Ugandan leirimatka 2022 Ilmoittautumis- ja peruutusehdot

Ugandan leirimatka 2022 Ilmoittautumis- ja peruutusehdot

1. Tapahtuman järjestäjä on Suomen Partiolaiset - Finlands Scouter Ry. Osallistujilla täytyy olla Suomen Partiolaisten jäsenmaksu maksettuna vähintään vuosille 2021–2022.

2. Tapahtumaan ennakkoon valitut ilmoittautuvat tapahtumaan 16.2.2021 mennessä Kuksassa.

Matkan osallistumismaksu on kaikille 2440 €, sekä lisäksi valinnaisen kiertoajelun ohjelman hinta

a) safari 185 € tai b) gorillaretki 600 €. Yhteensä siis 2625 tai 3040 €. Ilmoittautumisessa sitoudutaan maksamaan osallistumismaksun erät ajallaan seuraavan aikataulun mukaisesti:

• 1. erä 1000 euroa, eräpäivä 3.3.2021

• 2. erä 1000 euroa, eräpäivä 4.8.2021

• 3. erä ~625/1040* euroa, eräpäivä 1.11.2021

Ensimmäinen erä kattaa varaukset lentoyhtiöihin sekä ennakkotapaamisten kulut. He, jotka eivät ilmoittaudu ja maksa ensimmäistä erää eräpäivään mennessä, menettävät paikkansa leirimatkalla.

* Kolmannen erän suuruus riippuu osallistujan valitsemasta kiertoajelun ohjelmasta.

Hinnat ovat syksyn 2020 aikana kerätyn parhaan tiedon mukaiset. Oikeus kokonaishinnan muutokseen pidätetään. Mahdollinen hinnanmuutos huomioidaan viimeisessä maksuerässä.

3. Jos osallistuminen tapahtumaan peruutetaan 3.3.2021 jälkeen, kun ilmoittautumisesta on tullut sitova, Suomen Partiolaiset pidättää tai perii osallistumismaksuista sen osan, joka vastaa toteutuneita kuluja. Toteutuneiden kulujen lisäksi summaan lisätään toimistokulu 10 €/hlö.

4. Osallistumismaksun voi saada takaisin tapahtuman järjestäjältä vain pätevän syyn perusteella (oma tai lähiomaisen vaikea sairaus tai kuolema tai vastaava syy) ja lääkärintodistusta vastaan. Tällöinkin järjestäjällä on oikeus pidättää tai periä osallistumismaksusta se osa, joka vastaa aiheutuneita kuluja. llmoittautuneella voi olla mahdollisuus saada korvausta näistä kuluista omasta vakuutuksestaan tai jos omaa vakuutusta ei ole, partiovakuutuksesta.

5. Mahdolliset peruutukset lähetetään sähköpostitse sekä toiselle leirimatkan johtajalle osoitteeseen xxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx että SP:n toimistolle osoitteeseen xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx.

6. Leirimatkan aikana xxxxxxxx edustaa suomalaista partiotoimintaa. Siksi matkan aikana pidetään kaulassa Suomen Partiolaisten edustushuivia ja käyttäydytään partiomaisesti. Leirimatka on päihteetön. Mikäli osallistuja vaarantaa oman tai muiden osallistujien turvallisuuden tai muuten vakavasti rikkoo tapahtuman sääntöjä, voidaan hänet poistaa tapahtumasta johtajien päätöksellä. Tällöin osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetuista osallistumismaksuista.

7. Järjestäjällä on oikeus peruuttaa tapahtuma yleisissä force majeure -tilanteissa (sota, kapina, lakko, turvallisuustilanne tai vastaava poikkeustilanne Suomessa tai kohdealueella). Tällöin osallistujille palautetaan osallistumismaksu vähennettynä toteutuneilla kuluilla.

Ylivoimainen este

Suomen Partiolaiset ei vastaa muutoksesta tai vahingosta, joka johtuu SP:n kohtuullisten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota SP:n ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon ilmoittautumishetkellä ja jonka seurauksia SP ei myöskään kohtuudella olisi voinut estää (kuten esim. sota, kapina, suorituksen estävä viranomaisen toimenpide tai suositus, lakko tai vastaava

poikkeustilanne Suomessa tai tapahtuman kohdealueella). Tällaisessa tilanteessa SP:llä on harkintansa mukaan oikeus peruuttaa tai keskeyttää tapahtuma, tai muuttaa tapahtumaa (mukaan lukien sen sisältöä, järjestämistapaa, ajankohtaa, kestoa ja paikkaa). Mikäli tapahtuma joudutaan peruuttamaan tai keskeyttämään, tai tapahtuma siirretään osallistujalle sopimattomaan ajankohtaan, osallistujalle palautetaan osallistumismaksu vähennettynä palvelumaksulla sekä sillä osuudella, joka on jo tilitetty eteenpäin tapahtuman järjestämiseksi, ja jota ei ole mahdollista saada takaisin maksun saajalta tai viime kädessä vakuutusyhtiöltä.

Koronavirus ja Covid19-pandemia

Koronaviruksesta suoraan tai epäsuoraan johtuvista syistä tai sen leviämisen torjumiseksi, Suomen Partiolaisilla on oman harkintansa mukaan oikeus (i) muuttaa tapahtumaa (mukaan lukien sen sisältöä, järjestämistapaa, ajankohtaa, kestoa ja paikkaa) sekä (ii) keskeyttää tapahtuma. Lisäksi mikäli tapahtuma ei ole kohtuullisin järjestelyin muutettavissa tai siirrettävissä, tai se ei ole koronaviruksen etenemisvaiheesta johtuen tarkoituksenmukaista tai turvallista, SP:llä on oikeus peruuttaa tapahtuma. Mikäli tapahtuma joudutaan peruuttamaan tai keskeyttämään, tai tapahtuma siirretään osallistujalle sopimattomaan ajankohtaan, osallistujalle palautetaan osallistumismaksu vähennettynä palvelumaksulla sekä sillä osuudella, joka on jo tilitetty eteenpäin tapahtuman järjestämiseksi, ja jota ei ole mahdollista saada takaisin maksun saajalta tai viime kädessä vakuutusyhtiöltä.

8. Osallistumismaksu sisältää:

- ennakkotapaamiset (ruoka, ohjelma, majoitus)

- lennot Helsingistä Kampalaan ja takaisin Helsinkiin

- kuljetukset, majoituksen ja yhteiset ruokailut Ugandassa

- yhteiset varusteet

- ryhmän yhteinen ohjelma Ugandassa

9. Osallistumismaksu ei sisällä:

- matkat ennakkotapaamisiin

- matkavakuutus

- rokotukset ja keltakuumerokotustodistus

- passi

- Ugandan viisumi

- mahdolliset muut viisumit ja maahantulomaksut (tarve selviää lentoja varatessa keväällä 2021)

10. Osallistujat maksavat projektin todelliset kustannukset. Projektin ylijäämästä palautetaan ja alijäämästä peritään se osa, joka ylittää osallistujaa kohden 50 euron rajan lisättynä mahdollisilla ylimääräisillä hallinnon kuluilla.

11. Kukin osallistuja vastaa kuitenkin itse viisumin saamisen edellytyksistä ja maahan pääsystään, kuten passin voimassaoloajasta.

12. Ilmoittautumalla osallistuja sitoutuu osallistumaan projektin ohjelmaan (ennakko-ohjelma, ohjelma Ugandassa). Erityistapauksista osallistujan on keskusteltava erikseen johtajiston kanssa.

13. Mikäli osallistujan terveydentila sitä edellyttää, voidaan hänet poistaa tapahtumasta tai häneltä evätä osallistuminen yksittäisiin ohjelmanumeroihin tai evätä lähtö matkalle matkanjohtajien päätöksellä ja ryhmän terveysvastaavan ja lääkäreiden suosituksesta.

14. Osallistuja sitoutuu antamaan ryhmän terveysvastaavalle kaiken tarvittavan tiedon terveydentilastaan, ruokavaliostaan ja muista matkaan ja sen ohjelmaan vaikuttavista fyysisistä ja psyykkisistä rajoitteista. Osallistuja sitoutuu myös kertomaan terveysvastaavalle, mikäli näissä tiedoissa tapahtuu olennaisia muutoksia ilmoittautumisen jälkeen. Jos osallistuja salaa terveysvastaavalta tietoa, joka vaikuttaa osallistujan osallistumiseen matkalle tai matkan ohjelmiin, osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetuista osallistumismaksuista.

15. Osallistujilta kerätään henkilökohtainen kuvauslupa, jossa osallistuja saa määritellä tapahtumassa otettujen valokuvien käyttöluvan partioaiheisessa viestinnässä.

16. Osallistumis- ja peruutusehtojen hyväksyntä

Luettuaan ja ymmärrettyään tämän dokumentin sisältämät osallistumis- ja peruutusehdot osallistuja hyväksyy ehdot ilmoittautumalla Kuksassa tapahtumaan ja valitsemalla lomakkeen kohdan "Olen lukenut, ymmärtänyt ja hyväksynyt osallistumis- ja peruutusehdot".

UGANDA 2022 -LEIRIMATKAN OSALLISTUJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Suomen Partiolaiset - Finlands Scouter ry (y-tunnus 0202252- 9), Xxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii: Xxxxx Xxxxxxx, jonka voitte tavoittaa puhelimitse numerosta 050 364 0884 ja sähköpostitse osoitteesta xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx

Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja Uganda 2022 Osallistujiksi ilmoittautuneista henkilöistä ja, siltä osin kuin se on tarpeellista, heidän huoltajistaan (kukin erikseen jäljempänä myös ”rekisteröity”):

a) tunnistamistiedot, kuten nimi, syntymäpäivä ja henkilötunnus;

b) yhteystiedot, kuten puhelinnumero, osoite;

c) lippukuntatiedot;

d) ruokavaliotiedot, kuten allergiatiedot;

e) apuvälinetiedot;

f) matkan järjestämisen edellyttämät terveydentilatiedot;

g) matkustus-, majoitus- ja muut varaustiedot.

Käsiteltävät tiedot sisältävät erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluontoisia tietoja. Tällaiset tiedot ovat terveystietoja, kuten allergiatietoja sekä tietoja, joiden ilmaisemisen johtajisto katsoo tarpeelliseksi koskien arviota kelpoisuudesta osallistua leirimatkalle ja matkan turvalliseksi järjestämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään

a) matkan koordinoimiseksi

b) matkavarausten tekemiseksi

c) partiotoiminnan kehittämiseksi ja dokumentoimiseksi

d) matkustusturvallisuuden takaamiseksi kaikille Osallistujille

Kaikkien pyydettyjen henkilötietojen antaminen on ilmoittautumisen tekemisen, Uganda 2022 - leirimatkalle osallistumisen ja siihen liittyvien sopimusten edellyttämä ehdoton vaatimus. Näin ollen pyydettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen muodostaa esteen Uganda 2022 -leirimatkalle osallistumiselle. Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisen yhteydessä annettavan suostumuksen perusteella. Lisäksi Uganda 2022 -leirimatkan Osallistujien ja heidän huoltajiensa henkilötietoja käsitellään Uganda 2022

-leirimatkaa ja sinne matkustamista koskevien sopimusten (kuten matkalippujen hankkimisen) täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, joita Suomen Partiolaisilla matkakoordinaattorina ja muilla matkajärjestelyihin osallistuvilla tahoilla on käytännön järjestelyjen hoitamiseksi rekisteröidyn tai tämän huollettavan ilmoittauduttua Uganda 2022 -leirimatkalle. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia, arkaluontoisia henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn ilmoittautumisen yhteydessä annettavan suostumuksen perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja siirretään seuraaville vastaanottajille:

a) matkustus- ja majoituspalveluiden tarjoajille;

b) ohjelmapalveluiden tarjoajille

c) matkustusvaltioiden viranomaisille tarvittaessa

Siirrot kolmansiin maihin

Tietoja käsitellään vain EU-alueen sisällä. Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolme (3) kuukautta Uganda 2022 -leirimatkan päättymisen jälkeen. Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten matkoihin liittyvien reklamaatioiden selvittämiseksi tai käsiteltäväksi laillisin perustein muussa partiotoiminnassa, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Edellä mainitun rajoittamatta listaa Uganda 2022 -leirimatkalle osallistuneista henkilöistä voidaan säilyttää kauemmin partiotoimintaan liittyviä historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia varten.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen; Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).