- kyinen toimintamalli ei vastaa enää nykyajan vaatimuksia ja se tuottaa sekä hankintayksikölle, että toimittajille tarpeetonta työtä. Tarkoituksenmukaista voisi olla esimerkiksi jonkinlaisen rajapinnan kehittäminen, jonka kautta han- kintayksikkö pääsisi suoraan tarkistamaan rikosrekisteriotteet asianomaisten myöntämällä luvalla.
Tarve rikosrekisterilainsäädännön kehittämiseen tältä osin on tunnistettu jo vuonna 2020 laaditussa kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa, jossa otsikolla ”Näihin ryhdymme aluksi” on kerrottu seuraavasti ”kehitämme rikos- rekisteriotteiden tarkastamista koskevaa lainsäädäntöä siten, että se mahdol- listaa rikosrekisteriotteiden sähköisen tarkastamisen. Lisäksi kehitämme lain- säädäntöä siten, että velvoitteidenhoitoselvityksiä voidaan tarkistaa sujuvasti kaikissa hankinnoissa ja sopimuskauden aikana”. (Valtioneuvosto, 2020, s. 10.) Tarve on siis tunnistettu, mutta asiaa ei ole vielä saatu vietyä voimassa olevaan lainsäädäntöön. Voidaankin todeta, että koska viranomaisten sopi- mustenhallinta on monilta osin hyvin tiukasti säädeltyä, osa sopimustenhallin- nan kehittämisestä on sen myötä myös lainsäätäjän vastuulla. Julkisilla orga- nisaatioilla ei ole samoja vapauksia kehittää toimintaa kaikilta osin itsenäisesti, kuin vastaavilla yksityisillä organisaatioilla.
9.2.6 Yhteenveto kehittämisehdotuksista
Yhteenvetona voidaan todeta, että suuri osa kehittämisen kohteista on ratkais- tavissa sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän käyttöönotolla, edellyttäen, että järjestelmä tarjoaa organisaation tarpeisiin nähden riittävät omaisuudet. Tärkeää on kuitenkin laatia myös yhtenäiset toimintatavat, jotka kattavat eri toimet riittävän yksityiskohtaisella tasolla. Sen myötä myös prosessista muo- dostuu yhtenäinen kuva kaikille osapuolille ja organisaation työntekijät tietävät myös, mitkä toimet ovat kenenkin vastuulla. Kehittämisehdotukset on tiivistet- tynä kuvattu kuviossa 4.
Kehittämisehdotukset
Sopimuksenhallintajärjestelmän
käyttöönotto
• Toimintojen automatisointi, tarvittavat ilmoitukset
• Yhtenäiset työtavat
• Koulutus järjestelmän käyttöön
• Sopimuskategoriat, metatiedot
• Vastuutukset, tietojen muokkausoikeudet
Roolit, tehtävien vastuutukset ja
tarvittava koulutus
• Sopimusten käyttäjien koulutus, erityisesti palvelusopimusten kohdalla
• Kaikkien tehtävienvastuutus
• Tiedot olemassa olevista sopimuksista
• Varahenkilöiden nimeäminen
• Yhteydenottojen osoittaminen oikealle taholle
Toiminnan suunnitelmallisuus ja yhtenäiset, sujuvat käytännöt
• Hankintamenettelyn vaatiman ajan huomiointi käytännössä
• Ohjeistusten päivittäminen tarvittaessa, toimintamallien vienti ohjetasolle
• Yhdenmukaiset työtavat, työvaiheiden minimointi
• Sopimushallinnan aiheuttaman kuluvaikutuksen pohdinta osana hankinnan toteutustavan valintaa
Lainsäädännön ja muiden vaatimusten huomioiminen toiminnassa
• Lainsäädännön asettamien vaatimusten ja riskienhallinnan implementointi osaksi ohjeistusta, järjestelmien käyttöä ja mallipohjia
• Lainsäädännön muutosten huomioiminen päivityksissä
• Tiedon tuottaminen
• Rikosrekisteriotteiden tarkistuksen toimintamalli
Kuvio 4. Kehittämisehdotukset
Kuten jo aiemmin on todettu, suurin osa kehittämisehdotuksista kohdistuu ope- ratiiviselle tasolle, koska suurimmat linjanvedot on jo tehty aiemmin.
10.1 Tutkimuksen eettisyyden ja luotettavuuden arviointi
Ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetöissä tulee soveltaa Tutki- museettisen neuvottelukunnan antamaa ohjeistusta hyvästä tieteellisestä käy- tännöstä, jonka perusperiaatteita ovat luotettavuus, rehellisyys, arvostus ja vastuunkanto (Tutkimuseettinen neuvottelukunta, 2023, s. 9, 11). Ohjeen ja lainsäädännön pohjalta on laadittu ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden eettiset suositukset (Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry, 2020), joita tulee noudattaa kaikissa opinnäytetyöprosessin vaiheissa.
Kehittämistyön tulosten tulee olla käytännössä hyödynnettävissä ja kehittämis- työ tulee tehdä huolellisesti ja rehellisesti. Kehittämistyön tekee ihminen, joten sillä on väistämättä vaikutuksia myös kehittämistyön tuloksiin. Tutkimuksen kohteena olevien ihmisten tulee myös vastaavasti tietää, mitä tutkija on teke- mässä ja mitä hän tutkii. (Ojasalo ym., 2014, s. 48.)
Xxxxxxx aloitti työyhteisössä samaan aikaan uutena työntekijänä ja tämän tutki- muksen tekijänä. Tutkimuksen aiheen tutkija sai toimeksiantona kohdeorgani- saatioilta. Tutkija ei siis ole organisaatioon nähden ulkopuolinen henkilö, vaikka pyrkikin suorittamaan tutkimuksen puolueettomasti. Aiheen laajuuden vuoksi tutkija joutui rajaamaan tutkittavan aiheen laajuutta, joten kaikkiin toi- meksiantajan toivomiin kysymyksiin ei pystytty tutkimuksessa vastaamaan. Tutkijan vahvuutena voidaan pitää sitä, ettei tutkijalla ollut ennakkokäsitystä organisaation toiminnasta, eivätkä organisaatiossa totutut toimintatavat vaikut- taneet tutkimuksen kulkuun tai tutkimustuloksiin. Toisaalta taas tutkijalla oli ajoittain haasteita hahmottaa kokonaiskuvaa ja asioiden välisiä suhteita riittä- vällä tarkkuudella, johtuen lyhyestä työskentelyajasta organisaatiossa. Siihen tutkija on pyrkinyt vaikuttamaan varaamalla tutkimukseen riittävän pitkän ajan, vaikka se on osittain ristiriidassa toimeksiantajan tavoitteiden kanssa.
Tutkija on myös tutustunut opinnäytetyön eettisiin suosituksiin ja noudattanut niitä, sekä on pyrkinyt tekemään tutkimuksen huolellisesti ja rehellisesti. Opin- näytetyön tekeminen aloitettiin vasta, kun muut tutkintoon kuuluvat opinnot oli suoritettu, millä tutkija pyrki varmistamaan riittävän osaamisen tason tutkimuk- sen suorittamiseksi. Kilpailutuspalveluissa työskentelevillä oli tieto tutkimuk- sen kohteesta ja toteuttajasta ja tehdyistä havainnoista käytiin toisinaan epä- virallista keskustelua työyhteisön jäsenten kesken.
Tutkimus tehtiin tietylle organisaatiolle, jolloin tutkimuksessa hyödynnettiin myös organisaation tietoja ja tutkijan työtehtävissä tekemiä havaintoja. Mikäli tutkimuksessa hyödynnetään jonkin tietyn organisaation dataa, tulisi sen käy- tölle pyytää lupa (Xxxxx, 2013, s. 51). Xxxxxxx on tehnyt ennen tutkimuksen aloittamista sopimuksen tutkimuksen toteuttamisesta organisaation kanssa.
Tutkimuksen luotettavuutta voidaan arvioida validiteetin ja reliabiliteetin käsit- teiden kautta. Validiteetti tarkoittaa sitä, miten onnistuneesti valitut menetelmät mittaavat sitä, mitä halutaan mitata ja reliabiliteetti puolestaan tarkoittaa sitä, miten toistettavasti ja luotettavasti valitut mittarit toimivat kyseisen ilmiön mit- tauksessa (Aaltio & Puusa, 2020, s. 179; Tilastokeskus, n.d.). Opinnäytetyön kohdalla tutkimuksen yleistettävyys kietoutuu aineiston määrään. Tarvittavan aineiston määrään vaikuttavat muun muassa tutkimuksen tavoitteet, tutkimus- kysymykset ja käytettävissä olevat resurssit. (Vilkka, 2021, s. 191.) Laadulli- sessa tutkimuksessa yleistettävyys ei kuitenkaan ole keskeinen tavoite, vaan tutkimuksen kohdetta tulisi sen sijaan pyrkiä kuvaamaan mahdollisimman kat- tavasti (Puusa & Julkunen, 2020, s. 190).
Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa sopimustenhallinnan nykytila kohdeor- ganisaatiossa ja tuottaa siitä tietoa, sekä havaita kehittämiskohteita ja laatia kehittämisehdotuksia organisaation sopimustenhallintaan. Näihin tavoitteisiin pystyttiin vastaamaan hyvin. Kehittämisehdotukset ovat myös käytännön ta- solla toteuttamiskelpoisia. Tutkimuskysymyksinä olivat mitä sopimustenhallin- nassa tulee huomioida, jotta se täyttää lainsäädännön asettamat ja muut olen- naiset vaatimukset ja millaisilla toimenpiteillä sopimustenhallintaa voi parantaa kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen lähestymistavoiksi valittiin kvalitatiivinen
tapaustutkimus ja empiirinen oikeustutkimus. Kvalitatiivisen tapaustutkimuk- sen avulla kartoitettiin tietty kokonaisuus ja pyrittiin ymmärtämään sitä koko- naisvaltaisesti. Empiirisen oikeustutkimuksen avulla selvitettiin puolestaan vi- ranomaisen toimintatapoja kuvailemalla vallitsevaa oikeudellista tilaa ja selvi- tettiin, miten viranomaiset soveltavat julkisten hankintojen hankintasopimusten sopimustenhallintaa ohjaavia normeja käytännön työssä. Tutkimusmenetel- minä käytettiin dokumenttianalyysiä, benchmarkingia ja havainnointia. Doku- menttianalyysiä ja havainnointia hyödynnettiin erityisesti sopimustenhallinnan nykytilanteen ja käytäntöjen kartoittamiseen kohdeorganisaatiossa ja doku- menttianalyysin ja benchmarkingin avulla selvitettiin sopimustenhallinnan ny- kytilannetta muissa vastaavissa organisaatioissa.
Valittujen lähestymistapojen ja tutkimusmenetelmien avulla saatiin vastauksia tutkimuskysymyksiin. Valitut menetelmät mittasivat hyvin sitä, mitä oli tarkoi- tuskin mitata ja tutkimuksen laadun varmistamiseksi tutkimuksessa käytettiin useampia tutkimusmenetelmiä. Havainnointi tutkimusmenetelmänä on kuiten- kin hyvin subjektiivinen, joten tutkijan omat tulkinnat tilanteista ovat voineet vaikuttaa tutkimustulosten luotettavuuteen. Lisäksi toisten organisaatioiden toimintaa kartoitettaessa ongelmaksi muodostui myös tiedon löydettävyys, minkä vuoksi haastattelut olisivat voineet olla tarkoituksenmukaisempi tapa kartoittaa muiden vastaavien organisaatioiden tilannetta. Aineistoa löytyy kui- tenkin todennäköisesti jatkossa kattavammin, kun hyvinvointialueet saavat ke- hitettyä sopimustenhallinnan toimintatapojaan. Tutkija on pyrkinyt jakamaan kehittämistyön tuloksia jo tutkimuksen aikana työyhteisön sisällä. Tätä tutki- musta ja sen tuloksia on mahdollista hyödyntää myös muiden vastaavien or- ganisaatioiden sopimustenhallinnan kehittämisessä.
Tutkijalla on lainopillinen ja kaupallinen koulutus, mikä jossain määrin vaikut- taa valittuun lähdeaineistoon. Lähdeaineistoa on kuitenkin pyritty valitsemaan ja hyödyntämään monipuolisesti. Lähdeaineiston valinnassa on pyritty huomi- oimaan lainsäädännön muutokset, vaikka joitain ennen uuden hankintalain voimaantuloa julkaistuja lähteitä on myös hyödynnetty, silloin kun tutkija on katsonut sen tarkoituksenmukaiseksi.
Kohdeorganisaatiossa tehdään kehittämistyötä jatkuvasti, joten tilanteet muut- tuvat sen seurauksena nopeastikin. Sen vuoksi tutkijan esittämät kehittämis- ehdotukset soveltuvat organisaation tämänhetkiseen tilanteeseen ja kehitys- tarpeisiin. Huomioimalla kulloinkin voimassa olevat normit ja sopimustenhal- linnan kehittämisen tavat, sekä vertaamalla organisaation sen hetkistä tilan- netta muiden vastaavien organisaatioiden tilanteeseen, uusia kehittämisehdo- tuksia on kuitenkin mahdollista havaita myös myöhemmin.
Tutkimuksesta käy ilmi, että hyvinvointialueiden hankintasopimusten sopimus- tenhallinnassa tulee huomioida lainsäädäntöä laajasti ja hyvin monelta eri kan- nalta. Käytännössä onnistunut sopimuksenhallinta edellyttää myös sitä, että käyttäjät tuntevat siihen sovellettavan lainsäädännön asettamat vaatimukset riittävän hyvin. Monet sopimuksenhallinnalle asetetut vaatimukset asettavat myös käytettävälle sopimuksenhallintajärjestelmälle haasteita.
Tutkimuksen avulla saatiin selville konkreettisia kehittämisehdotuksia, joita to- teuttamalla organisaatio voi parantaa sopimustenhallintaansa. Samalla saatiin myös selville, että merkittävästi säädellyllä toimialalla osa sopimuksenhallin- nan kehittämisestä on myös lainsäätäjän vastuulla.
Sopimustenhallinta on jatkuva prosessi, joka edellyttää hyvin toimiakseen ak- tiivisia toimenpiteitä ja riittäviä resursseja, mikä vaatii organisaation vastuu- henkilöiltä myös kehitysmyönteisyyttä. Sopimustenhallintaa voi kehittää muun muassa jakamalla vastuita ja rooleja, ottamalla käyttöön sopimustenhallinta- järjestelmiä ja automatisoimalla toimintoja, sekä kehittämällä yhtenäisiä ja sel- keitä työtapoja laatimalla sopimushallinnan periaatteita, ohjeita ja mallipohjia. Olennaisena osana on myös muiden hyvinvointialueiden kanssa tehtävä yh- teistyö, erilaisten toimintatapojen vertailu ja hyvien käytäntöjen omaksuminen osaksi oman organisaation toimintaa. Onnistuneella sopimustenhallinnalla voi- daan paitsi saavuttaa taloudellisia säästöjä ja tehostaa toimintaa, myös paran- taa organisaation mahdollisuuksia toimia hyvänä sopimuskumppanina.
Hyvinvointialueet ovat uusia organisaatioita, joissa ensimmäinen toimintavuosi on ollut monelta osin uuden opettelua ja erilaisten toimintatapojen yhteenso- vittamista. Toimintaa pyritään monelta osin yhdenmukaistamaan, mikä vaatii paljon työtä. Sopimustenhallinnassa myös aiemmilta toimijoilta siirtyneiden ja uusien sopimusten suuri määrä tuo mukanaan haasteita. Hyvinvointialueilla onkin laadittu yhtenäisiä sopimustenhallinnan periaatteita ja erilaisia ohjeistuk- sia ensimmäisen toimintavuoden kuluessa. Pääsääntöisesti sopimustenhallin- nan merkitys on hyvinvointialueiden verkkosivustoilta saadun kuvan perus- teella tunnistettu hyvin ja siihen pyritään panostamaan myös jatkossa. Haas- teena saattaa olla erilaisten sopimustenhallintaa käsittelevien dokumenttien suuri lukumäärä yksittäisellä hyvinvointialueella ja sen myötä tiedon pirstalei- suus. Toisaalta tieto on joidenkin hyvinvointialueiden osalta myös vaikeasti löydettävissä. Kaikkia tietoa tarvitsevia palvelee kuitenkin varmasti parhaiten se, että he tietävät mistä tiedon tarvittaessa löytää ja että tieto on helposti saa- tavilla.
Satakunnan hyvinvointialueella on myös monin tavoin kehitetty hankintasopi- musten sopimustenhallintaa. Paljon kehityksen vauhdista kertoo se, että tä- män tutkimuksen aikana Satakunnan hyvinvointialueelle laadittiin muun mu- assa hankintojen periaatteet -asiakirja, jaoteltiin hankinnat tarkoituksenmukai- siin hankintakategorioihin, sekä aloitettiin sopimustenhallintajärjestelmän han- kinta- ja käyttöönottoprosessi. Sopimustenhallinnan parantamiseksi aloitettiin myös mallipohjien valmistelu ja otettiin sopimusten valmisteluun avuksi ohjel- mistojen mahdollistamaa automatiikkaa. Lisäksi hyvinvointialueella otettiin käyttöön uusi asianhallintajärjestelmä ja laadittiin ohjeistuksia muun muassa tietoturvaa koskien.
Tulevaisuudessa sopimustenhallintaa on mahdollista kehittää entistä tehok- kaammaksi ja automatisoidummaksi hyödyntämällä esimerkiksi tekoälyn, ro- botiikan ja data-analytiikan mahdollisuuksia. Se edellyttää kuitenkin sitä, että sopimukset ovat kootusti digitaalisessa muodossa. Tekoälyä hyödynnettäessä tulee kiinnittää myös erityistä huomiota tietoturvaan (Kolari & Kallio, 2023,
s.151-152). Automatisointi mahdollistaa myös työntekijäresurssien kohdenta- misen helpoista rutiinitehtävistä tuottavampiin töihin, jotka usein ovat myös henkilöstölle mielekkäämpiä.
Kaiken kaikkiaan organisaation sopimustenhallinta on jatkuva prosessi, jota kannattaa kehittää. Parempi sopimustenhallinta tuo usein kustannussäästöjä ja mahdollistaa sopimuskauden aikaisen seurannan, sekä mahdollistaa datan saamisen päätösten tueksi ja sitä kautta luo pohjan tulevan toiminnan suunnit- teluun. Kun organisaatiossa tunnetaan sopimusten sisältö, sopimukset ovat helposti tarvittavien henkilöiden saatavilla ja sopimusten toteutumista ja mää- räaikoja seurataan, se vähentää päällekkäistä ja turhaa työtä. Lisäksi sopimus- kausien vaihtumiseen on mahdollista varautua riittävän ajoissa, mikä mahdol- listaa harkitun päätöksenteon esimerkiksi optiokausien hyödyntämisestä tai uuden kilpailutuksen valmistelun riittävässä aikataulussa.
Tutkimus kehitti tutkijan ammattitaitoa uusissa työtehtävissä ja toimi tarkoituk- senmukaisesti osana perehtymisprosessia. Julkisilla hankintayksiköillä on mahdollisuus hyödyntää tutkimuksen tuloksia sopimustenhallintansa kehittä- misessä ja onnistuneiden käytäntöjen omaksumisessa toisilta vastaavilta or- ganisaatioilta. Jatkossa olisi mielenkiintoista selvittää, miten sopimustenhallin- nan erilaiset toimintamallit hyvinvointialueilla ovat onnistuneet käytännössä ja millaisia tuloksia eri menetelmillä on saavutettu. Tämän tutkimuksen ulkopuo- lelle rajattu varautuminen ja valmiussuunnittelu sopimustenhallinnan kannalta olisi myös mielenkiintoinen ja ajankohtainen jatkotutkimuksen aihe.
Xxxxxx, X. & Xxxxx, X. (2020). Mitä laadullisen tutkimuksen arvioinnissa tulisi ottaa huomioon? Teoksessa A. Puusa & P. Juuti (toim.), Laadullisen tutkimuk- sen näkökulmat ja menetelmät. Gaudeamus Oy.
Xxxxx, X., Xxxxxxxxx, S. & Westermarck I. (2007). Tehokkaasti toimistossa. WSOY Oppimateriaalit Oy.
Xxxxx, M., Xxx, X., Regelin, J., Xxxxxx, X. & Xxxxxxx, X. (2009) Hankintasopi- mus, Käytännön käsikirja. Edita.
Xxxx, X. (2011). Kilpailu ja sopimus [väitöskirja, Turun yliopisto]. Suomalaisen Lakimiesyhdistyksen julkaisuja, A-Sarja N:o 302.
Airaksinen, A. (4.12.2020). Huolella hallittu sopimus auttaa saavuttamaan ta- voitteet. xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/0000/00/00/xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxx-xxx- taa-saavuttamaan-tavoitteet/
Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry. (2020). Ammattikorkeakou- lujen opinnäytetöiden eettiset suositukset. xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx- tit/opinnaytetoiden-eettiset-suositukset/
Xxxxxxxxxx, X. & Ylipartanen, X. (2022). Osaava tietosuojavastaava ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Tietosanoma.
Arkistolaki 831/1994 muutoksineen. Haettu 22.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxxx, X. (2002). Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suosi- tukset. Materiaalitoimi/logistiikka, ruokahuolto, tekstiili- ja vaatehuolto 4. Suo- men Kuntaliitto.
C-549/14. (2016). Unionin tuomioistuimen tuomio (kahdeksas jaosto) 7.9.2016. Xxxx Xxxxxx A/S vastaan Rigspolitiet ved Center for Bereds- kabskommunikation. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx-xxx.xx- xxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/?xxxxXXXXX%0X00000XX0000
Xxxxxxxx, M., Xxxxxxxxx, C., Xxxxxx, C., Xxxxx, Å., Xxxxxxxxx, X., Xxxxxxxxx-Teir, H., Xxxxxxxx, X., Xxxxxxxx, S. & von Weissenberg, U. (2014). Sopimusriskit. Sanoma Pro.
Eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisu dnro 1357/2023. (2023). Vammais- palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen, Julkaistu 21.12.2023, Ratkaistu 30.11.2023. Haettu 22.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xx- xxxxxxxxxxxx.xx/x/xx/xxxxxxxxx/-/xxxx/0000/0000
Eskola, S., Kiviniemi, E., Krakau, T. & Xxxxxxxxxx, X. (2017). Julkiset hankin- nat. Xxxx Xxxxxx.
Etelä-Karjalan hyvinvointialue. (2022). Etelä-Karjalan hyvinvointialueen hallin- tosääntö, hyväksytty aluevaltuustossa 14.12.2022, § 93, voimaantulo 1.1.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxx- alue/tietoa-meista/hyvinvointialueen-paatoksenteko/paatokset/
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022). Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue, hallintosääntö, päätetty aluevaltuustossa 21.11.2022. Haettu 5.11.2023 osoit- teesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/
Etelä-Savon hyvinvointialue. (2022). Hallintosääntö, Etelä-Savon hyvinvointi- alue, aluevaltuusto 22.11.2022 96 §, voimaantulo 1.1.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxx- mivallan-siirrot/
Etelä-Savon hyvinvointialue. (2023). Hankintapalvelut. Haettu 3.11.2023 osoit- teesta xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2022/1031/EU, annettu 23 päivänä kesäkuuta 2022, kolmansien maiden talouden toimijoiden, tavaroiden ja pal- velujen pääsystä unionin julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten markkinoille sekä unionin talouden toimijoiden, tavaroiden ja palvelujen kol- mansien maiden julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten markkinoille pääsyä koskevia neuvotteluja tukevista menettelyistä (kansainvälisten julkis- ten hankintojen väline – IPI) xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxx- tent/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32022R1031&qid=1704210841279
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679/EU, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsitte- lyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY ku- moamisesta, yleinen tietosuoja-asetus xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxx- tent/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679
Xxxxxx, X. & Xxxxxxxx, X. (2014). Yritysten sopimus ja vastuuketjut, sopimus- ten hallinta käytännössä. Tietosanoma.
Xxxxxx, X. & Xxxxxx, X. (2013). A Short Guide to Contract Risk. Taylor & Fran- cis Group.
Xxxxxx, X. & Xxxxx, X. (2008). Sopimustyypit. Talentum.
Hallintolaki 434/2003, muutoksineen. Haettu 19.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxxxxx, M., Xxxxx, E., Xxxxxxx, X. Xxxx, X. & Xxxxxxx, X. (2017). Henkilö- tietojen käsittely EU-tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Helsingin seudun kauppakamari.
Xxxxxx Xx, Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, KL-Kuntahankinnat Oy & Kuntaliitto ry. (2017). Tietosuoja-asetuksen huomioiminen kilpailutettaessa jul- kisia hankintoja. xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx_xxxxxx/0x/0x/0x0x00xx- bb9a-49c0-b75c-da64871d1df9/tietosuojaohje.pdf
HE 241/2020, Hallituksen esitys eduskunnalle hyvinvointialueiden perusta- mista ja sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisen uu- distusta koskevaksi lainsäädännöksi sekä Euroopan paikallisen itsehallinnon peruskirjan 12 ja 13 artiklan mukaisen ilmoituksen antamiseksi. xxxxx://xxx- xxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xx/0000/00000000
HE 108/2016, Xxxxxxxxxxx esitys eduskunnalle hankintamenettelyä koskevaksi lainsäädännöksi. xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/XX/xxxxx/XxxxxxxxxxxXxxxxx/Xx- vut/HE_108+2016.aspx
Xxxxx, X. & Xxxxxxxx, X. (2021). Johdatko terveydenhuolto-organisaatiota laadukkaasti? Oy Benchmarking Ltd.
Xxxxx, X. (2005a). Oikeudellisen riskienhallinnan perusteita. Helsingin yli- opiston oikeustieteellisen tiedekunnan julkaisuja.
Xxxxx, X. (2005b). Sopimusoikeus III. Talentum. Xxxxx, X. (2003a). Sopimusoikeus I. Talentum. Xxxxx, X. (2003b). Sopimusoikeus II. Talentum.
Xxxxxxxxx, X. (2023). Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Avain.
Hirsjärvi, S., Remes, P. & Xxxxxxxxx, P. (2009). Tutki ja kirjoita. Kustannusosake- yhtiö Tammi.
Hirvonen-Xxx, X. (2023). Contract Lifecycle Management as a Catalyst for Di- gitalization in the European Union. Teoksessa Xxxxxxxx, D., Kerikmäe, T. & Ha- muľák, O. (toim.) Digital Development of the European Union An Interdiscipli- nary Perspective. Springer Nature Switzerland AG.
Xxxxx, X. (16.11.2023). Henkilökohtainen keskustelu Satakunnan hyvinvointi- alueen hankintapäällikön Xxxx Xxxxxx kanssa.
Xxxxxx, X. (2022). Tehokkaan hankinnan työkalut. BoD-Books on Demand.
Xxxxxxx, X., Xxxxxx, X., Xxxxxxxx, X. & Xxxxxxxx, X. (2022). Xxxxx xxxxxxx –Käy- tännön opas yrityksen riskienhallintaan. FINVA Finanssikoulutus.
Xxxxxxxx, X. & Pajunen-Xxxxxxx, X. (2015). Hankintojen johtaminen –Ostami- sesta toimittajamarkkinoiden hallintaan. Tietosanoma.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023a). Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö, hyväksytty aluevaltuusto 8.3.2022, päivitetty viimeksi 4.4.2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx/
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023b). Laatu- ja omavalvontaohjelma, Itä- Uudenmaan hyvinvointialue, hyväksytty aluehallituksessa 20.6.2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxx-xx- laatu/omavalvonta/
Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta, JHS-jaosto. (2015). Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, JIT 2015. Haettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xx-xxxx/xxx-xxxxxxxxxxx/xxx-000-xxx- kisen-hallinnon-it-hankintojen-yleiset-sopimusehdot-jit-2015-huom-vanhentu- neet
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö. (2023). EU-kynnysarvot muuttuvat 1.1.2024. Haettu 28.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx- taista/2023/eu-kynnysarvot-muuttuvat-112024
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö. (n.d.). Hankintamenettely. Haettu 1.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx- menettely
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö. (n.d.). Sote-hankinta. Haettu 7.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxxxxx
Xxxxxxx, X., Xxxxxxxxxxx, M., Xxxxxxx, X., Xxxxxx, P. & Xxxxxx, X. (2023). Yrityksen riskienhallinta. Aalto University Executive Education Oy.
Xxxxx, X. (2022). Lakiklinikka: Xxxxxxxx hankinta leasingillä. Kuntalehti 2/2022. xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/
Kainuun hyvinvointialue. (2022). Kainuun hyvinvointialue, hallintosääntö, hy- väksytty aluevaltuustossa 15.3.2022. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xx- xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx
Kanta-Hämeen hyvinvointialue. (2023). Kanta-Hämeen hyvinvointialueen hal- lintosääntö, voimaan 6.9.2023. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx- xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx
Kanta-Hämeen hyvinvointialue. (n.d.). Kanta-Hämeen hyvinvointialueen pal- velustrategia, versio 2. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxx- tegia-ja-arvot
Xxxxxxxxxx, X. & Xxxxxxxx, X. (2017). Julkiset hankinnat yrityksille käytännön- läheisesti. Kauppakamari.
Kauppalaki 355/1987 muutoksineen. Haettu 26.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxxx, X. (2023). Mitä on tietosuoja? Xxxx Xxxxxx.
Xxxxxxxx, X. & Väätänen, U. (2016). Empiirinen oikeustutkimus - mitä ja mil- loin? Teoksessa Xxxxxxxxx, X. (toim.) Oikeustieteellinen opinnäyte - artikkeleita oikeustieteellisten opinnäytteiden vaatimuksista, metodista ja arvostelusta. Edita Publishing Oy
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2023a). 4.9.2023 Tiedote, Keski-Pohjan- maan hyvinvointialue liittyy Pohjois-Suomen yhteiseen logistiikkayhtiöön. Ha- ettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/0000/00/00/xxxxx-xxxxxxxxxx-xx- vinvointialue-liittyy-pohjois-suomen-yhteiseen-logistiikkayhtioon/
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2023b). Osavuosikatsaus: tammi-kesä- kuu 2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xx-xx- lous/
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022a). Keski-Pohjanmaan hyvinvointi- alueen hallintosääntö, hyväksytty 7.3.2022, voimaantulo 8.3.2022. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxx/
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022b). Hankintasääntö, hyväksytty 5.12.2022. Haettu 18.2.2024 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxx/
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue. (n. d.). Hankintapalvelut. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/
Keski-Suomen hyvinvointialue. (2023a). Uutinen 7.2.2023, Aluevaltuustossa muun muassa sopimusten hallinnan periaatteet ja Kukkulan alueen kiinteistö- sopimuksen täsmentäminen. Haettu 4.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxx- hallinnan-periaatteet-ja-kukkulan-alueen
Keski-Suomen hyvinvointialue. (2023b). Keski-Suomen hyvinvointialueen hal- lintosääntö Hyväksytty aluevaltuustossa 9.5.2023 Voimaantulopäivä 17.5.2023. Haettu 4.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx- alue/paatoksenteko/hallintosaanto
Keski-Suomen hyvinvointialue. (2023c). Uutinen 6.6.2023 Aluehallituksen kä- sittelyssä Jämsän Terveys Oy:n palvelusopimus ja talousasiaa. Haettu 4.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx- lyssa-jamsan-terveys-oyn-palvelusopimus-ja-talousasiaa
Keski-Suomen hyvinvointialue. (2023d). Uutinen 24.1.2023 Järjestöille toi- minta-avustuksina 894 000 euroa. Haettu 4.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-000-000-xxxxx
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023a). Hankinnat. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx/
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023b). Keski-Uudenmaan hyvinvointialu- een hankintakalenteri 2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxx- xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx/
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023c). Keski-Uudenmaan hyvinvointialu- een hallintosääntö, voimassa 20.6.2023 lukien. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx- teko/sopimukset-saannot-hyvinvointialue/
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä. (2021). Keski-Uudenmaan sote-kunta- yhtymä hankintapalvelut hankintaohje, voimaan 12.1.2021. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxxxxxx- 22.12.2020.pdf
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä. (2019). Keski-Uudenmaan sote-kunta- yhtymä hankintastrategia, hyväksytty yhtymävaltuusto 7.3.2019. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xx-xxx- tent/uploads/2021/11/Hankintastrategia.pdf
KHO 25.6.2019/83. xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx- set/1561024648531.html
Kilpailu- ja kuluttajavirasto. (2021). Tiedote 15.1.2021, KKV antoi Salon kau- pungille huomautuksen hankintalain noudattamatta jättämisestä. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxx-xxxxx-xx- lon-kaupungille-huomautuksen-hankintalain-noudattamatta-jattamisesta/
Kilpailu- ja kuluttajavirasto. (2019). Harmaa talous ja hankinnat. Haettu 28.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxx/0/0000/00/xxxxxx-xx- lous-ja-hankinnat-2019.pdf
Kilpailulaki 984/2011 muutoksineen. Haettu 2.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxxx, X. & Xxxxxx, X. (2023). Tekoäly 123 Matkaopas tulevaisuuteen. Do- cendo.
Xxxxxx, X., Xxxxxxxxx, X., Xxxxxx, X. & Xxxx, X. (2017). Julkiset hankinnat –
käsikirja. Edita.
Korkolaki 633/1982 muutoksineen. Haettu 26.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Korpisaari, P., Xxxxxxxx, O. & Warma-Xxxxxxxx, X. (2022). Tietosuoja. Xxxx Xxxxxx.
Krakau. T. & Xxxxxxxxxx, S. (2020). Tietopyynnöt ja henkilötietojen luovutta- minen. Xxxx Xxxxxx.
Kuntaliitto. (2008). Kone- ja kuljetuspalveluiden hankinnan yleiset ehdot, KE 2008. Haettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx- sut/2008/1266-kone-ja-kuljetuspalvelujen-hankinta-2008
Kuntaliitto, tekijät Xxxxxxxxxx J., Xxxxxx X. & Xxxxxxx X. (2022). Kuntien ja hy- vinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet – mallipohja. xxxxx://xxx.xxxxx- xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/0000/0000-xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx- ohjeet-mallipohja
Kuntaliitto, tekijät Xxxxxxxxxx J. & Xxxxxx X. (2022). Sopimushallinnan periaat- teet - mallipohja hyvinvointialueille. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx- sut/2022/2196-sopimushallinnan-periaatteet-mallipohja-hyvinvointialueille
Kymenlaakson hyvinvointialue. (2023a). Kymenlaakson hyvinvointialueen osavuosikatsaus 1-4 2023, 1.6.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xx- xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Kymenlaakson hyvinvointialue. (2023b). Kymenlaakson hyvinvointialueen osavuosikatsaus 1-7 2023, 6.9.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xx- xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Kymenlaakson hyvinvointialue. (2022). Kymenlaakson hyvinvointialueen ta- lousarvio 2023 ja taloussuunnitelma 2024-2025. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019, eli digipalvelulaki muu- toksineen. Haettu 26.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxx- tasa/2019/20190306
Laki hyvinvointialueesta 611/2021, eli hyvinvointialuelaki muutoksineen. Ha- ettu 6.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxx- tasa/2021/20210611#O4L13P120
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, eli tiedonhallintalaki muu- toksineen. Haettu 20.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxx- tasa/2019/20190906
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, eli hankin- talaki muutoksineen. Haettu 6.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx- xxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista 30/2013 muutoksineen. Haettu 19.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Laki pelastustoimen järjestämisestä 613/2021 muutoksineen. Haettu 26.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023. Ha- ettu 20.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxx/0000/00000000
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2021, eli järjestämislaki muutoksineen. Haettu 5.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxx- tasa/2021/20210612#L3P12
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023, eli sote-valvontalaki. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxx/0000/00000000
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käy- tettäessä 1233/2016, eli tilaajavastuulaki muutoksineen. Haettu 15.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista 617/2009 muutoksineen. Haettu 13.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx- xxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista 228/1929, eli oikeustoimilaki muutoksineen. Haettu 6.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxx- tasa/1929/19290228
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 muutoksineen. Haettu 15.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxx, M., Bamberg, X. & Xxxxxxx, X. (2007). Tapaustutkimuksen taito. Gau- deamus Helsinki University Press.
Xxxxxxxx, X. (2023). Compliance-ohjelman rakentaminen: Askeleet toimivaan ohjelmaan. Edita Publishing Oy.
Lapin hyvinvointialue. (2023a). Lapin hyvinvointialueen hallintosääntö, päivi- tetty 4.4.2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xx- ganisaatio
Lapin hyvinvointialue. (2023b). Osavuosikatsaus Q3 1.1.-30.9.2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx
Lapin hyvinvointialue. (2022a). Tilinpäätös ja toimintakertomus v. 2022. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx
Lapin hyvinvointialue. (2022b). Toiminta- ja taloussuunnitelma 2023–2025, ta- lousarvio 2023, aluehallitus 17.11.2022. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx
Leppänen, P., Xxxxxxxxxx, X. & Valli-Xxxxx, X. (2024). Hyvinvointialue -järjestä- minen, hallinto ja talous. Xxxx Xxxxxx.
Liikesalaisuuslaki 595/2018 muutoksineen. Haettu 19.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxx, X. (2007). Contract Management. Teoksessa Xxxxx X. X. Xxxxxx and Xxxxxxx X. Xxxxx (toim.) The Wiley Guide to Project Technology, Supply Chain & Procurement Management. Xxxx Xxxxx & Sons, Inc.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. (2023). Konsernihallinnon toimintaohje 06/2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxx- meista/paatoksenteko/saannot-ja-ohjeet#section-3040
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. (2022a). Länsi-Uudenmaan hyvinvointi- alue hallintosääntö, tarkistettu: aluevaltuusto 13.12.2022, voimassa 14.12.2022 alkaen. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxx- meista/paatoksenteko/saannot-ja-ohjeet
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. (2022b). Länsi-Uudenmaan hyvinvointi- alue hankintaohje, hyväksytty aluehallituksessa 12.12.2022. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx- teko/saannot-ja-ohjeet
Markkinaoikeus 1.11.2023/503. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- asiat/mao5032023.html#
Markkinaoikeus 10.1.2013/6. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- asiat/1377505173752.html#
Markkinaoikeus 15.5.2012/185. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- asiat/1377505181274.html
Markkinaoikeus 22.3.2012/101. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- asiat/1377505183789.html
Xxxxx, X. (2013). Qualitative Research in Business & Management. SAGE Publications Ltd.
Xxxxxxx, X. (2023). Hallinto-oikeus. Xxxx Xxxxxx. Xxxxxxx, X. (2020). Julkisuusperiaate. Xxxx Xxxxxx.
Xxxxxxxx, X. (2019). Sopimusmuutoksista johtuva uudelleenkilpailuttamisvel- voite taloudellisuusperiaatteen näkökulmasta tarkasteltuna. Kilpailuoikeudelli- nen vuosikirja 2019, asiantuntija-artikkeli. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/0000000000.xxx
Xxxxxxxx, X. (2016). Hyvä hankinta – parempi bisnes. Talentum Pro.
Nystén-Haarala, S. (2017). Ennakoivan sopimisen tutkimusmenetelmät. Laki- mies 7-8/2017 s. 1015-1035. xxxxx://xxx-xxxxxx-xx.xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx- mies/183840007.pdf
XxXxxxx, X. (2022). Supplier Relationship Management. Kogan Page Limited.
Oikeusrekisterikeskus. (2020). Hankintamenettelyote. Haettu 24.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- riote/hankintamenettelyote.html
Xxxxxxx, K., Xxxxxxxx, T. & Xxxxxxxxx, X. (2014). Kehittämistyön menetelmät, Uudenlaista osaamista liiketoimintaan. Sanoma Pro.
Xxxxxxxxx, X. & Vähämäki, M. (2020). Havainnointi organisaatiotutkimuk- sessa. Teoksessa A. Puusa & P. Juuti (toim.), Laadullisen tutkimuksen näkö- kulmat ja menetelmät. Gaudeamus Oy.
Xxxxxxx, X., Xxxxxxxx, M., Huikko, X. & Xxxxxx, X. (2022). Hankintojen kilpai- luttaminen ja sopimusehdot. Tietosanoma.
Xxxxxxxx, X. (2020). Yrittäjä, tilaatko työtä? Muista tilaajavastuu ja setvi sopi- muskumppanisi taustat, säilytä selvitykset. Taloustaito 3.11.2020. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxx- ja-setvi-sopimuskumppanisi-taustat-sailyta-selvitykset/#a712c3a9
Pirkanmaan hyvinvointialue. (2023). Aluehallitus, kokouspöytäkirja 9.1.2023. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xx-XX/Xxxxxxxxxxx/Xxxx- hallitus/Kokous_912023/Pirkanmaan_hyvinvointialueen_sopimushall(3357)
Pirkanmaan hyvinvointialue. (2023a). Pirkanmaan hyvinvointialueen sopimus- hallintaohje 9.1.2023. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xx- FI/Toimielimet/Aluehallitus/Kokous_912023/Pirkanmaan_hyvinvointialu- een_sopimushall(3357)
Pirkanmaan hyvinvointialue. (2023b). Pirkanmaan hyvinvointialueen hallinto- sääntö, voimassa 1.8.2023 alkaen. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxx/x/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-0-0-0000
Pirkanmaan hyvinvointialue. (2023c). Pirkanmaan hyvinvointialueen hankinta- ohje. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xx-XX/Xxxxxxxxxx- jat/Hankintajohtaja/Pirkanmaan_hyvinvointialueen_hankintaohj(4109)
Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022). Hallintosääntö, Pohjanmaan hyvinvointi- alue, valtuusto 28.11.2022 § 96, voimaantulo 1.1.2023, tekniset korjaukset tehty 31.3.2023, hallintojohtaja. Haettu 5.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxx- xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue. (2022a). Pohjois-Karjalan hyvinvointialue hallintosääntö. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx- tialue
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue. (2022b). Pohjois- Karjalan hyvinvointialueen omavalvontaohjelma, versio 1.0. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2023). Uutiset, Julkaistu 23.08.2023, Pohteen aluehallitus kokoontui Oulaskankaalla. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxx- kankaalla/
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022a). Pohjois-Pohjanmaan hyvin- vointialueen hallintosääntö, valtuusto 1.3.2022, valtuusto 19.12.2022 – muu- tokset voimaan 1.1.2023. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxx- toa-meista/hallinnon-keskeiset-asiakirjat/
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue. (2022b). Pohjois-Pohjanmaan hyvin- vointialueen hankintaohje, aluehallitus 26.9.2022. Haettu 10.11.2023 osoit- teesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx/
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue. (n.d.). Palvelujen hankinta, hallinta, oh- jaus ja valvonta. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxx- meista/organisaatio/palvelujen-jarjestaminen-ja-konsernipalvelut/palvelujen- hankinta-hallinta-ja-valvonta/
Pohjois-Savon hyvinvointialue. (2022a). Aluehallitus, pöytäkirja 29.12.2022/Pykälä 419, oheismateriaali Puitesopimus Sansia Oy ja Pohjois- Savon HVA_Ahall 29122022. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxx.xx- xxxxxxx.xxx/xxx/XXXXXXXX.XXX?xxxxxxxxxxxxxxxx&xxx000000-0
Pohjois-Savon hyvinvointialue. (2022b). Pohjois-Savon hyvinvointialueen si- säisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xx-xxxxxx
Pohjois-Savon hyvinvointialue. (2023a). Pohjois-Savon hyvinvointialueen hal- lintosääntö, voimaan 28.3.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxx- xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xx-xxxxxx
Pohjois-Savon hyvinvointialue. (2023b). Hankintaohje, Pohjois-Savon hyvin- vointialue, Hankinta- ja tukipalvelut 20.3.2023. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx
Pohjonen, M. (2017). Hankintalaki ja tilaajavastuulaki rakentamisessa. Raken- nustieto Oy.
Pohjonen, S. (toim.), Xxxxxx, X., Xxxxxxxx, X., Xxxxxxxxx, P., Lintumaa, S., Ny- gren, P., Nystén-Haarala, X., Rudanko, M. & Xxxxxxxx, X. (2002). Ennakoiva
sopiminen: Liiketoiminnan suunnittelu, toteuttaminen ja riskien hallinta. WSOY Lakitieto.
Xxxxx, X. & Julkunen, S. (2020). Uskottavuuden arviointi laadullisessa tutki- muksessa. Teoksessa A. Puusa & P. Juuti (toim.), Laadullisen tutkimuksen näkökulmat ja menetelmät. Gaudeamus Oy.
Päijät-Hämeen hyvinvointialue. (2023). Päijät-Hämeen hyvinvointialueen osa- vuosikatsaus 31.8.2023. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx- xxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxxxxxxxxx-XX_00000000.xxx
Rakennustieto. (2013). Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot, KSE 2013. Haettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/XX%0000- 11143
Rakennustieto. (1998). Rakennusurakan yleiset sopimusehdot, YSE 1998. Haettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxx/xx- 16-10660-rakennusurakan-yleiset-sopimusehdot-yse-1998/2742433
Ratsula, N. (2016). Compliance, eettinen ja vastuullinen liiketoiminta. Alma Ta- lent. xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx.xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx/XXXXXXXXXX
Rikosrekisterilaki 770/1993 muutoksineen. Haettu 24.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Sansia Oy. (n.d.). Omistajat. Haettu 3.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx- xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx
Satakunnan hyvinvointialue. (2024). Hankintojen periaatteet asiakirja. Haettu 17.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xx-XX/Xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/Xx- kous_1612024/Hankintojen_periaatteiden_hyvaksyminen_n(22)
Satakunnan hyvinvointialue. (7.12.2023). Konsernipalveluluiden toimialue, toi- mintasääntö. Haettu 14.2.2024 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx- xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/
Satakunnan hyvinvointialue. (2023). Satakunnan hyvinvointialue: Tietoa meistä. Haettu 11.8.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx- toa-meista/
Satakunnan hyvinvointialue. (2022a). Aluehallituksen pöytäkirjanote 10.10.2022 /249 §.
Satakunnan hyvinvointialue. (20.12.2022). Hallintosääntö. xxxxx://xxxxxxx- xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/
Satakunnan hyvinvointialue. (2022b). Hankinta- ja sopimusohje. xxxxx://xxxx- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/
Satakunnan hyvinvointialue. (2022c). Omavalvontaohjelma, Sosiaali- ja ter- veydenhuolto. xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxx- suunnitelmat/
Xxxxxxx, X. (2023). Liiketalous- ja yhteiskuntatieteen tutkimusstrategiat ja me- netelmät. BoD – Books on Demand.
Sosiaali- ja terveysministeriö. (2023). Sosiaali- ja terveydenhuollon valvonta- lain soveltamisohje. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xx/xxxx- ments/1271139/1365571/Sote-valvontalain+soveltamisohje.pdf/90ebc10a- 8a10-3bb4-423e-d2cb1259c4b0/Sote-valvontalain+soveltamis- ohje.pdf?t=1701349668622
Sosiaali- ja terveysministeriö. (2019). Sopimusperusteinen varautuminen, ohje sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille. xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxx- xxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxx/00000/000000/XXX_0_0000_Xxxxxxxxxxxxxxx- nen%20varautuminen%20sosiaali-%20ja%20terveydenhuollossa.pdf?se- quence=1&isAllowed=y
Xxxxxxxxx, X. (2013). Doing Qualitative Research. SAGE Publications Ltd.
Suomen perustuslaki, eli perustuslaki 731/1999 muutoksineen. Haettu 17.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Xxxxxxxxx, X. (2021). Ulkoisten resurssien johtaminen. Tietosanoma.
Xxxxxxx, X. (2018). Ulkoistetun palvelutuotannon riskien johtaminen. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/00000.xxx
Tervia Osuuskunta. (2023). Tervia Logistiikka Oy. Haettu 10.11.2023 osoit- teesta xxxxx://xxxxxx.xx/
Tietosuojalaki 1050/2018 muutoksineen. Haettu 16.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Tietosuojavaltuutetun toimisto. (n.d.). Tietosuoja. Haettu 25.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx
Xxxxx, X. (2009). Sopimushallinta ja pitkäkestoiset liikesopimukset. Defensor Legis N:o 1 /2009 s. 112-127. xxxxx://xxx-xxxxxx-xx.xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxx- sor_legis/59320006.pdf
Tilastokeskus. (n.d.). Tietoa tilastoista, käsitteet. Haettu 13.4.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/xxx/xxxxx.xxxx
Tutkimuseettinen neuvottelukunta. (2023). Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa. xxxxx://xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xx- les/2023-03/HTK-ohje_2023.pdf
Työ- ja elinkeinoministeriö. (n.d.) EU- ja kansalliset kynnysarvot. Haettu 6.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xx/xx-xx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx
Työ- ja elinkeinoministeriö. (2022). Tiedote 25.8.2022, Hallitus esittää: julki- sista hankinnoista vastuullisempia ja laadukkaampia. Haettu 15.10.2023 osoit- teesta xxxxx://xxx.xx/-/xxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx- ja-laadukkaampia
Työ- ja elinkeinoministeriö. (2017). Uuden hankintalainsäädännön velvoitteet rikosrekisteriotteiden selvittämisestä. xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx- dle/10024/79882
Valtioneuvosto. (2020). Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020. xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00000/000000
Valtiovarainministeriö. (2023a). Julkisten hankintojen käsikirja 2023, Valtiova- rainministeriön julkaisuja 2023:60. Haettu 15.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxx- xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxx/00000/000000/XX_0000_00.xxx
Valtiovarainministeriö. (2023b). Selvitys julkisen hankintojen säästökeinoista. Haettu 1.12.2023 osoitteesta xxxxx://xx.xx/xxxxxxxxx/00000/000000000/Xxx- vitys+julkisen+hankintojen+s%C3%A4%C3%A4st%C3%B6kei- noista.pdf/392c82c8-c382-d667-d96b-f78f234abef8/Selvitys+julkisen+hankin- tojen+s%C3%A4%C3%A4st%C3%B6keinoista.pdf?t=1678084096339
Valtiovarainministeriö. (2023c). Suositus tietoturvallisuudesta hankinnoissa. Haettu 10.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx- dle/10024/165075
Valtiovarainministeriö. (2023d). Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toi- menpiteistä säilytysajan päätyttyä. Haettu 22.12.2023 osoitteesta xxxxx://xxx- xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00000/000000
Valtiovarainministeriö. (2022a). Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE 2014 Palvelut, huhtikuun 2022 päivitysversio. Ha- ettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx- dle/10024/163990
Valtiovarainministeriö. (2022b). Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot ta- varahankinnoissa JYSE 2014 Tavarat, huhtikuun 2022 päivitysversio. Haettu 22.9.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/00000/000000
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue. (2023). Vantaan ja Keravan hyvinvointi- alueen hallintosääntö, astunut voimaan 23.10.2023 lukien. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue. (n.d.). Vantaan ja Keravan hyvinvointialu- een hankintaohje. Haettu 10.11.2023 osoitteesta xxxxx://xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx- teiset-asiakirjat
Varsinais-Suomen hyvinvointialue. (2022). Varsinais-Suomen hyvinvointialu- een hallintosääntö 14.12.2022 (voimassa 1.1.2023 alkaen). Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx- ja-hallinto/saannot-ohjeet-ja-toimivallan-siirrot
Varsinais-Suomen hyvinvointialue. (2023). Varsinais-Suomen hyvinvointialu- een ja hyvinvointialuekonsernin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perus- teet. Haettu 27.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxx- toksenteko-ja-hallinto/saannot-ohjeet-ja-toimivallan-siirrot
Vastuu Group. (n.d.). Haettu 6.10.2023 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx- xxxxx.xx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx#xxxxxxxx
Xxxxxx, X. (2021). Näin onnistut opinnäytetyössä. PS-Kustannus. Xxxxxxxxxxx, X. (2023). Digitaalisten palvelujen sääntely. Xxxx Xxxxxx.
Xxxxxxxxxxx, X. & Xxxxxx, X. (2023). Julkisten hankintojen sääntely. Kauppaka- mari.
Xxxxxxxxxxx, X. (2019). Oikeus tietoon: informaatio-oikeuden perusteet. Edita Publishing Oy.
Xxxxx, X. X. x. (2010). Purchasing & supply chain management: analysis, stra- tegy, planning and practice. Cengage Learning.
Xxxxxxxxx, X. (n. d.) Hyvän hallinnon periaatteet pitävät vaikka toimintaympä- ristö muuttuu. Valtiontalouden tarkastusvirasto. Haettu 7.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx- toimintaymparisto-muuttuu/
Yleissopimus kansainvälistä tavaran kauppaa koskevista sopimuksista 50/1988 muutoksineen. Haettu 2.1.2024 osoitteesta xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xx- pimukset/sopsteksti/1988/19880050/19880050_2