HANKINTASOPIMUS: VESIHUOLTOLAITOSTEN INTERNET-KÄYTTÖISEN RISKINHALLINTAOHJELMISTON HANKINTA
STM/309/2018
Sopimus xxxxx
(Hantista, vain 63 mom xxxx.)
HANKINTASOPIMUS: VESIHUOLTOLAITOSTEN INTERNET-KÄYTTÖISEN RISKINHALLINTAOHJELMISTON HANKINTA
1. SOPIJAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT
Tilaaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) (jäljempänä ”Tilaaja”) PL33, 00023 Valtioneuvosto
Y-tunnus: 0244685-8
Xxxxxxxx yhteyshenkilö sisältöasioissa yhteystietoineen:
Tilaajan yhteyshenkilö teknisissä sopimus- ja laskutusasioissa yhteystietoineen:
Palveluntuottaja
Xxxx (jäljempänä ”Palveluntuottaja”) Osoite:
Y-tunnus:
Palveluntuottajan yhteyshenkilö sisältöasioissa yhteystietoineen:
Palveluntuottajan yhteyshenkilö teknisissä sopimus- ja laskutusasioissa yhteystietoineen: Molemmat jäljempänä myös ”Sopijapuoli tai Sopijapuolet”
2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT
Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, tähän Sopimukseen sovelletaan JIT 2015 –ehtoja.
3. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITE
Talousveden laatua uhkaavien riskien sekä jäteveden käsittelyn ja viemäröinnin ympäristöriskien hallin- taan kehitettiin vuosina 2012–2015 sosiaali- ja terveysministeriön ja ympäristöministeriön johdolla valta- kunnalliset WSP (Water Safety Plan) ja SSP (Sanitation Safety Plan)-työkalut, jotka julkaistiin vuoden 2015 lopussa verkkopohjaisena, ilmaisena sovelluksena kaikkien Suomen vesihuoltolaitosten ja heidän sidosryhmiensä käyttöön.
WSP- ja SSP-riskienhallintajärjestelmiä on vuoden 2016 ja kuluneen vuoden 2017 aikana laadittu lukui- sille vesilaitoksille Suomessa. Vuoden 2017 lopussa sovelluksella oli 846 käyttäjää. WSP- riskienhallintajärjestelmän laatiminen on laitoksille lakisääteinen velvollisuus ihmisten käyttöön tarkoite- tun veden laadusta annetun direktiivin 98/83/EY liitteiden II ja III muuttamisesta annetun komission di- rektiivin (EU) 2015/1787, terveydensuojelulain (763/1994) ja talousveden laatuvaatimuksista ja valvonta- tutkimuksista annetun sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (1352/2015) nojalla. Jätevedenpuhdistus-
Xxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxx
PL 33,
00023 VALTIONEUVOSTO
Puhelin 0295 16001
Telekopio (00) 0000 000
e-mail: xxxxxxxx@xxx.xx xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
laitoksilta edellytetään toiminnan riskinarviointia ja riskienhallintaa ympäristönsuojelulain (527/2014) no- jalla myönnettävän ympäristöluvan käsittelyn yhteydessä.
Hankinnan tavoitteena on varmistaa jo tehtyjen WSP- ja SSP-riskienhallintajärjestelmien jatkuvuus ja ke- hittäminen sekä uusien riskienhallintajärjestelmien laatiminen internet-käyttöisen ohjelmistosovelluksen avulla.
4. SOPIMUKSEN KOHDE
Sopimuksen kohteena on 19.1.2018 päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan pp.kk.2018
päivätyn tarjouksen mukaisen Vesihuoltolaitosten internet-käyttöisen riskinhallintaohjelmiston hankinta - palvelun (jäljempänä ”Palvelun”) hankinta. Palveluun kuuluvat seuraavat tehtävät seuraavin aikatauluin:
Tilaajan internet-käyttöisen riskienhallintasovelluksen hankinta. Sovelluksen tarkoituksena on mahdollis- taa talousvettä toimittavien laitosten sekä jäteveden puhdistuslaitosten riskienhallintajärjestelmien (jat- kossa WSP talousvettä toimittavien laitosten ja SSP jäteveden puhdistuslaitosten osalta) laatiminen ja jo olemassa olevien WSP- ja SSP-järjestelmien ylläpito ja jatkuva kehittäminen.
Ohjelmiston laatiminen perustuu sosiaali- ja terveysministeriön omistuksessa olevan WSP- ja SSP- sisältöaineiston käyttöön. Sisältöaineiston perusteella vesihuoltolaitokset laativat sovellusta avuksi käyt- tämällä Maailman terveysjärjestön (WHO, World Health Organization) WSP-mallin mukaiset laitosten prosessikuvaukset ja riskienhallintajärjestelmät talousvettä toimittaville laitoksille ja SSP-mallin mukaiset riskienhallintajärjestelmät jätevedenpuhdistamoille. Ohjelmistoon sisällytetään luettelo Suomessa ylläpi- dettävistä tietokannoista ja muista lähdeaineistoista, joiden sisältämän tietoaineiston avulla vesihuoltolai- tokset ja viranomaiset voivat laatia riskienhallintajärjestelmänsä.
Sopimus on ensin voimassa vuoden määräaikaisena, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa oleva- na, jolloin sovelluksen ylläpitäminen on jatkuvaa toimintaa koko sopimuksen voimassaolon ajan.
Palveluna toimitettavalla sovelluksella tulee olla seuraavat ominaisuudet:
• Sovelluksen tulee olla internet-käyttöinen yleisimmillä www-selaimilla (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox).
• Sovelluksen tulee täyttää WSP- ja SSP-mallien keskeisen sisällön eri osa-alueisiin (prosesseihin) jao- teltuna. Keskeisellä sisällöllä tarkoitetaan WSP:n osalta teoksen Guidelines for Drinking Water Qua- lity (WHO, 2011) luvun 4 kuvassa 4.1 esitettyä ja SSP:n osalta teoksessa Safe Use of Wastewater, Excreta and Greywater (WHO ja UNEP, 2006) luvun 2 kuvassa 2.2 esitettyä riskinhallintajärjestel- mää.
• Ohjelmiston on perustuttava sosiaali- ja terveysministeriön omistuksessa olevan WSP- ja SSP- sisältöaineiston käyttöön. Sisältöaineiston perusteella vesihuoltolaitosten on sovellusta käyttämällä voitava laatia Maailman terveysjärjestön (WHO, World Health Organization) WSP-mallin mukaiset laitosten prosessikuvaukset ja riskienhallintajärjestelmät talousvettä toimittaville laitoksille ja SSP- mallin mukaiset riskienhallintajärjestelmät jätevedenpuhdistamoille. Ohjelmistoon on sisällyttävä lu- ettelo Suomessa ylläpidettävistä tietokannoista ja muista lähdeaineistoista, joiden sisältämän tietoai- neiston avulla vesihuoltolaitokset ja viranomaiset voivat laatia riskienhallintajärjestelmänsä.
• Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen ja sen on ohjattava käyttäjiä riskienhallintajärjestelmien laa- timisessa ja niiden auditoinnissa seuraavissa julkaisuissa kuvatulla tavalla:
o Guidelines for Drinking-water Quality. 4th Edition. World Health Organization, 2011, luku 4, sivut 45-76. (ISBN 978 92 4 154815 1),
o Water Safety Plan Manual. Step-by-step risk management for drinking-water suppliers. World Health Organization and International Water Association, 2009 (ISBN 978 92 4 156263 8).
o A Practical Guide to Auditing Water Safety Plans. World Health Organization and Interna- tional Water Association, 2015 (ISBN 978 92 4 150952 7).
o WHO Guidelines for the Safe Use of Wastewater, Excreta and Greywater. Vol. I. Policy and Regulatory Aspects. World Health Organization and United Nations Environment Programme, 2006, luku 2, sivut 19-34 (ISBN 92 4 154686 7).
o Sanitation Safety Planning. Manual for Safe Use and Disposal of Wastewater, Greywater and Excreta. World Health Organization, 2016 (ISBN 978 92 4 154924 0).
o Talousveden turvallisuussuunnitelma. Loppuraportti. Sosiaali- ja terveysministeriö, loppura- portteja ja muistioita 2015:27 (ISBN 978 952 00 3590 7).
• Ohjelmiston avulla on pystyttävä jaottelemaan tunnistetut riskit, niiden hallintakeinot ja hallintakei- nojen seurantamenetelmät yllä mainittujen julkaisujen mukaisiin koko vedentuotantoketjun ja jäteve- den puhdistamisen osa-alueisiin.
• Talousveden laadun sekä jäteveden puhdistamisen ja viemäröinnin riskienhallintajärjestelmien lisäksi sovellusta on pystyttävä laajentamaan myös muiden vesihuollon osa-alueiden riskienhallintajärjes- telmiin. Tällaisia ovat esimerkiksi:
o Vesihuollon toimitusvarmuuteen liittyvät riskienhallintajärjestelmät siinä laajuudessa kuin ve- sihuoltolain (119/2001) täytäntöönpanon kannalta on tarkoituksenmukaista;
o Kiinteistöjen vesihuoltoon ja talousveden laatuun liittyvät riskinhallintajärjestelmät siinä laa- juudessa kuin WHO:n julkaisussa Water Safety in Buildings (WHO, 2011; ISBN 978 92 4 154810 6) esitetään.
• Riskinarvioinnissa sovelluksen on käytettävä edellä mainitussa sosiaali- ja terveysministeriön julkai- sussa 2015:27 esitettyä riskimatriisia.
• Sovelluksella on pystyttävä tuottamaan seuraavat riskienhallinnan asiakirjat, joita edellytetään talous- veden laatuvaatimuksista ja valvontatutkimuksista annetun sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (1352/2015) 7 a §:ssä:
o Luettelo vesihuoltolaitoksen riskeistä riskien suuruusjärjestyksessä;
o Luettelo vesihuoltolaitoksen riskeistä eri vedentuotantoketjun osa-alueilla;
o Toimenpideohjelma riskien hallitsemiseksi;
o Toimenpideohjelman mukaisten menetelmien toimivuuden seurantaohjelma;
o Riskinhallintajärjestelmän auditointiraportit.
• Sovelluksen tulee olla käytettävissä kohtuullisen ajan kuluttua hankintasopimuksen allekirjoittamises- ta alkaen.
• Olemassa olevalla sosiaali- ja terveysministeriön ylläpitämällä riskienhallintajärjestelmällä laadittujen ja keskeneräisten laitosten riskienhallintajärjestelmien on siirryttävä hankittavaan järjestelmään koh- tuullisessa ajassa hankinnan perusteella tehtävän sopimuksen allekirjoittamishetkestä.
• Sovelluksen pääsynhallinnassa on järjestettävä vahva tunnistautuminen.
• Sovellukselle on tarjottava käyttäjätuki.
• Sovelluksen tietoturvan on vastattava perustason tietoturvaa.
• Sovellus on toteutettava sekä suomen- että ruotsinkielisenä.
• Sovelluksen tuotantokäytön lisäksi sovelluksesta tulee olla tarjolla erillinen koulutusversio tai koulu- tusohjelmisto. Koulutusympäristöä tai koulutusohjelmistoa ei saa toteuttaa esimerkiksi käyttäjätun- nusten tasolla, vaan järjestelmän erillisyys tulee voida osoittaa. Koulutusohjelmiston käyttäjähallinta voidaan toteutetaan yksinkertaisella tunnistautumisella.
5. SOPIMUKSEN HALLINNOINTI
Tämän Sopimuksen Sopijapuolet kokoontuvat kahdesti vuodessa Sopimuksen seurantaa ja ohjausta var- ten. Kokoontumisajasta ja paikasta sovitaan tarkemmin Sopijapuolten välillä vuosittain. Kokoontumisen tehtävänä on seurata projektin/hankkeen etenemistä, ottaa kantaa suunnittelussa esiin tuleviin asioihin, tehdä tarvittavia tarkennuksia työ/projektisuunnitelmaan tämän Sopimuksen mukaisessa tarkoituksessa, ja esittää sopimusmuutoksia, joista Sopijapuolet päättävät lopullisesti omissa organisaatioissaan. Myös so- pimuspoikkeamat ja niiden mahdollisesti aiheuttamat seuraukset (esimerkiksi viivästyminen) tulee käsi- tellä kokoontumisten yhteydessä.
Sopijapuolten on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilönsä vaihtumisesta Toiselle Sopija- puolelle, ensisijaisesti aina Sopijapuolen yhteyshenkilölle. Kirjallisesta ilmoituksesta käy sähköposti.
Yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta itsenäisesti muuttaa tätä sopimusta.
Sen lisäksi, mitä JIT 2015 –ehdoissa on todettu Sopijapuolten ilmoitusvelvollisuuksista toisiaan kohtaan, on tarpeen korostaa yhteydenpidon ja tiedonkulun tärkeyttä Sopijapuolten välillä. Sopijapuolet sitoutuvat tässä tarkoituksessa toimimaan aktiivisesti ja oma-aloitteisesti ja antamaan toisilleen oikea-aikaisesti riit- tävät tiedot Tämän sopimuksen toteuttamista varten. Sopijapuolet ovat velvollisia ilmoittamaan toiselle Sopijapuolelle kaikista niistä asioista, joilla on Sopimuksen täyttämisen kannalta merkitystä. Nämä ilmoi- tukset on tehtävä kirjallisesti yhteyshenkilöille. Kirjallisesta ilmoituksesta käy sähköposti.
6. HINTA JA MAKSUEHDOT
Tilaaja maksaa Palveluntuottajalle tämän Sopimuksen mukaisista tehtävistä 50.000 euroa vuodessa (+ voimassaoleva alv). Hinta on kiinteä koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus - tai laskutuslisiä.
Tilaaja maksaa korvauksen seuraavissa neljässä erässä ja seuraavan aikataulun mukaisesti:
1. Ensimmäinen erä xx.xx. päivänä
2. Toinen erä xx.xx. päivänä
3. Kolmas erä xx.xx. päivänä
4. Neljäs erä xx.xx. päivänä
Laskussa tulee olla eriteltynä laskutusperuste sekä sitä koskevat erittelyt. Lasku erääntyy maksettavaksi kahdenkymmenenyhden (21) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta Tilaajalle. Laskutus ta- pahtuu sähköisenä. Laskutusohje on tämän sopimuksen liitteenä.
Xxxxxxx käyttää tässä Sopimuksessa seuraavia sisäisiä tiliöintitietoja:
LKP-tili 43920000, TaKP-tili xxxxx, projekti xxxxxxx, toiminto xxxxx, laskun viitteeksi TYxxxx
Tilaajalla on oikeus pidättyä virheellisesti yksilöidyn tai virheellisen laskun maksamisesta ilman seurauk- sia. Vähäinen virhe ei ole este laskun hyväksymiselle.
7. ALIHANKKIJAT
Palveluntuottaja käyttää seuraavaa alihankkijaa/seuraavia alihankkijoita:
- TAI
Palveluntuottaja on ilmoittanut, ettei se käytä alihankkijaa.
8. PALVELUN TUOTTAMISEEN KÄYTETTÄVÄ HENKILÖSTÖ
Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa ilmoittamiaan henkilöitä.
Palveluntuottaja on ilmoittanut käyttävänsä tämän Sopimuksen toteuttamiseen tämän Sopimuksen liittees- sä X mainittuja henkilöitä.
Palveluntuottajan on vältettävä palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön vaihdoksia. Henkilöstön vaihtuminen ei saa heikentää palvelun laatua. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa nimettyä henkilöä ilman Tilaajan suostumusta.
9. IMMATERIAALIOIKEUDET
Tällä Sopimuksella ei muuteta voimassa olevia tekijänoikeuksia. Kaikki aineisto, jonka Sopijapuolet luo- vuttavat toisilleen ennen tai jälkeen sopimuksenteon, jäävät aineiston luovuttajan omaisuudeksi.
Palveluntuottajalla on tekijänoikeus kaikkeen sen aikaansaamaan, Palvelun toimittamisen yhteydessä syn- tyvään materiaalin.
Tilaajalla on kuitenkin vapaa ja rajoitukseton käyttöoikeus Palvelun lopputuloksiin sekä muuhun Palve- luntuottajan sille luovuttamaan aineistoon tämän Sopimuksen käyttötarkoituksessa määrättömän ajan seu- raavasti:
- oikeus käyttää aineistoa omassa toiminnassa
- oikeus kopioida aineistoa omassa toiminnassa
- oikeus tehdä tai teettää sellaisia muutoksia aineistoon, jota sen käyttö sen omaan toimintaan edellyttää
- oikeuden julkaista tai julkistaa aineistoa noudattaen asiaa koskevia säännöksiä Xxxxxxx saa luovuttaa tämän käyttöoikeuden sille, jolle sen tehtävät siirtyvät.
JIT 2015-ehtojen kohdan 6.1. ja 6.2. lisäksi todetaan, että mikäli Sopijapuolet toteavat tai lainvoimaisella päätöksellä todetaan, että Sopimuksen mukainen Palvelun käyttö loukkaa kolmannen osapuolen immate- riaalioikeuksia, Palveluntuottaja sitoutuu toimittamaan Tilaajalle veloituksetta korvaavan Palvelun tai muuttamaan Palvelua niin, ettei sen käyttö enää loukkaa kolmannen oikeuksia. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa Tilaajaa miltään osin näistä korjaamistoimista mahdollisesti aiheutuneista kustannuksis- ta.
10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
Tämä Sopimus on voimassa toistaiseksi. Se tulee voimaan, kun molemmat Sopijapuolet ovat sen allekir- joittaneet. Sopimus on ensin voimassa vuoden määräaikaisena, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voi- massa olevana. Tilaaja voi irtisanoa tämän Sopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Palve- luntuottaja voi irtisanoa tämän Sopimuksen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Salassapitoa, immateriaalioikeuksia, sekä erimielisyyden ratkaisemista ja sovellettavaa lakia koskevia so- pimusehtoja noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin.
11. MUUTOKSET
Tätä Sopimusta voidaan muuttaa vain molempien Sopijapuolten suostumuksella. Kaikki muutokset on tehtävä kirjallisesti ja molempien Sopijapuolten on ne allekirjoitettava.
Tarvittavia tarkennuksia projekti/työsuunnitelmaan voidaan kuitenkin tehdä Sopijapuolten seurantaa ja ohjausta koskevan kokouksen päätöksellä, kuten Sopimuksen hallinnoinnista (sopimuskohta 5) on sovittu. Tilaaja voi tehdä tarvittavia muutoksia itsenäisesti sähköiseen laskutusohjeeseen. Tilaaja toimittaa tarken- netun laskutusohjeen viipymättä tiedoksi Palveluntuottajalle.
12. SALASSAPITO
Sen lisäksi mitä JIT 2015 Liite 1: Yleiset sopimusehdot 6 ja 17 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapi- toa ja immateriaalioikeuksia koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin.
13. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS
Tämä Sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta sekä alla luetelluista liitteistä, jotka kuuluvat erotta- mattomina osina tähän sopimukseen:
1. Tämä Sopimus
2. Palveluntuottajan Tarjous
3. Tilaajan Tarjouspyyntö
4. Tilaajan laskutusohje
5. JIT 2015-ehdot
Jos Sopimuksen ja sen liitteiden välillä on ristiriitaa, on sopimusasiakirja ensisijainen. Liitteiden kesken etusija on aina pienemmällä numerolla olevalla asiakirjalla ennen suurempaa.
14. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET
Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Sopijapuolelle.
SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ PALVELUNTUOTTAJA
Helsingissä pp.kk.2018 paikka . .
Nimi Nimi
Osastopäällikkö tai erillisyk. pääll. Asema/Nimike
Nimi (ei yhdyshenkilö) Nimi
Asema/Xxxxxx Xxxxx/Nimike