PALTAMON KUNTA TARJOUSPYYNTÖ

PALTAMON KUNTA TARJOUSPYYNTÖ

Tekniset palvelut / Tilapalvelut

22.10.2018

ATERIAKULJETUKSET

Pyydämme tarjoustanne Korpitien keittiön ateriakuljetuksista ajalle 1.1 – 31.12.2019. Paltamon kunta / tilapalvelut varaa mahdollisuuden (optio) jatkaa sopimuskautta ajalle 1.1 – 31.12.2020.

Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Cloudia‐Kilpailutusjärjestelmässä, HILMA:ssa sekä Paltamon kunnan kotisivuilla osoitteessa xxx.xxxxxxx.xx.

Hankinnassa toteutettava hankintamenettely on avoin ja hankintasopimus tehdään Paltamon kunnan teknisten palveluiden kanssa. Tarjous on tehtävä tarjouspyyntöasiakirjalomakkeella.

HANKINNAN KUVAUS

Tarjouspyyntö koskee ateriakuljetusten hoitamista Paltamon kunnan alueella arkipäivisin sekä tarvittaessa juhlapyhinä. Yksityiskohtaisemmat reittitiedot ovat liitteessä 1.

Tarjouspyyntö on tehty tällä hetkellä tiedossa olevien kuljetustarpeiden mukaisesti. Kotipalveluateriat on pakattu yksittäisiin ateriapakkauksiin sekä muut kuljetettavat ateriat lämpökuljetusastioihin eli ns. mustiin laatikkoihin sekä muihin laatikkoihin.

Reittien lähtö‐ ja päätepiste on sopimuskauden alkaessa Korpitien keittiö (Lampitie 2, 88300 Paltamo).

Muut ehdot

Paltamon kunnan tilapalvelut pidättää itsellään oikeuden muuttaa tai lisätä reittejä, reitin osia tai toimituspisteitä tarpeen mukaan, mikäli toiminta muuttuu sopimuskauden aikana. Vähimmäiskuljetusmäärille ei anneta takuuta.

Kesä ja muut koululaisten loma‐ajat voivat tuoda muutoksia kuljetuksiin. Muutoksista sovitaan etukäteen.

Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli sopimuskumppani muuttaa kuljetuksen laatua, hintoja tai toimii sopimuksen ehtojen vastaisesti. Irtisanomisaika on kolme

(3) kuukautta.

Tilaajalla on oikeus saada tietoa sopimuskumppanin käyttämistä alihankkijoista sopimuskauden aikana. Vastuu kuljetusten asianmukaisesta hoitamisesta on myös alihankkijan osalta valitulla kuljetuspalveluyrityksellä.

Ilmoitus‐ ja hankintamenettely

Hankinnassa käytetään avointa hankintamenettelyä ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on ilmoitettu Cloudia‐Kilpailutusjärjestelmässä sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava HILMA:ssa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ) 23.10.2018 alkaen.

Xxxxxxxxxx laatiminen

Tarjous on laadittava suomen kielellä ja sen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot:

‐ tarjoajan yleisesittely ja yhteystiedot

‐ tarjouksen voimassaolo, päiväys, allekirjoitus ja lisätietojen antajat

‐ muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset ja todistukset

Hankinta on tilaajavastuulain alainen ja tarjoukseen tulee liittää tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset (tilaajavastuulaki 5 §):

1) selvitys verottajan rekistereihin kuulumisesta

2) kaupparekisteriote

3) veronmaksutiedot

4) eläkevakuuttaminen

5) työehtosopimus/ keskeiset työehdot

6) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä

Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna.

Xxxxxxxxxx käsittely, kelpoisuuden arviointi ja vertailu

Tarjouksen on oltava tarjouspyynnön vaatimusten mukainen ja sen tulee sisältää kaikki pyydetyt tiedot pyydetyssä muodossa. Tarjous otetaan huomioon vain, mikäli se vastaa tarjouspyyntöä. Määräaikana saapunut tarjous avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta huomioon.

Tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukainen poissulkemisperuste.

Tarjoaja vastaa siitä, että on tarjousta jättäessään selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen.

Hinnat Hinta on ilmoitettava arvonlisäverottomana (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava liitteenä olevalla hintalomakkeella. Hintojen tulee olla voimassa sitovasti 31.12.2018 saakka. Osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoushintoihin tulee sisältyä sekä aterioiden vienti että astioiden sekä kuljetuslaatikoiden palautus kohteittain (tarkempi kuvaus liitteessä 1).

Kuljettajalla on tarvittaessa avustettava asiakkaita ateriapakkausten avaamisessa.

Maksuehto Vähintään 14 päivää hyväksytystä laskun vastaanotosta.

Laskutus Laskutus tehdään tilaajalle kerran kuukaudessa. Laskutuslisiä emme hyväksy.

Hankinnan edellytyksiä

Tarjoaja sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen liikennöinnin näiden tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tarkemmat aikataulut ja kuljetusreitit laaditaan yhdessä kuljetuksen järjestäjän ja tilaajan kesken. Jos liikennöitsijä haluaa hoitaa kuljetuksia useammalla ajoneuvolla, ajot jaetaan liitteen 1 mukaisesti reiteittäin.

Ruokakuljetuksiin kohdistuvat erityisvaatimukset:

- käytettävä kuljetuskalusto tulee olla elintarvikekuljetuksiin soveltuva

- ko. kuljetuksiin soveltuu esim. pakettiauto, koska kuljetettavien laatikoiden määrä vaihtelee

- tarjoajan on viimeistään ennen sopimuskauden alkamista osoitettava luotettava selvitys (terveystarkastajalta) kaluston soveltuvuudesta elintarvikkeiden kuljettamiseen (terveydensuojelulain 12 §:n mukainen ilmoitus) sekä kuljetusten hyväksytty omavalvontasuunnitelma

- tarjoajan on viimeistään ennen sopimuskauden alkamista osoitettava sekä sopimuskauden aikana henkilöiden vaihtuessa huolehdittava, että kuljetuksia suorittavilla henkilöillä on hygieniapassi

- kuljetuksissa tulee noudattaa elintarvikekuljetuksista annettuja määräyksiä eikä ruokien kuljetusajat saa ylittää annettuja ohjearvoja

- ateriapakkaukset ja laatikot palautetaan keittiölle kohdekuvauksessa mainittuna aikana

- kuljetuspalveluiden järjestäjä pitää päivittäistä kirjanpitoa asiakkaille toimitetuista aterioista ja toimittaa kuukauden lopussa niistä yhteenvedon tuotantokeittiölle

Palvelun tuottaja on vastuussa käyttöönsä saamista avaimista. Katoamistilanteessa palveluntuottaja on velvollinen vastaamaan kaikista aiheutuvista kuluista.

Kotihoitoateria‐asiakkaiden avaimet kuljettaja saa kotihoidon toimistosta kuittausta vastaan ja ne palautetaan samaan paikkaan ateriatoimitusten päättyessä.

Palveluntuottaja vastaa siitä, että kuljettajiksi sekä heidän varahenkilöikseen valitaan ammattitaitoisia, asiakaspalvelutyöhön soveltuvia, ystävällisiä ja suomen kieltä puhuvia henkilöitä. Kuljettajilta edellytetään jatkuvuutta. Kotihoitoateria‐asiakkaiden yleiskunnon huomioiminen tulee tehdä jokaisen asiakaskäynnin yhteydessä.

Asiakasta avustetaan tarpeen mukaan avaamaan kotelo ja ateriapakkaus. Jos asiakkaan tilassa huomataan muutoksia, niin kuljettaja ottaa heti yhteyttä kotihoitoon ja kertoo tilanteesta. Kuljettajat ovat vaitiolovelvollisia.

Palveluntuottaja vastaa laatikoiden kuormaamisesta ajoneuvoon ja purkamisesta ajoneuvosta tilaajan soittamassa paikassa/osoittamaan paikkaan ja aikaan.

Palveluntuottaja huolehtii, että kuljetukset toimivat sovittuina aikoina.

Kuljetettavien ateriamäärien muuttuessa oleellisesti on tilaajalla oikeus järjestää kuljetukset parhaaksi katsomallaan tavalla. Xxxxxxx pidättää itsellään oikeuden muuttaa kuljetuskäytäntöjä myös keittiön työprosessien kehittämisen myötä.

Tarjoajan tulee huomioida, että Paltamon kunnalla ja Kainuun sote‐kuntayhtymällä on yhteistyösopimus ateriapalveluiden tuottamisesta, ja se on voimassa toistaiseksi. Kainuun sote‐kuntayhtymä voi irtisanoa sopimuksen ja näin ollen Paltamon kunta pidättää itsellään oikeuden irtisanoa ateriakuljetussopimus päättymään mahdollisen irtisanomisen aikataulussa.

Valintaperuste

Valintaperusteena on tarjottu halvin hinta.

Hankintapäätös ja sopimus

Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä.

Hankintapäätös annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014.

Asiakirjojen täydentäminen ja tarkistukset

Tarjouksen pyytäjä voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja.

Sopimusasiakirjojen järjestys

Hankintasopimus Hankintapäätös

Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014) Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö liitteineen

Lisätiedot ja kysymykset

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava 9.11.2018 mennessä sähköpostiin xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx. Viestin otsikoksi ”Paltamon kunnan ateriakuljetukset”.

Tarjouksen voimassaolo ja jättäminen

Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2018 saakka.

Tarjous pyydetään toimittamaan viimeistään 16.11.2018 klo 12.00 mennessä osoitteeseen:

Paltamon kunta, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxx. Kuoreen tunnus ”Ateriakuljetukset”.

Tarjouksen voi jättää myös sähköisesti Cloudia‐Kilpailutusjärjestelmän kautta 16.11.2018 klo 12.00 mennessä.

Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina.

Lisätietoja antaa ruoka‐ ja siivouspalveluesimies Xxx Xxxxxxxxxx, p. 044 2885503 tai xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.

Paltamossa 22.10.2018

Paltamon kunta Tekniset palvelut

Liitteet: Ateriakuljetusreitit, liite 1

Tarjouslomake, liite 2

Sektorikartta, liite 3